Введення в ACCESS
Ми розглянемо можливості Access і типи завдань, які можна вирішувати за допомогою цієї СУБД. Зокрема:
Access - система управління базами даних (СУБД).
Використання Access для зберігання та пошуку даних, подання інформації в зручному вигляді та автоматизації виконання повторюваних завдань.
Розробка за допомогою Access простих і зручних форм введення даних, обрабаткі даних і створення складних звітів.
Застосування Access 97 для розміщення форм Access у вигляді документів HTML на Web-сторінках і обміну даними з вузлами Internet/Intranet.
Підтримка в Access механізму Запиту за зразком (Query by Example - QBE), що забезпечує вибірку, сортування і пошук даних.
Створення додатків без програмування з використанням макросів Access.
Користувачі електронних таблиць і баз даних повинні бути знайомі з багатьма ключовими поняттями, що використовуються в Access.
Перш ніж приступити до роботи з будь-яким програмним продуктом, важливо зрозуміти його можливості і типи завдань, для вирішення яких він призначений. Microsoft Access 97 (далі - просто Access) - це багатогранний продукт, використання якого обмежене тільки уявою користувача.
Access - це, перш за все, система управління базами даних (СУБД). Як і інші продукти цієї категорії, вона призначена для зберігання та пошуку даних, подання інформації в зручному вигляді та автоматизації часто повторюваних операцій (таких, як ведення рахунків, облік, планування і т.п.). За допомогою Access можна розробляти прості та зручні форми введення даних, а також здійснювати обробку даних і видачу складних звітів.
Access-потужна програма Windows; вперше продуктивність СУБД органічно поєднується з тими зручностями, які є в розпорядженні користувачів Microsoft Windows. Оскільки обидва ці продукту-дітища компанії Microsoft, вони прекрасно взаємодіють між собою. Система Access працює під управлінням Windows 95 або Windows NT, так що при роботі з нею користувачеві доступні всі переваги Windows. Можна вирізати, копіювати і вставляти дані з будь-якого додатку Windows в Access і навпаки; можна створити проект форми в Access і вставити його в конструктор форм.
За допомогою об'єктів OLE (Object Linking and Embedding - зв'язування і впровадження об'єктів) в Windows 95 і компоненти Microsoft Office 97 (Excel, Word, PowerPoint і Outlook) можна перетворити Access на справжню операційне середовище баз даних. За допомогою нових розширень для Internet можна створювати форми, які будуть безпосередньо взаємодіяти з даними в World Wide Web, і транслювати їх до подання на мові HTML, що забезпечує роботу з такими продуктами, як Internet Explorer і Netscape Navigator.
При всьому цьому Access - не просто СУБД. Як реляційна СУБД Access забезпечує доступ до всіх типів даних і дозволяє використовувати одночасно декілька таблиць бази даних. При цьому можна істотно спростити структуру даних, полегшуючи тим самим виконання поставлених завдань. Таблицю Access можна пов'язати з даними, що зберігаються на великий ЕОМ або на сервері. З іншого боку, можна використовувати таблиці, створені в середовищі Paradox або dBASE. Отримані результати можна швидко і легко зв'язати і об'єднати з даними з електронних таблиць Excel. Працюючи в середовищі Microsoft Office 97, користувач отримує в своє розпорядження повністю сумісні між собою Access та Word, Excel і PowerPoint.
Система Access - це набір інструментів кінцевого користувача для управління базами даних. До її складу входять конструктори таблиць, форм, запитів і звітів. Цю систему можна розглядати і як середовище розробки додатків. Використовуючи макроси або модулі для автоматизації вирішення завдань, можна створювати орієнтовані на користувача програми такими ж могутніми, як і програми, написані безпосередньо на мовах програмування. При цьому вони будуть включати кнопки, меню і діалогові вікна. Програмуючи мовою VBA, можна створювати такі потужні програми, як сама система Access. По суті справи, багато інструментальні засоби Access (наприклад, майстра і конструктори) написані саме на VBA.
Потужність і доступність Access роблять цю систему кращою СУБД з представлених сьогодні на ринку. Спочатку познайомимося з Access на рівні кінцевого користувача. Потім перейдемо до більш складних елементів таким як елементи програмування на VBA та взаємодії з Internet.
Що пропонує Access
1.Настоящая реляційна модель баз даних
У Access повною мірою реалізовано управління реляційними базами даних. Система підтримує первинні та зовнішні ключі і забезпечує цілісність даних на рівні ядра (що запобігає несумісні операції оновлення або видалення даних). Крім того, таблиці в Access забезпечені засобами перевірки допустимості даних, що запобігають некоректний введення незалежно від того, як він здійснюється, а кожне поле таблиці має свій формат і стандартні описи, що істотно полегшує введення даних. Access підтримує всі необхідні типи полів, у тому числі текстовий, числовий, лічильник, грошовий, дата/час, MEMO, логічний, гіперпосилання і поля об'єктів OLE. Якщо в процесі спеціальної обробки в полях не мають ніяких значень, система забезпечує повну підтримку порожніх значень.
Реляційна обробка даних в Access за рахунок гнучкої архітектури системи здатна задовольнити будь-які потреби. При цьому Access може використовуватися як автономна СУБД в режимі файл-сервера або клієнтського компонента таких продуктів, як SQL Server. Крім того. Access підтримує протокол ODBC (Open Database Connectivity), що дозволяє підключатися до баз даних безлічі різних форматів, таких як SQL Server, Oracle, Sybase і навіть DB/2 для великих ЕОМ фірми IBM.
Система Access підтримує обробку транзакцій з гарантією їхньої цілісності. Крім того, передбачений захист на рівні користувача, що дозволяє контролювати доступ до даних окремих користувачів і цілих груп.
Контекстно-залежна довідка та Office Assistant
Організація довідкової системи фірми Microsoft - як і раніше найкраща в галузі, причому як для новачків, так і для досвідчених користувачів. У Access передбачена контекстно-залежна довідка, для отримання якого достатньо натиснути, і на екрані відразу ж з'явиться довідкова інформація з того питання, яке цікавить користувача в даний момент. При цьому можна легко перейти до змісту довідкової системи, конкретної інформації, журналу попередніх звернень та закладках.
В Access 97 компанія Microsoft ввела Office Assistant (асистенти) і Screen Tips (спливаючі підказки). Підказки містять короткі пояснення чого-небудь. У системі передбачена ціла галерея з десяти можливих персонажів асистентів (вибрати можна будь-якого під своїм смаком). Якщо асистент вам набридне, можете його відключити.
Прості у використанні майстра і конструктори
Майстер (Wizard) може перетворити години роботи в лічені хвилини. Майстри ставлять навідні запитання щодо змісту, стилю та формату створюваного об'єкту, потім вони автоматично будують потрібний об'єкт. У складі Access близько ста майстрів, які допомагають конструювати бази даних, додатки, таблиці, форми, звіти, діаграми, поштові наклейки, елементи управління і властивості. Допускається навіть настройка майстрів для вирішення різних завдань.
Імпорт, експортування і зв'язування зовнішніх файлів
Access дозволяє імпортувати і експортувати файли багатьох відомих форматів, включаючи dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, багато текстові формати ASCII (у тому числі з фіксованою довжиною рядка або заданим обмежувачем), а також дані в форматі HTML. У результаті імпортування створюється таблиця Access, у результаті експорту таблиці Access створюється файл у заданому форматі.
Зв'язування (раніше йменувалося приєднанням) означає, що можна використовувати зовнішні дані без створення таблиці Access. Можна встановлювати подібний зв'язок з даними dBASE, FoxPro, Excel, ASCII і SQL. Дуже потужна можливість - зв'язування таблиць Access з їх зовнішніми таблицями з подальшим спільним використанням; це відноситься до таблиць Access, dBASE, FoxPro і SQL Server.
Форми та звіти WYSIWYG
Вікна конструкторів форм і звітів мають однаковий інтерфейс і надають користувачеві багато можливостей. Форма або звіт конструюється за принципом WYSIWYG (What You See Is What You Get - що бачиш, те й одержиш). Додаючи черговий елемент управління, користувач бачить, як при цьому змінюється створювана форма.
У форми і звіти можна включати написи, поля текстових даних, перемикачі, прапорці, лінії і прямокутники, а також оформляти їх, виділяючи елементи кольором і тінню. Більш того, можна включати цілі малюнки, діаграми, подформи і підзвітний. При цьому всі параметри представлення даних залишаються повністю підконтрольними користувачеві. Форми можуть займати багато сторінок, а в звітах може бути передбачено багато рівнів групування даних і підбиття підсумків.
Форми і звіти можна переглядати в режимі попереднього перегляду, забезпечуючи погляд "з висоти пташиного польоту" шляхом зміни масштабу. У режимі конструювання звіт можна переглянути за фіктивними даними, щоб не чекати обробки великої реального файлу.
Конструктор звітів - дуже потужний засіб, що допускає використання до десяти рівнів групування та сортування. Завдяки йому існує можливість створення звітів, що демонструють процентні і підсумкові показники, які можна отримати лише за два проходи. Допускається утворення багатьох типів звітів, які включають поштові наклейки і списки розсилки пошти.
Багатотабличних запити і відносини
Одна з найбільш потужних можливостей Access одночасно є і найбільш важливою. Відносини дозволяють зв'язати таблиці графічно. Можна навіть пов'язувати таблиці, що представляють файли різних типів (наприклад, таблицю Access і таблицю dBASE). Після подібного зв'язування таблиці виступають вже як одне ціле, і тепер можна будувати запити стосовно до будь-якими даними в них. Можна вибирати конкретні поля, визначати порядок сортування, створювати обчислювані вирази і вводити критерії відбору потрібних записів. Можна відображати результати виконання запиту у вигляді таблиці, форми або звіту. Від користувача не потрібно попереднього встановлення зв'язків: замість цього досить увійти в конструктор запитів (наприклад, коли потрібно побудувати певний звіт).
Запити застосовують і в інших випадках. Можна створювати запити, які забезпечують обчислення підсумків, відображення згрупованих і побудова нових таблиць. Запит можна використовувати навіть для оновлення даних в таблицях, видалення записів та додавання однієї таблиці до іншої.
Графіки та діаграми
У Access використовується те ж саме графічне додаток, що й у Microsoft Word, Excel, PowerPoint і Project. Воно дозволяє створювати сотні типів графіків та діаграм, налаштовуючи їх, виходячи з конкретних потреб. Можна створювати гістограми, лінійчатих, кругові, поверхневі та інші діаграми, причому як дво-, так і тривимірні. Їх можна довільно супроводжувати текстом, оформляти різними кольорами та візерунками. Значення можуть відображатися у стовпцях або секторах кругових діаграм. Можна розгортати зображення діаграм так, щоб вони відтворювалися під будь-яким зручним кутом зору. Все це забезпечує програма Access Graph.
Можливості DDE і OLE
За допомогою DDE (Dynamic Data Exchange - динамічний обмін даними) і OLE (Object Linking and Embedding - зв'язування і впровадження об'єктів) у форми та звіти Access можна додавати всілякі нові об'єкти. Такими об'єктами можуть бути звук, малюнки, діаграми і навіть відеокліпи. Можна впроваджувати об'єкти OLE (наприклад, растрові зображення) або документи текстових процесорів (Word або WordPerfect) або встановлювати зв'язки з електронними таблицями Excel. Пов'язуючи ці об'єкти зі своєю базою даних, користувач може створювати динамічні форми та звіти, а також використовувати одну і ту ж інформацію в різних додатках Windows.
Доступ до Internet
У Access тепер передбачені всі можливості, що забезпечують зв'язок додатку з Internet/intranet. Одним клацанням кнопкою миші можна зберегти таблиці, запити, форми та звіти в форматі HTML. Відповідний майстер дозволяє навіть новачкові перенести коди HTML з об'єкта на Web-сторінку, роблячи їх доступними для використання всім, хто подорожує з Internet! Гіперпосилання дозволяють отримувати доступ до даних, які розміщені на Web-сторінці, просто з форм Access.
Багато хто вважає, що розміщення даних на Web-сторінках повинно здійснюватися Web-адміністраторами. Access 97 з повною визначеністю доводить, що ця операція може бути з успіхом виконана будь-яким користувачем. А допоможе йому в цьому майстер розміщення на Web-сторінці, що забезпечує перетворення обраних об'єктів бази даних у формат HTML і перенесення їх уже в такому вигляді на Web-сторінку. За допомогою цього майстра можна створити статичні або динамічні сторінки, перенести їх на Web-сервер, створити свою початкову сторінку і навіть використовувати шаблони для отримання стандартного зовнішнього вигляду всіх HTML-сторінок!
Вбудовані функції
Access містить понад сто функції (невеликих вбудованих програм, які в результаті виконання повертають значення), що виконують безліч різноманітних завдань. Є функції для маніпулювання базами даних, рядками, числами у форматі дати і часу, математичні, ділові та фінансові. Їх можна використовувати для створення обчислюваних виразів у формах, звітах і запитах.
Макроси: програмування без програмування
Для непрограммістов (або досвідчених користувачів, які просто не бажають програмувати) в Access передбачені макроси. Вони дозволяють автоматизувати виконання деяких завдань. Близько п'ятдесяти макросів дають можливість маніпулювати даними, створювати меню і діалогові вікна, відкривати форми та звіти, словом, автоматизувати виконання практично будь-якої задачі. За допомогою макросів можна вирішити близько 90% всіх задач обробки даних.
Модулі: Visual Basic for Applications програмування баз даних
Access-це серйозна середовище розробки додатків з повнофункціональним мовою програмування. Мова VBA (раніше відомий як Access Basic) реалізує об'єктно-орієнтований підхід до програмування і дозволяє програмісту робити практично все, що тільки можна собі уявити. Це потужна мова структурного програмування. Він є повністю можливості розширення і підтримує процедури API в будь-яких динамічних бібліотеках (DLL) операційних систем Windows 95 і Windows NT.
Повнофункціональна середовище розробки підтримує безліч потужних сучасних можливостей: багатовіконний режим для редагування та налагодження, автоматичну перевірку синтаксису, контрольні точки, послідовне виконання і навіть синтаксичну довідку, яка буде показувати на екрані варіанти вводяться команд.
Рекомендації для користувачів
Навіть якщо ви вже працювали з будь-якими базами даних, то це зовсім не означає, що з Access все відразу піде гладко. Можна бути великим фахівцем у таких реляційних СУБД, як dBASE, FoxPro і Paradox, але при цьому не мати досвіду роботи з базами даних у середовищі Windows.
Спочатку варто ближче познайомитися з Windows: попрацювати з редактором Paint, поекспериментувати з Word або Excel, навчитися правильно користуватися мишею. Варто створити діаграму в Excel, скористатися послугами одного з майстрів, звернутися до довідкової системи. Все це допоможе надалі при освоєнні Access. Також необхідно звикнути до нових термінів.
Інформація для користувачів електронних таблиць
Досвідчений користувач Excel (або 1-2-3) помітить, що Access і Excel багато в чому схожі. По-перше, обидві ці програми - продукти Windows, тому йому повинні бути вже звичні угоди Windows, які будуть використовуватися і під час роботи з Access. Зовнішній вигляд таблиць і запитів Access відповідає зовнішньому вигляду електронних таблиць і носить назву таблиці даних (datasheet). Розміри рядків і стовпців таблиць можна змінювати так само, як і в робочих аркушах Excel. По суті справи, режим введення даних в Access 97 відповідає режиму введення даних Excel. Потрібно просто ввести дані і визначити заголовки стовпців; все інше Access зробить автоматично.
Access, як і Excel, підтримує режим WYSIWYG і роботу з графічним додатком Microsoft Graph. Таким чином, у користувача завжди є можливість створювати в обох системах однотипні діаграми. Крім того, в Access входить майстер діаграм, аналогічний що використовується в Excel.
Як і в Excel, в Access 97 передбачено майстер зведених таблиць, по суті, з його допомогою можна створювати зведені таблиці Excel: інформацію з баз даних Access можна легко переносити в таблиці Excel. Бази даних Access можна пов'язувати з таблицями Excel. В обох продуктах можна створювати запити і виконувати сортування, використовуючи один і той же інтерфейс. (Якщо читачеві доводилося испо?? ьзовать меню Excel для формування запитів і критеріїв сортування даних, значить, ці поняття йому вже знайомі.) Словом, система Access 97 функціонально сумісна з усіма продуктами Office 97.
Лекція 1.
Основні принципи роботи
з базою даних в Microsoft Access.
1.1. Що таке "База даних".
1.2. Проектування бази даних.
1.3. Створення бази даних.
1.4. Робота з таблицями.
1.5. Типи даних.
1.6. Властивості полів.
1.7. Ключові поля.
1.8. Визначення у базі даних зв'язків між таблицями.
1.9. Забезпечення цілісності даних в Microsoft Access.
1.1. Що таке "База даних".
У діловій або особистої сфері часто доводиться працювати з даними з різних джерел, кожне з яких пов'язане з певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання та організаційні навички. Microsoft Access об'єднує відомості з різних джерел в одній реляційної бази даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко й ефективно обновляти дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані і друкувати звіти.
У базі даних відомості з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. При роботі з даними з декількох таблиць встановлюються зв'язки між таблицями.
Для пошуку та відбору даних, що задовольняють певним умовам створюється запит. Запити дозволяють також оновити або видалити одночасно кілька записів, виконати вбудовані або спеціальні обчислення.
Для перегляду, введення або зміни даних прямо в таблиці застосовуються форми. Форма дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран, використовуючи стандартний або створений користувачем макет.
Для аналізу даних або роздруку їх певним чином використовується звіт. наприклад, можна створити і надрукувати звіт, групуються дані і обчислює підсумки.
Для автоматичного виконання деяких операцій використовуються макроси, які містять набір з однієї або більше макрокоманд, таких як відкриття форм або друк звітів. Макроси можуть бути корисні для автоматизації часто виконуваних завдань. Наприклад, під час натискання користувачем кнопки можна запустити макрос, який роздрукує звіт.
Іноді буває необхідно створити власну процедуру, яка повинна запускатися з будь-якого вікна бази даних або процедуру, призначену для обробки певної події. Набір таких процедур на мові Visual Basic, зібраний в одну програмну одиницю, називається модуль. Існує два основних типи модулів: модулі класу і стандартні модулі. Модулі класу - це модулі форм і модулі звітів, пов'язані з певною формою або звітом. Вони часто містять процедури обробки подій (наприклад, натискання клавіші) і створюються автоматично при створенні першої процедури обробки події. У стандартних
модулях містяться загальні процедури, не пов'язані ні з яким об'єктом, а також часто використовуються процедури, які можуть бути запущені з будь-якого вікна бази даних.
У вікні бази даних можна працювати з усіма її об'єктами. Для перегляду об'єктів певного типу слід вибрати відповідну вкладку (наприклад, "Таблиці").
За допомогою кнопок справа можна створювати і змінювати існуючі об'єкти.
1.2. Проектування бази даних.
Перед тим, як створювати таблиці, форми та інші об'єкти необхідно задати структуру бази даних. Добра структура бази даних є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних.
Етапи проектування бази даних:
1.Определіте мета створення бази даних, основні її функції та інформацію, яку вона повинна містити. База даних повинна відповідати вимогам тих, хто безпосередньо з нею працювати. Для цього потрібно визначити теми, які повинна покривати база даних, звіти, які вона має видавати, проаналізувати форми, які зараз використовуються для запису даних, порівняти створювану базу даних із добре спроектованої, подібною їй базою.
2.Разработайте на папері структуру таблиць, які повинна містити база даних. При проектуванні таблиць, рекомендується керуватися наступними основними принципами:
Інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути повторень і між таблицями. Коли певна інформація зберігається лише в одній таблиці, то і змінювати її доведеться лише в одному місці. Це робить роботу ефективнішою, а також виключає можливість розбіжності інформації в різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці мають міститися адреси й телефони клієнтів.
Кожна таблиця повинна містити інформацію лише на одну тему. Відомості на кожну тему опрацьовуються набагато легше, якщо вони містяться в незалежних одна від одної таблицях. Наприклад, адреси та замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях, з тим, щоб при видаленні замовлення інформація про клієнта залишилася в базі даних.
3.Определіте необхідні в таблиці поля. Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить окремі дані по темі таблиці. Наприклад, у таблиці з даними про клієнта можуть містити поля з назвою компанії, адресою, містом, країною і номером телефону. Під час розробки полів для кожної таблиці необхідно пам'ятати:
Кожне поле має бути пов'язане з темою таблиці.
Не рекомендується включати до таблиці дані, які є результатом виразу.
У таблиці повинна бути присутня вся необхідна інформація.
Інформацію слід розбивати на найменші логічні одиниці (Наприклад, поля "Ім'я" і "Прізвище", а не загальне поле "Ім'я").
4.Задайте ключове поле. Для того, щоб Microsoft Access міг зв'язати дані з різних таблиць, наприклад, дані про клієнта і його замовлення, кожна таблиця повинна містити поле чи набір полів, які будуть задавати індивідуальне значення кожного запису в таблиці. Таке поле чи набір полів називають основним ключем.
5.Определіте зв'язку між таблицями. Після розподілу даних по таблицях і визначення ключових полів необхідно вибрати схему для зв'язку даних у різних таблицях. Для цього потрібно визначити зв'язки між таблицями.
6.Еще раз перегляньте структуру бази даних і виявити можливі недоліки. Бажано це зробити на даному етапі, поки таблиці не заповнені даними.
7.Добавьте дані і створіть інші об'єкти бази даних. Якщо структури таблиць відповідають поставленим вимогам, то можна вводити всі дані. Потім можна створювати будь-які запити, форми, звіти, макроси і модулі.
8.Іспользуйте засоби аналізу в Microsoft Access. У Microsoft Access існує два інструменти для вдосконалення структури баз даних. Майстер аналізу таблиць досліджує таблицю, в разі необхідності пропонує нову її структуру та зв'язку, а також переробляє її. Аналізатор швидкодії досліджує всю базу даних, дає рекомендації щодо її поліпшення, а також здійснює їх.
1.3. Створення бази даних.
У Microsoft Access підтримуються два способи створення бази даних. Є можливість створити порожню базу даних, а потім додати в неї таблиці, форми, звіти й інші об'єкти.
Такий спосіб є найбільш гнучким, але вимагає окремого визначення кожного елемента бази даних. Є також можливість відразу створити за допомогою майстра базу даних
певного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами. Це найпростіший спосіб початкового створення бази даних. В обох випадках у Вас залишиться можливість у будь-
час змінити і розширити створену базу даних.
Якщо Ви створюєте нову базу даних (тільки в цьому випадку), з'явиться діалогове вікно "Файл нової бази даних", у якому Ви повинні вказати ім'я та розташування файлу для створюваної
бази даних. Файл бази даних Microsoft Access має розширення. Mdb. Для того, щоб отримати копію бази даних, необхідно скопіювати файл, в якому вона міститься, так як
команда Зберегти як (Save As) у меню Файл (File) замінена на Зберегти як/експорт (Save As/export). Ця команда дозволяє зберегти поза бази даних її окремі об'єкти.
При виході з Microsoft Access зміни даних зберігаються автоматично. Однак при зміні структури будь-якого об'єкта бази даних в Microsoft Access виводиться запрошення підтвердити збереження цих змін перед завершенням роботи.
1.4. Робота з таблицями.
Таблиця зберігає відомості з конкретного питання, наприклад, таблиця "Товари" містить відомості тільки про товари, а таблиця "Постачальники" - тільки про компанії, що поставляють товари. Для того, щоб дані не дублювалися і не відбувалося помилок при їх видачі, необхідно розподілити дані різного роду з різних таблиць. Дані в таблиці організовані в стовпці ( "поля") і в строки ( "запису").
Існує два режими роботи з таблицею. Ви можете вибрати режим Конструктор або Подання таблиці, клікнувши на спеціальної кнопки на панелі інструментів.
У режимі конструктора таблиці можна створити цілу таблицю, додаючи нові поля або видаляючи і налаштовуючи існуючі поля таблиці.
Щоб додати поле, у верхній частині вікна таблиці слід ввести ім'я поля і визначити його тип. Щоб перейменувати поле, змініть його ім'я у стовпці "Имя поля".
Тип даних визначає, якого виду дані допускається вводити в поле. Наприклад, неприпустимий введення тексту в поле грошового типу. Вибір відповідного типу даних забезпечує введення даних в правильній формі для сортування, обчислень та інших операцій. Щоб визначити або змінити тип даних, виберіть стовпець "Тип даних", натисніть в полі символ розкривного списку і виберіть тип даних зі списку.
Кожне поле має властивості, змінюючи які, можна керувати збереженням, обробкою і відображенням даних поля. Наприклад, для формату "Грошовий" автоматично додається роздільник груп розрядів і символ валюти (1 234 гр.). Для завдання властивості поля виберіть його у верхній частині вікна конструктора таблиць і в нижній частині вікна введіть значення цієї властивості або виберіть його зі списку. Набір доступних властивостей визначається типом даних поля.
Унікальна мітка, яка називається ключем, використовується для визначення кожного запису таблиці. Подібно до того, як номерний знак однозначно визначає автомобіль, ключ визначає запис. Ключові поля в таблицях використовуються для створення межтаблічних зв'язків. Щоб визначити ключ, виділіть рядок з описом потрібного поля та натисніть кнопку Ключ на панелі інструментів.
В режимі таблиці додаються, редагуються або проглядаються табличні дані. Також можна перевірити орфографію і надрукувати табличні дані, відфільтрувати та відсортувати записи, змінювати зовнішній вигляд таблиці або змінити структуру таблиці, додавши або видаливши стовпці.
Щоб додати записів використовується кнопка Новий запис на панелі інструментів. При натисканні цієї кнопки в кінці таблиці з'являється незаповнена рядок.
Для видалення записів необхідно вибрати всі поля запису і натиснути кнопку Видалити запис на панелі інструментів.
Рядки в таблиці можна відсортувати згідно вмісту одного або декількох стовпців. Для цього виберіть поле, за яким здійснюватиметься сортування, та натисніть кнопку Сортування за зростанням або Сортування за зменшенням на панелі інструментів.
Фільтрація дозволяє переглянути у формі тільки певні записи. Виберіть дані, за якими слід провести відбір, і натисніть кнопку Фільтр по виділеному на панелі інструментів. Для того, щоб поправити фільтр, натисніть кнопку Змінити фільтр. Щоб задати більш докладний умова для фільтрації, виберіть в меню Записи команду Фільтр і підкомандами Розширений фільтр. Для застосування звичайного чи розширеного фільтра, натисніть кнопку Застосувати фільтр на панелі інструментів.
1.5. Типи даних.
Тип даних визначає, якого виду дані допускається вводити в поле. Наприклад, неприпустимий введення тексту в поле грошового типу. Вибір відповідного типу даних забезпечує введення даних в правильній формі для сортування, обчислень та інших операцій. Microsoft Access підтримує такі типи даних:
Текстовий
Текст або числа, які не потребують проведення розрахунків, наприклад, номери телефонів.
Поле МЕМО
Довгий текст або комбінація тексту та чисел.
Числовий
Числові дані, які використовуються для проведення розрахунків.
Дата/час
Дати та час, що відносяться до років з 100 по 9999, включно.
Грошовий
Грошові значення і числові дані, які використовуються в математичних розрахунках.
Лічильник
Унікальні послідовно зростаючі (на 1) або випадкові числа, автоматично вводять при додаванні кожної нової записи в
таблицю.
Логічний
Логічні значення, а також поля, які можуть містити одне з двох можливих значень (True/False, Так/Ні).
Поле об'єкта OLE
Об'єкт (наприклад, електронна таблиця Microsoft Excel, документ Microsoft Word, малюнок, звукозапис або інші дані в двійковому форматі), пов'язаний або впроваджений до таблиці Microsoft Access.
Гіперпосилання
Рядок, що складається з букв і цифр, і представляє адреса гіперпосилання.
Майстер підстановок
Створює поле, в якому пропонується вибір значень зі списку, або з поля зі списком, що містить набір постійних значень або значень з іншої таблиці. Вибір цього параметра в списку в комірці запускає майстра підстановок, який визначає тип поля.
Лекція 2
Введення та редагування даних
Введення даних
В режимі таблиці відображаються всі введені дані. Якщо ж створена тільки структура таблиці, значить, даних таблиці ще немає. У порожній таблиця Маркер запису (із зображенням трикутного покажчика, спрямованого праворуч) зазвичай встановлений в першому рядку таблиці.
Щоб ввести значення в полі (в режимі таблиці) перемістіть курсор у це поле і наберіть значення. Під час редагування запису маркер запису набуває вигляду олівця. Під час введення нового запису (на маркері якій зображений кольоровий) автоматично з'являється такий рядок (на маркері якій зображена зірочка для позначення нової-запису). Маркер нового запису завжди відзначає останній рядок таблиці.
Під час введення нового запису курсор звичайно розміщується на першому полі таблиці.
Залежно від виконуваної операції і типу запису, маркер запису може приймати одну з чотирьох форм.
Маркер поточного запису.
Маркер редагованої запису.
Маркер блокованою запису (при роботі в
многопользовательском режимі).
Маркер нового запису.
Збереження запису
Додана або змінена запис автоматично зберігається при переході до іншого запису або при закритті таблиці При цьому маркер запису змінює свою форму: олівець перетворюється на спрямовану праворуч стрілку.
Для збереження запису потрібно ввести припустиме значення в полі первинного ключа Значення первинного ключа перевіряється за типом даних, унікальності та іншими правилами перевірки значення, введеним у властивості Умова на значення (Validation Rule)
Кнопка Скасувати (Undo Current Field/Record), розташована напанелі інструментів, дозволяє скасувати зміни, внесені тільки в поточну запис. Після переходу до наступного запису ця кнопка повернеться до нормального режиму скасування І, змінивши наступну запис, ви вже не зможете скасувати зміну попередньої.
Зберегти поточний запис на диску можна за допомогою команди Записи-> Зберегти запис (Records-> Save Records) або комбінації клавіш.
Перевірка коректності введених даних
Автоматична перевірка типу даних
Деякі типи даних Access перевіряє автоматично, без будь-якого втручання. Для полів, що містять дані цих типів, не потрібно заповнювати властивості Умова на значення. Перерахуємо ці типи даних.
Числовий (Number)
Грошовий (Currency)
Дата/час (Date/Time)
Логічний (Yes/No)
Числовий (Number) і Грошовий (Currency) дозволяють вводити допустимі числові значення. Хоча Access дає можливість ввести букву в поле Числовий (Number), при спробі вийти з цього поля з'явиться діалогове вікно з повідомленням «Введене значення не підходить для властивостей поля" Тип даних "або Розмір поля" »Повідомлення про помилку з'явиться також при введенні інших неприйнятних символів або декількох десяткових точок, а також при спробі ввести надмірно велике число для певного розміру поля даних типу Числовий (Number)
Поля типу Дата/час (Date/Time) перевіряють коректність значень дати і часу. Якщо ви спробуєте ввести час 44:44:44 або просто букву в поле типу Дата/час (Date/Time), з'явиться діалогове вікно з повідомленням про помилку
Логічний (Yes/No) можна ввести тільки одну з таких заданих значень: Да (Yes), Істина (True) Увімкнути (On) чи будь-яке відмінне від нуля число для логічного Та й Ні (No), Брехня (False), Викл (Off) або 0 для логічного Ні. У властивість Формат поля (Format) можна визначити свої власні значення типу Логічний (Yes/No), але зазвичай використовуються стандартні значення
Методи введення даних
Введення даних у поля різних типів здійснюється різними способами. Для деяких типів даних перевірка допустимості значення виконується автоматично. Однак при створенні деяких таблиць може бути потрібно ввести дані в нестандартних (визначених користувачем) форматах і встановити для них правила перевірки допустимості у властивості Умова на значення (Validation Rule). Далі ми розглянемо різні способи введення даних. |
Стандартний введення текстових даних
Три поля, введених в таблицю "МоіСтуденти", були полями типу Текстовий (Text). У полях Fam Name Name1 для введення даних використана маска введення. Якщо ви вводиться значення малими літерами, воно відобразиться: перша літера - велика, решта - маленькі. Текст можна перевірити на наявність особливих значень і відобразити в заданому форматі.
Іноді в поле типу Текстовий (Text) потрібно ввести значення, що складається з декількох рядків. Щоб додати нового рядка натисніть комбінацію клавіш. Ця можливість корисна для форматування рядків адресного поля, а також поля Memo.
Введення даних типу Дата/час
Значення в нього вводяться в форматі ммм рр.. Таким обя коли ви введете 4/8/96 і вийдете з цього поля. Access відобразить значення у вигляді Арг 96. Насправді в таблиці зберігається значення 4/8/92, і ви можете показати його, помістивши курсор це поле. З іншого боку можна ввести в полі Арг 96, і в таблиці буде збережено значення Арг 96.
Для поля типу Дата/час також можна визначити умова на значення Between # 1/1/70 # And Date (). Ця умова говорить про те, що введена дата народження повинна входити в період між 1 січня 1970 р. і поточною датою.
Формати впливають на відображення даних, а не на обсяг займаної ними пам'яті.
Введення текстових даних з перевіркою даних
Для текстового поля може бути задано властивість Умова на значення. Воно обмежує вводяться дані значеннями (наприклад, F, M, C). Якщо ви спробуєте ввести в це поле значення, відмінні від F, М, і C, то з'явиться діалогове вікно з таким, наприклад, повідомленням: У це поле можна ввести тільки значення М, F або С. Дане повідомлення визначається значенням властивості «повідомлення про помилку »для даного поля.
Введення числових даних з перевіркою умови на значення |
Для числових полів задані правила перевірки допустимості даних. Для поля Resultat у властивості Умова на значення задано обмеження значення оцінки (> = 2 і
Введення даних типу OLE
Поле об'єкта OLE під назвою Foto можна заповнювати навіть без відображення самого об'єкта (зображення) на екрані. У поле типу OLE можуть зберігатися такі об'єкти.
Растрові зображення.
Звукові файли.
Графіки та (діаграми).
Word або Excel.
Об'єкт спознаваемий OLE-сервером, можна зберегти в Access в поле типу OLE OLE-об'єкти зазвичай вводяться у форми таким чином, щоб їх можна було про бачити, чути або використовувати. При р.