Перевірочні кошти Word

ВСТУП.

Перевірочні кошти Word допомагають відшліфувати стиль письма і покращують сприйняття документів. Зазвичай їх (за винятком автоматичної перевірки орфографії і, можливо, тезаурус) застосовують після завершення введення, редагування та форматування тексту, але перед попереднім переглядом документа, що передує висновку на друк і внесенням останніх змін в параметри сторінок, які ми далі розглянемо в цій роботі.

Призначення мови.

Призначаючи мову, ми можемо користуватися перевірочним засобами Word для роботи з текстами на іноземних мовах. Крім того, таким чином відзначають текст, який не підлягає перевірці Word.

Перевірка орфографії.

Цей засіб застосовується для перевірки або виправлення орфографії документів, усунення з тексту повторюваних слів і навіть для розв'язання кросвордів.

Пошук синонімів у тезаурус.

За допомогою вбудованого тезауруса Word ми можемо підвищити точність і різноманітність літературного стилю і включати в документи деякі рідко зустрічаються слова.

Розстановка переносів.

Зовнішній вигляд документа поліпшується, якщо дозволити Word розставить переноси в словах. При використанні цього засобу рядки стають більш рівними, а документ набуває більш професійний вигляд.

2.Використання перевірочних засобів WORD

Призначення мови

Якщо документ містить текст іноземною мовою або ж текст, який необхідно виключити з перевірки, то перед використанням перевірочних коштів ми повинні виконати дії, розглянуті в цьому розділі.

В українській версії Word весь текст спочатку позначається як написаний українською мовою. Якщо документ частково або повністю складений на іноземній мові і ми хочемо його перевірити, необхідно позначити кожен фрагмент іноземного тексту в такий спосіб:

Виділіть текст іноземною мовою.

Виконайте команду Мова (lanquaqe) у меню Сервиз (Tools) , щоб відкрити вікно діалогу Мова (Lanquaqe).

Виберіть зі списку мову тексту.

Щоб вибраний мова використовувалася в Word за замовчуванням, натисніть кнопку За замовчуванням (Default). Мова належить до атрибутів символів. При натисканні кнопки За замовчуванням Word призначає атрибут мови стилю Звичайний (Normal) документа і шаблоном документа. Таке присвоювання відноситься до всього тексту поточного документа, заснованому на стилі Звичайний, і до всіх нових документів, створеним на основі цього шаблону.

рис.1. Вікно діалогу Мова , що відкривається командою Мова у меню Сервіс

Призначення тексту певної мови змушує перевірочні засоби Word шукати відповідні словники перед тим, як працювати з цим фрагментом. Стандартний словник, що входить в комплект російської версії Word, може використовуватися для перевірки тексту, поміченого, як Російський (термін словник відноситься до набору файлів даних, спільно використовуваних перевірочним засобами). Якщо замість мови Російська обраний інший, то перед перевіркою тексту необхідно встановити відповідний словник. Іноземні словники можна знайти у Microsoft і в інших компаніях.

Іноді в документах трапляються фрагменти тексту, які бажано виключити з перевірки. Наприклад, при написанні роботи з "Слово о полку Ігоревім" хотілося б виключити з перевірки прямі цитати з поеми, щоб орфографічна програма не зупинялася на архаїчних виразах, а перевірка граматики не намагалася поліпшити стиль письма. Для цього:

Виділимо текст, який виключається з перевірки.

Виберемо значення Без перевірки (No proofinq) у вікні Мова.

2.2. Перевірка орфографії.

Орфографічні кошти Word застосовуються для перевірки правопису тексту і допомогу в усуненні помилок. Word може або автоматично стежити за орфографією під час набору тесту, або користувач може вручну перевірити кілька слів або весь документ після завершення набору (термін "вручну" звучить досить умовно - в будь-якому випадку все робить Word незалежно від того, чи був обраний автоматичний контроль за лексикою або відбувається перевірка вже готового документа).

2.2.1.Автоматіческая перевірка орфографії під час набору.

Щоб Word автоматично перевіряв орфографію введеного нами тексту, виконаємо команду Параметри (Options) у меню Сервіс (Tools), виберемо вкладку Орфографія (Spellinq) і встановимо прапорець Автоматично перевіряти орфографію (Automatic Spell Checkinq) . Word спочатку перевірить орфографію тексту, який вже є в документі, після чого буде стежити за кожним новим словом відразу ж після його набору. Якщо під час перевірки виявлено слово, яке Word вважає помилковим (тобто не знаходить його в словнику), воно виділяється хвилястим підкресленням. Ми можемо пропустити це слово, виправити його вручну або клацнути на ньому правою кнопкою миші.

З контекстного меню слід вибрати:

Один із запропонованих варіантів написання слова для його виправлення.

Команду Пропустити все (Iqnore all), що змушує Word на час поточного сеансу припинити виділення слова.

Команду Додати (Add) , заносять слово в додаткових словників.

Команду Орфографія (Spellinq) , що відкриває описаний у наступному розділі вікно діалогу Орфографія.

Для автоматичного виправлення помилок під час вводу тексту можна скористатися автозаміну.

Ручна перевірка орфографії .

Ручна перевірка орфографії для набраного тексту відбувається наступним чином:

Для перевірки орфографії у всьому документі встановлюємо курсор в його початок (наприклад, натисніть CTRL + HOME). Якщо ви хочете перевірити лише частину документа, виділіть її. Для перегляду одного слова виділіть це слово подвійним клацанням.

Почніть перевірку командою Орфографія у меню Сервіс, клавішею F7 або натисненням кнопки Орфографія на стандартній панелі інструментів.

Кожного разу, коли програма перевірки орфографії зустрічає слово, не знайдене в словнику, вона показує його в поле має в словнику (not in dictionary) вікна Орфографії .

У такій ситуації слід вибрати один з варіантів:

Щоб змінити слово і перейти до пошуку наступного, виберіть один із запропонованих варіантів зі списку або вкажіть правильний варіант у полі Замінити на (chanqe to), після чого натисніть кнопку Замінити (chanqe) або Замінити всі (chanqe all) . Перша з цих кнопок змінює тільки поточний екземпляр слова, а друге - змінює всі екземпляри слова, що програма перевірки пізніше виявить у документі.

Якщо ми скинемо прапорець Автоматично (always suqqest) , розглянутий у наступному розділі, то список Варіанти буде порожній. У цьому випадку можна натиснути кнопку Варіанти , щоб Word показав список всіх допустимих слів, близьких за написанням до помилкового, і ми виберемо з нього одне відповідне.

Щоб залишити слово без змін і перейти до пошуку таку помилку, натиснемо кнопку Пропустити або Пропустити все . У першому випадку Word буде сигналізувати про помилку, зустрічаючись з іншими примірниками цього слова, у другому - слово буде пропускатися під час подальшої перевірки або в майбутньому аж до перезапуску Word (або до очищення списку пропускаються слів, про що розповімо далі).

Для скасування останнього виправлення натиснемо кнопку Повернути (Undo Last)

Якщо список Замінити на містить правильний варіант, можна натиснути кнопку Автозаміна (Auto Correct) для створення елемента автозаміни, автоматично виправляє цю помилку в майбутньому.

Щоб змінити поведінку Word при перевірці орфографії, натиснемо кнопку Параметри . Про доступних параметрах розповімо пізніше.

Налаштування програми перевірки орфографії.

Поведінка Word при перевірці орфографії документа можна змінити, для цього слід натиснути кнопку Параметри у вікні діалогу Орфографія або виконати команду Параметри у меню Сервіс, після чого виберіть вкладку Орфографія . У будь-якому випадку Word показує вкладку Орфографія у вікні діалогу Параметри, що зображена на рис. 2.

рис. 2. Вкладка Орфографія вікна діалогу Параметри

Таблиця 1. Параметри перевірки орфографії.

Дія

Результат

Установка прапорця Автоматично у групі Пропонувати

Кожного разу, коли програма перевірки знаходить помилкове слово, вона автоматично складає список варіантів його заміни, не вимагаючи натискання кнопки Варіанти

Установка прапорця Тільки з основного словника (From Main Dictionari Only)

Програма перевірки пропонує варіанти для заміни лише з основного словника, не вдаючись до допоміжних. При перевірці орфографії можуть використовуватися всі словники.

Установка прапорця Слова з великих літер (Words in Uppercase)

Програма не перевіряє слова, написані великими літерами. Цей прапорець попереджує спроби перевірити скорочення.

Установка прапорця Слова з цифрами (Words With Numbers)

Програма не перевіряє слова, до яких входить один або декілька цифр - наприклад, R2d2 /

Натискання кнопки Відновити (Reseet Iqnore All)

Програма починає перевіряти слова, для яких була натиснута кнопка Пропустити все.

Натискання кнопки Допоміжні словники (Custom Dictionaries)

Word відкриває вікно діалогу, призначене для відкриття, створення і редагування допоміжних словників.

Натискання кнопки Повторна перевірка (Reechek Document)

Word перевіряє орфографію в документі. Кнопка виявляється корисної після зміни деяких параметрів, коли виникає необхідність ще раз перевірити орфографію з новими налаштуваннями.

Пошук синонімів у тезаурус.

Тезаурус Word використовується для пошуку синонімів або антонімів слів або виразів. Імовірно, їм краще користуватися під час введення тексту в документ. Робота з тезаурусом проходить так:

Виділіть слово або вираз. Для пошуку синонімів одного слова можна не виділяти його, а просто встановити в ньому курсор:

Це виглядає добре

Натисніть Shift + F7 або виконайте команду Тезаурус в меню Сервіс. Ось як воно виглядає, коли в документі виділено слово "добре":

У списку Значення виберіть потрібне значення слово. У списку Замінити на з'являється перелік синонімів для цього значення.

Перейдіть найвдаліший синонім (антонім, пов'язане слово) у списку Замінити на та натисніть кнопку Замінити. На рис. 3 показано вікно діалогу Тезаурус для слова "добре", з обраним значенням "непогано" і синонімом "здорово".

Рис. 3 Вибір значення "непогано" і синоніма "здорово" після пошуку, проведеного для слова "добре"

При натисканні кнопки Замінити Word замінює виділене слово в тексті обраним синонімом:

Це виглядає здорово

Розстановка переносів.

Розміщення переносів наприкінці рядків документа поліпшує його зовнішній вигляд. Після розміщення переносів у тексту, не вирівняного по ширині, буде більше рівний край, а інтервали між словами в тексті вирівняному стануть більше рівномірними. Перенесення в тексті розставляються одним з трьох способів:

Word автоматично розставляє переноси у всьому документі.

Word розставляє перенесення, але ви повинні підтвердити положення кожного з них.

Ви вручну вставляєте в документ символи переносу декількох типів.

Зауваження.

Розставляти переноси в документі слід тільки після того, як документ буде набрано і відредагований, слідом за застосуванням всіх перевірочних коштів, оскільки розстановка переносів може змінити положення розривів рядків. Крім того, якщо пізніше будуть змінені параметри сторінки (скажімо, поля), то розстановку перенесення доведеться проводити знову.

2.4.1. Автоматичне розміщення переносу в документі .

Ви можете доручити Word автоматично розставляти переноси в активному документі. Це відбувається так:

Командою Розстановка переносів (Hyphenation) у меню Сервіс відкрийте вікно діалогу Розстановка переносів, зображене на малюнку:

Встановіть прапорець Автоматична розстановка перенесення .

Попередження. При установці прапорця Автоматична розстановка переносів Word розставляє переноси у всьому документі, навіть за наявності виділеного фрагмента.

Якщо ви хочете, щоб Word розставляв переноси в словах, написаних прописними літерами, встановіть прапорець Перенесення в словах з великих літер .

Щоб обмежити число послідовних рядків у кінці яких стоїть перенесення, вкажіть значення в полі Макс. кількість послідовних переносів. За замовчуванням там стоїть значення Ні . Обмеження числа таких рядків позбавляє документ від негарних "стовпчиків" з перенесень у правого краю.

Щоб змінити розмір зони перенесення (розглянуті нижче), вкажіть нове значення в полі Ширина зони переносу слів .

Натисніть кнопку ОК . Word автоматично розставляє переноси в тексті документа.

Зона перенесення управляє числом переносів, розставлених Word. Відбувається це таким чином: коли Word виявляє слово, що виходить за межі правого відступу, він повинен вирішити, чи варто йому почати новий рядок або ж встановити перенесення.

Широка зона перенесення зменшує кількість переносів, яке розставляє Word, але призводить до більш "рваного" правим краєм (або до нерівномірним інтервалів між символами вирівняного тексту).

2.4.2.Расстановка переносів з підтвердженням.

Якщо ви хочете доручити розстановку переносів Word, але при цьому бажаєте стежити за правильністю кожного переносу, поступите таким чином:

Для розміщення переносів у всьому документі встановіть курсор в його початок (натисніть CTRL + HOME ). Якщо ж ви хочете розставити переноси у фрагменті тексту, виділіть його.

Відкрийте вікно діалогу Розстановка переносів командою Розстановка переносів у меню Сервіс.

У вікні діалогу Розстановка переносів встановіть будь-які потрібні параметри (за винятком прапорця Автоматична розстановка переносів ), як пояснюється в пунктах 3, 4 і 5 попереднього розділу .

Натисніть кнопку Примусово . Word перемикається в режим розмітки і залишається в ньому під час розстановки переносів. Після завершення розстановки ви повертаєтеся до початкового режиму.

Кожного разу, коли Word виявляє слово, яке потребує перенесення, він відкриває вікно діалогу Розстановка переносів , в якому показує це слово і пропонує можливе місце розриву.

Положення правого відступу

Пропоновані позиції переносу

Вам на вибір надається декілька можливостей:

Щоб встановити перенесення у пропонованому місці, натисніть кнопку Так (Yes).

Щоб вставити розрив в інше місце, встановіть туди курсор і натисніть кнопку Так.

Щоб відмовитися від перенесення слова, натисніть кнопку Ні (No ) (замість переносу буде переведена рядок).

2.4.3.Ручная розстановка переносів .

Коли Word переносить слово, він вставляє спеціальний символ, який називається м'яким переносом. Якщо слово, що містить варіант переносу, зрушується так, що воно вже не припадає на кінець рядка, то знак переносу не виводиться на друк. Але варіант переносу залишається на місці, і якщо слово знову зрушить в кінець рядка, то Word має право розірвати його.

Ви можете вручну вставляти м'які переноси і деякі інші спеціальні символи, перераховані в таблиці.

Спеціальний символ

Сполучення клавіш для вставки

Властивості

М'який перенос

CTRL + Дефіс

Якщо варіант переносу припадає на кінець рядка, він виводиться на друк, а що містить його слово розривається. У рядку варіант переносу на друк не виводиться (необхідно користуватися саме дефісом, а не мінусом на цифровій клавіатурі).

Нерозривний

дефіс

CTRL + SHIFT + Дефіс

Нерозривний дефіс завжди виводиться на друк. Слово ніколи не розривається на місці нерозривного дефіса. Цей символ може застосовуватися для того, щоб написане через дефіс слово або вираз завжди знаходилося на одному рядку (необхідно користуватися дефісом, а не мінусом).

Звичайний дефіс

Дефіс

Звичайний дефіс завжди виводиться на друк. Слово може бути розірвана на місці звичайного дефіс (можна користуватися дефісом або мінусом).

Нерозривний пробіл

CTRL + SHIFT + Пробіл

У місці нерозривного пробеля розрив рядка неможливий. Символ може застосовуватися для того, щоб забезпечити виведення декількох слів на одному рядку.