Лабораторний практикум по СУБД Access 97

Лабораторний практикум по СУБД Access 97.

Введення.

Збором і накопиченням даних, їх коригуванням і сортуванням, відборомнеобхідних даних та іншими операціями займається в тій чи іншій мірібудь-який фахівець незалежно від сфери діяльності. Особливо це актуальнодля тих, хто працює в інформаційній сфері виробництва, де основнимсировиною і продуктом є інформація. Найбільш популярним програмнимпродуктом, що забезпечує переробку даних, є СУБД Microsoft
Access 97, що входить в пакет Microsoft Office 97.

Мета цього практикуму - вивчення технології роботи в середовищі СУБД
Access 97, що дозволяє професійно створювати і редагувати БДреляційного типу, а також здійснювати до неї запити і формувати звіти.

1. Типова структура інтерфейсу

Під час роботи з СУБД на екран виводиться робоче поле і панель управління.
Панель упраленія при цьому включає меню, допоміжну областьуправління і рядок підказки. Розташування цих областей на екрані можебути довільним і залежить від конкретної установки або конкретноїкористувача (встановлення інтефейс СУБД доступні для змін і легкомодифікуються).

Рядок меню містить всі основні режими програми. Вибравши один зних, користувач отримує доступ до спадаючому підменю, що міститьперелік вхідних в нього команд. У результаті вибору деяких командспадаючого меню з'являється додаткові підменю.

У рядку стану - статусному рядку відображаються відомості про поточнийрежимі програми, імені файлу поточної БД і деякі інші кориснівідомості.

Панель інструментів призначена для швидкого визлва найбільш частовживаних команд. Вони відображаються у вигляді піктограм - значків, клацнувшимишею на які можна викликати на виконання ту чи іншу команду. Всікоманди панелі інструментів можна викликати і через головне меню.

Отримання додаткової допомоги з різних команд і системі меню
СУБД можливо шляхом виклику довідкової інформації.

Вправа 1. Використання довідкової підсистеми.

Мета - навчитися користуватися довідковою підсистемою СУБД Access 97.

ЗАВДАННЯ.
Ознайомитися з методами доступу до довідкової підсистемі, виконатинаступне:

1. Використовуючи опцію -? - Головного меню полчучіть довідки в розділі зміст по пунктах:

- введення в Microsoft Access 97

- отримання довідки

2. Використовуючи опцію -? - Головного меню полчучіть довідки в розділі зміст інформацію про призначення всіх кнопок панелей інструментів, а також кнопок лінійної та горизонтального прокручування.

3. Використовуючи опцію -? - Головного меню полчучіть довідки про призначення розділів головного меню:

- розділ «Файл»: створити базу даних, відкрити базу даних, зберегти, зберегти як/експорт, параменти сторінки, попередній перегляд,

- розділ «Правка»: копіювати, вирізати, вставити

- розділ «Вставка»: таблиця, запит, форма, звіт.

- розділ «Вікно»

- розділ «Сервіс»: орфографія, параметри.

2. Створення структури БД. Введення та редагування даних.

2.1. Формування структури таблиці.

БД в Access 97 - єдиний великий об'єкт, який об'єднує такіосновні складові як таблиці, звіти, запити, форми і дозволяє їхзберігати в єдиному дисковому форматі.

Основним струтктурним компонентом БД є таблиця, яка міститьзапису певного виду та форми. Кожен запис таблиці містить всюнеобхідну інформацію про окремий елемент БД. Такі окреміструктурні елементи називають полями таблиці.

Першим етапом при створенні таблиці є визначення переліку полів,з яких вона має складатися, їх типів і розмірів. При цьому кожному з полівприсвоюється унікальне ім'я. Вказує тип даних показує СУБД,яким чином потрібно обробляти поле.

В Access 97 використовуються такі основні типи полів:

- текстовий: призначений для текстової інформації та чисел при невиконанні математичних операцій з ними

- числовий: призначений для чисел при використанні їх в математичних розрахунках

- memo: призначений для зберігання довільного тексту, коментарів (до 64000 сісмволов)

- грошовий: призначений для операцій з грошима

- дата/час: призначений для зберігання інформації про дату і час

- лічильник: спеціальне числове поле, призначене для автоматичного додавання унікального номера поточного запису в таблиці даних < p> - логічний: призначений для зберігання всього двох значень «Так» і

«Ні»

- поле об'єкта OLE: призначений для зберігання об'єкта, створеного іншими додатками (малюнок, графік, діаграма).

Вправа 2. Формування структури таблиці.

Мета - набуття навичок створення структури таблиці.

Завдання.

Сформуйте структуру таблиці СТУДЕНТ для зберігання в ній довідкових відомостей про студентів, що навчаються в ВНЗ.

ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ.

1. Створення нової БД:

- використовуючи засоби Windows, створіть на диску С: папку для файлів вашої БД

- в Access 97 виконайте команду основного меню: Файл - Створити -

Нова БД

- в діалоговому вікні "Файл нової БД» Будь ласка, виберіть вашу папку і вкажіть основні параметри БД: тип - Бази даних Access, ім'я - Sess. Натисніть кнопку «Ок».

2. Створення таблиці БД: у вікні «База даних» Будь ласка, виберіть Таблиця - Створити -

Конструктор.

3. Визначення полів таблиці відповідно до наведеної нижче інформації.

Після введення всіх даних екран повинен мати такий вигляд:

4. Збереження таблиці:

- виберіть у меню Файл - Зберегти

- у вікні «Збереження» введіть назву Студент. Натисніть «ОК»

- на запит про введення ключового поля ответте відмовою

5. Закрийте базу даних, виконавши Файл - Закрити.

2.2. Введення та редагування даних в режимі таблиці.

У створену таблицю дані можуть бути введені шляхом використаннятабличної форми, що надається СУБД Access за замовчуванням, так і ззастосуванням спеціально розробленої для користувача форми. Приредагуванні записів також використовуються два зазначених підходу.

Введення даних в режимі таблиці дозволяє бачити відразу декілька записів.
При цьому допускається додавання та зміна даних.

Коли даних в таблиці багато, доцільно використати деякібисть клавіші для переміщення по записах таблиці:

- перший запис: клацання по кнопці «Перший запис»

- останній запис: клацання по кнопці «Останній запис»

- перший стовпець таблиці: клавіша «Home»

- останній рядок таблиці: клавіша «End»

- на рядок вгору: «Up»

- на рядок вниз: «Down»

- на екран вгору: «Page Up»

- на екран вниз: «Page Down»

- в лівий верхній кут таблиці: «Ctrl + Home»

- в правий нижній кут таблиці: «Ctrl + End» ъ

Для видалення запису її необхідно виділити і натиснути «Del» і вибрати вменю Правка - Видалити. При цьому під уникнення видалення потрібних данихнеобхідно підтвердити видалення у вікні, що з'явилося.

Вправа 3. Введення та редагування даних в режимі таблиці.

МЕТА - ПРИДБАННЯ навички редагування ДАНИХ В СТАНДАРТНИЙ Табличний

ФОРМІ.

ЗАВДАННЯ.

1 . Введіть дані по вашій групі в таблицю СТУДЕНТ, створену в попередньому завданні.

2. Використовуючи довідкову допомогу, вивчіть основні прийоми редагування даних у стандартній табличній формі.

ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ.

1. Відкрийте раніше створену БД Sess:

- виконайте команди головного меню Файл - Відкрити

- знайдіть папку, де був збережений ваш файл Sess і відкрийте його, клацнувши по ньому мишею

2. Відкрийте таблицю Студент: у вікні, що з'явилося «Sess: база даних» виберіть Таблиця - Сутент - Відкрити

3. Введіть дані по вашій групі (а також по інших групах) в таблицю.

При цьому на екрані повинна відобразитися наступна інформація:

4. Змініть дані в таблиці: змініть значення полів, видаліть старі записи, а потім додайте нові записи.

5. Змініть структуру таблиці, а конкретно - довжини полів (Прізвище,

По-батькові), скориставшись конструктором таблиць (Таблиця -

Конструктор). Змініть формат відображення дати і подивіться, як це позначиться на таблиці.

* Примітка: по пунктах 4 і 5 скористайтеся довідковою інформацією

6. Закрийте БД, двічі вибрати Файл - Закрити.

3. Розробка однотаблічних користувацьких форм.

Дані в таблицю потрібно надавати та змінювати набагато зручніше, якщоскористатися екраном у вигляді бланку або форми. Такий спосіб введеннядозволяє бачити на екрані всі дані одного запису і вводити додатковийтекст, що пояснює значення кожного поля.

В Access 97 використовується спеціальний майстер зі створення форм наступнихвидів:

в один стовпець - поля виводяться на екран у вигляді послідовності рядків

таблична форма - поля виводить у вигляді рядків і стовпців

діаграма - представляє числові дані таблиці у вигляді діаграми

складова форма - об'єднує в собі дані декількох таблиць

Сформована форма дозволяє змінювати, видаляти, а також вводитинові дані в вашу БД.

Вправа 4. Створення однотаблічной для користувача форми.

Мета - набуття навичок створення простих екранних форм.

Завдання:

1. Створіть однотаблічную налаштовувану форму для введення і редагування даних таблиці СТУДЕНТ.

2. Ознайомлення з можливостями створення однокористувацьких форм.

Технологія роботи

1. Відкрийте раніше створену БД Sess:

- виконайте команди головного меню Файл - Відкрити

- знайдіть папку, де був збережений ваш файл Sess і відкрийте його, клацнувши по ньому мишею

2. Виберіть ФОРМА - СТВОРИТИ.

3. У вікні НОВА ФОРМА виберіть МАСТЕР ФОРМ. Як джерело даних виберіть таблицю СТУДЕНТ.

4. Виконуйте вказівки майстра форм. Дайте назву форми ФОРМА 1.

Спробуйте змінити зовнішній вигляд форми, використовуючи готові шаблони.

5. Відкрийте створену форму і введіть нові дані в БД.

6. Ознайомтеся з можливостями переміщення по таблиці, представленої у вигляді форми. При необхідності використовуйте спрвочную інформацію.

7. Збережіть вашу БД.

3. Виведення даних.

Розробка детального звіту.

Access 97 виводить інформацію з БД у вигляді звіту (роздруківкисодежімого БД). Усі звіти поділяються на 3 категорії:

проста роздруківка вмісту БД

детальні звіти - добре підготовлені звіти в зручному для користувача вигляді

спеціальні звіти - дозволяють готувати поштові наклейки і форми листів

Звіти дозволяють належним чином згрупувати дані для більш зручної роботи з ними. При цьому можливе використання як стандартних засобів оформлення, так і задаються користувачами.

Вправа 5. Розробка детального звіту.

Мета - придбання практичних навичок створення детального звіту по БД.

Завдання.

1. За допомогою майстра створіть детальний звіт для виведення даних таблиці СТУДЕНТ такого вигляду:

СТУДЕНТ

2. Ознайомлення з основними принципами створення звітів

Технологія роботи.

1. Відкрийте раніше створену БД Sess:

- виконайте команди головного меню Файл - Відкрити

- знайдіть папку, де був збережений ваш файл Sess і відкрийте його, клацнувши по ньому мишею

2. Виберіть ЗВІТ - СТВОРИТИ.

3. У вікні НОВИЙ ЗВІТ виберіть МАЙСТЕР ЗВІТІВ. Як джерело даних вкажіть таблицю СТУДЕНТ.

4. Виконуйте вказівки майстра звітів. Дайте назву звіту СТУДЕНТ.

Спробуйте змінити зовнішній вигляд і форму звіту. При необхідності скористайтеся довідкою.

5. Збережіть вашу БД.

4. Пошук та відбір даних.

4.1. Команди пошуку, фільтрації і сортування.

Access надає досить широкий спектр можливостей щодо пошуку ісортування даних БД. До таких кошти слід віднести використаннякоминди «Пошук», фільтрацію, сортування, створення і використання запитів.

Вправа 6. Команди пошуку, фільтрації і сортування.

Мета - набуття практичних навичок здійснення основних операцій з пошуку та сортування даних БД.

Завдання.

1. Здійснити пошук даних по всіх полях в режимі форми.

2. Здійснити сортування даних БД в режимі таблиці.

3. Здійснити фільтрацію записів БД.

Технологія роботи.

1. Відкрийте раніше створену БД Sess:

- виконайте команди головного меню Файл - Відкрити

- знайдіть папку, де був збережений ваш файл Sess і відкрийте його, клацнувши по ньому мишею

2. Окройте вікно форми ФОРМА 1.

3. Перебуваючи в ФОРМІ 1, клацніть по вмісту поля ПРІЗВИЩЕ.

4. Виберіть у головному меню Правка - ЗНАЙТИ. У вікні «Пошук по полю:» введіть прізвище, яку хотіли б знайти. Задайте критерії пошуку та натисніть на кнопку «Знайти».

5. Спробуйте здійснити пошук по різних полях і з різними критеріями пошуку. При необхідності скористайтеся довідковою інформацією.

6. Закрийте вікно форми та відкрийте БД в режимі таблиці.

7. Визначте поле, по якому будуть відсортовані дані. Виберіть у головному меню ЗАПИСИ - СОРТИРОВКИ і тип сортування. Повторіть сортування по кожному з полів. При необхідності скористайтеся довідковою інформацією.

8. Задайте фільтр виведення даних. Для цього виберіть у головному меню ЗАПИСИ

- ФІЛЬТР - ЗМІНИТИ ФИЛЬТР. У вікні задайте формат фільтра

(вкажіть умови виведення даних). Потім виберіть ФІЛЬТР - ЗАСТОСУВАТИ

ФИЛЬТР.

9. Спробуйте здійснити фільтрацію даних по всіх полях із завданням різних умов фільтрації.

-----------------------< br>Рядок меню

Панель інструментів

Рядок стану