ЗМІСТ
ВСТУП 2
ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА Електронні таблиці MICROSOFT EXCEL 97 3
ОСНОВИ РОБОТИ В СЕРЕДОВИЩІ EXCEL 97 5
Початок роботи з програмою 5
Управління файлами 5
Структура документів 6
ПОБУДОВА ТАБЛИЦЬ 8
Стовпчики таблиці і їх властивості 8
Табличні обчислення 10
ПОБУДОВА І ОФОРМЛЕННЯ ДІАГРАМИ 12
ФУНКЦІЇ EXCEL 15
ДОДАТКОВІ МОЖЛИВОСТІ EXCEL 97 17
Обмін даними 17
Обробка списків 18
Бази даних 18
Конфігурування програми 18
Visual Basic 19
ВИСНОВОК 19
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ 19
ВСТУП
Електронні таблиці, кому і навіщо вони потрібні? Як показуєпрактика, для того, щоб досягати успіху в будь-якому бізнесі необхідно чіткепланування. А для правильного планування потрібно мати точну, самуоперативну і легку для читання інформацію.
Наведемо один простий приклад, пов'язаний, скажімо, з роботоюзвичайного магазину. У магазині торгують сірниками, лампочками іолівцями. Со склада щодня завозять однакову їх кількість. Лампочкиі олівці розкуповуються, а сірники залишаються. У цій ситуації вигідніше булоб скоротити закупівлю сірників і перерозподілити кошти на ходовий товар.
Але якщо бухгалтерія в магазині ведеться звичайним способом, значить, відомопро це стане лише в кінці місяця, після складання балансу. Наступногомісяці картина продажів може змінитися. У цій ситуації доводиться абозакрити очі на те, що відбувається і, відповідно, втрачати прибуток, абопризначити людину, яка буде щоденно складати звіт.
Тепер ускладнюємо приклад: магазин торгує товарами тисячі найменувань,їх завозять не щодня і не одночасно, товари мають сезонний попит,попит на них нерівномірний протягом тижня і т.п. Яка людина справиться зподібним обсягом інформації?
У наш час дуже актуальним стає фактор «старіння інформації».
Якщо років п'ять тому ми спокійно могли користуватися інформацією місячної, ато й квартальної давності, то сьогодні виписаний рахунок діє 3-10 днів,
Price - list дійсний протягом тижня і т.д.
Не можна не сказати і про наочності подання інформації. Длявсебічного аналізу ситуації часто недостатньо одних лише числовихпоказників: особливо ефективні в цьому відношенні різні таблиці,графіки, діаграми, на яких все з першого погляду ясно і зрозуміло.
Виникає питання, де взяти цей графік або діаграму і, найголовніше,де знайти робочий час, якого завжди не вистачає, щоб обрахувати всіці кілометрові стовпці і рядки даних, та ще й щоб інформація завждибула «сьогоднішній»?
Рішення такий і ряду інших подібних проблем, вочевидь, лежить в областікомп'ютерних технологій збору та обробки інформації. Швидше за все Вамнеобхідний персональний комп'ютер і програмне забезпечення корпорації
Microsoft, яке дозволить в найкоротші терміни вирішити поставленузавдання.
Історія розвитку програм обробки електронних таблиць нараховуєтрохи більше п'ятнадцяти років, але в наявності значний прогрес в областірозробки такого програмного забезпечення. Програмний продукт,що претендує на звання найпотужнішої і продуктивної програми обробкиелектронних таблиць з тих, що сьогодні на ринку, це табличний процесор
Microsoft Excel.
ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА Електронні таблиці MICROSOFT EXCEL 97
Табличний процесор Excel фірми Microsoft призначений для введення,зберігання, обробки та видачі великих обсягів даних у вигляді, зручному дляаналізу і сприйняття інформації. Всі дані зберігаються і обробляються ввигляді окремих або зв'язаних таблиць. Одна або кілька таблиць складаютьробочу книгу, в цьому випадку таблиці називаються робочими аркушами цієїкниги. Листи можна видаляти додавати або переміщати з однієї робочої книгив іншу. Фізично на диску зберігається вся книга у вигляді окремого файлуз розширенням «xls».
Аж до версії 4.0 програма Excel представляла собою фактичнустандарт з точки зору функціональних можливостей і зручності роботи. Насучасному ринку завоювала популярність версія 7.0, яка містить багатополіпшень і приємних несподіванок.
Який же склад основних компонентів Excel 97? Основною програмоює обчислювальний модуль, за допомогою якого виконується обробкатекстових і числових даних. У даній версії програми у цього модуляз'явилося безліч цікавих функцій: контроль допустимості що вводятьсязначень, виявлення та виправлення найбільш поширених помилок,обчислення полів у вільних таблицях та інші. Зручна панель формул іможливість зменшити діалогове вікно до розділу поля введення істотноспрощують введення і редагування формул.
Є можливості для створення презентаційної графіки, для чоговикористовується модуль діаграм, який дозволяє на основі числовихзначень, оброблених за допомогою обчислювального модуля, будувати діаграмирізних типів. З'явилися нові типи діаграм. Тепер поряд з діаграмоюможна розташувати і таблицю з вихідними даними. Важливим є те,що став можливим попередній перегляд діаграми на будь-якому етапі їїстворення.
В Excel 97 можна створювати макроси і застосування за допомогою Visual Basicfor Applications (VBA). Мова Visual Basic for Applications тепер доступнийу всіх програмах пакета, що дозволяє на його основі більш гнучкідодатки. Одне з головних переваг цієї мови полягає в тому, щостворені засобами Excel 97 VBA - макроси можна без особливих проблемвикористовувати в інших програмах фірми Microsoft.
Excel 97 має в своєму розпорядженні і потужні засоби колективної роботи, якіорієнтовані, в першу чергу, на спільну роботу декількох додатківпакету в мережевому середовищі. Високий ступінь сумісності додатків,включених у пакет Microsoft Office 97, обумовлена підтримкою технологіїзв'язування та впровадження OLE. Прикладом застосування цієї технології можеслужити впровадження Excel - таблиць у документ, створений засобами редактора
Word 97. При використанні цієї технології між об'єктами встановлюєтьсядинамічна зв'язок.
Для роботи Excel 97 потрібно наступне апаратне та програмнезабезпечення:
- операційна система Microsoft Windows 95/98 або операційна система
Microsoft Windows NT Workstation версії не нижче 3.51;
- персональний комп'ютер з процесором 80486 DX (рекомендується комп'ютер з процесором Pentium);
- оперативна пам'ять об'ємом 8 Мб мінімум при роботі з Windows 95 і 16 Мб при роботі з Windows NT Workstation;
- пристрій для читання компакт-дисків;
- не менше 31 Мб вільної пам'яті на жорсткому диску;
- маніпулятор «миша»;
- відеоадаптер VGA або з більш високою роздільною здатністю, наприклад
256-кольоровий SVGA-відеоадаптер.
ОСНОВИ РОБОТИ В СЕРЕДОВИЩІ EXCEL 97
Початок роботи з програмою
Для запуску Excel 97 з операційної системи Windows 95 необхідно:
- клацнути на кнопці Пуск лінійки інструментів;
- встановити покажчик миші на меню Програми в стартовому меню;
- в меню, що активізувати команду Microsoft Excel.
Вигляд робочого вікна програми зображений нижче, на рис. 1
Управління файлами
За допомогою програми Excel 97 можна створювати всілякідокументи. Робочі листи (Sheets) можна використовувати для складаннятаблиць, обчислення статистичних оцінок, управління базою даних іскладання діаграм. Для кожного з цих додатків програма Excel 97може створити окремий документ, який зберігається на диску у виглядіфайлу.
Файл може містити декілька взаємопов'язаних робочих аркушів,утворюють єдиний багатовимірний документ (блокнот, робочу папку). За допомогоюбагатовимірних документів користувач отримує прямий доступ одночасно додекількох таблиць і діаграм що підвищує ефективність їх обробки.
Для створення нового документа з меню Файл потрібно викликати команду
Створити.
Рис.1. Створення нового документа
Щоб завантажити з диска розташований там файл з робочим документом,потрібно викликати команду Відкрити з меню Файл.
При першому збереженні документу потрібно викликати з меню Файл директиву
Зберегти як ... Після цього відкриється діалогове вікно, в якому потрібновказати ім'я файлу,, а також диск і директорію, в якій йоготреба розташувати. Пропоноване за замовчуванням програмою Excel розширенняфайлу. XLS, змінювати не слід.
Рис.2. Вид діалогу збереження нового документа
Є можливості настройки режиму автозбереження файлів черезпевні проміжки часу, режиму резервного копіювання та режимузахисту даних (збереження документа з паролем).
Структура документів
Багатовимірні документи (блокноти, папки) - одне з найважливіших нововведеньпрограми Excel 97, що дозволяє значно спростити і прискорити роботу зтаблицями і керування робочими листами. У новій версії робочі документиможуть містити до 255 таблиць, діаграм або VBA-програм в одному файлі, апринцип роботи з ними нагадує звичайну роботу з діловими блокнотами вбудь-якому офісі. У кожному робочому блокноті можна помістити всю діловуінформацію, що відноситься до однієї теми, і зберігати її в одному файлі, щодозволяє значно підвищити наочність робочих документів.
Окремі робочі листи одного документа розташовані один під одним.
За допомогою іменного покажчика (регістра імен), розташованого в нижній частиніекрану, можна переходити з одного аркуша на інший. На іменному покажчикузнаходяться корінці робочих аркушів, розташовані в порядку зростанняномерів: Лист1, Лист2 і т.д.
Користувач може додати документ елементи таких типів:
- Робочі листи для створення таблиць;
- Діаграми (як елемент таблиці або на окремому аркуші);
- Робочий аркуш для запису дії у вигляді програмного модуля;
- Робочий лист для створення діалогового вікна.
Новий лист завжди вставляється перед активним робочим листом. Користувач може клацнути за назвою робочого аркуша правою кнопкою миші, після чого відкриється контекстне (залежне від ситуації) меню, в якому також є директива додавання. Якщо потрібно видалити робочий аркуш, потрібно відкрити клацанням правою кнопкою миші контекстне меню і виконати директиву видалення.
Рис.3. Контекстне меню містить весь список допустимих для об'єкта дій
Корекція висоти рядків і ширини стовпців. Перш за все, коректованірядок або стовпчик таблиці повинні бути промарковані. Для цього необхідноклацнути лівою кнопкою миші за номером (координаті) рядка або стовпця. Уменю Формат знаходяться підменю Рядок і Стовпець. При виборі одного з цихпідменю відкривається меню наступного рівня. У підменю Стовпець викличтедирективу Ширина, тоді відкриється діалогове вікно, в якому користувачможе вказати ширину стовпця. В якості одиниці вимірювання можнавикористовувати один символ. Команда Автодобір ширини з меню Стовпецьавтоматично коректує ширину стовпця у відповідності з його змістом.
Корекцію можна виконати і за допомогою маніпулятора миші. Для цьоговказівник потрібно встановити на кордон між номерами рядків абоадресами стовпців.
Рис.4. Зміна ширини колонки різними способами
ПОБУДОВА ТАБЛИЦЬ
Стовпчики таблиці та їх властивості
Всі дані таблиці записуються в так звані осередки, якізнаходяться на перетині рядків і стовпців таблиці. За умовчанням вмістосередку видається програмою Excel 97 в стандартному форматі, якийвстановлюється при запуску програми. Наприклад, для чисел і текстівзадається певний вид і розмір шрифту.
У програмі Excel 97 є контекстні меню, які викликаютьсяправою кнопкою миші, коли промаркована деяка область таблиці. Ціменю містять багато директив обробки та форматування таблиць. Директивиформатування можна також викликати на панелі форматування (другий рядокпіктографічного меню), клацнувши мишею по відповідній піктограмі.
Маркування осередків. Окремі елементи таблиці маркуються (виділяються)автоматично за допомогою покажчика осередків. Щоб перевести покажчик взадану клітинку, потрібно клацнути по ній лівою кнопкою миші або використовуватиклавіші управління курсором. Для маркування кількох осередків потрібно клацнутина початку маркується області (верхній лівий кут) і, утримуючи кнопку мишінатиснутою, переміщати маніпулятор в кінець області (правий нижній кут).
Один рядок або стовпчик таблиці маркуються клацанням по номеру
(адресу), який розташовано в заголовку рядка або стовпця. Длямаркування кілька рядків або стовпців потрібно клацнути по номеру першимрядок (стовпчик), а потім, утримуючи кнопку миші натиснутою, переміститиманіпулятор в потрібну позицію.
Копіювання даних. Перш за все, потрібно промаркувати групу клітинок,вміст яких має бути скопійовано, а потім викликати команду
Копіювати з меню Правка. Після цього маркована область будепоміщена в рамку. Тепер слід встановити покажчик миші у позицію, кудиповинні бути скопійовані дані, і натиснути клавішу вводу Enter. Вмістмаркованої області з'явиться в новому місці.
Якщо потрібно видалити вміст групи клітинок і помістити його на новемісце в таблиці, то слід використовувати директиву Вирізати з меню Правка.
Видалення даних. Перш за все, потрібно промаркувати групу клітинок,вміст яких має бути видалене. Потім можна скористатися одниміз способів видалення даних.
Форматування чисел. Перш за все, потрібно промаркувати комірки,яких треба змінити формат представлення чисел. Після цього можна абовідкрити правою кнопкою миші контекстне меню і викликати в ньому директиву
Формат комірок, або викликати директиву Осередок з меню Формат. У будь-якому разіна екрані з'явиться діалогове вікно Формат клітинок. За замовчуванням у верхньомуполі цього вікна буде вибрана опція Число, що призначена дляформатування чисел.
Рис.5. Завдання формату осередків при використанні контекстного меню
Вирівнювання даних. Для вирівнювання вмісту осередків перш за всетреба промаркувати вирівняти осередки. Далі слід викликати діалог,зображений на рис.5 і у верхньому полі цього вікна вибрати закладку
Вирівнювання.
Рис.6. Закладки Вирівнювання і Шрифт діалогу формат клітинок
Встановлення шрифтів. Необхідно промаркувати осередки, у яких потрібнозмінити шрифт. Після цього можна або відкрити контекстне меню правоюкнопкою миші і викликати директиву Формат клітинок. У верхньому полі відкривсявікна Формат клітинок потрібно вибрати опцію Шрифт. У вікні з'явиться поле Шрифт, вякому можна вибрати вид шрифту з запропонованого списку. Зміст цьогосписку залежить від установок, зроблених в середовищі Windows (див. рис 6).
У правому полі Розмір встановлюється розмір (кегль) шрифту. У спискушрифтових стилів Нарис можна вибрати звичайний стиль (Regular), курсив
(Italic), жирний шрифт (Bold) і жирний курсив (Bold Italic). У полі
Підкреслення можна вибрати тип підкреслення тексту (однією або двомалініями) і т.д.
Табличні обчислення
Можливість використання формул і функцій є одним з найважливішихвластивостей програми обробки електронних таблиць. Це, зокрема, дозволяєпроводити статистичний аналіз числових значень в таблиці.
Текст формули, що вводиться у комірку таблиці, повинен починатися ззнаку рівності (=), щоб програма Excel могла відрізнити формулу відтексту. Після знака рівності в клітинку записується математичневираз, що містить аргументи, арифметичні операції і функції.
У якості аргументів у формулі зазвичай використовуються числа та адресиосередків. Для позначення арифметичних операцій можуть використовуватисятакі символи: + (додавання), - (віднімання), * (множення),/(ділення).
Формула може містити посилання на комірки, які розташовані наіншому робочому аркуші або навіть в таблиці іншого файлу. Одного разу введенаформула може бути в будь-який час модифікована.
Введення формул. Програма Excel 97 інтерпретує вводяться дані абояк текст (вирівнюється по лівому краю), або як числове значення
(вирівнюється по правому краю). Для введення формули необхідно ввестиалгебраїчне вираз, якому повинен передувати знак рівності
(=).
Припустимо, що в комірці А1 таблиці знаходиться число 100, а в комірці
В1 - число 20. Щоб розділити перше число на друге і результат поміститив клітинку С1, в клітинку С1 слід ввести відповідну формулу (= А1/В1) інатиснути Enter.
Введення формул можна істотно спростити, використовуючи невеликий трюк.
Після введення знаку рівності слід просто клацнути мишею по першій клітинці,потім ввести операцію ділення і клацнути по другій клітинці.
Застосування формул продемонструємо на прикладі з магазином (див. введеннядо реферату).
Рис.7. Табособи - звіт про реалізацію.
Так буде виглядати екран після закінчення роботи (див. рис. 7). Весь
«Фокус» полягає в тому, що Ви не заповнюєте ті поля, які можнарозрахувати, а вводьте лише первинну інформацію, в даному випадку стовпці
«Товар», «Отримано», і «Продано», а всі підрахунки виконує програма. НаНасправді, щоб Ваша таблиця виглядала так як показано вище Ви повинніввести наступне:
Рис.8. Структура таблиці - звіту про реалізацію.
З розгляду прикладу минає два простих правил.
Правило перше: Будь-яку клітинку можна адресувати, як літеру стовпця іцифру рядка. Наприклад, у нашій таблиці у клітинці A4 знаходиться текст
«Сірники».
Правило друге: Всі обчислювані поля в Excel починаються зі знакарівності, цей знак повідомляє програмі, що в даній комірці необхідновивести не те що в неї введено а результат дії.
Основний зміст таблиць Excel полягає у тому, що один раз склавши формиі ввівши їх в необхідні комірки, ми надалі тільки змінюємо дані, авсі розрахунки лежать на програмі. Це, по - перше, заощаджує час, а, по --друге, «машина не робить помилок». При цьому в будь-який час ми можемовідредагувати формули і тим самим змінити порядок розрахунків, що даєдуже велику гнучкість наших розрахунків.
Хочеться додати, що Excel дозволяє всього за 5 кроків побудуватидіаграму або графік який наочно відображати результати розрахунків
(про це трохи нижче).
Редагування формул. Щоб почати редагувати комірку,потрібно спочатку промаркувати цю клітинку. На наступному кроці необхідновключити режим редагування, натиснувши клавішу F2 чи виконавши подвійне клацаннямишею. У режимі редагування у верхній частині екрана (під рядкомпіктографічного меню) активізується набірна рядок, в якій видносама формула, а не результат її обчислення.
Рис.9. Рядок формул
Інформаційні зв'язку. У програмі Excel досить легко ввести посиланняна клітинку, розташовану в іншій таблиці. Після встановлення посиланнязначення, що знаходяться в осередках, будуть автоматично оновлюватися.
Для звернення до значення клітинки, розташованої на іншому робочомуаркуші, потрібно вказати ім'я цього листа разом з адресою відповідноїосередки. Наприклад, для звернення до комірки В3 на робочому листі Лист2необхідно ввести формулу: = Лист2! B3. Адреси осередків повинні бути вказанілатинськими літерами.
Рис.10. Інформаційна зв'язок осередків, що належать різним листів
ПОБУДОВА І ОФОРМЛЕННЯ ДІАГРАМИ
Графічні діаграми пожвавлюють сухі колонки цифр в таблиці, томувже в ранніх версіях програми Excel була передбачена можливістьпобудови діаграм. В Excel 97 включений новий Конструктор діаграм, якийдозволяє створювати діаграми "презентаційного якості".
Красива тривимірна діаграма не тільки радує око, але й поліпшуєякість документа. У програмі MS Excel 97 з'явився новий тип тривимірнихдіаграм - так звані кільцеві діаграми, які доповнюютьповерхневі та сітчасті тривимірні діаграми четвертої версії.
діаграму можна розташувати поруч із таблицею або розмістити її наокремому робочому листі.
Конструктор діаграм є одним з найбільш потужних засобів впрограмі Excel. Побудова діаграми з його допомогою виконується закілька кроків. Конструктору вказується вихідна область таблиці, типдіаграми, що використовуються написи і кольору. На основній панелі єпіктограма для виклику Конструктора діаграм.
Рис.11. Піктограма Конструктора діаграм на панелі інструментів Excel
97
Побудова діаграм. Перш ніж будувати діаграму, необхіднозакінчити всі роботи в таблиці, включаючи її форматування. Викличте
Конструктор діаграм (див. рис.11). Ви повинні зробити за допомогою покажчикамиші прямокутник на вільному місці робочого листа, де буде розміщенадіаграма.
Після цього Конструктор відкриває діалогове вікно, в якому за чотирикроку потрібно побудувати діаграму. Робота з Конструктором настільки інтуїтивнозрозуміла, що не вимагає будь - яких пояснень.
Рис.12. Покрокове побудова діаграми за допомогою Конструктора діаграм
Рис.13. Діаграма до звіту про реалізацію: після побудови будь-який параметр діаграми легко змінити, використовуючи контекстне меню
Додаткові об'єкти. У меню Вставка розташовані директиви, якідозволяють додати діаграмі більш привабливий вигляд. Зокрема, тутє директива Малюнок, яка імпортує малюнки в стандартнихграфічних форматах (BMP, PCX і т.д.). Після виклику цієї директививідкривається вікно завантаження графічного файлу. На діаграмі з'являєтьсяобраний малюнок, укладений у рамку. Цю рамку можна переміщати подіаграмі за допомогою миші і змінювати її розмір.
Крім цього, Конструктор діаграм надає можливість вставити вдіаграму додатковий текст, який буде привертати увагу доокремих частин діаграми. Для вставки тексту потрібно ввести його зклавіатури в набірну рядок і натиснути клавішу вводу Enter. Тоді в центрідіаграми з'явиться текстова рамка, яку можна додати за допомогою мишівідповідний розмір, а потім перенести її в потрібне місце на діаграмі.
Актуалізація діаграм. Якщо ви внесете зміни в ту частину таблиці,по якій будувалася діаграма, то програма Excel 97 автоматичномодифікує діаграму. Якщо ж Ви додали до таблиці новий рядок абостовпець, то дійте в такий спосіб. Промаркіруйте нові дані втаблиці і перенесіть їх за допомогою миші на діаграму. Для цього поставтепокажчик миші на кордон маркованої області і, не відпускаючи лівої кнопкимиші, перемістіть її на діаграму. Як тільки Ви відпустіть кнопку миші,діаграма буде змінена (актуалізована). Ця техніка отримала вкорпорації Microsoft назва Drag & Drop.
ФУНКЦІЇ EXCEL
Для виконання табличних обчислень потрібні формули. Оскільки деякіформули і їхні комбінації зустрічаються дуже часто, то програма Excel 97пропонує більш 200 заздалегідь запрограмованих формул, які називаютьсяфункціями.
Всі функції розділені по категоріях, щоб у них було простішеорієнтуватися. Вбудований Конструктор функцій допомагає на всіх етапахроботи правильно застосовувати функції. Він дозволяє побудувати і обчислитибільшість функцій за два кроки.
У програмі є алфавітний повний список всіхфункцій, в якому можна легко знайти функцію, якщо відомо її ім'я; впротивному випадку слід робити пошук за категоріями. Багато функційрізняться дуже незначно, тому при пошуку за категоріями корисноскористатися короткими описами функцій, які пропонує Конструкторфункцій. Функція оперує деякими даними, які називаються їїаргументами. Аргумент функції може займати одну клітинку або розміщатися вцілій групі осередків. Конструктор функцій надає допомогу в завданні будь-якихтипів аргументів.
Рис.14. Піктограма Конструктора функцій на панелі інструментів Excel
97
Конструктор функцій. Промаркіруйте ту клітинку, в якій маєз'явитися результат обчислень. Потім клацанням по піктограмі Конструкторафункцій (рис.14) відкрийте діалогове вікно Конструктора.
Рис.15. Діалогове вікно Конструктора функцій (крок 1)
У лівому полі цього вікна перераховані категорії функцій, а у правому --функції, що відповідають обраної категорії. Для того, щоб побачити всіфункції, слід клацнути мишею по опції Все в поле категорій.
Клацніть мишею за назвою потрібної Вам функції, тоді назву функціїз'явиться в окремому рядку разом з коротким описом цієї функції. Тутж вказуються типи аргументів функції та їх кількість. Аргументи задаютьсяна наступному кроці роботи з Конструктором. Щоб перейти до нього, клацніть покомандній кнопці ОK.
На другому кроці в діалоговому вікні Конструктора вказуються аргументифункції. Конструктор розрізняє аргументи, які повинні враховуватисяобов'язково, і необов'язкові (опціональні) аргументи. Щоб визначитиаргумент функції, потрібно або ввести його адресу з клавіатури, або в таблиціпромаркувати область, де він розташований. Тоді адреса аргументу функціїз'явиться у відповідному полі діалогового вікна Конструктора.
Рис.16. Конструктор функцій (крок 2)
Клацніть по командній кнопці ОК, щоб закрити вікно Конструкторафункцій. Після цього у зазначеній комірці таблиці з'явиться результатобчислень, але комірка залишиться маркованої. У набірної рядку можнапобачити обрану функцію разом з відповідними аргументами.
Автосума. Промаркіруйте комірку, де має розташовуватися сума, іклацніть мишею по піктограмі складання.
У набірної рядку з'явиться знак рівності і слово "СУМ", за яким вдужках звичайно треба адреса деякої області, яку програмапропонує після аналізу прилеглих осередків в якості області підсумовування.
Якщо Excel "вгадала" правильно, клацніть по піктограмі з "галочкою".
В іншому випадку промаркіруйте групу клітинок, які потрібно скласти.
Можна промаркувати кілька несуміжних груп комірок, використовуючи клавішу
Ctrl. Цю клавішу потрібно утримувати в натиснутому стані до тих пір, поки всігрупи не будуть промарковані.
Адреси груп можна ввести з клавіатури.
Рис.17. Застосування режиму Автосума
ДОДАТКОВІ МОЖЛИВОСТІ EXCEL 97
Обмін даними
Обмін даними дозволяє користувачеві Excel 97 імпортувати в своїтаблиці об'єкти з інших прикладних програм і передавати (експортувати)свої таблиці для вбудовування в інші об'єкти.
Концепція обміну даними є однією з основних концепцій середовища
Windows. Між об'єктами, які обробляються різними прикладнимипрограмами, створюються інформаційні зв'язки, наприклад, між таблицями ітекстами. Ці інформаційні зв'язки реалізовані спільні, наприклад, копіятаблиці, вбудована в текст, буде оновлюватися (актуалізуватися) всякийраз, коли в її оригінал вносяться зміни.
Обробка списків
Списки дозволяють ефективно працювати з великими однорідними наборамиданих.
Списком називатимемо впорядкований набір даних, що мають однаковуструктуру. Наприклад, списком є телефонний довідник, в якомунаведені прізвища абонентів та номери їх телефонів. У програмі Excel 97розробники з фірми Microsoft значно спростили роботу зі списками. Зтехнічної точки зору списки являють собою звичайні таблиці, дляяких в програмі Excel є додаткові операції обробки: уведеннясписку даних, пошук елемента в списку, редагування списків, фільтраціяданих, сортування даних, аналіз даних (пошук тенденцій ізакономірностей)
Бази даних
У комплект поставки Excel 97 входить програма обробки зовнішніх базданих MS Query. Програма Query (Запит) може працювати з текстовимифайлами і з даними, які були підготовлені наступними програмамиуправління базами даних: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL
Server.
Якщо в процесі роботи з таблицею в програмі Excel виникаєнеобхідність звернутися до зовнішньої базі даних, потрібно запустити програму
Query. Це дозволить імпортувати дані з бази і обробляти їх якзвичайні табличні дані в програмі Excel. У деяких випадках зовнішнідані можна обробити безпосередньо програмою Query.
Після завантаження набору даних з нього можна вибрати частину записівшляхом включення критеріїв відбору даних.
Конфігурування програми
Програму Excel 97 можна настроювати відповідно до індивідуальнихзапитами дуже широкого кола користувачів. Кожен користувач програми
Excel, визначивши коло найбільш часто використовуваних функцій, можеорганізувати роботу з ними найбільш зручним для себе чином. З іншогобоку, ті функції програми, які ніколи не використовуються, можнавзагалі прибрати з конфігурації, щоб заощадити ресурси комп'ютера іпідвищити ефективність обробки. Наприклад, кожен користувач програмиможе створити піктографічне меню, змінити вигляд головного вікна, змінитивид робочого аркуша, встановити бажані шрифти, створити шаблони таблиць іт.д.
Visual Basic
Починаючи з версії 5.0 в програму Excel включений спеціальний мовупрограмування, який отримав назву Visual Basic for Applications
(VBA).
Введення досить потужного мови програмування в Excel робить цюпрограмну платформу вельми привабливою для професіоналів, якізаймаються розробкою спеціалізованих прикладних систем.
У принципі, можна повністю перепрограмувати всі функції програми
Excel, якщо в цьому з'явилася необхідність.
ВИСНОВОК
Природно, що в рамках даної роботи немає жодної надіїповністю розкрити можливості настільки багатогранною програми, як табличнийпроцесор Excel 97. Для того, щоб знати Excel потрібно в ньому працювати.
Використовуючи цю програму, Ви, напевно, будете відкривати все нові й новіможливості та властивості. Дослідіть і експериментуйте. Якщо результати Вамне подобаються, пробуйте знову. Наслідки майже всіх дій в Excel можнавідмінити, тому, експериментуючи, ви не втратите нічого, крімдекількох хвилин вашого часу.
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
1. Джошуа С., Носсітер А. Використання Microsoft Excel 97// «Діалектика»,
Київ-Москва, 1997 р.
2. В. Вонг, Роджер С. Паркер Microsoft Office 97 для Windows для «чайників»
// «Діалектика», Київ-Москва, 1997 р.
3. «Як працювати з Microsoft Office 97»// Microsoft Press, офіційне видання, 1998 р.
4. Прикладні програми Office 97.
5. Довідка за програмою Microsoft Excel 97.
