Популярні продукти для бюджетування. SAS і Comshare

Планування і бюджетування фірми SAS

Традиційно планування і бюджетування виконувалося, як правило, раз на рік і являло собою статичний процес, орієнтований в основному на наявні фактичні дані, а не на прогнозовані можливості. Однак зараз настав етап переходу до більш гнучкої, динамічної моделі планування, яка частіше виправдовує себе на практиці.

Подібна модель реалізована в програмному продукті SAS, який дозволяє вирішувати наступні завдання:

Задавати кілька процесів планування і домагатися узгодженості даних між ними.

Оптимізувати процес створення, обліку, консолідації і затвердження бюджетів, при цьому скорочуючи тривалість циклу бюджетування та планування на тижні і навіть місяці.

Автоматично використовувати історичні дані для створення більш точних і своєчасних бюджетів і планів.

Передавати повноваження планування та бюджетування з рівня підприємства окремим підрозділам.

Порівнювати поточні та попередні показники, планувати і вести бюджет у різних аналітичних розрізах (продажі по країнах, регіонах, продуктів або клієнтам), на відміну від традиційного використовуваного в електронних таблицях аналізу по двох змінним.

Розділяти фінансову і нефінансову інформацію між особами, які приймають рішення, стимулюючи взаємодію в рамках підприємства, а також динамічне планування і бюджетування.

Автоматизувати гнучкий, багаторівневий процес узгодження, щоб задовольнити всі вимоги до бюджету і плану на різних організаційних рівнях.

Швидко вносити зміни, які відбуваються на ринку або всередині організації, а також поширювати інформацію про «чинники розвитку бізнесу» (business drivers) серед підрозділів і всередині циклів планування.

Проводити аналіз в іноземній валюті, задовольняти вимоги до звітності.

Виконувати корпоративні та галузеві вимоги до звітності та фінансовим відомостями, що підлягає оприлюдненню, використовуючи при цьому стандартні і настроюються шаблони звітів для створення твердих копій, online-і Web-звітів.

В разі застосування багатовимірних інструментів аналізу, при плануванні забезпечувати своєчасний контроль за всією важливою бізнес-інформацією.

Продукти SAS Financial Management являють собою не просто набір додатків (головну бухгалтерську книгу, дебіторські і кредиторські рахунки, платіжні відомості). У них інтегруються дані з транзакційних систем і об'єднуються в уніфіковану корпоративну структуру. SAS Planning забезпечує аналітичні можливості для планування і бюджетування, перегляду інформації в різних розрізах, модифікації і створення сценаріїв, швидкої адаптації до змін в організації чи на ринку.

Програми SAS Financial Management реалізовані в клієнт-серверної архітектури та використовують Web-технології. При роботі з продуктом SAS Planning є наступні можливості:

Адміністрування і керування процесом планування на всіх рівнях.

Спільне використання форм підготовки бюджету різними користувачами.

Розробка зручних для користувача форм для власників бюджету.

Інтеграція бюджетних даних, оцінок, прогнозів та фактичних показників в нові бюджетні форми.

Простий аналіз бюджетів у різних аналітичних розрізах.

Визначення бюджетних критеріїв

Виходячи зі стратегічних планів організації, адміністратор бюджету розподіляє цілі і задає критеріїв бюджетування, як-то:

Цикл планування, що визначає період, протягом якого виконується цей процес. Цикл планування можна задавати для будь-якого календарного періоду (не тільки річний).

Процес планування, що визначає дату початку і кінця для всіх компонентів циклу планування, таких як: визначення витрат по підрозділах, продажу і визначення собівартості проданих продуктів, а також складання балансу.

"Фактори розвитку бізнесу »(бізнес-фактори), які являють собою або фіксовані значення, які розрахунки на основі бюджетних припущень, автоматично заповнюють рядки. (Як приклад бізнес-фактора може служити такий: «Стандартні річні бонуси становлять п'ять відсотків від зарплати працівника».) Бізнес-фактори схожі на формули в осередках електронних таблиць, але володіють більш широкими функціями, тому що можуть використовуватися для безлічі різних вимірювань. Їх дуже просто задавати, перевіряти та оновлювати. Бізнес-фактори гарантують узгодженість між цілями компанії та процесами створення та збору бюджету. Процедура запозичення, яка полягає в перенесенні бюджетних критеріїв в нові цикли планування для скорочення введення даних і гарантії узгодженості циклів, що спрощує частіше планування і бюджетування.

Створення форм введення даних

Після визначення структури бюджету, процесів і циклів головний адміністратор створює зручні для користувачів форми введення даних, у яких можуть міститися:

Фінансові і нефінансові дані за минулі періоди, які є основою для нового фінансового плану.

Таблиці введення безлічі даних в єдиній формі, зручні для одночасного відображення даних попереднього і поточного бюджету.

Розрахунки, які відображають ключові бізнес-фактори.

Посилання, які автоматично відображають зміни, які відбуваються між взаємопов'язаними елементами.

Текстові коментарі, які прояснюють суть елементів форми або підказують користувачеві можливі дії.

Гнучке визначення форм і процесів

Форми можна створювати відповідно до тих показників, які мають значення для організації.

Безліч процесів підтримує бюджети капіталовкладень, бюджетів видатків і бюджети показників, що складають систему вимірювання ефективності.

Одне визначення форми можна використовувати в декількох процесах.

Визначення призначень і прав доступу

Адміністратор бюджету задає призначення та права доступу. Цей процес визначає для кожної бюджетної форми її приналежність і можливість ідентифікації, встановлює привілеї, в яких вказується, які бюджетні форми можуть переглядати, змінювати та затверджувати ті або інші користувачі та групи. Процес призначення форм запускає розсилку попереджень користувачам бюджету про те, що їм присвоєні ті чи інші форми для введення даних, і коли цей введення потрібно виконувати.

Вхід до системи і введення даних

Після того, як призначення та права визначені, авторизовані користувачі можуть входити в систему, вводити бюджетні дані, переглядати і передавати їх керівництву. Зрозумілий графічний інтерфейс невимогливий до кваліфікації користувача і дозволяє звести до мінімуму технічну підтримку. Кожне дія користувача записується в журнал контролю, так що можна відстежувати операції передачі на розгляд і прийняття бюджетів. Дані користувача зберігаються в спеціальному файлі, вони не консолідуються і не імпортуються в фінансове центральне сховище даних до тих пір, поки не пройдуть всі підтвердження. При необхідності можна призначити час проміжного імпорту та консолідації.

Підготовка даних для аналізу та звітності

Можливості планування і бюджетування інтегруються з динамічним багатовимірним фінансовим сховищем даних, яке укомплектовано поруч потужних інструментів управління даними для введення, оцінки, управління, розподілу, консолідації та звітності.

Динамічне фінансове сховище даних

В звичайному додатку в електронних таблицях, дані зберігаються в осередках, структурованих в стовпці і рядки. Формули впроваджуються у комірки, а для представлення різних вимірів (таких як підрозділи або види продукції) використовується безліч таблиць. З подібною архітектурою даних досить важко управлятися, та й оновлювати її нелегко. Навпаки, SAS Planning інтегрується з динамічним багатовимірним фінансовим сховищем даних, з потужними функціями імпорту даних із зовнішніх систем, функціями управління обробкою даних, розподілу і консолідації даних, створення та використання друкованих та інтерактивних звітів, а також функціями виконання аналізу, оцінки даних, перевірки діяльності користувача в системі.

Забезпечення безлічі перспектив бізнес-моделі

Багатовимірна модель бізнесу дозволяє планувати, аналізувати і створювати звітність одночасно по безлічі факторів (наприклад, перегляд звітів про прибутки і збитки за організації, аналіз інформації по продукту або сектору ринку в різних валютах в часі). У рамках одного виміру можна визначати будь-який число елементів деталізації і рівнів агрегування. Система дозволяє працювати з декількома моделями, що відповідають різним потребам (наприклад, моделі управлінської та офіційної звітності). Бізнес-моделі можна як завантажувати з текстових файлів так і експортувати в них.

Імпорт даних з розрізнених бухгалтерських книг, баз та інших джерел

Автоматизація доступу до зовнішніх джерел даних, що проводиться на основі складних для користувача правил відображення, усуває необхідність у повтором введенні даних. Наприклад, можна розмістити зовнішні дані між рахунками на основі дебіту і кредиту або відсотка, створити для користувача процедури перевірки даних для очищення вхідної інформації і автоматично додати нові виміри, які виявляються в процесі введення даних.

Розподіл (аллокації) витрат

Автоматизація завдання розподілу непрямих витрат по підрозділах, продуктів, клієнтам і будь-яким іншим використовуваним вимірювання виконується шляхом визначення процесів аллокації.

В додатку закладена можливість виконувати як прості, так і складні розподілу, використовуючи різні методи: в процентних частках, в рівних частках, пропорційно (деякими параметрами) і у вигляді фіксованих сум.

аллокації можна виконувати на основі раніше консолідованих фактичних або бюджетних даних з інших SAS-джерел, а також за допомогою інших процесів розподілу, за рахунок чого забезпечується гнучкість у задоволенні вимог до аллокації. Внаслідок цього заощаджуються час і зусилля, що витрачаються на виконання розподілу витрат.

Консолідація даних

Дані можна поєднувати з кількох виділеним вимірів або по всіх вимірах, на декількох рівнях. При цьому можна переслідувати різні цілі, як, наприклад, задоволення всіляких вимог до управлінської та офіційній звітності. Одним з етапів консолідації може бути генерація перевірочних звітів, зокрема щодо прибутків і збитків.

Виконання звітності та аналізу

Можна організувати стандартні шаблони в книги і голови, що складаються з декількох сторінок. Ці сторінки можна використовувати або для подання третій вимірювання (наприклад, звіт про доходи в часі, можна розташувати по сторінок, кожна з яких відповідає певному підрозділу), або для того, щоб відобразити гістограму, графік або кругову діаграму, або на додаткових сторінках можна розмістити текст або ілюстрацію. Нерегламентіруемие звіти можна зберігати як шаблони для подальшого використання.

Звіти можна друкувати, публікувати в Web, експортувати в електронному форматі в інші системи, наприклад Excel. Звіти в оперативному режимі можна змінювати динамічно - від зведених даних переходити до детальним даними рівня транзакцій.

Перевірка роботи користувачів

В додатку забезпечується детальна інформація про всіх внесених в систему змін, в тому числі про адміністрування бюджету, управління даними і про імпорті. Доступ і оновлення форм можливі тільки для авторизованих «власників» бюджетних форм або користувачів, які мають відповідні привілеї доступу. Зміни вхідних даних виконуються тільки через журнали, які контролюються за номером типу журналу, дату виходу і ідентифікатором автора.

Імпортом і консолідацією даних можуть займатися тільки авторизовані адміністратори. Ці та інші заходи гарантують, що тільки авторизовані користувачі мають доступ до системи і виконуються тільки логічно допустимі транзакції.

Висновки        

Традиційні системи         

Продукт фірми SAS             

Традиційні процеси й інструменти планування і   бюджетування вимагають дуже великих тимчасових витрат         

У єдиному пакеті оптимізує і авоматізітрует процес   збору, оцінки, розподілу і консолідації даних, а також звітності, за   рахунок чого досягається більш тісну співпрацю і акуратність при введенні   інформації в систему             

При використанні безлічі таблиць або розрізнених   інструментів важко отримати загальне уявлення про планування і   бюджетуванні         

Продукт структурований для швидкої консолідації,   розподілу та звітності по безлічі вимірів             

Системи бюджетування часто працюють на різних   інструментах (іноді розробляються фірмою самостійно), в результаті   дуже складно вносити зміни в організаційну ієрархію і план рахунків         

Всі зміни перевіряються, приймаються і поширюються   з організаційної ієрархії і плану рахунків             

Традиційні системи бюджетування вимагають спеціальних   складних процедур управління, часто виконуються вручну         

автоматизується весь процес, відображаються дані про   стані за користувачам і бюджетним форм             

Програми табличного типу обмежують можливості   планування двома змінними одночасно         

Використовується багатовимірне моделювання, що допускає   планування та аналіз по всім змінним у бюджетної чи планової структурі             

Традиційні програми для планування та бюджетування   часто використовують складні (і навіть приховані) формули         

Дозволяє з легкістю створювати, застосовувати й оновлювати все   обчислення у вигляді бізнес-факторів     

Модульне додаток Comshare MPC 5.0

Компанія Comshare1 утворена в 1966 році і є одним з найстаріших постачальників OLAP-додатків на ринку управління ефективністю бізнесу (BPM, business performance management). Основні продукти Comshare - це:

FDC (самостійний додаток для фінансової консолідації, підготовки обов'язкової зовнішньої та управлінської звітності);

Decision (середовище розробки для створення користувацьких Web-додатків Business Intelligence, що забезпечує інтерфейс до Comshare MPC);

MPC - Головний продукт Comshare для управління ефективністю бізнесу. MPC версії 5.0 (що вийшов у жовтні 2002) підтримує повний цикл управління ефективністю бізнесу. Основні нововведення продукту: бюджетування за співробітникам і ресурсів, розширення можливостей фінансової консолідації, а також більш чітке з продуктами платформи Microsoft Business Intelligence.

Цикл фінансової обробки

BPM-додатки обслуговують широкий спектр бізнес-процесів, як-то: стратегічне планування, бюджетування, фінансову консолідацію, прогнозування, управлінську звітність і аналіз; вони здатні підтримувати повний цикл управління, який пов'язує стратегічні плани з операційними бюджетами та дозволяє організаціям безперервно відстежувати і налагоджувати розміщення ресурсів для підтримки корпоративних цілей.

Таким чином, Comshare MPC - це Web-рішення з вбудованою фінансової аналітикою, що підтримує повний цикл управління ефективністю бізнесу і забезпечує в єдиному інтегрованому додатку всі основні функції, які можуть бути необхідні компаніям для управління бізнесом. Comshare MPC допоможе змоделювати бізнес-плани, зв'язати стратегії з бюджетами, автоматизувати глобальну фінансову консолідацію, згенерувати статистично точні бюджети і плани, створити звіти і провести аналіз даних зручними та зрозумілими способами. І тоді цикл планування, прогнозування, звітності, аналізу та налаштування дозволить менеджерам управляти ключовими бізнес-цілями в рамках всієї компанії, швидко виявляти й усувати відхилення, регулювати стратегії і заново прогнозувати результати в реальному часі.

Архітектура програми

В Comshare MPC немає прив?? ки до визначеної бази даних, тому програма може функціонувати як на реляційної БД, так і на багатовимірних платформах. Фактично модуль Comshare MPC Application Services дозволяє виконувати інтеграцію з найбільш популярними на сьогоднішній день технологіями, такими як Microsoft SQL Server, Microsoft Analysis Services, Oracle RDBMS і Hyperion Essbase. (З січня 2003 року Comshare не продає Hyperion Essbase, але як і раніше підтримує клієнтів, що використовують цей продукт).

Незалежність від типу бази даних дозволяє клієнтам Comshare скоротити вкладення в технологічну інфраструктуру і підготовку фахівців, спрощуючи підтримку і зводячи до мінімуму потребу в навчанні.

Модульний підхід

Традиційно, BPM-рішення складаються з декількох додатків, що використовують різні бази даних, у тому числі і власної розробки ( «фірмові»). Однак Comshare MPC являє собою єдине модульне додаток, що працює на централізованої базі. Завдяки такому рівню інтеграції продукт залишає цілісне враження, що виділяє його на тлі розробок конкуруючих фірм, як-то: Hyperion Solutions (Hyperion Planning і Hyperion Financial Management) і Oracle (Oracle Financial Analyzer), які або роблять те ж саме, але з використанням декількох додатків, або вирішують лише частину завдань управління ефективністю бізнесу.

Comshare MPC складається з п'яти взаємозалежних модулів.

Planning (Планування). Цей модуль призначений для фінансового планування та забезпечує ряд додаткових функцій для підтримки процесу стратегічного планування. Для того щоб різнобічно оцінити діяльність компанії (з точки зору юридичної особи, продукту, ринку, часу і т. п.) використовуються бізнес-моделі. З їх допомогою можна проводити аналіз можливостей: варіюючи різні передумови (вхідні дані), можна, наприклад, з'ясувати, як 10-15%-ий ріст валових доходів вплине на прибутковість акцій. Результати подібних аналізів передаються в централізовану базу (але можуть бути також збережені і на локальній машині).

Крім того, є спеціальна функція Goal Seeking (Пошук цілі), яка, знаючи результат розрахунку якогось показника, що дозволяє визначити вхідні параметри, тобто дозволяє визначити умови досягнення певної мети. Таким чином, можна виконувати планування «зверху-вниз» для всіх підрозділів і порівнювати їх з планами, розробленими за методом «знизу-догори» у процесі бюджетування.

Budget (Бюджет). Модуль призначений для підтримки ітераційного процесу бюджетування ( «знизу-вгору»). Вихідний бюджет можна сформувати, скопіювавши дані минулого року або через статистичне прогнозування (докладніше див нижче в описі модуля Forecasting). Розробник бюджету отримує відповідну інформацію (наприклад ключові фінансові цілі або розклад процесу бюджетування) в текстовому вигляді. Введення даних вручну здійснюється з допомогою спеціальних форм, таким чином, щоб кожен користувач міг складати плани в найбільш зручних (значущих) для нього одиницях виміру. Наприклад, директору заводу переважно планувати, використовуючи обсяги продукції, а фінансовим менеджерам зручно виражати доходи і витрати в місцевій валюті.

Дані в модуль можна вводити через Web, при цьому доступні інструменти редагування даних, є можливість вставляти елементи.

Для тих, хто віддає перевагу Excel, передбачений спеціальний вбудований модуль, який дозволяє вводити і підтверджувати бюджетні дані (нетекстові) безпосередньо в Excel. Модуль стандартний і, як більшість його аналогів, може використовуватися для виконання аналізу за допомогою стандартних функцій Excel безпосередньо на базі даних програми.

В складу модуля входять два додаткові компоненти. Перший, Salary Planning (Планувальник зарплат), призначений для планування на рівні окремого співробітника і дозволяє розподіляти витрати на співробітника по відділах або ЦФО (центрів фінансової відповідальності), а також за додатковими вимірами, таким як проект чи операція. Таким чином, Comshare MPC підтримує аналіз ефективності проектів. Крім того, можна розрахувати амортизацію і балансову вартість на основі визначених профілів ресурсів. Ці показники можна використовувати для другого компонента модуля бюджетування - Asset Budgeting (Бюджетування основних засобів).

Consolidation (Консолідація). Модуль призначений для зведення бухгалтерських книг. Забезпечує всі необхідні функції: конвертацію валют, виключення всередині компанії, аудиторські перевірки.

Модуль консолідації містить інструмент відображення даних, призначений для перетворення даних з різних вихідних систем, а також підтримує завантаження і консолідацію даних для розрізнених організацій, які працюють з різними планами рахунків, бухгалтерськими книгами і тимчасовими структурами. Такий інструмент відображення може використовуватися для завантаження даних з інших джерел, таких як системи управління взаємодією з клієнтами (Customer Relationship Management, CRM) та системи управління ресурсами підприємства (Enterprise Resource Planning, ERP) і традиційних (legacy) систем.

Forecasting (Прогнозування). У модулі реалізований ряд технологій тимчасового прогнозування, в тому числі метод Хольта-Уінтерс (Holt-Winters), експоненційний згладжування, метод Боксу-Дженкінса (Box-Jenkins), які можна застосувати до статистичних даними для створення достовірних прогнозів на основі виявлених тенденцій. Одночасно для кожного набору статистичних даних можна прогнозувати декілька комбінацій вимірів (одиниця, продукт, канал розповсюдження і т. п.). Додаток Comshare MPC автоматично вибирає технологію, яка дасть найбільш статистично достовірний прогноз. Таким чином, модуль прогнозування можна використовувати для створення індивідуальних бюджетів для всіх учасників процесу бюджетування на основі даних за минулі періоди. Крім того, можна створювати автоматичні «ковзні» прогнози, у міру завантаження фактичних даних і порівняння їх з планом.

Management Reporting/Analysis (Управлінська звітність/аналіз). Модуль доступний з усіх інших компонентів і дозволяє користувачеві аналізувати дані і текстову інформацію у вигляді спеціальних представлень даних і діаграм. Зазвичай для представлення даних використовується OLAP-технологія, у тому числі операції поглиблення, обертання, кольорового кодування, можливість сортувати подання за певним колонку, виконувати обчислення безпосередньо на екрані і зберігати індивідуальні версії. Крім того, уявлення конфігуруються так, щоб виконувалася деталізація до рівня транзакцій, наприклад до записів у головній бухгалтерській книзі. Підтримуються різні види діаграм, у тому числі: гістограми, з областями, графіки, кругові, точкові, для кожної з яких передбачений широкий набір опцій форматування.

Також розроблено два додаткових методу візуалізації: OverView (Загальний огляд) і Exception Alerts (Попередження про винятки), які відрізняють продукт Comshare MPC від лежить в його основі технології Decision.

OverView представлений у вигляді гіперболічного дерева, в якому можуть відображатися сотні і тисячі точок даних у кольорово-кодованому поданні. При переміщенні миші по вузлах дерева, область під покажчиком розкривається, при цьому відображається нижчий рівень ієрархії, наприклад окремі одиниці товарів, що складають даний вид продукції. Можна змінити орієнтацію і продовжити аналіз з іншого виміру. Наприклад, нехай аналіз вказує на несприятливий відхилення до валового прибутку для конкретного продукту. Можна «повернути» уявлення і переглянути всі області продажів для даного продукту, щоб визначити, чи є це відхилення повсюдним або локалізовано в певній області. Змінюючи порогові значення, користувач легко зможе визначити ділянки високої та низької ефективності.

Керівник бюджетного відділу може використовувати OverView для перегляду статусу бюджетного процесу для конкретних його учасників. Кольором виділяються різні стани бюджетів: прийнятий, схвалений, відхилено.

Функцію Exception Alerts може задати конкретний користувач, щоб виділити певні осередки, які відповідають тому чи іншого критерію. Наприклад, можна вивести інформацію по окремим підрозділам, у яких операційні витрати виявилися вищими, ніж загальнокорпоративні прогноз.

Додаткові модулі

Разом з продуктом пропонується два додаткових модуля. Модуль Production Reporting (Звітність з виробництва) використовує продукт Crystal Reports, автоматизує процес створення, розповсюдження і підтримки форматованих звітів. Надаються шаблони звітів, а за допомогою дизайнера Crystal Reports можна створювати свої власні. Шаблони зв'язуються з конкретними виставами даних для створення множинних звітів, які потім об'єднуються в книги. Звіти генеруються у форматах Crystal Reports, HTML або Excel.

На кишенькових комп'ютерах, оснащених ОС Microsoft Pocket PC, застосовується модуль Pocket Analytix (Аналітика для кишенькових комп'ютерів), який забезпечує доступ для запису/читання, а також передає попередження мобільним користувачам. У такий спосіб, торговий агент може відразу ж оновити прогноз, не чекаючи свого повернення в офіс. Однак з урахуванням обмежених розмірів екранів кишенькових комп'ютерів практичний сенс виконання аналізу на них залишається під питанням.

Впровадження і адміністрування

Comshare MPC - корпоративне додаток, який зазвичай впроваджується професійної службою підтримки фірми Comshare або іншими фірмами, що займаються консалтинговими послугами. Тривалість процесу впровадження може коливатися від декількох тижнів до декількох місяців, у залежності від складності бізнес-процесу, який необхідно реалізувати, а також від набору використовуваних модулів. Для вибору модулів і даних, доступних кожній з груп користувачів, адміністратор користується інструментом View Manager. Наприклад, оперативне керівництво відповідає за введення бюджету свого відділу, тому йому надається доступ до модулів Budget і Reporting/Analysis.

Сучасний продукт із широкими можливостями

Comshare MPC - добре продуманий програмний продукт зі зручним для користувача інтерфейсом, що надає безліч функцій для вирішення завдань фінансового управління, планування і контролю в рамках підприємства. Компанії, що шукають інтегроване додаток з гнучким підходом до вибору сервера бази даних, з успіхом можуть застосувати його у своїй практиці.

1 Компанія Geac Computer Corporation Limited, постачальник ПЗ для управління ефективністю бізнесу, придбала компанію Comshare влітку 2003-го року. (Прим. перекладача.)

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://lib.sportedu.ru http://www.cfin.ru