внутрішньоорганізаційні комунікації та комп'ютеризація

Павленкова М.

Комп'ютер зайняв домінуюче становище на робочому столі і вдома, і в офісі. Тепер вміти "Клацати по клавішах" так само природно, як їздити верхи в XIX столітті. Як же комп'ютеризація може відбитися на внутрішньоорганізаційні комунікаціях?

"Технологія не чекатиме, коли до неї будуть готові люди. "

Білл Гейтс

Децентралізація

Великі теоретики комп'ютеризації Б. Гейтс і Е. Тоффлер бачать в ній можливість децентралізації. Працівник тепер може ефективно працювати не виходячи з дому і спілкуватися з керівником через Інтернет. Це підвищує зацікавленість працівника, тому що неважливо, скільки тобі років, як виглядаєш і т.д. Оцінюється лише "сухий залишок" - продукт, який представлений. Це підвищує також зацікавленість роботодавця, тому що відпадає особлива необхідність в утриманні великого офісу для "білих комірців" і контролі за "Посидючістю" підлеглих. Проте це теоретична ефективність, а на практиці, як завжди, все може скластися інакше.

Новий сенс зайнятості

Передбачається, що в офісі співробітник безперервно зайнятий весь робочий день. Той же співробітник, працюючи вдома, отримує зарплату (можливо, за іншою ставкою) тільки за час, дійсно віддане службі. Припустимо, якщо раптом заплаче малюк, мама або тато клацне якусь кнопку на кшталт "зайнятий" і відправиться заспокоювати дитини, - ці хвилини вже не зарахують в робочий день. Повернувшись до комп'ютера, вона (або він) подасть сигнал про готовність, і мережа знову почне передавати робочі матеріали, що вимагають її (або його) уваги. Так що робота за неповним графіком і сумісництво придбають новий сенс.

Новий офіс

Комп'ютеризація і перенесення робочого місця в будинок, ймовірно, різко скоротять кількість офісів, необхідних компаніям. Єдиний офіс могли б обслуговувати кілька людина, розподіливши між собою "присутствені" годинник. Завтра комп'ютери, телефони і цифрові видеопанель в такому загальному кабінеті будуть підлаштовуватися безпосередньо під того, хто його займає в даний час. Наприклад, у першу половині дня видеопанель покажуть календар і сімейну фотографію одного співробітника, а в другій половині дня - картини, до яких небайдужий співробітник, його змінив. Подібна трансформація кабінету буде відбуватися кожного разу, як тільки черговий співробітник зареєструється на робочому місці.

Спілкування з колегами

Цікаво, що колеги у випадку тотальної комп'ютеризації та децентралізації фірми взагалі не потрібні. Це добре, тому що спілкування з колегами неминуче вимагає певних зусиль. Треба вникнути в масу проблем, які їх турбують, включаючи домашні. Це погано, тому що зникає буфер між працівником і безпосереднім керівником.

Важко оцінити власні успіхи, так як немає фону у вигляді іншого персоналу, не з ким обговорити останні плітки. Нарешті, з ким домовишся про спільні дії проти керівництва? Тепер усе емоційне напруження концентрується в сім'ї, тільки їй доведеться вислуховувати довгі монологи про безмежної дурості керівництва. Втім, наявність проблем у самотнього працівника залежить від її темпераменту, амбіцій, ставлення до роботи і колегам у цілому. Колеги можуть зустрітися в Інтернеті, листуватися електронною поштою та домовлятися про зустріч у кафе.

Таким чином, для бажаючих можна відновити трудовий колектив, включаючи організацію віртуального профспілки. Зате той, хто, спілкуючись з колегами, відчував, що втрачає час, тепер має можливість само реалізовуватися в гордій самоті.

Перебудова системи управління

Фізичне поділ працівника і роботодавця зажадає від адміністрації відповідної перебудови управління, а від співробітників - продуктивної роботи при повній самостійності. Потрібні також нові механізми зворотного зв'язку, щоб і працівник, і наймач могли адекватно оцінювати якість виконаної роботи. Середня ланка управління, яка передає інформацію вгору-вниз по командній ланцюжку, вже не буде грати колишньої ролі.

Завдяки електронною поштою між вищим керівником і підлеглим в певному сенсі взагалі немає ніяких рівнів управління. Тому електронна пошта -- потужний фактор скорочення управлінських ієрархій будь-якої корпорації.

Новий працівник як вільний спеціаліст

В умовах комп'ютеризації потрібні працівники, більш здатні до самостійного діяльності: швидше винахідливі, ніж беззаперечно виконують вказівки. Щоб підготувати таких працівників, школам доведеться далеко піти від сучасних методів навчання, не кажучи вже про тих, які були покликані готувати робітників, що займаються одноманітною працею.

Під впливом комп'ютеризації компанії займуться переоцінкою таких кадрових проблем, як оптимальна чисельність співробітників допоміжних відділів (юридичних або фінансових), зважуючи всі "за" і "проти" їх роботи безпосередньо в штаті.

В періоди особливо активної діяльності компанії зможуть без зусиль звертатися за допомогою до потрібних фахівців, обходячись без розширення штатів і офісів. Підприємства, що навчилися успішніше залучати доступні кадрові ресурси з мережі, будуть працювати ефективніше, змушуючи й інших наслідувати їх приклад.

З точки зору розвитку маркетингових технологій важливо, що частиною обладнання можуть управляти не робочі, а самі споживачі - на відстані.

Новий керівник

В відміну від сучасного керівника, навченого зосереджувати зусилля на одній головній меті, керівник майбутнього стане відповідати за виконання декількох. Нові організації відкинуть старе уявлення про те, що "один людина - один господар ". Все це означає, що рішення будуть прийматися багатьма людьми по черзі.

Великі мрійники, і чи потрібен нам комп'ютер?

Вищевикладений огляд поглядів Б. Гейтса і Е. Тоффлера сповнений оптимізму, за винятком нашого коментар щодо спілкування з колегами. Але ми, як люди критично мислячі, повинні серйозно подумати, перш ніж приймати рішення про тотальну комп'ютеризації.

Постійна джерело головного болю

Багато вітчизняні підприємства зіткнулися з тим, що комп'ютер - це джерело не тільки ефективності, але і багатьох проблем. Одне лише навчання співробітників передпенсійного віку роботі на комп'ютері - це вже подвиг для керівництва. Іноді здається, що переважна більшість людей після сорока взагалі не здатні освоїти комп'ютер як слід.

Автору цих рядків довелося прийняти на себе удар "повальної" комп'ютеризації офісу. Отриманих вражень вистачить на все життя. Коли важливий, але абсолютно виснажений "пекельній" машиною співробітник підпільно веде звичні йому талмуди, а потім вже з цих талмудів на очах керівництва "забиває" дані другий раз на комп'ютер, виникає питання: а чи коштувала гра свічок? Але припустимо, просунутий співробітник все-таки освоїв комп'ютер. І тоді "пекельна" машина знову представляє величезну небезпеку. Випадково стерті документи, не кажучи вже про комп'ютерні віруси, для співробітників з солідним трудовим стажем стають джерелом постійних стресів. Ці стреси поглиблюються страхом перед передчасної втратою здоров'я з-за комп'ютера.

Перед комп'ютеризацією варто добре подумати. Зовсім не всім потрібен комп'ютер, за принаймні зараз. Ставлячи комп'ютер, керівник повинен знати, що він скорочує принаймні одне робоче місце в офісі. (Інакше комп'ютер можна не ставити.) Але й у цьому випадку частина заощаджених коштів неминуче піде не тільки на придбання комп'ютерної техніки та численних аксесуарів, але й на постійну модернізацію "заліза" та "софту", навчання персоналу і невсипущий контроль за безпекою інформації. Все це очевидно, але чомусь ще не всім відомо.

Демократія і недовгий "запаморочення від успіхів"

Вище ми окреслили технічну сторону справи. Але, як нас переконують теоретики, головне -- навіть не в ній. Головне, що за допомогою комп'ютеризації весь світ стане іншим, співробітники - більш самостійними і розвиненими, а керівники - більше демократичними і гнучкими. Білл Гейтс радісно повідомляє нам, що спілкується з співробітниками особисто за допомогою електронної пошти.

Можливо, так і буде в дуже віддаленому майбутньому, але не зараз, оскільки ми володіємо конкретно-історичне мислення. Електронна пошта - це добре, але чи можна говорити, що вона - потужний фактор скорочення управлінських ієрархій? Наприклад, ви йдете до вашого керівникові (топ-менеджеру). Для цього треба домовитися про зустрічі, мотивувавши прихід, і, отримавши "добро" безпосереднього начальника, пройти до адміністративної будівлі, піднятися, зайти до приймальні, побачити секретарку і почути: "Х сьогодні вже не зможе вас прийняти, у нього важливе нарада, яку затягнеться на N-й час ". Інша справа, вінець прогресу -- електронна пошта: натиснув клавішу, і повідомлення відіслано. Ваш керівник прочитає його без фільтрів безпосереднього начальника, секретарки ... хоча фільтрів буває набагато більше.

Однак на практиці з електронною поштою виникає безліч проблем: вона може не дійти, не прочитають. До того ж, можливо, ваш керівник її не переглядає тижнями. Встанемо-но на його місце. Електронний поштову скриньку давно забитий повідомленнями, серед яких реклама, листи рідних, різного роду інформація від співробітників і тому подібне.

Перше, що він зробить, - це відновить всі фільтри! Електронну пошту можна буде відіслати тільки з комп'ютера вашого безпосереднього начальника і тільки на комп'ютер секретарки. Виходить, що нове технічне оформлення зовсім не скорочує ієрархічну піраміду. Свого часу вінцем прогресу був телефон, і - Хто з нас може зателефонувати вечерком особисто Путіну? Тому демократія у зв'язку з електронною поштою поки нам не загрожує. Фільтри існують за соціальними, а не з технічних причин.

Складнощі з персоналом: техноструктура і директор з інформаційної безпеки

Те, що, на наш погляд, реально може змінитися у зв'язку з комп'ютеризацією, - так це диференціація персоналу. Комп'ютеризація ще більше посилює диференціацію. З'являється локальна техноструктура, пов'язана з комп'ютером і мережами, - програмісти, мережеві адміністратори і т.д. Коли всі документи фірми зберігалися у великому залізному сейфі, тоді ключ від нього був тільки у керівника. Тепер недостатньо комп'ютерно-освічений керівник взагалі не знає, як "дістати" інформацію. Про контроль мова може йти з великими застереженнями. З'являється техноструктура - група людей, яка може акумулювати дуже важливі інформаційні ресурси. Вважається, що авторитарно керувати цим персоналом вже не вдасться. Мабуть, з цим також пов'язані розмови теоретиків про демократизацію.

Однак на практиці ми знову бачимо зміцнення ієрархії. Вводиться нова посада -- інформаційного директора (як, проте, комп'ютери роздувають штат!), який гарантує безпеку і жорстко контролює представників техноструктури.

Заключні зауваження

Всі нове приживається важко.

Сперечатися, що майбутнє за комп'ютерами, безглуздо.

Але пов'язувати з ними якісь особливі надії теж не варто.

Соціальні структури ніколи не йдуть слід у слід за технічними досягненнями.

Утопічні мрії сковуються суворою реальністю.

Комп'ютеризація впливає на внутрішньоорганізаційні комунікації набагато менше, ніж вони на неї.

Тому вона скоріше закріпить практику, що склалася, ніж створить нову.

Список літератури

Гейтс Б. Дорога в майбутнє. М., 1996.

Тоффлер Е. Третя хвиля. М., 1999.

Тоффлер А. Футурошок. СПб., 1997.

Кастельс М. Становлення суспільства мережевих структур// Нова постіндустріальна хвиля на Заході. Антология/Под ред. В.Л. Іноземцева. М., 1999.

Кастельс М. Могутність самобутності// Нова постіндустріальна хвиля на Заході. Антология/Под ред. В.Л. Іноземцева. М.,

Берлянд А.Т. Б. Гейтс: дорога в майбутнє (після прочитання книги Білла Гейтса)// Особистість. Культура. Суспільство. 2000. Т. II. Вип. 2 (3).

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.iu.ru/