Робота з базами даних

Зберігання інформації - одна з найважливіших функцій комп'ютера. Одним з поширених засобів такого збереження є бази даних.

База даних - це файл спеціального формату, що містить інформацію, задану певним чином.

Більшість баз даних мають табличну структуру. Як ми знаємо, в табличній структурі адреса даних визначається перетином рядків і стовпців.

В базах даних стовпці називаються полями, а рядки-записами. Поля утворюють структуру бази даних, а записи складають інформацію, що в ній міститься.

Найпростіші бази даних можна створити, не вдаючись до спеціальних програмних засобів. Щоб файл вважався базою даних, інформація в ньому повинна мати структуру (поля) і бути відформатовані так, щоб вміст сусідніх полів легко відрізнявся. Найпростіші бази даних можна створити в текстовому редакторі Блокнот, тобто звичайний текстовий файл при певному форматування теж може вважатися базою даних.

Існує два формати найпростіших баз даних.

1. З заданим роздільником.

2. З фіксованою довжиною поля.

Приклад текстової бази даних, розділених в редакторі Блокнот. Роздільником є кома.        

- Блокнот             

Файл Правка Пошук?             

Прізвище, Ім'я, По батькові, Дата народження, Домашній   телефон   

Александров, Андрій, Іванович, 16/03/86 ,123-45-67   

Борисова, Ганна, Георгіївна, 27/05/86 ,765-43-21   

Воробйов, Олег, Петрович, 18/09/85 ,111-11-11   

Гришин, Іван, Вікторович, 31/01/86 ,222-22-22     

Та ж текстова база з фіксованою довжиною полів        

- Блокнот             

Файл Правка Пошук?             

Прізвище Ім'я По-батькові Дата народження Домашній телефон   

Александров Андрій Іванович 16/03/02 123-45-67   

Борисова Ганна Георгіївна 27/05/86 765-43-21   

Воробйов Олег Петрович 10/09/85 111-11-11   

Гришин Іван Вікторович 31/01/86 222-22-22     

Властивості полів. Типи полів.

Поля - Це основні елементи структури бази даних.

Від властивостей полів залежить, які типи даних можна вносити в поле, а які ні, а так само те, що можна робити з даними, що містяться в полі.

Наприклад, дані, що містяться в полі Ціна, можна підсумувати, щоб визначити підсумковий результат. Підсумувати дані, що містяться в поле Номер телефону, абсолютно безглуздо. Очевидно, що ці поля мають різні властивості і відносяться до різних типів.

Основним властивістю будь-якого поля є його довжина, так само властивістю будь-якого поля є його ім'я. Зрозуміло, одна база даних не може мати двох полів з однаковим ім'ям.

Але крім імені у поля є ще властивість підпис.

Підпис - Це та інформація, яка відображається в заголовку стовпця.

Різні типи полів мають різне призначення і різні властивості.

1. Основна властивість текстового поля - розмір.

2. Числове поле служить для введення числових даних. Воно теж має розмір, але числові поля бувають різними, наприклад, для введення цілих чисел і для введення дійсних чисел. В останньому випадку крім розміру поля задається також розмір десяткової частини числа.

3. Поля для введення дат і часу мають тип Дата/час.

4. Особливий тип поля - Грошовий. У цьому випадку комп'ютер зображує числа разом з грошовими одиницями, розрізняє рублі і копійки, долари і центи, фунти і пенси і т.д.

5. У сучасних базах даних можна зберігати не тільки числа і букви, а й картинки, музичні кліпи та відеозаписи. Поле для таких об'єктів називається полем об'єкта ОLE.

СУБД Аccess 9х

Системи управління базами даних (СУБД) - це програмні засоби, за допомогою яких можна створювати бази даних, наповнювати їх і працювати з ними.

Початкове вікно Access 9x.

Шість вкладок цього вікна представляють шість видів об'єктів, з якими працює програма.

Таблиці - Основні об'єкти бази даних.

Запити - Це спеціальні структури, призначені для обробки даних бази. З допомогою запитів дані упорядковують, фільтрують, відбирають, змінюють, об'єднують.

Форми - Це об'єкти, за допомогою яких у базу вводять нові дані або дивляться наявні.

Звіти - З їх допомогою дані видають на принтер у зручному і наочному вигляді.

Макроси - Ці операції з базою виробляються, коли має сенс згрупувати декілька команд в один макрос.

Модулі - Це програмні процедури, написані на мові Visual Basic

Режими роботи з Access 9x.

Стартова вікно бази, крім шести вкладок для основних об'єктів, містить три командні кнопки: відкрити, конструктор, створити. З їх допомогою і вибирається режим роботи з базою.

Кнопка відкрити відкриває обраний об'єкт. Якщо це таблиця, то її можна переглянути, внести нові записи або змінити ті, що були внесені раніше.

Кнопка конструктор теж відкриває обраний об'єкт, але по - іншому. Вона відкриває його структуру та дозволяє панувати не вміст, а пристрій. Якщо це таблиця, в неї можна вводити нові поля або змінювати властивості існуючих полів. Якщо це форма, в ній можна змінювати або створювати елементи управління.

Кнопка створити служить для створення нових об'єктів.

Таблиці. Створення таблиць.

Таблиці - Основні об'єкти бази даних.

Створення таблиці полягає в завданні її полів і призначення їх властивостей.

Воно починається з клацання на кнопці створити у вікні база даних.

Є кілька способів створення нової таблиці, які відрізняються рівнем автоматизації.

Режим таблиці

Конструктор

Майстер таблиць

Імпорт таблиць

Зв'язок з таблицями

Самий "автоматично" спосіб полягає у імпорті таблиць з іншої бази. У залежно від обставин з імпортованої таблиці може поступити структура полів, їх назви та властивості, а також і вміст бази.

В тих випадках, коли мова йде про чужу таблиці, яка знаходиться на віддаленому сервер і яку не можна імпортувати цілком, користуються режимом зв'язок з таблицями.

Програма майстер таблиць прискорює створення структури таблиці.

Пункт режим таблиці відкриває заготовку, в якій всі поля мають формальні імена: Поле1, Поле2 ... і т. д. і один стандартний текстової тип. Таку таблицю можна відразу наповнювати інформацією.

Найбільш універсальний ручний метод представляє пункт конструктор. У цьому режимі можна самостійно задати імена полів, вибрати їх тип і настроїти властивості.

Прийоми роботи з таблицями баз даних.

1. Рядок стану в нижній частині вікна називається полем номера запису. Це поле містить кнопки переходу, за допомогою яких можна переміщатися по таблиці

2. Кожен запис має зліва кнопку - маркер запису. Клацання на цьому маркері виділяє весь запис і готує її до копіювання, переміщення, видалення.

3. Клацніть правою кнопкою на виділеній запису відкриває контекстне меню для операцій із записом.

4. Маркер, що знаходиться в лівому верхньому кутку таблиці, це маркер таблиці. Клацання на ньому виділяє всю таблицю, а правий клацання відкриває контекстне меню для операцій з таблицею в цілому.

5. Поля бази даних представлені в таблиці стовпцями. Кожен стовпець має заголовок, у якому записане ім'я поля або те значення, яке призначено в властивості підпис.

6. Якщо вміст поля не повністю вміщується в комірці таблиці, стовпчик можна розширювати. При наведенні покажчика миші на межу між стовпчиками покажчик змінює форму. Тепер кордон можна переміщати методом перетягування, а подвійне клацання, виконаний в цей момент, автоматично встановлює ширину стовпця рівною довжині найдовшого значення в даному полі.

7. Клацніть на заголовку стовпця виділяє весь стовпець, а клацання правою кнопкою на виділеному стовпці відкриває контекстне меню. Його пункти дозволяють відсортувати записи по даному полю, вставити новий стовпець, приховати стовпець і інше.

8. Прихований стовпець не зникає з бази, а тільки перестає відображатися на екрані. Щоб знову його відобразити, треба навести вказівник на межу між стовпчиками в тому місці, де був прихований стовпець, і виконати подвійне клацання.

Запити

Припустимо, що на великому підприємстві є величезна база даних, що містить докладні відомості про кожного співробітника. Крім формальної інформації база може містити і конфіденційну, наприклад відомості про заробітну плату. Вся ця інформація зберігається в базових таблицях.

Тому доступ користувачів до базових таблиць закривають.

Для доступу до даних є інший засіб - запити. Для однієї і тієї ж таблиці можна створити багато різних запитів, кожний з яких зможе витягати з таблиці лише малу частину інформації, але саме ту частину, яка в даний момент необхідна.

Вибір базових таблиць для запиту.

1. Створення запиту до бази починається з відкриття вкладки запити діалогового вікна база даних і клацнути на кнопці створити.

2. У діалоговому вікні, що новий запит задають ручний режим створення запиту вибором пункту конструктор.

3. Створення запиту в режимі конструктора починають із вибору тих таблиць бази, на яких буде заснований запит.

4. Вибір таблиць виконують у діалоговому вікні додавання таблиці. У ньому відображаються всі таблиці наявні в базі.

5. Вибрані таблиці заносять у верхню половину бланка запиту за зразком клацанням на кнопці додати.

6. У вікні додавання таблиці зверніть увагу на наявність трьох вкладок: таблиці, запити, запити і таблиці. Вони говорять про те, що запит не обов'язково засновувати тільки на таблицях. Якщо раніше вже був створений запит, то новий запит можна засновувати і на ньому.

Заповнення бланка запиту за зразком.

Бланк запиту за зразком має дві панелі. На верхній панелі розташовані списки полів тих таблиць, на яких грунтується запит.

Строки нижньої панелі визначають структуру запиту, в якій будуть міститися дані, отримані за результатами запиту.

Рядок Поле заповнюють перетягуванням назв полів з таблиць у верхній частині бланка. Кожному полю майбутньої результуючої таблиці відповідає один стовпець бланка запиту за зразком.

Рядок Ім'я таблиці заповнюється автоматично при перетягуванні поля.

Якщо клацнути на рядку Сортування, з'явиться кнопка списку, що розкривається, містить види сортування.

Рядок Умова обороту, тут записують той критерій, по якому вибирають запису для включення до результуючу таблицю.

Наприклад, призначені дві умови відбору при наборі гравців футбольної команди: за вагою гравця (більш 80 кг.) і на зріст (менше 190 см.).

7. Запуск запиту виконують клацанням на кнопці Вид. При запуску утвориться результуюча таблиця.

8. Щоб вийти з результуючої таблиці і повернутися до

створення запиту в бланку запиту за зразком, потрібно

ще раз клацнути по кнопці Вид.

Питання:

1. Дати визначення поняття "база даних".

2. Які типи полів існують?

3. Які способи створення таблиць ви знаєте?

4. Розповісти прийоми роботи з таблицями даних.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.5ka.ru/