Лабораторний практикум по СУБД Access 97.
Введення.
Збором і накопиченням даних, їх коригуванням і сортуванням, відбором
необхідних даних та іншими операціями займається тією чи іншою мірою будь-
спеціаліст незалежно від сфери діяльності. Особливо це актуально для тих, хто
працює в інформаційній сфері виробництва, де основною сировиною і продуктом
є інформація. Найбільш популярним програмним продуктом, що забезпечує
переробку даних, є СУБД Microsoft Access 97, що входить в пакет
Microsoft Office 97.
Мета цього практикуму - вивчення технології роботи в середовищі СУБД Access 97,
що дозволяє професійно створювати і редагувати БД реляційного типу, а
також здійснювати до неї запити і формувати звіти.
Типова структура інтерфейсу
При роботі з СУБД на екран виводиться робоче поле і панель управління. Панель
управління при цьому включає меню, допоміжну область управління і рядок
підказки. Розташування цих областей на екрані може бути довільним і
залежить від конкретної установки або конкретного користувача (встановлення
інтерфейсу СУБД доступні для змін і легко модифікуються).

Рядок меню містить всі основні режими програми. Вибравши один з них,
користувач отримує доступ до спадаючому підменю, що містить перелік
що входять до нього команд. У результаті вибору деяких команд спадаючого меню
з'являється додаткові підменю.
У рядку стану - статусному рядку відображаються відомості про поточний режим
програми, імені файлу поточної БД і деякі інші корисні відомості.
Панель інструментів призначена для швидкого виклику найбільш часто
вживаних команд. Вони відображаються у вигляді піктограм - значків, клацнувши мишею
на які можна викликати на виконання ту чи іншу команду. Всі команди панелі
інструментів можна викликати і через головне меню.
Отримання додаткової допомоги з різних команд і системі меню СУБД
можливо шляхом виклику довідкової інформації.
Вправа 1. Використання довідкової підсистеми.
Мета - навчитися користуватися довідковою підсистемою СУБД Access 97.
ЗАВДАННЯ.
Ознайомитися з методами доступу до довідкової підсистемі, виконати наступне:
Використовуючи опцію -? - Головного меню отримати довідки у роздiлi зміст по
пунктами:
введення в Microsoft Access 97
отримання довідки
Використовуючи опцію -? - Головного меню отримати довідки у роздiлi зміст
інформацію про призначення всіх кнопок панелей інструментів, а також кнопок
лінійної та горизонтального прокручування.
Використовуючи опцію -? - Головного меню отримати довідки про призначення розділів
головного меню:
розділ "Файл": створити базу даних, відкрити базу даних, зберегти, зберегти
як/експорт, параметри сторінки, попередній перегляд,
розділ "Правка": копіювати, вирізати, вставити
розділ "Вставка": таблиця, запит, форма, звіт.
розділ "Вікно"
розділ "Сервіс": орфографія, параметри.
Створення структури БД. Введення та редагування даних.
2.1. Формування структури таблиці.
БД в Access 97 - єдиний великий об'єкт, який об'єднує такі основні
складові як таблиці, звіти, запити, форми і дозволяє їх зберігати в єдиному
дисковому форматі.
Основним структурним компонентом БД є таблиця, яка містить записи
певного виду та форми. Кожен запис таблиці містить всю необхідну
інформацію про окремий елемент БД. Такі окремі структурні елементи
називають полями таблиці.
Першим етапом при створенні таблиці є визначення переліку полів, з
яких вона повинна полягати, їх типів і розмірів. При цьому кожному з полів
присвоюється унікальне ім'я. Вказує тип даних показує СУБД, яким
чином потрібно обробляти поле.
В Access 97 використовуються такі основні типи полів:
текстовий: призначений для текстової інформації та чисел при невиконанні
математичних операцій з ними
числовий: призначений для чисел при використанні їх в математичних
розрахунках
memo: призначений для зберігання довільного тексту, коментарів (до 64000
символів)
грошовий: призначений для операцій з грошима
дата/час: призначений для зберігання інформації про дату і час
лічильник: спеціальне числове поле, призначене для автоматичного
додати унікального номера поточного запису в таблиці даних
логічний: призначений для зберігання всього двох значень "Так" і "Ні"
поле об'єкта OLE: призначений для зберігання об'єкта, створеного іншими
додатками (малюнок, графік, діаграма).
Вправа 2. Формування структури таблиці.
Мета - придбання навичок створення структури таблиці.
Завдання.
Сформуйте структуру таблиці СТУДЕНТ для зберігання в ній довідкових відомостей про
студентів, що навчаються у ВНЗ.
ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ.
Створення нової БД:
використовуючи засоби Windows, створіть на диску С: папку для файлів вашої БД
в Access 97 виконайте команду основного меню: Файл - Створити - Нова БД
в діалоговому вікні "Файл нової БД" виберіть вашу папку і вкажіть
основні параметри БД: тип - Бази даних Access, ім'я - Sess. Натисніть кнопку
"Ок".
Створення таблиці БД: у вікні "База даних" виберіть Таблиця - Створити -
Конструктор.
Визначення полів таблиці відповідно до наведеної нижче інформації.
ПолеТіп поляРазмер поля
НомерТекстовое7
ФаміліяТекстовое15
ІмяТекстовое10
ОтчествоТекстовое15
ПолТекстовое1
Дата рожденіяДатаКраткій формат
ГруппаТекстовое5

Після введення всіх даних екран повинен мати такий вигляд:

Збереження таблиці:
виберіть в меню Файл - Зберегти
у вікні "Збереження" введіть назву Студент. Натисніть "ОК"
на запит про введення ключового поля відповідайте відмовою
Закрийте базу даних, виконавши Файл - Закрити.
2.2. Введення та редагування даних в режимі таблиці.
У створену таблицю дані можуть бути введені шляхом використання табличній
форми, що надається СУБД Access за замовчуванням, так і з застосуванням спеціально
розробленої для користувача форми. Під час редагування записів також
використовуються два зазначених підходу.
Введення даних в режимі таблиці дозволяє бачити відразу декілька записів. При цьому
допускається додавання та зміна даних.
Коли даних в таблиці багато, доцільно використовувати деякі швидкі
клавіші для переміщення по записах таблиці:
перший запис: клацання по кнопці "Перший запис"
останній запис: клацання по кнопці "Останній запис"
перший стовпець таблиці: клавіша "Home"
останній рядок таблиці: клавіша "End"
на рядок вгору: "Up"
на рядок вниз: "Down"
на екран вгору: "Page Up"
на екран вниз: "Page Down"
в лівий верхній кут таблиці: "Ctrl + Home"
в правий нижній кут таблиці: "Ctrl + End" ъ
Для видалення запису її необхідно виділити і натиснути "Del" та вибрати в меню
Виправлення - Видалити. При цьому під уникнення видалення потрібних даних необхідно
підтвердити видалення у вікні, що з'явилося.
Вправа 3. Введення та редагування даних в режимі таблиці.
Мета - набуття навичок редагування даних у стандартній табличній формі.
ЗАВДАННЯ.
Введіть дані по вашій групі в таблицю СТУДЕНТ, створену в попередньому
завданні.
Використовуючи довідкову допомогу, вивчіть основні прийоми редагування даних в
стандартної табличній формі.
ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ.
Відкрийте раніше створену БД Sess:
виконайте команди головного меню Файл - Відкрити
знайдіть папку, де був збережений ваш файл Sess і відкрийте його, клацнувши по ньому
мишею
Відкрийте таблицю Студент: у вікні "Sess: база даних" виберіть
Таблиця - Студент - Відкрити
Введіть дані по вашій групі (а також по інших групах) в таблицю.
При цьому на екрані повинна відобразитися наступна інформація:

Змініть дані в таблиці: змініть значення полів, видаліть старі записи,
а потім додайте нові записи.
Змініть структуру таблиці, а конкретно - довжини полів (Прізвище, По батькові),
скориставшись конструктором таблиць (Таблиця - Конструктор). Змініть формат
відображення дати і подивіться, як це позначиться на таблиці.
* Примітка: по пунктах 4 і 5 скористайтеся довідковою інформацією
Закрийте БД, двічі вибрати Файл - Закрити.
 
Розробка однотаблічних користувацьких форм.
Дані в таблицю потрібно надавати та змінювати набагато зручніше, якщо скористатися
екраном у вигляді бланку або форми. Такий спосіб введення дозволяє бачити на екрані
всі дані одного запису і вводити додатковий текст, що пояснює значення
кожного поля.
В Access 97 використовується спеціальний майстер зі створення форм наступних видів:
в один стовпець - поля виводяться на екран у вигляді послідовності рядків
таблична форма - поля виводяться у вигляді рядків і стовпців
діаграма - представляє числові дані таблиці у вигляді діаграми
складова форма - об'єднує в собі дані декількох таблиць
Сформована форма дозволяє змінювати, видаляти, а також вводити нові дані в
вашу БД.
Вправа 4. Створення однотаблічной для користувача форми.
Мета - придбання навичок створення простих екранних форм.
Завдання:
Створіть однотаблічную налаштовувану форму для введення і редагування даних
таблиці СТУДЕНТ.
Ознайомлення з можливостями створення однокористувацьких форм.
Технологія роботи
Відкрийте раніше створену БД Sess:
виконайте команди головного меню Файл - Відкрити
знайдіть папку, де був збережений ваш файл Sess і відкрийте його, клацнувши по ньому
мишею
Виберіть ФОРМА - СТВОРИТИ.
У вікні НОВА ФОРМА виберіть МАСТЕР ФОРМ. Як джерело даних виберіть
таблицю СТУДЕНТ.
Виконуйте вказівки майстра форм. Дайте назву форми ФОРМА 1. Спробуйте
змінити зовнішній вигляд форми, використовуючи готові шаблони.
Відкрийте створену форму і введіть нові дані в БД.
Ознайомтеся з можливостями переміщення по таблиці, представленої у вигляді
форми. При необхідності використовуйте довідкову інформацію.
Збережіть вашу БД.
3. Виведення даних.
Розробка детального звіту.
Access 97 виводить інформацію з БД у вигляді звіту (друкування вмісту БД).
Усі звіти поділяються на 3 категорії:
Проста роздруківка вмісту БД
детальні звіти - добре підготовлені звіти в зручному для користувача
вигляді
спеціальні звіти - дозволяють готувати поштові наклейки і форми листів
Звіти дозволяють належним чином згрупувати дані для більш зручної
роботи з ними. При цьому можливе використання як стандартних засобів
оформлення, так і задаються користувачами.
Вправа 5. Розробка детального звіту.
Мета - придбання практичних навичок створення детального звіту по БД.
Завдання.
За допомогою майстра створіть детальний звіт для виведення даних таблиці СТУДЕНТ
наступного виду:
СТУДЕНТ
ФаміліяІмяОтчествоГруппа




Ознайомлення з основними принципами створення звітів
Технологія роботи.
Відкрийте раніше створену БД Sess:
виконайте команди головного меню Файл - Відкрити
знайдіть папку, де був збережений ваш файл Sess і відкрийте його, клацнувши по ньому
мишею
Виберіть ЗВІТ - СТВОРИТИ.
У вікні НОВИЙ ЗВІТ виберіть МАЙСТЕР ЗВІТІВ. Як джерело даних вкажіть
таблицю СТУДЕНТ.
Виконуйте вказівки майстра звітів. Дайте назву звіту СТУДЕНТ. Спробуйте
змінити зовнішній вигляд і форму звіту. При необхідності скористайтеся довідкою.
Збережіть вашу БД.
4. Пошук та відбір даних.
4.1. Команди пошуку, фільтрації і сортування.
Access надає досить широкий спектр можливостей щодо пошуку та сортування
даних БД. До таких кошти слід віднести використання команди "Пошук",
фільтрацію, сортування, створення і використання запитів.
Вправа 6. Команди пошуку, фільтрації і сортування.
Мета - набуття практичних навичок здійснення основних операцій по
пошуку і сортування даних БД.
Завдання.
Здійснити пошук даних по всіх полях в режимі форми.
Здійснити сортування даних БД в режимі таблиці.
Здійснити фільтрацію записів БД.
Технологія роботи.
Відкрийте раніше створену БД Sess:
виконайте команди головного меню Файл - Відкрити
знайдіть папку, де був збережений ваш файл Sess і відкрийте його, клацнувши по ньому
мишею
Відкрийте вікно форми ФОРМА 1.
Перебуваючи в ФОРМІ 1, клацніть по вмісту поля ПРІЗВИЩЕ.
Виберіть у головному меню Правка - ЗНАЙТИ. У вікні "Пошук по полю:"
введіть прізвище, яку хотіли б знайти. Задайте критерії пошуку і клацніть по
кнопці "Пошук".
Спробуйте здійснити пошук по різних полях і з різними критеріями пошуку. При
необхідності скористайтеся довідковою інформацією.
Закрийте вікно форми та відкрийте БД в режимі таблиці.
Визначте поле, по якому будуть відсортовані дані. Виберіть у головному меню
ЗАПИСИ - СОРТИРОВКИ і тип сортування. Повторіть сортування по кожному з полів. При
необхідності скористайтеся довідковою інформацією.
Задайте фільтр виведення даних. Для цього виберіть у головному меню ЗАПИСИ - ФИЛЬТР
- ЗМІНИТИ ФИЛЬТР. У вікні задайте формат фільтра (вкажіть умови
виведення даних). Потім виберіть ФІЛЬТР - ЗАСТОСУВАТИ ФІЛЬТР.
Спробуйте здійснити фільтрацію даних по всіх полях із завданням різних
умов фільтрації.