Зміст:
Введення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 2
I. Необхідність контролю ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3
II. Види контролю ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .5
III. Процес контролю ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 6
IV. Поведінкові аспекти контролю ... ... ... ... ... ... ... ... 10
V. Характеристики ефективного контролю ... ... ... ... ... 12
Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .14
Список використаної літератури ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 15
Введення.
Термін "контроль" не є однозначним. У перекладі з французькоїслово "контроль" означає перевірочний документ, оформлений в двохпримірниках або в двох записах.
Протягом тривалого часу поняття контролю пов'язувалося, першза все, з перевіркою правильності складання документів, записів у масовихжурналах і т.д. Контроль як явище асоціювався з діяльністю головнимчином бухгалтерів, касирів, фінансових працівників.
У словниках та енциклопедіях контроль визначається як перевірка чогосьнебудь; перевірка правильності тих чи інших дій в галузі виробництва іуправління; спостереження з метою перевірки; установа або той, хто займаєтьсяперевіркою звітності, діяльності будь-якого іншого закладу абовідповідальної особи.
Як видно з вищесказаного, історично первинним єпояснення контролю як перевірки правдивості та достовірності документів.
Наступним етапом стало уявлення про контроль як перевірку відповідностідій поставленим цілям, завданням, чинним законам. Третій етапвключив в контроль та аналіз відхилень, розкриття їх причин.
Класики науки управління (Ф. У. Тейлор, А. Файоль, Г. Емерсон, Г. Черч)підкреслювали, що без контролю неможливо управляти будь-яким процесом. Так,
А. Файоль зазначав, що в будь-якому заході мета контролю полягає в перевірцітого, чи все відбувається у відповідності з прийнятим планом, діючимиінструкціями і встановленими принципами. Мета контролю - виявити слабкімісця і помилки, вчасно виправити і не допускати їх повторення. Зайого думку, слід контролювати все: предмети, людей, дії.
Розглядаючи контрольну діяльність в управлінні підприємства,
А. Файоль поділяв її на шість основних груп:
. з точки зору адміністративної - необхідно з'ясувати, чи існує програма роботи і чи відповідає вона моменту;
. з точки зору комерційної - всі матеріали, що надходять і виходять, повинні бути точно враховані за кількістю, якістю, ціною;
. з точки зору технічної - потрібно простежити хід операцій, їх результати, стан машин та обладнання;
. з точки зору фінансів - необхідно проконтролювати касу, майно, матеріали, видатковий капітал тощо;
. з точки зору охорони - треба перевірити засоби, які вживаються для охорони майна (від пожеж, крадіжок і т.д.);
. з точки зору обліку - необхідно з'ясувати, як швидко надходять звіти, чи дають вони точне уявлення про стан підприємства, як ведеться статистика.
Таким чином, за А. Файоль контроль співвідноситься з усімаосновними функціями управління і реально сам стає особливою функцією.
В даний час під терміном "контроль" мають на увазі:органічну функцію управління;набір засобів регулювання поведінки особистості або організації в цілому;функцію системи, що виконує завдання зворотного зв'язку і забезпечуєспостереження за станом системи.
I. Необхідність контролю в управлінні.
Контроль - це процес, що забезпечує досягнення цілей організації.
Він необхідний для виявлення і вирішення виникаючих проблем раніше, ніжвони стануть дуже серйозними, і може також використовуватися длястимулювання успішної діяльності.
Керівники починають здійснювати функцію контролю з того самогомоменту, коли вони сформулювали цілі та завдання і створили організацію.
Контроль дуже важливий, для того щоб організація функціонувала успішно.
Функція контролю - це така характеристика управління, якадозволяє виявити проблеми і скорегувати відповідно діяльністьорганізації до того, як ці проблеми переростуть в кризу.
Одна з найважливіших причин необхідності здійснення контролю складаєтьсяв тому, що будь-яка організація, безумовно, зобов'язана мати здатність,вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодятьдосягненню цілей організації.
Так само важливою є і позитивна сторона контролю, що складається підвсіляку підтримку всього того, що є успішним у діяльностіорганізації. Іншими словами, один з важливих аспектів контролю полягає втому, щоб визначити, які саме напрямки діяльності організаціїнайбільш ефективні. Визначаючи успіхи і невдачі організації та їх причини,ми отримуємо можливість, досить швидко адаптувати організацію додинамічним вимог зовнішнього середовища.
Контроль не тільки дозволяє виявляти проблеми і реагувати на нихтак, щоб досягти намічених цілей, а й допомагає керівництву вирішити,коли потрібно вносити радикальні зміни в діяльності організації.
Контроль - це критично важлива і складна функція керування. Одназ найважливіших особливостей контролю, яку потрібно враховувати в першучергу, полягає в тому, що контроль повинен бути всеосяжним. Коженкерівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль якневід'ємну частину своїх посадових обов'язків, навіть якщо ніхто йомуспеціально цього не доручав.
Контроль є найбільш фундаментальний елемент процесу управління. Ніпланування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можнарозглядати повністю у відриві від контролю.
II. Види контролю.
Виділяють три види контролю: попередній, поточний ізаключний.
За формою здійснення всі ці види контролю схожі, оскільки маютьодну і ту ж мету: сприяти тому, щоб фактично одержуванірезультати були як можна ближче до необхідних. Розрізняються вони тількичасом здійснення.
Попередній контроль.
Основними прийомами цього контролю є реалізація, а не створенняпевних правил, процедур і ліній поведінки. Оскільки правила і лініїповедінки виробляються для забезпечення виконання плану, то їх суворедотримання - це спосіб переконатися, що робота розвивається в заданомунапрямку, і завдання його перевірити готовність організації до початку роботи.
Цей контроль використовується в трьох областях: людських, матеріальних,фінансових. В області людських ресурсів контроль досягається за рахуноканалізу тих ділових і професійних знань і навичок, які необхіднідля виконання конкретних завдань організації. В області матеріальнихресурсів здійснюється контроль за якістю сировини, щоб справитивідмінний товар. В області фінансових ресурсів механізмом попередньогоконтролю є бюджет. Він відповідає на питання коли, скільки і якихкоштів безготівкових або готівкових буде потрібно організації. Він має дварізновиди діагностичний і терапевтичний. Діагностичний включаєтакі категорії, як вимірники, еталони, попереджувальні сигнали,вказують на те, що в організації щось не в порядку. Терапевтичнийдозволяє не тільки виявити відхилення від стандарту, але й прийнятивиправні заходи.
Поточний контроль
Як це власне випливає з його назви, поточний контрольздійснюється безпосередньо в ході проведення робіт. Поточний контрользвичайно виготовляється у вигляді контролю роботи підлеглого йогобезпосереднім начальником.
Поточний контроль не проводиться буквально одночасно з виконаннямсамої роботи. Швидше він базується на вимірюванні фактичних результатів,після проведення роботи. Поточний контроль засновується на зворотних зв'язках.
Керуючі системи в організаціях мають розімкнений зворотний зв'язок, такяк керівний працівник, що є по відношенню до системи зовнішнімелементом, може втручатися в її роботу, змінюючи і цілі системи, іхарактер її роботи.
Заключний контроль
Заключний контроль здійснюється після того, як роботазакінчена або закінчилося відведений для неї час. Хоча заключнийконтроль і здійснюється занадто пізно, щоб відреагувати на проблеми вмомент їх виникнення, тим не менш, він має дві важливі функції. Одна зних полягає в тому, що заключний контроль дає інформацію, необхіднудля планування у випадку, якщо аналогічні роботи передбачається проводитив майбутньому. Друга функція заключного контролю полягає в тому, щобсприяти мотивації.
III. Процес контролю.
У процесі контролю є три чітко помітних етапу: виробленнястандартів і критеріїв, зіставлення з ними реальних результатів іприйняття необхідних коригувальних дій. На кожному етапі реалізуєтьсякомплекс різних заходів.
Перший етап процесу контролю демонструє, наскільки близько, всуті, злиті функції контролю і планування. Стандарти - це конкретніцілі, прогрес у відношенні яких піддається зміні. Цей контрольслужить не для того, щоб зафіксувати помилки, а для того щобзапобігти їх, підказати людям, як краще працювати. Самоконтрольможливий тільки в умовах переваги здорового морально-психологічногоклімату в колективі. За цим найчастіше внутрішній і зовнішній контрольвикористовують разом, хоча наголос робиться або на одну, або на інше.
Щоб знайти підходящу дозування кожного необхідно враховувати рядобставин:
1. Наскільки сумісна стратегія контролю і стиль управління організацією.
2. Зовнішній контроль слід використовувати в тому випадки, коли є можливість отримати оцінку виконаної роботи співробітників і на підставі цього спитати з них за доручену справу.
3. При проведенні контролю необхідно враховувати характер підлеглих і мікроклімат колективу, в якому вони працюють.
Незалежно від того, який контроль буде переважати потрібно, зробитивсе, щоб усунути його можливі негативні наслідки. Необхідно:
. встановити осмислені стандарти сприймаються співробітниками організації;
. встановити двостороннє спілкування;
. уникати надмірного контролю;
. встановлювати жорсткі, але досяжні стандарти (хороший менеджер завжди відчуває різницю в потребах і можливостях підлеглих, і встановлює стандарти з урахуванням цих відмінностей);
. винагороджувати за досягнення стандартів.
V. Характеристики ефективного контролю.
Для того щоб контроль міг виконати свою істинну задачу, тобтозабезпечити досягнення цілей організації, він повинен володіти декількомаважливими властивостями.
Контроль є ефективним, якщо він має стратегічний характер,націлений на досягнення конкретних результатів, своєчасний, гнучкий, простий іекономічний.
Контроль - це безперервний процес, що збігається у своєму розвитку звиробничим циклом.
Характеристики ефективного контролю:
1.Стратегіческая спрямованість контролю, тобто відображення загальнихпріоритетів організації і підтримку їх.
2.Оріентація на результати. Кінцева мета контролю полягає не в тому,щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, а в тому,щоб вирішити завдання, що стоять перед організацією. У підсумку контроль можнаназвати ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягаєбажаних цілей і в змозі сформулювати нові цілі, якізабезпечують її виживання в майбутньому.
3.Соответствіе справі. Для того щоб бути ефективним контроль повиненвідповідати контрольованому виду діяльності. Він повинен об'єктивновимірювати й оцінювати те, що дійсно важливо.
4.Своевременность контролю полягає не у виключно високійшвидкості або частоті його проведення, а в часовому інтервалі міжпроведенням вимірювань або оцінок, який адекватно відповідаєконтрольованому явищу. Значення найбільш відповідного тимчасового інтервалутакого роду визначається з урахуванням часових рамок основного плану, швидкостізмін і витрат на проведення вимірювань та поширення отриманихрезультатів.
5.Гібкость контролю. Контроль, як і плани, повинен бути достатньогнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються.
6.Простота контролю. Найбільш ефективний контроль - це найпростішийконтроль з точки зору тих цілей, для яких він призначений. Найпростішіметоди контролю вимагають менших зусиль і більш економічні. Надмірнаскладність веде до безладдя. Для того щоб бути ефективним, контрольповинен відповідати потребам і можливостям людей, що взаємодіютьз системою контролю і реалізують її.
7.Економічность контролю. Будь-який контроль, який коштує більше, ніжвін дає для досягнення цілей, не покращує контролю над ситуацією, аспрямовує роботу по хибному шляху, що є ще одним синонімом втратиконтролю.
8.К контролю необхідно залучати весь персонал, бо кращий контроль
- Це самоконтроль. Для того щоб підвищити надійність контролю, необхіднорозширювати межі повноважень персоналу.
Коли організації здійснюють свій бізнес на зарубіжних ринках,функція контролю набуває додатковий ступінь складності.
Контроль на міжнародному масштабі є особливо важкою справою черезчерез велике число різних областей діяльності і комунікаційнихбар'єрів. Результативність контролю можна поліпшити, якщо періодичнопроводити зустрічі відповідальних керівників в штаб-квартирі організації іза кордоном. Особливо важливо не покладати на іноземних керуючихвідповідальність за вирішення тих проблем, які від них не залежать.
Висновок.
У самому загальному вигляді контроль є частина управлінського процесу,яка в змістовному плані передбачає отримання інформації прорезультати управлінських впливів.
Для здійснення процесу контролю необхідно:
. наявність системи показників (норми функціонування);
. наявність здатності у системи пізнавати реальність і зіставляти її з системою критеріїв;
. вироблення коригуючих заходів.
У контролі як функції управління можна виділити дві основністорони: а) пізнавальну, пов'язану зі сприйняттям і вивченнямінформації і б) що впливає, яка полягає в можливості забезпечитикеруючу систему даними для здійснення коригуючих заходів.
При оцінці ролі і місця функції контролю в управлінні, слідпам'ятати, що контроль займає в управлінському циклі останнє місцелише логічно, але аж ніяк не за значенням.
Список літератури:
1. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЮНИТИ, 1995.
2. Майкл Мескон та ін, Основи менеджменту, - М., 1995 р.
3. Кочкіна Н.В. Кількісна оцінка змістовності праці. -
М.: Економіка, 1987.
4.Кабушкін Н. І. Основи менеджменту, - Мн.: Нове знання, 2002 р.
-- ----------------------< br>
