РЕФЕРАТ

На тему: «Системи автоматизації управління: основні проблеми і завдання"

Виконав:

ВСТУП

Впровадження системи автоматизації управління, як і будь-яке серйознеперетворення на підприємстві, є складним і часто болючимпроцесом. Тим не менш, деякі проблеми, що виникають при впровадженнісистеми, досить добре вивчені, формалізовані і мають ефективніметодології рішення. Завчасне вивчення цих проблем та підготовка доним значно полегшують процес впровадження і підвищують ефективністьподальшого використання системи.
Далі наведені основні проблеми і завдання, що виникають в більшостівипадків при впровадженні систем управління та рекомендації щодо їх вирішення.

Основні проблеми і завдання, що потребують особливої уваги при їх вирішенні:
Відсутність постановки завдання менеджменту на підприємстві;
Необхідність в часткової або повної реорганізації структури підприємства;
Необхідність зміни технології бізнесу в різних аспектах;
Опір співробітників підприємства;
Тимчасове збільшення навантаження на співробітників під час впровадження системи;
Необхідність у формуванні кваліфікованої групи впровадження ісупроводження системи, вибір сильного керівника групи.
Тепер опишемо ці пункти докладніше:

Відсутність постановки завдання менеджменту на підприємстві.
Напевно, цей пункт є найбільш важливим і складним. На першійпогляд, його тема перегукується зі змістом другого пункту, присвяченогореорганізації структури підприємства. Проте насправді, він єбільш глобальною і включає в себе не тільки методології управління, алетакож філософські та психологічні аспекти. Справа в тому, що більшістькерівників керують своїм підприємством тільки виходячи зі свого досвіду,своїй інтуїції, свого бачення і вельми неструктурованих даних про йогостан та динаміку. Як правило, якщо керівника попросити описати вбудь-якому вигляді описати структуру діяльності свого підприємства або набірположень, виходячи з яких він приймає управлінські рішення, справадосить швидко заходить у глухий кут.
Грамотна постановка завдань менеджменту є найважливішим чинником,що впливає як і на успіх діяльності підприємства в цілому, так і на успіхпроекту автоматизації. Наприклад, зовсім даремно займатисявпровадженням автоматизованої системи бюджетування, якщо самбюджетування не поставлено на підприємстві належним чином, якпевний послідовний процес.
На жаль, на даний момент в Росії до кінця не склався національнийпідхід до менеджменту, і в даний момент російське управління являєсобою гримучу суміш з теорії західного менеджменту (яка багато в чому неє адекватною існуючій ситуації) і радянсько-російського досвіду,який, хоча і багато в чому гармонує із загальними життєвими принципами, алевже не відповідає жорстким вимогам ринкової конкуренції.
Тому, перше, що необхідно зробити для того, щоб проект впровадженняавтоматизованої системи управління виявився вдалим - максимальноформалізувати всі ті контури управління, які власне Ви плануєтеавтоматизувати. У більшості випадків, для здійснення цього не обійтисябез залучення професійних консультантів, але по досвіду, витрати наконсультантів просто не порівнянні зі збитками від проваленого проектуавтоматизації. Однак потрібно не помилитися у виборі консультантів ... Але це вжеокремий складне питання.

Необхідність у часткової реорганізація структури та діяльностіпідприємства.
Перш ніж приступати до впровадження системи автоматизації на підприємствізазвичай необхідно провести часткову реорганізацію його структури татехнологій ведення бізнесу. Тому, одним з найважливіших етапів проектувпровадження, є повне та достовірне обстеження підприємства у всіхаспектах його діяльності. На основі висновку, отриманого в результатіобстеження, будується вся подальша схема побудови корпоративноїінформаційної системи. Поза сумнівом, можна автоматизувати всі, за принципом
"як є", однак, цього не слід робити з ряду причин. Справа в тому, щов результаті обстеження зазвичай фіксується велика кількість місцьвиникнення необгрунтованих додаткових витрат, а також протиріч уорганізаційній структурі, усунення яких дозволило б зменшитивиробничі і логістичні витрати, а також істотно скоротитичас виконання різних етапів основних бізнес-процесів. Як сказав,хтось із великих, можна автоматизувати хаос, бо в результаті цьоговийде автоматизований хаос. Під терміном реорганізація я навіть немаю на увазі реінжиніринг в його класичному західному розумінні, з повноюперебудовою всієї внутрішньогосподарської та комерційної діяльності.
Реорганізація може бути проведена в ряді локальних точок, де вонаоб'єктивно необхідна, що не спричинить за собою відчутний спад активностіпоточної комерційної діяльності.

Необхідність у зміні технології роботи з інформацією, і принципівведення бізнесу.
Ефективно побудована інформаційна система не може не внести змінв існуючу технологію планування бюджетування та контролю, а такожуправління бізнес-процесами.
По-перше, одними з найважливіших для керівника особливостейкорпоративної інформаційної системи, є модулі управлінського облікута фінансового контролінгу. Тепер кожне функціональний підрозділможе бути визначене як центр фінансового обліку, з відповіднимрівнем фінансової відповідальності його керівника. Це в свою чергупідвищує відповідальність кожного з таких керівників, і надає вруки вищих менеджерів ефективний інструментарій для чіткого контролювиконання окремих планів і бюджетів.
При наявності інформаційної системи, керівник здатний одержуватиактуальну і достовірну інформацію про всі зрізах діяльності компанії,без тимчасових затримок і зайвих передавальних ланок. Крім того,інформація подається керівнику в зручному вигляді "з листа" за відсутностілюдських факторів, які можуть упереджено або суб'єктивно трактуватиінформацію при передачі. Однак справедливо було б зазначити, що деякікерівники не звикли приймати управлінські рішення за інформацією вчистому вигляді, якщо до неї не докладено думка людини, яка її доставив.
Такий підхід в принципі має право на життя і при наявності інформаційноїсистеми, однак часто він негативно відбивається на об'єктивності менеджменту.

Впровадження системи автоматизації вносить істотні зміни в управліннябізнес-процесами. Кожен документ, що відображає в інформаційному поліпротягом або завершення того чи іншого наскрізного бізнес-процесу, вінтегрованій системі створюється автоматично, на підставі первинногодокумента, який відкрив процес. Співробітники, відповідальні за цей бізнес -процес лише контролюють і, при необхідності, вносять зміни в позиціїпобудованих системою документів. Наприклад, замовник розмістив замовлення напродукцію, який повинен бути виконаний до певного числа місяця. Замовленнявводиться в систему, на підставі його системою автоматично створюється рахунок
(на основі існуючих алгоритмів ціноутворення), рахунок пересилаєтьсязамовнику, а замовлення направляється у виробничий модуль, де відбуваєтьсяразузлованіе замовленого виду продукції на окремі комплектуючі. Наоснові списку комплектуючих в модулі закупівель системою створюються замовлення наїх закупівлю, а виробничий модуль відповідним чином оптимізуєвиробничу програму, щоб замовлення було виконано точно в строк.
Природно, у реальному житті можливі різні варіанти невиправнізривів поставок комплектуючих, поломки устаткування і т.д., тому коженетап виконання замовлення повинен суворо контролюватися відповідальним за ньогоколом співробітників, які, у разі необхідності, повинні створитиуправлінське вплив на систему, щоб уникнути небажанихнаслідків або зменшити їх.
Не варто думати, що працювати за наявності автоматизованої системиуправління стане простіше. Навпаки, істотне скорочення паперовоїтяганини прискорює процес і підвищує якість обробки замовлень, піднімаєконкурентоспроможність і рентабельність підприємства в цілому, а все цевимагає більшої зібраності, компетенції та відповідальності виконавців.
Можливо, що існуюча виробнича база не буде справлятися зновим потоком замовлень, і в неї теж потрібно буде вносити організаційні татехнологічні реформи, які згодом позитивно позначаться напроцвітання підприємства.

Опір співробітників підприємства
При впровадженні корпоративних інформаційних систем у більшості випадківвиникає активний опір співробітників на місцях, що єсерйозною перешкодою для консультантів і цілком здатне зірвати абосуттєво затягнути проект впровадження. Це викликано кількомалюдськими факторами: звичайним страхом перед нововведеннями,консерватизмом (наприклад, комірникові, який пропрацював 30 років з паперовоюкартотекою, зазвичай психологічно важко пересідати за комп'ютер),побоювання втратити роботу або втратити свою незамінність, боязньістотно збільшується, відповідальності за свої дії. Керівникипідприємства, що прийняли рішення автоматизувати свій бізнес, в такихвипадках повинні всіляко сприяти відповідальної групи фахівців,що проводить впровадження інформаційної системи, вести роз'яснювальну роботу зкадрами, і, крім того:
Створити у працівників усіх рівнів тверде відчуття неминучості впровадження;

Наділити керівника проекту впровадження достатніми повноваженнями,оскільки опір іноді (часто підсвідомо, або в результатіневиправданих амбіцій) виникає навіть на рівні топ-менеджерів;
Завжди підкріплювати всі організаційні рішення з питань впровадженнявиданням відповідних наказів і письмових розпоряджень.

Тимчасове збільшення навантаження на співробітників при впровадженні системи
На деяких етапах проекту впровадження тимчасово зростає навантаження наспівробітників підприємства. Це пов'язано з тим, що крім виконання звичайнихробочих обов'язків, співробітникам необхідно освоювати нові знання татехнології. Під час проведення дослідної експлуатації і при переході допромислової експлуатації системи протягом деякого часу доводитьсявести справи, як і в новій системі, так і продовжувати ведення їхтрадиційними способами (підтримувати паперовий документообіг іщо існували раніше системи). У зв'язку з цим, окремі етапи проектувпровадження системи можуть затягуватися під приводом того, що у співробітниківі так вистачає термінової роботи по прямому призначенню, а освоєння системиє другорядним і відволікаючим заняттям. У таких випадкахкерівникові підприємства, крім ведення роз'яснювальної роботи зухиляються від освоєння нових технологій співробітниками необхідно:
Підвищити рівень мотивації співробітників до освоєння системи у формі заохоченьі подяк;
Прийняти організаційні заходи до скорочення терміну паралельного ведення справ.

Формування кваліфікованої групи впровадження і супроводу системи,керівника групи
Впровадження більшості великих систем автоматизації управління здійснюєтьсяза наступною технологією: на підприємстві формується невелика (3-6 чоловік)робоча група, яка проходить максимально повне навчання роботі зсистемою, потім до цієї групи лягає значна частина роботи звпровадження системи і подальшого її супроводу. Застосування подібноїтехнології викликано двома чинниками: по-перше, тим, що підприємство зазвичайзацікавлене в тому, щоб у нього під рукою були фахівці, якіможуть оперативно вирішувати більшість робочих питань при налаштуванні іексплуатації системи, а по-друге, навчання своїх працівників та їхніхвикористання, завжди істотно дешевше аутсорсингу. Таким чином,формування сильної робочої групи є запорукою успішної реалізаціїпроекту впровадження.
Особливо важливим питанням є вибір керівника такої групи іадміністратора системи. Керівник, крім знань базових комп'ютернихтехнологій, повинен володіти глибокими знаннями в області ведення бізнесу іуправління. У практиці великих західних компаній така людина займаєпосаду CIO (Chief Information Officer) що звичайно є другим ів ієрархії керівництва компанії. У вітчизняній практиці, при впровадженнісистем таку роль, як правило, грає начальник відділу АСУ або йомуаналогічного. Основними правилами організації робочої групи єнаступні принципи:
Фахівців робочої групи необхідно призначати з урахуванням наступнихвимог: знання сучасних комп'ютерних технологій (і бажання освоюватиїх надалі), комунікабельність, відповідальність,дисциплінованість.
З особливою відповідальністю слід підходити до вибору і призначеннямадміністратора системи, тому що йому буде доступна практично всякорпоративна інформація;
Можливе звільнення фахівців з групи впровадження в процесі проектуможе вкрай негативно позначитися на його результати. Тому членів групислід вибирати з відданих і надійних співробітників і виробити системупідтримки цієї відданості протягом всього проекту;
Після визначення співробітників, що входять у групу впровадження, керівникпроекту повинен чітко розписати коло розв'язуваних кожним з них завдань, формипланів і звітів, а також довжину звітного періоду. У найкращому випадку,звітним періодом повинен бути один день.

Висновок
Всі перераховані вище завдання, що виникають у процесі побудовиінформаційної системи, і методи їх вирішення є найбільшпоширеними і Природно, кожне підприємство має свою унікальнуорганізаційну специфіку, і при впровадженні можуть виникати різнінюанси, які вимагають додаткового розгляду і пошуку методів їхрішення. Власне для цього й існують професійні бізнес -консультанти.

Висновки:
Перед тим, як здійснювати проект впровадження максимально формалізує йогомети;
Ніколи не жертвуйте стадією передпроектного аналізу. Привабтепрофесійних консультантів для обстеження Вашого підприємства іпостановки завдань менеджменту. Ваші витрати неодмінно окупляться. Аленамагайтеся мати справу при цьому з солідними компаніями, так як, дожаль, крім консультантів, існують ще й псевдо-консультанти;
Старанно підходите до вибору програмного забезпечення для побудови КІС,так як помилки дорого обходяться. Намагайтеся подивитися як можна більшесистем, і побачити їх "вживу", а не з маркетингових матеріаламирозробників. Не варто намагатися розробляти систему силами своїхпрограмістів. Готові системи розробляються спеціалізованимиколективами протягом багатьох років і мають реальну собівартістьнабагато вище продажної ціни - відомий парадокс характерний дляпрограмних та інтелектуальних продуктів;
Встановіть високий пріоритет процесу впровадження системи, серед іншихорганізаційних і комерційних процесів. Наділені високими повноваженнямикерівника проекту;
Створіть серед всіх співробітників підприємства атмосферу невідворотностівпровадження і прагніть організаційними заходами підвищити темп освоєння новихтехнологій;
Пам'ятайте, що впровадження системи як ремонт - його неможливо закінчити, можналише припинити. Так що впровадження по суті ніколи не закінчиться, системаповинна весь час удосконалюватися в процесі своєї промисловоїексплуатації разом з прогресом інформаційних технологій та методологійуправління діяльністю вашого підприємства ..