Тайм менеджмент: способи ефективного використання робочого часу

Менеджмент

Тайм-менеджмент:

Способи ефективного використання робочого часу

ЗМІСТ

Введення

3
1 Причини дефіциту часу

4
2 Аналіз використання робочого часу

5
3 Самоменеджмент

3.1 Постановка цілей

3.2 Планування

9 < p> 3.3 Прийняття рішень

3.4 Реалізація і організація

3.5 Контроль

3.6 Інформація та комунікації

15
4 Особливості тайм менеджменту в Росії

Висновок

Список літератури

ВСТУП

"Час - самий обмежений капітал, і якщо не можеш їм розпоряджатися, не зможеш розпоряджатися нічим іншим"

П. Друкер

Яким повинен бути успішний, ефективний менеджер? Зрозуміло, він повинензнати свою справу, вміти керувати, уміти ставити цілі і досягати їх. Алевсі ці якості марні, якщо керівник не вміє правильноорганізувати свій робочий час. Нереально домогтися успіху, якщо людина неможе планувати свій час. Це відноситься не тільки до менеджерів, а й долюдям будь-якої іншої професії, але для людей, які керують іншимипрацівниками, ця навичка особливо важлива, адже він розпоряджається не тількисвоїм часом, але і через чітку систему передачі виконання задач своїмпідлеглим, ще й планує їх час. Час - це такий же ресурс, як ілюди, сировина, фінансові кошти. Але воно безповоротно - його не можнанакопичити, передати або взяти в кредит, тому важливо навчитися використовуватийого з максимальною вигодою. Не дарма ж кажуть: "" Час - гроші ". Це непросто слова, дійсно, якщо, наприклад, працівник неправильнорозпорядився своїм часом, умови контракту не були виконані в строк,фірмі доведеться платити штраф, щоб відшкодувати збитки, пов'язані зпростоєм. Успіх кожного керівника залежить не тільки від матеріально -економічних величин, але і від того, як він розпоряджається самим коштовнимнадбанням - часом. Керівник повинен свідомо і системновикористовувати свій час, щоб домагатися поставлених цілей.

1 ПРИЧИНИ ДЕФІЦИТУ ЧАСУ

Щоб ефективно використовувати робочий час, перш за все потрібно знати, нащо воно витрачається і чому його не вистачає. Причини, з яких не вистачаєчасу, тісно взаємопов'язані. Наприклад, якщо менеджер не планує свійробочий день, не організує свою роботу - йому не вистачає часу. Інавпаки, якщо менеджеру не вистачає часу, то він поспішає, чи не плануєсвій день, хапається за усі справи поспіль, намагаючись виконати все відразу.
Вийти з цього замкненого кола можна тільки почавши планувати свій час,а для цього потрібно з'ясувати, на що витрачається час і виявити основніпричини дефіциту часу.
Причини дефіциту часу полягають в наступному:

1. Постійне поспіх. У стані постійного поспіху керівник не встигає зосереджуватися на тій задачі, яку він виконує в даний момент. Він іде по тому шляху, який першим прийшов на думку, замість того, щоб подумати про інші, можливо більш раціональних способах вирішення даного завдання.

2. Відсутність чіткого розподілу робіт за ступенем їх важливості. При цьому керівник починає займатися найбільш легкими і приємними, не настільки важливими справами. У результаті в нього не вистачає часу на вирішення ключових, перспективних завдань.

3. Постійні доопрацювання будинку. Праця керуючого відноситься до певної міри до інтелектуальної діяльності, тому важко розділити розумові процеси, пов'язані з цією діяльністю на які здійснюються в робочий і вільний час. Це призводить до проникнення робочого часу у вільний. При цьому керівник не встигає відпочивати, що позначається на його працездатності і здоров'я.

4. Великий потік рутинних справ, часто термінових, робота над якими займає багато часу.

5. "Злодії часу" - непередбачені й зумовлені недостатнім плануванням справи. Найбільш великі злодії часу - це телефонні дзвінки, непрохані відвідувачі, справи, за які менеджер береться тому, що не може відмовити у проханні. Все це забирає багато часу і відволікає від дійсно важливих справ.

6. Метушливість. Це результат поганої організованості дня, а також іноді залежить від імпульсивності і особливостей людини.

7. Слабка мотивація праці. Наслідком є низька продуктивність, що породжує хронічну нестачу часу.

2 АНАЛІЗ ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ

Щоб правильно розподілити час, необхідно точно знати, як воновитрачається в дійсності. Аналіз використання часу допоможевиявити тимчасові втрати, показати сильні та слабкі сторони практикованогоробочого стилю. Такий аналіз просто необхідний, якщо не відомо, на щовзагалі витрачається час, не відомо, скільки часу вимагає виконаннятих чи інших справ, не відомо, які чинники стимулюють або обмежуютьпрацездатність.
Щоб аналізувати проблему, потрібен достовірний облік часу. Самийефективний спосіб обліку часу - це ведення записів. Витрачається часможна враховувати в таблицях:

Найбільш доцільно вести записи в процесі роботи, тому що роблячи цеввечері, можна щось упустити. Ступінь деталізації записів повинна бутитакий, щоб можна було судити про важливість і необхідність кожного видуробіт. Для отримання найбільш об'єктивної картини робити записи потрібно впротягом тижня (або довше, якщо необхідно). Якщо бізнес єсезонним, то такий аналіз необхідно проводити з урахуванням часу року. Улистку ... треба фіксувати не тільки зовнішні перешкоди, але й випадки, колиініціатором порушення ходу трудового дня був сам керівник.
Сильні сторони використання робочого часу потрібно виділити і застосовуватив повсякденній роботі. Для слабких же сторін потрібно виробити стратегію зподолання їх. Перш за все, кожну роботу потрібно проаналізувати здопомогою наступних питань:
- чи була робота необхідна? (якщо більше 10% робочого часу було витрачено не на необхідну роботу, це говорить про проблеми з делегуванням та визначенням пріоритетів)
- чи були виправдані витрати часу? (якщо більше 10% робочого часу складали справи, витрати часу на які не виправдані, треба проаналізувати причини, з яких витрата часу був занадто великий і намагатися враховувати їх у майбутній роботі)
- чи було доцільно виконання роботи? (якщо більше 10% робочого часу пішло на завдання, виконання яких було недоцільно, значить потрібно приділити увагу планування, організації, самореалізації)
- чи був свідомо визначений часовий проміжок для виконання роботи?

(якщо більше 10% робочого часу було витрачено на завдання, що часовий інтервал виконання яких визначався спонтанно, значить, існують проблеми з плануванням робочого часу).

Визначивши критичні моменти, шкідливі звички, найбільш часті помилкиробочого стилю, так звані поглиначі часу, потрібно визначити їхпричини та виробити заходи щодо їх усунення, найбільш придатні для даногобізнесу і конкретного керівника.

ПРИКЛАД

Сильні сторони:
. сортування пошти (це раціональніше, ніж відразу відповідати на всі листи)
. не найважливіші справи (відповідь на листи) - в кінці дня, коли на важливі і вимагають великих витрат часу справи не залишається часу
. кожною справою менеджер займався певний час, не змішуючи його з іншими
. вся робота, виконана в цей день, була необхідна
. перешкоди, які бажано якщо не ліквідувати, то звести до мінімуму, відняли порівняно мало часу

Слабкі сторони:
. часовий інтервал для виконання декількох завдань визначався спонтанно

(якщо б він був визначений заздалегідь, можливо, і підготовка документів, і нарада зайняли менше часу)
. непередбачену затримку в дорозі можна було використовувати для підготовки звіту або складання плану на наступний день

3 Самоменеджмент

Самоменеджмент являє собою послідовне і цілеспрямованевикористання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, для того,щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час.
Основна мета самоменеджменту - максимально використовувати власніможливості, свідомо керувати перебігом свого життя і долатизовнішні обставини. Самоменеджмент допомагає виконувати роботи з меншимивитратами, краще організувати працю (отже, отримати найкращірезультати), зменшити завантаженість роботою і, отже, зменшити поспіху істреси.
У самоменеджменту є певне коло правил і функцій:

3.1 Постановка ЦІЛЕЙ

ЗНАЧЕННЯ ПОСТАНОВКИ ЦІЛЕЙ

Постановка цілей - це вираження у вигляді чітких намірів і в точнихформулюваннях наших інтересів, потреб чи задач, що допомагаєзорієнтувати дії і вчинки на ці цілі і на їх виконання. Дляцього мета повинна описує кінцевий результат, а не ті дії, якінеобхідно виконати. Навіть найкращий спосіб роботи безнадійний, якщокерівник заздалегідь чітко не позначив те, до чого він прагне. Постановкацілі - безумовна передумова планування, а отже, і успіху --полягає в точному знанні того, що, коли, в яких масштабах требадосягти. Усвідомлення своїх цілей дуже часто означає значнусамомотивації для роботи, тому щомета дає чітке уявлення про те, в якому напрямку необхіднорухатися.

Постановка цілей - це тимчасовий процес, оскільки протягомдіяльності підприємства може з'ясуватися, що ті чи інші параметризмінилися, а це призводить до необхідності перегляду мети. Длясамоменеджменту фундаментальне значення має усвідомлення того, кудименеджер хоче прийти і куди він потрапити не хоче (але куди його хочутьнавести інші). Якщо у керівника існує усвідомлена ціль, то тудиж спрямовані і всі неусвідомлені сили керівника, тобто мети служатьконцентрації сил на важливих напрямках. "Випадкові успіхи гарні, алерідкісні. Заплановані успіхи краще, оскільки вони керовані і трапляютьсячастіше ".

Знаходження ЦІЛЕЙ

Для того, щоб домогтися успіху необхідно правильно вибрати мети. Укожної фірми, у кожного менеджера є одна основна, найважливіша мета,яка розбивається на безліч невеликих проміжних цілей нижчогорівня, досягнення яких забезпечує досягнення мети більш високогорівня і, в кінцевому рахунку, вищої мети.

Потрібно встановлювати ясні погоджені між собою цілі,які можуть бути звернені в безпосередні дії, щоб їх можнабуло безпосередньо планувати. Чітко визначені, зафіксовані напапері цілі автоматично здобувають обов'язковий характер, спонукають допостійного аналізу, повторному і ревізії.

Ситуаційний аналіз
Являє собою свого роду реєстр особистих ресурсів (засобів длядосягнення цілей) і дозволяє з'ясувати, що варто заохочувати (сильністорони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони).
Шляхом аналізу своїх здібностей менеджер визначає, що взагалі він можезробити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей вінмає в своєму розпорядженні. З іншого боку, менеджер повинен ясно уявляти собі своїслабості, щоб уникати дій, які можуть сприяти проявуподібних «якостей», або вжити заходів до позбавлення від цих недоліків.
Допомогти в цьому може складання балансу своїх найбільших невдач і поразокі виділення, наслідком відсутності яких якостей вони були. «Знати своїслабості - значить зміцнювати свої сильні сторони ».

Формулювання цілей
Встановлення термінів втілення цілей і формулювання бажаних результатів.
Це остання ступінь при постановки цілей, коли формулюються конкретнепрактичних цілей для наступної стадії планування.
Не можна брати на себе занадто багато, щоб не втопився в невиконанихсправах. Варто встановлювати короткострокові цілі, погоджені здосягненням довгострокових глобальних цілей.

3.2 ПЛАНУВАННЯ

Планування покликане забезпечити господарське використання найціннішогоресурсу - часу. Чим краще розподілений (тобто спланований) час, тимкраще він може бути використаний в особистих і професійних інтересахкерівника. Планування як складова частина завдань і правилсамоменеджменту означає підготовку до реалізації цілей і структуруваннячасу. Планування щоденної роботи, середньо-і довгострокових акцій ірезультатів означає також виграш у часі, досягнення успіху і великувпевненість в собі.
Також, як будь-яка фірма планує або повинна планувати свою збутову івиробничу діяльність, кожна людина повинна думати і працювати,заглядаючи в майбутнє, і не віддаватися у владу перебігу подій. Потрібнопланувати використання часу для досягнення поставлених цілей.
Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи, полягає вте, що планування часу приносить виграш у часі. Загальнийпрактичний досвід на виробництві показує, що збільшення витрат часуна планування приводить у кінцевому рахунку до економії часу в цілому.
Очевидно, витрати часу на планування не можуть нескінченнозбільшуватися, існує оптимум, після якого подальше збільшеннячасу на планування стає неефективним. Від загального плановогоперіоду (рік, місяць, тиждень, день) треба максимально 1% часу витрачати напланування.

ПРИНЦИПИ І ПРАВИЛА ПЛАНУВАННЯ ЧАСУ

Щоб правильно виконувати свої функції і досягти своїх цілей, щобпередоручати менш важливі справи, зменшувати їх число або відсувати на більшпізні терміни, менеджер повинен ясно представляти свій часовий бюджет ісукупність завдань. Планування являє собою проект процесів праціна майбутній часовий період.
Основні правила планування часу:

1. Співвідношення (60:40).
Досвід показує, що краще всього складати план лише на певну частину робочого часу (на 60%).
Події, які важко передбачити, що відволікають моменти ( "поглиначі"часу) не можуть бути заплановані цілком без залишку в зв'язку зіспецифікою роботи менеджера, яка полягає в тому, що приблизнополовину робочого дня керівник проводить не на робочому місці, тому щоробота вимагає взаємодії з людьми, обміну інформацією. Завжди потрібнозалишати певний відсоток часу як резерв для несподіванихвідвідувачів, телефонних розмов, криз або на випадок недооцінкитривалості якихось справ, але при цьому намагатися скоротити кількість
"Поглиначів" часу.

2. Зведення задач воєдино - план дій.
Щоб скласти гарний план витрати часу, важливо завжди матиуявлення про майбутні справи. Доцільно розділити їх на довго-,середньо-і короткострокові задачі, установити їх пріоритетність і діятивідповідно до неї.

3. Регулярність - системність - послідовність.
Над планами часу потрібно працювати регулярно і системно, послідовнодоводячи до кінця почату справу.

4. Реалістичне планування.
Тобто планувати потрібно лише такий обсяг завдань, з яким менеджер реальноможе впоратися.

5. Заповнення втратчасу.
Заповнювати втрати часу краще по можливості відразу, наприклад краще одинраз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наганятивтрачене напередодні.

6. Фіксація результатів замість дій.
Фіксувати в планах потрібно результати або цілі, а не просто будь-якідії, щоб зусилля були споконвічно спрямовані безпосередньо надосягнення мети. Це допоможе уникнути позапланової діяльності.

7. Встановлення часових норм.
Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу,скільки його є в розпорядженні. Тому варто задавати точнічасові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на те чиінша справа, скільки воно дійсно вимагає.

8. Термін виконання.
Щоб уникнути зволікання і відкладання справ, варто встановлювати точнітерміни виконання для всіх видів діяльності.

9. Переробка - повторний огляд.
План потрібно постійно переробляти і перевіряти ще раз з точки зору того,чи можуть ті чи інші задачі бути виконані повністю.

10. Узгодження тимчасових планів.
Щоб успішніше запроваджувати свої плани в життя, менеджеру необхідноузгоджувати їх з планами інших людей (секретарки, начальника,підлеглих, колег).

СИСТЕМА ПЛАНУВАННЯ ЧАСУ

Як і будь-яке планування, планування часу орієнтується навідповідні довгострокові цілі, які, у свою чергу, розбиваютьсяна оперативні часткові цілі. Планування припускає поступовепросування вперед, розкладання загальної задачі на приватні, з тим щобрізні дії можна було розподілити в часі.
Установлення періодів часу, які потрібні для досягнення особистих іпрофесійних цілей, дає почуття впевненості і уявлення пронайбільш зручною розподілі часу і найбільш доцільноючерговості справ.

План життя може послужити вихідним пунктом процесу планування. На йогооснові виводять довгострокові цілі на найближчі роки і складають план накілька років вперед. З плану на кілька років уперед виводять річнийплан, при цьому потрібно стежити за тим, щоб не займатися справами, яківідносяться до більш пізніх цілей. Далі складається квартальний план,який служить інструментом контролю за річним. Задачі і цілі місячногоплану переносяться з квартального плану минув місяця і враховуються вжез більшою деталізацією. Декадний план припускає ще більш детальний,більш точний прогноз майбутнього періоду і складається відповідно дооб'ємом всіх справ і задач і необхідним для їх виконання часом; в ньомутакож треба передбачати часові резерви для вирішення додаткововиникаючих завдань так, щоб дотриматися планові терміни без стресу іцейтноту.
Денний план - це сама остання і найважливіша ступінь у системіпланування часу.

СКЛАДАННЯ ПЛАНІВ ДНЯ ЗА ДОПОМОГОЮ МЕТОДУ "АЛЬПИ".
Принципово важливо складати план дня в письмовому вигляді, тому що це робитьділову активність більш цілеспрямованої і орієнтованої на проходженняскладеній програмі дня. Письмовий план допомагає краще оцінитипотреба в часі і більш реалістично планувати резервне час.
Реалістичний план дня повинен в ідеалі включати лише те, що керівникхоче або повинен, а також може зробити в цей день, щоб сконцентруватиі мобілізувати реалізацію поставлених завдань більше сил.
Метод "АЛЬПИ" складається з 5 стадій:
1) складання завдань (завдання з тижневого плану, розставлені попріоритетності; невиконане напередодні; додали справи; терміни, якітреба дотриматися);
2) оцінка тривалості акцій;
3) резервування часу (у співвідношенні 60:40);
4) прийняття рішень щодо пріоритетів та передоручення;
5) контроль і перенесення незроблене.

Навіть самий зайнятий керівник здатен так пристосовувати свої цілі таплани до відповідних обставин, щоб вони завжди могли служитивиконанню плану життя і кар'єри.
Необхідно завжди перевіряти свої плани і змінювати їх, якщо вонивиявляються не здійсненними або не дозволяють досягти поставленої мети дотерміну. Якщо ж якусь справу розпочато, то воно повинно бути доведено до кінця.

3.3 ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ

Прийняття рішень припускає вибір першочергових завдань і справ. Прийнятирішення - значить установити пріоритетність.
Основні проблеми керівників полягають у тому, що вони намагаються відразувиконати занадто великий обсяг робіт і розпилюють свої сили на окремі,часто несуттєві, але здаються необхідними справи.
Менеджери повинні прагнути до того, щоб, встигаючи вирішувати під час робочогодня безліч різних поточних питань, протягом певного часузайматися тільки однією-єдиною задачею, завжди завершувати за один разтільки одна справа, але послідовно і цілеспрямовано. Передумовами длятакої роботи служать ухвалення однозначного рішення про першочерговість важливихсправ, складання списку пріоритетів на основі цього рішення та дотриманняйого. Свідоме встановлення однозначних пріоритетів, послідовне ісистемне виконання завдань, включених до плану, відповідно до їхчерговості допоможе:працювати тільки над дійсно важливими і необхідними завданнями
- Вирішувати питання відповідно до їх невідкладністюконцентруватися на виконанні тільки однієї задачіукладатися у встановлені термінивиключити справи, які можуть бути виконані іншимине залишати невиконаними задачі, що вам дійсно під силуотримати більше задоволення від робочого дня і результатів роботиуникнути стресових перевантажень

Черговість виконання завдань можна визначати, користуючись наступнимикритеріями і методами:
Принцип Парето (співвідношення 80:20)
"Усередині даної групи окремі малі частини виявляють набагато більшузначимість, ніж це відповідає їх відносній питомій вазі у ційгрупі ".
Виходячи з цієї закономірності, можна зробити висновок стосовно до робочоїситуації керівника: у процесі роботи за перші 20% витрачаєтьсячасу досягається 80% результатів. Це означає, що не слід відразубратися за самі легені, цікаві або вимагають мінімальних витратчасу справи. Необхідно приступати до питань, виходячи з їх значеннямі важливістю.

Встановлення пріоритетів за допомогою аналізу АБВ.
Техніка цього аналізу виходить з досвіду, що частки у відсотках більш важливих іМенне важливих справ у сумі залишаються незмінними. За допомогою букв А, Б і Взавдання поділяються на три групи, відповідно до їх значимості
(найважливіші, важливі і несуттєві (менш важливі). Аналіз АБВ грунтуєтьсяна трьох закономірностях:
Найважливіші задачі складають приблизно 15% усієї кількості справ, якимизаймається керівник. Внесок цих задач для досягнення цілі складаєблизько 65%.
На важливі задачі приходиться близько 20% загального числа справ, значимість якихтакож близько 20%.
Менш важливі і несуттєві задачі складають близько 65% усіх справ, азначимість їх складає всього лише приблизно 15%.

Щоб застосувати аналіз АБВ, необхідно дотримуватися наступних пунктів:скласти список усіх майбутніх завданьсистематизувати їх за ступенем важливості та встановити черговістьоцінити задачі відповідно до категорій А, Б, Взавдання категорії А керівник повинен виконувати самзавдання категорії Б слід передоручитищо залишилися завдання самі незначні і підлягають обов'язковому передоручення.

Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера
Цей принцип є простим допоміжним засобом у випадках, колинеобхідно швидко прийняти рішення щодо того, який задачі віддатиперевагу. Пріоритети встановлюються за такими критеріями як терміновість іважливість справи. Усі справи підрозділяються на 4 групи:
Термінові/важливі справи - їх необхідно виконувати самому керівнику
Термінові/менш важливі справи - їх слід делегувати
Менш термінові/важливі завдання - їх необов'язково виконувати відразу, алевиконувати їх треба самому.
Менш термінові/менш важливі справи - від їх виконання варто утриматися

Делегування є ключовою діяльністю керуючого. Підделегуванням у загальному сенсі розуміється передача завдань свого підлеглогозі сфери діяльності самого керівника, але при цьому начальник зберігаєза собою відповідальність за керівництво, яка не може бутиделегована. Передача завдання або діяльності може здійснюватися натривалий термін чи обмежуватися разовими дорученнями.
Відмова від делегування приводить до перевантаження керівника, скорочує час,необхідне для виконання своїх безпосередніх обов'язків.
Делегування допомагає керівнику вивільнити час для важливих завдань ітрохи розвантажитися, а також сприяє використанню професійнихзнань та навичок працівників, позитивно впливає на мотивацію праціспівробітників.
Для того, щоб успішно здійснювати делегування необхідно підібратипридатних співробітників, чітко розподілити сфери відповідальності,координувати виконання доручених задач і здійснювати контроль робочогопроцесу і результатів, припиняти спроби зворотного або наступногоделегування. Не менш важливо стимулювати і консультувати підлеглих,давати їм оцінку.
Делегувати слід рутинну роботу, спеціалізовану діяльність,приватні питання і підготовчу роботу. Ні в якому разі не можнаделегувати таку роботу, як визначення цілей, керівництво співробітниками,задачі високого ступеня ризику.

РЕАЛІЗАЦІЯ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ

передбачає складання розпорядку дня й організація трудового процесу вметою досягнення поставлених цілей. Організація свого робочого дня повиннавідповідати основному принципу: "Робота повинна підкорятися мені, а ненавпаки ". Існує 23 правила, які можна розділити на 3 групи:правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.
Правила початку дня:починати день з позитивним настроєм;починайте роботу по можливості в один і той же час;повторний огляд плану дня, складеного напередодніспочатку - ключові завдання;приступати без розгойдування;погодити план дня із секретарем (він буде ефективніше працювати і зможевідгородити керівника від непотрібних перешкод);ранком займатися складними і важливими справами, тому що потім менеджер зазвичайбуває зайнятий поточними справами;
Правила основної частини дня:
Гарна підготовка роботи;
Впливати на фіксацію термінів у власних інтересах;
Ще раз перевірити всі акції з точки зору їх необхідності;
Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми;
Уникати незапланованих імпульсивних дій;
Вчасно робити паузи і дотримувати розмірений темп;
Невеликі однорідні завдання виконувати серіями (при цьому тільки один разпроводиться підготовка і протягом певного часу керівникзаймається однорідною діяльністю; завдяки безперервності іконцентрованості процесу досягається економія часу);
Раціонально завершувати почате (відволікання і наступне повернення дороботи потребує деякого часу, тому почату справу потрібно або доводитидо кінця, або переривати в доцільний місці)
Використовувати незаплановані тимчасові проміжки для підготовчоїабо рутинної діяльності;
Працювати антициклічність (тобто на початку дня доцільно займатисянайважливішими завданнями, а в більш неспокійний період - справами менш важливими);
Викроювати спокійний час;
Контролювати час і плани;
Правила завершення робочого дня:
Завершити початі невеликі справи;
Контроль за результатами і самоконтроль;
План наступного дня;
Кожен день повинен мати свою кульмінацію.
Крім цих правил також важливо дотримувати природний денний ритм.
У різних людей різна психологія й організм. Внаслідок цьогопрацездатність людей різна в різні періоди часу. Деякілюди продуктивніше працюють зранку, деякі вдень, а деякі ввечері. Алепри цьому не можна сказати, що одні з них працюють краще, а інші гірше.
Просто пік працездатності у цих людей приходиться на різні періоди дня.
Абсолютні значення піка і спаду продуктивності індивідуально розрізняються,але що однаково для всіх людей - так це відносні, ритмічніколивання. Все це необхідно враховувати у своїй роботі.

3.5 КОНТРОЛЬ

Контроль над результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку --оптимізації трудового процесу. Всі перераховані вище функціїсамоменеджменту будуть не настільки ефективними, якщо не буде проводитисявідповідний контроль. Контроль охоплює три завдання:осмислення фізичного станупорівняння запланованого з досягнутимкоригування за встановленими відхиленнями

Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої планиі організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час іскладати листок денних перешкод.
Контроль над результатами праці повинен у будь-якому випадку вироблятися післявиконання завдання. Наприкінці робочого дня необхідно контролювати івідбивати не тільки виконання поставлених цілей, але й особисту ситуацію.
"Той хто хоче себе по-справжньому розвантажити не може відмовитися відсамоконтролю ".

3.6 ІНФОРМАЦІЯ ТА КОМУНІКАЦІЇ
Це найважливіша фаза, тому що всі інші фази мають потребу в ній.
Інформація і комунікація складає серцевину самоменеджменту, навколоякої постійно обертаються інші функції. На керівника кожен деньобрушується потік інформації з яким йому доводиться справлятися. Уреальному житті керівник обробляє набагато більше інформації, ніж ценеобхідно. Для того, щоб заощаджувати свій час керівнику необхіднорозробити раціональний підхід до володіння інформацією.
Раціональне читання
Це важливо для керівника, оскільки раціоналізація читання допомагаєліквідувати втрати часу на безсистемне читання.
Незалежно від швидкості читання, можна шляхом цілеспрямованого, селективногочитання заощадити масу часу. Раціональне читання припускає, першза все, визначення того, чи треба цей матеріал читати взагалі, і якщо треба,то в якому обсязі. Щоб читання було результативним, при перегляді і читаннітреба думати про те, яку інформацію з нього потрібно одержати; перед тим, якпочати читати, треба переглянути назву глав і розділів, пробігти очимакороткий зміст, а також передмову і введення і з'ясувати, щонеобхідно прочитати більш інтенсивно.
Читати можна швидше, якщо позбутися шкідливих звичок і відволікаючихфакторів і удосконалювати методику читання. Важливі тексти потрібно не тількичитати, але й обробляти після читання. Бажано розробити свою системумаркувань і робити позначки, що вказують на важливість або якість того чиіншого абзацу. Можна виписувати важливі ідеї і думки, але лише найважливіше йв найкоротші формі.

Раціональне проведення нарад.
Наради відбирають у керівника й у підлеглих дуже велику частинуробочого дня. Тому бажано провести аналіз точних витрат наради зурахуванням витрат на підготовку, заробітку учасників, додатковихіндивідуальних витрат, накладних витрат, витрат на відрядження тавтраченого часу.
Порядок денний раціонально складати з зазначенням часу, необхідного дляобговорення окремих тем. Для кожного пункту намічати час відповідноз його значущістю.
Після наради необхідно контролювати, чи виконуються прийняті рішенняусіма, кого вони стосуються. Невиконані завдання і невирішені проблеми повиннібути першим пунктом наступної порядку денного.

Переговори по телефону
Телефон є найбільш часто використовуваним засобом комунікації інайбільш частим джерелом перешкод. Щоб не витрачати занадто багато часу нателефонні переговори, перед тим, як дзвонити, потрібно намітити хід бесіди.
Якщо ж дзвонять не в справі, потрібно якомога швидше закінчити розмову.
Телефон також можна і використовувати у вигляді інструменту раціональноїінформації та комунікації.
За допомогою телефонної лінії менеджер має можливість з'єднатися зглобальної інформаційної мережі, яка дає можливість відмінного обмінуінформацією.
Раціональне ведення кореспонденції.
Для цього потрібно:
Підготувати стандартні відповіді;
Намагатися писати резолюцію відразу, не накопичуючи паперів;
Вчасно знищувати архіви;
Довіряти секретарю розбір пошти.

3.7 ОСОБЛИВОСТІ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ В РОСІЇ

Менеджмент в Росії, як і в будь-якій іншій країні, відбиває її історичніособливості, культуру і загальновною психологію. Він безпосередньо пов'язанийз суспільно-економічним укладом країни.
У силу історичних особливостей економіка нашої країни розвиваєтьсявсі процеси у нас відбуваються в більш стислі тимчасовіінтервали. У радянський період історії Росії була відсутня приватнавласність, у той час як наука управління отримала основний сплескрозвитку по всьому світу. Тому зараз менеджери змушені працювати більшей ефективніше, і не дивно, що у більшості з них проблеми звикористанням та плануванням часу. Всі російські економісти визнають,що раціональне використання часу є неодмінною умовоювсякого процесу праці, і управлінського теж, але, незважаючи на це, заданий час проблема ефективного використання часу в більшостідосліджень, і особливо що стосуються питань управління, або ігнорується,або висвітлюється дуже слабко. Вітчизняні керівники змушенікористуватися розробками іноземних фахівців.
В даний час керівників можна умовно розділити на дві групи:керівники старого гарту, які працювали в умовах планової економіки,багатьом з яких важко пристосуватися до нових умов. Вони вважають за кращепрацювати так само, як працювали раніше.
Нові менеджери, більшість з яких навчалися із зарубіжної літератури,навчалися або стажувалися за кордоном. Вони використовували досвід західнихменеджерів і тому мало чим відрізняються від своїх колег з інших країн.
Для них природно піклуватися про максимальної ефективності використаннясвого робочого часу.
Российская економіка переживає зараз перехідний період. При плановій іринковій економіці зовнішнє середовище відносно стабільна, а сьогодніпідприємства діють в постійно мінливих умовах. Така ситуаціяускладнює процес прийняття рішень. Плани доводиться постійнопереглядати. Цілі, що стоять перед менеджером не завжди зрозумілі, іпослідовні. Множинність цілей у поєднанні з існуванням різнихгруп та інтересів часто призводить до суперечностей. Неможливість постановкиясних і несуперечливих цілей призводить до порушення на самій першій ступенісамоменеджменту. Отже, важко процеси планування іприйняття рішень (виникають несподівані завдання, неможливо однозначнорозставити пріоритети).
Як вже зазначалося, застосування принципів тайм-менеджменту пов'язано не тількиз економічними, але і з суспільно психологічними факторами.
У нашій країні велика питома вага витрат часу на виконання рутинноїроботи в бюджеті часу керівників. Це говорить про проблеми зделегуванням у російських менеджерів. Багато хто з них не делегуютьрутинну роботу або із-за того, що підлеглі і так завантажені роботою,або із-за того, що вважають, що самі виконають цю роботу лучшею Врезультаті менеджеру не вистачає часу на дійсно важливі,перспективні завдання.
Ще одна особливість у використанні робочого часу полягає в тому,що в російських