ПЕРЕЛІК ДИСЦИПЛІН:
  • Адміністративне право
  • Арбітражний процес
  • Архітектура
  • Астрологія
  • Астрономія
  • Банківська справа
  • Безпека життєдіяльності
  • Біографії
  • Біологія
  • Біологія і хімія
  • Ботаніка та сільське гос-во
  • Бухгалтерський облік і аудит
  • Валютні відносини
  • Ветеринарія
  • Військова кафедра
  • Географія
  • Геодезія
  • Геологія
  • Етика
  • Держава і право
  • Цивільне право і процес
  • Діловодство
  • Гроші та кредит
  • Природничі науки
  • Журналістика
  • Екологія
  • Видавнича справа та поліграфія
  • Інвестиції
  • Іноземна мова
  • Інформатика
  • Інформатика, програмування
  • Історичні особистості
  • Історія
  • Історія техніки
  • Кибернетика
  • Комунікації і зв'язок
  • Комп'ютерні науки
  • Косметологія
  • Короткий зміст творів
  • Криміналістика
  • Кримінологія
  • Криптология
  • Кулінарія
  • Культура і мистецтво
  • Культурологія
  • Російська література
  • Література і російська мова
  • Логіка
  • Логістика
  • Маркетинг
  • Математика
  • Медицина, здоров'я
  • Медичні науки
  • Міжнародне публічне право
  • Міжнародне приватне право
  • Міжнародні відносини
  • Менеджмент
  • Металургія
  • Москвоведение
  • Мовознавство
  • Музика
  • Муніципальне право
  • Податки, оподаткування
  •  
    Бесплатные рефераты
     

     

     

     

     

     

         
     
    Шпaргалкі з документального забезпечення управління
         

     

    Менеджмент

    1. Діловодство - діяльність, що охоплює питання документування іорганізації роботи з документами при здійсненні управлінських дій.

    Документування - процес создан6ія та оформлення документа.
    Паралельно з терміном діловодство використовується терміндокументаційне забезпечення управління (ДЗУ). Його поява пов'язана звпровадженням в управління комп'ютерних систем та їх організаційних,програмним та інформаційним забезпеченням для наближення до термінології,вживається в комп'ютерних програмах та літератури.
    ДОП - робота з готовими документами, створеними установами та отриманимиззовні:

    . Прийом документів

    . Розподіл

    . Реєстрація

    . Виконання

    . Контроль виконання

    . Формування справ

    . Підготовка документальних матеріалів до архівного зберігання і використання.
    ДОУ в організаціях здійснюється спецслужбою, що діє на правахсамостійного структурного підрозділу, вона підпорядковується керівникуорганізації.
    У міністерствах і відомствах документаційне забезпечення займаютьсяуправління справами. До складу управління справами як правило, входятьсекретаріат (приймальня, секретаріат міністра, заступник міністра, протокольнебюро), інспекція при міністрі, канцелярія, бюро обліку та реєстрації,експедиція, копіювально-машинально бюро, відділ листів і скарг, відділвдосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів,центральний архів. В організаціях, що не мають служби ДОУ, в структурнихпідрозділах роботу з документами виконує секретар руки (інспектор) абоінше спеціально призначена посадова особа. Основним завданням служби ДОУє встановлення єдиного порядку документування і роботи здокументами в галузі або в окремій організації і на основі їхвикористання сучасної обчислювальної техніки та автоматизації.

    2. документи та їх роль.
    Документи відіграють величезну роль в житті суспільства. Їх розрізняють за значимістюі характеру. Документи є підтвердженням факту, події, явища. Вониможуть мати політичне, історичне, юридичну та економічнузначення. Документи можуть служити джерелом інформації для написанняісторії держави, республіки, міст. Слово «документ» у перекладі злат. означає «свідоцтво», «спосіб докази».
    Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним чоломспособом, для її передачі в часі і просторі.
    Документ - матеріальний носій, що містить інформацію в зафіксованомувигляді.
    Будь-яке управлінське рішення завжди грунтується на інформації поданого питання або керованого об'єкта. Інформація тотожнапоняттям: «дані», «відомості», «показники». Законодавчо закріпленийнаступний термін.
    Інформація - це відомості про осіб, предмети, явища і процеси, незалежних від форми їх подання.

    3. основні способи документування.
    Необхідність фіксувати інформацію з'явилася у людей в глибокійдавнину. До нашого часу дійшли документи, створені на глинянихтабличках, бересті, кам'яних стінах і т.д.
    Способи нанесення інформації також були різні: малюнок, графіка, лист.
    В даний час в управлінській практиці використовуються головним чиномдокументи, створені будь-яким чином листа: рукописних, машинописним,типографським, комп'ютерним, а також з використанням графіки, малюнка,фотографії, звуку-і відеозаписи, і на спеціальному матеріалі (папері, кіно іфото плівці, магнітній стрічці, диску і т.п.).
    Документування в апараті управління може здійснюватися на природномумовою (машинопис, рукопис, телеграма, факсограма і т.д.) і наштучною мовою з використанням відповідного носія (магнітністрічки, дискети, диски і т.д.).
    На сьогоднішній день в управлінській практиці переважаючим способомдокументації є комп'ютерна друк. Однак ряд документів наприкладзаяву, пояснювальні записки створюються рукописних звичайним способом.
    Вивчення розвитку способом документування і носіїв інформаціїзаймається наукова дисципліна - документознавство.

    4.основние функції документа.
    Це цільове призначення, яке притаманне цим документом.
    Всі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції.
    Загальні:
    А) інформаційна, тобто документ створюють для збереження інформації.
    Б) соціальна, документ є соціально значущим об'єктом, тому що пов'язаний зпевної соціальної потребою.
    В) комунікативна, тобто документ виступає засобом зв'язку міжорганізаціями та ін громадськими органами.
    Г) культурна - документ закріплює і передає культурної традиції суспільствазокрема у рівень наукового та технічного розвитку суспільства.
    Д) управлінська - документ є інструментом управління, оскількиспеціально створений для цієї мети.
    Е) правова - документ є засобом закріплення і зміни правовихнорм і правовідносини в суспільстві.
    Ж) історична - документ - джерело історичних відомостей про розвитоксуспільства після виконання своїх оперативних функції, чому допомагає йогонадходження на зберігання ви архів.

    5. класифікація документів.
    Цей поділ документів на класи за найбільш загальних ознак, подібності,відмінностей.
    - За найменуванням, тобто за назвою документа.
    - За місцем складання документи поділяються на внутрішні (створені в данійорганізації та відображають питання всередині неї) і зовнішні (що надходять ворганізацію або направляються в ін організацію, ін особам).
    - За кількістю питань, включених у текст, документи бувають: прості, вяких міститься і пропонується рішення тільки одного питання; складні, вяких міститься кілька запитань.
    - За формою документи можуть бути індивідуальні (створюються в довільнійформі); типові (зразок, щодо якого складаються тексти, аналогічнідокументів); трафаретні (частина тексту видрукувана заздалегідь, а частина текстувписується при складанні).
    - За коштами фіксації: Рукописні друковані (рукописні, машинописні,виготовлені на розмножувальних апаратах та типографським способом);графічні (креслення, графіки, схеми, малюнки і т.д.); фотокіно документи,відбиті шляхом фотографування або кінозйомки і звуковіфотодокументи, які зафіксовані за допомогою звукозаписних апаратів.
    - За термінами зберігання: постійного (вічного), довгострокового (понад 10 років),тимчасового (до 10 років).
    - За походженням: службові (що зачіпають інтереси підприємства, відділу,групи працівників), особисті (стосуються конкретної особи і єіменними).
    - За призначенням: оригінали, копії, виписки, дублікати.

    Оригінали - документ, відредагований відповідним чином,оформлений і підписаний.

    Копія - повне відтворення всіх реквізитів справжнього документа.

    Дублікат - вдруге відтворений документ, цілком, що повторюєоригінал, звичайно дублікат видають замість втраченого оригіналу.

    Виписка - частина копії документа, що потрібна для роботи.
    - По юридичній силі: справжні, які видаються уповноваженимипрацівниками підприємства з урахуванням усіх правил; підроблені змісту абореквізити, яких не існує в дійсності.
    Значення:
    А) забезпечення їх швидкого пошуку в поточному діловодстві
    Б) підвищення оперативності роботи документа.

    6. види документів.
    Всі документи по відображаються у них видів діяльності діляться на 2 великігрупи:
    - Документи з загальних адміністративних питань, тобто питань загальноїкерівництва підприємства та його виробничої діяльності. Ці документиможуть становити працівники всіх підрозділів підприємства. До цієї групивходять:
    1. організаційно-розпорядча документація (ОРД), у складі якої в свою чергу розрізняють документи:

    1. організаційні (статут, положення, інструкція, штатний розклад)

    2. розпорядчі (наказ із загальних питань, розпорядження, рішення, вказівка тощо)

    3. довідково-інформаційні (службові листи, довідки, телеграми, телефонограми, заяви, доповідні, службові записки, акти, протоколи, договори тощо).
    1.2 по особовому складу (з трудових відносин) накази, за особистимскладу, трудові книжки, анкети, автобіографії, резюме, характеристики іт.д.
    - Документи за функціями управління:
    2.1 документація з фінансово-розрахунковим, грошовим і кредитнимопераціях (платіжні доручення, рахунки-фактури, акти, ревізії, каси тощо)
    2.2 документація з поставки товарів та перевезення вантажів (з постачання ізбуту) господарські договори, комерційні групи, претензійні листи іт.д.ці документи становлять працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділупланування, постачання і збуту та інших функціональних підрозділів.

    7.уніфікація і стандартизація як основний напрямок у вдосконаленнідокументів.
    Організація та управління характеризується різноманітністю та неповторністюробочій ситуації і які вживає дій щодо їх вирішення, звідсивелика різноманітність документів та необхідність їх уніфікації тастандартизації.
    Суть уніфікації зводиться до скорочення невиправданого різноманіттядокументів, приведення до єдності їх форм структури, мовних конструкцій іоперації з обробки, обліку та зберігання документів.
    Уніфікація документів - встановлення однакового комплексу видів ірізновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій,розробка єдиних форм та правил складання, оформлення та завданнятрафаретних текстів.
    Управлінські документи, що використовуються в самих різних сферах та органахуправління повинні оформлятися одноманітно, це дозволяє включатидокументи в єдину для країни систему. Діловодство сприяє їхоперативної відпрацювання і виконанню, скорочує витрати часу на роботу здокументами.
    Суть стандартизації полягає в зведенні в норму обов'язкову длязастосування оптимальних правил і вимог з розроблення та оформленнядокументів, прийнятих у встановленому порядку для загального і багаторазовогозастосування в діловодстві.
    Стандартизація - форма юридичного закріплення, наведеною уніфікації тарівня її обов'язковості.
    У Росії діяльність стандартизації координується державнимиорганами стандартизації, при цьому оформлюється виглядіміждержавних (ГОСТ), державних (ГОСТН), галузевих (ОСТ),республіканських (РСТ) стандартів і стандартів підприємств, організацій,установ (СТП).
    Стандартизація - це складний процес, до її складу входять такі елементи,як уніфікація, типізація і т.д.
    Типізація, в документознавства цей метод використовується для створення типовихформ документів і типових текстів, зразків або еталонів, на основі якихстворюються конкретні документи.

    8.сістема документації. Основні системи документації, які застосовуються в РФ.
    Діяльність установи, організації, підприємства відображається сукупністюдокументів певним чином взаємопов'язаних і взаємодіючих.
    Система документації - сукупність взаємопов'язаних документів, які застосовуютьсядо певної діяльності.
    У літературі та практичної діяльності, насамперед, виділяютьфункціональні та галузеві системи документації.
    Функціональні системи документації - це організаційно-розпорядчі,планова, звітно-статистична, фінансування матеріально-технічногопостачання і т.д.
    Галузевими прийнято вважати системи документації, що відображають діяльністьорганів галузевого управління (міністр, відомство галузевих управлінь).
    У розвиток електронно-обчислювальної техніки та впровадження автоматизованихсистем управління треба було приведення документів до одноманітності як поформі, так і щодо послідовності розташування в них інформації. З кінця
    60-х років у нас в країні широко розгорнулася діяльність з розробкиуніфікованих систем документації, тобто систем документації, створених заєдиним вимогам і правилам. Створення уніфікованих систем документації
    - Це один з найважливіших напрямків автоматизації управлінських процесів.
    Уніфіковані системи діяльності (УСД) - це система документації,створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію,необхідну для управління у певній сфері діяльності.
    Визначення, назначен6іе і склад системи документації встановлюються
    ГОСТами. З 1 липня 1998 а РФ був введений в дію ГОСТ Р 6.30-97,який вніс суттєві зміни в оформлення управлінськоїдокументації у зв'язку з комп'ютеризацією діловодства.
    У 2003 році цей ГОСТ був трохи змінений і отримав назву ГОСТ Р
    6.30-2003.

    9.требованія до побудови формуляра-зразка ділових документів.
    Вимоги викладені в Гості 6.10.5-87, згідно з ним формуляр встановлюєвимоги до побудови уніфікованих форм:
    - Формат паперу для уніфікованих форм документів. Застосовують папірформату А3 (297 * 420), А4 (210 * 297), А5 (148 * 210), А6 (105 * 148), А1-ватман.
    - Службові поля. Для уніфікованих форм документів формуляр-зразоквстановлює розміри службових полів, поле верхнє ліве не менше 20 мм,поле нижнє праве не менш 10 мм
    - Розташування частин із зон. Зони формуляра-зразка встановлюютьуніфіковану структуру документа і розміщується в межах основнихчастин формуляра абзацу: заголовні, змістовна й оформлюють.
    - Розташування реквізитів.

    10. склад реквізитів ОРД.
    01 - державний герб РФ
    02 - герб суб'єктів РФ
    03 - емблема організації або товарний знак
    04 - код організації
    05 - основний державний реєстраційний номер юридичної особи
    06 - ідентифікаційний номер платника податків/код причини поставки наділянка
    07 - код форми документа
    08 - назва організації
    09 - назва організації
    10 - назва структурного підрозділу
    11 - дата документа
    12 - реєстраційний номер
    13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа
    14 - місце складання документа
    15 - адресат
    16 - гриф обмеження доступу до
    17 - резолюція
    18 - заголовок тексту
    19 - позначка про контроль
    20 - текст документа
    21 - додаток
    22 - підпис
    23 - відмітка про
    24 - віза узгодження документа
    25 - відбиток печатки
    26 - візи документа
    27 - позначка про виконавця
    28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи
    29 - відмітка про надходження документа в організацію
    30 - ідентифікатор електронної копії документа

    11. схеми розташування реквізитів за ГОСТом Р 6.30-97.
    ГОСТ Р 6.30-2003 (колишній ГОСТ Р 6.30-97) «уніфікованим системидокументації. Уніфікованим організаційно-розподільних документів
    Вимога до оформлення документів ».
    Перелічує в певній послідовності реквізити, притаманні усімвидах документів, що входять в уніфіковану систему ОРД. Він визначаємаксимальний склад реквізитів документів і кожному реквізиту відводитьстрого певне місце на аркуші.

    12. загальна характеристика ОРД.
    Серед великої різноманітності видів ділових документів, що використовуються напідприємствах і організаціях, ОРД займає центральне місце. Можна сказати,що організаційна і управлінська діяльність головним чиномполягає в розробці та реалізації рішень, що фіксуються в ОРД.
    ОРД є найбільш широко використовуваним видом документації.
    ОРД класифікується на 3 групи:
    - Організаційна документація (статут, положення, інструкція, штатнийрозклад)
    - Розпорядча документація (наказ із загальних питань, розпорядженням)
    - Довідково-інформаційна документація (службові листи, телеграми,довідки і т.д.).
    Класифікація ОРД дозволяє забезпечити оперативний пошук документів,контроль за виконанням документів, створює умови для уніфікації.

    13. характеристика організаційних документів.
    Виходячи з даної групи документів, не складно визначити їх головнепризначення:
    По засобах організаційних документів здійснюється регламентація ідокументаційне оформлення таких питань, як створення організації тавстановлення її структури, штатної чисельності та складу, порядокфункціонування, взаємодії структурних підрозділів, встановленняправил внутрішнього трудового розпорядку, їх дія при виконанніповсякденних трудових обов'язків.

    14. документ «стан» (визначення, реквізити, правила складання).
    Положення - правовий акт, що визначає порядок утворення, права таобов'язки організації, роботи як на підприємстві в цілому, так і в йогоструктурних підрозділах. У п?? ложении відображені права і обов'язкиокремих посадових осіб.
    Реквізити: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 23, 24, (28).
    Положення можуть бути індивідуальні та типові.
    Індивідуальні положення найчастіше розробляються на основі типового.
    Положення розробляються за вказівкою керівників підприємства іініціативи керівників структурних підрозділів.
    Виконавець складає проект положення, погоджує з юридичнимвідділом. Якщо проект викликає заперечення, то їх викладають на другійпримірнику або на окремому аркуші.
    Проект положення надають на затвердження керівнику підприємства,підписує його керівник структурного підрозділу і розробник.
    Датою положення є дата затвердження документа, якщо в тексті невказана інша дата.
    Положення є складним документом, як правило, типове положеннямістить у собі основні розділи:
    - Загальні положення
    - Основні завдання
    - Функції
    - Права та обов'язки
    - Керівництво
    - Взаємини, зв'язку
    - Майно, засіб
    - Контроль, перевірка, ревізія діяльності
    - Реорганізація та ліквідація діяльності
    Оформляються положення на загальному бланку підприємства.

    15. документ «статут» (визначення, реквізити, правила складання).
    Статут - юридичний акт, який оформляє освіта організацій іпідприємств і визначається їх структура, функції та правове становище.
    Реквізити: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, (23), 24, (28).
    Статут - це складні документи, структуру та зміст яких визначаютьсамі розробники. Текст типового статуту складається з розділів:
    - Загальні положення
    - Основні завдання
    - Функції
    - Права та обов'язки
    - Керівництво
    - Взаємини, зв'язку
    - Виробничо-господарська діяльність
    - Майно, засіб
    - Контроль, перевірка, ревізія діяльності
    - Реорганізація та ліквідація підприємства.
    Статути державних організацій, підприємств, установ стверджують вищещо стоять органи (міністерство, відомство).
    Статути муніципальних підприємств затверджують районні або міськіадміністрації.
    Статути приватних підприємств стверджують власники, колективи та реєстрації вобласних міських чи районних адміністраціях.
    Статути громадських організацій приймають і стверджують з'їзди цихорганізацій.

    16. характеристика розпорядчих документів.
    Розпорядчий документ грає дуже важливу роль в управлінніустановами, підприємствами, організаціями.
    Видання розпорядчих документів обов'язкове. По-перше, заорганізаційних питань.
    - З питань планування
    - Виробництва
    - Будівництва
    - Матеріально-технічного збуту і постачання
    - Фінансів і кредиту
    - Праці і з/п.
    Розпорядчі документи носять адміністративний характер, вони звернені донижчестоящим або підлеглим організаціям, групам або окремим посадовимособам.
    До розпорядчих документів відносяться:
    - Накази
    - Розпорядження
    - Вказівки
    - Постанови тощо
    Проект розпорядчих документів може бути підготовлений структурнимпідрозділом, або окремої спеціальної або робочою групою.
    Для підготовки проекту документа треба вивчити суть питання, переглянутипопередні документи з цього питання, врахувати розходження думок і написатипроект документа. Проект обговорюють і приймають на засіданні колегіальногооргану або погоджують і підписують у керівника організації.
    Підготовлений документ доводять до відома зацікавлених сторін.

    17. документ «наказ» (визначення, реквізити, правила складання).
    Наказ - це правовий акт, що видається керівником органу державногоуправління (його структурного підрозділу), що діє на основі єдинопочатку, з метою розв'язання основних завдань, що стоять перед даними органами.
    За змістом і способами оформлення, накази поділяються на:
    - Наказ з основної діяльності
    - Наказ по особовому складу.
    Накази з особового складу використовується для документування, приймання,перекладу, звільнення та іншого руху кадрів.
    Реквізити: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), (24), (27), (28).
    Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин:
    - Констатуюча
    - Розпорядчі.
    Накази можуть видаватися як за ініціативою, так і для виконаннярозпорядчих документів вище стоять організацій, органів влади тауправління.
    У ініціативних наказах в констатуючій частині викладаються мета і завдання,пропонуються наказом управлінських дій, даються поясненнянеобхідності виконання наказу.
    У наказах видаються для виконання розпорядчих документів вищестоять організацій, констатуюча частина містить назву виду документа,автора, дату, №, заголовок до тексту цього документу.
    Розпорядчу частину починають зі слова «наказую», яке пишутьпрописними літерами від лівого поля, текст ділять на пункти, якінумеруються арабськими цифрами. Розпорядчі пункти будуютьпослідовно, за схемою:

    1) виконавець (назва посади, прізвище та ініціали або структурні підрозділи в даному підприємстві)

    2) дія (головне в невизначеною формі здійснити, забезпечити, підготувати, відвантажити тощо)

    3) строк виконання (наводиться або в кожному пункті наказу, або виділяється в один узагальнений пункт для всіх пропонуються дій).
    Останній пункт наказу формулюють наступним чином: контроль завиконанням наказу покласти на (найменування посади, прізвище,ініціали).
    Якщо керівник сам буде здійснювати контроль за виконанням наказу,тоді пункт про контроль писати не треба.
    Проект наказу до підписання погоджують (візують) з керівникомструктурного підрозділу, зам.руководітеля, що відповідає за даніпитання, посадовими особами, відповідальними за виконання наказу,юрисконсультом. Може здійснюватися і зовнішнє узгодження з різнимиорганізаціями, якщо наказ зачіпає їхні інтереси, дата наказу - це датайого підписання, початок його дії. Підписує наказ керівник
    (заступник), якщо посадова особа, підпис якого заготовлена впроект наказу, відсутній, наказ передруковують.
    Накази оформляються на загальних чи спеціальних бланках.
    18. документ «виписка з наказу» (визначення, реквізити, правиласкладання).
    Витяг з наказу - це копія частини документа, що представляє собою тучастина тексту, яка потрібна для роботи.
    Реквізити: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), 26, (28).
    Витяг з наказу повністю зберігається, заголовна частина документа здодаванням слів «виписка з», проставляється № і дата підписання документа,дається константних частина, якщо вона є, зі словом «наказую», а потімтой текст, який відповідає даній виписці.
    Наприкінці виписки вказується найменування посади, прізвище та ініціалипосадової особи, яка підписала оригінал документа, але без його підпису.
    Підписується виписка посадовою особою, запевняли його справжню версію.
    Обов'язково вказується дата її виготовлення.

    19. характеристика довідково-інформаційних документів.
    До них відносяться акти, службові листи, довідки, доповідні і пояснювальнізаписки, телефонограми. Вони носять допоміжний характер по відношенню доорганізаційних і реєстрації актів громадянського інформація, що міститься вдовідково-інформаційних матеріалах, може спонукати до дії або можутьбути лише прийнятими до уваги.

    20. документ «службовий лист» (визначення, реквізити, правиласкладання).
    Службове лист - це узагальнена назва різних за змістомдокументів. Виділяють у зв'язку особливих способів передачі текстів, пересилаєтьсяпоштою.
    Реквізити: 08, 09, 10, 11, 12, 13, 15, 18, 20, (21), 22, (27), (28).
    Листи використовуються в тому випадку, якщо не можливо вирішити питання іншимизасобами (особиста бесіда, телефонна розмова).
    За змістом і призначенням листи можуть бути:
    - Інструкційні
    - Гарантійні
    - Інформаційні
    - Рекламні
    - Комерційні
    - Листи запиту
    - Листи сповіщення
    - Листи запрошення і т.д.
    Датою листа є дата його відправлення, листи можуть бути адресовані ворганізацію, її структурний підрозділ, конкретній посадовій особі,керівнику організації.
    Текст листа повинен бать простим, послідовним, переконливим ікоректним. У тексті не повинно бути зайвих слів, що утрудняють читання,наведені факти повинні бути об'єктивними, обов'язково перевірені, цифровідані - точні. Чи не точності, допущені у викладі та оформленні тексту,можуть позбавити документ юридичної сили.
    Текст листа як правило складається з вступної частини і основний. У вступнійчастини вказуються причини, що послужили підставою для складання листа,наводяться посилання на факти, документи і т.д. В основній частині листавикладається мета, прохання, пропозиція, повідомлення, відмова і т.д.
    Лист висвітлює одне питання, це спрощує роботу з документом, реєстраціюі виконання. Тому, якщо з одним адресатом потрібно вирішити декількапитань, то по кожному з них слід скласти окремі документ.
    Кілька питань викладають в одному листі, тільки якщо вони взаємозалежні.
    Лист не повинно перевищувати одну машинописних сторінок для складаннялистів, факсів, використовується спеціальний бланк формату А4, якщо текст неперевищує 7-10 строк, то використовується бланк А5.
    Правильність листи у відповідності з його змістом, нормативним актом,засвідчується підписом керівника організації (структурногопідрозділу), яка несе за неї повну відповідальність.

    21. документ «акт» (визначення, реквізити, правила складання).

    Акт - це документ, складений декількома особами, що підтверджуєвстановлений факт події, дії.
    Реквізити: 08, 10, 11, 12, 14, (16), 18, (19), 20, 21, 22, (23), (24),
    (25), (28).
    Акти бувають:
    - Ліквідації (установи, організації, підприємства)
    - Перевірки
    - Прийому - передачі (при зміні керівництва, передачі матеріальнихцінностей)
    - Інвентаризації
    - Проведення випробування
    - Знищення (справи).
    Акт як правило складається комісією, це може бути постійнодіюча комісія або призначена за вказівкою керівництва. Приступивши дороботі, члени комісії вивчають суть питання. Акт м.б. складений за вказівкоюкерівника або вище стоїть організації на підставі розпорядчогодокумента (наказу). Текст акта поділяється на частини: вступна - для всіх актіводнакова: у ній вказується підстава для складання акта; особи,що склали акт і при необхідності - присутні при складанні акта.
    Слово ОСНОВІ друкується про лівого поля, далі вказується складкомісії. ПІБ голів вказують в алфавітному порядку з перерахуваннямпосад і назвою установи. Після слова ПРИСУТНІ, перераховуютьв алфавітному порядку ПІБ присутніх.
    У констатуючої частини, яка починається з абзацу, викладаються цілі,завдання та суть проведеної роботи, її результати. Ця частина акта м.б.оформлена у вигляді таблиці, що дозволяє забезпечити високу інформативністьтексту. В деяких актах текст м. мати третю частину - висновки, висновки,пропозиції комісії.
    При необхідності, в кінці тексту подано відомості про кількість примірниківі місце їх знаходження. Акт підписує голова і всі члени комісії, атакож всі особи, що брали участь у складанні.
    Дата місце складання акта повинна відповідати датою і місцем активногоподії, акт оформляється на загальному бланку А4, внутрішні акти м.б. оформленіне на бланку. Для ряду актів потрібен підпис керівника і завіренняпечаткою підприємства.
    З актом ревізій, перевірок знайомлять всіх осіб, діяльність яких вонизачіпають в акті. Після підпису укладачів ставиться відмітка «з актомознайомлені: посади, підпису, розшифровки підписів і дата ».
    Особливу групу утворюють акти, що встановлюють факти пошкодження, псування танедостачі вантажу інших порушень правил транспортування. Такий актскладається на друкарському бланку встановленого зразка, виконується безпомарок, підписок та закреслень. Всі доповнення та виправлення в актіповинні бути обумовлені та завірені підписами двох сторін (вантажоодержувача іпосадової особи, що відповідає за перевезення вантажу).

    22. документ «договір» (визначення, реквізити, правила складання).
    Договір - одна з найбільш поширених юридичних документів,встановлює права, обов'язки та відповідальність за їх виконання.
    Реквізити: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 25.
    Укладення договору зазвичай починається з пропозиції його укласти, тобтонапрямки оферти.
    Оферта повинна містити основні умови пропонованої угоди. Прийняттіпропозиції іншою стороною вважається акцептом (згоду). Обміндокументами між сторонами може відбуватися за коштами поштового,телеграфного, телефонного, електронного чи іншого зв'язку, що дозволяє вірогідновстановити, що документ виходить від сторони за контрактом.
    Договірні відносини можуть бути також встановлені шляхом наданняоднієї зі сторін проекту договору, отримавши його, друга сторона розглядаєі якщо немає заперечень, підписує. Один примірник договору повертаєтьсястороні, що склав проект. При складанні договорів та їх укладенняслід приділяти особливу увагу:
    - Чітке формулювання прав і обов'язків сторін
    - Можливість розірвання договору однією із сторін
    - Санкції до кожної із сторін за невиконання зобов'язань
    - Відповідність пунктів договору з Федеральним законом про захист правспоживачів і іншим законодавчим актам.
    - Відповідність підписів, печаток, дат, юридичних адрес.
    При зазначенні ціни договору, необхідно дотримуватися вимог статті 317 ГК
    РФ, яка встановлює, що грошові зобов'язання повинні бути виражені врублях. Допускається згадка інших валют, але лише формулювання
    (підлягає оплаті в руб., сумі, еквівалентній сумі іноземних валют).
    Недотримання цього правила призведе до визнання цього договору недійсним.
    Комерційний договір зберігатися 5 років, після закінчення терміну договору абоумови його виконання. Договори на велику суму або які мають важливезначення можуть бути передані в архів. Договір з іноземними партнерами зурахуванням різниці в терміни позовної цінності інших країн слід зберігати неменше 10 років.

    23. документ «довідка» (визначення, реквізити, правила складання).
    Це документ, що підтверджує будь-які факти або події.
    Реквізити: 08, 09, 10, 11, (12), (14), 15, (18), 20, (21), 22, (25), (28).
    Види довідок:
    - Довідки, що підтверджують і списуються факти чи події ввиробничої діяльності організації чи підприємства. Ці довідкискладають за вказівкою вищестоящої організації або за вказівкою керівникаорганізації для інформації про виконання планів, завдань, доручень. Їхпредставляють у встановлені терміни. Текст такої довідки складається з двохчастин: У першій викладають факти, що послужили приводом для написання цієїдовідки, в другій - наводяться конкретні дані. Висновки і пропозиції вдовідках не приводять, це відрізняє їх від доповідної записки. Датою довідкиє дата її підписання. Довідки складені за вказівкою вищестоящоїорганізації підписує керівник, довідки, складені длякерівника - упорядник, довідки фінансового характеру - керівник іголовбух. Запевняють такі довідки печаткою. Довідки, що виходять за межіпідприємства оформляються на загальному бланку формату А4, а внутрішні - начистому аркуші паперу, але з тими ж реквізитами. Довідки на виробничутематику складають у двох примірниках, один з яких направляютьадресату, а другий підшивають у справу.
    - Довідки, що засвідчують юридичні факти, що підтверджують місце роботи,навчання, посади і т.д. Як правило, при складанні такихдовідок застосовують уніфіковані трафаретні бланки формату А5.
    Відмінною рисою трафаретного довідки є те, що адресат переміщенийдо другої частини довідки. Текст починається з вказівки ПІБ в називномувідмінку. У кінці довідки вказують назву організації, куди воновидається, засвідчується підписом і печаткою.

    24. документ «доповідна записка» (визначення, реквізити, правиласкладання).
    Це документ, адресований керівникові даного або вищестоящої установиі містить виклад якого-небудь питання з висновками і пропозиціямиупорядника.
    Реквізити: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, (21), 22, (27), (28).
    За змістом, д/з поділяються на: ініціативні, інформаційні,звітні. Ініціативні - складаються з метою спонукати адресата прийнятипевне рішення, тому в тексті записки викладаються не тільки якісьто факти, а й конкретні пропозиції, рекомендаціі або висновки.
    Інформаційна д/з складається регулярно і містить інформацію про деталіабо методи виконання роботи. Звітні д/з - інформують про завершенняроботи, виконання вказівок, розпоряджень, результати перевірки і т.д.
    Текст д/з ділиться на 2 частини:
    - Виклад факто, що послужили причиною складання д/з.
    - Висновки та думки укладача.
    Текст д/з може складатися тільки з однієї частини, якщо мова йде прозагальновідомих фактах. Обладнання д/з залежить від її адресата: якщо вонаадресована керівнику цього підприємства, то вважається внутрішньої іпишеться на аркуші паперу формату А4 або А5 за допомогою комп'ютера,машинописним або рукописних способом, підписує її автор-укладач.
    Якщо документ виходить за межі організації (у вищу організацію),то вважається зовнішнім, і оформлюється на загальному бланку організації, формату
    А4, підписується керівником організації. Датою д/з вважається дата їїпідписання. д/з з основних питань підприємства зберігається 5 років.

    25. документ «пояснювальна записка» (визначення, реквізити, правиласкладання).
    Це документ, що пояснює зміст окремих положень основногодокумента, плану, звіту, проекту чи що пояснює причини будь-якогоподії, факту, вчинку.
    Реквізити: (08), 10, 11, (12), 15, (18), 20, 22, (28).о/з можна розділити на 2 групи:
    - Документи, найчастіше супроводжуються основний документ і що пояснюютьзміст його окремих положень. Вони оформляються на загальному бланкупідприємства і підписуються керівниками.
    - Складають про/з з приводу будь-яких подій, що склалися ситуацій,вчинків, поведінки окремих осіб. Текст таких про/з повинен бутипереконливим і містити неспростовні докази, як і внутрішнід/з, вони оформляються на чистих аркушах паперу, підписують укладачі.

    26. документ «заяву» (визначення, реквізити, правила складання).
    Це документ, адресований організація або посадова особа, і міститьвиклад якого-небудь питання.
    Реквізити: 10, 11, 15, 20, (21), 22, (28).
    Документ може мати форму прохання, заяви, скарги.
    З. про прийом на роботу складається у довільній формі і пишеться якправило від руки або на трафаретному бланку, який був розроблений на даномупідприємстві. Писати його рекомендується на папері формату А4.
    На заяві про прийом на роботу ставиться резолюція керівника і візакерівника структурного підрозділу або провідного спеціаліста. З.надходить до відділу кадрів або посадова особа, який працює здокументами з кадрів, а потім видається наказ про прийом на роботу.
    З. про надання відпустки на великих підприємствах оформлюється натрафаретному бланку, а в невеликих організаціях може складатися вдовільній формі, і написано від руки. З. про надання навчального абоакадемічної відпустки, відпустки по догляду за членами сім'ї тощо маємістити в тексті вказівку на відповідні документи.

    27. документ «доручення» (визначення, реквізити, правила складання).
    Документ, що надає довіреній особі право на вчинення будь-л

         
     
         
    Реферат Банк
     
    Рефераты
     
    Бесплатные рефераты
     

     

     

     

     

     

     

     
     
     
      Все права защищены. Reff.net.ua - українські реферати !