Основні вимоги до оформлення управлінських
(організаційно-розпорядчих) документів.
Кірсанова М.В.
1. Основні положення з документування
управлінської діяльності [1]
Документування
управлінської діяльності охоплює всі процеси, пов'язані з запису
(фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами
інформації, необхідної для здійснення управлінських дій.
Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні
документи, у тому числі телеграми, телефонограми, машинограм), а також на
штучних мовах з нових носіїв (перфокарти, перфострічки,
магнітні стрічки, карти, дискети та ін.)
Склад
управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації,
порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими
організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил
документування управлінських дій на всіх рівнях управління
забезпечується застосуванням Державної системи документаційного
забезпечення управлінням (ГСДОУ) і уніфікованих систем документації (УСД).
Уніфіковані
системи документації - це комплекс взаємопов'язаних документів, створених за
єдиним правилам і вимогам, що містять інформацію, необхідну для
управління у певній сфері діяльності. УСД призначені для
використання як за допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при
традиційних методів обробки інформації.
Управлінські
документи по найменуванню, форми і складу реквізитів повинні відповідати
УСД, вимогам ГСДОУ, положень (статутів) про організацію, іншим нормативним
документів, що містять правила документування. Відповідно до чинного
законодавством і компетенцією органи управління видають наступні
розпорядчі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази,
вказівки, доручення, інструкції.
Рішення,
постанови та накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти
нормативний чи індивідуальний акт з основних питань компетенції
організації. Розпорядження і вказівки видаються з оперативних питань і для
організацію виконання постанов, рішень і наказів.
Спільні
розпорядчі документи організацій, що видають однакові за формою документи
(накази, постанови тощо), оформляються як спільне рішення, яке
має правову силу розпорядчого документа в кожній організації,
приймала цей документ.
Доведення
до відома підвідомчих організацій, структурних підрозділів документів
вищих органів або документів інших організацій здійснюється у формі,
встановленої автором документа. Якщо спосіб не вказаний, організація вирішує це
питання самостійно. Протокольні рішення колегіальних органів можуть
доводиться до відома виконавців у формі, встановленої положенням про ці
органах.
Розпорядчий
документ може бути відмінено (змінено) розпорядчим документом самої організації
або вищестоящої. Дія розпорядчого документа може бути призупинено
відповідними компетентними органами.
Проекти
документів, що зачіпають інтереси інших організацій, повинні попередньо
узгоджуватися з цими організаціями. У випадку розбіжностей до проекту
додаються зауваження або формулювання суті розбіжностей.
Хід
обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегіальних органів,
радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформлюються
на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів (текстів
доповідей, виступів, довідок, проектів постанови чи рішень, порядку
дня, списків запрошених та ін.) Якщо хід засідання стенографуються, текст
стенограми розшифровується, друкується, засвідчується і зберігається разом з
протоколом.
В
межах своєї компетенції організації всіх рівнів управління можуть направляти
листа при здійсненні оперативних зв'язків з вищими галузевими та
функціональними органами, підвідомчими та іншими організаціями та
окремими громадянами. Листи, як правило, повинні складатися в тому випадку,
коли неможливий або утруднений бездокументарній обмін інформацією: усні
роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктування і т.д. При
необхідність термінової передачі інформації складаються телеграми і
телефонограми, документ передається через модемну зв'язок, по факсу або
телефону.
Організації
на підставі положень про них та інших актів, що визначають їх компетенцію,
видають і інші документи: плани робіт, звіти, прейскуранти, стандарти, статути,
положення, правила та ін Проект управлінського документа повинен бути
узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених
структурних підрозділів або організацій.
Внутрішнє
узгодження проекту документа повинне проводитися в такому порядку:
з
галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими
органами і при необхідності з громадськими організаціями;
з
працівниками, відповідальними за вирішення функціональних питань (головними,
старшими фахівцями та ін);
з
фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером);
з
юридичною службою;
з
службою документаційного забезпечення;
з
заступником голови колегіального органу або заступником керівника
організації, які відають питаннями, що містяться в проекті документа.
Зовнішнє
узгодження в залежності від змісту документа здійснюють в наступній
черговості:
з
підлеглими організаціями, а також непідлеглості, коли останні виступають
зобов'язаною стороною у правовідносинах, що виникають внаслідок видання правового
акту, або коли зміст документа зачіпає їхні безпосередні інтереси;
з
організаціями та науково-виробничими об'єднаннями, що займаються дослідженнями
в тій області, до якої має відношення зміст документа;
з
громадськими організаціями - при необхідності або у випадках, передбачених
документів цих органів;
з
органами, які здійснюють державний надведомтвенний контроль (нагляд) у
певній галузі (санітарний, протипожежний і т.д.);
з
вищими органами загальної або галузевої компетенції у випадку, коли
законодавством передбачається можливість здійснення управлінських
дій тільки з дозволу цих органів.
Управлінський
документ підписується або затверджується керівником організації або
заміщає його посадовою особою відповідно до його компетенції,
встановленої правовими актами: статутом або положенням про організацію,
структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл
обов'язків тощо Дві або більше підписи ставляться в тому випадку, якщо за
зміст документа відповідальні кілька посадових осіб.
Документи
грошового, матеріального та кредитного характеру, що служать підставою для прийому
і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також змінюють
кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписують
керівник
організації та головний бухгалтер (бухгалтер). Спільні документи декількох
організацій підписують керівники всіх організацій.
Документи,
складені комісією, підписують всі члени комісії. Рішення (постанови)
колегіальних органів підписуються головою і секретарем. Розпорядження,
видаються керівником колегіального органу в єдиноначальних порядку, мають
один підпис.
Право
підпису розпорядчих документів у формі вказівок або розпоряджень може
надаватися заступнику керівника, головного інженера, керівників
структурних підрозділів.
Затверджувані
документи (інструкції, положення, статути та ін) підписує посадова особа,
відповідальна за їх підготовку.
Протокол
підписують головуючий на засіданні колегіального органу (ради,
колегії, збори, наради) і секретар.
Доповіді,
доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або
аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо вирішуються у
них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених
посадовою інструкцією.
Існують
також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів: які затверджуються або
введені в дію відповідним розпорядчим документом (додатки до
правовим актам, що мають самостійне значення); що пояснюють або доповнюють
утримання іншого документа, що направляються з листом в інші організації.
На
додатках до реєстрації актів та додатках, які доповнюють або
пояснюють зміст іншого документа, у правому верхньому кутку друкують:
Додаток
к___________________
(вказується
документ)
__________ № ________
Дата
Якщо
додатків кілька, вони нумеруються.
При
розсилці додатків без розпорядчих документів на додатках
проставляється гриф затвердження із зазначенням найменування розпорядчого
документа, його дати і номера. Склад реквізитів і порядок оформлення
документів-додатків повинні відповідати вимогам уніфікованої
системи документації, до якої відноситься документ-додаток.
В
метою скорочення кількості застосовуваних форм документів міністерства і
відомства розробляють галузеві табелі документів, необхідних і достатніх
для реалізації функцій і завдань організацій. В табель включаються документи як
традиційні, так і створювані засобами обчислювальної техніки. Табель
підписується відповідальним за його складання і затверджується керівником
відомства. Ведення табеля, внесення до нього змін здійснюється службою
документаційного забезпечення. Складання документів, не зазначених у табелі,
забороняється.
2. Уніфікація і стандартизація управлінських
документів.
Уніфікація
документів полягає у встановленні одноманітності складу та форм
управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських
функцій. Стандартизація документів - це форма юридичного закріплення
проведеної уніфікації та рівня її обов'язковості. Встановлено наступні
категорії стандартів: державні стандарти (ГОСТ), галузеві стандарти
(ОСТ), республіканські стандарти (РСТ). Уніфікація документів проводиться в
метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм,
підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення
інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних і
суміжних функцій управління, більш ефективного використання обчислювальної
техніки.
Робота
з уніфікації включає:
розробку
уніфікованої системи документознавства (УСД), що здійснюється
міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи
документації;
впровадження
міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в рамках республіканських та галузевих УСД;
ведення
УСД і Галузевого класифікатора техніко-економічної документації (ОКТЕІ) з
метою підтримки достовірності інформації та її подальшого розвитку;
розробку
комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку
галузі і не увійшли до УСД, а також їх державну реєстрацію;
розробку
галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відображають
специфіку галузі.
Організаційне
та методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів,
координацію відповідних робіт та контроль здійснює головна організація
з координації впровадження та ведення УСД і ОКТЕІ в республіці. На галузевому
рівні цю роботу проводить головна організація з впровадження та ведення УСД і
ОКТЕІ в галузі.
3. Види документів та їх класифікація.
Всі
документи по відображаються у них видів діяльності поділяються на дві великі групи.
Перша - це документи по загальних і адміністративних питань, тобто з питань
загального керівництва підприємством (організацією) і його виробничої
діяльністю. Ці документи можуть становити працівники всіх підрозділів
підприємств. Друга група - документи по функціях управління. Такі документи
складають працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планування,
постачання і збуту, інших функціональних підрозділів.
Документи
класифікуються за найменуваннями: службові листи, накази, протоколи, акти,
доповідні записки, договори і т.д. Оформлення всіх цих документів
уніфіковано, але за змістом вони можуть бути абсолютно різними:
по
місцем складання: внутрішні (документи, що складаються працівниками даного
підприємства) і зовнішні (документи, що надходять з інших підприємств,
організацій і від приватних осіб);
по
змісту: прості (присвячені одному питанню) і складні (що охоплюють
кілька питань);
по
формі: особистість, коли зміст кожного документа має свої
особливості (наприклад, доповідні записки), трафаретні, коли частина документа
видрукувана, а частина заповнюється при складанні, і типові, створені для групи
однорідних підприємств. Як правило, всі типові і трафаретні документи
друкуються друкарським способом або на розмножувальних апаратах;
по
строками виконання: строкові, що вимагають виконання у визначений термін, і
Нетермінові, для яких термін виконання не встановлено;
по
походженням: службові, що зачіпають інтереси підприємства, організації, і
особисті, які стосуються конкретної особи і є іменними;
по
увазі оформлення: справжні, копії, виписки, дублікати;
по
засобів фіксації: письмові, графічні, фотокінодокументи і т.д.
Оригінал
- Це підписаний і належним чином оформлений примірник документа,
складений в перший раз.
Копія
- Повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою «копія»),
засвідчена в установленому порядку відповідним посадовим
особою. На копіях службових документів, що вимагають особливого посвідчення, в
обов'язковому порядку ставляться підпис керівника та печатку.
Іноді
для роботи потрібно не копія з оригінального документу, а виписка з того чи
іншого його розділу. При оформленні виписки обов'язково треба вказати, з якого
документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується
підписами посадових осіб і печаткою. Підприємствам та організаціям надано
право у випадку втрати власником справжнього документа видавати йому
відповідний дублікат (з позначкою "дублікат.»), що має однакову
юридичну силу з оригіналом.
4. Правила оформлення управлінських
(організаційно-розпорядчих) документів [2]
.
Документи
складаються з окремих елементів, які прийнято називати реквізитами (від
латинського reguisitum - потрібне, необхідне). Сукупність реквізитів
документа відображає його форму. Отже, щоб документ відповідав своєму
призначенням, він повинен бути складений відповідно до форми, прийнятої для
даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів
залежить їх доказова (юридична) сила, тому що вони служать свідченням,
підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій.
Постановою
Держстандарту України від 31.07.97 № 273 прийнятий і введений в дію з 1 липня 1998
р. ГОСТ Р 6-30.97 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої
документації », зміни до нього внесені постановою Державного
комітету РФ по стандартизації та метрології від 21.01.2000 № 9-ст і введені в
дію з 01.04.2000. Цей стандарт визначає склад реквізитів
організаційно-розпорядчих документів, правила їх оформлення, місце
розташування на документах, вимоги до виготовлення бланків, вимоги до
обліку бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації,
гербів суб'єктів Федерації. Ці ж правила оформлення викладені до Типового
інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади,
затвердженої розпорядженням Уряду РФ від 31.10.2000 № 1547-р.
В
державному стандарті визначено 29 реквізитів (було 31). Розташування їх
показано на схемах в прилож. 2.1-2.2.
Обладнання
реквізитів документів
01.
Зображення Державного герба України розміщують на бланкахдокументів відповідно до Положення про Державний герб Російської
Федерації.
02.
Зображення герба суб'єкта України розміщують на бланках документів
у відповідності з правовими актами суб'єктів Російської Федерації.
03.
Емблему організації або товарний знак (знак обслуговування) розміщують на бланках
організацій відповідно до статуту (положення про організацію). Емблему НЕ
відтворюють на бланку, якщо на ньому поміщений Державний герб Російської
Федерації або герб, суб'єкта Російської Федерації.
04.
Код організації проставляють за ЄДРПОУ підприємств і
організацій (ЄДРПОУ).
05.
Код форми документа проставляють за ЄДРПОУ
управлінської документації (ОКУД).
06
. Назва організації, яка є автором документа, повинно
відповідати найменуванню, закріпленого в її установчих документах.
Над
найменуванням організації зазначають скорочено, а при його відсутності - повне
найменування висшестоящей організації.
Найменування
організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з російською мовою в
як державний національну мову, друкують двома мовами - російською
і національному.
Скорочене
найменування організації приводять в тих випадках, коли воно закріплене в
установчих документах організації. Скорочене найменування (в дужках)
поміщають нижче пального.
Найменування
іноземною мовою відтворюють у тих випадках, коли воно закріплене в статуті
(положенні про організацію). Найменування іноземною мовою мають у своєму розпорядженні нижче
найменування російською мовою.
Найменування
філії, територіального відділення, структурного
підрозділи організації вказують у тому випадку, якщо ця структура є
автором документа, і розміщують нижче реквізиту.
Автором
документа може бути посадова особа, що представляє організацію.
07.
Довідкові дані про організацію включають поштову адресу, номери телефонів та
інші відомості за рішенням організації (номери факсів, телексів, рахунків у
банку, адресу електронної пошти тощо).
08.
Найменування виду документа, складеного або виданого організацією,
регламентується статутом (положенням про організацію) і має відповідати
видах документів, передбачених Уніфікованої системою
організаційно-розпорядчих документів (УСОРД) і ОКУД (клас 02 00000). У
листі назву виду документа не зазначають.
09.
Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу --
дата засідання (прийняття рішення), для акту - дата події. Якщо авторами
документа є кілька організацій, то датою документа є найбільш
пізня дата підписання.
Дата
документа оформляється арабськими цифрами в такій послідовності: день
місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляються двома парами арабських цифр,
розділеними крапкою, рік - чотирма арабськими цифрами. Наприклад, дату 1
Вересень 2000 слід оформляти: 01.09.2000. Допускається словесно-цифровий
спосіб оформлення дати. Наприклад: 1 вересня 2000 р., а також оформлення дати в
такій послідовності: рік, місяць, день місяця. Наприклад: 2000.09.01.
10.
Реєстраційний номер документа. Складається з його порядку номерів, який можна
доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ,
інформацією про кореспондента, виконавців і ін Реєстраційний номер
документа, підготували дві чи більше організацій, складається з
реєстраційних номерів, що привласнюються кожної з цих організацій. Ці номери
проставляються через косу риску згідно з послідовністю зазначення авторів в документі.
11
. Посилання на реєстраційний номер і дату документа. Включає реєстраційний
номер і дату документа, на який дається відповідь.
12.
Місце складання або видання документа. Вказують в тому випадку, якщо
утруднене його визначення за реквізитами «Найменування організації» і
"Довідкові дані про організацію». Місце складання або видання вказують з
урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, і воно включає
тільки загальноприйняті скорочення.
13.
Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування)
проставляють без лапок на першій сторінці документа. Його доповнюють даними,
передбаченими законодавством про інформацію, що віднесена до державної
таємниці та конфіденційної інформації.
14.
Як адресата можуть бути організації, їх структурні підрозділи,
посадові особи та громадяни. Якщо документ надсилають посадовій або
фізичній особі ініціали вказуються перед прізвищем. Найменування організації
та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку.
Наприклад:
Адміністрація
Новосибірської області
Контрольно-правове
управління
Посада
особи, якій адресовано документ, вказують в давальному відмінку. Наприклад:
Адміністрація
Новосибірської області
Контрольно-правове
управління
Головному
фахівця А. С. Сидорову
або
Президенту
АТЗТ «Сіблітмаш»
І.
І. Іванову
Якщо
документ відправляють у кілька однорідних організацій або в кілька
структурних підрозділів однієї організації, то їх слід вказувати узагальнено.
Наприклад:
Адміністрації
районів, міст
Новосибірської
області
В
складу реквізиту «адресат» при необхідності може включатися поштову адресу.
Елементи адреси вказують у порядку, встановленому Поштовими
правилами.
Документ
не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «Копія» перед другим,
третім, четвертим адресатами не вказують. Кожний примірник такого документа
обов'язково підписують. За наявності більшої кількості адресатів складають список
розсилки документа, і на кожному примірнику документа вказується тільки один
адресу.
Якщо
лист адресується організації, вказують її назву, потім поштову адресу.
Наприклад:
Редакція
журналу «Новий світ»
Малий
Путінковскій провулок, д. 1/2
Центр,
Москва, 103006
Допускається
центрувати кожний рядок реквізиту адресата по відношенню до самої довгої
рядку. Наприклад:
Директору
ЗАТ
«Кристал»
Г.В.
Сидорову
При
документ надсилають фізичній особі вказують ініціали та прізвище, а потім
поштову адресу одержувача. Наприклад:
А.Н.
Гуляєву
вул.
Миру, д. 11, кв. 12
р.
Новосибірськ, 630102
15.
Гриф затвердження. Документ затверджується посадовою особою
(посадовими особами) або спеціально видаваним документом. При затвердженні
документа посадовою особою гриф обмеження доступу до документа складається зі слова
ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади особи, що затверджує документ,
його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Заст.
голови адміністрації
Підпис
А.А. Іванова
12.02.2000
При
затвердження документа кількома посадовими особами їх підписи розташовуються
на одному рівні.
При
затвердження документа постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф
затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНІ)
(без лапок), назви який стверджує документа в орудному відмінку, його
дати і номера. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Протоколом
загальних зборів
акціонерів
15.03.2000
№ 12
або
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом
Голови
Правління
банку
30.09.2000
№ 82
або
ЗАТВЕРДЖЕНО
Постановою
адміністрації
області
12.03.2000
№ 375
Гриф
затвердження розміщують у правому верхньому куті першої сторінки
документа.
16.
Резолюція. У резолюції даються вказівки з виконання рішення постанови і
тощо, зафіксованого в документі. Резолюція пишеться на документі
відповідною посадовою особою, складається з прізвища виконавців, зміст
доручення, термін виконання, підпис і дату. Наприклад:
А.В.
Зайцевої
П.С.
Нікітіну
Прошу
підготувати проект
генерального
угоди
з
фірмою «ХІТЕК» до 21.02.2000
Підпис
05.02.2000
При
наявності в резолюції кількох прізвищ зазначається відповідальний виконавець, а
якщо таких вказівок немає, виконавцем є особа, названа в резолюції
перше. На документах, які не потребують додаткових вказівок по виконанню, в
резолюції вказується виконавець, ставляться підпис автора, резолюції і дата.
Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші.
17.
Заголовок до тексту. Короткий виклад змісту документа вказують у
заголовку до тексту. Він повинен бути максимально коротким і ємним, точно
передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з
назвою документа. Наприклад: наказ (про що?) «Про підсумки роботи за перший
півріччя 2000 року »; протокол (чого?)« Засідання педагогічної ради ».
Допускається
не давати заголовок до тексту на документах формату А5.
18.
Відмітка про контроль. Термін виконання документів зазначається в резолюції
керівника. Якщо він не вказаний, термін контрольного документа визначається в
один місяць або як зазначено в документі. Цю позначку позначають штампом
«Контроль» або літерою «К».
19.
Текст. Тексти документів пишуть російською мовою при направленні їх
в
федеральні органи державної влади, органи державної влади
суб'єктів Російської Федерації;
на
підприємства, в організації та їх об'єднання, що не знаходяться у веденні даного суб'єкта
Російської Федерації або розташовані на території інших суб'єктів
Російської Федерації.
Тексти
документів можуть оформлятися у вигляді анкети, таблиці, зв'язного тексту або у вигляді
їх комбінації.
При
складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак характеризується
об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку або
словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або
минулого часу ( «маєте», «володієте» чи «були», «перебували» і т.д.). Характеристики,
виражені словесно, повинні узгоджуватися з найменуваннями ознак.
Графи
і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в
називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з
заголовками. Якщо таблиця друкується більш ніж на одній сторінці, графи таблиці
повинні бути пронумеровані, і на наступних сторінках друкуються тільки номери
цих граф.
Зв'язковий
текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини,
підстави, цілі складання документа, у другій (заключній)-рішення,
висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити тільки
заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без
констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення; довідки, доповідні
записки - оцінку фактів, висновки).
В
тексті документа, підготовленого на підставі документів інших організацій
або раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа,
найменування організації, автора документа, дату документа, його реєстраційний
номер, заголовок до тексту.
Якщо
текст містить кілька рішень, висновків тощо, то його слід розбивати на
розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.
В
розпорядчих документах (наказах, розпорядженнях і т.д.) організацій,
що діють на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих
керівництву організації, текст повинен викладатися від першої особи єдиного
числа ( «наказую», «пропоную», «прошу »).
В
розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третьої
особи однини ( «постановляє», «вирішив »).
В
спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи
множини ( «наказую», «вирішили »).
Текст
протоколу викладають від третьої особи множини ( «слухали»,
«Виступили», «ухвалили »).
В
документах, що встановлюють права і обов'язки організацій, їх структурних
підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку
фактів або висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої
особи однини чи множини ( «відділ здійснює функції», «в
складу об'єднання входять »,« комісія встановила »).
В
листах використовують такі форми викладу:
від
першої особи множини ( «просимо направити», «направляємо на
розгляд »);
від
третьої особи однини ( «міністерство не заперечує», «ВНІІДАД
вважає за можливе »).
20.
Відмітка про контроль. Якщо документ має додатки, названі в
тексті, відмітка про них робиться в такій формі:
Програма:
на 10 л. в 3 прим.
Якщо
додатки в тексті не названо, необхідно перерахувати їх назви, кількість
аркушів та примірників кожного. Наприклад:
Додатки: 1.
Штатний розклад на 4 л. в 3 прим.
2.
Кошторис витрат на 3 л. в 3 прим.
На
додатку до розпорядчого документа у правому верхньому куті слід зробити
відмітку із зазначенням назви розпорядчого документа, його дати і номера.
Наприклад:
Додаток
до постанови адміністрацій області від 10.01.2000 № 30
21.
Підпис. До складу цього реквізиту входять найменування посади особи,
яка підписує документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, і
скорочене на документі, оформленому на бланку), особистий підпис і його
розшифровка. Наприклад:
Директор
Проектно-конструкторського
і
технологічного інституту
автоматизованих
систем
управління
Підпис
А.А. Сергєєв
або
Директор
інституту Підпис А.А. Сергєєв
При
підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують
одну під одною в послідовності, що відповідає займаній посаді.
Наприклад:
Директор
заводу Підпис В.В. Волков
Головний
бухгалтер Підпис В.М. Семенова
При
підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи
розташовуються на одному рівні. Наприклад:
Заступник
міністра Заступник міністра
транспорту
РФ зв'язку РФ
Підпис
А.А. Петров Підпис А.В. Смирнов
В
документах, складених комісією, зазначають не посади осіб, які підписують
документ, а їх обов'язки в складі комісії в. відповідно до розподілу.
Наприклад:
Голова
комісії Підпис Н.В. Куликов
Члени
комісії: Підпис К.М. Артемьева
Підпис
С.П. Матвєєв
Підпис
В.А. Філатов
Документ
може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особи із зазначенням його
фактичної посади та прізвища. При цьому не допускається ставити прийменник «за»,
напис від руки «Зам» або косу риску перед назвою посади.
22.
Гриф узгодження. Складається зі слова ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, з
яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистої
підпису, його розшифровки та дати. Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Начальник
Управління
початкового
професійного
освіти
Міністерства
освіти
РФ
_______________Е.Я.
Бутко
Підпис
12.03.2000
Якщо
погодження здійснюється колегіальним органом або за допомогою листа, гриф
погодження оформлюють так:
ПОГОДЖЕНО
Протокол
засідання
педагогічного
ради
від
10.02.2000 № 5
або
ПОГОДЖЕНО
Лист
Главархіва РФ
від
10.02.2000 № 01-4/270
Грифи
погодження розміщують нижче реквізиту «підпис» або на окремому аркуші
узгодження.
Примітка.
У реквізитах «підпис», «гриф обмеження доступу до» і «гриф узгодження» повинні
зазначатися фактична посада особи, який затвердив або погодив
документ, його ініціали, прізвище. Не допускається ставити прийменник «За» чи косу
риску перед назвою посади.
23.
Узгодження документа оформляють візою, що включає підпис та посаду особи,
візує Документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату
підписання. Наприклад:
Начальник
загального відділу
Публічний
підпис Е.О. Матвеенко
19.09.2000
При
наявності зауважень до даного документу візу оформлюють так:
Зауваження
додаються
Начальник
юридичного відділу
Публічний
підпис А.І. Ващук
19.09.2000
Зауваження
викладаються на окремому аркуші, підписуються і додаються до даного документу.
Для
документа, оригінал якого відправляється з організації, візи проставляються в
нижній частині лицьового боку копії відправляється документа.
Для
документа, оригінал якого залишається в організації, визи проставляються в нижній
частини зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа.
Можливо
оформлення віз документа на окремому аркуші узгодження. Допускається за
рішенням організації помісне візування документа і його програми.
24.
Друк. На документах, що засвідчують права посадових осіб, які фіксують факт
витрачання коштів і матеріальних цінностей, а також спеціально
передбачених правовими актами, підпис відповідальної особи повинна бути
завірена печаткою (гербовою, круглої). Відбиток печатки слід проставляти таким
чином, щоб він захоплював частину найменування посади особи, яка підписала
документ. Наприклад:
Начальник
управління
Друк Підпис Г.В. Сидоров
25.
Відмітка про завірення копії документа. При засвідченні копії документа нижче
реквізиту «Підпис» проставляють завірчий напис «Правда», найменування
посади особи, який завірив копію, його особистий підпис, його розшифрування та дату
запевнення. Наприклад:
Вірно:
Інженер
відділу кадрів Підпис А.С. Смирнов
10.02.2000
При
пересиланні копії документів в інші організації або видачі її на руки
завірчий підпис засвідчують печаткою.
•
Прізвище виконавця (укладача) і номер його телефону розташовуються на лицьовій
стороні або за відсутності місця на зворотному боці останнього листа
документа в лівому нижньому кутку. Наприклад: Аксьонов
22-50-32
або
Аксьонов
Юрій Михайлович
22-50-32
27.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи повинна включати
наступні дані:
короткі
відомості про виконання або, за наявності відповідного документа, посилання на
його дату і номер;
слова
«У справу»;
номер
справи, в якій буде зберігатися документ. Відмітка про виконання документа і
направлення його до справи
повинна
бути підписана і датована виконавцем документа або керівником
структурного підрозділу, у якому виконаний документ.
28.
Відмітка про надходження документа розташовується в нижній частині першого аркуша
документа і включає скорочене найменування організації - одержувача
документа, дату надходження документа, його індекс.
29.
Ідентифікатор електронної копії документа є позначка
(колонтитул), проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і
що містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові
дані, що встановлюються в організації.
Вимоги
до документів, що виготовляється за допомогою друкованих пристроїв
Текст
документів на папері формату А4 друкується через півтора міжрядкових
інтервалу, на бланках формату А5 - через один міжрядковий інтервал. Тексти
документів, що готуються до типографського видання, допускається друкувати
через два міжрядкових інтервалу.
Реквізити
(крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкуються через один
міжрядковий інтервал. Інші частини реквізитів «адресат», «гриф затвердження»,
«Відмітка про контроль», «гриф узгодження» відокремлюють один від одного
півтора-двома міжстроковим і
