Деякі рекомендації при друкуванні текстів службових документів.

Кірсанова М.В.

1. Особливості офіційно-ділового стилю.

Як цілісна структура будь-який документ повинен відповідати певним вимогам. Це:

стислість і компактність викладу офіційного матеріалу;

точність і визначеність формулювань, однозначність і одноманітність термінів;

послідовність використання технічних прийомів правотворчості.

Офіційно-діловому стилю притаманне використання слів тільки в тих значеннях, які визнаються нормою загальнолітературні слововживання, а також у значеннях, традиційних саме для ділових документів, які не порушують їх стилістичного однаковість і відповідають загальній тенденції стандартизації ділової мови.

Відбір лексики припускає уважне ставлення до лексичного значення слів. Незнання лексичного значення окремих слів призводить до помилок типу: «Необхідно поліпшити зоо технічне і ветеринарне обслуговування тваринництва »(можна поліпшити обслуговування худоби, але не тваринництва), «Здешевити собівартість» (здешевити можна товари, продукти, але не собівартість; можливий варіант: «знизити собівартість »).

Не допускається використання неологізмів, навіть освічених за традиційними моделями, наприклад «конструкторат», «переорганізації», а також слів, що відносяться до розмовної лексики, наприклад «секретарка», «лаборантка».

Якщо неправильно вибрати слово з ряду однокорінних, що розрізняються значенням, можна спотворити зміст. Наприклад, нерідко плутають слова «представити» і «надати». Уявити - 1) пред'явити, повідомити ( «представити список співробітників», «Представити докази»); 2) познайомити з ким-небудь ( «представити колективу нового працівника »); 3) клопотання (про підвищення, про нагороду) ( «Представити до чергового звання», «представити до ордена»); 4) скласти, виявити ( «представити (собою) значну цінність»); 5) подумки уявити ( «представити (себе) картину бою»); 6) зобразити, показати ( «Уявити в смішному вигляді»). Надати - 1) віддати в будь-чиї розпорядження, користування ( «надати квартиру», «надати транспортні кошти »); 2) дати право, можливість зробити, здійснити що-небудь ( «Надати відпустку», «надати слово»); 3) дозволити діяти самостійно або залишити без нагляду ( «надати самому собі», «Надати справу нагоди »).

Невміння передати думку точно і лаконічно приводить до наступних помилок: «у квітні місяця »(квітень - саме місяць, і ніщо інше),« інформаційне повідомлення » (будь-яке повідомлення, яке містить інформацію) і т.д. Ускладнюють сприйняття тексту повтори типу: «користь від використання», «слід враховувати наступні факти», «Дане явище цілком виявляється в умовах ...»

Для текстів офіційних документів не характерне використання образної фразеології, оборотів зі зниженою стилістичної забарвленням.

Стандартні мовні звороти типу: «у зв'язку з розпорядженням уряду», «в порядку надання матеріальної допомоги »,« у зв'язку з важким становищем, що склалося ... »-- постійно відтворюються в службових документах, набувають стійкий характер і по своїй ролі зближуються з фразеологізмами. У мові документів вони виконують ту ж функцію, що і стійкі поєднання типу: «взяти до увага »,« довести до відома ». Але якщо норми порушуються через незнання особливостей вживання того чи іншого фразеологізму, виникають помилки. Наприклад, дієслово «допускати» ( «допустити») в. Значенні «зробити що-небудь, зробити »прийнято поєднувати зі словами« порушення »,« помилка »,« прорахунок »і деякими іншими іменами іменниками, що характеризують негативні явища, але не називающими конкретного вчинку: «допустити грубість, зарозумілість ». Неправильно поєднання типу: «допускати дефекти (шлюб, поломки, розкрадання) », в яких іменники вказують на результат помилок, прорахунків і т.д.

2. Вживання великих і малих літер.

В назвах органів при Президенті Російської Федерації з великої літери пишуться перше слово і власні імена. Наприклад: Федеральне агентство урядового зв'язку та інформації при Президентові Російської Федерації.

Всі слова з великої літери пишуться в наступних назвах:

Уряд Російської Федерації;

Колегія / Уряду Російської Федерації;

Рада Міністрів Республіки Башкортостан і т.п.

В назвах міністерств, державних комітетів та інших центральних органів державного управління Російської Федерації та республік в її складі з великої літери пишеться перше слово. Якщо в словосполучення входять імена власні або назви інших установ, ці власні імена і назви пишуться так само, як при самостійному вживанні. У множині або не в якості імені власної назви зазначеного типу пишуться з малої літери: «уряд», «міністерство», «республіканські міністерства »,« державний комітет »,« державні комітети ».

Назви органів судової влади прийнято писати так:

Конституційний Суд Російської Федерації;

Верховний Суд Російської Федерації;

Вищий Арбітражний Суд Російської Федерації.

Аналогічним чином пишуться назви відповідних органів і посад в республіках в складі Російської Федерації:

Верховний Суд Республіки Башкортостан;

Вищий Арбітражний Суд Удмуртської Республіки.

Під всіх інших випадках слова «суд», «суддя», «державний арбітр» пишуться з малої літери.

В назвах актів вищих органів державної влади та управління Російської Федерації прописні букви вживаються в такий спосіб:

Конституція Російської Федерації;

Конституція (але: конституції республік);

Декларація прав і свобод людини і громадянина;

Федеративний договір;

Основи законодавства Російської Федерації;

Закон Російської Федерації «Про прокуратуру Російської Федерації» (але: закони);

Кодекс Російської Федерації про адміністративні правопорушення;

Указ Президента Російської Федерації (але: укази Президента Російської Федерації);

розпорядження Президента Російської Федерації; постанову Уряду Російської Федерації;

Розпорядження Уряду Російської Федерації.

З великої літери пишуться назви посад в системі державної влади та управління Російської Федерації:

Президент Російської Федерації;

Керівник Адміністрації Президента Російської Федерації;

Радник Президента Російської Федерації; Голова Уряду Російської Федерації;

Перший заступник Голови Уряду Російської Федерації;

Заступник Голови Уряду Російської Федерації;

Голова Конституційного Суду Російської Федерації; Голова Верховного Суду Російської Федерації;

Голова Вищого Арбітражного Суду Російської Федерації;

Міністр фінансів Російської Федерації;

Голова Державного комітету Російської Федерації з питань архітектури і будівництва;

Керівник Апарату Уряду Російської Федерації.

Аналогічно пишуться назви посад в системі представницької, виконавчої та судової влади суб'єктів Російської Федерації.

З малої літери пишуться назви наступних посад:

начальник Державно-правового управління Президента Російської Федерації;

начальник Контрольного управління Адміністрації Президента Російської Федерації;

генеральний директор Федерального агентства урядового зв'язку та інформації при Президентові Російської Федерації;

першим заступник Міністра внутрішніх справ Російської Федерації;

заступник Міністра охорони здоров'я Російської Федерації;

заступник Голови Державного комітету Російської Федерації з управління державним майном;

голова Комітету Російської Федерації по геології і використанню надр;

генеральний директор Російського космічного агентства;

голова адміністрації Красноярського краю;

губернатор Сахалінської області;

мер Санкт-Петербурга;

прем'єр уряду Москви;

голова Військової колегії Верховного Суду Російської Федерації;

член колегії Генеральної прокуратури.

Назви посад керівників громадських організацій пишуться з малої літери:

голова Федерації незалежних професійних спілок Росії;

президент Спілки орендарів і підприємців Росії.

З великої літери пишуться такі звання, як Герой Російської Федерації. Почесні звання Російської Федерації пишуться в лапках і з великої літери, в інших випадках почесні звання пишуться без лапок і з малої літери. Наприклад: «Встановити почесне звання" Народний артист Російської Федерації "», «Присвоїти почесне звання" Народний художник Російської Федерації "» (але: «нагородити народного артиста Російської Федерації »).

Військові звання, вчені ступені і звання пишуться з малої літери:

маршал артилерії (але: Головний маршал авіації);

генерал армії;

адмірал;

академік;

дійсний член Російської академії наук;

доктор технічних наук;,

член-кореспондент Російської академії наук;

лауреат Державної премії.

Існують так звані умовні власні імена. Особливої стилістичному вживанні з великої літери пишуться слова «Батьківщина», «Вітчизна», «Людина» та ін

З малої літери пишеться перше слово в наступних словосполученнях:

державна кордон Російської Федерації; державна нагорода Російської Федерації. Слово «Державний» пишеться з великої літери в наступних словосполученнях:

Державний герб Російської Федерації; Державний гімн Російської Федерації; Державний прапор Російської Федерації; Державна програма ...

3. Найбільш уживані скорочення слів.

Всі скорочення слів і найменувань повинні бути загально-прийнятими. Наприклад, скорочено записуються назва одиниць виміру (при цифрах):

ампер - А метр - м

атмосфера - Атм міліметр - мм

гектар - Га секунда - с

грам - Г тонна - т

кілограм - Кг центнер - ц

Існують та інші загальноприйняті скорочення:

рік, роки - м., мм. (при цифрах) область - обл.

місто - М. селище - сел.

будинок - Д. інше - пр.

інші - Ін пункт - п.

і так далі - і т.д. район - р-н (при назві)

і тощо - і т.п. рубль - р., руб.

залізничний - Ж.д. село - с. (при назві)

копійка - К., коп. дивись - див

мільярд - Млрд тобто - тобто

мільйон - Млн тисячі - тис.

Офіційно узаконено безліч скорочених найменувань установ, організацій. Деякі з них за першими літерами повного найменування (літерні абревіатури), наприклад МГУ (Московський державний університет); по складової принципом, наприклад МОЗ (Міністерство охорони здоров'я); за змішаним принципом, наприклад Гіпрохолод (Державний інститут з проектування холодильників, фабрик морозива, заводів сухого та водного льоду та рідкої вуглекислоти). При цьому літерні абревіатури, що читаються по складах, схиляються як звичайні слова. Виключення складають слово ГЕС і подібні, які не схиляються.

Скорочена запис слів повністю відповідає прагненню вмістити максимальну кількість інформації в мінімальному обсязі тексту. Але скорочені написання повинні бути зрозумілі читачу, наприклад скорочення «бук.», «бух.» відомі тільки фахівцям ( «бук.» - буксир, «бух.» - бухта). Однак документ, в якому вжито слово в скороченому вигляді, може бути призначений для дуже широкого кола осіб. У цьому випадку скорочення має бути замінене повним написанням. Необхідно враховувати і те, що насиченість тексту скороченнями знижує офіційний тон документа.

Написання скорочень повинно бути уніфіковано. Неприпустимо, наприклад, в одному тексті скорочувати слово «район» і «р.», і «р-н». Не можна скорочувати позначення одиниць фізичних величин, якщо вони вживаються без цифр. Виняток становлять одиниці фізичних величин в таблицях і в розшифровках літерних позначень, що входять до формули.

В офіційних текстах не повинно бути різнобій у написанні імен, географічних назв, термінів, посад, установ і т.д. Так, якщо одного разу прізвище написана з двома ініціалами, наприклад «Іванов В.В.» або «В. В. Іванов», вона і в надалі повинна писатися так само.

4. Оформлення дат і чисел у документах.

Терміни і календарні терміни в тексті проектів рішень рекомендується писати в одній рядку таким чином: 15 травня 1993 р., у травні 1993 р., але: за 8 місяців 1993 року, в 1993 році, план на 1993 рік, з 1988 по 1995 рік, у 1992 - 1993 роках; в першому півріччі 1991 р., але: в I кварталі 1993

В назвах свят і знаменних дат з великої літери пишуться першими кількість і імена власні: Восьме березня, Новий рік, День металурга, День російського друку, Різдво Христове, але: День Перемоги. Якщо початкове порядкове числівник в такій назві написано цифрою, з великої літери пишеться наступне за ним слово. Порядкових числівників при цьому не має нарощення: 1 Травня, 8 Березня.

порядкове числівник пишеться словами і з малої літери в словосполученні типу: «Представники Російської Федерації на сімдесят першому засіданні Генеральної Асамблеї ООН ».

Порядкові числівники, що позначаються арабськими цифрами, пишуться з нарощенням: 8-й ряд, 80-і роки. Порядкові числівники, що позначаються римськими цифрами, пишуться без нарощення: робочі III розряду, II черга будівництва, спеціаліст I категорії.

Грошові вирази, що позначають суми більше однієї тисячі, у тексті проекту рішення рекомендується писати цифрами та словами: 5 тис. рублів, 1 млн рублів. Грошові вираження в рублях слід писати так: 108 руб.

Назви одиниць вимірювання в текстах указів, постанов і розпоряджень рекомендується писати таким чином: 5 тис. метрів, 16 тонн, 120 кв. метрів, 60 куб. метрів, 20 млн тонн; в додатках - скорочено: 5 тис. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т.

Іменник після дрібного числа узгоджується з дробової його частиною і ставиться в родовому відмінку однини: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, але: 28,5 тис. метрів.

При позначенні кількості предметів, а також кількості людей не вживаються слова «штук», «людина»: 10 автомобілів, 50 робітників, а не 50 чоловік робітників. Але: 100 голів худоби (птиці). Складні іменники і прикметники, що мають у своєму складі числівники, пишуться так: 150-річчя, 3-місячний, 25-відсотковий, 3-денний, 1 -, 2 - і 3-секційний.

Необхідно пам'ятати, що округлення числових значень велич до першого, другого, третього і т.д. десяткового знака для різних типорозмірів, видів, марок продукції однієї назви, як правило, має бути однаковим.

Неприпустимо використовувати в тексті математичний знак мінус перед негативними значеннями величин. Знак мінус слід заміняти словом «мінус». Не можна вживати знаки номери та відсотка без цифр.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.iu.ru/