Оформлення та складання основних видів управлінських
документів.
Кірсанова М.В.
1. Сучасний діловий лист.
Офіційне
лист - один з найважливіших каналів зв'язку підприємства, організації, установи з
зовнішнім світом. Через листа переддоговірні ведуться переговори, з'ясовуються
відносини між підприємствами, викладаються претензії. Листи супроводжують
матеріальні цінності в дорозі і т.д.
Незважаючи
на наявність сучасних форм зв'язку: телефону, телеграфу, факсу, модемного зв'язку і
тощо, - обсяг листування навіть на невеликому підприємстві дуже великий. Однак
діапазон управлінських ситуацій, що дають привід для складання ділових листів,
далеко не безмежний і піддається порівняно чіткої класифікації. Величезна
кількість листів за однотипності управлінських ситуацій, що вимагають їх
складання, викликає гостру необхідність в уніфікації ділового листа. До
жаль, аналіз сучасної ділової переписки показує відсутність у багатьох
управлінських працівників навичок складання листів. Тим часом неправильне
оформлення листа ускладнює роботу з ним. Експерти одностайні в тому, що
діловий лист має займати не більше сторінки. Автори виданого в 70-і роки
в США під керівництвом канцелярії Білого дому збірки «Прості листи»
вважають, що марнотратство в словах веде до марнотратства в доларах.
Не можна не враховувати і тієї обставини, що ділові документи зовсім не
матеріал для «читання», а інформація, яка повинна спонукати до певних
вчинків.
Дуже
важливо, щоб текст офіційного листа не допускав декількох тлумачень. Зважаючи
правової залежності офіційних листів їхню мову і стиль повинні задовольняти тим
же вимогам, що і мова законів. «Завжди, в усі віки однозначність мови
ділової папери, сувора його формалізованность розглядалися людьми як
засіб обмеження сваволі влади. Ще в V ст. до н.е. давньоримський плебс
вимагав введення чітких «писаних» законів. Створення зафіксованих на папері
установлений і правил було також головною вимогою багатьох середньовічних
повстань. Коли ж такі закони з'явилися, від діловодів були потрібні
абсолютна точність формулювань, досконале дотримання форми. Інакше документ
втрачав юридичну силу »[1].
Сьогодні
в багатьох країнах активно йде процес уніфікації ділового листа. Так, у
Англії розроблений кодифікований стиль офіційного спілкування, відомий під
назвою Zip - Cole, що в буквальному перекладі означає «код-блискавка». Але
особливо сильна тенденція до уніфікації діловодства в США, що обумовлене
широкої автоматизацією інформаційних процесів в управлінні. Зараз, коли
комп'ютеризація охоплює все нові й нові сфери інформаційної діяльності
установ, підприємств, організацій, факт умисного еволюції
американського ділового листа служить переконливим доказом на користь того, що
весь склад інформації в службової документації настільки стандартний, що його
вираз через індивідуальну виконавську техніку абсолютно не
виправдано.
Уніфікація
зачіпає всі рівні і аспекти мови: її словниковий склад, морфологію,
синтаксис, графіку, пунктуацію і стиль. Зокрема, оскільки ділові листи
відображають в основному не індивідуальні, а групові інтереси - інтереси
державних установ, фірм, компаній і т.д., практично у всіх країнах
листа сьогодні складаються найчастіше від імені колективного суб'єкта. Іншими
словами, уніфікований стиль викладу у діловому листуванні в сфері
промисловості і торгівлі має свою соціальну базу - колективний характер
виробничих відносин. Технічної його базою є, як уже зазначалося,
комп'ютеризація.
Правила оформлення ділового листа
Офіційні
листи пишуться на спеціальних бланках, що відповідають стандарту. Для таких
бланків встановлений комплекс обов'язкових елементів (реквізитів), які повинні
розташовуватися в певному порядку.
Бланк
офіційного листа являє собою аркуш паперу з відтвореними
типографським способом постійними елементами. Можна сказати, що офіційний лист
складається з «рами» листи і основного тексту і містить крім основного тексту
інформацію про адресант: повна та скорочена назва організації-відправника,
її поштова та телеграфна адреси, номера телефону, факсу та телетайпу, номер
того листа або телеграми, які послужили приводом для листування, і багато
інше. Бланки можуть бути як з кутовим, так і з подовжнім розташуванням
реквізитів.
Обладнання
бланка, відповідне принципам технічної естетики, позитивно впливає на
сприйняття його змісту. Наприклад, з огляду на властивість людського ока
легше фіксувати верхню частину будь-якого об'єкта, при оформленні документів
слід їх верхню частину робити більш насиченою, а нижню - понад
«Стійкою».
Стандарти
на формуляри-зразки встановлюють формати та розміри полів документів, що входять
до складу уніфікованої системи документації, а також вимоги до побудови
конструкційної сітки формуляра-зразка, реквізити та правила їх розташування.
Документи, що входять до складу уніфікованих систем документації, складаються з
трьох основних частин, які рас-. покладаються в межах чітко розмежовані
зон. Така «геометрія» документа забезпечує необхідну швидкість. Сприйняття
його тексту.
Реквізити
- Це обов'язкові ознаки, встановлені законом або положеннями для
окремих видів документів. Склад і розташування реквізитів на бланках
організаційно-розпорядчих документів повинні відповідати ГОСТ Р
6.30-97.
Встановлення
стандарту на формуляр-зразок, який, у свою чергу, визначає вимоги до
бланку офіційного листа, викликане необхідністю уніфікувати процес його
оформлення, що дозволяє:
організувати
централізоване виготовлення бланків для листів;
зменшити
вартість машинописних робіт;
скоротити
трудовитрати на складання та оформлення листів;
полегшити
візуальний пошук необхідної інформації;
розширити
можливості застосування обчислювальної та організаційної техніки при обробці
листів.
Формуляр-зразок
є основою для конструювання формулярів і бланків всіх видів
управлінської документації. Площа, відведена формулярами-зразків для
розташування кожного реквізиту, відповідає оптимальному обсягом цього
реквізиту у друкованих знаках.
Згідно
ГОСТ Р 6.30-97 документи можуть містити (залежно від призначення) до 29
реквізитів, однак жоден документ не оформлюється повним їх набором. Для
кожного виду документа визначено склад реквізитів залежно від призначення
документа. Так, для офіційного листа рекомендується наступний склад
реквізитів:
Державний
герб Російської Федерації або герб суб'єкта Федерації (для державних
підприємств);
емблема
організації (якщо не державна);
код
підприємства за ЗКПО (для внутрішньореспубліканському листування), якщо він є;
код
документа по ОКУД (якщо є);
найменування
організації (повне та скорочене);
довідкові
дані про організацію;
дата;
реєстраційний
номер документа;
посилання
на індекс та дату вхідного документа;
адресат;
заголовок
до тексту; 12) текст;
підпис;
прізвище
(або прізвище, ім'я, по батькові) та телефон виконавця;
ідентифікатор
електронної копії документа.
Можуть
бути зазначені ініціали друкарки та кількість примірників, але вони не входять до
склад обов'язкових реквізитів.
Сукупність
реквізитів офіційного листа називається формуляром. Реквізити (1) - (6)
друкуються, як правило, типографським способом.
Офіційне
лист є єдиним документом, на якому не ставиться назва його
виду. Всі інші документи мають назви. Наприклад: «Наказ», «Акт»,
«Рішення», «Доповідна записка» і т.д.
Згідно
ГОСТ Р 6.30-97 зображення Державного герба РФ поміщається на бланках
листів державних установ.
Найменування
організації - адресанта документа дається в повному та скороченому вигляді. Наприклад:
Всеросійський науково-дослідний інститут документування та архівного
справи - ВНІІДАД.
Слід
пам'ятати, що скорочувати назви організацій довільно не можна. Скорочені
найменування організацій утворюються трьома способами:
по
першими літерами слів, що входять до найменування. Наприклад: МВС (Міністерство
внутрішніх справ). Абревіатури пишуться злитно і букви в них не розділяються
точками;
по
початковим складах букв, що входять до найменування. Наприклад: Уралмаш (Уральський
машинобудівний завод);
змішаним
способом, коли складноскорочені найменування утворюються частково з початкових
букв, частково з усічених слів і пишуться в першій частині прописними літерами,
в другій - малими. Наприклад: ВНІІдормаш. Такі слова пишуться теж злитно.
Назви
установ скорочуються тільки в тому випадку, якщо скорочена назва зазначено в
офіційному документі.
До
обов'язкових реквізитів офіційного листа відносяться поштовий і телеграфний
адреси. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфному адресах
організації повинні відповідати поштовим правилам. На бланку листа
необхідно вказувати також номера телефону, факсу, номер рахунку в банку.
Обов'язковою
реквізитом листа є дата, яка проставляється у лівому верхньому куті.
Датою листа вважається дата його підписання. Вона служить пошуковою ознакою і
використовується при посиланням на лист. Дати в листі повинні оформлятися цифровим
способом. Елементи дати наводяться в одному рядку арабськими цифрами в такій
послідовності: число, місяць, рік. Число, місяць і рік записуються трьома
двозначними цифрами. Наприклад, дату 25 жовтня 1998 слід записати так:
25.10.98 (допускається і інша запис: 25.10.1998). Якщо число або місяць
позначаються однією цифрою, то перед нею ставиться нуль. Наприклад, дату 12 січня
1998 записують наступним чином: 12.01.98. Після двох цифр, що позначають
число і місяць, ставляться крапки, після двох цифр, що позначають рік, крапка не
ставиться.
Реєстраційний
номер вихідного документа-номер листа і його умовне позначення - зазвичай
складається з кількох частин. Спочатку може бути записаний індекс структурного
підрозділу, індекс по номенклатурі справ класифікатора кореспондентів,
виконавців, а останньою частиною буде порядковий номер вихідного листа.
Наприклад: № 2/16-2955 або 18/275.
Посилання
на номер і дату вхідного документа містить реєстраційний номер і дату
листи, на яке дається відповідь, і розташовується нижче індексу і дати вихідного
документа. Цей реквізит присутній тільки на бланку для листів. Зіставлення
дат відправлення та одержання листів дає уявлення про ступінь оперативності
роботи установи з кореспонденцією.
При
посиланням на вхідний документ слова «наш», «ваш» вживати не рекомендується.
Найбільш раціональна наступна форма цього реквізиту:
На
№ ___________ от_____________
Ні
в жодному разі не слід поміщати ці дані в самому тексті листа. Вигляд цього
реквізиту в листі повинен бути наступним: «На № 4520/144 від 17.05.98».
Адресат
- Найменування та адресу одержувача листа (найменування та адреса організації,
структурної частини організації, фірми або прізвище та адресу особи, якій
направляється лист) - вказується на верхній правій стороні бланка листа. Це
внутрішній адреса листа. У адресата назва організації-одержувача пишеться в
називному відмінку. Наприклад: ЗАТ «Оксид».
Частково
це робиться з урахуванням машинної обробки. З метою прискорення виконання листа,
якщо відомо прізвище особи, яка буде його розглядати, рекомендується
вказувати і це прізвище. Згідно з ГОСТ Р 6.30-97 при направленні листа
посадовій особі назва організації вказується в називному відмінку, а
посаду та прізвище - в давальному.
Наприклад:
Кемеровській
ВАТ «Граніт»
А.Н.
Смирнову
Якщо
ж лист адресується керівникові організації, найменування організації повинно
входити до складу найменування посади адресата. Наприклад:
Ректору
Новосибірської державної академії економіки і управління
проф.
Ю.В. Гусєву
Знаки
пунктуації у внутрішньому адресу можуть бути опущені. Найменування організації,
ім'я та прізвище особи, якій лист адресовано, слід писати так, як вони
дані на що виходить від цієї організації кореспонденції або як у довіднику.
В
складу реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Поштова адреса не
проставляється на документах, що направляються в урядові організації та
постійним кореспондентам - в цих випадках доцільно застосовувати конверти з
заздалегідь надрукованими адресами.
Якщо
лист адресується офіційному обличчю, спочатку вказується посада, потім
прізвище та ініціали, адреса організації. Наприклад:
Директору
акціонерного товариства «Кристал»
Г.М.
Некрасову
Скатертний
пер., д. 22,
Москва,
103030
Якщо
лист адресується приватній особі, спочатку вказуються ініціали та прізвище
одержувача, а потім адресу та поштовий індекс. Наприклад:
П.І.
Григор'єва
вул.
Кірова, буд 76, кв. 12,
р.
Новосибірськ, 630102
Згідно
ГОСТ Р 6.30-97 ініціали ставляться після прізвища у всіх випадках, крім підпису.
У підписі ініціали передують прізвища.
Якщо
особа, на ім'я якого пишеться листа, має вчене звання (науковий ступінь), його
слід вказувати перед прізвищем. Наприклад:
акад.
А.Г. Іванову
проф.
Н.Г. Кірсанова
Текстове
скорочення «гр.» (від слова «громадянин») застосовується тоді, коли особа, якій
адресується лист, розглядається як суб'єкт цивільних правовідносин. У
переписці з організаціями та фірмами інших країн слова «пан», «панові»
передаються скороченнями «р.», «р-ну».
Заголовок
до тексту повинен відображати основне питання, порушене у листі, і бути коротким і
ємним, сформульованим в одній фразі. Заголовок поміщається перед текстом
листа. Зміст листа виражається в ньому формою місцевому відмінку з
приводом «О» ( «Про»). Лапками заголовок не виділяється, пишеться з великої
букви і починається відразу від лівого поля аркуша. Наприклад:
Про
організації виїзної торгівлі
Про
постачання вугілля за контрактом № 33-02/567
Про
закупівлю цегельного заводу
Заголовок
не повинен перевищувати двох рядків.
Заголовок
повинен становити безпосередній виконавець, який краще, ніж будь-хто
інший, знає зміст документа. Працівникові, розбираємо пошту, має бути
достатньо прочитати заголовок, щоб визначити, до якої категорії листів
відноситься даний лист і куди його слід направити, що особливо важливо в тих
випадках, коли в адресі не вказується конкретна особа, якій адресовано
лист. Крім того, побіжний погляд на заголовок може позбавити співробітника від
необхідності прочитувати лист повністю.
Не
рекомендується в заголовку вживати слова «щодо», «стосується». Також не
слід писати «у справі», тому що дана вираз прийнято в юридичній
практиці. Воно цілком доречно, наприклад, у листі, адресованому до відділення
міліції:
Начальнику
відділення міліції
Кіровського
району
р.
Новосибірська Г.В.
Сидорову
За
справі гр. Круглова А.А.
Основний
реквізит ділового листа - текст. Максимальна довжина стандартної рядка
офіційного листа дорівнює 64 друкованих знаків, що складає близько 17 см.
Зазвичай рядок вміщає 60-62 знака. Вибір такої довжини рядка пояснюється
найбільш вживаною форматом А4, а також тим, що, читаючи текст, ми, як
правило, тримаємо його на відстані 30-35 см від очей, а кут сектора найкращою
сприйнятливості людського ока дорівнює 30 градусів.
Відмітка
про контроль робиться, якщо до листа включені будь-які документи. У
лівому нижньому куті листа відразу від поля ставиться слово «Додаток», потім
містяться назви доданих документів в цифровій послідовності з
зазначенням кількості примірників і аркушів. Кожна назва розташовується на
окремому рядку. Під словом «Додаток» ніяка запис не проводиться.
Наприклад:
Програма:
Копія контракту з фірмою «Келлер» на 3 л. в 1 прим.
Вказівка
на наявність додатка, що згадується в тексті листа, може бути зроблено в такому
вигляді:
Програма:
на _____________л. в _________________ прим.
Цей
реквізит може бути заготовлений на бланку листа. У зброшуровані додатку
кількість аркушів не вказується. Наприклад:
Програма:
Інформаційніний матеріал про міжнародну виставку «СИБ-98» у 3 прим.
Самі
документи, що входять до складу програми, повинні мати всі необхідні
реквізити: найменування виду документа, заголовок, дату, підпис. Крім того,
на додатках у верхньому кутку справа робиться відмітка, яка вказує на зв'язок
додатки з основним документом. Якщо програма є самостійним
документом, воно направляється із супровідним листом.
Реквізит
«Підпис» міститься зліва під текстом листа відразу від поля. До складу підпису
входять найменування посади особи, яка підписує лист, особистий підпис і його
розшифровка. Оскільки ділові листи пишуться на бланках установ, назва
установи в підписи не вказується. Наприклад:
Директор
школи Підпис К. К. Сидоров
Дві
підписи ставляться в тому випадку, коли необхідно підтвердити дійсність
першого підпису, а також в особливо відповідальних документах, наприклад, у листах
з фінансово-кредитних питань, які направляються фінансово-банківських установ.
У таких листах завжди ставиться підпис головного (старшого) бухгалтера
підприємства.
При
підписання листа кількома посадовими особами їх підписи мають в своєму розпорядженні одну
під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді:
Директор
інституту Підпис А. С. Марченко
Головний
бухгалтер Підпис Ю.П. Волков
При
підписання листа кількома особами, які обіймають однакові посади, їх
підписи розташовуються на одному рівні: Директор ВАТ «Карелія» Директор ЗАТ
«Корсар»
Підпис
І.В. Петров Підпис Г.А. Фомін
Всі
екземпляри листів, що залишаються у справах організацій, повинні містити справжні
підписи посадових осіб.
Якщо
посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті листа, відсутня,
лист підписує особа, яка виконує його обов'язки, або його заступник. При
цьому обов'язково вказується фактична посада особи, що підписала лист
(наприклад, «в.о», «заст.") і його прізвище. Не можна підписувати листи з приводом
«За» або з проставленням косою риси перед найменуванням посади.
Підписання
документа є одним із способів посвідчення його. Офіційний лист без
підписи не має юридичної сили.
Відмітка
про виконавця (укладача листа) включає прізвище виконавця, повністю ім'я
та по батькові, номер його службового телефону і поміщається на лицьовій стороні
листа.
Наведемо
зразок оформлення службового листа з кутовим розташуванням реквізитів:
Герб
РФ
Найменування
організації
Найменування
структурного підрозділу Адресат
(або
бланк конкретної посадової особи.
Наприклад,
зам, міністра)
Довідкові
дані організації
Заголовок
листи [2]
(починається
з прийменників «О» або «Про»)
Текст
Посада
Підпис Ініціали, прізвище
Прізвище
виконавця (або П.І.Б. та номер телефону)
2. Організаційно-розпорядчі документи.
Діяльність
всіх установ фіксується в різного виду документах. Спроба визначення
видів документів, у тому числі й організаційно-розпорядчих, зроблена в
додатках до Основних положень Єдиної державної системи
діловодства [3]
, А види розпорядчих документів
розглянуті у Юридичному енциклопедичному словнику. У своїй діяльності
установи керуються поряд з актами органів державної влади та
державного управління положеннями, статутами, правилами. Згідно з чинним
законодавством органи законодавчої і виконавчої влади Російської
Федерації видають наступні документи: рішення, укази, розпорядження,
постанови, накази, вказівки, інструкції. На територіях країв і областей
видаються постанови, розпорядження голови адміністрації та його заступників.
Такі ж документи видаються в районних (міських) адміністраціях. Органи
представницької влади приймають рішення.
Організаційна
документація
Всі
державні, муніципальні, приватні підприємства, громадські об'єднання
діють на основі статуту.
Статут
- Це звід правил, що реєструють діяльність організацій, установ, товариств
і громадян, їх взаємини з іншими організаціями та громадянами, права і
обов'язки в певній сфері державної або господарської
діяльності. Існують, наприклад, Статут добровільного спортивного товариства,
Статут акціонерного товариства, Статут товариства з обмеженою відповідальністю
і т.д. Окремо слід виділити статути, що визначають організацію тієї або іншої
сфери діяльності Збройних Сил РФ (Стройовий статут, Дисциплінарний статут і
т.д.).
Загальні
статути затверджуються вищими органами державної влади та управління, а
також інших осіб і установ, їх з'їздами. Статути
державних підприємств та установ затверджуються їх вищестоящими органами
(міністерствами, відомствами). Статути муніципальних підприємств затверджуються
районними (міськими) адміністраціями, приватних - відповідними власниками,
колективами, реєструються в обласних, крайових, міських і районних
адміністраціях.
В
оформленні статутів мають бути присутні наступні реквізити: найменування
міністерства, найменування організації, вид документа, індекс, дата, місце
видання, гриф затвердження (у випадку приватного підприємства вказати, ким воно
зареєстровано). У реквізиті «текст» необхідно передбачити такі розділи,
як загальні положення, основні функції, права і обов'язки, керівництво,
взаємини і зв'язку,-виробничо-господарська, комерційна діяльність,
майно та кошти, контроль, перевірка і ревізія, реорганізація або
ліквідація. Залежно від форми приватної власності (товариство з
обмеженою відповідальністю, акціонерне товариство закритого або відкритого
типу і т.д.) розділи в тексті змінюються, додаються. Чи включаються, наприклад,
такі розділи, як статутний капітал, акції та цінні папери, розподіл
прибутку, формування фондів і т.д. Після тексту ставиться підпис керівника.
Зразок оформлення статутів наведено в прилож. 6.1.
Положення
- Це нормативний акт, що встановлює порядок утворення, структуру, функцію,
компетенцію, обов'язки та організацію роботи системи державних органів
(такі загальні положення про міністерства РФ), одного органу (наприклад, Положення
про державної автомобільної інспекції, Положення про загальний відділ
адміністрації області і т.д.) або структурного підрозділу (комісії,
групи). В окрему групу слід виділити положення, які регулюють
сукупність організаційних, трудових та інших відносин за конкретним
питання (наприклад, Типове положення про ведення діловодства за
пропозиціях, заявах і скаргах громадян в державних органах, на
підприємствах, в установах; найбільш численні різновиди положень про
проведення конкурсів, оглядів і т.д.).
Положення
бувають типові та індивідуальні. Типові розробляються для системи установ
і підприємств. У текст положення необхідно включити такі розділи, як загальна
частина (преамбула), основні функції, права, порядок утворення та організації
роботи та ін залежно від характеру положення.
В
формуляр-зразок положення входять такі реквізити: найменування
міністерства, відомства, найменування організації, найменування структурного
підрозділу, дата, індекс, найменування виду документа, місце видання, гриф
твердження,, заголовок до тексту, текст, підпис, позначка про узгодження.
Зразки положення дані в прилож. 6.2.
Статути
і положення є складними документами. Їх структура і зміст, як
правило, визначаються установами-розробниками.
Інструкція
- Це правовий акт, що видається органом державного управління (або
затверджується його керівником) з метою встановлення правил, що регулюють
організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні
сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і
служб), посадових осіб та громадян [4]
. Інструкції
видаються також з метою роз'яснення і визначення порядку застосування
законодавчих актів і розпорядчих документів (наприклад, наказів).
Заголовок
інструкції має чітко окреслювати коло питань, об'єктів та осіб, на які
поширюються її вимоги (наприклад, «Інструкція про ведення
діловодства в апараті Адміністрації Новосибірської області »,« Посадова
інструкція інспектора з контролю ...»).
Текст
інструкції розбивається по певній логічній схемі на розділи, пункти та
підпункти. Як правило, інструкція починається з розділу «Загальні положення», в
якому вказуються цілі її видання, область розповсюдження, порядок
застосування та інші відомості загального характеру. Інструкція є документом
постійного або тривалої дії (до заміни її новою).
Оскільки
текст інструкції носить характер вказівки, в ній рекомендуються чіткі
формулювання зі словами, що мають розпорядчий значення, типу «повинен»,
«Слід», «необхідно», «має право», «не допускається», «рекомендується»,
«Забороняється» і т.д. У випадках, викладається від третьої особи (наприклад,
«Керівники або за їх дорученням інші посадові особи державних
органів, підприємств, установ і організацій повинні систематично
аналізувати, узагальнювати пропозиції, заяви, скарги громадян, що містяться в
зареєстрував відповідний акт ...») або в безособовій формі (наприклад, «Повторним пропозиціям,
заявами, скаргами громадян при їх надходженні присвоюється черговий
реєстраційний індекс, у відповідній графі реєстраційно-контрольної
картки вказуються реєстраційні індекси перший пропозиції, заяви,
скарги ...»).
Інструкція
оформляється на загальному бланку. Рішення виконавчого
комітету або суду. На інструкції може бути зроблена
позначка про те, що вона є в інші відділи реєстрації. При
затвердження інструкції розпорядчим документом (наказом, розпорядженням і
тощо) у ньому встановлюється термін введення інструкції, перераховуються необхідні
організаційні заходи, зазначаються відповідальні виконавці. Якщо в
тексті розпорядчого документа не вказано термін введення інструкції, таким
вважається день підписання і реєстрації документа.
Наприклад:
у розпорядженні голови Адміністрації Новосибірської області від 01.03.93 № 90-р «Про
затвердження Інструкції з діловодства »присутній такий текст:
«В
метою впорядкування роботи з документами, удосконалення діловодства в
апараті адміністрації області:
Затвердити
Інструкції з діловодства в апараті адміністрації області.
Загальним
відділу Адміністрації (Кірсанова М.В.) забезпечити методичне керівництво організацією
діловодства в апараті адміністрації та встановити контроль за дотриманням
вимог Інструкції ».
Розпорядчі
документи
Одна
з форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ,
підприємств - видання розпорядчих документів, за допомогою яких вирішуються
найважливіші питання управління. Відповідно до чинного законодавства і
компетенцією органи управління видають наступні розпорядчі документи:
накази, інструкції, вказівки; рішення; постанови, розпорядження.
Рішення,
постанови та накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти
нормативний чи індивідуальний акт з основних питань компетенції
організації. Розпорядження, вказівки видаються з оперативних питань і для
організацію виконання постанов, рішень і наказів.
Постанова
прийнято визначати як «правовий акт», що приймається вищими і деякими
центральними органами колегіального управління з метою розв'язання найбільш
важливих і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення
стабільних норм правил поведінки [5]
. Однак у законах
«Про крайовому обласній раді і крайової обласної адміністрації» та «Про місцеве
самоврядування »постанову визначено як правовий акт, що видається головою
адміністрації (на правах єдиноначальності). Це саме життя внесла корективи в
визначення суті і видів даного документа.
Зразки
постанови та виписки з постанови дані в прилож. 6.3 і 6.4.
Рішення
як розпорядчий документ є правовим актом, що приймається колегією
міністерства або відомства, наукова рада і т.д.
Розпорядження
- Акт управління державного органу, що має владний характер, виданий у
рамках присвоєної посадовій особі, державному органу компетенції,
що має обов'язкову силу для громадян і організацій, яким це розпорядження
адресовано. Розпорядження є підзаконними актами і діляться на дві групи:
розпорядження спільного, тривалої дії і розпорядження, що стосуються
конкретного питання, окремого випадку. Розпорядження видають уряд,
міністерства, відомства, адміністрації країв, областей, міст, районів,
адміністрації підприємств, установ у межах прав, наданих їм
законами Російської Федерації.
Зразки
розпорядження та виписки з розпорядження наведені в прилож. 6.5 і 6.6.
Вказівка
- Розпорядчий документ, що видається міністерствами, відомствами,
організаціями переважно з питань інформаційно-методичного
характеру, а також питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій
та інших актів. Право підпису вказівок делегується керівником своїм
заступникам або керівникам підрозділів в межах їх компетенції.
Підготовка та оформлення вказівок проводяться відповідно до встановленого
порядком підготовки та оформлення наказів.
розпорядчі
частина вказівки починається словами «Пропоную» ( «зобов'язує»). Вказівки нумеруються
по порядку в межах календарного року [6]
.
Наказ
-Правовий акт, що видається керівниками міністерств, відомств, відділів, управлінь,
установ, об'єднань, організацій, підприємств, що діють на основі
єдиноначальності. Чорнилом або кульковою ручкою, чітким, що стоять
почерком. За юридичною природою наказ може бути нормативним
актом управління, що містить норми права, що реалізують певні сфери
суспільних. відносин, і актом застосування норм права (наприклад, наказ про
призначення на посаду).
Наказ
є найпоширенішим видом розпорядчого документа, який застосовується
в практиці управління. Він видається з питань створення, ліквідації,
реорганізації установ або їх структурних підрозділів, затвердження
положень, інструкцій, правил і тому подібних документів, що вимагають
твердження, організації, підприємства, а також з кадрових питань прийому,
переміщення, звільнення працівників і т.д. Одержаних бланків керівник
ставить перед працівниками основні завдання, вказує шляхи вирішення принципових
питань. Наказ є обов'язковим для всіх працівників даної організації чи галузі.
В окремих випадках наказ може стосуватися широкого кола організацій та
посадових осіб незалежно від їх підпорядкованості. Зразки оформлення наказу дані
в прилож. 6.7 і 6.8. Всі розпорядчі документи повинні суворо
відповідати закону, жоден з них не може містити положень,
що суперечать закону.
Основні
види розпорядчих документів готуються в цілому аналогічно. Це
досить складний процес, відмінності ж виникають на кінцевій стадії оформлення
документів, що відображає результат колегіальної діяльності (у разі
постанов і рішень) і єдиноначальності (у разі постанов, розпоряджень,
наказів, вказівок).
Можна
виділити три стадії підготовки розпорядчого документа. Це вивчення
суті питання та підготовка проекту документа: стадія обговорення та прийняття
документа на засіданнях колегіального органу (у разі постанов,
рішень); узгодження документа і його підписання.
Процедура
складання та оформлення розпорядчого документа конкретної установи
може бути описана в інструкції з діловодства або в інструкції,
встановлює порядок роботи з документами.
Підготовка
проекту розпорядчого документа може бути доручено одному або декільком
структурним підрозділам або окремим посадовим особам. При розробці проектів
складних і великих розпорядчих документів м?? гут створюватися робочі групи.
Головна умова, що забезпечує високу якість документа, - достатня
компетентність осіб, які його готують. Чим вище рівень складається документа,
тим вище вимоги, пропоновані до його укладачам (професіоналізм, глибина
знання питання, загальний культурний рівень, вміння чітко висловлювати думки).
Юридичною підставою розробки розпорядчого документа можуть бути
видання документа органами влади та управління, конкретне доручення
вищого органу, необхідність здійснення виконавчої і
розпорядчої діяльності для вирішення завдань, покладених на установу.
Підготовка
проекту розпорядчого документа вимагає збору необхідної інформації з
ним робочий день. Для цього використовують різні
інформаційно-довідкові документи: звіти, довідки, доповідні і пояснювальні
записки, акти, службове листування. Зібравши і вивчивши необхідні матеріали,
отримавши повну ясність по суті питання, чітко визначивши мету видання
розпорядчого документа, приступають до складання його проекту. Увага
слід сконцентрувати перш за все заяву про вступ у
конкретного рішення. Спочатку це роблять начорно, а потім редагують і уточнюють
частини в порядку узгодження.
Текст
розпорядчого документа найчастіше складається з двох взаємозалежних частин:
констатуючої і розпорядчої.
констатуюча
частина є введенням в суть розглянутого питання і призначена
для того, щоб пояснити, чим викликана розпорядження. У ній можуть бути
перераховані факти, події, дана їхня оцінка. Нерідко в констатуючої частини
дається переказ акту вищого органу, на виконання якого видається
цей розпорядчий документ. У цьому разі зазначаються вид акта, його
автор, повна назва (заголовок), номер та дата, тобто наводяться всі пошукові
(посилальні) дані. Реєстрація розірвання не обов'язкова, вона може і
строку, що немає необхідності давати роз'яснення.
Основну
навантаження реєстрацію розірвання розпорядча частина, яка
викладається в оповідної формі. Залежно від виду документа вона
починається словами «постановляє» в колегіальному постанові, «вирішує»
( «Вирішив») - в рішенні, «пропоную» - у розпорядженні, «наказую» - в наказі.
Вид
розпорядчого документа зумовлює і характер викладу його тексту.
Слова «постановляє», «вирішує» ( «вирішив»), «пропоную», «наказую» друкуються
прописними літерами або малими вразрядку, вони візуально виділяються і таким
чином відокремлюють констатуюча частина документа від загальних підставах.
Розташовуються ці слова в окремому рядку, починаючи від нульового положення
табулятора. У постановах або рішеннях колегіального органу перед словами
«Постановляє», «вирішує» вказують його назву. Наприклад:
Колегія
ВИРІШУЄ
Уряд
ПОСТАНОВЛЯЄ
Потім
з нового рядка з абзацу слід текст резолютивній частині. До формулювання
