Мовні конструкції ділових листів: лист-прохання

Лист-прохання - Це, мабуть, найбільш поширена форма ділового листування. Кількість ситуацій, що викликають необхідність звернення з проханням від імені юридичної або фізичної особи, не піддається обліку. Це одержання інформації, зразків продукції, узгодження дій, спонукання до якого-небудь дії і пр.

Композиція і структура листа-прохання мало чим відрізняється від стандартних. Як правило, текст листа-прохання складається з двох частин:

1. Вступна частина, де в оповідної формі викладається суть справи, пояснюються спонукальні мотиви, причини звернення з проханням. Тут часто використовуються такі стандартні вирази:

причина звернення

В зв'язку з неотриманням ... ;

Враховуючи соціальну значимість ... ;

Беручи до уваги (наше багаторічне співробітництво) ... ;

Враховуючи (тривалий і плідний характер наших ділових зв'язків) ... ;

Зважаючи невідповідності Ваших дій раніше прийнятим домовленостям ... ;

Зважаючи затримки отримання вантажу ... ;

Виходячи з результатів переговорів з питання про ... і т. п.

мета звернення

В метою виконання розпорядження ... ;

В метою якнайшвидшого вирішення питання ... ;

Для погодження питань ... ;

В метою забезпечення безпеки проходження вантажу ... ;

Під уникнути конфліктних ситуацій ... і т. п.

посилання на підставу для звернення

В Відповідно до досягнутої раніше домовленості ...;

В зв'язку зі зверненням на нашу адресу ... ;

На підставі усної домовленості ... ;

На підставі нашої телефонної розмови ... ;

Згідно до постанови уряду ... ;

Згідно протоколу про взаємні поставки ... і т. п.

Всі перераховані вирази необхідно використовувати з урахуванням контексту і мовної ситуації.

Майже всі стандартні вирази починаються з похідного прийменника або з прийменниково поєднання. Слід звернути увагу на правильність використання цих прийменників з іменами іменниками, cтоящімі в основному в родовому і давальному відмінках.

2. Власне прохання. Тут в ключову фразу листа входять слова, утворені від дієслова просити. Його використання пояснюється етикетних вимог до діловим текстам і психологічними законами ділового спілкування - людина більш охоче погоджується виконати дію, виражене у формі прохання, ніж у формі вимоги.

У ряді випадків сама прохання, висловлена описово, може і не містити цього дієслова, наприклад: Ми сподіваємося, що Ви вважаєте за можливе розглянути нашу пропозицію у зазначений термін.

Прохання може викладатися від першої особи однини ( "Прошу ..."), від першої особи множини ( "Просимо ..."), від третьої особи однини (у цьому випадку вживаються іменники з збірним значенням: "Дирекція просить ..."," Адміністрація просить ...", "Рада трудового колективу просить ..." і т. п.), від третьої особи множини, якщо вживається кілька іменників з збірним значенням (Адміністрація і Рада трудового колективу просять ...).

Якщо лист-прохання є багатоаспектним, то композиція другої частини такого листа може виглядати наступним чином (частини композиції повинні відповідати абзацному членування тексту):

Прошу ... (Просім. ..)

Одночасно прошу ... (Також просимо ...)

А також прошу ... (А також просимо ...)

і т. д.

При складанні листа-прохання слід врахувати і такі рекомендації:

1. Викладаючи прохання, підкресліть вашу зацікавленість або зацікавленість вашої організації у її виконанні.

2. Ні за яких умов не починайте лист зі слова "Прошу ..." -- тактовніше спочатку пояснити мотиви вашого звернення (навіть у тому випадку, коли всі деталі вже узгоджені з адресатом).

3. Не поспішайте дякувати адресата заздалегідь. Цим ви ставите і себе, і адресата в незручне становище. Намагайтеся подякувати, коли дізнаєтеся, що ваше прохання задоволена.

При формулюванні прохання часто використовують такі стандартні вирази:

Звертаємося (звертаюся) до Вас (вам) з проханням ...

... про відправці на нашу адресу ...

... про напрямку на мою адресу ...

... про висилку на адресу нашої організації ...

... про надання мені ...;

Просимо (прошу) Вас (вас) ...

... повідомити (нам )...

... вислати (мені )...

... терміново представити ...

... негайно доповісти ...

... сповістити (керівництво підприємства) про ...

... проінформувати про мене ...;

Прошу Вашого (вашого) згоди на ...

... відправку на адресу ...

... надання нам ...

... ознайомлення ... з ...

... передачу ... наступного обладнання ... ;

Просимо Вашого (вашого) сприяння у ...

... отриманні ...

... якнайшвидшої відправці ...

... надання додаткової інформації щодо ...

... проведенні ... ;

Прошу Ваших (ваших) вказівок ...

... на укладення договору про ...

... на видачу зі складу підприємства ... представнику ...

... на оформлення документів про ...

... на перегляд ... ;

Просимо Вас не відмовити в люб'язності і ... .

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.gramma.ru/