Міністерство загальної та професійної освіти
Самарський Державний Аерокосмічний Університет ім. академіка С.П. Королева
Факультет Економіки та Управління
Кафедра Менеджменту
Реферат по Адміністративним Систем Управління на тему:
Листа - Запрошення, Вітання, Вітання.
Виконала: Хасянова Р.Д.
Група 735.
Проверила:
Самара 1997р.
- 2 -
Зміст.
1.Вступ
3-6
2.Постановка завдання
-7 -
3.Контрольное лист
8-9
4.Пісьма-вітання 10 -
11
5.Пісьма-запрошення 12 -
14
6.Пісьма-привітання
15-17
7.Заключеніе
- 18 -
8.Спісок використовуваних джерел - 19 -
- 3 -
Введення.
Лист був і до цих пір залишається важливим елементом ведення бізнесу у світі.
Без листування вести ділові відносини майже неможливо. Практично всі телефонні та телеграфні домовленості вимагають письмового підтвердження; при встановленні ж ділових контактів, добре складене, правильно сформульоване лист може найкращим чином представити вашу фірму і створити найсприятливіший про неї враження у вашого потенційного партнера.
Перш за все, листи слід писати з позиції вашого кореспондента. Ви повинні подивитися на проблему з точки зору особи, якій ви пишете.
Діловий лист, пов'язане з пропозицією будь-якого товару, послуги або ідеї повинно бути живим, написаним "з вогником", (за принципами складання реклам). Ваша переконливість у непідробності вашої пропозиції передається людям і вони позитивно відгукуються на неї.
Перш, ніж писати листа, слід визначити мету і способи її досягнення.
Продумати, які слід використовувати для цього факти та висловити ідеї, щоб домогтися бажаного результату. В діловому листі не повинно бути особистих відхилень, пишіть те, що хоче знати ваш кореспондент або що ви хочете повідомити. Нову думку, яку ви хочете виділити, починайте з нового абзацу, маючи в своєму розпорядженні абзаци в логічному порядку.
Перша й остання фрази ділового листа мають дуже важливе значення.
Перша пропозиція має бути як заголовок реклами. У ній повинен міститися предмет або причина, по якому ви пишете лист, чим відразу ж залучаєте увагу або викликаєте інтерес у свого кореспондента.
Що стосується заключної фрази листа, то вона повинна залишити читача з повним розумінням проблеми, викликати в нього швидку реакцію у відповідь.
- 4 -
Не менш важливо серйозно поставитися до фізичного аспекту письма, його зовнішнім виглядом. Про зовнішній вигляд листа слід дбати також, як і про своєму особистому.
Перш за все фірма повинна мати свої бланки для листів, видрукувані типографським способом на гарному папері. Бланк повинен бути простим, красивим, із зазначенням назви, адреси, а також характеру бізнесу вашої фірми. Ескіз бланка зробити нелегко, але це того варте.
Ділові листи різних країн за своєю формою не відрізняються великим різноманітністю. Як правило, кожне правильно оформлене діловий лист, написане на фірмовому бланку, складається з 6 елементів:
1) дата-число, місяць, рік;
2) внутрішній адреса-ім'я та адреса особи, якій адресується лист;
3) вступне звернення-ввічливе привітання;
4) текст листа-виклад суті питання;
5) заключна форма ввічливості-ввічливе "до побачення";
6) підпис
На листі ці елементи розташовані в такий спосіб:
1Дата
November 10,19 ..
2Внутренній адреса Mr
Brown Martin
16 Brodway
New York, NY
USA
3Пріветствіе
Dear Mr Brown,
4Текст листа
Thank you very
much for your offer
to сooperate with
us.
- 5 -
We shall keep
you informed as to
the progress of the
case.
Mr Petrov will be
in New York on
December the
first, and he will
telephone your for
an appointment.
5Заключітельная форма ввічливості
Very truly yours,
6Подпісь
А. Kramov.
Слід підкреслити деякі відмітні особливості кожного з цих елементів. Дата вказується на відведеному їй місці на бланку-с права.
У листах нічого не треба писати у скороченій формі, навіть якщо скорочення не викликає труднощі для розуміння. Лист без скорочень має більш гідний вигляд.
Внутрішній адреса має бути таким самим, як і на конверті. І пишеться він від початку поля ліворуч.
Відстань між датою та змістом листа залежить від довжини листа.
Лист може адресуватися особі із зазначенням її посади-Mr John D White,
Cashier, посадовій особі без зазначення імені-Advert. Manager, або самої фірмі-Holton-Pect Company.
Вступне звернення передує тексту листа, друкується через 2 інтервалу від внутрішнього адреси і починається від поля ліворуч. Після вступного звернення ставиться (,) або (:).
- 6 -
Текст листа розташовується нижче вступного звернення через 2 інтервали і перше речення починається з невеликим відступом від правого поля.
Заключна формула ввічливості розташовується через 2 інтервали від змісту листа з правого боку сторінки на одній вертикалі з датою, розташованої нагорі.
Усі ділові листи повинні підписуватися від руки, ручкою, тією особою, який пише лист чи можна користуватися особистої іменної печаткою. Підпис повинна бути повною і завжди однаковою. У більшості ділових листів ім'я, яка підписує лист, друкується на машинці нижче заключної формули ввічливості, залишивши місце для підпису.
[З джерела N 3,4]
- 7 -
ПОСТАНОВКА ЗАВДАННЯ
У даній реферативної роботи з дисципліни «Адміністративні системи управління »від нас було потрібно сформувати пакет документів, який повинен складатися з трьох частин.
Перша частина: вітання
Друга частина: запрошення.
Третя частина: вітання.
Загалом має бути складено 11 листів. З них 9 листів українською мовою, 2 писання англійською мовою.
Також додається еталонне лист, написаний як українською, так і на англійською мовами.
Листи повинні бути оформлені відповідно до ГОСТ 6.38-96 та ISO.
.
- 8 -
Primero Company
67, Upper Thames Street
London, EC 4V 3AH
Telephone: 01 248 2217
Telex: 886678 LDN
Mr Brown Sadwick, President Your ref: C 345
Cornway & Co. LTD. Our ref: D/2543
18 Broadway
New York, N. Y.
USA
May 15, 1996
Dear Mr Brown,
We wish to congratulate you and offer our best wishes on the six anniversary of your firm.
We would like to take advantage of this opportunity to thank you pleasant co-operation over these many years.
Your sincerely,
P. Martin
Manager
[З джерела N7]
- 9 -
Праймер Компанія
67, Аппе Темз Стріт
Лондон, EC 4V 3AH
Телефон: 01 248 2217
Телекс: 886678 ЛДН
Мр Брауну Седуіку, Президенту Ваш зак: C 345
Корнуей і Со. LTD. Наш зак: Д 2543
18 Бродвей
Нью-Йорк, Н. Й.
США травня
15,1996
Шановний Мр Браун,
Хочемо привітати Вас і висловити Вам наші найкращі побажання у зв'язку з шестиріччя підстави Вашої фірми.
Ми хотіли б скористатися наданою можливістю і подякувати Вам за прекрасне співпрацю з нами протягом цих років.
З повагою,
П.
Мартін
Менеджер
- 10 -
Листи - поздоровлення.
Вітання складають, мабуть, самий приємний і радісний розділ ділового листа. Вітання можуть надсилатися напередодні свята, у зв'язку з відкриттям, вдалою діяльністю. До них можуть додаватися матеріальні винагороди. Наведу деякі приклади подібних листів.
(З джерела N 2,6)
Лист 1.
Англійська варіант листа:
< br> Please accept the enclosed Christmas Bonus with our very best wishes for a happy holiday season.
We wish to thank you for your role in making 19___ the most successful year in the history of our firm, and we are all looking forward to a prosperous new year.
To your wife and family, we extend our very best wishes for a
Merry Christmas and a Happy New Year.
- 11 -
Російський варіант листа:
Просимо Вас прийняти прикладену Різдвяну премію і наші найкращі побажання до свята.
Ми хотіли б подякувати Вам за Ваш внесок у те, щоб 19___ рік став найбільш успішним роком за всю історію нашої фірми, і з нетерпінням чекаємо вдалого нового року.
Лист 2.
З газет ми дізналися, що Ви відкрили нову філію
Вашої фірми в ___. Бажаємо Вам успіху і удачі.
Крім того, ми хочемо висловити надію на те, що наше ділове партнерство і надалі буде розвиватися так само плідно і довірливо, як перш.
Лист 3.
Дорогий пан ___!< br> Ми хотіли би висловити Вам найкращі побажання в зв'язку з Вашим днем народження.
Бажаємо Вам міцного здоров'я на довгі роки і висловлюємо надію на те, що Ваша невтомна діяльність і надалі буде продовжуватися на благо Вашої фірми.
- 12 -
Листи-запрошення.
Листи-запрошення можуть посилати або організаціям, або окремим громадянам, або інофірмах. Розглянемо 3 приклади: запрошення організації, запрошення індивідууму та відповідь на запрошення.
(З джерела N 1,2)
Лист 1.
Англійська варіант листа:
To: All Members of (organization)
From:
Subject: Annual Meeting
Fellow Members:
On (date), we will be holding our annual meeting.
It is of the utmost importance that each and everyone of you plan to attend this meeting.
If there is any possibility at all that you may not be able to attend, it is very important that we have an indication of your thinking on some of the important matters that will be considered in addition to your proxy that will enable us to cast your vote at the metting.
Please find the following enclosures: (indicate).
We will be looking forward to seeing you at the meeting.
- 13 -
Російський варіант листа:
Кому: Усім членам (організація)
Від:
Тема: Щорічні збори
Колеги!
(Дата) відбудеться наше щорічні збори. Вкрай важливо, щоб кожен з Вас планував бути присутнім на цих зборах.
Якщо існує якась вірогідність того, що Ви не зможете бути присутніми, для нас дуже важливо мати виклад Вашого думки про деякі дуже важливих речах, яке буде враховано разом з дорученням, що дозволяє нам голосувати за вас на зборах.
Будь ласка, перегляньте наступні програми:
(Вкажіть).
З нетерпінням чекаємо на зустріч на зборах.
- 14 -
Лист 2.
С___ по ___ в___ буде проходіть___ виставка.
Хотіли б проінформувати Вас про те, що наша продукція буде демонструватися на цій виставці.
Ви знайдете там кілька нових моделей, які повинні представляти для Вас особливий інтерес. Крім того, ми демонструємо істотні вдосконалення, які ми зробили в нашому поточному виробництві, що має також зацікавити Вас.
Будемо раді, якщо Ви відвідаєте наш стенд N___ в виставковому залі N___. докладаємо кілька квитків на виставку.
Програма: квитки.
Лист 3.
Просимо прийняти наші вибачення за те, що ми не зможемо бути присутнім на обіді, який відбудеться
(Дата). Я дякую Вам за люб'язне запрошення і щиро жалкую про те, що ми змушені відсутнім.
- 15 -
Листи-вітання.
Існує розділ службових листів, мета яких - привітання клієнтів.
Серед всіх привітань найбільш важливими є ті, які пов'язані з продажем.
Для процвітання торгового бізнесу вкрай важливо підтримувати стосунки з постійними покупцями. Лист 1 - зразок листа, що надсилається клієнтам, які зробили покупку або скориставшись послугами фірми.
Постскриптум (PS) служить для того, щоб підкреслити думку, на яку за думку автора листа його одержувач повинен звернути особливу увагу.
Завжди дуже важко представити клієнтові нового співробітника. Лист 2 - не дуже вдале, так як рекомендаційний лист повинен бути більше переконливим. Ймовірно, фірмі слід було зателефонувати клієнтові, щоб підтвердити час зустрічі. Лист 3 - виправлений варіант пісьма2, більш переконливий і включає згадка про дзвінок фірми, що підтверджує час зустрічі.
(З джерела N5)
- 16 -
Лист 1.
Шановний,
Два роки тому ви придбали [найменування вироби] для
Вашого сина [дочки] [ім'я] до дня його [її] народження
[Дата].
Так як його [її] день народження знову наближається, Ви, може бути, знову захочете здивувати його [її] новою покупкою, зробленої в нашому магазині.
До речі, ми пропонуємо Вам знижку. І, звичайно, були б щасливі зберігати [найменування вироби] у нас, щоб покупка залишалася таємницею до цього особливого дня.
Подумайте над нашою пропозицією. Якщо ви вважаєте, що [ім'я], був би радий подарунку, купленого в нашому магазині, заходьте до нас у зручний для Вас час і ми продемонструємо Вам наш асортимент.
В нас Ви завжди знайдете багатий вибір всіляких товарів. Загляньте. Я буду щасливий запропонувати Вам нові товари, які могли б зацікавити Вашого сина [дочка].
В очікуванні Вашої відповіді з повагою
[ім'я]
PS Для постійних покупців спеціальна (-%) знижка діє протягом наступних 30 днів.
- 17 -
Лист 2.
Шановний
Ми призначили [ім'я] новим представником у Вашому районі.
[Ім'я] деякий час працював у нашій фірмі і добре знає всі аспекти її діяльності. [Ім'я] прибуде до міста вранці
[Дата] і звернеться до Вас. Якщо для Вас зустріч у вказаний час з яких-небудь причин не зручна, повідомте нас.
Лист 3.
Шановний
Ми призначили [ім'я] новим представником у Вашому районі.
[Ім'я] працював з нами протягом __ років. Він має багатий досвід у сфері нашої діяльності.
[Ім'я] прибуде в [назва міста] вранці [число] і звернеться до Вас, якщо це зручно. Я подзвоню Вам, щоб уточнити час. Думаю, що [ім'я] зуміє блискуче проінформувати Вас про те, що відбувається в діловому світі.
- 18 -
ВИСНОВОК
"Кожен, хто займається бізнесом, має зрозуміти, що написане слово - це < br> Ваше обличчя та обличчя Вашої фірми. Слово, вжите не до місця, може погубити торгівлю, зруйнувати довіру службовця до Вас. Складання листа так само важливо, як і складання калькуляції. »Гарні ділові листи - це твори мистецтва. А листи-поздоровлення, привітання, запрошення характерні ще тим, що вони є не тільки діловими, написаними формально, але в них вкладається ще й душа. Вони йдуть принципом: "У Вас ніколи не буде наступного разу, щоб справити хороше враження ".
Ці листи, написані чудовими словами, характеризують їх авторів як прекрасних співрозмовників, які володіють мистецтвом спілкування. Сер Джон Д.
Рокфеллер одного разу сказав: 'Уміння контактувати з людьми можна придбати подібно до того, як ми купуємо цукор чи каву. І я готовий платити за це вміння значно дорожче, ніж за будь-що інше на світі. 'Уміння контактувати з людьми можна розвинути за допомогою вміння писати гарні листи, особливо якщо ці листи-привітання, запрошення, привітання.
[З джерела N2]
- 19 -
Список використаної літератури
Документи і діловодство. Сост. Т. В. Кузнецова и др.-М:
Економіка, 1991
Загорська А.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведення ділової кореспонденції. - М.: Московский рабочий, 1992.
Як приймати фінансові рішення - М.: Московский рабочий, 1992.
Пастори Л. Комерційна кореспонденція-М: Титул, 1995
Теппер Р. Як оволодіти мистецтвом ділового листа: 250 записок на допомогу менеджеру. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1994.
Г.А. Котій, В.Р. Гюльмісаров. Зразки ділового листування англійською та російською мовами. Практичний посібник. - М.: ИНФРА-М, 1995
Документи. Діловодство: Практичний посібник. Сост. М.В. Стенюков. -
М.: ПРИОР, 1995.
