Побудова ефективних систем управління документами
на підприємствах нафтогазової галузі
P.P. Зейбот, B.C. Шилов, М.А. Горін
Великі
нафтові та газові компанії в усьому світі працюють з електронною інформацією в
процесі розвідки, видобутку, підготовки і транспорту нафти. Їх ініціативи
спрямовані на забезпечення точності та доступності інформації, що використовується,
яка інтегрується в різних базах даних та додатках і надається
користувачеві в режимі реального часу. Найбільш ефективним підходом,
що дозволяє оптимізувати весь комплекс робіт з неструктурованої
інформацією, є впровадження єдиної платформи управління документами, здатної
вирішити весь спектр завдань що стоїть перед підприємством нафтогазової галузі в
даній області. Крім того, використання єдиної платформи, що дозволяє знизити
витрати на експлуатацію та подальший розвиток системи управління документами. У
Нині провідні російські підприємства нафтогазової галузі прагнуть
підвищити ефективність своєї роботи шляхом зниження операційних витрат та
підвищення прозорості процесів управління. Одним із способів досягнення цієї
мети є ефективне використання інформаційних активів компанії. Від
того, наскільки швидко можна знайти потрібну інформацію і наскільки вона
актуальна і вірна, безпосередньо залежить успіх управлінської та виробничої
діяльності. Головні джерела інформації на будь-якому підприємстві - це документи,
як паперові, так і електронні. Перетворити інформацію, що міститься в них, в
працюючий ресурс підприємства допоможе Впровадження систем управління документами
(СУД).
Чому необхідні системи управління документами
Більше
80% інформації, яку використовують підприємства нафтогазової галузі, є
неструктурованої. Це різні документи: технічна документація,
стандартні операційні процедури, креслення, службові записки, договори та ін
Згідно з спеціальним дослідженням на пошук і обробку документів потрібно 30-50
% Робочого часу інженерного персоналу. Крім того, на проходження і
узгодження різних проектних документів за різними оцінками витрачається
до 50% загального часу реалізації проектів. Тому до основних цілей впровадження систем
управління документами належать:
--
оптимізація процесів узгодження документів;
--
підвищення ефективності колективної роботи розподілених проектних команд;
--
оптимізація зберігання та скорочення часу пошуку документів.
Підсистеми систем управління документами
Для
досягнення перерахованих цілей нафтогазові підприємства застосовують такі
типові рішення (див. таблицю).
Види систем
Область застосування |
Система електронного
документообігу
Для автоматизації процесів
узгодження, затвердження електронних документів і контролю їх виконання
Система управління
проектно-конструкторської документації (ПКД)
Для автоматизації процесів
розробки, обговорення та внесення змін до ПКД. Особливості системи:
інтеграція із засобами розробки конструкторської документації (CAD-системи
та ін); можливість перегляду підсумкових документів без встановлення спеціальних
додатків
Система управління
експлуатаційної документації
Для зберігання експлуатаційної
документації по об'єктах обслуговування та надання цієї інформації
співробітникам ремонтних і експлуатуючих підрозділів
Централізоване сховище і
архів документів
Для забезпечення єдиної точки
доступу до всіх документів компанії. У централізоване сховище включені
механізми пошуку по атрибутах і вмісту документів
Система потокового вводу
документів
Для сканування і
розпізнавання паперових документів, верифікації отриманих результатів і
приміщення отриманих електронних документів в централізоване сховище з
присвоєнням їм відповідних атрибутів. Якщо на підприємстві існує
багато паперових документів, що не мають електронних аналогів, то система буде
необхідним компонентом системи управління документами
Всі
перераховані рішення можуть працювати автономно, але максимальний ефект
досягається при їх спільній роботі. Наприклад, система управління ПКД для
процесів узгодження документів використовує систему електронного
документообігу. При цьому всі документи зберігаються в централізованому сховищі
і архіві.
Важливо
враховувати, що багато компаній використовують велику кількість точкових рішень для
підтримки різних інженерних та адміністративних функцій. Як правило,
впроваджуються і використовуються на протязі багатьох років ці рішення являють
собою неоднорідну і погано керовану середу, що складається із сукупності
коробкових продуктів і доморощених систем. Хоча ці системи на певному
етапі розвитку підприємства зручні для рішення вузьких завдань, роз'єднаність
інформаційного середовища згодом різко збільшує витрати на її супровід
і розвиток.
В
зв'язку з зазначеним все більше число нафтогазових компаній впроваджує у себе
єдину систему управління документами і переносить до неї дані з існуючих
систем (рис. 1).
Досвід
компанії КРОК показує, що для створення єдиної СУД найбільш ефективно
використовувати промислові платформи, такі як ЕМС Documentum або IBM Content
Manager. Ці платформи завдяки модульній архітектурі дозволяють поступово
додавати нові функції, збільшуючи кількість користувачів і забезпечуючи плавний
перехід від успадкованих систем до єдиного рішення.
Архітектура сучасної системи управління документами
Сучасні
СУД побудовані на базі трирівневої архітектури (мал. 2), що дозволяє
розширювати можливості масштабування як за продуктивністю, так і за
обсягами зберігання документів.
Система
включає наступні основні компоненти.
1.
Сервер додатків - центральна ланка системи. Він надає користувачам
єдину точку доступу до всіх необхідних функцій СУД, інтегрує всі потоки
руху документів і забезпечує функціонування програмного забезпечення
СУД. Для підвищення продуктивності системи сервер додатків фізично
ділиться на дві сервера-сервер платформи і сервер для користувача інтерфейсу.
кожен з яких може бути реалізований у вигляді кластеру для підвищення
надійності.
2.
Оперативне сховище документів, призначений для зберігання документів,
які перебувають на виконанні або в роботі. Воно забезпечує високу швидкість
виконання пошукових запитів і оперативне отримання документів
користувачами. Для цього сховище підключено до сервера додатків по
високопродуктивної каналу зв'язку. ОНД, складається з сервера СУБД, що відповідає
за зберігання атрибутивної інформації документів і файлового сховища,
забезпечує зберігання файлів.
3.
Архівне сховище документів, що використовується для зберігання документів, які
виведені з оперативного використання. Воно забезпечує зберігання надвеликих
обсягів документів при меншій швидкості виконання запитів, ніж в оперативному
сховище. Залежно від вимог до обсягу і швидкодією архівне
сховище може складатися тільки з файлового сховища, розділяючи сервер СУБД з
оперативними сховищем, або з файлового сховища і виділеного сервера СУБД.
4.
Автоматизоване робоче місце (АРМ) користувача, до якого може бути
підключено додаткове периферійне устаткування, у тому числі обладнання,
забезпечує використання електронного цифрового підпису (ЕЦП), а також
сканери штрих-кодів. Останні необхідні для скорочення непродуктивних
витрат часу при здійсненні змішаного електронно-паперового
документообігу, а також для автоматизації експлуатації паперового архіву.
5.
АРМ сканування, призначений для перекладу паперових документів в
електронний вигляд. Воно включає сканер, робочу станцію та необхідне програмне
забезпечення.
6.
Компоненти корпоративної інфраструктури РК1, обхідні для забезпечення
можливості використання ЕЦП. До їх складу входять спеціалізоване
обладнання, що підключається або яке встановлюється на комп'ютери користувачів, а
також сукупність сервісів, що засвідчує, СУД.
Приклад апаратної платформи для системи управління
документами
Розглянемо
приклад побудови апаратної інфраструктури системи управління документами,
розрахованої на 100 одночасно працюючих користувачів із застосуванням
обладнання компанії Hewlett Packard.
Оперативне
сховище документів реалізовано на базі дискового масиву HP EVA4000 і
стрічкової бібліотеки HP MSL6060. У дисковому масиві одночасно встановлені швидкі
диски з інтерфейсом Fibre Channel критичних даних і більш повільні, з
інтерфейсом FATA. У роботизованою бібліотеці для зберігання даних
використовуються стрічкові картриджі LTO3.
Всі
пристрої зберігання даних, сервер додатків і сервер СУБД об'єднані в мережу
зберігання даних Storage Area Network, яка є високошвидкісний,
надійної та масштабованої середовищем передачі даних. Передача даних між
сервером додатків та сервером для користувача інтерфейсу здійснюється
через стандартну мережу Ethernet (рис. 3). У якості серверів користувача
інтерфейсу використані сервери HP DL36O. Застосування двох серверів дозволяє
збалансувати навантаження і підвищити відмовостійкість системи. Сервер платформи
також дублюється для підвищення відмовостійкості і балансування навантаження, у
як апаратного забезпечення використовуються аналогічні сервери DL360.
Сервером СКБД є сервер HP DL580. Для організації архівного сховища документів
застосовується HP MSA1000. Передача даних між різними сховищами
здійснюється завдяки модулів системи управління документами і
додаткового ПЗ (вибирається в залежності від платформи СУД).
Наведене
рішення з побудови інфраструктури СУД має можливість подальшого
масштабування і підвищення відмовостійкості. Крім того, існує
можливість створення додаткових підсистем для територіально віддалених
філій.
Реалізовані проекти
Компанія
КРОК, партнер провідних виробників систем документообігу, здатна вирішити
безліч складних завдань, пов'язаних з проектуванням і впровадженням систем
управління документами. Найбільшими проектами компанії в цій області є
створення систем управління документами в Групі ИСТ ЛАЙН (3000 користувачів) і
у Федеральному дорожньому агентстві (2000 користувачів). Наявний у компанії КРОК
досвід дозволяє створювати складні та ефективні системи для комплексного вирішення
завдань підприємств нафтогазової галузі, пов'язаних зі зберіганням та обробкою
документів.
Список літератури
Журнал
«Нафтова господарство» № 5, 2006
