Організація роботи секретаря

Курсова робота з діловодства студентки 3 курсу заочного відділення

Російський державний гуманітарний університет

Факультет управління

Кафедра документознавства та організації діловодства

Москва, 1993 р.

ВСТУП

Досягнення науки і техніки, бурхливий розвиток науково-технічної революції, що впливають на всю сферу людської діяльності, вимагають подальшого вдосконалення управління, стилю і методів роботи, підвищення якості та ефективності управлінського праці.

Стиль керівника є однією з найважливіших сторін управлінської діяльності: від того, як працює керівник, залежить ефективність роботи підлеглих. У поняття "стиль керівника" включається його здатність організавать працю підлеглих, комунікабельність, готовність прислухатися до нових ідей, його ставлення до ризику і помилок, розуміння почуттів інших людей. На стиль керівника в окремій мірі впливає робота його секретаря.

Можна без пріувеліченія сказати, що якість і ефективність роботи апарату управління багато в чому визначається умінням секретаря зі знанням справи виконувати свої обов'язки, звільнити керівника від нераціональною витрати часу на виконання технічно функцій.

По суті справи, секретар є координуючим центром конкретного структурного підрозділу, що на практиці означає повну обізнаність про місцезнаходження осіб свого підрозділу, правильне оформлення листування, підготовку організацію телефонних розмов. Все це особливо необхідно для оперативного виконання термінового завдання керівництва певних посадових осіб закріпленого підрозділу.

Секретар не приймає рішень з питань, що входять до компетенції свого керівника, однак вона безпосередньо бере участь у проведенні в життя прийнятих рішень. І тут особисті якості секретаря, такі, як енергійність, самодисципліна, самоконтроль, рішучість, доброзичливість, почуття справедливості, поряд з власним Обоянь відіграють велику роль. Секретар є сполучною ланкою між своїм керівником і підлеглими. Секретар представляє керівника також і перед іншими установами, і по ній найчастіше судять як про її керівника, так і про її організації.

Механізація та автоматизація управлінської праці вимагають від секретаря постійного підвищення своєї ділової кваліфікації, більш глибоких знань технології конторського праці, діловодства.

Одним із шляхів забезпечення високої ефективності роботи апарату управління є правильна організація раработи такої масової категорії допоміжних співробітників як секретарі. Однак у цій області необхідно відзначити суттєві недоліки: як правило, підготовка секретаря зводиться головним чином до освоєння технічних навичок - стенографія, машинопис і т.п. Питання ж раціональної організації роботи секретаря, різні психологічні аспекти його діяльності глибоко не вивчаються. Необхідні навички виробляються у секретарів в процесі тривалої практичної роботи методом "проб і помилок".

Широке поширення мікроелектроніки, комп'ютерів індивідуального користування, потужних засобів автоматизованої обробки тексту і графічної інформації, високо ефективних пристроїв її зберігання і пошуку, сучасних засобів зв'язку та мереж електронно-обчислювальних машин дозволяють деяким фахівцям ставити питання про перспективи створення електронної контори майбутнього.

Може бути, при такому рівні розвитку техніки вже не має істотного значення організаційні та психологічні аспекти праці службовців, і техніка здатна вирішити всі проблеми, забезпечити високоефективний труд керівника і секретаря.

Звичайно ж, ні. Ефективно з допомогою сучасної техніки вирішуються лише питання автоматизації інформаційних процесів, тобто ті, які найкраще піддаються формалізації. Значно важче формалізувати процеси і зв'язки у сфері прийняття управлінських рішень, хоч і тут робляться спроби використання досягнень сучасної обчислювальної техніки. Проте в управлінській діяльності все ще велика роль інтуїтивних, вольових рішень. Дуже велике вплив на ефективність праці у сфері управління роблять і психологічні аспекти взаємини людей. Робляться спроби перебудови організаційної структури ряду фірм США з використанням підходу до управлінського праці як до процесу обробки інформації. За допомогою створення автоматизованих центрів обробки інформації на ЕОМ намагалися добитися скорочення числа службовців і підвищення продуктивності праці в сфері управління. Однак при реалізації такого підходу яскраво проявилися незручності роботи для керівників вищої та середньої ланки при заміні особистих секретарів централізованої службою підготовки і обробки інформації. У результаті були змушені повернутися до колишніх організаційним структурам.

Ймовірно, ключем до вирішення цієї проблеми є комплексний підхід, заснований на спільному використанні досягнень сучасної техніки, раціональної організації праці і людських взаємовідносин у сфері управління.

Розділ 1. Раціональне планування ЧАСУ ТА РОБОТИ

Здатність відокремити головне від другорядного в роботі часто відсутня у багатьох керівників. Це призводить до того, що співробітники, а також інші служби бувають перевантажені потоком нестравний інформації.

Цю проблему секретарі вирішують шляхом виявлення сенсу роботи з кола виконуваних ними обов'язків, замість того, щоб відповідно до логіки надходити навпаки.

Головне в будь-якій справі можна знайти тільки володіючи критерієм важливості, тобто уміння визначати різні за значенням мети: загальні, приватна. Тому необхідно виробити в собі здатність якомога швидше і точніше це зробити.

Більшість людей плутають проблеми з труднощами. Під проблемою розуміють розбіжність між "Повинно" і "Є", між запланованим та дійсним.

Існують три варіанти вирішення проблеми:

1. "Повинно" -- вимога, яку неможливо виконати на даному етапі. Таким чином, те, що до цих пір являло собою "Є", перетворюється "Повинно".

2. За рахунок енергійної діяльності відбувається скорочення розриву між запланованим та дійсним, так як "Повинно" реально досяжною.

3. Компроміс для зближення "Повинно" і "Є".

1.1. Раціональна організація роботи секретаря

Порядок розташування документів:

1. Вхідна кореспонденція: матеріали, які надходять в Секритаріат.

2. Поточна обробка: матеріали, які вже відпрацьовані або повинні бути незабаром закінчені.

3. Вихідні матеріали: те, що йде з

секретаріату. Ці групи документів повинні бути зібрані в

папки або обкладинки.

Вихідні документи необхідно розділити на:

а) власне вихідну пошту, що йде за межі підприємства;

б) документи, що розсилаються в межах підприємства;

в) документи, призначені для підшивки в справи.

Поточну роботу слід розділити на:

1. Строкову - до виконання сьогодні (матеріали для телефонних переговорів повинні знаходиться окремо).

2. Менш строкову. Слід скласти всі разом те, що відноситься до певної справи, в одну папку або обкладинку.

3. Призначені терміни виконання роботи та прийому відвідувачів. Матеріали повинні розташовуватися в шафі з справами так, щоб і керівник, і його помічник, і інші співробітники могли відразу знайти їх. Сам список термінів повинен бути складений і покладений в окрему папку.

4. Документи постійного вживання. Це відділення не повинно бути занадто великим. У ньому може лежати тільки те, чим користуються особливо часто. Час від часу необхідно перевіряти, чи всі документи часто бувають потрібні в даний час. Якщо цього вчасно не робиться, то накопичується достатня кількість документів, серед яких часом важко знайти необхідний, витрачається зайвий час на його пошуки. Перевірку краще виконувати у вільний від основної діяльності час, щоб не відволікатися і нічого не переплутати.

Розділ 2. БЕЗПОСЕРЕДНЬО Полегшення роботи КЕРІВНИКА

2.1. Призначення графіка

а) Своєчасне виконання чергових завдань.

б) розпізнання власних сильних і слабких сторін.

в) Краще використання власного часу.

г) Економний працю.

д) Підвищення продуктивності праці.

2.2. Розподіл відповідальності за дотримання термінів

У роботі багатьох керівників зустрічаються елементи імпровізації, але не завжди вони можуть налагодити необхідне планування часу. Тому секретар повинен послідовно, але не дуже явно і не нав'язливо виховувати у керівника відчуття потреби в плануванні часу, принаймні, у ставленні до самої себе. Не слід приймати розпоряджень керівника, не добившись відповіді на питання, до якого терміну вони повинні бути виконані. Тоді керівники, можливо, прийдуть до висновку, що раціональніше призначити конкретні терміни, щоб секретар залишила їх в спокої.

Численні наради виявляються марними, оскільки не встановлюється точно, хто відповідає за виконання завдання і до якого терміну його необхідно виконати. Як правило кажуть: "Терміново" або "Найближчим часом". А наскільки терміново або в який найближчим часом - часто не уточнюють, за всі помилки платить секретар.

Тому секретар повинен піклуватися про календар-пам'ятці свого керівника. Багато керівників часом забувають про своїх розпорядженнях, і тому секретар зобов'язана думати не тільки за себе, але і за керівника, бути так званим "опікуном".

Розділ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ СЕКРЕТАРЯ

Організація робочого місця секретаря з урахуванням вимог наукової організації праці до його плануванні і обслуговування, а також з урахуванням вимог і можливостей використання сучасної організаційної техніки, до її устаткуванню й оснащенню є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності та якості праці, збереження працездатності протягом усього робочого дня.

Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в установі. Оскільки секретар - "Обличчя установи", то і його робоче місце має бути зразком правильної організації, показником високої культури праці.

Планування робочого місця секретаря повинна забезпечити максимальну зручність при виконанні покладених на нього обов'язків, в той же час відповідати вимогам економії площі приміщення.

Робоче місце секретаря в приймальні звичайно розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити всіх вхідних.

У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, потрібні секретарю й іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи.

Меблі для відвідувачів дожно знаходиться в залі, добре проглядаються секретарем, зручна для розміщення в приміщенні.

Велику частину робочого часу секретар працює сидячи, а це стомлює, тому він повинен мати можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу для письма, роботи на друкарській машинці, читання.

Насиченість робочого місця секретаря засобами оргтехніки вимагає її розміщення з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності роботи.

Важливим елементів організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Ящики повинні легко, плавно й безшумно висуватися. Великий ящик найкраще пристосувати для вертикального збереження матеріалів, в інших шухлядах повинні бути різні спеціальні пристосування - для картотек, малої організаційної техніки, канцелярського приладдя і т.п. Необхідно постійно і строго стежити за порядком на робочому місці й у шухлядах столу.

Слід пам'ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користуються інші працівники: конвертовскриватель, бумагоунічтожающая машина, ламінабор. Їх розміщують таким чином, щоб вони були доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря. Користуватися своєю друкарською машинкою, диктофоном, і термокопіровальним апаратом іншим співробітникам вирішувати не треба, тому що це може привести до серйозної поломки, а також до розмноження посторенней інформації. Секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабінеті і тому запитувати за неї будуть, в першу чергу, з відповідального працівника і стягувати за поломки теж із нього.

3.1. Організація роботи секретаря, керівник якого часто відсутня

Секретар повинен мати можливість при необхідності говорити зі своїм керівником по невідкладним справах.

Якщо робота керівника добре узгоджена з роботою його секретаря, то обидва мають один план, з якого видно, в який час керівник перебуватиме в певному місці і як з ним можна зв'язатися за телефоном або телексом, якщо це необхідно.

Існують керівники, у яких тривалість окремих бесід, нарад, а також час, на який вони призначені, досить різні. У цьому випадку можна зв'язатися з ним тільки в певний час. Про цей час обидва повинні чітко домовитися.

На мою думку, керівник повинен завжди говорити своєму секретарю, куди він іде, як з ним можна зв'язатися, якщо виникне необхідність і у скільки він повернеться, хоча б приблизно. І в цьому немає нічого поганого.

3.2. Робота на нарадах. Підготовка до проведення конференцій.

Запрошення на конференцію потрібно розіслати запрошеним, принаймні, за 2 тижні до її початку, причому следет просити відповісти на запрошення, оскільки необхідно знати, скільки прибуде учасників.

У запрошенні обов'язково має бути вказано місце засідання, частина будівлі або корпус, поверх, кімната, а також найменування транспорту, на якому можна буде дістатися до призначеного місця.

Потрібно подбати про те, щоб при проведенні засідань було забезпечено наступне:

1) приміщення для засідань на весь час їх проведений;

2) забезпечити прохід запрошених через вахту або прохідну без затримки. Для цього необхідно заздалегідь скласти список запрошених і віддати на прохідну;

3) службові машини або таксі для підвозу учасників з готелів або з вокзалу;

4) обслуговування в залі засідань.

Розділ 4. РОБОТА СЕКРЕТАРЯ ПО Бездокументарна ОБСЛУГОВУВАННЯ

Професія секретаря вимагає від людини високої підготовленості, цілого комплексу особистих і ділових якостей, зумовлених специфікою секретарського праці. Завдання секретаря полягає в тому, щоб звільнити керівника від виконання нетворчих, допоміжне-технічних операцій. У його оязанності входить виконання великого обсягу робіт зі збору, складання, оформлення, обробці усній і документаційне інформації, а також з організації прийому відвідувачів, підготовки засідань і нарад, за телефонним обслуговування і т.п. Дуже важливим фактором в роботі секретаря є Хоро діловий контакт з керівником, уміння виконати роботу в стилі керівника.

Умовно обов'язки секретаря можна розділити на роботу за документної та бездокументарній обслуговуванню керівника. До операцій з бездокументарній обслуговування належать такі, як виконання технічних функцій по забезпеченню керівника, підготовка засідань та нарад, організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, підготовка відряджень, планування своєї роботи.

До документної обслуговуванню належить: складання, оформлення, редагування службових документів, реєстрація, контроль виконання, підшивка у справи і передача їх на зберігання, стенографування, розшифровка та оформлення на друкарській машинці документів.

Слід враховувати те, що обов'язки секретаря керівника різних рівнів управенія відрізняються як за змістом, так і за обсягом. Нерідко секретар керівника великого установи, предпріятія6 організації має в совем підпорядкуванні співробітників, виконують машинописні роботи (друкарки) і роботу з документами (делопроізвод?? тель). Секретар виконує більшою мірою функції бездокументарній обслуговування: приймання відвідувачів, робота з телефоном і т.д. Секретар керівника структурного підрозділу, як правило, виконує за повз своїх основних обов'язків ще значний обсяг машинописних робіт, веде табель обліку робочого часу співробітників совего підрозділи.

Розділ 5. ДІЛОВІ КОНТАКТИ СЕКРЕТАРЯ.

Одним з важливих ділових контактів є взаємовідношення керівник-секретар. Оскільки секретар є першим помічником керівника, він повинен виконувати роботу в його стилі. Фактично секретар є особистим організатором керівника, допомагає йому в плануванні робочого часу, а також у виконанні намічених заходів, звільняючи від виконання допоміжних технічних операцій, фільтрує потоки кореспонденції, телефонних дзвінків та відвідувачів.

На жаль, на практиці секретар часто зустрічається з такою трудністю, як необов'язковість керівника стосовно інформації про його местопрібиваніі, що створює великі труднощі. У таких випадках секретар має право прямо запитати, куди він іде керівник і коли повернеться.

Слід врахувати, що не всі керівники вміють раціонально планувати свій робочий час. Допомогти керівникові в цьому - завдання секретаря. Необхідно послідовно, але не нав'язливо виховувати потребу в плануванні часу. Бажано разом з керівником щоденно уточнювати намічені заходи на наступний день. Робити це можна під час ранкового доповіді про поточні справи і кореспонденції або під час вечірнього доповіді.

Секретар повинен в облікових формах відзначити і повідомити відвідувачеві час відвідування.

Час обідньої перерви у секретаря і керівника не повинно збігатися.

Одна з головних завдань секретаря - Буть чуйним посередником між керівником і підлеглими. Він повинен докласти максимум зусиль для створення сприятливої обстановки і ділових відносин з іншими співробітниками. Знаючи режим і характер роботи керівника, секретар може в разі потреби надати допомогу співробітникам в організації прийому їх керівником; допомогти скласти документ, що задовольняє особисту прохання і т.п. Секретарю важливо встановити ділові контакти з співробітниками різних підрозділів свого підприємства. У деяких випадках секретарю доводиться виступати від імені керівника. Дуже важливо вміти чемно і чітко давати потрібні вказівки, контролювати їх виконання.

5.1. Користування телефоном.

Основне завдання секретаря в роботі з телефоном - звільнити керівника від дзвінків. Допомога секретаря в організації службових розмов по телефону сприяє раціональної організації роботи керівників. Секретар завжди повинен пам'ятати про необхідність дотримання службової таємниці.

5.2. Організація прийому відвідувачів.

Обов'язки секретаря різні в залежно від того, який вид прийому проводиться керівником. Прийом відвідувачів можна розділити на три види:

1) прийом співробітників свого установи по поточних справах

2) прийом представників інших організацій

3) прийом з особистих питань

Секретар повинен пам'ятати, що відвідувач будь-якого рангу, без винятку, може увійти до кабінету керівника тільки після доповіді секретаря.

Якщо відвідувач прийшов без попередньої домовленості, то секретар може самостійно вирішити: доповісти про нього негайно або записати на прийом. Особливу увагу секретар повинен виявляти до організації прийому керівником відвідувачів з особистих питань.

5.3. Робота секретаря з інформацією для керівника

Секретар повинен допомагати керівнику орентіроваться в інформаційних потоках, знаходити, обробляти потрібну інформацію, а іноді і готувати інформаційно-оглядові реферати.

Секретар повинен уважно проглядати статті, що розкривають цікавлять керівника питання виробничої діяльності, науково-технічні результати і т.д. Найбільш важливі місця в статтях можна виділити закладками або підкреслити.

Складаючи реферат, секретар не повинен вносити будь-які доповнення від себе. Якщо необхідно, реферат можуть бути включені таблиці, схеми, графіки.

У повсякденній роботі секретар повинен щодня збирати і фіксувати в щоденнику дані, які можуть цікавити керівника і уточнювати їх у фахівців. Керівнику слід представляти тільки достовірну інформацію, перевірену.

ВИСНОВОК

У висновку мені б хотілося сказати про особисті якості секретаря і про його роль в роботі з керівником.

Важливими факторами успіху роботи особистого секретаря є уміння поводитися з людьми й здатність створити враження, що підвищує авторитет керівника. Секретар повинен бути важливим ланкою в системі контактів свого керівника, забезпечуючи ефективний зв'язок і своєчасне прийняття необхідних заходів. Секетарь є особистим представником свого керівника, і виконання цієї кючевой ролі вимагає вміння виробляти сприятливе враження на працівників організації та представників інших фірм.

Роль секретаря керівника, як вона визначається в брошурі Європейської асоціації професійних секретарів, полягає в тому, щоб знати суть діяльності свого керівника і вміти значну частина цієї роботи брати на себе.

В обов'язки секретаря входить:

1. Стенографування, друкування станограмм, складання листів і т.д.

2. Отримання, обробка вхідної і вихідної пошти.

3. Ведення телефонних розмов, організація прийомів.

4. Ведення щоденника керівника; організація його зустрічей.

5. Організація ділових поїздок керівника.

6. Реєстрація ділової кореспонденції, ведення справ.

7. Організація та участь у роботі совещеній.

8. Організація справ у кабінеті керівника.

9. Звільнення керівника від рутинних операцій.

10. Інформаційне забезпечення.

11. Оформлення банківських рахунків.

12. Керівництво діяльністю підлеглих секретарю діловодних служб і персоналу.

13. Дотримання позитивних правил техніки безпеки.

14. Організація і керівництво роботу по забезпеченню нерозголошення обробленої інформації.

15. Забезпечення секретаріату і керівника необхідними канцелярськими приладдям.

16. Організація загальних зборів і заходів загального характеру.

Цю тему для своєї курсової роботи я вибрала не випадково. Зараз я працюю в організації секретарем. Те, що я прочитала у книгах Джона Харрісона, Рішара і Клауса, глибоко відрізняє секретарів західних фірм і наших. Я не в якій мірі не хочу образити наших секретарів, але їх працював дуже сильно відрізняється від роботи секретарів на Заході, та й не тільки там.

У книзі Д. Харрісона дуже добре написано, що таке секретар, його обов'язки, якості. Вона була б гарним посібником або пам'яткою для наших секретарів. Буквально все розкладено по поличках. Що треба робити, як треба робити і т.д.

Коли дивишся по телебаченню зустрічі керівників фірм, то мимоволі звертаєш увагу на супровід, у тому числі, і на секретаря. Звичайно це стриманий, манірний чоловік. У нас теж такі є, але до сожелению, їх не так вже й багато. Тим більше, зараз організується дуже багато акціонерних фірм, бірж, які укладають контракти із західними фірмами. І секретарі повинні бути "на рівні". Харрісон не даремно пише, що "секретар представляє свого керівника, і по ньому судять, іноді, навіть про фірму ".

Перш за все, у секретарів повинна бути така якість, як доброзичливість, уміння поводитися з відвідувачами, розташувати їх до себе. Можна навіть організувати так звані курси секретарів, де навчати їх діловим і особистим качетвам, які притаманні цієї професії. У нас в країні вже є такі, але вони не завжди дають той багаж знань, який необхідний у роботі секретаря.

Секретар - важлива професія, особливо в наш час, в епоху створення все нових і нових фірм. Більшою мірі від нього теж буде залежати успіх фірми чи підприємства. І нехай професія секретаря ніколи не упустить свого престижу.

Список літератури

1. Рішар, Каус. Секретар установи. Організація роботи. М., Економіка, 1983 р.

2. Джон Харрісон. Організація роботи секретаря установи. М., Економіка, 1982 р.

3. Бондарева Т. Н. Секретарское справа. М., Вища школа, 1989 р.