Ведення трудових книжок

Зміст

Введення 4
1. Загальні положення 5
2. Оформлення та ведення трудових книжок 7
2.1 Підготовка до ведення трудових книжок і вкладишів до них 7
2.2 Документи для відкриття трудової книжки 10
2.3 Оформлення титульного листа 10
2.4 Обладнання відомостей про роботу 13
3. Практика кадрових служб. 16
3.1 Прийом на роботу людину загубленого трудову книжку. 16
3.2 Внесення відомостей про нагородження ювілейними медалями 17
3.3 Видача на руки трудової книжки 17
3.4 Оформлення виправлень 18
3.5 Виписка з трудової книжки 18
Практична робота 19
Список літератури 32

Введення

Трудова книжка - один з найважливіших особистих документів громадянина внашій країні. З 15 січня 1939 р. до теперішнього часу трудова книжкає основним документом про трудову діяльність робітників і службовців.

Однак далеко не всі керівники недержавних організаційприділяють належну увагу до цього документа, а багато молодих працівники незнають про його роль при встановленні трудового стажу і часто вважають йогонеобов'язковим. Крім того, у невеликих за штатної чисельностіорганізаціях, як правило, відсутні кадрові служби і немає фахівцівз ведення кадрової документації. Все це призводить до численних помилокпри веденні трудових книжок, аж до їхнього повного ігнорування або вкрайнедбалого оформлення, в тому числі без використання бланка встановленогозразка.

Поряд із зазначеними суб'єктивними причинами є і причиниоб'єктивні, пов'язані з невідповідністю діючих нормативних документівз питань ведення трудових книжок реальних життєвих ситуацій,що виникають у повсякденній практиці. Інструкція про порядок ведення трудовихкнижок на підприємствах, в установах і організаціях, утв. постановою
Держкомпраці СРСР від 20.06.74 № 162 (далі - Інструкція), змінювалася ідоповнювалася в 1985 р. (постанова Держкомпраці СРСР від 02.08.85 № 252), в
1987 р. (постанова Держкомпраці СРСР від 31.03.87 № 201) і в 1990 р.
(постанова Держкомпраці СРСР від 19.10.90 № 412).

1. Загальні положення

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві,в установі, організації понад п'ять днів, у тому числі на тимчасових,сезонних, позаштатних працівників (якщо вони підлягають державномусоціального страхування), надомників, працівників з неповним робочимчасом. При цьому в трудовій книжці останніх не зазначається, що вонипрацюють з неповним робочим часом.

Трудова книжка вперше заповнюється в присутності працівника не пізнішетижневого терміну з дня її прийняття на роботу. До неї вносяться:
. відомості про працівника, тобто прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, (на підставі відомостей паспорта) освіта, професія, спеціальність (на підставі диплома), кваліфікація;
. відомості про роботу, тобто прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення з посиланнями на відповідні накази;
. відомості про заохочення та нагороди;
. відомості про відкриття, на які є у працівника дипломи про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Отже, трудова книжка відображає всю оплачувану трудовудіяльність працівника і є основним документом про його трудовийдіяльності. За трудовій книжці обчислюється загальний, спеціальний ібезперервний стаж працівника.

Всі відомості до трудової книжки заносяться без скорочення - повністю.
Прізвище, ім'я, по батькові та дата народження працівника вказуються на підставіпаспорта, освіта (загальне і спеціальне) - на підставі відповідногодокумента, професія і спеціальність також вказуються на підставідокумента. Всі зміни в цьому заносяться до трудової книжки на підставівідповідних документів за останнім місцем роботи. Так, якщо в робочомуперіод роботи надається новий розряд, то в трудовій книжці про церобиться відповідний запис.

За бажанням працівника у трудовій книжці окремим рядком вказуєтьсяйого робота за сумісництвом і про її закінчення.

наявні трудові книжки студентам, аспірантам і клінічнимординаторам навчальний заклад (наукова установа) вносить запис про часнавчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих тасередніх спеціальних навчальних закладів.

Період їх роботи у студентських загонах, на виробничій практиціі під час проведення науково-дослідної госпдоговірної роботи такожвноситься до трудової книжки окремим записом на підставі відповідноїпро це довідки.

З посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів дотрудову книжку за місцем роботи до занесення відомостей про роботу на даномувиробництві вносяться такі записи окремим рядком:
. про час служби в армії, флоті, органах державної безпеки, внутрішніх справ і всіх видах охорони;
. про час навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах та аспірантурі, якщо це раніше не було занесено;
. про час навчання в ПТУ та інших училищах, на курсах і в школах з підвищення кваліфікації та підготовки кадрів;
. про роботу в якості члена колгоспу.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці робляться в точнійвідповідності з формулюванням підстави, зазначеної в законі, і з посиланням навідповідну статтю і пункт Закону. Наприклад, "звільнений за власнимбажанням ст.80 КЗпП РФ ".

При звільнення за власним бажанням з поважних причин утрудовій книжці звільнення записується із зазначенням цих причин. Наприклад,
"звільнена за власним бажанням за ст.80 КЗпП РФ у зв'язку з переведенням чоловіка -військовослужбовця в іншу місцевість ".

Дата звільнення вказується відповідно до наказу про звільнення.
Днем звільнення вважається останній день роботи. У цей день працівникувидається трудова книжка з внесеними до неї відповідними записами прозвільнення та іншими, зробленими на даному виробництві, завіренимипечаткою та підписом керівника виробництва.

Ніяких викреслювання та виправлення неточностей у трудовій книжціробити не можна. Якщо є такі неточності, то виправлення здійснюєтьсяокремим рядком адміністрацією того виробництва, на якому зробленовідповідна неточна запис. При цьому необхідно зазначити, що порядокнумерації записів зберігається і продовжується далі.

При поновлення на роботі незаконно звільненого, запис у трудовійкнижці про звільнення не викреслюється, а анулюється наступним рядком,вказує, що передує рядок про звільнення вважатинедійсною.

При втраті трудової книжки працівник зобов'язаний негайно заявити про цеадміністрації останнього місця роботи, яка не пізніше 15 днів післяотримання такої заяви видає працівнику іншу трудову книжку знаписом "Дублікат".

Коли трудова книжка не вміщає в себе знову вносяться дані, тоді внеї вкладається вкладиш, в якому продовжується нумерація записів,відповідних трудовій книжці. На титульний лист вкладиша вносяться даніпро його власника, аналогічно даними в титульному аркуші трудовій книжці. Натитульному аркуші вкладиша можна вносити вже оновлені дані про власникакнижки, наприклад, нову прізвище або нову спеціальність. В іншому, всівимоги пред'являються до трудових книжок, поширюються і на вкладишідо них.

2. Оформлення та ведення трудових книжок

2.1 Підготовка до ведення трудових книжок і вкладишів до них

Приступаючи до роботи з трудовими книжками, що відповідає за їх веденняспівробітник повинен перш за все вирішити наступні основні питання.

По-перше, прийняти за відповідним актом трудові книжки робітників іслужбовців, які є в наявності у кадровій службі.

По-друге, перевірити наявність і правильність ведення книги облікуруху трудових книжок і вкладишів до них. У цій книзі повинні бутизареєстровані всі трудові книжки робітників і службовців, отримані від нихпри вступі на роботу, а також оформлені їм вперше (прил. 1):

По-третє, перевірити наявність і збереження трудових книжок працівників.
При виявленні фактів відсутності окремих трудових книжок необхідноз'ясувати причини їх відсутності (прийом громадян на роботу за трудовимдоговору без трудових книжок; втрата трудових книжок працівників з виниадміністрації підприємства; неповернення трудових книжок працівниками,що отримали їх на руки для власних потреб під розписку, і т. п.).

Для розшуку відсутніх документів створюється комісія, результатироботи якої оформляються актом із зазначенням проведених заходів тазроблених висновків.

По-четверте, перевірити наявність в організації необхідного запасубланків трудових книжок і вкладишів до них (п. 6.3 Інструкції). Кількістьбланків визначається потребою організації залежно від плинностікадрів і характеристик прийнятих на роботу громадян (наприклад, прийом нароботу випускників шкіл і вузів, яким трудова книжка повинна бутиоформлена вперше).

Запасні бланки трудових книжок і вкладишів до них повинні зберігатися нев кадровій службі, а в бухгалтерії (у касира) і бути оприбутковані якдокументи суворої звітності в спеціальної прибутково-видатковій книзі (пп.
7.1 і 7.2 Інструкції).

У прибутково-видаткову книгу вносяться всі операції, пов'язані зотриманням та витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них ззазначенням серії та номера кожного бланка (прил. 2)

Пред'явлення трудової книжки при вступі на роботу єобов'язковим для робітників і службовців, тому що прийом на роботу без трудовоїкнижки не допускається (п. 1.2 Інструкції). Якщо трудова книжка угромадянина відсутня, потрібно "пред'явити адміністрації довідку проостанньому занятті, видану за місцем проживання відповідною житлово -комунальної організацією ... "(п. 1.3 Інструкції). Проте в сучаснихумовах отримання такої довідки не завжди можливо, а "останнім заняттям"колишнього школяра, студента або військовослужбовця може бути і тривалийпошук роботи за трудовим договором, і робота за цивільно-правовимидоговорами, що не супроводжується оформленням трудової книжки, і робота уроботодавців - фізичних осіб, яким не дозволено вести трудові книжкиосіб, які працюють у них за трудовим договором.

У подібних випадках є цілком логічним пред'явленнягромадянином будь-якого наявного у нього документа про трудову діяльністьзамість відсутньої трудової книжки або довідки з місця проживання. Прицьому трудовий стаж громадянина може підтверджуватися: договорами підряду абодоговорами доручення (спільне інструктивне листа Пенсійного фонду РФі Мінсоцзахисту Росії від 02.02.92 № ЮСІ-22/ІН; 1-299-17); довідками,розрахунковими книжками, особовими рахунками та відомостями на видачу заробітноїплати, а також довідками про сплату страхових внесків до Пенсійного фонду РФ,виданими відповідними відділеннями Пенсійного фонду (лист Мінпраці
РФ від 04.02.97 № 28-6).

Особливо складне становище у громадян, які пережили стихійні лиха,аварії на виробництві і вдома, переїзд до Росії з колишніх союзних республікі т. п. Трудові книжки у них можуть бути втрачені через обставини, аїх відновлення вкрай складно з багатьох незалежних від людинипричин.

Оформлення дубліката за останнім місцем роботи згідно з вимогами
Інструкції (п. 5.1) буває можливо не завжди. Опинившись в такій ситуаціїгромадянин, очевидно, не зможе пред'явити нічого, крім письмовихпояснень своїх життєвих обставин (наприклад, у формі заяви зпроханням оформити трудову книжку і зазначенням причин її відсутності).

Таким чином, приймаючи громадян на роботу, спеціаліст кадрової службистикається з двома протилежними ситуаціями: або трудова книжка єі тоді необхідно перевірити її заповнення на відповідність встановленимпорядку, або трудова книжка відсутня і тоді потрібно її оформити.

Трудова книжка є складним за складом інформації документом івключає такі елементи: обкладинку, титульний лист, змістовну частину
(відомості про роботу, нагородження, заохочення, призначення пенсії).

Обкладинка трудової книжки має не лише захисну, але й інформаційнуфункції: на внутрішню сторону обкладинки виносять відомості про зміни взаписах, зроблених на титульному аркуші. Слід підкреслити, що Інструкція
(п. 2.12.) говорить саме про зміну особистих даних працівника запевних причин, а не про їх виправлення через допущені призаповненні титульного аркуша помилок. Зіпсовані при заповненні бланкитрудових книжок і вкладишів до них знищуються шляхом спалювання на підставівідповідного акта (прил. 3)

2.2 Документи для відкриття трудової книжки

Організація може видати працівнику трудову книжку тільки в томувипадку, якщо працівник поступає на роботу вперше. При цьому особа,що надходить на роботу, зобов'язана надати довідку про останньому занятті,видану за місцем проживання відповідною житлово-комунальноїорганізацією. Особи, звільнені з лав Збройних Сил, зобов'язані пред'явитивійськовий квиток.

Згідно з Інструкцією заповнення трудової книжки здійснюється вприсутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.
Відомості про працівника записуються на підставі поданих особистихдокументів: прізвище, ім'я, по батькові та дата народження - на підставі паспорта;освіта - на підставі атестата, диплома, посвідчення; відомості пронезакінчену середню чи вищу освіту - на підставі студентськогоквитка, залікової книжки або довідки навчального закладу.

2.3 Оформлення титульного листа

У титульному аркуші трудової книжки відображаються основні відомості пропрацівника: прізвище, ім'я, по батькові; дата народження; освіта; професіяабо спеціальність.

Прізвище, ім'я, по батькові та дата народження вказуються на підставіпаспорта, а рівень освіти, професія і спеціальність - на підставідокументів про освіту (атестат, диплом, посвідчення, студентськийквиток, залікова книжка, довідка навчального закладу і т. п.).

Внесення цих, здавалося б, найпростіших відомостей супроводжується впрактиці значною кількістю помилок. Непоодинокі випадки записупрізвища, імені та по батькові працівника "на слух", без строгої відповідностіданими паспорта ( "класичним" прикладом такої розбіжності є імена
Наталія і Наталя). Рідше, але все ж таки зустрічаються скорочення довгих імен іпо-батькові і навіть заміна їх ініціалами, що абсолютно допустимо (п. 2.10.
Інструкції). Дату народження пишуть іноді або шістьма арабськими цифрами
(наприклад: 25.04.71 р.), або змішаним буквено-цифровим способом зневірним позначенням року народження (наприклад, 15 травня 52 р.), або римськимицифрами (наприклад, 3/VIII-47 р.), давно виведеними з вживання втрудових книжках. Згідно з Інструкцією (п. 2.3) дата народження записуєтьсявісьмома арабськими цифрами: число і місяць повинні бути двозначними, рік --чотиризначним, наприклад 08.09.1963, або дата записується змішанимбуквено-цифровим способом з обов'язковим зазначенням року чотирма цифрами,наприклад 8 вересня 1963

Інформація про рівень освіти працівника в сучасній формітрудової книжки, по-перше, не повинна бути відсутнім, а по-друге, повиннабути вписана над відповідною лінійкою, а не підкреслена під нею.

Іншою помилкою у даній частині титульного листа трудової книжкиє відсутність відомостей про спеціальності, незважаючи на напис "вища"в рядку про освіту:

Допускаються помилки і при заповненні відомостей про професії абоспеціальності. Громадянину, ще не має ніякої професії абоспеціальності, нерідко вписують в трудову книжку найменування займаногоїм робочого місця або виконуваного виду робіт замість того, щоб залишитицього рядка незаповненою до часу отримання працівникомпрофесійної освіти з присвоєнням відповідної кваліфікації.

Правильність внесених до титульний лист відомостей перевіряє власниктрудової книжки (працівник) і завіряє своїм підписом.

У титульному аркуші передбачається ще один підпис - особи,відповідального за видачу трудових книжок. Працівники кадрових служб нерідкоставлять у правому нижньому кутку титульного аркуша свій особистий підпис (взгідно з паспортом), не звертаючи уваги на позначку "(розбірливо )":

Титульний аркуш трудової книжки обов'язково повинен бути завірений печаткоюорганізації або печаткою відділу кадрів. Трудова книжка без печатки натитульному аркуші є недійсною.

Досить чіткі вказівки Інструкції про порядок заповнення титульноголиста трудової книжки не рятують від серйозних помилок, Що викликають ускладненняпри оформленні пенсії, тому працівник кадрової служби, беручи трудовукнижку від громадянина, що поступає на роботу, зобов'язаний перевірити правильністьнаписання прізвища, імені, по батькові, дати народження та інших відомостей утитульному аркуші, порівнявши їх з паспортом та документами про освіту. Привиявленні помилки, зробленої на колишньому місці роботи і своєчасно невиявленої (зіпсований у момент заповнення бланк трудової книжки не бувзнищений і замінений іншим), адміністрація за новим (останнім) місцемроботи повинна внести зміни до запису титульного аркуша.

При заміні прізвища, імені, по батькові та дати народження однією рисоюзакреслюється колишня інформація, а потім записується нова (для прізвища
-нижче, на наступному рядку; для імені, по батькові та дати народження - вище абопоруч, на тому ж рядку). Неприпустимо при заміні цих даних закреслюватиокремі букви або цифри з позначкою "Виправленому вірити", як ценерідко роблять недосвідчені працівники кадрових служб (п. 2.12 Інструкції).

Внесені до титульний лист зміни обов'язково підтверджуютьсяпосиланнями на відповідні документи: паспорт, свідоцтво про народження,свідоцтво про шлюб і т. п. Посилання на ці документи даються на внутрішнійстороні обкладинки трудової книжки та засвідчуються підписом керівникаорганізації або працівника кадрової служби та печаткою організації або печаткоювідділу кадрів.

У такому ж порядку при необхідності вносяться зміни до відомостей проосвіті, професії, спеціальності. При зміні рівня освітидається посилання на документ, отриманий після закінчення навчального закладу.

Досить часто працівники організацій і підприємств, отримуючи новіпрофесії або спеціальності, з часом просять вписати їх назви втитульний аркуш трудової книжки. Слід зазначити, що Інструкція цього неприпускає, а в титульному аркуші не відведено місце для перерахування зновуотриманих професій і спеціальностей. Встановлення робочого другий інаступних професій із зазначенням присвоєних розрядів наголошується в розділі
"Відомості про роботу", отримання нових спеціальностей не фіксується втрудовій книжці.

Змістовна частина трудової книжки має табличну форму, що включає
4 графи: порядковий номер запису, дата (число, місяць, рік), інформація пророботі, або про нагородження, або про заохочення, підстава внесення запису.
Без табличної форми, зазвичай за допомогою спеціального штампа, заносятьсявідомості про призначення пенсії. Оформлення титульного листа див в прил. 6, п.
1.

2.4 Обладнання відомостей про роботу

Записи в розділі "Відомості про роботу" за складом інформації можнарозділити на 3 групи:
. інформація, яка вноситься в цей розділ до занесення відомостей про роботу в даній організації;
. інформація про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і про звільнення, тобто основні відомості про трудовий стаж працівника;
. додаткова інформація про роботу, необхідна для найбільш повної характеристики особливостей трудового стажу працівника і специфіки діяльності організації, в якій цей стаж зароблений.

Заповнюючи трудову книжку при прийомі на роботу, спеціаліст кадровоїслужби повинен до внесення запису про прийом на роботу з'ясувати, чи є упрацівника документи, що підтверджують періоди навчання, служби або іншоїдіяльності, що включається до загального трудового стажу та/або не перериває стажпрацівника. До такої інформації відносяться відомості (п. 2.17 Інструкції):
. про час служби у складі Збройних сил, в органах державної безпеки, розвідки і внутрішніх справ, у всіх видах охорони, де на що проходять службу не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову

(зарахування ) і дати звільнення зі служби;
. про час навчання в професійно-технічних та інших училищах, на курсах, факультетах і в школах з підвищення кваліфікації, з перекваліфікації та підготовці кадрів;
. про час навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах

(включаючи і час роботи в студентських загонах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики);
. про роботу в якості члена колгоспу - у тих випадках, коли чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж робітників і службовців.

Найчастіше такі записи доводиться вносити при первинному оформленнітрудової книжки ще не працював випускникам навчальних закладів і колишнімвійськовослужбовцям. Кожна з цих записів повинна бути пронумерована і матипідстава її внесення (довідки навчальних закладів, військовий квиток і т. п.).

Відомості про роботу в даній організації нумеруються і датуються. Датамизаписів є дати прийому на роботу, переведення на іншу роботу,звільнення, що взяті з наказів (розпоряджень) з особового складу
(уніфіковані форми Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а). Номери та датиданих наказів вносяться до графи 4 трудової книжки.

Аналіз змісту численних трудових книжок, оформленихсучасних організаціях (особливо недержавних), показує, що навітьв 1, 2 і 4 графах трудової книжки працівники кадрових служб роблять чималопомилок:
. запису про роботу не нумеруються або нумерація рветься;
. номери записів виправляються, закреслюються;
. дати записів не відповідають датам прийому, переведення, звільнення у відповідних наказах;
. дати написані римськими цифрами замість арабських;
. дати написані шістьма, а не вісьмома арабськими цифрами (рік написаний двома, не чотирма цифрами);
. в датах є виправлення і закреслення, в т. ч. необумовлені;
. порушена хронологічна послідовність дат (нерідко дата прийому на роботу є більш ранньої в порівнянні з датою звільнення з попередньої організації);
. посилання на документ - заснування у 4 графі відсутня;
. в якості підстави наведений документ, не передбачений Інструкцією

(наприклад, посилання на трудовий договір, а не на наказ при оформленні прийому на роботу).

Ще більша кількість помилок допускається при заповненні основної , 3-йграфи, куди вноситься текст запису. При прийомі на роботу спочатку у виглядізаголовка, без номера і дати, в 3-й графі повинно бути вказано повненайменування організації відповідно до її статуту. Найменуванняорганізації може бути проставлено спеціальним штампом або від руки. Нижче,без пропуску рядка, пишеться інформація про прийом на роботу під черговимпорядковим номером, з відповідною датою і посиланням на наказ.

Запис про прийом на роботу, як і всі інші записи про роботу, повиннастрого відповідати формулюванні наказу і містити відомості проструктурному підрозділі, в яке прийнято працівника (цех, відділ, ділянка,виробництво), і про що доручається йому роботі із зазначенням його професії іприсвоєного розряду або про займаної ним посади. Найменування професійі посад мають відповідати Загальноросійським класифікаторомпрофесій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР).

Типовою помилкою при внесенні відомостей про прийом на роботу єнеправильне розуміння деякими працівниками кадрових служб вимоги проточній відповідності записів про прийом на роботу тексту наказу. Цеположення розуміється іноді настільки буквально, що до трудової книжкипереписується майже вся інформація з наказу, в тому числі і явно зайва,так як Інструкція (п. 2.13) вимагає внести до цього запису відомості, умовнокажучи, за формулами: "куди і ким" або "куди і навіщо" взято працівника, безвказівки окремих особливостей і характеру роботи.

Разом з тим у певних випадках запис у трудовій книжціобов'язково повинна бути доповнена деякими характеристиками процедуриприйому на роботу.

У практиці роботи кадрових служб поширені і інші помилки привнесення записів про прийом на роботу:
. найменування організації не виділяється у вигляді заголовка, а включається в текст запису про прийом на роботу;
. вказується скорочене, а не повне найменування організації;
. найменування організації, внесена в трудову книжку, не цілком відповідає найменуванню, закріпленому в Статуті;
. не вказується найменування структурного підрозділу, в яке прийнято працівника, а цей вид інформації відноситься істотних умов трудового договору;
. найменування структурного підрозділу не відповідає найменуванню, внесеного до штатного розпису;
. найменування професії або посади не відповідає ОКПДТР;
. зазначена в записі посаду не відповідає посаді в наказі про прийом на роботу.

Оформлення відомостей про роботу див в прил. 6, п. 2

3. Практика кадрових служб.

3.1 Прийом на роботу людину загубленого трудову книжку.

Прийом на роботу людину загубленого трудову книжку здійснюєтьсянаступним чином.

Згідно з Інструкцією, робітники і службовці, що поступають на роботу,зобов'язані пред'являти адміністрації трудову книжку, оформлену ввстановленому порядку. Прийом на роботу без трудової книжки не допускається.

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайнозаявити про це адміністрацію за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днівпісля заяви адміністрація видає працівнику іншу трудову книжку абовкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" у правому верхньому кутіперші сторінки. Якщо підприємство ліквідовано, то працівник повинензвернутися до його правонаступника або у вищу організацію, якій булопідпорядковане ліквідоване підприємство. (прил. 6)

3.2 Внесення відомостей про нагородження ювілейними медалями

Згідно з Інструкцією до розділу "Відомості про заохочення" трудових книжоквносилися відомості про заохочення за успіхи в праці, що застосовуються трудовимколективом, передбачених правилами внутрішнього трудового розпорядку істатутами про дисципліну (оголошення подяки, видача премії, нагородженняцінним подарунком, нагородження почесною грамотою підприємства, занесення в
Книгу пошани та ін.) Проте з 1 лютого 2002 роботодавець повинен вноситине всі відомості про заохочення працівника, як це було раніше, а тількивідомості про його нагородження. Порядок внесення відомостей про нагородження:
. у графі 3 у вигляді заголовка - найменування підприємства (або проставляється штамп з його найменуванням);
. нижче у графі 1 - порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника на даному підприємстві);
. у графі 2 - дата нагородження;
. у графі 3 - ким нагороджений працівник, за які досягнення і якою нагородою;
. у графі 4 - на підставі чого внесено запис (з посиланням на дату, номер та назву документа. При звільненні працівника всі записи про роботу, нагородження внесені до трудової книжки за час роботи на даному підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або відділу кадрів.

3.3 Видача на руки трудової книжки

Згідно розділу 7 Інструкції кадрові служби зберігають трудові книжкипрацівників підприємства протягом усього терміну їх роботи. Зберіганнясупроводжується веденням відповідних облікових форм "Книга рухутрудових книжок і вкладишів до них ", в яких реєструються ці документи.
Тим самим встановлюється відповідальність кадрової служби за збереженняцього документа.

Згідно КЗпП РФ зазначає, що трудова книжка видається працівнику вдень звільнення.

Деякі організації, у т. ч. ОВІР і органи соцзабезпечення,неправомірно вимагають пред'явлення оригіналу трудової книжки. Однак у цьомувипадку, за письмовою заявою працівника, роботодавець зобов'язаний не пізнішетрьох днів з дня подання цієї заяви видати працівникові копії документів,пов'язаних з роботою (в т. ч. виписки з трудової книжки), які повиннібути завірені належним чином.

3.4 Оформлення виправлень

Приклад оформлення записів у трудовій книжці або вкладиші до неї
| № | Дата | Відомості про прийом на роботу, | На підставі чого |
| | | Переміщення по роботі і звільнення | внесено запис |
| | | (Із зазначенням причин) | (документ, його |
| | | | Дата і номер) |
| | Числ | Місяць | Рік | ВАТ "Спецмонтажстрой" | |
| | О | | | | |
| 4 | 12 | 05 | 199 | Прийнятий на посаду старшого інженера | Пр. № 43 від |
| | | | 7 | в технічний відділ | 12.05.97 |
| 5 | 01 | 02 | 199 | Звільнений за ст. 31 КЗпП РФ (власне | Пр. № 11 OT01.02.98 |
| | | | 8 | бажання) | |
| | | | | Начальник про/к: М.П. Гришин М.К. | |
| | | | | Запис № 4 вважати недійсною. | |
| | | | | Запис № 6 вважати вірною. Начальник | |
| | | | | О/к: М.П. Гришин М.К. ВАТ | |
| | | | | "Спецмонтажстрой" | |
| 6 | 12 | 05 | 199 | Прийнятий на посаду помічника | Пр. № 43 від |
| | | | 7 | старшого інженера в технічний відділ | 12.05.97 |

Трудова книжка оформлена правильно, за винятком того, що підпискерівника відділу кадрів повинна бути завірена печаткою відділу кадрів.

3.5 Виписка з трудової книжки

Виписка з трудової книжки оформляємо у вигляді її ксерокопії, і кожен їїлист завіряється працівником відділу кадрів за такою формою: "Поверни:посада, особистий підпис, ініціали, прізвище працівника кадрової служби тапечатка організації ".

Практична

робота

Додаток 1

Додаток 2

Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них
| Дата | Від кого | Підстава | Прихід | Витрата |
| | Отримано | (найменування | | |
| | Або кому | документа, № і | | |
| | Відпущено | дата) | | |
| | | | Кількість | Сума | Кількість | Сума |
| чис | мі | рік | | | Трудових книжок | Вкладышей | Руб. | Коп | Трудових | Вкладышей | Руб | Коп |
| ло | ц | | | | (серія та номер) | (серія і | |. | книжок | (серія і |. |. |
| | | | | | | Номер) | | | (серія і | номер) | | |
| | | | | | | | | | Номер) | | | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | |

Додаток 3.

М.П. Затверджую

Керівник підприємства

(установи,організації)

"__"_____ ____ року

АКТ

"__" ________ р.

Місто _____________________ Намі________________________________________________________________________
____

(вказати посаду, прізвище, ім'я та по батькові)складено цей акт в тому, що за період з "__" ______ ____ р. по "__" ______ ____ Р.
____________________________________________________________________________ _____

(повне найменування підприємства, установи або організації)зіпсовано
________________________________________________________________________

(зазначити докладну причину псування)
"__" Штук
________________________________________________________________________

(вказати прописом)бланків трудових книжок (або вкладишів до них)
______________________________________ ____________________________________________________________________________ ______ (перелічити серію і номер кожного бланка трудової книжки (або вкладиша до неї)на _______________ мовою, які "__" ________ ____ р. знищені шляхомспалення.

(назва мови)
Акт складений на списання зіпсованих бланків трудових книжок (абовкладишів до них) з підзвіту
_________________________________________________________________________

(повне найменування підприємства, установи або організації)
Підписи:

Додаток 4

Оформлення записів відомостей про роботу в трудовій книжці або вкладиші до неї

Додаток 5

Витяг з Інструкції про трудові книжки
1. ... Трудові книжки ведуться на всіх робітників і службовців державних,кооперативних і громадських підприємств, установ і організацій,пропрацювали понад 5 іній ...
4. Робітники і службовці, що поступають на роботу, зобов'язані пред'являтиадміністрації підприємства, установи, організації трудову книжку,оформлену у встановленому порядку.
5. Прийом на роботу без трудової книжки не випускається ...
6. До трудової книжки вносяться:відомості і працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, освіта,професія, спеціальність;відомості про роботу: прийом на роботу, перевіз на іншу роботу, звільнення.
Записи про найменування робота; або посади, на які прийнято працівника,виробляються: для робітників у відповідності з найменуваннями професій,зазначених в Єдиному тарифно-кваліфікаційному довіднику робіт і професійробітників; для службовців у відповідності з найменуваннями посад, зазначенихв Єдиній номенклатурі посад службовців, або відповідно до штатногорозкладом;відомості про нагородження і заохочення: нагородження орденами і меду