Московський Державний Університет

Філія Казанський комерційний інститут торгівлі

Контрольна робота по предмету: Основи документаційного забезпечення управління за темою: Державне регулювання документаційного забезпечення

Виконала: студентка 4 курсу заочного відділення факультет менеджменту

Білалова Марина.

Викладач:

Асистент Снегіна

Казань, 2002 < p> План.

Державна система документаційного забезпечення управління.
Основні положення. 3

Документування управлінської діяльності. 7

Уніфікація і стандартизація управлінських документів. 17

Список літератури. 19

Державна система документаційного забезпечення управління.

Основні положення.

Державна система документаційного забезпечення управління
(ГСДОУ) - сукупність принципів і правил, що встановлюють єдині вимоги до документування управлінськоїдіяльності та організації роботи з документами в органахдержавного управління, на підприємствах (об'єднаннях), вустановах і громадських організаціях.

ГСДОУ включає в себе справжні Основні положення,загальносоюзні, галузеві та республіканські нормативні таметодичні документи з питань документаційного забезпеченняуправління.

Основна мета ГСДОУ - упорядкування документообігу, скороченнякількості та підвищення якості документів, створення умов дляефективного застосування прогресивних технічних засобів ітехнологій збору, обробки і аналізу інформації, вдосконаленняроботи апарату управління.

У розвиток Основних положень ГСДОУ розробляються і затверджуютьсянормативні та методичні документи щодо вдосконаленнядокументаційного забезпечення управління: загальносоюзні - Головним архівним управлінням при Раді
Міністрів СРСР і Державним комітетом СРСР по стандартах: галузеві - міністерствами і відомствами СРСР і союзнихреспублік; республіканські - Радами Міністрів союзних республік.

Нормативні документи міністерств і відомств з питаньдокументаційного забезпечення управління не повинні обмежувати правпідвідомчих організацій, наданих їм Законом СРСР "Пропідприємства в СРСР "та іншими законодавчими актами.

Документаційне забезпечення управління в організаціїздійснюється спеціальною службою, підпорядкованою безпосередньокерівнику організації.

Посадові особи організацій при роботі з документамикеруються вимогами Основних положень ГСДОУ і прийнятих в їїрозвиток загальносоюзних, галузевих і республіканських нормативних таметодичних документів.

Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпеченняпоширюються на всі системи документації органів державногоуправління Союзу РСР, союзних і автономних республік, суду,прокуратури, арбітражу, а також установ, організацій іпідприємств, включаючи документи, створювані засобамиобчислювальної техніки та мікрографії.

Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпеченняє нормативно-методичною базою для вдосконаленняна єдиній основі документаційного забезпечення управління та підвищенняйого ефективності шляхом уніфікації складу та форм документів,підвищення їх якості, робіт служби документаційного забезпечення на базі наукової організації праці та впровадження новітніх технічнихкоштів.

Загальні вимоги розроблені відповідно до законів СРСР ісоюзних республік, які встановлюють порядок організації і діяльностідержавного апарату, актами вищих органів державногоуправління з питань прийняття та оформлення управлінських рішень, здійснення контролю за виконанням документів, удосконаленняметодів управління та організаційних структур та їх інформаційногозабезпечення, державними стандартами в області документації таавтоматизованої обробки інформації з урахуванням досвідупрактичного використання уніфікованих систем документації тазагальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації.

Єдині вимоги до всіх систем документації впроваджуютьсяшляхом видання державних, республіканських та галузевихстандартів та інструкцій з питань документаційного забезпеченняуправлінської діяльності, що враховують специфіку республіки
(галузі), а також галузевих уніфікованих систем документації,типових номенклатур справ, типових переліків документів із зазначенням термінівїх зберігання.

На їх основі підвідомчі організації розробляютьнормативні акти, що організують документаційне забезпеченняуправління.

Установи державної архівної служби СРСР надаютьміністерствам і відомствам організаційно-методичну допомогу підвпровадженні ГСДОУ, в організації системи документаційного забезпечення,погоджують типові та галузеві нормативні документи зсистеми документаційного забезпечення, зазначені у п. 1.5, розробляютьметодичні документи з окремих питань документаційногозабезпечення управління.

Документування управлінської діяльності.

Документування управлінської діяльності охоплює всіпроцеси, пов'язані з запису (фіксації) та оформлення необхідної дляздійснення управлінських дій інформації на різних носіяхза встановленими правилами.

Документування здійснюється природною мовою
(рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми,телефонограми, машинограм), а також на штучних мовах звикористанням нових носіїв (перфокарти, перфострічки, магнітні стрічки,карти, диски, кристали та ін.)

Склад управлінських документів

Склад управлінських документів визначається компетенцією іфункціями організації, порядком вирішення питань, обсягом іхарактером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється втабелі документів.

Єдність правил документування управлінських дій навсіх рівнях управління забезпечується застосуванням ГСДОУ,уніфікованих систем документації (УСД) і загальносоюзнихкласифікаторів техніко-економічної інформації (ОКТЕІ).

УСД - комплекс взаємопов'язаних документів, створених за єдинимиправилам і вимогам, що містять інформацію, необхідну дляуправління у певній сфері діяльності.

УСД призначені для використання як в умовах застосуваннязасобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методахобробки інформації.

Загальносоюзні класифікатори представляють собоюсистематизовані переліки найменувань і кодів об'єктівкласифікації і класифікаційних угруповань, розроблених ізатверджених у встановленому порядку, обов'язкових для застосування призабезпечення автоматизації процесів обробки інформації.

Порядок затвердження, впровадження, ведення та реєстрації УСДзагальносоюзного призначення, уніфікованих форм документів іншихрівнів управління і ОКТЕІ встановлюється Держстандартом СРСР.

Управлінські документи по найменуванню, форми і складуреквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ГСДОУ, положенням
(статутів) про організацію та інших нормативних документів,що містить правила документування.

Відповідно до чинного законодавства та компетенцієюоргани управління видають наступні розпорядчі документи:

Ради Міністрів СРСР, союзних і автономних республік: постанови,розпорядження і дають доручення; Міністерства РСР, союзних і автономнихреспублік: накази, інструкції, вказівки; Державні комітети,комітети та комісії: постанови, накази, інструкції, вказівки; Головніуправління та управління при Радах Міністрів СРСР, союзних і автономнихреспублік: накази, інструкції, вказівки; Виконкоми Рад народнихдепутатів, їх управління та відділи: рішення, розпорядження
(виконкоми); накази, інструкції, вказівки (правління та відділи);
Адміністрація підприємств (об'єднань), установ,організацій: накази, інструкції, вказівки; Кооперативні організації --рішення. Громадські організації - постанови, розпорядження.
Рішення, постанови та накази видають у всіх випадках, коли необхідноприйняти нормативний чи індивідуальний акт з основних питанькомпетенції організації. Розпорядження, вказівки видаються за оперативнимипитань і для організації виконання постанов, рішень інаказів.

Спільні розпорядчі документи організацій, які видаютьоднакові за формою документи (накази, постанови та ін), видаютьсяу відповідній формі (наказ, постанова та ін.)

Спільні розпорядчі документи органів, повноважнихвидавати різні за формою документи, видаються у формі
"спільного рішення", яке має правову силурозпорядчого документа кожної організації, яка приймала цейдокумент.

Доведення до відома підвідомчих організацій, структурнихпідрозділів документів вищих органів або документів інших організацій здійснюється у формі, встановленої авторомдокумента. Якщо спосіб не вказаний, організація це питання вирішуєсамостійно.

Протокольні рішення колегіальних органів можуть доводитися довиконавців у формою, встановленою положенням про ці органи.

Розпорядчий документ може бути відмінено (змінено)розпорядчим документом самої організації або вищестоящої.

Дія розпорядчого документа може бути призупиненовідповідними компетентними органами.

Проекти документів, що зачіпають інтереси інших організацій,повинні попередньо узгоджуватися з ними. У випадку розбіжностей допроекту прикладаються зауваження або суть розбіжностейвказується в супровідному листі.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданняхколегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються впротоколах.

Протоколи оформлюються на підставі запису ходузасідань, стенограм, звукових записів і матеріалів, підготовленихдо засідання (текстів доповідей, виступів, довідок, проектівпостанов чи рішень, порядку денного, списки запрошених та ін.)

Якщо хід засідання стенографуються, то текст стенограмирозшифровується, віддруковується, засвідчується і зберігається разом зпротоколом. В особливих випадках виступав повинен завізуватистенограму свого виступу. Якщо хід засідання записується намагнітну стрічку, вона зберігається відповідно до Основних правил роботи державних архівів з кіно-, фото-іфонодокументи.

У межах своєї компетенції організації всіх рівнів управлінняможуть надсилати листи при здійсненні оперативних зв'язків звищестоящими галузевими і функціональними органами,підвідомчими та іншими організаціями та окремими громадянами.

Листи, як правило, повинні складатися в тому випадку, колинеможливий або утруднений бездокументарній спосіб обміну інформацією: усніроз'яснення, вказівки (особисті або по телефону),інструктування та ін

При необхідності термінової передачі інформації складаютьсятелеграми і телефонограми.

Організації на підставі положень про них та інших актів,що визначають їх компетенцію, видають і інші документи: плани робіт,звіти, прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила та ін,перелік яких міститься в загальносоюзному класифікаторі управлінськоїдокументації (ОКУД) і галузевих табелях застосовуваних формдокументів.

Проект управлінського документа повинен бути узгоджений звиконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавленихструктурних підрозділів або організацій.

Внутрішнє узгодження проекту документа повинне проводитися втакому порядку: з галузевими, функціональними,територіальними підрозділами, дорадчими органами, і, принеобхідності, громадськими організаціями; працівниками,відповідальними за вирішення функціональних питань (головні,старші фахівці і т.д.); з фінансовим підрозділом абоголовним бухгалтером (бухгалтером); з юридичною службою; службоюдокументаційного забезпечення; із заступником головиколегіального органу або з заступником керівника організації,відають питаннями, що містяться в проекті документа.

Зовнішнє узгодження в залежності від змісту документаповинно здійснюватися в такому порядку: з підлеглими і непокора організаціями, коли останнівиступають зобов'язаною стороною у правовідносинах, що виникаютьвнаслідок видання правового акта, або коли зміст документазачіпає їхні безпосередні інтереси; з організаціями танауково-виробничими об'єднаннями, що займаються дослідженнями втій області, в якій має відношення зміст документа; з громадськими організаціями - у випадках необхідності абопередбачених документів цих органів; з органами, які здійснюють державний надвідомчогоконтроль (нагляд) у певній галузі (санітарний,протипожежний і т.д.); з вищими органами загальної або галузевої компетенції - ввипадках, коли законодавством передбачається можливістьздійснення управлінських дій, лише з дозволу цихорганів.

Управлінський документ підписується або затверджуєтьсякерівником організації або заміщує його посадовою особою ввідповідно до його компетенції, встановленої правовими актами (статутабо положення про організацію, структурний підрозділ, посадоваінструкція, наказ про розподіл обов'язків та ін.)

Дві або більше підписи проставляються у тому випадку, якщо зазміст документа відповідальні кілька посадових осіб.

Документи грошового, матеріального або кредитного характеру,що служать підставою для прийому і видачі грошей,товарно-матеріальних та інших цінностей, а також змінюютькредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями,підписують керівник організації і гол. бухгалтер (бухгалтер); спільні документи декількох організацій підписуютькерівники всіх організацій.

Документи, складені комісією, підписують всі членикомісії. Рішення (постанови) колегіальних органівпідписуються головою і секретарем.

Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу вєдиноначальних порядку, мають один підпис.

Право підпису розпорядчих документів у формі вказівок аборозпоряджень може надаватися заступнику керівника,головного інженера, керівникам структурних підрозділів.

Затверджувані документи (інструкції, положення, статути таін) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

Протокол підписує головуючий на засіданніколегіального органу (ради, колегії, збори, наради) ісекретар.

Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документиінформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бутипідписані виконавцем, якщо вирішуються в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовийінструкцією.

Документи - додатки можуть бути трьох видів:

- затверджуються або вводяться в дію відповіднимрозпорядчим документом (додатки до правових актів, що маютьсамостійне значення);

- що пояснюють або доповнюють зміст іншого документа;

- що направляються з листом в інші організації.

На додатках до реєстрації актів та додатках,доповнюють або пояснюють зміст іншого документа, у правомуверхньому кутку друкують:

Додаток до рішення виконкому

Свердловського обласного

Ради народних депутатів

. . . . . . . N. . . . . .

За наявності декількох додатків вони нумеруються. Прирозсилці додатків без розпорядчих документів на додаткахпроставляється гриф затвердження із зазначенням найменуваннярозпорядчого документа, його дати і номера (див. п.
2.3.2.4).

Склад реквізитів та порядок оформлення документів - додатківповинен відповідати вимогам уніфікованої системидокументації, до якої відноситься документ - додаток.

З метою скорочення кількості застосовуваних форм документівміністерства і відомства розробляють галузеві табелідокументів, необхідних і достатніх для реалізації функцій ізавдань організацій. В табель включаються документи як традиційні,так і створювані засобами обчислювальної техніки. Табель підписується відповідальним за його складання і затверджується керівникомвідомства. Ведення табеля, внесення до нього змінздійснюється службою документаційного забезпечення. Складаннядокументів, не зазначених у табелі, забороняється.

Уніфікація і стандартизація управлінських документів.

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковостіскладу та форм управлінських документів, що фіксують здійсненняоднотипних управлінських функцій і завдань.

Стандартизація документів - форма юридичного закріпленняпроведеної уніфікації та рівня її обов'язковості. Встановленонаступні категорії стандартів:
. державні стандарти (ГОСТ).
. галузеві стандарти (ОСТ);
. республіканські стандарти (РСТ).

Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількостізастосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості,зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційноїсумісності різних систем документації по однойменних ісуміжних функцій управління, більш ефективного використанняобчислювальної техніки.

Робота з уніфікації включає:
. розробку УСД, яка здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи документації;
. впровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД у республіканських та галузевих УСД:
. впровадження розроблених ОКТЕІ;
. ведення УСД і ОКТЕІ з метою підтримки достовірності інформації та їхній подальший розвиток;
. розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі й не увійшли до УСД, а також їх державну реєстрацію;
. розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відображають специфіку галузі.

Організаційне та методичне керівництво уніфікацією істандартизацією документів, координацію робіт і контрольздійснює головна організація з координації впровадження іведення УСД і ОКТЕІ в республіці. На галузевому рівні цю роботу ведеголовна організація з впровадження та ведення УСД і ОКТЕІ в галузі.
Список літератури.

Основні правила роботи відомчих архівів. - М., 1986.

Типове положення про ведення діловодства запропозиціях, заявах і скаргах громадян в державнихорганах, на підприємствах, в установах і організаціях. Затверджено
Постановою ДКНТ СРСР, Держстандарту і Главархіва СРСР від 30Листопад 1981 N 463/162/298.

Поштові правила. - М.: Міністерство зв'язку СРСР, 1985.

Указ Президії Верховної Ради СРСР від 31.03.80 N 1812-х.

Указ Президії Верховної Ради РРФСР від 29.01.81 N 173.

Основні правила роботи державних архівів з кіно-, фото-і фонодокументи. - М.: Главархів СРСР, 1980.