Діловодство в кадровій службі підприємства

Діловодство

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

РОСІЙСКA ІНСТИТУТ УПРАВЛІННЯ

КАФЕДРА ЦИВІЛЬНО-ПРАВОВИХ ДИСЦИПЛІН

Спеціальність: ЮРИСПРУДЕНЦІЯ

Д И П Л О М Н А Р О Б О Т А з навчальної дисципліни

«ЦИВІЛЬНЕ ПРАВО»

Тема:

«ДІЛОВОДСТВО У кадрових служб підприємств»

Автор роботи: Жданова Тетяна Олександрівна

Форма навчання: заочна

Навчальна група №

Науковий керівник:

Старший юрисконсульт

ТОВ «Птахофабрика Александровська»

Попов Віктор Павлович

Г. Москва, 2003 рік

Зміст

Анотація ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .3
Введення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... 5

I. Організація роботи відділу кадрів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .8

1.1. Положення про відділ кадрів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... .8

1.2. Посадова інструкція відділу кадрів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .10

1.3. Нормативна чисельність співробітників відділу кадрів ... ... ... ... .11

1.4 Організація праці ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 11

1.5. Нормативи часу на окремі операції ... ... ... ... ... ... ... ... .. 12

II. Склад кадрової документації ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 18

III. Документи, що регламентують управління персоналом ... ... ... ... ... ... 24

3.1. Правила внутрішнього трудового розпорядку ... ... ... ... ... ... ... ... .. 24

3.2. Штатний розклад ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 25

3.3. Посадові інструкції ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .26

3.4. Трудовий договір ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 28

IV. Рух кадрів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 32

4.1. Порядок оформлення документів при прийомі на роботу ... ... ... .. 32

4.2. Порядок обліку кадрів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 33

4.3. Порядок оформлення документів при перекладі ... ... ... ... ... ... ... 35

4.4. Розірвання трудового договору ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... 36

4.5. Порядок підготовки проектів наказів по особовому складу ... ... 37

V. Оцінка діяльності робочих кадрів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 38

VI. Ведення трудової книжки ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 38

6.1. Загальні положення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 38

6.2. Правила заповнення трудової книжки ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 38

6.3. Занесення відомостей про роботу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .40

6.4. Занесення відомостей про нагородження і заохочення ... ... ... ... ... ... 41

6.5. Вкладиш до трудової книжки ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 41

6.6. Видача трудової книжки при звільненні ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 41

6.7. Дублікат трудової книжки ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 43

6.8. Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання ... ... ... ... ... ... ... ... .. 44

6.9. Облік трудових книжок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 45

VII. Формування та зберігання документів кадрової служби ... ... ... ... ... .. 46

7.1. Зберігання справ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 53
Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 68
Список використаних джерел ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 70
Програми ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 71-83

Анотація

У ході дипломної роботи були вивчені та проаналізовано організація ітехнологія документаційного забезпечення кадрової служби Товариства зобмеженою відповідальністю «Птахофабрика Александровська».

Метою написання дипломної роботи є аналіз організаційногозабезпечення діяльності ТОВ «Птахофабрика Олександрівська», а такожрозробка внесення раціональних пропозицій щодо її вдосконалення.

Виходячи з цього, вибудовується ряд завдань, а саме:

-ознайомлення з організаційною структурою суспільства;

-вивчення функцій , завдань, основних видів діяльності товариства;

-розгляд місця і значення кадрової служби в діяльності ТОВ
«Птахофабрика Олександрівська»; вивчення організації кадрової служби суспільства, її структури та обсягівроботи, а також аналіз документообігу;

Актуальність обраної теми обумовлюється недостатньою обробкоюпроблеми документаційного забезпечення управління в організації. Рішенняпроблеми управління документацією в сучасних умовах дозволитьцілеспрямовано формувати інформаційні ресурси організацій,забезпечувати їх ефективне функціонування, а також відкрити доступспоживачам до інформаційних ресурсів з найменшими витратами часу,праці і засобів.

Історія створення ТОВ «Птахофабрика Александровська»

ТОВ «Птахофабрика Александровська» утворена в 1998 р. замислюваласявона як одна з найбільших в Пермської області, для забезпечення курячимм'ясом весь північ області.

Фабрика розрахована на утримання 1 млн. 100 тис. голів птиці

Історія освіти птахофабрики почалася в 1986 році.

З дня заснування ТОВ «Птахофабрика Александровська» пройшло більше 4 років.
Зараз ТОВ «Птахофабрика Александровська» - одна з представниць новоїхвилі економічно грамотних птахівницьких господарств, що використовують у своїйроботі найсучасніші технології для виробництва м'яса бройлерів

ТОВ «ВТФ Александровська» є комерційною організацією. Уосновному організаційному документі ТОВ "Птахофабрика Олександрівська" -
Статуті визначено основні цілі та види діяльності птахофабрики. ТОВ
«Птахофабрика Александровська» спеціалізується на випуску м'яса бройлерів.

ТОВ «ВТФ Александровська» є юридичною особою, може від свогоімені набувати і здійснювати майнові і особисті немайновіправа, виконувати обов'язки, бути позивачем і відповідачем у суді. Птахофабриканесе відповідальність за своїми зобов'язаннями в межах належного їймайна.

ТОВ «ВТФ Александровська» має круглу печатку, яка містить фірмовенайменування, організаційно-правову форму, має право мати штампи і бланкизі своїм найменуванням, зареєстрований товарний знак, самостійнийрозрахунковий та інші рахунки.

Метою діяльності птахофабрики є отримання прибутку, предметомдіяльності - виробництво м'яса курчат-бройлерів.

Основними напрямками діяльності птахофабрики є:

- виробництво м'яса птиці, субродуктов, напівфабрикатів, ковбас,копченостей, яйця;

- зберігання товарів на складах;

- маркетингові дослідження; реклама.

- реалізація товарів.

Птахофабрика вправі здійснювати інші види діяльності, не забороненізаконодавством, спрямовані на досягнення статутних цілей, післяотримання відповідної ліцензії.

Очолює ТОВ «Птахофабрика Александровська» директор. Він єодноосібним виконавчо-розпорядчим особою Товариства, якийочолює дирекцію, представляє у поза інтереси Товариства та діє відйого імені без доручення. До компетенції директора входить вчиненняусякого роду угод; видача довіреностей; затвердження структури, штатногорозкладу, посадових інструкцій працівників птахофабрики, підписаннянаказів та вказівок, обов'язкових для виконання всіма працівникамиптахофабрики.

Трудові відносини працівників ТОВ «Птахофабрика Александровська»регулюються чинним законодавством, колективним трудовимдоговором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, посадовимиінструкціями працівників.

Коло обов'язків, прав; встановлення взаємин; посадовіобов'язки працівників птахофабрики та кваліфікаційні вимоги до нихзакріплені і регламентовані посадовими інструкціями. Це дозволяєрівномірно розподілити обов'язки та встановити підпорядкованість працівників
Необхідно відзначити, що в ТОВ «Птахофабрика Александровська» присутнійорганізаційно-розпорядчий документ - Статут, в якому закріплені всіосновні моменти організації птахофабрики (основні види діяльності, ціліі завдання).

Введення

Термін «діловодство» характеризує сукупність робіт подокументування управлінської діяльності установ і організації в нихдокументів. Поняттям «документ» визначається інформація, записана будь-якимспособом на будь-якому матеріалі, видана чи отримана будь-яким фізичним абоюридичною особою, в будь-якій організації для використання у своїйдіяльності. Таким чином, поняття «управління», «інформація»,
«Діловодство», «документ» органічно взаємопов'язані. Не випадковоавтори, що вивчають еволюцію управлінської думки, починають звіт відшумерської писемності на глиняних табличках, датованих третімтисячоліттям до нашої ери. Ці перші документи містять інформацію прокомерційних справах і законах Шумеру, будучи доказоміснування діловодства та практики управління ще в стародавньому світі.
Вирішення проблем управління документацією у сучасний період пройшло врозвинених країнах два основних етапи, Перший етап 1970-1980рр. У цей часбільшість авторів вважали, що «паперове управління» не потрібно і застаріло.
Однак другий етап діловодства показав, що «паперовий» потікзбільшується, і робиться висновок, що існування традиційногоділоводства та обробки документів на ЕОМ будуть вельмитривалими.

Відділ кадрів традиційно являв собою самостійний структурнийпідрозділ підприємства, підпорядковане або керівнику підприємства, абойого заступнику з кадрової роботи. Залежно від виду та галузевоїприналежності підприємства, кількості і структури кадрового потенціалузмінилася структура і чисельний склад самої кадрової служби.

В умовах стрімкого прогресу, ринкових відносин та конкурентноїекономіки своєчасне і правильне рішення стратегічних і тактичнихзавдань визначає життєздатність фірми, організації.

документована інформація становить основу управління, йогоефективність в значній мірі базуються на виробництві таспоживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноціннимресурсом виробництва, важливим елементом соціального і політичного життясуспільства. Якість інформації визначає якість управління. У сучаснихумов для підвищення ефективності управління необхідно приділятидостатню увагу вдосконаленню роботи з документами, так як будь-якеуправлінське рішення завжди базується на інформації, на службовомудокументі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апаратууправління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Відтого, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіхуправлінської діяльності в цілому. Ділова інформація може надаватися ввигляді різного роду документів. Дослідження показують, що 75% робочогочасу співробітників організацій витрачається на їх підготовку, супровід,заповнення, копіювання і передачу [1]. За даними ISO (International
Standards Organization), управління документами стає одним з головнихчинників конкурентоспроможності будь-якого підприємства [2]. Воно означає особливуорганізації роботи з документами та даними, координацію процесів створення,зміни розповсюдження. Правильно організоване управління справамизнижує час, необхідний для пошуку, підвищує точність і своєчасністьінформації, усуває її надмірність.

Під час ринкових відносин важливе значення надається механізаціїта автоматизації діловодних процесів, які збільшуютьпродуктивність праці працівників зайнятих в управлінні. Раціоналізаціїдокументаційного забезпечення управління в підприємствах будь-якої формивласності необхідно приділити велику увагу, тому, що недоліки впостановці цієї роботи призводять до серйозних труднощів у роботікерівника і підприємства в цілому. За рахунок більш досконалої системидокументаційного забезпечення управління досягається більш швидкий рухі виконання службових документів, їх збереження, використання таправильний відбір на державне зберігання.

Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі будь-яка роботасьогодні, тримається на засадах наукової організації праці. Всякий процесорганізації роботи повинен бути методично розкладений на свої складовічастини, аж до найпростіших операцій. З продуманих, правильноорганізованих операцій і будується повна ланцюжок науково-організаційноїроботи.

Принцип роботи з інформаційно-документаційного обслуговування зводитьсядо набору одних і тих же операцій. Тільки в одних організаціях вонивиконуються вручну, в інших - за допомогою засобів механізації, в третій --ці процеси повністю автоматизовані. Але все це так самоділоводного циклу роботи з документами аналогічні. Томуграмотний працівник управлінського апарату повинен вміти не тількиправильно складати і оформляти самі документи, а й знати, які видиробіт виконуються з цими документами.

На жаль, багато керівників підприємств, працівники, відповідальні задокументаційне забезпечення управління, не знайомі з основами сучасногоділоводства, а тим більше - з тонкощами ведення документації.

Разом з тим, правильне складання та оформлення документів взгідно з новими нормативами - найважливіша обов'язок працівниківділоводних служб.

Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційнуформу і переміщують в часі і просторі. Документи і документнийінформація лежать в основі управлінських рішень і є їх матеріальнимвтіленням, забезпечують юридичну силу. Робота з документами повиннамати настільки відпрацьований порядок, щоб працівники не відволікалися відголовних виробничих цілей підприємства.

1. Організація кадрової служби

Класична форма організації кадрової служби на підприємстві --створення відділу кадрів. Його чисельний склад і структура багато в чому залежатьвід масштабів підприємства і способів досягнення поставлених перед нимцілей.

Організація будь-якого підприємства починається зі складання становища, вякому перераховуються завдання, функції, права та обов'язки підрозділу.

1.1. Положення про відділ кадрів

Положення про відділ кадрів складається з наступних розділів:

- загальні положення;

- завдання;

- структура ;

- функції;

- взаємини з іншими підрозділами підприємства;

- права;

- відповідальність. < p> У розділі «Загальні положення» закріплені підпорядкованість відділу кадрівдиректору підприємства.

Розділ «Завдання» містить чітко сформульовані напрямкидіяльності відділу кадрів, найважливішими з яких є організаціяроботи із забезпечення добору, розстановки, використання робітників іфахівців; формування стабільно працюючого колективу; створеннякадрового резерву; організація системи обліку кадрів.

У розділі «Структура» зазначений порядок розробки та затвердження структуривідділу, його чисельний склад, конкретні напрямки роботи і закріпленіза ними підрозділи відділу.

У розділі «Функції» розглянуті функціональні обов'язки в областікадрової роботи, зокрема:

- розробка планів комплектування кадрів відповідно до програми розвитку підприємства;

- оформлення прийому, перекладу і звільнення працівників згідно з трудовим законодавством;

- облік особового складу підприємства;

- зберігання і заповнення трудових книжок, ведення документації з діловодства;

- контроль за виконанням керівниками підрозділів наказів та розпоряджень по роботі з особовим складом;

- вивчення руху кадрів, аналіз плинності кадрів, розробка заходів щодо її усунення;

- аналіз складу, ділових якостей фахівців підприємства з метою їх раціонального використання;

- створення умов для підвищення освітнього і кваліфікаційного рівня фахівців;

- робота зі створення резерву на висунення;

- підготовка пропозицій щодо поліпшення розміщення і використання робітників;

- підготовка та систематизація матеріалів для атестаційної комісії;

- підготовка матеріалів для надання робітників, фахівців та службовців до заохочення та нагородженню;

- вжиття заходів для працевлаштування працівників, що звільняються;

- здійснення контролю та інструктажу працівників відділу кадрів;

- організація контролю за станом трудової дисципліни і правил внутрішнього трудового розпорядку;

- ведення всієї звітності з кадрових питань.

Розділ «Взаємовідносини з іншими підрозділами підприємства» міститьперелік документів, які надходять у відділ кадрів, і документів,які направляються з відділу кадрів у інші підрозділи.

Від виробничих підрозділів відділ кадрів отримує заявки на прийомробітників і службовців, подання про заохочення, графіки відпусток.

З відділу кадрів у виробничі підрозділи направляються відомостіпро порушників трудової дисциплінарнихраїни, копії наказів про прийом, переміщенняусередині підприємства, звільнення робітників і службовців, зміні правилвнутрішнього трудового розпорядку, відомості, пов'язані з питань трудовоїдисципліни.

Від бухгалтерії відділу кадрів отримує штатний розклад, розрахункипотреби в робочій силі, довідки про заробітну плату для оформленняпенсій за віком та інвалідності.

До бухгалтерії відділ кадрів являє відомості про списочноїчисельності працівників, прогули, плинності кадрів, табель обліку робочогочасу, проекти наказів про прийом, переміщення та звільнення матеріальновідповідальних осіб, листи тимчасової непрацездатності для оплати, відомостіпро прийом, переміщення, звільнення і чергових відпустках працівниківпідприємства.

В юридичний відділ з відділу кадрів направляються на візуваннянакази по особовому складу.

У розділі «Права» вказані основні повноваження, якими наділений відділкадрів, зокрема:

- право вимагати від усіх підрозділів підприємства необхідних для повноцінної роботи відділу кадрів матеріалів;

- право приймати працівників підприємства з питань прийому, переміщення та звільнення;

- право здійснювати зв'язок з іншими організаціями з питань підбору кадрів;

- право вимагати від інших підрозділів обов'язкового виконання тих вказівок, які передбачені положенням про відділ кадрів.

У розділі «Відповідальність» встановлена відповідальність начальникавідділу кадрів за виконання покладених на відділ функцій і відповідальністьпрацівників відділу, яка встановлюється посадовими інструкціями.

1.2. Посадові інструкції співробітників відділу кадрів

Будь-яка посадова інструкція працівника підприємства має три розділи:посадові обов'язки, вимоги до знань та вимоги до кваліфікаціїосвіта в галузі управління.

Основними посадовими обов'язками начальника відділу кадрів є:

- керівництво роботою відділу;

- забезпечення виконання робіт;

- розробка необхідної документації, пропозицій, рекомендацій, інструкцій;

- забезпечення раціонального використання матеріальних, фінансових і технічних засобів;

- проведення робіт із захисту інформації, що становить комерційну таємницю;

- забезпечення раціонального розподілу навантаження між працівниками відділу;

- створення умов для зростання і підвищення кваліфікації персоналу;

- контроль дотримання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, правил і норм охорони праці та протипожежної безпеки, виробничої і трудової дисципліни;

- внесення пропозицій щодо заохочення працівників, накладання стягнень на порушників виробничої та трудової дисципліни;

- забезпечення складання статутний звітності.

Начальник відділу кадрів повинен знати:

- постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищестоящих та інших органів, що стосуються діяльності відділу;

- нормативні акти і методичні рекомендації, що визначають порядок проведення робіт у відділі;

- основи економіки, організації праці та управління;

- правила внутрішнього трудового розпорядку;

- правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

Чисельний склад відділу кадрів і перелік видів основних робітвизначається чисельністю працюючих в організації.

Посадова інструкція начальника відділу кадрів ТОВ «Птахофабрика
Олександрівська »(Додаток № 1).

1.3. Нормативна чисельність співробітників відділу кадрів

Для встановлення необхідної кількості співробітників відділу кадріврекомендується використовувати Типові норми часу на роботи зкомплектування обліку кадрів, які призначені для визначення витратробочого часу на роботи по комплектуванню та обліку кадрів, а такожнормованих завдань.

Основними видами робіт відділу кадрів є оформлення документів приприйомі на роботу та звільнення з роботи робітників і службовців, оформлення таоблік трудових книжок, складання статистичної звітності з облікуособового складу, складання довідок, розробка планів і розрахунокчисельності, табельний облік.

Нормативна чисельність працівників (Ч), необхідних для виконання всіхробіт з комплектування й обліку кадрів, визначається за формулою:

Т (1) * К (1)

Ч = Ф (п) де Т (1) - сумарна трудомісткість нормованих робіт , розрахована заз цими нормами за рік (квартал), ч;

До (1) - коефіцієнт, що враховує витрати часу на виконанняробіт, не передбачених нормативами (К (1) приймається рівним до 1,25);

Ф (п) - корисний фонд робочого часу одного працівника за рік
(квартал), ч.

1.4.Організація праці

Діяльність працівників, зайнятих комплектуванням і обліком кадрів,регламентується посадовими інструкціями, розробленими відповідно до
Тарифно-кваліфікаційними вимогами щодо загальногалузевим посадамислужбовців (наказ Мінпраці РФ від 6 червня 1996р. № 320 і затверджено директоромптахофабрики.

Оформлення та облік особового складу здійснюється відповідно до
Уніфікованими формами первинної облікової документації, затвердженимипостановою Держкомстату РФ від 30 жовтня 1997р. № 71а, тому що вВідповідно до постанови Держкомстату РФ і Мінфіну РФ від 29 мая/18 червня
1998р. № 57а/27н з 1 січня 1999р. первинні облікові документи приймаютьсядо обліку, якщо вони складені за уніфікованими формами, затвердженими
Держкомстатом Росії в 1997-1998рр. за погодженням з Мінфіном Росії,
Мінекономіки Росії та іншими зацікавленими федеральними органамивиконавчої влади.

Оформлення та облік трудових книжок і вкладишів до них здійснюється вВідповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок напідприємствах.

Облік явок на роботу і відходу з неї ведеться за табелем.

Облік явок на роботу і йдучи з неї на птахофабриці організований уцентралізованому порядку і здійснюється шляхом позначки у табелі всіхз'явилися, неявівшіхся, що запізнилися працівників, надурочних годин і т.д.
Облік ведеться бригадирами, майстрами під керівництвом начальників відділів.

Контроль за своєчасним приходом що працюють на робоче місце і доглядуз нього, а також правильним використанням робочого часу протягом усьогоробочого дня покладається на начальника підрозділу. Наприкінці місяця вінповідомляє у відділ кадрів в письмовому вигляді про кількість неявівшіхся абоспізнілих працівників.

1.5. Нормативи часу на окремі операції

Оформлення документів при прийомі на роботу робітників і службовців.

Робота складається з наступних операцій:

- ознайомлення з відповідними документами (паспортом, трудовою книжкою, дипломом або свідоцтвом про освіту) і на їх підставі заповнення наказу про прийом на роботу (форма № Т-1);

- заповнення особової картки (форма № Т-2) на підставі відповідних документів ( паспорта, трудової книжки, диплома або свідоцтва про освіту, особистого листка, військового квитка, наказу про прийом на роботу);

- складання наказу про зарахування на роботу, в якому зазначаються прізвище, ім'я, по батькові працівника, що приймається на роботу, посада, розряд або оклад, цех, дата зарахування і при необхідності - період випробувального терміну;

- на підставі наказу в трудовій книжці запис дати зарахування на роботу, професії або посади, цеху, дата і номер наказу про прийом на роботу; відмітка про прийом на роботу в журналі про прийом;

- оформлення особової справи на службовця. Підшивка в папку-швидкозшивач особового листка по обліку кадрів, заяви про прийом на роботу, автобіографії та інших документів, що стосуються службової діяльності працівника; складання опису документів, що знаходяться в особовій справі; нумерація, реєстрація та укладання особової справи в сейф; складання звіту про прийомі на роботу; ознайомлення працівника з правилами трудового розпорядку; заповнення контрольного листка з техніки безпеки.

Таблиця № 1

Норма часу на оформлення документів при прийомі на роботу робітників і службовців

2.Оформленіе документів при звільненні робітників і службовців.

Робота складається з наступних операцій:

- на підставі заяви про звільнення і особової картки працівника заповнення бланка наказу про припинення трудового договору (форма №

Т-8);

- відповідно до резолюції директора птахофабрики складання проекту наказу про звільнення, в якому зазначаються прізвище, ім'я, по батькові, посада, дата і причина звільнення працівника;

- на підставі оформленого наказу запис в особовій картці працівника дати, причини звільнення, номера наказу про звільнення;

- на підставі наказу про припинення трудового договору запис у трудовій книжці дати та причини звільнення і номера наказу про звільнення; видача трудової книжки під розписку звільняються; запис про видачу трудової книжки у книзі обліку трудових книжок;

- вилучення особової справи з картотеки, запис в особовій справі про звільнення і в журналі звільнених;

- комплектування документів для передачі до архіву переміщення особової картки в картотеку звільнених;

- складання звіту про звільнення з роботи.

Таблиця № 2

Норма часу на оформлення документів при звільненні робітників і службовців

3. Оформлення та облік трудових книжок.

Виписка нової трудової книжки або видача до неї з відміткою у книзі облікуЧи вписка дубліката трудової книжки.

Робота складається з наступних операцій:

- запис в бланк трудової книжки або вкладиша: на першій сторінці - прізвища, імені, по батькові, року народження, професії або посади і дати заповнення книжки; на другій розгорнутій сторінці - проставлення штампа підприємства і запис числа, місяця, року зарахування на роботу, професії, розряду, дати і номера наказу;

- позначка у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них; Проставлення на першій сторінці трудової книжки штампа з написом

«Виданий вкладиш»;

- підготовка незатребуваних трудових книжок для здачі в архів;

-- ознайомлення працівників із записами в трудовій книжці.

Таблиця № 3

Норма часу на оформлення та облік трудових книжок

4. Запис у трудову книжку відомостей про роботу, заохочення танагородження.

Робота складається з наступних операцій:

- підбірка трудової книжки;

- на підставі відповідних документів (паспорта, запису про переведення, наказу, розпорядження та т.д.) внесення до трудової книжки або вкладиша до неї змін по роботі (переведення в інший підрозділ, переміщення за посадою, зміну окладу або розряду), заохочень і нагороджень, зміни прізвища та інших відомостей;

-- укладання трудової книжки в сейф.

Таблиця № 4

Норма часу на запис у трудову книжку (вкладиш) відомостей про роботу, заохочень і нагороджень

5. Оформлення документів з обліку руху кадрів.

Робота складається з наступних операцій:

- на підставі наказу (форма № Т-5) запис про переведення в трудовій книжці, особовій картці (форма № Т-2), особовій справі і в журналі переказів;

- складання наказу про переведення.

Таблиця № 5

Норма часу на оформлення переведення працівника в інший підрозділ або на іншу посаду

6. Складання та коригування графіка відпусток. робота складається з наступних операцій:

- отримання графіка відпусток від підрозділів;

- складання зведеного графіка та його коригування;

- доведення графіків до керівників підрозділів;

- контроль за дотриманням графіків відпусток протягом року;

- складання і коректування графіка відпусток керівних працівників.

Таблиця № 6

Норма часу на складання і коригування графіка відпусток

7. Оформлення відпустки.

Робота складається з наступних операцій:

- на підставі записки про надання відпустки (форма № Т-6) запис в особовій картці дати надходження на підприємство, виду відпустки, дати догляду і повернення їх відпустки та вказівкою періоду, за який він надано;

- підрахунок тривалості додаткової відпустки;

- складання наказу на відпустку;

- запис у журналі реєстрації відпусток.

Таблиця № 7

Норма часу на оформлення відпусток

8. Ведення картотеки працівників за тривалістю стажу для виплатирічного винагороди та оформлення листка непрацездатності.

Робота складається з наступних операцій:

- заповнення карток (вказівку прізвища, імені, по батькові, цехи, тривалості стажу);

- поповнення картотеки і вилучення карток;

- внесення змін до картки.

Таблиця № 8

Норма часу на ведення картотеки

9. Оформлення листа непрацездатності.

Робота складається з наступних операцій:

- на підставі особової картки (форма № Т-2) або трудової книжки визначення тривалості безперервного робочого стажу працівника і заповнення відповідних граф листа непрацездатності

(стаж роботи, кількість неробочих днів, дата заповнення листка);

- реєстрація листа в книзі обліку.

Таблиця № 9 < p> Норма часу на оформлення листа непрацездатності

2. Склад кадрової документації.

Завдання управління трудовим колективом, формування та якісногополіпшення його складу можна вирішувати тільки за наявності досконалої системиінформаційного забезпечення роботи з кадрами, яка включаєчисленні інформаційні показники і постійно вдосконалюється іоновлюється на основі застосування сучасних інформаційних технологій.

Інформаційні показники, які використовуються в кадровій службі, включені взагальноросійські класифікатори техніко-економічної інформації, що дозволяютькодувати анкетному-біографічні дані про працівників, відомості про їхосвіту, займаної посади та ін Так, Класифікаціяпрофесій робітників, посад службовців і тарифних розрядів, введений вдію наказом Держстандарту України від 26 грудня 1994 р. № 367 з 1січень 1996р., призначений для вирішення завдань, пов'язаних з оцінкоючисельності робітників і службовців, урахуванням складу та розподілом кадрів закатегоріями персоналу, рівня кваліфікації, ступеня механізації та умовампраці, у питаннях забезпечення зайнятості, організації заробітної плати робітниківі службовців. Нарахування пенсій, визначення додаткової потреби вкадрах та ін

Інформаційні показники, що характеризують роботу з кадрами, відображаютьсяв комплексах документів, що створюються і обробляються в кадрових службах.
Під узагальнюючими поняттями «кадрова документація» або «документація поособовому складу »мають на увазі широке коло документів, що містять відомостіпро працівників підприємства і діяльності самої кадрової служби: персональніі облікові документи, планові та звітно-статистичні, організаційно -розпорядчі.

Різновиди документів за функціями та завданням управління кадрамивключені в Загальноросійський класифікатор управлінської документації
(документи з прийому, перекладу і звільнення працівників, з оформленнявідпусток, заохочень, дисциплінарних стягнень та ін)

У состав кадрової документації входять наступні документи:

- трудовий договір (контракт);

- наказ (розпорядження) про прийом на роботу (форма № Т-1); < p> - особова картка (форма № Т-2);

- облікова картка наукового працівника (форма № Т-4);

- наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма № Т-5);

- наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма № Т-6);

- наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)

(форма № Т-8);

- табель обліку робочого часу (форма № Т-13);

- особисті заяву працівників підприємства;

- графіки відпусток;

Трудовий договір (контракт) укладається в письмовій формі міжпрацівником і адміністрацією підприємства в особі керівника підприємства іповинен містити такі основні реквізити: назва документа, дата,місце складання, текст, підписи, печатка. Контракт складається у двохпримірниках, один з яких залишається на підприємстві, а інший зберігатися упрацівника. (Додаток № 2)

Наказ (розпорядження) про прийом на роботу є однією зуніфікованих форм первинної облікової документації, застосування яких з 1Січень 1999 є обов'язковим для підприємств всіх організаційно -правових форм та форм власності. (Додаток №)

Накази по особовому складу є найважливішим документом, який складаєтьсяв процесі документування функцій кадрової служби птахофабрики. Наказамиоформляються прийом, переклад і звільнення працівників; надання їмвідпусток і відрядження; зміна умов та оплати праці, присвоєннярозрядів і зміна анкетному-біографічних даних; заохочення і накладеннястягнень та ін

Для оформлення наказів по особовому складу необхідна письмоваобгрунтування, в якості якого можуть виступати: особиста заявапрацівника, контракт, доповідна записка керівника підрозділу
(наприклад, про переведення працівника або про направлення його у відрядження), акт
(наприклад, про порушення трудової дисципліни), службовий лист іншийорганізації із запитом на переведення працівника, свідоцтво про шлюб,що відбиває зміну прізвища працівника та ін

Особиста заява працівника про приймання, переведення або звільнення пишеться,як правило, від руки, в довільній формі. У заяві зазначаються:найменування структурного підрозділу, найменування виду документа, дата,адресат (посада, прізвище, ініціали керівника підприємства), текст,особистий підпис, розшифрування підпису. Надалі на заявіпроставляється резолюція керівника і відмітка про виконання документа інаправлення його до справи. (Додаток № 3)

Накази з особового складу оформляються і ведуться суворо окремо віднаказів по основній діяльності. Текст наказу з особового складу немає констатуючій частині і дієслова «Ю». Як це прийнято внаказах з основної діяльності. Тому кадрові накази відразупочинаються з розпорядчого дії. ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ,
ЗВІЛЬНИТИ, ЗМІНИТИ ХТО ТА НАДАТИ ОТПУСК, відряджених.

Розрізняють прості (індивідуальні) і складні (сво