С-Пб технічний коледж управління і комерції.

Курсова з діловодства

по темі діловодства і ПК.

виконала студентка гр.9д-31

Будникова ольга.

2004 рік

ВСТУП

Управлінська діяльність в Росії, як і в усіх розвинених країнах,здійснюється за допомогою документів, які одночасно єджерелом, результатом і інструментом цієї діяльності.

У сучасному закладі основними технологічними інструментами роботи здокументами є комп'ютери, встановлені на робочих місцяхвиконавців та об'єднані в мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплює всіробочі місця діловодного персоналу в структурних підрозділахорганізації, то з'являється можливість використовувати мережу для переміщеннядокументів.

Повне скасування паперового документообігу зараз неможливо:консерватизм персоналу, низька освіченість, небажання навчатися іперенавчався, боязнь прозорості власної діяльності длякерівництва, яка виникає після впровадження системи електронногодокументообігу; фактор директора «радянського типу» - небажаннябезпосередньо працювати з комп'ютером, переглядати та редагуватидокументи. З іншого боку, відсутність закону про електронний документпередбачає обов'язкову наявність паперового оригіналу будь-якого значущогодокумента навіть при існуванні електронного варіанту. Сьогоднішністандарти діловодства не враховують особливостей роботи з електроннимидокументами. Коли говорять про автоматизації діловодства абодокументообігу, то зазвичай мають на увазі будь-які інформаційні технології,пов'язані з обробкою документів - від використання текстових процесорівдо систем управління потоком робіт і управління базами даних. У результатів цю категорію потрапляє дуже широкий спектр програмних продуктів:
Системи управління документами, точніше - з файлами документів на машиннихносіях. Існує величезна кількість програмних продуктів,дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні таінші види документів.

Принципи автоматизації діловодства
Автоматизовані системи діловодства діляться на два класи. Допершого відносяться системи управління електронними архівами. Їх основніфункції: реєстрація нових документів, зберігання, пошук і їх вилучення зметою передачі в додатки, які вміють з ними працювати. До другого класувідносяться системи керування електронним документообігом. На нихпокладені функції управління документами на шляху проходження від одногокористувача - посадової особи до іншої з можливістю контролю за їхпереміщенням з фіксацією всіх змін та супроводжуючих резолюцій.

В даний час основна концепція автоматизації документообігубазується на принципах управління бізнес-процесами, в ході виконанняяких створюються і рухаються документи. Іншими словами, це організація іуправління процесами створення документів на основі послідовноїобробки різними користувачами інших раніше існуючих документів.
Діловодних процесів організації повинні бути строгоструктуровані, що зустрічається далеко не завжди. Тому система повиннамати функцію, що дозволяє організувати і спланувати виконання робіт здокументами, як за заздалегідь визначеним маршрутним технологічнимсхемами, так і з наданням виконавцям певної свободи вухваленні рішення на своєму рівні.
Найважливішими характеристиками фахівці зазвичай виділяють наступні:
. програмна платформа (система, що забезпечує зберігання і пошук документів, а також система обміну повідомленнями. В даний час використовується архітектура «клієнт/сервер»);
. підтримка розподіленої обробки інформації;
. можливості масштабування (набір підтримуваних платформ; Максимальна кількість користувачів; число рівнів вкладеності структур);
. відкритість архітектури і можливість інтеграції з іншими додатками;
. типи документів, з якими працює система (формати документів; підтримка роботи з складеними документами і кількома версіями документа; зв'язку документів (один документ може бути відповіддю на інший або може бути породжений при виконанні попереднього документа); спільне використання електронних і звичайних (паперових) документів );
. колективна робота групи виконавців над одним (або кількома) документами;
. можливість роботи з "вільної" схемою (без жорсткої фіксації маршрутів);

. засоби для визначення маршрутних схем проходження документів;
. можливості контролю за проходженням документів;
. спосіб оповіщення посадових осіб;
. особливості налаштування продукту для потреб конкретного замовника (наприклад, реєстраційна картка повинна містити всі необхідні реквізити); наявність локалізованого (зросійщеного) інтерфейсу;
. засоби регламентації доступу і криптозахисту;
. засоби оповіщення про порушення в регламенті проходження документів;
. орієнтація на традиційну російську концепцію документообігу.

Системи управління електронними архівами характеризуються наступнимифункціями:

Введення.

Система повинна забезпечувати введення, обробку, зберігання, реєстраціюдокументів, отриманих від множинних джерел: по мережі, з дисків,модемів і сканерів.

Зберігання.

Централізоване сховище даних дозволяє вирішити цілий ряд проблем:
. можливість оперативного отримання цілісної і несуперечливою інформації;
. організація збору, зберігання та актуалізації розрізненої інформації;
. висока надійність та керованість системи, швидкий і підконтрольний доступ користувачів до інформації;
. економію коштів за рахунок зосередження обслуговуючого персоналу в одному місці;
. можливість централізованого розвитку обчислювальних засобів.

Принципи технології електронного документообігу.

Організація роботи з документами - ключова технологія управління в будь-якомузакладі: від офісу невеликого підприємства до федерального відомства абовеличезної корпорації. Природно, ефективне управління вимагає деякоїсистеми роботи з документами. Чим ширше сфера і масштаби діяльностіорганізації, тим більш важливу та самостійну роль грає власнесистема діловодства. Вона передбачає не тільки єдині правиладокументування - оформлення документів, але і єдиний порядокдокументообігу.

Відсутність дієвої технології управління документообігомприводить, в кінцевому рахунку, до того, що, як правило, в довільний моментчасу неможливо точно сказати, над якими документами працюєустанова, яка історія і поточний стан того чи іншого питання, ніжконкретно зайняті виконавці.

Загальнодержавні норми регламентують лише форму готових --офіційних документів, але не технологію їх підготовки: роботу з проектамий неофіційними робочими документами. Тому на етапі підготовкидокументів можуть бути застосовані довільні інформаційні технології - відтекстових процесорів до систем колективної роботи. Коли ж ми говоримо пронормативному документообіг, то слід врахувати ряд найбільш характернихособливостей. Це дуже чітко окреслена і вельми специфічна предметнаобласть.

До об'єктів системи управління документообігом відносяться структуриданих, над якими здійснюються операції. До них відносяться картотеки,реєстраційно-контрольні картки, файли документів, повідомлення та папки.
Кожен документ повинен бути зареєстрований в системі. У процесіреєстрації до реєстраційної картки заносяться реквізити документа,характеризують власне документ і стан його обробки.
Передбачається можливість ієрархічних двонаправлених гіпертекстовихзв'язків між документами.

Картотеки - це віртуальне підмножина документів. Картотекає повним аналогом картотеки/журналу підрозділи організації.
Власне документ може існувати поза автоматизованої системи,наприклад, на папері. При наявності одного або декількох машинних файлів,містять електронну версію документа, система зберігає посилання навідповідні файли документа і програми їх читання/редагування. Такимчином, користувач системи має можливість працювати з електроннимидокументами.

При пересиланні документа від користувача до користувача формуєтьсяповідомлення, що містить реквізити одержувача, кореспондента, дату і власнетекст супровідного повідомлення/резолюції. Для контролю виконаннядокументів використовуються контрольні картки, які можуть створюватися длявсього контрольованого документа або для його розділів.

Папки документів призначені для групування реєстраційнихкарток документів з будь-якою ознакою, наприклад технологічного,тематичним і т. д.

Інформаційна модель передбачає також можливістьвзаємопов'язаного функціонування декількох систем автоматизаціїдокументообігу. У цьому випадку обмін документами між системамиздійснюється за допомогою будь-якої системи електронної пошти.

Системи управління документообігом на основі web-технологій

Настала епоха Internet. Стали необхідні системи, які, по -перше, забезпечать спільне використання документів співробітникамипідприємств та взаємодія між відділеннями, по-друге, нададутьможливість публікації документів на Web-сайті і, по-третє, підтримаютьелектронну торгівлю з бізнес-партнерами та замовниками. Компанії, що маютьвласні інтрамережі на базі протоколу IP, мають можливість використовуватиїх для подальшого розвитку систем управління та обробки електроннихдокументів. Наприклад, можна перетворити всі паперові документи в електронніі зосередити їх в базі даних головного офісу, забезпечивши до них доступ поінтрамережі всім працівникам фірми, а по Internet - її клієнтам. Це дозволитьзнизити витрати на розповсюдження паперової документації за рахунок публікаціїнеобхідної інформації в Internet і інтрамережі і підвищити ефективністьроботи з документами службовців компанії.

Останні десять років розвитку мережевих засобів показали, щосучасні підприємства не можуть обійтися без систем на базі web -технологій, тому що саме вони дозволяють остаточно перейти до безпаперовійтехнології, забезпечивши віддалений доступ до документів. Системи управліннядокументами, що використовуються в даний час в корпоративних мережах,виконують завантаження та обробку усього потоку документів, що циркулюють вмежах підприємства, тобто інформації, що пересилається між службовцями івідділеннями, а також забезпечують обмін документами зі споживачами,постачальниками, клієнтами та дистриб'юторами Основні функції системиуправління документами - класифікація інформації, розміщення її вбібліотеках баз даних та надання користувачам інтерактивногодоступу до документів. Право на роботу з документами визначається за допомогоюідентифікатора користувача та вхідного пароля, а можливість обробкиінформації забезпечується програмними засобами, які дозволяютьредагувати документи, колективно працювати з ними, а також обмінюватисяними по каналах електронної пошти. До цих пір такі системи впроваджувалисядосить повільно і не користувалися успіхом у споживачів через те,що не могли запропонувати користувачам таких широких можливостей, якізмусили б їх змінити звичні методи ведення бізнесу. Нові системиуправління документами на базі Web мають всі шанси привернути увагупідприємств, причому головна причина їхньої популярності полягає в тому, що вЯк клієнтська частина ці програми, клієнт/сервер використовуютьстандартний Web-броузер. За допомогою таких систем службовці, що працюють вдома,можуть миттєво отримати будь-які зміни, внесені керівництвом удокументи компанії, підключившись до корпоративного сервера за допомогоюмодему чи мережевої карти і оглядача і знайшовши необхідний звіт у бібліотецібази даних. Замовники отримують можливість звернутися до Web-сайтупідприємства і, клацнувши мишею по піктограмі, що відповідає засобамобслуговування клієнтів, автоматично підключитися до бібліотеки бази даних,щоб перевірити, відправлені чи замовлені вироби. У попередніх, традиційнихсистемах управління документами на комп'ютері було потрібновстановити клієнтську частину цього додатка, що обмежувало можливостівикористання даного продукту. Крім того, для кожного користувача,приймає участь у колективній роботі з документами, компанія повиннабула придбати у постачальника ліцензію, що призводило до значнихматеріальних затрат. Системи управління документами на базі Web НЕвимагають витрат на клієнтське програмне, дозволяючи економити значнікошти.

Найбільш приваблива сторона систем управління документами на базі
Web - економія коштів. У кінцевому рахунку Web-системи управління документамиможуть також виконувати функції автоматизації ділових процедур, здійснюючине тільки поділ документів на категорії та взаємодія збібліотеками баз даних, а й маршрутизацію документів. Ще одна функціямайбутніх систем управління документами полягає у наданні доступудо корпоративних інформаційних бібліотекам як співробітникам підприємств, такі компаніям-партнерам, які зможуть отримати специфікації на продукцію,графіки постачання виробів та іншу інформацію, не представляєкомерційної таємниці. Основні причини, які можуть сповільнити розвитокзасобів управління документами на базі Web, - це ризик, пов'язаний знедостатнім захистом інформації в системі Web, і складність розробкирозвинених додатків на основі моделі "слабкий клієнт/потужний сервер".

Оскільки документи стають все більш різноманітними іорієнтованими на Internet, користувачам буде потрібно засоби, якіздатні маніпулювати як текстами, так і зображеннями, відеоі звуком.

Internet виконує дві функції - по-перше, служить проводить середовищемдля обміну інформацією між організаціями, що працюють в областістандартизації, і, по-друге, виступає в ролі середовища для швидкої розробкидодатків. Інтрамережа доступна лише структурним підрозділам організації,зовнішні користувачі мають доступ тільки на Web-вузол.

Найбільш складною є проблема захисту інформації. Якщо мова йде проодносторонньому доступі до інформації, забезпечити надійний захист легко:достатньо надати зовнішнім користувачам, які звертаються до бібліотекдокументів через Web, право тільки шукати і читати дані. Такий виддоступу означає, що компанія дозволяє стороннім особам отриматипевну внутрішню інформацію без реєстрації в корпоративній мережі ібез отримання будь-яких прав на керування даними. Це значнознижує небезпеку внесення несанкціонованих змін до відповідальнуінформацію. У цьому випадку користувач за допомогою Web-броузера може тількиознайомитися з даними, розміщеними на Web-сервер, який встановленийміж ним і внутрішньою мережею корпорації.

Коли система управління документами застосовується для двосторонньогодоступу до інформації, а саме цей спосіб спільного використаннядокументів особливо приваблює підприємства, проблема захисту ускладнюється.
Тепер для забезпечення безпеки корпоративної бази даних потрібніспеціальні програми, що регламентує права доступу. Крім того, наклієнтському комп'ютері повинно бути встановлено спеціальний додаток,підтримує зв'язок з сервером підприємства і що дозволяє йомуреєструвати документи, до яких звертається користувач, і зміни,вносяться останнім. В даний час більшість систем, призначенихдля управління документами в системі Web, включають розвинене сервернепрограмне забезпечення та невелику клієнтську частину, розраховану на такзваного "слабкого" клієнта, тобто пристрій, що не має потужногопроцесора і здатне забезпечити тільки перегляд інформації за допомогою Web -броузера. Ці системи не дозволяють повністю контролювати доступкористувачів до інформації.

Хоча проблеми з захистом даних поки не вирішені, Web-додатки дляроботи з документами можуть одержати широке поширення не через 5-10років, а набагато раніше. Система управління документами на базі Web --універсальний інструмент для більшості підприємств, тому що в нійвикористовується єдиний інтерфейс (Web-броузер), що забезпечує зв'язок мечекаюрізними платформами. Звичайно, дана технологія потребуєдодаткових засобів захисту, проте переваги універсального доступудо інформації переважують цей недолік. У той же час швидкийтехнічний прогрес дозволяє сподіватися, що надійні засоби захисту длясистем управління документами на базі Web з'являться незабаром.
Традиційним засобом захисту інформації в інтрамережі служить брандмауер,розташований між інтрамережа і Internet. Для перевірки прав користувачівзастосовуються ідентифікаційні картки з кодуванням, а такожідентифікатори та паролі. Пересилати документи через брандмауер на зовнішні
Web-сайти дозволено обмеженому колу службовців корпорації. Всі ці заходиплюс засоби захисту серверів і повна заборона на доступ до мережі із зовнішніх
Web-вузлів створюють умови для безпечної та зручної роботи персоналу.

Стратегічно важливі дані можна зберігати на мейнфрейми, непідключеному до інтрамережі і Internet. Починати слід з впровадження найбільшпростого варіанту системи - перевірити її в інтрамережі компанії, і тількипісля цього організовувати зовнішні зв'язки через Web-сервер.

Разом, з метою забезпечення безпеки від несанкціонованогодоступу через Internet, можна використовувати також такі заходи:

1. Вбудовування в центральний вузол програмно-апаратний комплекс,виконує функції брандмауера.

2. Фільтрація пакетів і аутентифікація користувачів

3. Забезпечення внутрішнього зв'язку між вузлами за допомогоюкорпоративної інтрамережі, що має локальні IP-адреси, не зареєстрованів Internet і, отже, недоступні із зовнішнього світу.

4. Огородження виходу в зовнішню мережу proxy-сервером, якийперетворить внутрішні IP-адреси в глобальні, обмежує вхідний івихідний трафік, реєструється зовнішніх Web-сайтів, відвідуванихкористувачами.

5. Застосування різних протоколів на локальних серверах, що містятьособливо важливі бази даних, і на Web-серверах, що ускладнюєнесанкціонований доступ до баз даних. Це може дещо зменшитипереваги web-технології.

6. Впровадження механізмів управління доступом в саму системууправління документообігом (список управління доступом, рівень доступу,ролі, групи користувачів, шифрування і т. д.).

Використання електронної пошти.

У випадку, якщо документ необхідно зробити загальнодоступним, цевідбувається двома основними шляхами, або через систему електронної пошти,шляхом розсилки, або через Internet, шляхом оприлюднення на Web-сервер.
Другий спосіб застосовується у випадку, якщо особи, яким може знадобитисядокумент, заздалегідь невідомі. Використання електронної пошти ж більшепідходить для направлення документів до виконавців.

Системою, що забезпечує маршрутизацію документів є системаелектронної пошти, яка здійснює паралельне поширеннядокументів. Маршрутизація відрізняється від розповсюдження або розсилки тим,що маршрутизациї документ повертається в початок маршруту, наприклад, доініціатору, а розсилається документ йде до виконавця без контролю фактуповернення. За допомогою додаткових додатків система електронної поштиможе забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

Для кожного користувача створюється поштову скриньку. Передачу повідомленьміж поштовими скриньками всередині локальної мережі здійснює програмниймодуль-марштурізатор. Але користувачі повинні мати можливість не тількипрацювати з електронною поштою в межах інтрамережі, але й обмінюватисяповідомленнями через Internet.

Отже, електронна пошта виконує такі функції:

• обмін повідомленнями між користувачами;

• обмін документами між користувачами; < p> • обмін даними між додатками;

• оповіщення користувачів про настання певних подій.

Система корпоративного електронного архіву.

Але впровадження потужних системи управління електронними документами незавжди призводить до отримання очікуваного ефекту. Причина криється в тому, щовеличезна кількість оперативної та довідкової інформації, як і ранішезалишається на паперових носіях. Ручна обробка таких паперових сховищстає вузьким ланкою функціонування багатьох великих корпорацій.
Рішенням може стати використання технології побудови корпоративногоелектронного архіву.

У рамках галузі або корпорації мова йде навіть не про традиційнуавтоматизації каталогів бібліотек, а про побудову інтегрованої системиглобального масштабу, що забезпечує ефективний доступ і зберігання величезнихобсягів документів в електронному вигляді. Причому, технологія повинна включатияк засобу створення/наповнення супербанка даних, так і коштизабезпечення його належного функціонування та розвитку. Однак, якщопотреба в такій технології назріла вже багато років тому, то технічнаможливість її реалізації з'явилася відносно недавно, як наслідокпояви дешевих носіїв, підвищення ефективності високошвидкіснихобчислювальних систем та мереж, нові інформаційні технологіїіндексування надвеликих масивів даних, намітилося напрямвпровадження засобів штучного інтелекту, що дозволяють моделювати іаналізувати великі масиви інформації.

Загальну ідею можна окреслити наступним чином. Організовуєтьсярозгортання високопродуктивної мережі, що включає графічні робочістанції і потужні сервери введення та обробки інформації. Для введення документівз паперових носіїв низької якості, використовуються промислові сканерипотокового вводу. Система забезпечує ефективне індексування іповнотекстовий пошук інформації великого обсягу. Дані, необхідні дляпошуку документів, що зберігаються в високопродуктивної і відмовостійкоїсистемі пам'яті, а графічні образи документів - у вигляді зображень наносіях, характеризуються тривалим часом зберігання та дешевизною.
Специфічна риса корпоративного електронного архіву - забезпеченняповнотекстового пошуку. Побудова та підтримка системи атрибутивногопошуку, характерного для систем управління документообігом, виявляєтьсянеприйнятним внаслідок часових і вартісних обмежень.

Програмним ядром корпоративного електронного архіву по праву можнавважати технології індексування та пошуку. Перший напрямок, іменованетакож корпоративним електронним архівом, відноситься до класу традиційнихінформаційно-пошукових систем, заснованих на атрібутном пошукуструктурованих даних. Альтернативне напрямок електронногоархівування базується на принципі повнотекстового індексуваннянеструктурованих даних і включає контекстно-незалежнеіндексування, що не залежить від природної мови, і контекстно-залежнеіндексування, що дозволяє оптимізувати індексацію і пошук з урахуваннямспецифіки морфології і семантики природної мови.

Як вже зазначалося, всі дані в системі можуть знаходитися в двохвидах: пошуковий образ і образ власне документа. Через високівимог до швидкості доступу до пошукового образу документа і йогоцілісності, він повинен зберігатися в високошвидкісних відмовостійкихсистемах, наприклад RAID-масивах.

Для зберігання образу документів використання магнітних дисковихносіїв не представляється можливим внаслідок їх високої вартості. Зурахуванням того, що більшість архівних документів, практично, не підлягаютьмодифікації та видалення, бібліотеки на компакт-дисках можуть бутипереважно. Крім того, компакт-диски зручніше в роботі: їх автономнечитання можна здійснювати на будь-якому комп'ютері, комплектованою приводом CD-
ROM.

Microsoft Word

Компанія Microsoft створює пакет програм Windows 3.1, а потім і щебільше опрацьовану і доповнену версію Windows 95, 98, 2000,
Windows xp. З найбільшою користю, на мій погляд, досягнення комп'ютерноїтехніки позначилися на діловодстві, рішення задач якого значноспростилося, а швидкість роботи помітно підвищилася.

Процес створення та оформлення документів досить не простий. Однактака програма як текстовий процесор Microsoft Word на багато полегшує іспрощує його.

Створення шаблону.
Якщо зберегти шаблон у папці «Шаблони» (Рис.8, 9), то він з'явиться навкладці Загальні при виборі команди - Створити (меню Файл). (Рис 1)
Якщо зберегти шаблон в одній з папок, вкладених у папку Шаблони, наприклад
Записки або Звіти, то при виборі команди - Створити він з'явиться на вкладціз відповідною назвою. (Рис.2)
Щоб створити новий шаблон на основі існуючого документа, виберітькоманду - Відкрити в меню Файл, а потім відкрийте потрібний документ.
Щоб створити новий шаблон на основі існуючого шаблону, виберітькоманду - Створити в меню Файл. Виберіть шаблон, схожий на зновустворюваний, виберіть пункт Новий документ в положення Шаблон, апотім натисніть кнопку - OK. Виберіть команду - Сохранить меню Файл. (Рис.3)
Виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файлу. Це значенняавтоматично з'явиться при збереженні файлу, для якого при створенні буввстановлений тип шаблону. (Рис.4)

За замовчуванням у поле Папка відкриється папка Шаблони. Щоб побачити списокшаблонів на окремій вкладці в діалоговому вікні Створення документа,відкрийте одну з папок, вкладених у папку Шаблони.

Введіть ім'я для нового шаблона в полі Ім'я файлу та натисніть кнопку -
Зберегти.
Внесіть необхідні зміни в розміри полів і сторінок, визначитеорієнтацію сторінок, стилі й інші параметри форматування. (Рис.5, б,ст.) Додайте текст, документа. (Рис.6) Натисніть кнопку - Зберегти, а потімвиберіть команду Закрити в меню Файл. (Рис.7)

Microsoft Excel
Створення документа за допомогою Microsoft Excel, дає можливість створюватиструктурно пов'язані документів, графічного аналізу у вигляді діаграм іграфіків, містить операції:
- Зміна параметрів (ширини) рядків і стовпців;
- Робота зі списками;
- Використання абсолютних посилань;
- Побудова діаграм;
- Редагування діаграм;
- Побудова змішаних діаграм і графіків;
- Створення коментарів.
Наприклад, потрібно створити документ про зростання доходів фірми за рік.
Перерахуємо дії, які потрібно виконати самостійно:
1. Створити новий файл.
2. Створити лист на Зростання доходів.
3. Визначити кордону листа формату А4.
4. У другому рядку написати заголовок "Зростання доходів за рік".
5. На четвертому рядку сформувати "шапку" документа з чотирьох стовпців:розмістити написи стовпців з перенесенням у кілька рядків і відцентруватиїх по висоті і ширині
Створення набору документів, що містять елементи аналізу даних, ззастосуванням структуризації і формуванням зведених таблиць включаєнаступні операції:
- Структуризація таблиць методом автоматичного підведення підсумків;
- Створення зведених таблиць;
- Консолідація в зведеній таблиці даних з декількох інтервалів;
- Використання даних іншої зведеної таблиці;
- Створення діаграм на основі структурованих і зведених таблиць;
- Створення користувацьких списків;
- Застосування для користувача порядку сортування;
- Використання імен при складанні формул.
Наприклад, для оптового складу медикаментів потрібно розробити систему,дозволяє реєструвати надходження товарів на склад і заявки напридбання медикаментів замовниками.
У результаті аналізу предметної області (діяльності складу) були виявленінаступні особливості, які повинні бути враховані при реалізації системи.
1. Для обліку товарів необхідно ввести артикул, який забезпечитьідентифікацію товару.
2. Оскільки артикул товару та найменування є повторюванимизначеннями в багатьох документах заявки на медикаменти, реєстраціянадходжень на склад, то дані про товари і артикулах доцільноскласти у вигляді окремого документа.
3. Документи про надходження товарів на склад і їх відвантаження зі складу
(замовлення) мають різні параметри, тому вони повинні бути оформлені увигляді окремих документів.
4. При оформленні документів на відвантаження зі складу потрібна оперативнаінформація про наявність їх на складі, що враховує кількість надійшовтовару і відвантаженого. Тому доцільно мати ще один документ,що містить інформацію про наявність товарів на складі.
1. Створити новий файл в Ехсеl з ім'ям Склад.
2. Перейменувати робочі листи: Лист 1 - Товари, Лист 2 надходження,
Лист 3 - Відвантаження, Лист 4 - Склад.
Загальні вимоги
1. У всіх документах зафіксувати найменування стовпців.
2. Виконати обрамлення найменувань стовпців документів: зверху і знизу --подвійною лінією, праворуч і ліворуч - одинарною.
Вимоги до оформлення документів
Документ Товари
1. Стовпець Артикул заповнити.
2. Заповнити другий стовпчик Найменування видами ліків.
Документ Надходження
Для стовпця Дата.
1. Призначити формат Дата.
2. Використовувати прогресію для заповнення даних:
Для стовпця Артикул.
1. Заповнити комірки стовпця числовими даними, які будуть входити доінтервал значень відповідного стовпця на аркуші Товари.
2. Розташувати листи Надходження і Товари на одному екрані для зручностіреєстрації надходжень.
Для стовпця Найменування.
1. Осередки стовпця повинні заповнюватися автоматично за значенням артикула здокумента Товари.
Отже, документи Надходження і Товари є пов'язанимидокументами.
Через меню Сервіс - Майстер вибрати режим Пошук та скласти формулу дляпошуку значення артикула на аркуші Товари. Формулу побудувати за допомогоюрежиму Майстер, а потім вручну внести зміни. Формула приблизно иметнаступний вигляд:
= ЕСЛИ (В5 = "-; -"; ІНДЕКСт (Товари! $ А $ 4: $ В $ 12;
ПОІСКПОЗ (В5; Товари! $ А $ 4: $ А $ 12;); ПОІСКПОЗ (Найменування ";
Товари! $ А $ 4: $ У $ 4 ;)))< br>Скопіювати формулу в інші комірки можна з допомогу знака + в нижньому кутіосередки.
Для стовпця Кількість упаковок.
Звернути увагу, що має вводитися тільки числове значення, а наекрані воно буде відображатися з одиницями вимірювання. При складанніформату врахувати особливість: відступ від правої межі комірки.
Документ Відвантаження
Оформлення стовпців Дата, Артикул, Найменування аналогічно оформленнювідповідних стовпців на аркуші Надходження.
Скопіюйте значення комірок з листа Надходження на Лист Відвантаження. Вибірковозмініть значення в стовпцях Дата і Артикул (значення в стовпці
Найменування обчислюються автоматично).
Для стовпця Кому.
1. Використовувати режим Перевірка для створення списку значень.
Список строк для стовбця Кому створити на аркуші Відвантаження.
Для стовпця Кількість упаковок.
1. Скласти формат, який відображатиме вводяться числові дані врублевому форматі з відступом тексту від числової величини.
Для стовпця Сума.
1. Скласти формулу для автоматичного обчислення значень:
Сума = Вартість упаковки * Кількість упаковок.
2. Призначити комірок цього стовпця грошовий формат з роздільникамирозрядів.
Заповнити підготовлені таблиці даними.
В результаті виконаних дій підготовлені документи Надходження і
Товари.
1. Призначити користувальницький формат: одиниці вимірювання - "шт.", Зробитивідступ від правого краю стовпця.
Інші дані в стовпці Кількість упаковок поки не вводити, тому що цізначення повинні узгоджуватися з наявністю такого виду товару на складі.
Для стовпця Вартість.
При заповненні стовпчика передбачити такі особливості:
- Один і той же товар може надходити на склад за різною ціною;
- На складі призначають мінімальну відпускну ціну на кожен вид товару.
З огляду на вищесказане, необхідно зробити доповнення на лист Товари --додати новий стовпець Мінімальна відпускна ціна. Для цього слід:
- Встановити курсор у клітинку на аркуші Товари і набрати найменуваннястовпця;
- Призначити рубльовий формат нового колонку з відступами від значень іправої межі колонки;
- Вказати а клітинці, на яку дату встановлені відпускні ціни.
Повернімося на лист Відвантаження і складемо формулу для заповнення стовпця
Вартість упаковки.
Для стовпчика Процент.
У стовпці Відсоток обчислюється сума, яка буде стягуватися при відвантаженнітовару зі складу за зберігання товару і послуги, що надаються. Ця сумаобчислюється залежно від заданої величини. Наприклад. 15% від вартостітовару.
Оскільки величина відсотка, що стягується є константою, тодоцільно відвести для неї окрему клітинку.
Для стовпця Сума.
Значення в стовпці Сума обчислюються за формулою:
Сума = (Вартість упаковки + Відсоток) * Кількість упаковок.
Ехсеl дозволяє надати таблиці певну структуру, що має до восьмирівнів ієрархії. Структурізація таблиць методом автоматичного підведенняпідсумків полегшує пересування по рядках даних і використовується длягрупування даних за певними параметрами з метою проведення аналізу,побудови діаграм або створення звітів.
Підготовка документа до автоматичного підведення підсумків, перейдіть на лист
Надходження.
Потрібно створити проміжні підсумки по кожному виду товару, визначаючи заним загальна кількість упаковок та суму.
Отже, підсумки підбиватимуться за значеннями стовпчика Найменування.
Підготовка документа включає:
- Визначення параметрів (стовпчики), за якими буде проводитисяпідведення підсумків;
- Сортування рядків по тих параметрів, для яких підбиватимуться підсумки
(відсортувати рядки документа за стовпцем Найменування).
Створення підсумків. Для виконання цієї операції потрібно:
- Активізувати будь-яку клітинку документа
- Через меню Дані - Підсумки визначити параметри:
1) найменування стовпчика, при зміні значення, в якому вимагаєтьсяпідводити підсумки (Найменування);
2) вказати стовпці, за якими потрібно підведення підсумків (Кількістьупаковок та Сума).
У результаті в документі автоматично формуються структура іпроміжні підсумки:
Після розрахунку проміжних підсумків за наявності структури можна отриматидокумент тільки з підсумковими записами груп. При натисненні на кнопку структуризі знаком "мінус" відбувається згортання записів даної групи, принатисненні на кнопку "плюс" виконується розкриття записів. Таким чином,можна формувати документи з різним рівнем вкладеності структури.
Поверніть запису до підсумків і побудуйте діаграму щодо нового документа:
Використання декількох підсумкових функцій одночасно
Підсумки по стовпцях Кількість упаковок і Сума формувалися на основівикористання функції підсумовування.
Потрібно додати ще один проміжний підсумок, який обчислюється яксередня величина вартості упаковок. Для цього треба:
- Виділити інтервал комірок, дані якого будуть потрібні для обчисленняпроміжних підсумків (або активізувати будь-яку клітинку, що відноситься дотабличній частині документа);
- Через меню Дані - Підсумки вказати параметри для обчислення проміжнихпідсумків: вид операції - Середнє по колонку Вартість упаковки і зняти опцію
Замінити поточні підсумки.
У результаті в документі автоматично формуються структура іпроміжні підсумки:
Після розрахунку проміжних підсумків за наявності структури можна отриматидокумент тільки з підсумковими записами груп. При натисненні на кнопку структуризі знаком "мінус" відбувається згортання записів даної групи, принатисненні на кнопку "плюс" виконується розкриття записів. Таким чином,можна формувати документи з різним рівнем вкладеності структури.
Поверніть запису до підсумків і побудуйте діаграму щодо нового документа:
Використання декількох підсумкових функцій одночасно
Підсумки по стовпцях Кількість упаковок і Сума формувалися на основівикористання функції підсумовування.
Потрібно додати ще про