Міністерство освіти Російської Федерації

Далекосхідний державний технічний університет

Кафедра економіки і управління.

Реферат на тему:

Документ як система.

Виконала: студентка групи у-0621

Мелентьева Е.А

Проверила:

Устікова Н.М

Владивосток

2004

Зміст.

1Введеніе 3

2Свойства документів 4-6

2.1 Ознаки документа 7-8

2.2 Функції документа 9-11

2.3 Матеріальні носії інформації 12

2.4 Реквізити документів 13-19

3 Висновок

20

4 Список використаної літератури. 21

1. Введення

Діловодство сьогодні визначається стандартом як "галузьдіяльності ", що забезпечує документування і організацію роботи здокументами "(ГОСТ Р51141-98 Діловодство та архівна справа. Терміни тавизначення.), тобто весь процес від моменту створення документа і до йогознищення або передачі на зберігання в архів.

З'являється термін спочатку в усному мовленні (приблизно в XVII ст.)і означає сам процес вирішення (виробництва) справи - "справа виробляти"
(вирішувати питання). Так як в ході вирішення будь-якого питання виникали документи,щоб закріпити досягнуту домовленість, прийняте рішення (бо уснеслово, швидко, може бути забуте, спотворене при передачі або не такзрозуміле), вже у XVI ст. вживається слово справу як "зібрання документів,що відносяться до якого небудь справі, питання ". Вперше в цьому понятті слово
"справа" зафіксовано в документах в 1584 г.

Документ виник насамперед щоб зафіксувати інформацію і надати їйюридичну силу. Латинське documentum - доказ, свідоцтво.

2. Властивості документа

Як і будь-який об'єкт, документ має безліч властивостей (відміннихякостей). Прийнято виділяти кілька основних властивостей документа, якіхарактеризуються відповідними ознаками: юридична сила,оригінальність, справжність.

Юридична сила документа. Яке властивість документа можна назватиюридичною силою? Ця властивість бути справжнім доказом тих фактів,подій і дій, які відображені в документі.

Що впливає на придбання документом юридичної сили?

1. Дотримання організацією, її посадовими особами, які готували документ,положень чинного законодавства.

2. Документування передбачає дотримання встановлених правил записуінформації. Ці правила специфічні для кожного типу документів ірегламентуються ГОСТами та іншими нормативно-методичними матеріалами.

Юридична сила документа - властивість офіційного документа, повідомляєйому чинним законодавством, компетенцією який його видав органу івстановленого порядку його оформлення.

Юридична сила документа може бути забезпечена встановленими для кожноїрізновиди документів комплексом реквізитів, тобто обов'язкових елементівоформлення документів: найменування організації - автора документа,підпис, дата, реєстраційний номер документа, гриф затвердження, друк іін

Оригінальність документа. Слово "оригінал" походить від латинського слова
"originalis", що означає - первинний, самобутній. Ознакоюоригіналу є його унікальність.

Нерідкі "помножені оригінали", тобто оригінали, що складаються в декількохпримірниках. Наприклад, договір між державами з найдавніших часівскладається у кількості примірників, що відповідають числудоговірних сторін, при цьому кожен екземпляр є оригіналом.

Оригінали документів за своїм зовнішнім виглядом можуть бути беловікамі ічернетками.

Чернетка - це документ в попередній редакції. Чернової документ:рукописний або друкований документ, що відображає роботу автора аборедактора над його текстом.

Беловік - це остання, переписана або передрукована начисто редакціядокумента. Бєлової документ: рукописний або друкований документ, текстякого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок івиправлень.

Для службових документів є оригіналом беловік, підписанийпосадовими особами, з додатком, у ряді випадків, печатки.

Оригінали службових документів можуть друкуватися на бланках.

Розрізняють автографи - документи, переписані або правління (післяпередруку або листування) рукою автора.

Справжність документа. Як синонім слова оригінал вживається оригінал,що в перекладі з латинської означає достовірний. Дійсний документ:документ, відомості про автора, час і місце створення якого,що містяться в самому документі або виявлені іншим шляхом, підтверджуютьдостовірність його походження. Таким чином, документ в остаточнійредакції, відповідним чином оформлений і підписаний, називаєтьсяоригіналом офіційного документа. Це може бути першою або одиничнийпримірник оригінального документа. Дублікат документа: повторний примірникоригіналу документа, що має юридичну силу.

Копійность документів. Копія документа - це документ, повністювідтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознакиабо частину їх, не має юридичну силу.

Повторне, точне відтворення оригіналів (з метою розмноження)є копією. Саме поняття копія (лат. сopia - безліч) пов'язана зрозмноженням оригіналу будь-якого виду.

Серед копій розрізняються:

Витяг - копія частини документа. Виписка повинна містити відтворенняповного тексту рішення з певного питання. Юридичну силу виписканабуває після її запевнення посадовою особою організації абонотаріусом. Особливий вид - фото та светокопіі, відмінною рисою якихє точне відтворення оригіналу. Вони є видом факсимільних,автоматичних копій. Крім копій, знятих безпосередньо з оригіналу абоотриманих автоматично, тобто одночасно з оригіналом, можуть бутикратні копії: копія з копії.

Юридична сила копій:

1) копія повинна містити точний текст оригіналу (включаючи й бланк, наякому підготовлено документ), розшифровку печаток, підписів посадовихосіб.

2) свідоцтво юридичної сили копії документа - відмітка про її посвідченні.

Засвідчення копій має проводиться самою організацією або, занеобхідності, нотаріусом. Нотаріального посвідчення зазвичай вимагають для копійустановчих документів організації, які в різнідержавні структури (судові, податкові та ліцензійні органи,комітети з управління майном і т.д.) Але в принципі будь-яка копіядокумента, не суперечить закону і що має юридичне значення, можебути засвідчена нотаріально. Нотаріус звіряє оригінал з копією і завіряєїї. Забороняється нотаріальне засвідчення копій паспортів, військовихквитків, службових посвідчень.

Самі організації мають право завірення документів, що створюються в цихорганізаціях. Також організації можуть завіряти документи громадян при прийоміна роботу (диплом, атестат, посвідчення на пільги і т.д.)

Копії завіряються керівником організації або уповноваженою посадовоюособою (наприклад, начальником відділу кадрів або зав. канцелярією).
Засвідчені копії, що направляються в організації, засвідчуються печаткою.

2.1 Ознаки документа.

Документ, який створено в суспільстві входить у відповідну системудокументації в якості її елемента. Окремі види і різновидидокументів складають систему документації. До теперішнього часу вдокументознавство не існує несуперечливою наукової класифікації видіві різновидів документів.

Найважливішою ознакою для класифікації документів є його зміст.
Службові документи можуть підрозділятися: з адміністративних питань;матеріально-технічного постачання; планування; оперативної діяльності;бухгалтерського обліку; підготовці і розстановці кадрів; фінансово-кредитнимта зовнішньоторговельних питань і т.д.

Всі документи, що обертаються на підприємстві, можуть класифікуватися занаступними ознаками.

За найменуванню існує безліч різновидів документів. Наведемолише деякі: накази, розпорядження, плани та звіти, акти, протоколи,договори, статути, інструкції, довідки, доповідні, пояснювальні записки,службові листи, телеграми, стандарти, технічні умови, платіжнівимоги і доручення, доручення і т.д.

За способом фіксації інформації документи бувають письмові (рукописні,машинописні, друкарські, підготовлені на розмножувальних апаратах,надруковані на персональних комп'ютерах), графічні та Фотофон -кінодокументи.

За ступенем складності документи класифікують на прості і складні. Прості
- Це документи, в яких розглядається одне питання, в складнихвисвітлюється кілька питань.

За ступенем гласності розрізняють документи відкриті (несекретні) та документиз обмеженим доступом. Документи з обмеженим доступом бувають різноїступеня секретності: абсолютно секретні, секретні, документи дляслужбового користування (ДСП), з грифом "конфіденційно".

За юридичною силою документи поділяють на справжні і підроблені.
Справжні документи бувають дійсні та недійсні.
Недійсним документ стає в результаті закінчення терміну діїабо скасувати його іншим документом.

За терміном виконання документи класифікуються на термінові і Нетермінові.
Нагальною є документи з термінами виконання, встановленими законом івідповідними правовими актами, а також телеграми та інші документи згрифом "терміново".

За походженням документи класифікують на службові, які готуються напідприємствах, в організаціях, і особисті (листи громадян з викладенням скарг,пропозицій, прохань).

За термінами зберігання документи поділяються на документи тимчасового і постійноготерміну зберігання. Документи тимчасового зберігання у свою чергу підрозділяютьсяна документи з терміном зберігання до 10 років і понад 10 років.

За ступенем обов'язковості документи бувають інформаційні, які містятьвідомості і факти про виробничої та іншої діяльності організацій, ідирективні - обов'язкові для виконання, що носять характер юридичної читехнічної норми.

За ступенем уніфікації розрізняють документи індивідуальні, типові,трафаретні, зразкові та уніфіковані у вигляді анкети і таблиці.

Індивідуальні документи розробляються конкретними організаціями длявнутрішнього користування.

Типовими є документи, що створюються вищими органами дляорганізацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер.

Трафаретні документи мають заздалегідь надрукований текст із пробілами, якізаповнюються при остаточному оформленні документа в залежності відконкретної ситуації. Такі документи перспективні, тому що економлять час напідготовку.

Зразкові документи носять орієнтовний характер і використовуються дляскладання та оформлення документів по аналогії.

Анкета - спосіб представлення уніфікованого тексту, при якомупостійна інформація розташовується в лівій частині листа, а зміннавноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа.

Таблиця - документ, в якому постійна інформація розміщується взаголовках граф і боковика (заголовки рядків), а змінна (в цифровому абословесному вираженні) - на перетині відповідних граф і рядків.

Текст, представлений у вигляді таблиці, має велику інформаційноїємністю, дозволяє строго класифікувати і кодувати інформацію і легкопідсумовувати аналогічні дані. У табличній формі оформляються штатнийрозклад, план, графік відпусток та інші документи.

2.2 Функції документів.
Будь-який документ документ поліфункціонален (багатофункціональний), тобтомістить в собі різні функції, які з часом змінюють своєдомінуюче значення. Виділяються функції загальні і спеціальні. Загальні - цеінформаційна, соціальна, комунікативна, культурна; спеціальні --управлінська, правова, функція історичного джерела, функція обліку

Рис 1

Опції документа

Інформаційна функція визначається потребою в фіксації інформаціїз метою збереження та передачі і притаманна всім без винятку документів.
Причина появи будь-якого документа - необхідність фіксувати інформацію профакти, події, явища, практичної та розумової діяльності.

Інформацію, що міститься в документах можна підрозділити на: 1)ретроспективну (що відноситься до минулого); 2) оперативну (поточну); 3)перспективну (що відноситься до майбутнього). Існують і інші класифікаціїінформації. Наприклад, поділ на первинну і вторинну; за жанрами;видами; носіям та ін.

Кожен документ має інформаційну ємність (або інформаційнийпотенціал), тобто кількість і якість інформації.

Інформаційна ємність характеризується такими показниками: повнота,об'єктивність, вірогідність, оптимальність, актуальність інформації, їїкорисність і новизна. Чим вище ці показники, тим цінніший документ.

Соціальна функція теж притаманна багатьом документам, тому що створюються вони длязадоволення різних потреб як суспільства в цілому, так і окремихйого членів. Документ також сам може впливати на соціальні відносини них взалежно від призначення, ролі в даному суспільстві, причому може не тількистимулювати їх розвиток соціальних процесів, але й гальмувати.

Комунікативна функція виконує завдання передачі інформації у часі іпросторі, інформаційного зв'язку між членами суспільства. Без обмінувідомостями, думками, ідеями соціальні зв'язки не можуть підтримуватися.
Можна виділити дві категорії документів, у яких яскраво вираженакомунікативна функція:

1) документи, орієнтовані в одному напрямку (закони, укази,розпорядження, накази, інструкції, скарги, доповідні записки та ін);

2) документи двосторонньої дії (ділова та особисте листування, договірнідокументи і т.д.).

Культурна функція - здатність документа зберігати і передаватикультурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві
(кінофільм, малюнок, науково-технічний документ та ін.)

Управлінська функція виконується офіційними документами, якіспеціально створені для цілей і в процесі управління (закони, положення,статути, протоколи, рішення, зведення, звіти та ін.) Ці документи відіграютьвелику роль в інформаційному забезпеченні управління, вони різноманітні,відображають різні рівні прийняття рішень.

Правова функція властива документам, в яких закріплюються зміниправових норм і правопорушень. Можна виділити дві категорії документів,наділених правової функцією: спочатку володіють нею і купують їїна час.

До першої групи входять всі документи, які встановлюють, що закріплюють,змінюють правові норми та правовідносини або припиняють їх дію, атакож інші документи, що тягнуть за собою юридичні наслідки. Сюдивідносяться всі правові акти органів державної влади (закони, укази,постанови та ін), судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражніакти, всі договірні, посвідчувальні документи (паспорти, пропуски,посвідчення і т.д.) і виправдувальний-фінансові документи (накладні,прибуткові ордери, розрахунково-платіжні вимоги тощо)

До другої категорії відносяться документи, які на час набувають цюфункцію, будучи доказом будь-яких фактів в суді, органахслідства і прокуратурі, нотаріаті, арбітражі. У принципі будь-який документможе бути доказом і тим самим тимчасово буде наділений правовоїфункцією.

Функція історичного джерела вивчається історичною наукою. Існуєдві точки зору: перша - документ стає історичним джерелом змоменту передачі його на архівне зберігання; другий - документ наділяєтьсяцією функцією з моменту його виникнення, але усвідомлюється ця функціялюдиною лише коли документ надходить до архіву. Таким чином, ця функціяпочинає домінувати в документі, якщо він виступає як джерелоінформації для історика, що досліджує ту чи іншу проблему.

Функція обліку дає не якісну, а кількісну характеристикуінформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншимисоціальними процесами з метою їх аналізу і контролю. Основні види обліку --статистичний, бухгалтерський, оперативний відображаються в статистичних іфінансово-економічних документах, планової, звітної, документації.

Автор документа, як правило, наділяє його якоюсь однією функцією,об'єктивно ж цей документ несе й інші функції і з плином часупитома вага тієї чи іншої функції змінюється. Перераховані функції можнапідрозділити на функції оперативного характеру, час дії якихобмежена (управлінська, правова, обліку) і функції постійнодіючі (інформаційна, соціальна, історичного джерела).
Наприклад, атестат зрілості містить інформаційну, культурну,соціальний, правовий і функцію історичного джерела, ін приклади.

.

2.3 Матеріальні носії інформації

Для створення документів використовуються різні матеріальні об'єкти
(папір, магнітні та оптичні диски, кіноплівка тощо), які служатьдля закріплення та зберігання на них мовної, звукової або образотворчоїінформації. Одна з можливих класифікацій носіїв інформації може бутипредставлена наступним чином: 1) паперові носії (носії інформаціїна папері несветочувствітельние, носії для репрографічні процесів --термобумага, Діазобумага, фотоплівка, калька і т.д.), 2) мікроносіяхвізуальної інформації, 3) звуконосітелі, 4) відеоносії, 5) магнітніносії, 6) перфоносітелі магнітні для запису кодованої інформації.

Інформатизація суспільства, бурхливий розвиток мікрографії, комп'ютерної технікиі проникнення її в усі сфери людської діяльності визначилипояву документів на новітніх, нетрадиційних, тобто непаперових носіяхінформації.

Поняття "новітній" і "нетрадиційний" документ багато в чому умовні і служатьдля назви групи документів, які на відміну від традиційних, тобтопаперових, як правило, вимагають для відтворення інформації використаннятехнічних засобів. До цієї групи належать документи у вигляді фільмів,мікрофіш, звукових магнітних записів, а також у вигляді діскетних носіївдля комп'ютерного читання (дисків, дискет) і т.п.

Документи на новітніх носіях інформації належать до класу технічно -кодованих, які містять запис, доступну для відтворення тільки здопомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворювальною, проекційноїапаратури або комп'ютера.

Документи на новітніх носіях інформації поділяють на:

1. Документи на перфорованих носіях інформації (перфострічки,перфокарти та ін)

2. Документи на магнітних носіях (магнітні картки, стрічки, дискетижорсткі диски, відеодиски)

3. Документи на оптичних носіях інформації (оптичні документи) --мікрографіческіе документи (мікрофільми, мікродіскі, мікрокарти) іоптичні диски, інформація, з яких зчитується за допомогою лазерногопроменя (CD-ROM, аудіокомпакт-диски, відеодиски, магнітооптичні диски).

4. Документи на галографіческіх носіях інформації (голограми).

3 РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА

Кожен документ складається з елементів, які називаютьсяреквізитами. Різні документи мають різний набір реквізитів.
Сукупність реквізитів, певним чином розташованих у документі,становить формуляр цього документа. Формуляри, характерні дляпевного виду документів називаються типовими. Графічні моделі абосхеми побудови документів мають назву "формуляробразец".

Всього існує 5-ть груп реквізитів, в які входить 31 реквізит.
Зразок розміщення реквізитів на аркуші паперу формату А4

I група

«Реквізити назви документів»

До неї входять реквізити: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквізит № 1 «Державний герб»

Написання - ставиться у вигляді гербової печатки на бланках документіворганів державної влади, інших державних органів,міністерств, відомостей, а також підприємств, організацій у передбаченихзаконодавством випадках. Коло підвідомчих установ, які можутьносити державний герб на бланки своїх документів, визначає кожнеміністерство (відомство).

Розташування на документ - у верхньому лівому куті. Вживається дляутвердження прав певних осіб, при фіксації фактів використання грошейі матеріальних цінностей. Проставляти цей реквізит на документах суб'єктівпідприємницької діяльності не державної форми власностізабороняється.

Реквізит № 2 «Емблема організації або підприємства»

Написання - символічне, графічне зображення, яке відкриває,напрямок діяльності фірми, підприємства. Знак полегшує пошукдокумента, але не замінює найменування організації.

Розташування - у верхньому полі документа правіше від першого реквізиту.

Реквізит № 3 «Зображення нагород»

Написання - застосовується замість внесення назв орденів внайменування установи. Покращує вигляд документа. Зменшує обсяг заголовка.

Розташування - у верхньому, лівому полі документа правіше від другареквізиту.

Реквізит № 4 «Код підприємства, установи, організації з УКПО»

Розташування - у верхньому правому куті.

Реквізит № 5 «Код форми документа по УКУД »

Розташування - на другому рядку під четвертим реквізитом.

Написання - четвертий і п'ятий реквізити вказуються у разінеобхідності згідно з відповідними класифікаторами.

Реквізит № 6 «Назва міністерства або відомства»

Написання - зазначається найменування міністерства або відомства
(вищої організації або засновника).

Розташування - у верхній частині документа, під третім реквізитом.

Реквізит № 7 «Назва установи»

Написання - повне назва установи, організації або підприємства --автора документа.

Розташування - у верхній частині документа під шостим реквізитом.

Реквізит № 8 «Назви структурного підрозділу»

Написання - пишеться цей реквізит, якщо є необхідність. Повнийназва структурного підрозділу (шостий, сьомий, восьмий реквізитипишуться в називному відмінку).

Розташування - пишеться під сьомим реквізитом.

Реквізит № 9 «Адреса відправника»

Написання - пишеться індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфнийадреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу,номер рахунку в банку. Порядок і форма записів відомостей про поштову ітелеграфний адреси організацій повинні відповідати поштовим правилам.
Цей реквізит розміщується тільки на бланках для листів.

Розташування - під восьмим реквізитом.

Реквізит № 10 «Назва виду документа»

Написання - визначається як найменування сукупності документів,які виконують однорідні функції (наказ, протокол, акт, довідка) - цеодна з обов'язкових реквізитів, які відповідають прискореного вивченнядокумента. Назва виду ділової папери (відсутній тільки на службовихлистах) дає перше уявлення про його призначення, оскількипевні управлінські рішення повинні оформлятися відповіднимивидами документів.

Розташування - у верхній частині формуляра документа, під дев'ятереквізитом, на шостий рядок.

Реквізит № 15 «Гриф секретності»

Написання - проставляється для засекречування документів. Документ згрифом секретності - з обмеженим доступом, призначений дляпевних осіб.

Розташування - у верхній правій частині документа, на третьому рядку підп'ята реквізитом.

II група

«Реквізити датування та індексації документів»

До неї входять реквізити: 11, 12, 13, 14.

Реквізит № 11 «Дата»

Написання - дата є обов'язковим реквізитом документа, без датидокумент втрачає юридичну силу. Дата підписання або затвердження можестати датою документа. Датою листа або наказу є день їхпідписання, датою плану або інструкції - день затвердження. Окрему групускладають такі документи, як протокол, акт, датою яких є часфіксування у них фактів, явищ, вчинків.

Датою документа, що приймається колегіальним органом, є датайого прийняття. Датою набуття чинності розпорядчого документа - деньйого отримання адресатом, якщо документ не обумовлений іншим терміном.
Елементи дати пишуться трьома парами арабських цифр, в один ряд, впослідовності: число, місяць, рік. Обов'язковому датування іпідписанню підлягають всі службові документних позначки пов'язані з їхпоходженням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконаннядокумента і направлення його до справи).

Розташування - проставляється дата підписання документа в його лівійверхній стороні разом з вихідним номером (лівіше від нього) на сьомийрядку. Якщо документ складений не на бланку, його дата проставляється нижчелівіше.

Реквізит № 12 «Індекс документа» (Вихідний номер)

Написання - часто включає три пари арабських чисел, де перша пара --індекс структурного підрозділу автора документа, друга - номер справи дезнаходиться (зберігається) копія документа, третя - порядковий номер зажурналу обліку.

Розташування - в лівій верхній частині документа на сьомий рядкуправіше від одинадцятого реквізиту.

Реквізит № 13 «Посилання на документ»

Написання - включає в себе дату і індекс, вказані установою,яке видало документ, на який дається відповідь. Зазначений реквізитпереписується особою, яка складає документ з ініціативногодокумента.

Розташування - пишеться на восьмій сходинці під одинадцятим реквізитом.

Реквізит № 14 «Місце складання або видання документа»

Написання - включає в себе назву населеного пункту, де видаєтьсядокумент.

Розташування - проставляється правіше від тринадцятого реквізиту.

III група

«Реквізити оформлення тексту»

До неї входять реквізити: 16, 19, 21.

Реквізит № 16 «Адресат» (кому призначений документ)

Написання - документи можуть бути адресовані установі, йогоструктурним підрозділам, або конкретній службовій особі, їх найменуванняпишуться в називному відмінку.

Розташування - на дев'ятій рядку документа, по середині.

Реквізит № 19 «Заголовок до тексту» (наказ)

Написання - невід'ємна частина тексту документа, незалежно від йоговиду та призначення (крім телеграм, телефонограм, і відповідей на листигромадян). Цей реквізит відбиває головну ідею тексту. Заголовок має бутилаконічним і точним. Друкується заголовок маленькими літерами через одинміжрядковий інтервал. В кінці заголовка крапка не ставиться.

Розташування - пишеться на дев'ятому рядку в лівій стороні.

Реквізит № 21 «Текст документа»

Написання - головний реквізит документа заради якого створюєтьсядокумент. Приступаючи до складання тексту, в першу чергу необхідновизначити його мету, переконатися у відповідності змісту компетенціївибраного установи, правильно визначити вид документа для фіксаціїуправлінського рішення. Зв'язковий текст документа може також складатисяна основі трафарету, або макета, які розміщують постійну інформацію імають пропуски для внесення зміненої інформації.

Розташування - посередині документа, на десятому рядку, під реквізитомномер шістнадцять.

IV група

«Реквізити затвердження документа»

До неї входять реквізити: 17, 23, 24, 25, 26,

Реквізит № 17 «Гриф затвердження»

Написання - якщо документ затверджується конкретною особою (службової),то гриф обмеження доступу до містить також елементи: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ»,найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яказатвердила документ, дата затвердження. У затверджені документи не можнавносити будь - або виправлення, виправлення або доповнення без дозволуособи, яка їх затвердила.

Розташування - у правій верхній стороні бланка на четвертому рядку,навпроти восьмого реквізиту.

Реквізит № 23 «Підпис»

Написання - обов'язковий реквізит службового документа. В установах,які функціонують на основі єдиноначальні, документ підписує одинслужбова особа - її керівник, його заступник або керуючийструктурного підрозділу. Право підпису встановлюється наказомкерівника установи або інструкцією з діловодства.

Документи, які відправляються до вищих організації, а такожрозпорядчі та найважливіші внутрішні, підписує керуючийустанови, або його заступник. До складу підпису входить: визначенняпосади (повна, якщо документ надрукований не на бланку), особистий підпис,ініціали та прізвище особи, яка підписала документ.

Розташування - підпис ставиться на нижньому полі документа, в правійчастини на дванадцятому рядку.

Реквізит № 24 «Гриф узгодження»

Написання - оформлюється згідно з відповідними вимогами вдвох варіантах: узгодження з конкретною посадовою особою; узгодженняз колегіальним органом. У першому випадку після слова
«ПОГОДЖЕНО» визначаться найменування посади службової особи. Включаютьназва твердження, яка погоджує документ, особистий підпис,розшифровка підпису і дата. У другому випадку після слова «ПОГОДЖЕНО»визначається вид документа, його номер і дата. Слово «ПОГОДЖЕНО»друкується великими літерами без лапок на лицьовій сторінці документа.

Розташування - ставиться в правій нижній частині документа. Під двадцятьтретій реквізитом.

Реквізит № 25 «Віза»

Написання - складається з особистого підпису особи, яка візує та дати.
У разі потреби зазначається посада того, хто візує, а підписрозшифровується, тобто зазначається прізвище, ім'я, по батькові.

Розташування - на документі внутрішнього використання віза ставиться напершому примірнику, розташована на тринадцятий рядку правіше від двадцятьчетвертого реквізиту на нижньому полі документа.

Реквізит № 26 «Друк»

Написання - підпис відповідальної особи затверджується печаткою надокументах, які вимагають утвердження прав громадян і юридичних осіб,фіксації факту витрати грошей і матеріальних цінностей, а такожпередбачених актами (трудові книжки, титульні списки). Крім того,печатка проставляється на статутах (положеннях) установ, договорах,дорученнях. Печатки ставляться на копіях документів, які надсилаються доіншу установу. Відбиток друку треба ставити так, щоб він накривавчастину найменування посади особи, яка підписала документ.

Розташування - проставляється друк в нижньому правому полідокумента правіше від двадцять третього реквізиту.

V група

«Реквізити про отримання і виконання документів».

До неї входять реквізити: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31.

Реквізит № 18 «Резолюція»

Написання - напис на документі зроблений керуючим установи абойого підрозділу, який містить вказівки для виконання документа.
Складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), змістдоручення, термін виконання, підпис, дата. У резолюціях на документі зтиповими строками виконання, які не потребують спеціальних
(додаткових) вказівок для виконання, зазначається виконавець, ставитьсяпідпис автора резолюції, дата.

Розташування - ставиться на шостий рядок у верхньому полі документа,лівіше від десятого реквізиту (вид документа).

Реквізит № 20 «Постанова документа на контроль»

Написання - зазначається словом «КОНТРОЛЬ» або літерою «К», її можнаписати від руки (червоним, синім або зеленим кольором), або робити за допомогоюгумового штемпеля.

Розташування проставляється в лівому верхньому полі на сьомий рядку насамому краю бланка.

Реквізит № 22 «Відмітка про програму»

Написання - програми доповнюють, пояснюють окремі питаннядокумента або документ в цілому. За наявності додатків, доповненнязазначається у тексті або після тексту документа, перед підписом. Додаткиповинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні дляконкретного виду документа реквізити.

Розташування - в нижньому правому полі документа над двадцять третімреквізитом.

Реквізит № 27 «Відмітка про копії» (виготовлення і затвердження)

Написання - реквізит містить дані про копії (їх кількості), місцеїх знаходження, адресати тих, кому вони були направлені. Кількість копійвизначається нормативними актами (особливо для документів з обмеженимдоступом) або диктується практичною необхідністю.

Розташування - ставиться в правому нижньому полі документа правіше двадцятьдругий реквізиту.

Реквізит № 28 «Відмітка про виконавця цього документа»

Написання - містить прізвище безпосереднього виконавця та номер йогоробочого телефону.

Розташування - проставляється на зворотному боці документа в нижнійчастини (на останньому рядку ліворуч).

Реквізит № 29 «Відмітка про виконання документа і відправлення його у справу»

Написання - складається з короткої довідки про виконання (якщо немаєдокумента про виконання), слова «У справу» та номери справи, і номера справи, дояким документ буде підшитий, дати направлення його до справи і підписуватиму?? івиконавця. Цей реквізит свідчить про те, що робота наддокументом завершена.

Розташування - ставиться в нижньому лівому полі в лівому кутку на останнійрядку.

Реквізит № 30 «Відмітка про перенесення інформації на ЕОМ»

Написання - включає інформацію, перенесену на ЕОМ, датуперенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесенняданих.

Розташування - проставляється в нижній частині документа, на останнійрядку, (посередині).

Реквізит № 31 «Позначка про одержання документа» (вхідний номер)

Написання - ця позначка містить такі елементи: скорочена назваустанови, дата отримання документа, індекс документа. Відмітка робиться відруки або за допомогою гумового штемпеля організації.

Розташування - проставляється в нижньому правому полі документа, наостанньому рядку, у правому кутку.

3. Висновок.

У висновку хотілося б сказати що документ являє собою систему.

Він відображає факти, події, предмети, явища об'єктивноїдійсності і розумової діяльності людини. Він створюєтьсяза допомогою листа, графіки, малюнка, фотографії, звуко-та відеозапису.
Документ виготовляється на спеціальному матеріалі (папері, фотоплівці ітощо).

Щоб документ мав юридичну силу, процес його створення регламентуєтьсяі здійснюється за встановленими правилами. Це підкреслено й у визначеннітерміна документ в законі "Про інформацію, інформатизації та захистуінформації ":" документована інформація (документ)-зафіксована наматеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють їїідентифікувати ".

Документ, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечує їїзбереження і накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазовевикористання, повернення до інформації в часі.

Як носій інформації документ виступає як неодмінного елементавнутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючивзаємодія їх частин. Інформація є підставою для прийняттяуправлінських рішень, є доказом їх виконання і джереломдля узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. Ууправлінської діяльності документ виступає і як предмет праці, і якрезультат праці, тому що прийняте рішення записується, закріплюється вдокументі.

Список використаної літератури.

1. Сучасне діловодство Кірсанова М.В

М: Инфра - М 2000.

2.Документоведеніе. Кушнаренко Н.Н, Київ.: Знання 2000

3.Зіновьева Н.Б, Сояпіна Н.А ...

Документ комунікації і сприйняття. Лекції з курсу «документознавство».

Краснодар: 95г.

4. Діловодство. Кузнецова Т.В М: 2003р.