Контрольна робота

Діловодство

Володимирський заочний сільськогосподарський технікум

Контрольна робота

з дисципліни:

Діловодство

учня 42 групи

відділення правознавства

Смирнова А.Г.

Шифр ______

Володимир 2002р.

Зміст:

1. Експертиза цінності документів. Етапи і порядок її проведення.

Експертні комісії.

2. Організація відправлення документів.

3. Практичні завдання:

1) Скласти службовий лист конкретної організації з кутовим і подовжнім розташуванням реквізитів.

2) Оформити особисту заяву про прийом на роботу і наказ по ньому. < p> 3) Оформити довідку, протокол.

4) Оформити рішення (розпорядження, вказівка) з конкретних питань.

5) Оформити протокол проведення зборів, зробити виписки з неї.

6) Скласти акт про виділення справ до знищення.

4. Література.

1. Експертиза цінності документів. Етапи і порядок її проведення.

Експертні комісії.

Документи, що створюються в процесі діяльності установ,організацій, підприємств, фірм містять інформацію, цінність якоїрізна. Значна частина документів несе інформацію, що має разовезначення, після використання якої до документів більше не повертаються.
Інші документи містять інформацію, яка може знадобитися протягомбагатьох років. Наприклад, інформація про громадян, їх роботу, навчання і т.п. маєсоціальне значення і повинна зберігатися на всьому протязі життя людини.
І, нарешті, певна група документів містить інформацію, цінну внаукових і практичних цілях. Такі документи повинні зберігатися постійно.

З економічної точки зору зберігати всі документи недоцільно,тому що для них потрібні великі приміщення, обладнання, штатиспеціальних працівників. Та й знайти потрібний цінний документ у такомукількості паперів буде дуже складно. Тому систематично проводитьсяекспертиза цінності документів - визначення політичного, економічного,соціально-культурного, практичного та іншого значення документів «з метоювідбору документів на державне зберігання або встановлення термінів їхзберігання на основі прийнятих критеріїв »(ГОСТ Р51141-98 Діловодство таархівна справа. Терміни і визначення.)

Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів,починається в поточному діловодстві і закінчується в державномуархіві.

Першим етапом визначення цінності документів можна вважатискладання номенклатури справ, коли як би визначаються терміни зберіганнястворюваних документів.

Другий раз експертиза цінності вже самих документів проводиться черездва роки, коли документи вийшли з оперативної роботи, при підготовцідокументів до тривалого зберігання або здачі в архів установи.

І третій раз знову уточнюється цінність документів при передачі їх напостійне зберігання з архіву установи в Державний архів.

Експертиза цінності документів у установах проводиться підкерівництвом експертної комісії (ЕК), що діє постійно. У великихустановах зі складною структурою діють центральні експертні комісії
(ЦЕК), які об'єднують і координують роботу експертних комісійструктурних підрозділів підлеглих або підвідомчих установ.
Загальний порядок організації роботи ЦЕК (ЕК) та їх функції можна знайти в
«Основних правилах роботи відомчих архівів». 19 січня 1995 і 17Березень 1998 наказами Федеральної архівної служби Росії були затверджені
«Примірні положення про постійно діючої експертної комісіїорганізації »та« Примірне положення про центральну експертної комісії (ЦЕК)міністерства (відомства) Російської Федерації ». На основі примірнихдодатків має бути розроблено положення про експертну комісію (ЦЕК)конкретної організації, фірми, підприємства. Експертна комісія створюєтьсянаказом керівника з числа найбільш кваліфікованих працівників,що мають великий досвід роботи та добре знають галузь, а також завідувачаканцелярією, відомчим архівом і керівника бухгалтерії. У невеликихустановах, фірмах до складу експертної комісії входять секретар ібухгалтер.

До складу ЦЕК входить також представник державної архівноїслужби, який курирує дану організацію. Очолювати комісію має один зкерівних працівників організації. Зазвичай комісія складається з 3-5 осіб.

З основних завдань експертної комісії виділимо:

- розгляд проектів номенклатур справ установи та її структурних підрозділів;

- організація щорічного відбору документів на зберігання та знищення;

- розгляд актів про виділення до знищення документів і справ, сік зберігання яких минув.

Експертні комісії є колегіальними органами, їх рішенняприймаються більшістю голосів, засідання протоколюються. Протоколипідписує голова і секретар комісії ми стверджує керівникорганізації.

Значно полегшує експертизу цінності документів поділ їх на тригрупи:

- основна документація, найбільш повно відображає діяльність установи, підприємства, фірми з виконання основних функцій і завдань (положення, накази, плани, звіти, доповіді, огляди, протоколи зборів і нарад, листування з органами влади , з вищестоящими організаціями з питань діяльності).

Ці документи в основному підлягають постійному зберіганню;

- оперативна документація містить відомості, необхідні для поточної практичної діяльності

( документи з бухгалтерського обліку та звітності, постачання та побуті, адміністративно-господарських питань і т.д.). Для цієї категорії документів встановлюються тимчасові терміни зберігання;

- документація по особовому складу (накази, особові картки робітників і службовців, книги обліку особового складу, особові рахунки нарахування заробітної плати робітникам і службовцям і т.д.). Ця документація має тривалий термін зберігання, до неї часто звертаються для наведення довідок за заявами громадян про трудовий стаж, заробітної плати та інших питань, вона зберігається в установі, на підприємстві, у фірмі або в організації тривалий час.

Проведення експертизи слід починати з перегляду документівканцелярії чи секретаріату керівництва, потім таких функціональнихструктурних підрозділів, як виробничі відділи та бухгалтерія. Умежах кожного підрозділу дивляться спочатку найбільш важливі іузагальнюючі матеріали і відбирають на постійне зберігання оригіналидокументів, найбільш повно характеризують основну діяльністьустанови: положення, накази, перспективні плани, звіти, доповіді і т.д.

Якщо з якої-небудь причини оригінали документів постійного термінузберігання відсутні, на зберігання залишають завірені копії цихдокументів.

дублетних документація підлягає знищенню. На постійне зберіганнявідправляється тільки оригінал в тому структурному підрозділі, де він бувскладено. Однак якщо на дублетних документі є будь-які цінніпозначки, яких немає на оригіналі, або оригінал знаходиться в поганомуфізичному стані, його так само слід залишити на зберігання.

Конкретні терміни зберігання документів встановлюються за допомогоюспеціально розроблених і затверджених архівними установи документів ззазначенням термінів зберігання різних категорій документів.

Архівними установами розроблені типові переліки. Вони встановлюютьтерміни зберігання документації, типової для більшості установ,організацій, підприємств, і відображають загальні функції і питання їхдіяльності.

У процесі проведення експертизи можуть бути використані кількавидів типових переліків:

- Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання;

- Перелік документів, що підлягають прийому в державні архіви;

- Перелік науково-технічної документації, що підлягає прийому до державних архівів.

Звичайно, типові переліки не можуть охопити всю документацію різноманітнихгалузей. Тому на базі типових переліків розробляються міністерствами івідомствами переліки, що охоплюють документацію установ їх системи.
Відомчі переліки дають найбільш повне і систематичне перерахуваннядокументації, що утворюються в діяльності відомчої системи. Тому,якщо відомчий перелік є, то їм слід скористатися припроведення експертизи в першу чергу, і тільки при його відсутностізвернутися до типових переліків.

У залежності від значимості документів терміни їх зберіганнявстановлюються постійні чи тимчасові.

Термін зберігання починається з 1 січня року, наступного за рокомзакінчення справи.

Поряд з перерахуваннями при проведенні експертизи можна використовуватиноменклатури справ, тому що в них зазначені терміни зберігання кожної справи і даніпосилання на відповідні статті переліків.

У процесі експертизи цінності документів виділяють чотири групи справ:

- постійного зберігання, що підлягають в подальшому передачі в державний архів;

-- тривалого зберігання в архіві установи (понад 10 років);

- тимчасового зберігання (до 10 років);

- що підлягають знищенню в зв'язку з минулими термінами зберігання.

На справи із закінченими термінами зберігання, відпрацьовані до знищення,складають акт. Форма актів про виділення до знищення документів, нещо підлягають зберіганню, типізований.

Акт розглядається і схвалюється на засіданні ЕК (ЦЕК) організації,затверджується ЕПК відповідного закладу архівної служби, потімкерівником організації, після чого організація має право знищитисправи, включені до акта.

За затвердженими актами справи з закінченими термінами зберігання здаються вконтори вторсировини.

2. Організація відправлення документів.

Обробка і відправлення вихідних документів так само, як прийом іобробка вхідних, проводяться зазвичай централізовано або секретарем, або векспедиції (експедитором).

Отримавши документ до відправки, перш за все перевіряють правильність йогооформления:

- наявність підпису;

- наявність дати (якщо її немає на відправляється документі, її проставляють);

- наявність заголовка;

- правильність адресування;

- якщо документ призначений разовому кореспонденту, наявність адреси;

- наявність усіх сторінок у документі і всіх зазначених програм.

Ці елементи оформлення обов'язкові при відправленні документа як попоштою, так і по факсу. Якщо документ оформлений не правильно чи представленийне в повному комплекті, він повертається виконавцю для доопрацювання.

При відправленні документа поштою він конвертується. Документивідправляються в одну адресу, вкладаються разом в один конверт. Конвертиадресуються і маркуються. Для постійних кореспондентів конвертивиготовляють заздалегідь. Все оформлення документів, призначених допоштової оформлення, проводиться в суворій відповідності до вимогправил надання послуг поштового зв'язку.

Однак в останні роки з розвитком передачі документів по телефоннихканалах зв'язку (факс, електронна пошта) кількість кореспонденції,пересилається традиційними поштовими відправленнями, постійно зменшується.

Передача документів з використанням електронної пошти значноскорочує час на передачу інформації і підвищує надійність доставки.

Разом з тим не слід забувати, що передача документів зелектронною поштою ставить проблему посвідчення достовірності підпису
(авторизації документа), тобто застосування спеціальної програми
«Електронного підпису» та укладення спеціальної угоди про авторизацію зкожним кореспондентом.

3. Практичні завдання:

1. Скласти службовий лист конкретної організації з кутовим і подовжнім розташуванням реквізитів.

а) Приклад бланка листа з кутовим розташуванням реквізитів:

ТОВ «Клімат-Сервіс»

Росія ,

600000, м. Володимир, вул. Ілліча 5

Тел./факс: (0922) 32-34-32

________ № ________

На № _____ від _____

[]

б) Приклад бланка листа з подовжнім розташуванням реквізитів:

ТОВ «Клімат-Сервіс»

Росія,

600000 , м. Володимир, вул. Ілліча 5

Тел./факс: (0922) 32-34-32
________ № ________

Володимир

[]

2. Оформити особисту заяву про прийом на роботу і наказ по ньому.

Директору ТОВ «Клімат-Сервіс»

Пронькову М.А.

Від Сидорова Олександра Івановича

проживає, м. Володимир,

Вул. Північна д.45, кв. 5

ЗАЯВА

Прошу прийняти мене на роботу на посаду інженера з 21.01.2001г.

20.01.2001г. Сидоров О.І.

ТОВ «Клімат-Сервіс»

НАКАЗ

12.01.2001г. № 7 л/с

Володимир

По особовому складу

1. Прийняти:

1. Сидорова Олександра Івановича на посаду інженера з

21.01.2001г. з окладом 10.000 руб. на місяць, згідно особистої заяви.

Підстава: особиста заява від 20.01.2001г.

З наказом ознайомлений: Сидоров О.І.

Директор ТОВ «Клімат -Сервіс »Пронько М.А.

Види узгодження

Зацікавлених

Посадових осіб

У справу 12-23

3. Оформити довідку, протокол.

ТОВ «Клімат-Сервіс»

Росія,

600000, м. Володимир, вул. Ілліча 5

Тел./факс: (0922) 32-34-32

ДОВІДКА

№ 31

13.01.2001г.

Орлов Ігор Миколайович працює інженером з експлуатації технічного відділу ТОВ «Клімат - Сервіс» з окладом 3500 рублів.

Директор підпис І.О. Прізвище

Головний бухгалтер підпис І.О. Прізвище

М.П.

ТОВ «Клімат-Сервіс»

ПРОТОКОЛ

№ 31

13.01 .2001 р. засідання Ради директорів

Голова: А.Р. Сєров

Секретар: І. В. Розова

Були присутні: А.В. Громов, І.С. Караєв, М.І. Шувалов, М.А. Ярів.

Порядок денний:

1. Про організацію філії підприємства в м. Дубні. Доповідач А.В.

Громов.

2. ...

1. СЛУХАЛИ:

Ярова М.А. - Короткий виклад змісту виступу.
ВИСТУПИЛИ:

Караєв І.С. - Виклад змісту виступу або питання.

Громов А.В. - Виклад змісту виступу або питання.

УХВАЛИЛИ:

1. Підготувати необхідну документацію для організації філії підприємства до 30.01.2001г. (отв. М. І. Шувалов)

2. Доопрацювати бізнес-план філії підприємства з урахуванням доповнень А.В. Громова 30.01.2001г. (отв. І. С. Караєв)

2. СЛУХАЛИ:

(пункт 2 оформляється так само, як і пункт 1)

Голова підпис А.Р. Сєров

Секретар підпис І.В. Розова

4. Оформити рішення (розпорядження, вказівка) з конкретних питань.

ТОВ «Клімат-Сервіс»

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

№ 31

13.01. 2001р.

Про перерозподіл службових приміщень

У зв'язку з виробничою необхідністю:

1. Відділу маркетингу перемістити працівників з кімнати №

17 до кімнати № 21.

Відповідальний - поч. відділу Смирнов А.И.

Термін виконання - 15.01.2001г.

2. Відділу реклами звільнити кімнату № 21, розмістивши співробітників на наявних площах.

Відповідальний - поч. відділу Антонов В.І.

3. Контроль за виконанням розпорядження покласти на головного інженера Терехова А.В.

Директор підпис І.О. Прізвище.

5. Оформити протокол проведення зборів, зробити виписки з неї.

ТОВ «Клімат-Сервіс»

ПРОТОКОЛ

№ 31

13.01.2001г . засідання Ради директорів

Голова: А.Р. Сєров

Секретар: І. В. Розова

Були присутні: А.В. Громов, І.С. Караєв, М.І. Шувалов, М.А. Ярів.

Порядок денний:

3. Про організацію філії підприємства в м. Дубні. Доповідач А.В.

Громов.

4. ...

3. СЛУХАЛИ:

Ярова М.А. - Короткий виклад змісту виступу.
ВИСТУПИЛИ:

Караєв І.С. - Виклад змісту виступу або питання.

Громов А.В. - Виклад змісту виступу або питання.

УХВАЛИЛИ:

1. Підготувати необхідну документацію для організації філії підприємства до 30.01.2001г. (отв. М. І. Шувалов)

2. Доопрацювати бізнес-план філії підприємства з урахуванням доповнень А.В. Громова 30.01.2001г. (отв. І. С. Караєв)

4. СЛУХАЛИ:

(пункт 2 оформляється так само, як і пункт 1)

Голова підпис А.Р. Сєров

Секретар підпис І.В. Розова

6. Скласти акт про виділення справ до знищення.

Про виділення до знищення документів,що не підлягають зберіганню

На підставі _______________________________________________________

Назва та вихідні дані переліку документів

____________________________________________________________________ із зазначенням термінів їх зберігання відібрані до знищення як що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення документи фонду № ______________

Разом ____________________ справ за ___________________ роки

Описи справ постійного зберігання за __________ роки затверджені, а зособовому складу погоджені з ЕПК _______________________________________

(протокол від __________ № __________)

Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінностідокументів

Дата Підпис Розшифровка підпису

СХВАЛЕНО

Протокол ЦЕК (ЕК)

Від __________ № _________

3. Література:

1. "Гроші та кредит", № 6/1996, А. Ю. Симановський, стаття "Державнийборг: тягар цивілізації "

2." Ринок цінних паперів ", № 12/1995, Олексій Грабар, стаття" Новіінструменти на ринку державного боргу "

3." Фінанси ", № 7/1995, Г. П. Рибалко, стаття" Про зовнішні запозичення Росії "

4. Страхова справа. Підручник під редакцією професора Рейтмана Л. І. М., 1992р.

5. Страховий портфель. Рубіна Ю. Б., Солдаткин В. И. - М.:
"СОМІНТЕК", 1994 р.

6. Федеральний закон РФ від 27.11.1992 р. № 4015-1 "Про страхування"

-----------------------

ТОВ «Клімат-Сервіс»

ПРОТОКОЛ

№ 31

13.01.2001г.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника організації

Підпис Розшифровка

Підписи

Дата