ПЛАН
ВСТУП 4
1. ВИМОГИ ДО СТРУКТУРІ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА 4
2. ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА 8
3. ОФОРМЛЕННЯ ТАБЛИЦЬ 10
4. ПРИКЛАД ОФОРМЛЕННЯ БЛАНКА зразки наказів
ПО ОСНОВНИЙ ДІЯЛЬНОСТІ 11
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ 13
ВСТУП
Управління підприємством неминуче вимагає створення багатьох видівдокументів. Саме документи, тобто зафіксована на матеріальному носіїінформація, має юридичну силу.
У даній роботі ми торкнемося питання вимог, що пред'являються до текстудокумента і оформлення в документі таблиць.
Від того, як оформлений текст документа, залежить стислість, ясність івиразність думки в документі.
1. ВИМОГИ ДО СТРУКТУРІ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА
Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Заголовокузгоджений з назвою виду документа. Заголовок відповідає напитання:
. про що (про кого), наприклад: Наказ про створення атестаційної комісії;
. чого (кого), наприклад: Посадова інструкція секретаря - референта.
До Текст документа, надрукований на папері формату А5, заголовокможна не складати.
Текст документа складають російською або національною мовою увідповідно до законодавства РФ і суб'єктів РФ про державнімовами.
Тексти документів пишуть тільки російською мовою при направленні їх:
. у федеральні органи державної влади, органи державної влади суб'єктів РФ;
. на підприємства, в організації та їх об'єднання, що не знаходяться у веденні даного суб'єкта РФ або розташовані на території інших суб'єктів РФ.
Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, пов'язаного текстуабо у вигляді з'єднання цих структур.
При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознакхарактеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником вназивному відмінку або словосполученням з дієсловом другої особимножини теперішнього або минулого часу ( "маєте",
"володієте" або "були", "перебували" і т.д.). Характеристики, вираженісловесно, повинні узгоджуватися з найменуваннями ознак.
Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'яміменником у називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повиннібути узгоджені з заголовками. Якщо таблиця друкується більш ніж на однійсторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані, і на наступних сторінкахдрукуються тільки номери цих граф.
Зв'язаний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частинівказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій
(заключної) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації.
Текст може містити одну завершальну частину (наприклад, накази --розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання безпояснення; довідки, доповідні записки - оцінку фактів, висновки).
У тексті документа, підготовленого на підставі документів іншихорганізацій або раніше виданих документів, вказують їх реквізити:найменування документа, найменування організації - автора документа, датудокумента, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.
Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, то його слідрозбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськимицифрами.
У розпорядчі документи (наказ, розпорядження і т.д.)організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також документах,адресованих керівництву організації, виклад тексту має йти відпершої особи однини ( "наказую", "пропоную", "прошу ").
У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають відтретьої особи однини ( "постановляє", "вирішив ").
У спільних розпорядчих документах текст викладають від першогоособи множини ( "наказуємо", "вирішили ").
Текст протоколу викладають від третьої особи множини
( "слухали", "виступили", "ухвалили ").
У документах, що встановлюють права і обов'язки організацій, їхструктурних підрозділів (положення, інструкція), а також містятьопис, оцінку фактів або висновки (акт, довідка), використовують формувикладу тексту від третьої особи однини чи множини
( "відділ здійснює функції", "до складу об'єднання входять", "комісіявстановила ").
У листах використовують такі форми викладу:
. від першої особи множини ( "просимо направити", "направляємо на розгляд ");
. від першої особи однини ( "вважаю за необхідне", прошу виділити ");
. від третьої особи однини ( "Міністерство не заперечує",
"ВНІІДАД вважає за можливе ").
Узгодження документа оформляється візою, яка включає підпис іпосаду яка візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) ідату підписання.
Наприклад:
Начальник юридичного відділу
Особистий підпис А.С. Орлов
25.01.2000
При наявності зауважень до даного документу візу оформлюють так:
Зауваження додаються
Начальник юридичного відділу
Особистий підпис А.С. Орлов
25.01.2000
Зауваження викладаються на окремому аркуші, підписуються і додаються додокументу.
Для документа, оригінал якого залишається в організації, візипроставляються в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналудокумента. Для документа, оригінал якого відправляється з організації,візи проставляються в нижній частині лицьового боку копії відправляєтьсядокумента. Можливе оформлення віз документа на окремому аркушіузгодження. Допускається, за рішенням організації, полістное візуваннядокумента і його програми.
Гриф узгодження документа складається зі слова ПОГОДЖЕНО, посадиособи, яка погоджує документ (включаючи найменуванняорганізації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) ідати узгодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Ректор Фінансової академії при Уряді Російської Федерації
особистого підпису, А.Г. Грязнова
23.04.2000
Якщо погодження здійснюють листом, протоколом та ін, грифузгодження оформляють за такою формою:
ПОГОДЖЕНО
Лист Російської академії медичних наук від 30.10.2000 N 451-805
або
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
Правління страхової компанії "Планета" від 21.06.2000 N 10
2. ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА
Текст документа друкується через 1,5 міжрядковий інтервал. Длядокументів формату А5 допускається друкування тексту через один міжрядковийінтервал.
Перший рядок кожного абзацу тексту слід друкувати, відступивши на 5знаків від межі лівого поля.
Реквізити (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкуютьчерез один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат»,
«Гриф затвердження», «Відмітка про наявність додатків», «Гриф про узгодження»відокремлюють один від одного 1,5-2 міжстроковим інтервалами, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
? 1,5 інтервалу
Директор підприємства
? 1 інтервал
«Контакт»
? 2 інтервали
А.Н. Іванов
Реквізити документа відокремлюють один від одного 2-3 міжстроковимінтервалами.
Розшифровку підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останньогорядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), йогодопускається продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка неставлять.
При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табуляторадрукарської машинки: від межі лівого поля для друкування реквізитів
0. «Заголовок до тексту», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», найменування посади в реквізитах «Підпис» та «Гриф узгодження», завірчому напису
«Правда», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ»,
«Ю», «ПРОПОНУЮ »;
1. після 5 друкарських знаків для початку абзаців у тексті;
2. після 16 друкованих знаків для складання таблиць і трафаретних текстів;
3. після 24 друкованих знаків для складання таблиць і трафаретних текстів;
4. після 32 друкованих знаків для реквізиту «Адресат»;
5. після 40 друкованих знаків для реквізиту «Гриф затвердження», «Гриф обмеження доступу до документа»;
6. після 48 друкованих знаків для розшифровки підпису в реквізиті «Підпис»;
7. після 56 друкованих знаків для складання таблиць і трафаретних текстів, для простановки кодів по ОКПО і ОКУД, для друкування слова «Копія» під час зняття копій з документів про освіту, зі свідоцтв про шлюб і з інших особистих документів громадян.
За наявності кількох грифів затвердження і погодження їхрозташовують на одному рівні вертикальними рядами, починаючи від нульового іп'яте положення табулятора.
При наявності в тексті приміток або виділеної в самостійний абзацпосилання на документ, що послужив підставою для його видання, слова
«Примітка» і «Підстава» друкують від нульового положення табулятора, ащо відноситься до них текст через один міжрядковий інтервал.
У документах, оформлених на двох і більше аркушах, нумеруються другий інаступні листи. Номери сторінок проставляються посередині верхнього поляаркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» (стор.) на відстані не менше
10 мм від верхнього краю аркуша.
3. ОФОРМЛЕННЯ ТАБЛИЦЬ
Форма таблиці застосовується при викладенні цифрової або словесноїінформації про декілька об'єктах за рядом ознак. Табличні текстизастосовуються у планових документах, звітно-статистичних, фінансових,бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та ін Таблиці мають дварівня членування тексту: вертикальний - граф і горизонтальний - рядки.
Графи таблиць повинні бути пронумеровані, якщо таблиця друкується більш ніжна одній сторінці: на наступних сторінках друкуються номери граф.
Заголовки та підзаголовки граф і рядків таблиці повинні бути виражені ім'яміменником в називному відмінку однини. У заголовках іпідзаголовках рядків і граф таблиці вживаються тільки загальноприйнятіскорочення та умовні позначення (за ДСТ 1.5-85). У таблицях і анкетах,призначених для обробки засобами обчислювальної техніки, об'єкти,ознаки та їх показники при необхідності кодуються з ОКТЕІ.
При великій кількості граф таблиці допустимо повторення заголовківграф.
4. ПРИКЛАД ОФОРМЛЕННЯ БЛАНКА ЗРАЗКА накази по основній діяльності
ТзОВ "Маяк"
НАКАЗ
08.01.02 № 2
Москва
Про запровадження Інструкції з діловодства
З метою вдосконалення роботи з документами на підприємстві ізабезпечення їх збереження
Ю:
1. Затвердити Інструкцію з ведення діловодства в апараті ТОО.
2. Ввести в дію Інструкцію з діловодства з 01.02.02.
3. Всім структурним підрозділам і співробітникам ТОО з 01.02.02керуватися правилами роботи з документами, закріпленими в
Інструкції з діловодства.
4. Секретаря-референта Іванової А.И. спільно з завідувачемкопіювально-розмножувальної службою Петровим Г.О. забезпечити тиражування
Інструкції з діловодства та її передачу в структурні підрозділи до
01.02.02.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступникадиректора підприємства Єгорова П.А.
Директор підприємства Публічний С.Т. Борисов підпис
Візи
У справу 01-08
Підпис 10.01.02.
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
1. Андрєєва В.І. Діловодство. М.: АТ Бізнес-школа «Інтел-Синтез»,
1995.
2. Багатіїв Р.Х. Основи діловодства. М.: Технолюкс, 1999
3. Кузнєцова Т.В. Документи і діловодство: Довідковий посібник М.: Справа
ЛТД. 2001.
4. Овчинникова Н.В. Правила складання та оформлення службових документів.
М.: Дело ЛТД. 2001
