Міністерство освіти Російської Федерації

Російський державний гуманітарний університет

Історико-архівний інститут

Факультет документознавства

кафедра документознавства

Руденко Дарья Владимировна

Організація і технологія документаційного забезпечення

ЗАТ «Будівельна Компанія« Дружба »

Дипломна робота

Студентки 5 курсу денного відділення

Допущена до захисту на ДАК Науковий керівник

Завідуюча кафедрою ______________________

ПрофессорТ.В. Кузнецова ______________________

«___» ____________2002г. «___» _____________2002 Р.

Москва 2002

ЗМІСТ

Введення

Історія створення ТОВ «ДІН» і структура діловодної служби

Введення

В умовах стрімкого прогресу, ринкових відносин та конкурентноїекономіки своєчасне і правильне рішення стратегічних і тактичнихзавдань визначає життєздатність фірми, організації.

документованої інформації складають основу управління, йогоефективність в значній мірі базуються на виробництві таспоживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноціннимресурсом виробництва, важливим елементом соціального і політичного життясуспільства. Якість інформації визначає якість управління. У сучаснихумов для підвищення ефективності управління необхідно приділятидостатню увагу вдосконаленню роботи з документами, так як будь-якеуправлінське рішення завжди базується на інформації, на службовомудокументі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апаратууправління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Відтого, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіхуправлінської діяльності в цілому. Ділова інформація може надаватися ввигляді різного роду документів, дослідження показують, що 75% робочогочасу співробітників організацій витрачається на їх підготовку, супровід,заповнення, копіювання і передачу [1]. За даними ISO (International
Standards Organization), управління документами стає одним з головнихчинників конкурентоспроможності будь-якого підприємства [2]. Воно означає особливуорганізації роботи з документами та даними, координацію процесів створення,зміни розповсюдження. Правильно організоване управління справамизнижує час, необхідний для пошуку, підвищує точність і своєчасністьінформації, усуває її надмірність.

Під час ринкових відносин важливе значення надається механізаціїта автоматизації діловодних процесів, які збільшуютьпродуктивність праці працівників зайнятих в управлінні. Раціоналізаціїдокументаційного забезпечення управління в підприємствах будь-якої формивласності необхідно приділити велику увагу, тому, що недоліки впостановці цієї роботи призводять до серйозних труднощів у роботікерівника і підприємства в цілому. За рахунок більш досконалої системидокументаційного забезпечення управління досягається більш швидкий рухі виконання службових документів, їх збереження, використання таправильний відбір на державне зберігання.

Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі будь-яка роботасьогодні, тримається на засадах наукової організації праці. Всякий процесорганізації роботи повинен бути методично розкладений на свої складовічастини, аж до найпростіших операцій. З продуманих, правильноорганізованих операцій і будується повна ланцюжок науково-організаційноїроботи.

Принцип роботи з інформаційно-документаційного обслуговування зводитьсядо набору одних і тих же операцій. Тільки в одних організаціях вонивиконуються вручну, в інших - за допомогою засобів механізації, в третій --ці процеси повністю автоматизовані. Але все це так самоділоводного циклу роботи з документами аналогічні. Томуграмотний працівник управлінського апарату повинен вміти не тількиправильно складати і оформляти самі документи, а й знати, які видиробіт виконуються з цими документами.

На жаль, багато керівників підприємств, працівники, відповідальні задокументаційне забезпечення управління, не знайомі з основами сучасногоділоводства, а тим більше - з тонкощами ведення документації.

Разом з тим, правильне складання та оформлення документів взгідно з новими нормативами - найважливіша обов'язок працівниківділоводних служб.

Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційнуформу і переміщують в часі і просторі. Документи і документнийінформація лежать в основі управлінських рішень і є їх матеріальнимвтіленням, забезпечують юридичну силу. Робота з документами повиннамати настільки відпрацьований порядок, щоб працівники не відволікалися відголовних виробничих цілей підприємства.

Актуальність обраної теми обумовлюється недостатньою обробкоюпроблеми документаційного забезпечення управління в організаціях. Рішенняпроблеми управління документацією в сучасних умовах дозволитьцілеспрямовано формувати інформаційні ресурси організацій,забезпечувати їх ефективне функціонування, а також відкрити доступспоживачам до інформаційних ресурсів з найменшими витратами часу,праці і засобів.

У ході дипломної роботи було вивчено та проаналізовано організація ітехнологія документаційного забезпечення діяльності Закритогоакціонерного товариства «Будівельна Компанія« Дружба ».

Метою написання дипломної роботи є аналіз організаційногозабезпечення діяльності ТОВ «ДІН», а також розробка внесенняраціональних пропозицій щодо її вдосконалення.

Виходячи з цього, вибудовується ряд завдань, а саме:

- ознайомлення з організаційною структурою Компанії;

- вивчення функцій, завдань , основних видів діяльності Компанії;

- розгляд місця і значення служби документаційного забезпечення вдіяльності ТОВ «ДІН»;

- вивчення організації служби документаційного забезпечення управління
Компанії, її структури та обсягів роботи, а також аналіз документообігу;

- вивчення та аналіз нормативних документів, що регламентують організаціюділоводства;

- розробка пропозицій щодо вдосконалення роботи з документами зурахуванням рекомендацій нормативно-методичних документів та спеціальноїлітератури;

- внесення пропозицій з автоматизації діловодства тадокументообігу.

З урахуванням недостатньої розробки теми, при написанні цієїдипломної роботи було використано широке коло джерел. Проводячи оглядцих видань, слід поділити їх на дві великі категорії. У першуслід віднести видання, що містять загальнодержавну нормативну базу попитань управління документацією, архівної справи, діловодства тастандартизації. Комплекс федеральних нормативно - методичних матеріалівпо документаційного забезпечення складають:

Державна система документаційного забезпечення управління. [3]
Цей документ являє собою сукупність принципів і правил,що встановлюють єдині вимоги до документування управлінськоїдіяльності та організації роботи з документами в органах державногоуправління. Це один з основних федеральних нормативних актів,що містить комплекс вимог і положень, що сприяють розробцієдиних підходів не тільки до традиційного, але і автоматизованогоуправління документацією - інформаційного менеджменту. ГСДОУ впорядковуєорганізаційну структуру управління документаційне забезпечення ворганізаціях шляхом вирішення питань побудови типових служб ДОУ,організацію технологічного процесу створення і обробки документації.
ГСДОУ сприяє вирішенню ряду проблем автоматизації, створення таобробки документів і включає нормативні положення та правилазагальнодержавного масштабу і значення. Разом з тим, будучидержавної по суті, система орієнтована і на застосування внедержавних структурах у всіх своїх аспектах.

Типова інструкція з діловодства у федеральних органахвиконавчої влади [4] сприяє вирішенню технологічних завданьдокументування. Цей стандарт встановлює склад реквізитів,правила оформлення організаційно-розпорядчих документів, якіфіксують рішення адміністративних і організаційних питань. Типоваінструкція, пред'являючи вимоги до уніфікації елементів оформленнядокументації, в значній мірі полегшує створення типових,уніфікованих і єдиних процесів як традиційного, так іавтоматизованого документування, збереження і передачі документованоїінформації.

ГОСТ Р 51141-98. «Діловодство та архівна справа. Терміни тавизначення ». [5] Цей стандарт, є, важливим етапом оновленнянормативно-методичної бази діловодства та архівної справи вЗгідно з Федеральним Законом і сучасним рівнем розвиткуданої відросли. Терміни, встановлені цим стандартом, повинні бутивикористані в усіх видах документації. Змістовну основу стандартускладають три розділи: «Загальні поняття», «Діловодство» та «Архівнасправа ».

Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльностіорганізацій, із зазначенням термінів зберігання [6] включає документи,утворюються під час документування однотипних (загальних для всіх)управлінських функцій, що виконуються установами, організаціями тапідприємствами, незалежно від їх функцій, рівня і масштабу діяльності,форм власності. Перелік має на меті сприяння збереження, організації тапоповнення архівного фонду Російської Федерації, призначений длявизначення термінів зберігання документів, відбору їх на постійне зберіганняабо знищення. Він повинен використовуватися також при підготовці номенклатурсправ, формуванні справ, при розробці схем класифікації документів пристворення пошукових систем в діловодстві, при розробці відомчихпереліків.

Для написання даної дипломної роботи залучалися наступнізаконодавчі акти, що регламентують роботу з документами:

Федеральний закон «Про інформацію, інформатизації та захистуінформації »[7]. Цей закон регулює відносини, що виникають приформуванні та використанні інформаційних ресурсів на основі створення,збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку, розповсюдження інадання споживачеві документованої інформації; створення івикористанні інформаційних технологій та засобів їх забезпечення; захистуінформації, прав суб'єктів, що беруть участь в інформаційних процесахінформатизації. Закон містить визначення, що стосуються інформації та їїдокументування.

Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис». [8]
Метою цього закону є забезпечення правових умов використанняелектронного цифрового підпису в електронних документах, при дотриманніяких електронний цифровий підпис в електронному документі визнаєтьсярівнозначної власноручного підпису в документі на паперовому носії. Уцьому законі визначені умови використання електронного цифрового підпису,особливості її використання.

До другої категорії видань відноситься наукова література. При написаннідипломної роботи були вивчені праці авторитетних фахівців в областідокументознавства професора Т.В. Кузнєцової, доцента Л.В. Санкин, к.і.н.
С.Л. Кузнєцова, старшого викладача О. В. Мосягін, к.і.н. Н.В.
Ша тин, старшого викладача В.С. Ірітіковой.

У виданні "Секретарское справа" Кузнєцова Т.В. приділяє велику увагуполіпшення роботи з документами, наукової організації секретарського праці. [9]

Це видання містить численні зразки і форми документів. Наприкінцінаведений великий перелік законодавчих актів, нормативно-методичнихматеріалів та літератури. У кожному розділі, окрім організаційних моментів,викладаються вимоги до складання та обробці спеціальних документів
(трудовий договір, лист, протокол, наказ). Приведено також великакількість обліково-реєстраційних форм, на яких грунтуються спеціальніінформаційно-пошукові системи.

Даються детальні характеристики федеральних нормативних актів,регламентують документаційне забезпечення спеціальних функційуправління.

У виданні Т.В. Кузнецової «Діловодство (документаційнезабезпечення управління) »[10] розглядаються способи документування, атакож нормативно-методична база діловодства; викладені основиділоводства, детально описується організація роботи з документами ібездокументаціонное обслуговування. Цей посібник охоплює широкий комплекспитань з секретарській справі.

У довідковому виданні М.В. Стенюкова «Довідник з діловодства» [11]зібрані найважливіші правила і норми щодо складання документів увідповідно до існуючих стандартів. Подані також зразки найбільшвикористовуваних видів документів, рекомендації з організації документообігуна підприємстві, раціональної систематизації документів та забезпечення їхзберігання. Довідкова допомога включає в себе керівництво зі складання таправильного оформлення різних документів з урахуванням вимогіснуючих стандартів.

В дипломної роботі використовувалася інформація на основі аналізудисертаційної роботи доктора історичних наук М. В. Ларіна «Управліннядокументацією в організаціях (проблеми історії та методології) »[12]. Автор всвоїй роботі вирішує наукову проблему управління документацією з метою новихінформаційних технологій в організаціях різного типу, формуванняконцепції та методології управління документаційному ресурсами для прийняттярішень на базі інформаційного менеджменту в історичному розвитку.

У процесі підготовки дипломної роботи були використані численніперіодичні публікації в журналах «Секретарское справа»,
«Діловодство», «Вітчизняні архіви».

1. У журналі «Секретарское справа», у статті «Рекомендації з розробки посадових інструкцій» [13] В.С. Ірітікова дуже докладно описала всі розділи посадової інструкції. У статтях Л.В.

Санкин і Т.В. Кузнєцової - «Посадова інструкція секретаря-референта», [14] «Посадова інструкція секретаря керівника» [15], «Посадова інструкція: рекомендації щодо складання» [16] і, відповідно, «Як скласти посадову інструкцію секретаря» [17] викладені рекомендації зі складання посадової інструкції секретаря-референта. Ці статті написані на основі практичних розробок і носять рекомендаційний характер.

конкретизовані етапи діловодства розглядаються в наступнихстаттях:

1. Тему реєстрації документів піднімається в статтях Т.В. Кузнєцової
«Реєстрація - ключовий момент організації роботи секретаря здокументами »[18], І. Л. Артамонової« З досвіду впровадження автоматизованоїсистеми реєстрації ». [19]

2. Етапи, методи і терміни контролю за виконанням документів описуютьсяу статтях Т.В. Кузнецової «Ведення контролю за строками виконання --найважливіше завдання секретаря »[20], Е.А. Степанова «Контроль виконаннядокументів та доручень »[21], С.Л. Кузнецова «Автоматизований контрольвиконання - важлива умова успішної роботи офісу ». [22]

3. Етапу складання номенклатури справ, підготовки і передачі документівна архівне зберігання присвячені статті Е.В. Алексєєвої, П.П. Афанасьєвою,
Е. М. Буровий, Г.А. Осічкіной «Архівоведческіе аспекти в діловодстві:організація документів і справ у межах архіву »[23] і" Архівоведческіеаспекти в діловодстві: переліки документів »[24]; Н.В. Басакін -
«Організація підготовки і передачі на архівне зберігання документівустанов різних форм власності »[25], В.Д. Банасюкевич «Новийтиповий перелік »[26]. Цю тему продовжують Н.В. Ша тин «Складанняноменклатури справ »[27], Е.М. Емишева «Методика складання номенклатурисправ »[28]. У даних статтях описується хід роботи з підготовки та передачісправ до архіву, складання номенклатури справ з урахуванням строків зберігання поновому переліку [29].

У статті М.П. Бобильова «На шляху до інформаційного менеджменту (питанняоцінки діяльності служб документаційного забезпечення управління вумовах автоматизації документообігу) »[30] і в статті М.П. Бобильова та
В.А. Гуськова «Питання ведення номенклатури справ в умовах автоматизаціїг »[31] розглядаються різні аспектиділоводної роботи при впровадженні системи автоматизаціїдокументооборота: питанням нормативно-методичного забезпеченнястосовно до діяльності великої ієрархічної організації; критеріямоцінки, показниками діяльності служб ДОУ, впливу кожного з критеріїв напостановку діловодства.
Актуальна для Росії тема автоматизації діловодства тадокументообігу знайшла відображення в статтях О. Казуто - «Шість питань натему автоматизації діловодства »[32], А.В. Бадьїн - «Електроннийдокументообіг фірми »[33], Бобильова М.П. - «Питання аналізудокументообігу організації в умовах використання автоматизованихсистем »[34], С. Короткого« Сучасні технології корпоративногодокументообігу »[35]. Автори даних статей описують можливі шляхиавтоматизації документообігу, особливості автоматизації російськихпідприємств, сучасний стан та перспективи розвитку ринку системелектронного діловодства.

Переваги комп'ютерних технологій перед традиційними розглядаютьсяу статтях С.Л. Кузнецова «Автоматизація діловодства. Першийетап »[36], Г.Ю. Максимовича і А.М. Андрєєва «Нові можливостіавтоматизації діловодства »[37], О.А. Ефімової «Сучасні технологіїроботи з документами »[38]. У цих статтях наводяться порівняльніхарактеристики електронних і паперових систем діловодства, даютьсярекомендації з вибору електронної системи.

В даний час ринок систем електронного документаційногозабезпечення управління досить різноманітний, тому актуальна проблемавибору системи для конкретної організації. Цій проблемі вибору системиприсвячені статті С.Л. Кузнецова «Проблема вибору програмного забезпеченнядля комплексної автоматизації роботи офісу »[39] і" Російські програмикомплексної автоматизації діловодства »[40]; О.А. Ефімової «Сучаснісистеми автоматизації діловодства спроба аналізу ікласифікації »[41]; Г.Ю. Максимовича і В.П. Берестова «Як створитиінформаційну документальну систему »[42].

Автори даних статей перераховують загальні обов'язкові вимоги допрограмного забезпечення; призводять список основних необхідних функцій,які повинна забезпечувати система електронного документообігу. Такожтут даються рекомендації з вибору системи автоматизації, характеристикидокументальної інформаційної системи; описуються особливостідокументальних інформаційних систем, методичні рекомендацію постворення.

Проблему електронного документообігу та використання електроннихдокументів в цілому торкаються статті А.Н. Соків - «Електроннийділоводство (Практичний погляд на проблему в реальних умовах) »[43]і «Електронні документи й електронні технології в діловодстві» [44],
В.А. Еремченко - «Про проблему електронних документів» [45]. Тут такожрозглядаються напрями використання електронних технологій вділоводстві.

Всі перераховані вище видання та статті, використані для написанняданої роботи, написані на основі чинних законодавчих і нормативно -методичних актів, новітньої літератури, вивчення досвіду роботи тапредставляють величезний інтерес для працівників діловодства.

Основними джерелами для написання дипломної роботи з'явилися наступнінормативні матеріали ТОВ «ДІН»:

- Статут Компанії;

- посадові інструкції співробітників;

- накази і вказівки керівництва ТОВ «ДІН» та інші матеріали.

Поряд з документаційному матеріалами джерелом послужили особистіспостереження і метод анкетування.

У відповідності з поставленими завданнями дана дипломна робота складаєтьсяіз вступу, трьох глав, висновку і додатків. У вступі даєтьсяобгрунтування обраної теми, її актуальність, характеристика використанихджерел та літератури. У першому розділі розглядаються структура та функції
Загального відділу ЗАТ "Будівельна Компанія" Дружба ".

У другій главі докладно розглядається постановка діловодства наданий момент. В 3-му розділі наводяться пропозиції щодо оптимізаціїуправлінського документообігу Компанії, по раціоналізації іудосконалення роботи з документами, зі складання необхідних у службіділоводства організаційних положень та інструкцій. У висновкупідводяться підсумки дипломної роботи, пропонуються деякі заходи щодоудосконалення роботи з документами. У додатку наведено документи,розроблені з метою удосконалення діловодства тадокументообігу.

1. Закрите Акціонерне Товариство «Будівельна Компанія« Дружба ».

Історія створення, його структура, завдання, функції. Структура діловодної служби

1.1. Історія створення ЗАТ «Будівельна Компанія« Дружба »

Будівництво в Росії завжди було і залишається одним з найбільшдинамічно розвиваються напрямків економічної діяльності і євласне кажучи каталізатором для всієї вітчизняної економіки.

Сьогодні все більша увага приділяється застосуванню ефективнихмістобудівних та архітектурних рішень, оскільки містобудівнафактор істотно впливає на загальну вартість житла. Як показалисучасні дослідження [46], частка витрат на створення всіх необхіднихумов для функціонування середовища життєдіяльності, включаючи формуванняінженерної та транспортної інфраструктури, благоустрій та озелененнятериторій, складає близько 30% від усіх витрат на будівництво житловихбудинків. У зв'язку з цим особливої актуальності набуває будівництво новихбудинків за рахунок ущільнення сформованих територій населених місць. Це першвсього ущільнення районів 3-5-поверхової забудови перших повоєнних років і 60 --х років за рахунок прибудов, зведення мансард і нових будинків, ущільнення іреконструкція садибної забудови, що примикає до центральної частини міст.

В даний час в цій галузі втілюються новітні технології ісучасні принципи організації праці. ТОВ «ДІН» - компанія, яка заневеликий період свого існування трансформувалася з невеликогобудівельного кооперативу в лідери підмосковного будівництва і єприкладом організації «нового покоління» за всіма показниками.

ЗАТ «Будівельна компанія« Дружба »утворена в 1998 р. шляхомреорганізації житлово-будівельного комбінату з назвою «Дружба».

Історія освіти Компанії почалася в 1990 році, коли групаентузіастів вирішила створити будівельний кооператив, який займався бвиконанням ремонтно-оздоблювальних робіт квартир. Поступово діяльністькооперативу набирала обертів, структура розширювалася, з'являлися новінапрямки діяльності.

У 1995 році в ході реорганізації кооператив «Дружба» зміниворганізаційно-правову форму і став житлово-будівельним комбінатом
«Дружба». У цей час ЖБК «Дружба» став приймати замовлення інвесторів напідрядні роботи з будівництва. Пізніше був створений ряд дочірніхструктур, що охоплюють весь спектр роботи на ринку нерухомості - відпроектування будівель до їх будівництва та реалізації об'єктівнерухомості.

Починаючи кілька років тому свою діяльність як невеликий житлово -будівельний кооператив (ЖБК) і поступово розширюючи масштаби своєїдіяльності, за короткий проміжок часу він перетворився на великубудівельну компанію, лідируючу на будівельному ринку Підмосков'я.

ТОВ «ДІН» здатна здійснювати повний комплекс робіт, що охоплюють всістадії будівельного проекту. Застосування сучасних технологій, досвідбудівельних робіт, професіоналізм співробітників Компанії дозволяють знаходитиоптимальні рішення.

З дня заснування ТОВ «ДІН» пройшло більше 12 років. Зараз ТОВ «ДІН» - одинз представниць нової хвилі економічно грамотних будівельників,що використовують у своїй роботі найсучасніші технології для зведенняжитлових будинків та інших будівель «під ключ». За цей час Компанія виконалапонад 150 договорів з будівництва, реконструкції та капітального ремонтуоб'єктів житлового і нежитлового фонду.

З 1997 року Компанія спільно з урядом Москви бере участь упрограму реконструкції центру міста. Компанія бере участь уреконструкції історичного центру Москви, де проведення робіт потребуєособливо складних технічних рішень. Один з великих проектів-реставраціябудівлі на Луб'янці, будівлі на Великому Черкаському пер. Реалізація цьогопроекту є значним внеском у вирішення соціальних тамістобудівних завдань міста.

Наразі ТОВ «ДІН» є великою будівельною компанією,яка має власну виробничу базу будівельних конструкцій іматеріалів, свою ріелтерську службу, самостійно займається пошуком іінвестуванням будівельних об'єктів, самостійно займаєтьсярозробкою проектів майбутніх будинків, веде будівництво цілихмікрорайонів підмосковних міст.

1.2. Завдання, функції та структура ТОВ «ДІН»

ТОВ «ДІН» є комерційною організацією, статутний капітал якийрозділений на певну кількість акцій. В основному організаційному документі
ЗАТ "Будівельна Компанія" Дружба "- Статуті визначено основні цілі тавиди діяльності товариства. ТОВ «ДІН» спеціалізується в будівництвіжитлових будинків у Москві і Підмосков'ї. Крім будівництва ТОВ «ДІН» ведеоперації на первинному ринку нерухомості в Москві - в області реалізаціїквартир в новобудовах.

ТОВ «ДІН» є юридичною особою, може від свого імені набуватиі здійснювати майнові і особисті немайнові права, виконуватиобов'язки, бути позивачем і відповідачем у суді. Компанія несевідповідальність за своїми зобов'язаннями в межах належного їймайна.

ТОВ «ДІН» має круглу печатку, яка містить фірмове найменування,організаційно-правову форму, має право мати штампи і бланки зі своїмнайменуванням, зареєстрований товарний знак, самостійний розрахунковийта інші рахунки.

Метою діяльності Компанії є отримання прибутку, предметомдіяльності - будівництво та реконструкція, проведення проектних робіт.

Основними напрямками діяльності Компанії є:

- будівництво будівель та споруд;

- проектування будівель та споруд;

- виробництво будівельних конструкцій;

- виробництво виробів і матеріалів;

- ріелторська діяльність;

- післяпродажне сервісне обслуговування клієнтів;

- проведення робіт з реконструкції будинків м. Москви;

- експлуатація інженерних інфраструктур міст та інших населених пунктів;

- маркетинг;

-- інвестування в будівництво житлових будинків, гаражів, об'єктів культурно-масового призначення.

Компанія має право здійснювати інші види діяльності, не забороненізаконодавством, спрямовані на досягнення статутних цілей, післяотримання відповідної ліцензії.

Будівельна компанія "Дружба" існує на будівельному ринку вжебагато років і є єдиним виробничо-будівельним комплексом, доскладу якого входять:

- домобудівний комбінат, що виробляє залізобетонні вироби;

- філія з виготовлення склопакетів «Вікна - Дружба»;

- житлово-експлуатаційне управління, післяпродажним займається обслуговуванням квартир;

- служба сервісу «Дружба - Сервіс», забезпечує роботу і ремонт всієї транспортної техніки Компанії.

В даний час йде комплексна реструктуризація діючоїорганізаційної структури ТОВ «ДІН», структура Компанії не затверджена.
Примірна структура ТОВ «ДІН» представлена на рис. 1.

СТРУКТУРА ТОВ «ДІН»

РИС. 1

Вищим органом управління ТОВ «ДІН» є загальні збори акціонерів,діють на підставі належно складеної і засвідченоїдовіреності.

Очолює ТОВ «ДІН» Генеральний директор. Він є одноосібнимвиконавчо-розпорядчим особою Товариства, який очолюєдирекцію, представляє у поза інтереси Товариства та діє від його іменібез довіреності. До компетенції Генерального директора входить вчиненняусякого роду угод; видача довіреностей; затвердження структури, штатногорозкладу, посадових інструкцій співробітників Компанії, положень профіліях; підписання наказів та вказівок, обов'язкових для виконання всімапрацівниками Компанії.

Постійно діючим колегіальним виконавчим органом єдирекція, виражена Генеральним управлінням. Вона здійснює поточнекерівництво діяльності Компанії, безпосередньо підпорядкована Генеральномудиректору і підзвітна загальним зборам акціонерів. До компетенції Дирекціїналежать питання поточної фінансово-господарської діяльності, невіднесені до компетенції зборів акціонерів [47].

Трудові відносини працівників ТОВ «ДІН» регулюються чиннимтрудовим законодавством, колективним трудовим договором, правиламивнутрішнього трудового розпорядку, посадовими інструкціями працівників.
1.3. Організація служби документаційного забезпечення управління ТОВ «ДІН»

Відповідно до Основних положень державної служби документаційногозабезпечення управління [48] до складу діловодної служби, якправило, включаються: підрозділи з обліку та реєстрації, контролю,удосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів,розгляду листів, секретаріат, експедиція, машинописного бюро, архів.

Служба діловодства в ТОВ «ДІН» створена зовсім недавно, на початку
2002 року і представлена Загальним відділом. Загальний Відділ входить до складу
Управління справами і здійснює документаційне забезпечення Компанії,методичне керівництво і контроль за постановкою діловодства вструктурних підрозділах Компанії.

Управління справами включає в себе Загальний відділ і юридичну службу.
Очолюється начальником, який підпорядковується безпосередньо Генеральномудиректору Компанії. Основними функціями Управління справами є:

- Контроль за забезпеченням єдиного порядку організації та веденняділоводства в Компанії;

- Контроль за оформленням документів згідно з сучасними вимогами.

До складу Загального відділу входить:

1. Секретаріат Генерального Управління. Основними функціями секретаріатує:

- прийом та первинна обробка документів, що надходять на ім'якерівництва,

- реєстрація документів,

- машинописні роботи,

- розподіл телефонних дзвінків,

- відправка документів,

- інформаційно-довідкова робота з документами;

2. Адміністративно - господарський відділ. Цей відділ забезпечуєгосподарське обслуговування всіх управлінських підрозділів компанії, узв'язку з чим виконує такі функції:

- постачає канцелярським приладдям;

- забезпечує меблями, господарським інвентарем;

- веде контроль за збереженням матеріальних цінностей;

- усуває неполадки організаційної техніки, меблів і виконує багатоінші господарські функції.

Наявність у структурі служби документаційного забезпечення адміністративно -господарського відділу суперечить ГСДОУ [49], так як Загальний відділ повиненбути самостійним структурним підрозділом, що не має у своємускладі підрозділів, що безпосередньо не відносяться до документаційномузабезпечення управління.

Також у загальний відділ входять всі співробітники, відповідальні заділоводство в структурних підрозділах ТОВ «ДІН».

Необхідно відзначити, що в структурі Компанії відсутня архів.

Організаційна структура служби документаційного забезпеченняуправління ТОВ «ДІН» - Загальної відділу

Начальник Загального відділу

Секретаріат Адміністративно - Секретарі

Генерального господарський структурних

Управління відділ підрозділів

_______________ - безпосереднє підпорядкування

----------------------- - функціональне підпорядкування

Основними завданнями Загального відділу є:

- Забезпечення чіткої організації діловодства в компанії, координація діяльності співробітників діловодної служби.

- Методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах і філіях компанії.

- Скорочення документообігу, уніфікація форм документів.

- Забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, створення зручних пошукових систем, контролю виконання документів і підготовки справ до передачі на архівне зберігання.

- Координація роботи всіх осіб, відповідальних за діловодство в

Компанії.

- Забезпечення підвищення кваліфікації та професійних навичок працівників служби діловодства.

- обеспеченіе господарського обслуговування всіх управлінських підрозділів компанії.

Виходячи з перерахованих вище завдань, Загальний відділ здійснює наступні функції:

- Розробка і впровадження технологічних процесів роботи з документами;

- Розробка внутрішніх нормативно-методичних документів з питань документаційного забезпечення управління;

- Участь у постановці завдань, розробки, проектування та впровадження нових інформаційних технологій;

- Здійснення контролю за організацією документаційного забезпечення і методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах компанії.

- Здійснення контролю за оформленням необхідних реквізитів, наявністю і комплектності додатків);

- Забезпечення експедиційної обробки, доставки, реєстрації документів та довідкової роботи з ними;

- Розробка номенклатури справ Компанії, забезпечення зберігання справ;

- Забезпечення робочих місць сучасними засобами, в тому числі засобами автоматизації;

- Організація машинописних , копіювальних робіт з документами та оперативного використання документної інформації. [50]

Загальний відділ очолює начальник, який призначається на посаду наказом
Генерального директора і підзвітний начальнику Управління справами.

Загальний відділ у своїй діяльності керується законами РФ, правилами,інструкціями та методичними рекомендаціями державної архівної служби
РФ, діючими нормативами з питань документаційного забезпеченняуправління, Статутом ТОВ «ДІН» і працює в тісній взаємодії з іншимипідрозділами Компанії. Необхідно відзначити, що положення про Спільнийвідділі на даний момент немає.

Юридична служба, що входить до складу Управління справами, займаєтьсярозробкою документів правового характеру; веде довідково-інформаційнуроботу за законодавством, надає довідки і консультації працівникам Компаніїза поточним законодавством, надає допомогу в оформленні документіві актів майново - правового характеру; готує контракти ідоговори з усіх напрямків діяльності.

Секретаріати філій ТОВ «ДІН» є самостійними структурнимипідрозділами з підпорядкуванням безпосередньо директорам і не входять дослужбу діловодства Компанії, тому в даній роботі розглядатисяне будуть.

У ТОВ «ДІН» існує служба науково-технічної документації,виражена архітектурно-проектної майстерні під керівництвом начальникапідрозділу. Архітектурно-планувальна майстерня входить до складу
Управління розвитку бізнесу і знаходиться в підпорядкуванні директора Управління.

Начальник служби науково-технічної документації у своїй діяльностідіє на підставі та у відповідності до Положення про архітектурно -планувальної майстерні, посадовою інструкцією і що укладається з нимтрудовим договором. Розподіл обов'язків серед працівників відділупровадиться начальником відділу самостійно відповідно до об'єктивноїпоточної нео