Основи діловодства

Зміст
Введення 3
Структура та призначення номенклатурних справ 13
Вимоги до формування справ 14
Правила зберігання справ 22
Експертиза цінності документів 25
Оформлення справ 27
Складання описів справ 28
Порядок передачі справ в архів 30
Архівне зберігання документів в електронній формі 31
Програми 33

Введення

Приступаючи до вивчення курсу, перш за все слід ознайомитися зосновними професійними термінами та визначеннями, постійнозустрічаються в роботі з документами.

Діловодство - галузь діяльності, що забезпечуєдокументування і організацію роботи з офіційними документами.

Спочатку термін з'явився в усному мовленні (приблизно у XVIIст.) і означав процес вирішення (виробництва) справи: «справу робити» --вирішувати питання. У ході рішення виникала необхідність закріпленнярезультату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього з давніх-давен істворювали документи, тому що усне слово, швидко, може бутизабуто, спотворене при передачі або не так зрозуміло. Вже в XVI ст. вживаєтьсяслово справа як сукупність документів, що відносяться до якого-небудь справі,питання. Вперше в цьому понятті слово «справа» зафіксовано в документах в
1584

Сучасне діловодство включає:

• забезпечення своєчасного і правильного створення документів
(документування);

• організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка,облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовкадокументів для здачі в архів, знищення).

Паралельно з терміном «діловодство» в останні десятиліттявикористовується термін документаційне забезпечення управління (ДЗУ). Йогопоява пов'язана з впровадженням в управління комп'ютерних систем та їхорганізаційним, програмним та інформаційним забезпеченням для наближеннядо термінології, що вживається в комп'ютерних програмах та літератури. Уданий час терміни «діловодство» та «документаційне забезпеченняуправління »є синонімами і застосовуються для позначення однієї і тієїж діяльності. І той, і інший термін можна зустріти, наприклад, вназваних документів, що регламентують організацію документаційнепроцесів: «Державна система документаційного забезпеченняуправління »і« Типова інструкція з діловодства у міністерствах івідомствах Російської Федерації ».

Документування - це процес створення та оформлення документа.
Державний стандарт визначає документування як «запис інформаціїна різних носіях за встановленими правилами ».

Необхідність фіксувати інформацію з'явилася у людей в глибокійдавнину. До нашого часу дійшли «документи» різних епох, створені наглиняних табличках, бересті, кам'яних стелях і т.д. Способи нанесенняінформації також були різними: малюнок, графіка, лист. В даний часв управлінській практиці використовують головним чином документи, створенібудь-який спосіб письма - рукописних, машинописним, друкарським,комп'ютерним, а також з використанням графіки, малюнка, фотографії, звуко -і відеозаписи і на спеціальному матеріалі (папері, кіно-і фотоплівці,магнітна стрічка, диск та ін.) Вивченням розвитку способів документуванняі носіїв інформації займається наукова дисципліна - документознавство.

Організація роботи з документами - це забезпечення руху документівв апараті управління, їх використання в довідкових цілях і зберігання.
Термін визначається державним стандартом як «організаціядокументообігу, зберігання і використання документів у поточнійдіяльності установи ».

документообігом стандарт називає рух документів в організації змоменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.
У технологію роботи з документами входить:

• прийом та первинна обробка документів;

• їх попередній розгляд і розподіл;

• реєстрація документів;

• контроль виконання документів;

• інформаційно-довідкова робота;

• виконання документів;

• їх відправка;

• систематизація (формування справ) і поточне зберігання документів.

Розкриємо деякі з перерахованих понять. Так, реєстрація означаєзапис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує фактйого створення, відправлення або отримання, контроль виконання документів --сукупність дій, що забезпечують їх своєчасне виконання,формування справи - групування виконаних документів у справувідповідно до номенклатури справ (систематизованим переліком найменуваньсправ, заводімих в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформленим увстановленому порядку) і систематизація документів усередині справи.

Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації поданого питання або керованого об'єкта. Інформація тотожнапоняттями: «дані», «відомості», «показники». Законодавчо закріпленийнаступний термін:

«Інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища тапроцесах незалежно від форми їх подання ».

У кожній галузі людської діяльності інформація має своюспецифіку і тому вона відповідно підрозділяється на медичну,наукову, технічну, технологічну та ін У федеральних органах влади тауправління, в установах, організаціях і на підприємствах (незалежно віднапрямки діяльності та форми власності) обов'язково виникаєуправлінська інформація, яка використовується для цілей управління яким -небудь об'єктом або структурами. До управлінської інформації пред'являєтьсяряд вимог: повнота, оперативність, достовірність, точність,адресність, доступність для сприйняття людиною.

Документи використовуються в різних сферах діяльності, галузяхзнань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох науковихдисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначне і залежить відтого, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристівдокумент є перш за все способом докази або свідоцтвачого-небудь, для історика - історичним джерелом, кібернетика -документаліста - носієм інформації, а I фахівці в галузі управліннявважають його засобом фіксації і передачі управлінських рішень.

У Федеральному законі «Про інформацію, інформатизації та захистуінформації »закріплено наступне визначення поняття« документ »:

Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація зреквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Це ж визначення дано і вдержавному стандарті на терміни та визначення «Діловодство таархівна справа ». Для більш повної характеристики поняття «документ» слідрозкрити і поняття «реквізит».

Кожен документ складається з ряду складових його елементів, якіназиваються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підписі т.д.). ГОСТ закріплює наступне визначення:

Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційногодокумента?

Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Числореквізитів визначається цілями створення документа, його I призначенням,вимогами до змісту та вигляді даного документа. Для багатьох документівчисло реквізитів суворо обмежене. Для ряду документів кількість і складреквізитів встановлені законодавчими та нормативними актами. Але в будь-якомувипадку, як випливає з визначення, інформація, зафіксована наматеріальному носії, повинна бути обов'язково оформлена шляхом проставленнянеобхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом.

У документознавства документ розглядається як результат закріплення
(відображення) фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності ірозумової діяльності людини будь-яким зручним способом на спеціальномуматеріалі.

Документи, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечуютьїї збереження та накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазовевикористання, повторне і неодноразове повернення до неї в часі. Вонизачіпають різні сфери діяльності людини і поділяються натекстові та графічні, традиційні (рукописні, машинописні) і намашинних носіях, наукові, технічні, особисті та офіційні та ін

Офіційні документи - це документи, створені юридичними абофізичними особами, оформлені і засвідчені в установленому порядку.
Серед них особливу категорію складають службові (управлінські) документи,які визначаються державним стандартом як офіційні документи,що використовуються в поточній діяльності організації.

Як носії інформації документи виступають в якості неодмінногоелемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, будь-якийфірми, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин і окремихспівробітників. Вони є підставою для прийняття управлінських рішень,служать доказом їх виконання і джерелом для узагальнень та аналізу,а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінськійдіяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці.

Багато форм управлінської діяльності виражаються за допомогоювідповідних документів: розпорядча діяльність - виданнямрізних розпорядчих документів; планування - за допомогоюпідготовки різних планів; облік - у вигляді складання і обробкистатистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації;контроль - шляхом збору відомостей у письмовому вигляді і т.д. Тому документиможна класифікувати відповідно до їх призначення як засобу:

• регламентації діяльності (статути, положення, регламенти, правила,інструкції та ін);

• розпорядчої діяльності (накази, вказівки, постанови,рішення, розпорядження тощо);

• накопичення та узагальнення інформації (звіти, акти, доповіді таін);

• передачі інформації (листи, телеграми, телефонограми та ін.)

Крім того, важливу роль у сфері управління відіграють документи, що відображаютьдіяльність різних колегіальних органів (протоколи), які можутьвиступати і засобом здійснення розпорядчої діяльності, ізасобом накопичення та узагальнення інформації.

Документ виник перш за все, щоб зафіксувати інформацію і додатиїй юридичну силу. Значення латинського слова «документ» (documentum) --доказ, свідоцтво. В даний час безперечність документатакож визначається поняттям «юридична сила документа».

Для управлінської діяльності юридична сила документів надзвичайноважлива, тому що означає, що документи можуть служити справжнімдоказом укладеної в них інформації. Юридична сила офіційногодокумента припускає його обов'язковість для тих, кому він адресований, абодля кола учасників управлінських дій (органів управління, їхструктурних підрозділів, громадських організацій, посадових осіб ігромадян), які керуються документом і засновують на ньому своюдіяльність або утримуються від неї.

Юридична сила документа - це властивість офіційного документа,що повідомляється йому чинним законодавством компетенцією який його видаворгану та встановленим порядком оформленія1. З цього визначення випливає,що орган управління або посадові особи, що випускають документ, зобов'язані:

• дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;

• видавати документи тільки в межах своєї компетенції;

• дотримуватися діючих в певний час загальнодержавніправила складання та оформлення документів.

До числа найбільш юридично значимих реквізитів відносяться: найменуванняорганізації, дата і реєстраційним номер документа, підпис, печатка, грифипогодження та затвердження.

В управлінській практиці прийнято розрізняти документи за ступенем їхавтентичності на чорнові, чистові, оригінали, копії.

Чернової документ, виготовлений рукописних, машинописним способом абороздрукований з комп'ютера, відображає роботу автора над його змістом. Вінможе містити лише текст і не має юридичної силою.

Бєлової документ - це рукописний або друкований документ, текстякого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок івиправлень.

Документ, у якому містяться відомості, що підтверджують йоговірогідність (про автора, час і місце створення) вважається справжнім.
Оригінал офіційного документа - це перший (або одиничний) примірникдокумента, що має юридичну силу.

Копія документа - це документ, який повністю відтворює інформаціюсправжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. Копіядокумента може бути факсимільного або вільною. Факсимільний копіяповністю відтворює зміст документа і всі його зовнішні ознаки
(що містяться в оригіналі реквізити, включаючи підпис і печатка) або частинуїх, особливості їх розташування. Факсимільний копія виготовляється накопіювальної техніки, з використанням фотографії, апаратів факсимільногозв'язку, принтерів. Для документів, виготовлених на друкарських машинках,факсимільного копією є другий і наступні екземпляри документів,отримані через копіювальний папір. Вони, як правило, залишаються в справахустанови. Застаріла назва таких копій - відпустку. Вільна копіямістить усі реквізити документа, але не обов'язково повторює його форму.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних заознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдинихвимог до їх оформлення.

Типові управлінські функції в кожному управлінському апаратіреалізуються на основі використання документів, що відносяться до різнихсистем документації. Співвідношення документів з різних систем вділоводстві різних установ та організацій неоднаково, тому щозалежить від конкретної діяльності того чи іншого закладу, йогомасштабності, місця в системі федерального управління і ряду інших причин.
Але, незалежно від цього, в будь-якій організації використовуються документи,що відображають організаційну, розпорядчу і виконавськудіяльність. Їх сукупність становить систему організаційно -розпорядчої документації. Державний стандарт визначаєорганізаційно-розпорядчі документи як письмові документи, вяких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань, атакож питань управління, взаємодії, забезпечення і регулюваннядіяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їхпідрозділів і посадових осіб. Таким чином, система організаційно -розпорядчої документації в силу свого повсюдного застосування маєвелике значення для документування управлінської діяльності.

Крім загальних для всіх установ і підприємств функціональних системдокументації виділяють також галузеві системи, які використовуються придокументуванні відповідних видів діяльності та відображають їхспецифіку. Це, наприклад, системи документації з охорони здоров'я,освіти (загальним і спеціальним), нотаріальні, судові та ін
Організаційно-розпорядчі документація тісно пов'язана як згалузевими, так і з функціональними системами. З одного боку, вонапредставляє для інших систем правову основу, а з іншого - в ній знаходятьвідображення питання керівництва, контролю, планування, обліку, звітності тат.д.

Основним напрямом вдосконалення документації єуніфікація і стандартизація.

Стандартизація - це процес встановлення та застосування стандартів, підякими розуміється "зразок, еталон, модель, що приймаються за вихідні длязіставлення з ними інших подібних об'єктів ». Стандарт як нормативно -технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог дооб'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом. Застосуваннястандартів сприяє поліпшенню якості створюваного вироби (у даномувипадку документа). У Росії діяльність з стандартизації координуєтьсядержавними органами стандартизації.

Стандартизація - складний процес. До її складу входять такі елементи,як типізація, уніфікація, агрегування. З одного боку, це методистандартизації, з іншого - види робіт, які можуть здійснюватися яксамостійні. Наприклад, у широкому сенсі типізація - це розробкатипових конструкції?? цій або технологічних процесів на основі загальних для рядувиробів (процесів) технічних характеристик. У документознавства цейметод використовується для створення типових форм документів і типових текстів,тобто зразків або еталонів, на основі яких створюються конкретнідокументи.

Типовий текст - це текст-зразок, на основі якого в подальшомустворюються тексти аналогічного змісту.

Під уніфікацією розуміється «приведення чого-небудь до єдиної системи,формі, одноманітності ». За офіційним визначенням уніфікація - це вибіроптимального числа різновидів продукції, процесів і послуг, значень їхпараметрів і розмірів. Виходячи з цього випливає, що, по-перше, в процесіуніфікації повинне проводитися раціональне скорочення елементів вихідногобезлічі об'єктів (наприклад, форм або видів документів, їх показників іреквізитів). А по-друге, уніфікація обов'язково призводить до встановленняоптимального (на будь-то досить тривалий час) одноманітності вбудь-якій області діяльності, у тому числі і в документуванні.
Управлінські документи, що використовуються в самих різних сферах та органахуправління, повинні оформлятися одноманітно. Це дозволяє включатидокументи в єдину для країни систему діловодства, сприяє їхоперативної обробки і виконання, скорочує витрати часу на роботу здокументами не тільки діловодного персоналу, але і всіх працівниківуправлінського апарату - від керівників до рядових співробітників.

Уніфікована система документації (УСД) - система документації,створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію,необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Безпосередні розробники конкретних форм документів і системдокументації - міністерства (відомства), що здійснюють координацію тієї чиіншій галузі діяльності. Ними ж затверджуються уніфіковані формидокументів. Так, міністерство фінансів відповідає за бухгалтерські документи,міністерство охорони здоров'я РФ - за медичні, Державний комітет
РФ за статистикою - за форми первинної облікової та статистичноїдокументації, Росархів РФ - за систему організаційно-розпорядчогодокументації.

Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються зурахуванням можливості їх комп'ютерної обробки. Вони є обов'язковими длязастосування в усіх установах, організаціях і на підприємствах незалежновід їх підпорядкування та форми власності.

Структура та призначення номенклатурних справ

Після виконання документи певний час зберігаються в організації.
Для того, щоб їх можна було швидко знаходити і використовувати, необхіднасистематизація виконаних документів, тобто угруповання їх у справи.
Державний стандарт визначає справу як «сукупність документів абодокумент, що відносяться до одного питання або ділянки діяльності, поміщенихв окрему обкладинку ».

Щоб правильно сформувати справи і забезпечити можливістьвикористання потрібної інформації, документи класифікують: розділяють їх нагрупи з різними термінами зберігання. Спеціальним класифікаційнимидовідником, що дозволяє визначити порядок розподілу документів усправи, є номенклатура справ.

Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ,заводімих в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений ввстановленому порядку.

Номенклатура справ - це багатофункціональний документ, який використовується длярізних цілей:

• номенклатура використовується як схема класифікації при розподіліі угруповання виконаних документів у справи (папки). Заголовки справ,закріплені в ній, потім переносяться на обкладинки справ;

• кожна справа, включена до номенклатури, має зазначення термінузберігання документів, включених до нього. Таким чином з її допомогою намічаютьорієнтовні терміни зберігання документів, що є першим етапомекспертизи цінності документів;

• номенклатура справ використовується при побудові інформаційно -пошукової системи за документами підприємства. При реєстрації документів вреєстраційний індекс часто включають індекс справи за номенклатурою. Крімтого, класифікаційна схема номенклатури може бути використана приформуванні довідкової картотеки на виконані документи;

• номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ приздачі в архів справ з термінами зберігання до 10 років включно. Вона ж служитьосновою для складання описів на справи з термінами зберігання понад 10 років іпостійного;

• номенклатура має довідкове значення при вивченні структуриустанови, організації, підприємства.

Загальні вимоги до номенклатури. Номенклатура справ як один з основнихінструментів організації діловодства повинна відповідати певнимвимогам, найважливіші з яких:

• охоплення всіх документів, що отримуються та створюються в процесідіяльності організації;

• роздільна угруповання у справи документів постійного і тимчасовоготермінів зберігання;

• конкретна і чітке формулювання заголовка справи, яка повністювідображає склад і зміст документів у ньому і виключає можливістьвключення до справи документів, що не відповідають його змісту і термінузберігання;

• систематизація справ усередині розділів номенклатури відповідно доступенем важливості і терміном зберігання документації.

Вимоги до формування справ

Розробка номенклатури справ складається з декількох етапів:

• визначення кола документів для включення до номенклатури;

• складання заголовків (найменувань) справ;

• розробка класифікаційної схеми номенклатури, тобто порядкурозташування справ;

• визначення строків зберігання справ;

• визначення системи індексації та встановлення індексів справ;

• оформлення та посвідчення номенклатури справ.

Визначення кола документів для включення до номенклатури. Основневимога до номенклатурі - охоплення всіх документів, що утворюються в процесідіяльності організації-При цьому повинна враховуватися документація, якстворювана в самій організації, так і отримується від інших організацій таосіб, включаючи реєстраційні картки, журнали обліку, різні картотеки.

В номенклатуру повинні бути внесені і документи тимчасово діючихкомісій, груп, створених для вирішення якої-небудь конкретного завдання,документи громадських організацій.

У номенклатуру справ включаються також документи, не закінченіділоводством, які надійшли з інших організацій для продовженняабо закінчення вирішення питання; справи з питань, що триває більшеодного року (так звані перехідні справи). Вони вносяться в номенклатурукожного року протягом всього терміну вирішення питання. Протягом рокуноменклатура може бути доповнена справами, які виникли після початку рокув результаті появи в діяльності організації нових питань. Для такихсправ в кінці кожного розділу номенклатури передбачають кількарезервних номерів.

Не включаються до номенклатури друковані видання (збірки, довідники тат.д.).

Складання заголовків справ. Це найскладніша частина роботи прискладанні номенклатури справ.

Заголовок справи повинен в узагальненій формі коротко, чітко і однозначновідображати основний зміст документів комплексу, тому що саме позаголовку справи проводиться пошук документів. Заголовок містить вказівкуна рід заводімого справи (справа, документи, листування) або назва видудокумента (накази, акти тощо), уточнюючі дані про зміст документів,кореспондентах, датах, а також вказівку автентичності, копійності і т.д. Узаголовках справ не вживаються формулювання типу «Різні матеріали»,
«Загальна листування» і т.п.

Заголовки справ, що містять планові або звітні документи, повиннімістити вказівку на вид і характер документів, їх періодичність, наприклад:
«Річний звіт про науково-дослідної діяльності інституту»,
«Місячні звіти про відвантаження товарів».

У заголовку справи, що містить статистичні форми, вказуютьсяназви форм, їхній номер або умовне позначення (шифр): «Річний звіт заокремими показниками фінансової діяльності підприємства (організації) (ф.
10-ф )».

Розробка класифікаційної схеми. Після складання заголовків справпроводиться їх систематизація, тобто визначається порядок розташуваннязаголовків у номенклатурі справ. Він заснований на обліку організаційно -структурної побудови апарату управління і виконуваних їм функцій.

У номенклатурі справ невеликій організації, що не має структурногоподілу, а також у номенклатурі справ структурного підрозділу великоїорганізації справи систематизують за ступенем їх важливості з урахуваннямвзаємозв'язку документів.

Першими містяться справи, що включають організаційно-розпорядчідокументи директивних та вищих органів, потім - справи, що містятьорганізаційну документацію, що відноситься до діяльності організації вцілому (статут, положення) або структурного підрозділу, якщо складаєтьсяноменклатура справ структурного підрозділу. Далі мають справи зрозпорядчої документації самого установи або організації (накази,розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ слідуютьсправи з плановими і звітними документами (річними, квартальними,місячними), листуванням та іншими документами.

Визначення термінів зберігання справ. Строки зберігання справ встановлюють длязабезпечення збереження цінних документів. Строки зберігання - важливепідстава для групування документів у справи, тому що документи з постійнимтерміном зберігання, терміном зберігання до 10 років і понад 10 років не можутьрозміщуватися в одну справу.

Терміни зберігання встановлюються за переліками документів із зазначеннямстроків їх зберігання або експертним шляхом провідними фахівцями організації.

Строки зберігання документів - постійні чи тимчасові (один, три, п'ять,десять, 15 років і т.д.) - встановлюються залежно від значущостідокументів. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання різноїцінності і, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання всьогосправи встановлюється для найбільш цінної документації, тобто більший.
Наприклад, якщо у справі знаходяться документи з термінами зберігання один рік, трироку і п'ять років, вся справа зберігається п'ять років.

Термін зберігання починається з 1 січня того року, який слідує зароком закінчення справи. Наприклад, термін зберігання: справи, закінченогоділоводством у 1998 р., обчислюється з 1 січня 1999 р.

Індексація справ. Для практичного використання номенклатури справвелике значення мають умовні позначення, що привласнюються справах - індексисправ.

Якщо організація невелика і не має структурних частин, їїноменклатура будується за виробничої або функціональної схемою. У цьомувипадку індексом справи буде його порядковий номер у номенклатурі: 01, 02, 03і т.д.

У зведеній номенклатурі в індекс кожної справи входить умовнепозначення структурного підрозділу та порядковий номер справи в межахструктурного підрозділу. Наприклад, індекс справи 03-02 означає, що справабув сформований в структурному підрозділі, якому присвоєно індекс
«03», і в номенклатурі справ даного підрозділу заголовок справирозташовується під номером «2» (02).

Індексація структурних підрозділів повинна бути постійною іповторюватися з року в рік. Перехідні справи вносяться в номенклатуру коженраз під одним і тим же індексом.

Порядок оформлення та посвідчення номенклатури справ. Номенклатура справскладається за уніфікованою формою, яка розроблена архівнимиорганами і закріплена в Державній системі документаційногозабезпечення управління та Основних правилах роботи відомчих архівів.

Форма номенклатури являє собою таблицю з п'яти граф: індексисправ, заголовки справ, кількість томів, терміни зберігання та примітки.

У першій графі проставляють індекс справи, включеного до номенклатури. УНаприкінці кожного розділу номенклатури залишають резервні номери для закладудодаткових, не передбачених заздалегідь справ у разі їх появи.

Друга графа - назви заголовків справ.

Кожна справа може становити один або декілька томів. Це стаєвідомо після закінчення діловодного року. Тому третя графа --кількість справ (томів, частин) - заповнюється саме тоді.

У графі «Терміни зберігання та статті з Переліком» вказують термін зберіганняконкретної справи і роблять посилання на Перелік (типовий або відомчий).
Для деяких документів не встановлюють конкретні терміни зберігання, азберігають «до мінованія потреби» (наприклад, інструктивні листивищестоящих організацій, надіслані для відома) або «до заміни новими»
(наприклад, положення, інструкції). У цьому випадку в графі проставляють самеці відмітки. Тут же може бути проставлена позначка «ЕК», якаозначає, що після закінчення діловодного року справа має бутипіддано експертизі цінності з можливим виділенням деяких документівна постійне зберігання.

У графі «Примітки» протягом всього терміну дії номенклатури справсвоєчасно проставляються відмітки про заклад нових справ, про передачу справ вархів, про що переходять справи, про виділення справ до знищення і т.п.

В кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії такількість заведених і включених до номенклатури справ.

Підсумкова запис про категорії та кількість справ:
| За строками зберігання | Усього | У тому числі |
| | | Перехідних |
| Постійного | 8 | 1 |
| Тимчасового (понад 10 років) | 14 | 6 |
| Тимчасового (до 10 років включно) | 25 | |
| Разом | 47 | 7 |

У підсумковій запису окремо вказується кількість справ постійногозберігання, з терміном зберігання понад 10 років і з терміном зберігання до 10 роківвключно. Крім того, вказується кількість справ, що переходять нанаступний рік.

Після підсумкового запису оформляється підпис особи, яка склаланоменклатуру, і проставляється дата складання.

Номенклатура складається службою або особою, відповідальною задокументаційне забезпечення, і узгоджується з архівом підприємства,організації. Підписує її керівник служби і затверджує керівникпідприємства. Якщо документи надходять на державне зберігання,номенклатура справ направляється на узгодження в державний архів,приймає справи даної організації, і тільки після цього затверджуєтьсякерівником організації.

Номенклатура справ структурного підрозділу повинна складатися в трьохпримірниках. Один примірник зберігається в службі ДОУ, другий - в архіві,третій використовується в структурному підрозділі в якості довідковогодопомоги по формуванню справ.

Номенклатура справ організації (зведена) повинна складатися в чотирьохпримірниках. Погоджують і стверджують два примірники, з яких одназберігається в службі ДОУ організації і є документом постійногозберігання. Цей примірник включається у зведену номенклатуру до розділу служби
ДОУ. Другий примірник зберігається в державному архіві, з якимноменклатура узгоджувалася, третій є робочим, а четвертийвикористовують для виписок, які завіряються службою ДОУ і прямують увідповідні структурні підрозділи для закладу справ.

Формування починається з початку календарного року, коли на кожненазване в номенклатурі справу заводиться окрема папка (папка -швидкозшивач або папка-реєстратор).

Робота по формуванню справ складається з таких операцій: розподілі розкладка виконаних документів у папки (справах); розташуваннядокументів усередині справ у певній послідовності; оформлення обкладиноксправ.

Формуванням справи називається групування виконаних документів удепо відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усерединісправи.

Після того як документи виконані, вони поміщаються у відповіднісправи та систематизуються всередині них. Справа вважається заведеним з моментупояви в ньому першого виконаного документа.

Правильний розподіл документів у справи має величезне значення, оскількияк забезпечує швидкий пошук необхідних документів та їх збереження.

Формування починається з початку календарного року, коли на кожненазване на номенклатУРЕ справу заводиться окрема папка (папка -швидкозшивач або папка-реєстратор).

Робота по формуванню справ складається з таких операцій: розподілі розкладка виконавчих документів по папках (справах); розташуваннядокументів усередині справ у певній послідовності; оформлення обкладиноксправ.

Велике значення має правильне розташування документів усередині справи.
Від того в якій послідовності вони розташовуються, багато в чому залежитьчас пошуку необхідної інформації.

Документи систематизуються у справах відповідно до визначенихпринципами. Найбільш істотними і практично найбільш зручнимиє: питально-логічний, хронологічний, алфавітний, нумераційний.
Вони можуть варіюватися і комбінуватися.

Частіше за інших використовується питально (питально-логічний) принцип,згідно з яким документи розташовують у справах в логічнійпослідовності вирішення того чи іншого питання. Така систематизаціязбігається з хронологічним розташуванням документів.

При алфавітній систематизації документів використовують прізвища їх авторів,назви установ-кореспондентів, назви адміністративно -територіальних одиниць і т.д. Копії наказів про накладення стягнень,заохочення ".

У нумераційним порядку групують однорідні документи, що маютьпорядкову нумерацію (протоколи, накази, квитанції, накладні і т.д.).

Копії наказів про накладення стягнень, заохочення, зміну прізвища тат.д. в особиста справа не підшивають, так ти, як ці відомості записуються вдоповнення до особового листка по обліку кадрів.

Поряд з принципами систематизації документів при формуванні справслід дотримуватися основних правил, загальних для всіх категорійдокументів:

• у справи підшиваються тільки виконані документи. Невиконання, атакож підлягають поверненню документи підшивати у справу забороняється;

• кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений увідповідно до вимог державних стандартів та іншихнормативних актів. Тому до підшивки документа у справу обов'язковоперевіряється правильність його оформлення: наявність необхідних підписів, віз,індексу, дат, оцінок і т.д.;

• у справу включаються документи в одному примірнику. Чернетки,розмножені копії разом з оригіналами не підшиваються. Виключення можутьскладати тільки чернетки особливо цінних документів або копії, на якихє відмітки, візи тощо, які доповнюють зміст перших примірників;

• документи постійного і тимчасового термінів зберігання групуються вокремі справи;

• у справи групуються документи одного календарного року, завинятком перехідних справ. Крім того, окремі категорії справ мають своїособливості формування. Так, особисті справи формуються протягом всьогоперіоду роботи особи в організації; справи виборних органів і їх постійнихкомісій формують за період скликання; документація навчальних закладівформується у справи за навчальними роками;

• документи поміщаються у справу з усіма відносяться до нихдодатками і до