Московський Державний Університет

Економіки, статистики та інформатики

Реферат

Електронні Системи управління документообігом

«Системи електронного документообігу.

Пакет прикладних програм Documentum »

Виконав:

студент групи ДММ-201

Лобачев А. А.

Проверила:

Смирнова Г.Н.

Москва, 2004

Зміст:

1. Основні концепції безпаперовій технології управління 3
2. Поняття економічної системи, її структура, склад і класифікаціяфункцій управління та бізнес-процесів 4
3. Призначення СДОУ. Структура, функції і види. 8
4. Зміст процедури СЕДО. Контроль виконання документа 12
5. Поняття економічної інформаційної системи. Класи, структура,особливості ІВ. Особливості корпоративної економічної системи 16
6. Призначення ЕСУД, принципи побудови, склад модулів 20
7. Призначення і зміст робіт з модулем СЕДО. Вимоги до програмногоі технічного забезпечення 24
8. Огляд пакета "Documentum" 25

1. Основні концепції безпаперовій технології управління

В умовах ринкової економіки та зростання конкурентної боротьби помилки вдіяльності будь-якої економічної системи (підприємства, фірми абокорпорації) можуть істотно позначитися на фінансових результатах їїдіяльності і навіть призвести до банкрутства. Це викликає необхідністьпідвищення ефективності управління за рахунок прийняття оптимальнихстратегічних та оперативних управлінських рішень і вдосконаленнятехнології управління. Під управлінням розуміють процес завдання метифункціонування об'єкта і вироблення впливів на цей об'єкт внапрямку досягнення поставленої мети. Мета функціонування підприємствареалізується за допомогою ряду ділових процесів, що складаються з окремихкомпонент, взаємодія яких задається певним регламентом їхвиконання. Об'єктами управління можуть бути: матеріальні, грошові,трудові або інформаційні ресурси, що використовуються при виконанні діловихпроцесів; самі ділові процеси, що виконуються на підприємстві для досягненняпоставленої мети; підрозділи підприємства, де протікають діловіпроцеси, або все підприємство в цілому.

Щоб стримувати натиск конкуруючих підприємств і організацій,бізнес повинен успішно адаптуватися в мінливому оточенні, томувідзначається прагнення керівництва компаній, з одного боку, дореструктуризації систем управління та вдосконалення процедур управлінняі ділових процесів, і, з іншого боку, до зменшення обсягів паперової інформації,зниження вартості обробки інформації та підвищення ефективностіуправління нею на шляху організації спільного доступу фахівців доінформації, зберігання і пошуку документів.

Нові інформаційні технології пропонують засоби для досягненняцих цілей за допомогою двох підходів:
. реінжинірингу бізнес - процесів;
. переходу до безпаперовій технології управління.

У даній роботі розглядається зміст другого підходу - вибору ізастосування методів і засобів організації безпаперовій технології управління,яка грунтується на використанні трьох основних концепцій: переходу доелектронних документів, створення систем управління документами та системиелектронного документообігу.

Концепція електронного документа з'явилася в 80-х роках з появоюна ринку мікрокомп'ютерів і першого графічного інтерфейсу користувача
(GUI). Як стверджують співробітники компанії Delphi Consulting Group, вжесьогодні в деяких областях діяльності електронним способомобробляється до 90% інформації.

На відміну від документів на паперових носіях з їх жорсткими рамками,статичною формою і обмеженими можливостями перехід до динамічнихцифрових електронних документів забезпечує особливі переваги пристворенні, спільне використання, поширення та зберігання інформації.
Вони можуть збільшити продуктивність безлічі програм, що використовуються вбізнесі, зменшити вимоги до розмірів накопичувачів, скоротити абоповністю вирішити проблему втрат і невірного розміщення документів.

Електронні документи можуть одночасно використовуватися співробітниками врамках однієї робочої групи, відділу або всього підприємства. Доступ до нихздійснюється за кілька секунд, а не хвилин, годин, днів, а іноді йтижнів, що трапляється при використанні документів на паперових носіях.
Прискорений доступ до стратегічної інформації разом зі значноюекономією коштів може забезпечити і важливі конкурентні переваги.

Крім перерахованого, електронні документи дозволяють переміститицентр ваги комп'ютерної технології з традиційних структурованихалфавітно-цифрових даних на потоки даних, доповнені великими обсягаминеструктурованого тексту, зображень, звуку, відео і графіки. Такідокументи зможуть також включати гіпертекстові зв'язки, перероблені OLE -об'єкти, текстові об'єкти і реляційні дані. Електронний документ будеобмежений такими параметрами, як його вміст, структура даних, форматиі стандарти режиму передачі і, найважливіше, характер його використання.
При зміні будь-якого з цих параметрів відповідно буде змінюватисядокумент. Він буде відкритим, гнучким, що адаптуються, багатовимірним.

За кілька років концепція електронного документа отримала своєрозвиток від звичайного графічного образу документа до ідеї управліннядокументами. Сьогодні електронний документ - це форма знайомого виду,обробка якої відбувається за допомогою послідовного застосування тісновзаємопов'язаних технологій в рамках так званих Систем Управління
Електронними документами (СУД) або Electronic Document Management Systems
(EDMS).

Потужні системи класу EDMS, що працюють найчастіше на розподіленихархітектурах, засновані на комбінації технологій збору, зберігання, пошуку ірозповсюдження електронних документів. Значне підвищенняпродуктивності при використанні технології EDMS відзначено в багатьохгалузях: уряд, судочинство, юриспруденція, фармацевтика,страхування, фінансові послуги, охорона здоров'я, виробництво і системувищої освіти.

Можна виділити наступні основні завдання, які покликана вирішуватисистема управління документами - вміти переводити паперові документи велектронний вигляд і вміти перехоплювати всі створювані електронні документиз усіх джерел надходження:
. з додатків, які створюються текстовими процесорами, електронними таблицями, графічними процесорами, пакетами прикладних програм для настільних видавництв;
. факсові повідомлення, що прийшли через факс - сервер підприємства;
. вхідні, вихідні і внутрішні повідомлення, що надходять з електронної пошти;
. звіти та інші документи, які готують функціональні інформаційні системи, що йдуть на друк або надіслані по факсу, але їх треба перехопити і відправити у сховище електронних документів.

Багатофункціональні системи управління документами розвиваються підвпливом переходу від обчислювальних середовищ на базі центральних ЕОМ до систем набазі мікропроцесорів, від монолітних закритих додатків до відкритим іінтегрованим програмним компонентів.

Змістом третього концепції є розробка Системи Електронного
Документообігу (СЕДО), покликаної для інтеграції всіх інформаційнихдодатків в єдине інформаційне середовище, що забезпечує оперативневзаємодію всіх користувачів при виконанні ними ділових процедур іфункцій управління необхідною інформацією. Система електронногодокументообігу повиннадозволяти планувати і складати маршрути пересування документів,контролювати це пересування, вміти керувати документообігом ірегулювати його.

Ця концепція має дві стадії у своєму розвитку від втілення ідеївикористання технології "docflow", пов'язаної з плануванням та управліннямдокументопотоках, до технології "workflow", яка призначена для управлінняділовими процесами і процедурами, при виконанні яких використовуються істворюються документи. Системи, засновані на застосуванні технології
"workflow", отримали назву Систем автоматизації ділових процесів (САДП)і призначені для моделювання ділових процесів і процедур, які виконуютьсяна підприємстві, контролю їх виконання, оцінки та аналізу ефективності їхвиконання, реструктуризації системи управління фірми.

2. Поняття економічної системи, її структура, склад і класифікаціяфункцій управління та бізнес-процесів

Всі підприємства, організації відносяться до категорії систем. Системаможе бути визначена як сукупність взаємопов'язаних елементів, що маєяку мету функціонування, які закони свого розвитку щодоізольована від навколишнього середовища.

Існує кілька підходів до класифікації систем в залежності відпоставлених цілей.

За принципом виникнення всі системи можна розділити наштучні, для яких існує мети функціонування, іприродні, що характеризуються законами розвитку, які пізнаютьсялюдиною і використовуються для створення штучних систем.

За кількістю елементів і зв'язків між ними все штучні системиподіляються на великі і малі, за характером поведінки - на прості здетермінованим характером поведінки та складні, що володіють ймовірноснимихарактеристиками поведінки.

За наявності зв'язків управління можна виділити клас кібернетичних і некібернетичних систем.

За призначенням штучні системи можна розділити на класи,відповідні видів людської діяльності: соціальні, економічні,інформаційні, технічні системи, медичні та ін

За рівнем управління, на якому знаходиться економічна система,можна виділити системи державного рівня (наприклад, Центральний Банк
РФ), міністерського рівня, рівня об'єднань і корпорацій та рівняконкретних підприємств і фірм.

Економічні системи далі можна розділити по галузях народногогосподарства: на системи, що функціонують у комерційній сфері,сільськогосподарські підприємства, підприємства промислової і непромисловоїсфери.

Тому економічну систему (ЕС) можна трактувати як штучну,велику, складну, кібернетичне систему, господарством і призначену дляотримання прибутку шляхом випуску певної продукції або надання послуг упевної галузі народного господарства.

Можна виділити наступні властивості економічних систем:
. наявність певної мети функціонування - отримання прибутку у певній галузі народного господарства;
. цілісність системи, завдяки наявності організаційної структури, і відносна ізольованість від навколишнього середовища;
. властивість гомеостазіса, тобто рівноваги системи;
. властивість стійкості функціонування;
. властивість керованості для досягнення поставленої мети;
. властивість адаптації до зміни вимог навколишнього середовища;
. властивість здатності до навчання за рахунок обліку досвіду своєї роботи в минулому.

Оскільки будь-яка економічна система є кібернетичноїсистемою, то в її складі можна виділити два основні компоненти (див. рис.
1): об'єкт управління і апарат управління (система управління).

Рис. 1. Структура економічної системи (ЕС)

Об'єкт управління (ОУ) - це підсистема, в якій протікаютьматеріальні процеси, тобто процеси переробки сировини, матеріалів іінших ресурсів у готову продукцію або послуги, тобто процеси, пов'язані зпереробкою матеріального потоку МП 1 в матеріальний потік МП 2. Крімтого, на вхід ОУ надходять також зовнішній інформаційний потік ІП 1, якийсупроводжують матеріал, наприклад, "Накладні на транспортування", "Рахунки
- Фактури на оплату "та ін Те саме можна сказати і про потік ІП 2, якісупроводжують відпуск готової продукції або послуг споживачам.

Структурно об'єкт управління може складатися з відділів, цехів,ділянок і складів, де відбуваються процеси перетворення ресурсів уготову продукцію і послуги.

Апарат управління (АУ) - це підсистема, в якій здійснюютьсяінформаційні процеси, пов'язані з виконанням набору функцій,реалізовуються в певному порядку, все різноманіття управлінських функційможна розділити на загальні та конкретні функції. У загальних функціях виражаєтьсязміст управління як особливого виду людської діяльності. Доосновним загальним функцій управління відносяться наступні: прогнозування;планування; обліку; контрольна функція; оперативного управління; аналізу;нормування; організаційна; адміністративна.

Перераховані функції взаємопов'язані між собою і їх можна представитиу вигляді топологічної моделі (див. рис. 2.), що відображає технологіюуправління.

Перспективний розвиток підприємства або прогнозування являєсобою процес вироблення стратегічних показників діяльності підприємствана перспективу з використанням даних про внутрішні резерви і про зовнішнюсередовищі: ринку, конкуренції, технології та матеріали.

Планування - це функція, пов'язана з виробленням програми дій,яка послужить надалі основою формування виробничої системиабо засобом підтримки її ефективного існування. Програма дій
- Це одночасно кінцева мета, керівна лінія поведінки, етапимайбутнього шляхи і засоби, що будуть пущені в хід. Підготовкапрограми дій є однією з найбільш важливих і важких завдань накожному підприємстві. Вона приводить в рух всю систему і є основоюуспішної реалізації наступних функцій.

Рис. 2. Схема взаємозв'язку функцій управління

Облік - це функція реєстрації, збору, передачі і обробки іузагальненні поточних відомостей в підрозділах об'єкта управління про виконанняплану.

Контроль на підприємстві полягає в перевірці - чи все протікає згідноприйнятою програмою, встановленими організаційними принципами і данимирозпорядженням. Його метою є виявлення фактів невиконання програми,допущених помилок з метою виправлення і запобігання їх повторення внадалі. Контроль застосовується до всього: до матеріальних об'єктів,діям, людям. Для того щоб контроль був дієвим, його потрібнопроводити своєчасно і супроводжувати відповідними санкціями. Зарезультатами контролю приймаються управлінські рішення, спрямовані навироблення нових планів, реорганізацію виробничої системи, активізаціюта координацію її діяльності. Таким чином, запускається новий циклфункціонування системи. Мета координації та контролю - ефективнодіюча виробнича система.

Оперативне управління. Коли виробнича система підготовлена дороботі і її потрібно активізувати або коли намічаються збої в її роботі,необхідно змусити діяти цю систему. Ця функція реалізуєтьсяшляхом видачі розпоряджень. Зазвичай вона розподіляється між кількомакерівниками, причому кожен бере на себе певне коло обов'язківі несе відповідальність за їх виконання. Після активізаціївиробнича система стає діючою.

Аналіз діяльності системи заснований на проведенні обробки отриманихзведених даних та визначенні тенденцій в поведінці системи і процесів,що протікають в ній, і отримання відомостей про ресурси підприємства, яківикористовуються при складанні нового плану.

Нормування - це функція визначення норм витрат сировини, матеріалів,праці і т.д. для виконання завдань кожному працівнику, дільниці і цеху,що розраховуються на основі середньогалузевих норм.

Організація - це забезпечення підприємства всім тим, що необхідно дляйого благополучного функціонування: сировиною, обладнанням, грошима,персоналом і т. п. Володіючи необхідними ресурсами, вона маєфункціонувати відповідним чином і виконувати поставлені цілі.
Результатом виконання цієї функції є створена виробничасистема. Слід зазначити, що на початковому етапі існуванняекономічної системи організація має на увазі розробку моделівиробничої системи, тобто її логічного опису, а такожпроектування її структури - складу елементів і взаємозв'язків між ними.

Адміністрування передбачає узгодження діяльності всіхучасників процесу таким чином, щоб поліпшити функціонуванняпідприємства і забезпечити його успіх. Це означає - враховувати відноснокожної підсистеми підприємства (технічної, фінансової, комерційної і т.д.) ті взаємозв'язки, які існують між нею та її оточенням, і тіостанедствія, які робить її функціонування на пов'язані з неюпідсистеми.

Для досягнення поставленої для економічної системи мети працівникиапарату й об'єкта управління беруть участь у виконанні ділових процесів
(бізнес - процесів) і процедур. Ділові процеси - це процеси, яківідповідають за ведення бізнесу або виконання цільової функції системи,є способом здійснення практичного управління підприємствами іустановами і складаються з окремих процедур. Ділова процедура --послідовність певних робіт, завдань, операцій, що здійснюютьсяспівробітниками економічної системи згідно з розробленим регламентом дляреалізації процесу або рішення який - небудь завдання.

Ділові процеси можна класифікувати за видами виробничоїдіяльності: обслуговування клієнта, матеріально - технічне постачання,управління кадрами, фінансами, енергетичним господарством, основним ідопоміжним виробництвом, реалізацією готової продукції і т. п. УВідповідно до цього, в апараті управління виділяють ряд підрозділів,які відповідають за зазначені вище види діяльності (див. рис. 3 .).

Рис. 3. Схема структури апарату управління

Дирекція, є підрозділом, працівники якого відповідають зазагальні питання організації роботи системи, за прийняття управлінськихрішень (як стратегічних, так і тактичних) за всіма видами діяльності,за виконання поточних адміністративно - управлінських функцій,здійснення зв'язку із зовнішнім середовищем. Всі інші підрозділипризначені для підготовки варіантів рішень, що приймаються, контролювиконання цих рішень і вдосконалення процесів управління тим чиіншим об'єктом, наприклад, плановий відділ, відділ маркетингу, економічнийвідділ, відділ матеріально - технічного постачання, відділ реалізації,технічний відділ, бухгалтерія, фінансовий відділ та ін Кожне зпідрозділів підприємства відповідає за конкретний вид діяльності, маєсвій об'єкт управління (постачання сировини і матеріалів, реалізація готовоїпродукції, управління кадрами, фінансовими ресурсами і т. д.), і виконуєвсі перераховані загальні функції.

3. Призначення СДОУ. Структура, функції і види.

До складу кожного підприємства включається самостійний структурнийпідрозділ, основною метою функціонування якого єсвоєчасне забезпечення документами процесів управління і діловихпроцедур. Таким підрозділом є Система Документального Забезпечення
Управління (СДОУ), яка призначена для вирішення наступних завдань:
. документування прийнятих організаційних, планових і
. адміністративних управлінських рішень;
. документаційного забезпечення управління (ДЗУ);
. отримання, фільтрації і розподілу потоків зовнішньої і внутрішньої інформації керівникам та виконавцям підрозділів, відповідно до їх повноважень;
. контролю за їх виконанням, аналізу якості і термінів виконання;
. організації зберігання, пошуку документів та видачі документів, необхідних для виконання функцій управління або ділових процесів і процедур.

Документування являє собою процедуру створення документів,відображають факти, події або показники, отримані під час виконання функційуправління або ділових процесів, тобто їх складання, оформлення,узгодження і виготовлення.

Документаційне забезпечення управління (ДЗУ) здійснюється завиконання наступних видів діяльності:
. діловодство, тобто організація роботи з документами;
. формування і зберігання архіву документів.

Діловодство - це комплекс процедур з перевірки, відбору тазабезпечення працівників апарату управління підприємства необхідноїдокументованої інформацією для виконання будь - яких функційуправління, ділових процесів і процедур, покликаних для вирішення двохосновних завдань, головною з яких є документаційне забезпеченняуправління. Крім того, за допомогою процедур діловодства СДОУ виконуєфункцію інформаційного фільтра між економічною системою і зовнішньоїсередовищем шляхом здійснення операцій отримання, перевірки, сортування,розподілу потоків документів і передачі документів конкретнимадресатам. Звідси випливає висновок про те, що всім підприємствам іорганізаціям необхідно вдосконалювати документаційне забезпеченняуправління, оскільки воно безпосередньо впливає на якістьприйняття та виконання управлінських рішень. Особливістю діловодстває її тісний зв'язок з діловими процесами і функціями управління,оскільки діловодних операції, як правило, вплітаються в діловіпроцедури або в процеси виконання функцій управління там, де їхнеобхідно супроводжувати документами. Основна відмінність діловодства відділових процедур, що складається в їх функціональної різниці: діловодствовідповідає за документаційне забезпечення управління підприємством; діловіпроцедури - за ведення бізнесу або виконання цільової функції і єспособом здійснення практичного управління підприємствами іустановами.

Якість організації ДОУ залежить від рівня організації роботи здокументами - забезпечення руху, пошуку, зберігання та використаннядокументів, тобто організація документообігу. Кожен документ (якстворений в організації, так і отриманий з інших джерел) має свійрегламент, за яким ведеться робота з ним на підприємстві, що становить їїдокументообіг. Документообіг відображає рух документів з моменту їхстворення або отримання до завершення виконання або відправлення споживачеві. Уекономічній системі виділяють централізований документообіг,що охоплює всі підрозділи підприємства в єдину систему, іспеціалізований документообіг на рівні конкретного структурногопідрозділу, обумовлений специфікою його функціонування. Уцентралізований документообіг входить вся документація, що підлягаєцентралізованої реєстрації. Як правило, централізований документообігпредставлений організаційно - розпорядчої документацією (ОРД).
Документи, в опрацюванні в структурних підрозділах, складаютьспеціалізований документообіг (наприклад, бухгалтерської, планової,маркетингової, юридичної документації тощо), що забезпечує документамиконкретний напрям діяльності організації (хоча в нього може входитита організаційно - розпорядчі документи).

Формування та зберігання документів в архіві - це визначення правилзберігання створюваної в організації інформації, її пошуку і використаннядля підтримки прийняття управлінських рішень і ділових процедур. Уділоводстві архів відповідає за систематизацію зберігання документів іє однією з основних діловодних завдань.

Існують системи документообігу, які можна налаштувати нанеобхідні правила діловодства. Але є системи, які спочаткуставили собі за мету підтримку саме цих правил і в цьому сенсі неволодіють більш загальними функціями в достатній мірі для того, щоб їх можнабуло назвати системами документообігу. З іншого боку, звід правилділоводства, який прийнятий в Росії, досить великий, та налаштуваннясистеми документообігу на ці правила-завдання складне і не тривіальна.
Звідси випливає висновок про те, щоб автоматизувати діловодство ідокументообіг на підприємстві, необхідно попередньо добре вивчититехнологію виконання основних процедур, які складають змістділоводства та документообігу на підприємствах і в організаціях
Росії.

Залежно від обсягу інформації, яку служба СДОУ отримує іобробляє, ці системи діляться на чотири класи:
. до першого класу належать СДОУ, що обробляють більше 100 тис. документів на рік;
. до другого класу відносяться системи, що обробляють від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;
. в третій клас входять системи з обробкою від 10 тис. до 25 тис. документів на рік;
. у четвертий - менш 10 тис. документів на рік.

виділених класів у свою чергу відповідають наступніорганізаційні форми СДОУ:
. Управління справами (наприклад, Управління Справами при Президентові РФ);
. Загальний відділ (у міністерствах);
. Відділ діловодства (на підприємствах і в організаціях);
. Секретар керівника (у невеликих фірмах).

Найбільш масовою формою організації роботи СДОУ є відділділоводства, структура якого представлена на рис. 4.

Рис. 4. Організаційна структура СДОУ

Керівник даної служби підпорядковується безпосередньо керівнику.

Підрозділ "За раціоналізації діловодства системи"призначено вести нормативну базу та методичне забезпечення СДОУ,організовувати діловодство і документообіг на підприємстві в цілому іконтролювати його організацію у кожному підрозділі, здійснюючипостійний моніторинг діловодних процесів, процесів зберігання івиконання документів.

Підрозділ "За прийому та відправці кореспонденції" здійснюєотримання, фільтрацію та оформлення потоків вхідної та вихідноїдокументації на підприємстві.

Підрозділ "За контролю виконання кореспонденції" виконуєфункцію контролю за своєчасністю виконання документованих рішень.

"Архів" здійснює збір і зберігання виконаних документів після їхобробки, пошук і видачу необхідних документів для виконання наступнихділових процедур або функцій управління.

Підрозділ "Машинне бюро з коректорської групою" призначенодля друку і коректування складених фахівцями внутрішніхдокументів, що направляються до відповідних підрозділів згідно зрегламенту для їх обробки і виконання.

Секретар керівника установи здійснює роботу по складанню тавідстеження щоденних планів роботи керівника, документування йогодоручень та контролю за їх виконанням. Всі операції, що виконуються службами СДОУбудь-якого рівня, грунтуються на вимогах нормативної бази з організації
ДОУ на підприємствах і в організаціях РФ.

На сьогоднішній день в Російській Федерації діє рядзагальнодержавних нормативів і методик, що регламентують найбільш загальніправила організації роботи з документами та встановлюють вимоги дооформлення офіційних документів. Розробка таких документів переслідуєнизку цілей:
. забезпечення юридичної сили документа;
. закріплення технології обробки документів, що дозволяє забезпечити організацію тривалого їх зберігання і подальшого використання;
. створення основи найбільш раціональної технології обробки документів та її подальше вдосконалення.

У 1991 р. була створена Державна система документаційногозабезпечення управління (ГСДОУ).

ГСДОУ - це сукупність науково обгрунтованих принципів, правил,нормативів і рекомендацій, що встановлюють єдині вимоги додокументування управлінської (адміністративної) діяльності іорганізації роботи з документами в органах державного управління, напідприємствах (об'єднаннях), в установах та ін

Цей документ був спрямований на нормативне закріплення змін,що відбулися в службах діловодства у зв'язку з появоюнедержавних форм власності. Його основними цілями єупорядкування документообігу, скорочення кількості та підвищення якостідокументів і, в кінцевому підсумку, вдосконалення роботи апарату управління.

Складовими компонентами ГСДОУ є:
. Єдині правила складання та оформлення документів по РФ.
. Раціональні принципи документообігу.
. Єдині правила створення обліково-довідкової системи.
. Форми і методи контролю виконання документів.
. Правила складання номенклатури справ.
. Принципи формування справ.
. Правила підготовки справ до подальшого зберігання і використання.
. Рекомендації щодо підвищення ефективності праці в діловодстві та автоматизації діловодних процесів.

З 1993 р. діє "Типова інструкція з діловодства дляміністерств і відомств ", що встановлює загальні вимоги додокументування управлінської діяльності та технологіям роботи здокументами в згаданих організаціях. Інструкція вперше закріпити нетільки вимоги до оформлення реквізитів, а й до тексту конкретних видівдокументів (наказу, розпорядження, протоколу, акту).

Основні нормативні документи мають ряд програм, що відповідають напрактичні питання, що виникають у процесі безпосередньої діяльності.
Так, наприклад, в додатках до ГСДОУ міститься "Примірне положення прослужбі документаційного забезпечення управління (службі ДОП) ". У ньомурекомендовані типові варіанти її організаційних структур залежно відтипу організації, а також сформульовані її цілі, завдання і функції.

Згідно з рекомендаціями, розробленими в ГСДОУ до числа основнихфункцій, які повинні виконувати в СДОУ підприємства відносять:
. прийом, реєстрація, облік, розподіл документів і доставка їх виконавцям;
. оформлення і відправка вихідних документів; стенографування і друк документів, контроль за їх виконанням;
. формування справ, здача їх в архів;
. зберігання і забезпечення використання документів у СДОУ і в архіві установи;
. вдосконалення процесу документарного забезпечення;
. контроль за веденням документаційне операцій.

Ще один аспект регламентації роботи з документами - їх архівнезберігання. Головним нормативним документом у цій галузі є "Основніправила роботи відомчих архівів ", що вийшли в 1986 р. У них відображенівимоги до складання номенклатури справ, правила їх формування таоформлення, а також викладені принципи вивчення документів (експертизи) зметою відбору їх для подальшого архівного зберігання і вибору тих з них,які підлягають правомірному знищення. К "Основним правилами"додаються бланки номенклатури справ, акта про виділення до знищення, описидокументів постійного і довготривалого зберігання.

Практичне значення при організації архівного зберігання документів уорганізації має такий нормативний документ, як "Перелік типовихдокументів ", що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств,відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінівзберігання. Він являє собою список документів, що створюються задокументування однотипних управлінських операцій. "Перелік" даєвідомості про зберігання документів для організацій, документи яких якпідлягають здачі на державне зберігання, так і немає.

В останні роки було прийнято ряд урядових рішень,спрямованих на забезпечення збереження документів в організаціях приватнихформ власності. Відповідно до Основ законодавства про архівний фонд таархівах, в Архівний фонд РФ входять архівні документи, що знаходяться на їїтериторії, незалежно від форми власності організацій, в яких вониутворилися. "Розпорядження уряду Російської Федерації" від
21.03.94 № 358-р встановило обов'язковість зберігання документів з особовогоскладу, в тому числі договорів (контрактів). У ньому ж визначено, щозберігання документів в організаціях приватних форм власності маєздійснюватися на загальноприйнятих підставах.

Ще одним способом регламентування діловодства єрозробка державних стандартів - ГОСТів та інструкцій. ГОСТ 6.38-90
"Уніфіковані системи документації. Система організаційно --розпорядчих документів. Вимоги до оформлення документів "встановлює склад реквізитів, їх розташування на аркуші паперу,вимоги до бланків і тексту документів. Дотримання всього комплексувимог гарантує створення документів, що мають повної юридичноїсилою і є безумовним доказом у будь-якому спірному питанні.

Згідно ГОСТу 6.38-90 юридична сила документа забезпечуєтьсянаявністю певного складу реквізитів та посвідченням автентичностідокумента.

Важливою частиною будь-якої регламентації є встановлення однаковоїтермінології, яка застосовується в регламентованої області. У сфері роботи здокументами ця задача була вирішена за допомогою розробленого в 1983 р. ГОСТ
16487-83 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення". У 1988м. стандартизація діловодної термінології була продовжена звведенням ГОСТ 6.10.1-88.

Інструкції з діловодства - це основний керівний матеріал,визначає організацію работи з документами в установі. Інструкціїстворюють трьох видів:
. Типові інструкції, які розробляються вищестоящими організаціями для ряду однорідних установ і носять обов'язковий характер.
. Примірні інструкції, що розробляються вищестоящими організаціями для ряду неоднорідних установ і носять рекомендаційний характер.
. Індивідуальні інструкції, які розробляються на основі примірної та типової інструкції.

До числа основних напрямків вдосконалення діловоднихпроцесів, розроблених у ГСДОУ відносяться:
. встановлення раціональних форм організації СДОУ;
. використання прогресивних методів і форм роботи з документами;
. уніфікація і стандартизація документів;
. автоматизація діловодних процесів.

4. Зміст процедури СЕДО. Контроль виконання документа

Кожен тип документа в організації або на підприємстві має свійрегламент обробки, який міститься у дорожньому листі, документальновідображає схему документообігу цього документа. У свою чергу кожнафункція управління і кожен бізнес-процес будується на основі використаннялистів, форм зведень, фотографій, доповідних записок, рахунків та іншихдокументів, з кожним з них яких виробляються певні операції, длячого їх збирають у папки (справи), до яких прикріплюють відповіднімаршрутні листи, а потім надсилають поштою або з кур'єром від фахівцядо фахівця. Під час виконання функцій управління або будь-якого бізнес -процесу на підприємстві, будь то у сфері виробництва або послуг, успішнадіяльність буде залежати безпосередньо від організації збору,обробки, маршрутизації і розповсюдження інформації.

Моніторинг статусу окремих пунктів бізнес-процесу (роботи)виробляють менеджери, витягуючи папки і переглядаючи написані від рукианотації на маршрутній карті, які вони всього декількома розчеркамипера в даному документі, у відповідності зі своїми правами, маютьможливість змінити маршрут проходження того чи іншого документа.

Ця методика має ряд недоліків, основні з яких полягають уте, що за такої організації інформація часто губиться, виникаютьнепередбачені затримки на шляху проходження документів, важко відстежитистан роботи в певний момент часу, тому виникла проблемаавтоматизації документообігу, рішення якої проходило декілька стадій.

Кінець 60-х і початок 70-х років характеризувалися використанням ЕОМдля автоматизації в основному процедури контролю виконання документів,заповнення реєстраційних карток та ведення електронної картотеки. Пізнішев кінці 70-х і на початку 80-х років в таких системах стали застосовуватиелектронну пошту з редактором документи, які дозволили створювати інадсилати поштою електронні документи.

Середина 80-х відзначена появою систем, що автоматизують зберіганняелектронних документів, в яких паперові документи сканувалися здопомогою спеціальних пристроїв, і користувачі мали справу вже з їх цифр