ПЛАН
I. Введення.
II. Історія розвитку служб документації в Росії.
III. Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації.
1.Классіфікація і структура організаційно розпорядчих документів ГОСТ Р6.30-97
2 .. Склад реквізитів організаційно-розпорядчого документації.
3.Требованія до оформлення реквізитів організаційно-розпорядчого документації.
IV. Висновок.
V. Література.
Не треба доводити, що знання діловодства, вміння документально оформити управлінське рішення разом з етикою ділового спілкування для менеджера будь-якого рівня, спеціаліста стало невід'ємною ознакою професіоналізму.
I Коротка історія розвитку служб документації.
З найдавніших часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни, особливості побуту і різних відносин, що складаються в ті далекі часи.
Документи виникли разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, з розвитком писемності, стали засобом спілкування, передачі інформації. Документи є одним з найважливіших сховищ людської пам'яті.
Етапи становлення діловодства в Росії.
У Росії до початку XVII століття першим склалося наказне діловодство. Наказами в той час іменувалися органи державної влади. Документи мали форму сувою, що становив в довжину від 10 до 100 метрів.
За Петра першого було введено колезькі діловодство, більш прогресивний порівняно з наказним. Колеги називають центральні установи, що відали окремими галузями державного управління.
На початку XIX століття колегії були замінені міністерствами, колегіальність в керівництві змінилася едінолічіем. Склалося виконавську діловодство. З'явилися бланки службових документів, почалося впровадження механізації конторського праці.
У роки Радянської влади було вироблено діловодство, характерне для централізованого управління народним господарством. У практиці діловодства був встановлений єдиний порядок документування, впроваджені стандартні вимоги до форми та структурі документів. Встановлено типовий склад інформаційних елементів документів. Була зроблена спроба введення Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД). З метою застосування засобів обчислювальної техніки в ряді галузей здійснювалося освоєння уніфікованих систем документації, що дозволяють одночасно використовувати їх і при традиційних методів обробки документів.
В даний час склалася система обробки документів розвивається з урахуванням специфіки ринкових відносин, механізації та комп'ютеризації діловодства.
Система документації та уніфікована система документації.
Будь документа функціонує разом з іншими документами.
Сукупність взаємопов'язаних документів, що використовуються в певній сфері людської діяльності, називається системою документів.
Раціонально організований комплекс взаємопов'язаних документів, створений за єдиними правилами і вимогами і вживаний в певній діяльності, називається уніфікованої системи документації (УСД).
Суть уніфікації та стандартизації у виробництві.
Обов'язковою умовою організаційної та управлінської діяльності на підприємствах, в установах є документування. Організація та управління характеризується урізноманітимо і повторюваності робочих ситуацій і вживаються дій по їх вирішенню. Звідси велика різноманітність документів та необхідність їх уніфікації та стандартизації.
Суть уніфікації зводиться до скорочення невиправданого різноманіття документів, привид до одноманітності їх форм, структури, мовних конструкцій і операцій з обробки, обліку та зберігання.
Суть стандартизації полягає в зведенні в норму, обов'язкову для застосування, оптимальних правил і вимог з розроблення та оформлення документів, прийнятих у встановленому порядку для загального і багаторазового їх застосування в діловодстві. Результати розробки при цьому оформлюються у вигляді міждержавних (ГОСТ), державних (ГОСТ
Р), галузевих (ОСТ) стандартів.
У розробці уніфікованих систем документації накопичений великий досвід. Тривалий час у країні діяв ГОСТ 6.38-72 на вимоги щодо оформлення організаційно-розпорядчої документації. У 1990 році стандарт зазнав певної переробки з урахуванням двадцятирічної практики його використання (ГОСТ 6.38-90).
З 01.07.1998 року в РФ введено в дію ГОСТ Р6.30-97.
Є деякий досвід у створенні інших систем уніфікованої документації.
Види ділових документів на підприємствах і в організаціях.
Всі документи, що обертаються на підприємстві, в організації, класифікують за такими ознаками: видами діяльності, найменування, способу фіксації інформації, місцю складання, ступеня складності та ін
3.1 Які види організаційно-розпорядчої документації звертаються на підприємствах і організаціях?
Серед великої різноманітності видів ділових документів, обертаються на підприємствах і в організаціях, організаційно-розпорядчі управлінська діяльність головним чином полягає у розробці та реалізації рішень, що фіксуються в організаційно-розпорядчої документації. Організаційно-розпорядчого документація є найбільш широко використовуваним видом документації.
Організаційно-розпорядчі документація класифікується на три групи:
- розпорядча документація (накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки);
- іформаціонно-довідкова документація (листи, телеграми, телефонограми, факси, акти, протоколи, доповідні та службові записки);
- організаційна документація (статути, положення, правила, інструкції, штатні розкладу).
Класифікація організаційно-розпорядчої документації дозволяє забезпечити оперативний пошук, контроль виконання, створює умови для уніфікації документів.
3.2 Яке призначення ГОСТ Р 6.30-97
ГОСТ Р6.30-97 (рис.1) поширюється на організаційно-розпорядчу документацію, передбачену уніфікованої системою організаційно-розпорядчого документацією (УСОРД) - накази, розпорядження, постанови, рішення, протоколи, акти, листи, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності федеральних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів влади РФ, підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від організаційно-правової форми та виду діяльності.
Стандартом встановлені : склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків і оформлення документів; вимоги до виготовлення, обліку, використання і зберігання бланків з відтворенням Державного Герба РФ, гербів суб'єктів
РФ. < p> Правило і вимоги ГОСТ Р6.30-97 носить універсальний характер і знаходять широке застосування в інших уніфікованих і не уніфікованих системах документації. Знання цих правил і вимог дозволяє оволодіти раціональними прийомами роботи з документами, заощаджувати час на їх складання й обробку.
3.3 Що являє собою формуляр організаційно-розпорядчої документації.
Сукупність закріплених місць в площі аркуша паперу певного формату під розміщення інформаційних елементів документа називають формуляром.
ГОСТ Р6.30-97 встановлює для організаційно-розпорядчої документації дві основні формати документів-А4 і А5. допускається застосування формату А6. Формуляри встановлені для найбільш широко вживаного формату А4 з кутовим і подовжнім розташуванням штампів, наведено на рис 2 і 3 відповідно.
Формуляр ділить площа формату на три зони: службове поле документа, поле для розміщення кутового штампа і робоче поле документа. Службовим полем документа є частина площі формату, призначена для полів документа і закріплення його в засобах зберігання. Поле для розміщення кутового штампа розташовується в лівому верхньому кутку формату або у верхній його частині при поздовжньому варіанті розташування штампу. Інша частина площі формату складає робоче поле документу.
Площа формату заповнюється інформаційними елементами документа, а на бланках документів ще й символічними знаками.
Інформаційні елементи документа в діловодстві називають реквізитами. Розрізняють реквізити постійні і змінні. Постійні реквізити повторюються в обов'язковому порядку в усіх документах даного найменування. Змінні - наносяться безпосередньо при підготовці конкретного документа.
Символічні знаки служать орієнтирами при оформленні документів, вказують початок і кінець розміщення реквізитів, відзначають місця для пробивання отворів під підшивку документів.
3.4 Склад реквізитів організаційно-розпорядчої документації.
До складу реквізитів організаційно-розпорядчої документації відповідно до ГОСТ Р6.30-97 включені наступні. (рис. 2 і 3)
01 - державний герб РФ;
02 - герб суб'єкта РФ;
03 - емблема організації або товарний знак;
04 - код організації;
05 - код форми документа
06 - назва організації;
07 - назва організації;
08 - назва структурного підрозділу організації
09 - дата документа;
10 - поширений номер документа;
11 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
12 - місце складання або видання документа;
13 - гриф обмеження доступу до документа;
14 - адресат; < p> 15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - резолюція;
17 - заголовок до тексту;
18 - позначка про контроль; < p> 19 - текст документа;
20 - відмітка про контроль;
21 - підпис;
22 - гриф згоди документа; < p> 23 - види узгодження документа;
24 - печатка;
25 - візи документа;
26 - відмітка про виконавці;
27 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
28 - відмітка про надходження документа в електронній формі
29 - позначка для автоматичного пошуку документа.
Для виготовлення бланків документів використовують такі реквізити:
01,02,03,04,05,06,07,08, а також відмітки для розташування реквізитів
09,10 , 11,12,14,17,18,19.
При оформленні документів слід використовувати наступні реквізити:
09,10,11,13,14,15,16,17 , 18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.
3.5 Що собою представляє бланк документа?
Бланком документа називають аркуш паперу дозволеного формату з нанесеними на ньому постійними реквізитами. Застосування бланків скорочує трудомісткість складання документа, підвищує естетичну сторону його оформлення.
Бланки конструюються на основі як кутового, так і поздовжнього розташування реквізитів. Бланки з кутовим розташуванням реквізитів вигідніше, оскільки дозволяє заощаджувати до 20% площі місця папери.
Формуляр, наведений на рис. 2, передбачає саме таке розташування.
Поздовжній варіант використовується організаціями з великою кількістю друкованих знаків у їх найменування або друкуючими постійні реквізити на двох мовах - національному та російською (реквізити 06,07,12).
Бланки документів повинні мати поля (мм): 20-35-ліве; 10-праве; 20 - верхнє; 10-нижні.
Бланки документів слід виготовляти на білому папері або папері світлих тонів.
Бланки допускається виготовляти типографським способом, за допомогою засобів оперативної поліграфії або відтворювати за допомогою засобів обчислювальної техніки.
Бланки документів проектують відповідно до рис. 2 і 3. Суцільними лініями позначаються зафіксовані межі зон розташування реквізитів, пунктиром - змінний. Кожна зона визначається сукупністю що входять до неї реквізитів.
Реквізити 01,02,03 розташовують над серединою реквізиту 06. Реквізит
06 допускається раполагать на рівні реквізиту 03.
Реквізити 06,07,08,12 обмежувальні позначки для реквізитів 09,10,11 в межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів :
- сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів;
- прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів).
Для організацій, її структурного підрозділу посадової особи встановлюють наступні види бланків документів:
- загальний бланк;
- бланк листа;
- бланк конкретного виду документа, крім листа.
Загальний бланк (рис. 4), у тому числі з кутовим розташуванням постійних реквізитів, використовують для виготовлення будь-яких видів документів крім листів.
Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить реквізити 01,02,03,06.
Бланк листа (рис. 5,6) в залежності від установчих документів організації містить реквізити 01,02,03,04,06,07 і при необхідності обмежувальні позначки для верхніх меж зон розташування реквізитів
09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.
Бланки структурного підрозділу організації (рис .7) або посадової особи (рис. 8) практикують в тому випадку, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підпису.
Бланк конкретного виду документа (рис. 9), крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити
01,02,03,05,06,08,12, обмежувальні позначки для зон розташованих реквізитів 09,10,11,12,17,18.
Допускається виготовляти документи на друкарській машинці або за допомогою друкувальних пристроїв обчислювальної техніки.
Окремі внутрішні документи, авторами яких є посадові особи, допускається писати від руки.
Допускається друкування документів з виправленням зворотного сторони листа.
Вимоги до оформлення реквізитів організаційно-розпорядчого документації.
4.1 Вимоги до оформлення реквізитів на полі кутового штампа.
Державний герб РФ розміщують на бланках документів відповідно до постанови про Державний герб РФ.
Греби суб'єкта РФ розміщують на бланках документів відповідно до правовими актами суб'єктів РФ.
Емблему організації або товарний знак розміщують на бланках організацій відповідно до статутом. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому поміщений Державний герб РФ.
Код організації проставляють за ЄДРПОУ підприємств і організацій.
Код форму документа проставляють за загальноросійському класифікатором управлінської документації.
Найменування організації, яка є автором документа, повинно відповідати найменуванню, закріпленого в її установчих документах.
Над найменуванням організації зазначають скорочено, а при його відсутності повна назва вищестоящої організації.
Найменування організацій суб'єктів РФ, які мають поряд з російською мовою в якості державного національну мову, друкують на двох мовах.
Найменування іноземною мовою відтворюють у тих випадках, коли воно закріплене в статуті. Найменування іноземною мовою розміщують нижче реквізиту російською мовою.
Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, якщо вони є авторами документа, і розміщують нижче реквізиту.
Автором документа може бути посадова особа, що представляють організацію.
Довідкові дані про організацію включають поштову адресу, номери телефонів та інші відомості за рішенням організації.
Найменування виду документа складеного або виданого організацією, регламентується статутом і повинно відповідати видам документів, передбачених УСОРД.
У листі назву виду документа не зазначають.
Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу дата засідання. Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа вважається найбільш пізня дата підписання.
Реєстраційний номер документа складають з його порядкового номера, який можна заповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ.
Реєстраційний номер документа, складений двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій, що проставляється через косу лінію в порядку зазначення авторів в документі.
Посилання на реєстраційний номер і дату документа містить реєстраційний номер і дату документа на який дається відповідь.
Місце складання документа вказують у т?? му випадку, якщо утруднене його визначення за реквізитами.
Оформлення реквізитів, розміщених на робочому полі документа.
Гриф обмеження доступу до документа проставляють без лапок на першій сторінці документа, і його можна доповнити даними, передбаченими законодавством про інформацію, що віднесена до державної таємниці та конфіденційної інформації.
Як адресата можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку.
Посада особи, якій адресовано документ вказують в давальному відмінку.
Якщо документ відправляється в кілька однорідних організацій, то їх слід вказувати узагальнено.
Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед другим, третім, четвертим адресатами не вказують. За наявності більшої кількості адресатів складають список розсилки документів.
Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті документа.
Документ затверджується посадовою особою або спеціально видаваним документом.
Резолюцію рекомендується наносити з деяким нахилом, пастою, що відрізняється за кольором від основного тексту документа.
Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші. Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Бути узгоджений з назвою виду документа. Заголовок відповідає на наступні питання: про що, про кого та ін
До тексту документів надрукований на папері А5 заголовок можна не складати.
Текст документа складають російською або національною мовою у відповідно до законодавства РФ і суб'єктів РФ про державні мови.
Тексти документів пишуть тільки російською мовою при направленні їх:
- у федеральні органи державної влади, органи державної влади суб'єктів РФ;
- на підприємства, в організації та їх об'єднання, що не знаходяться у веденні даного суб'єкта РФ або розташовані на території інших суб'єктів РФ.
Тексти документів оформлюються у вигляді анкети, таблиці, зв'язного тексту або у вигляді з'єднання цих структур.
При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку або словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу. Характеристики, виражені словесно, повинні узгоджуватися з найменуваннями ознак.
Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблиця друкується більш ніж на одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані, і на наступних сторінках друкуються тільки номери цих граф.
зв'язний текст, як правило, складається з 2-х частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій
(заключної) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації.
Текст може містити одну завершальну частину.
У тексті документа підготовленого на підставі документів інших організацій або раніше виданих документів, вказують їх реквізити:
Найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту .
Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, то його слід розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумеруються арабськими цифрами.
У розпорядчих документах організацій, що діють на принципах едінолічія, а також документах, адресованих керівництву організації, виклад тексту має йти від першої особи однини.
У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини.
У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини.
Текст протоколу викладають від третьої особи множини.
У документах, що встановлюють права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів, а також містять опис, оцінку фактів або висновку використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини.
У листах використовують такі форми викладу:
- від першої особи множини;
- від першої особи однини;
- від третьої особи однини.
При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи в підписи не вказується.
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи мають в своєму розпорядженні одну під одною в послідовності відповідної посади.
При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовуються на одному рівні.
У документах складених комісією вказують не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки в складі комісії відповідно до розподілу.
Документ може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особи із зазначенням його фактичної посади і прізвища, при цьому не допускається ставити прийменник « за », напис від руки« зам »або косу риску перед назвою посади.
Гриф узгодження документа складається зі слова ПОГОДЖЕНО, посади особи, яка погоджує документ, особистого підпису, розшифрування підпису і дата узгодження.
Узгодження документа оформляють візою яка включає підпис візує, розшифрування підпису і дату, а при необхідності - посада візує.
Візи проставляють на останньому аркуші оригіналу розпорядчого документа, що відправляється на копії документа. Можливе оформлення віз розпорядчого документа на окремому аркуші.
Друк запевняє справжність підпису посадової особи на документах, передбачених спеціальними нормативними актами, що засвідчують права осіб, які фіксують факти пов'язані з фінансовими засобами.
Документи запевняють печаткою організації.
При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту
«підпис» проставляють:
- завершальній напис «справді»;
- посаду особи, який завірив копію;
- особистий підпис;
- розшифровку підпису;
- дату засвідчення.
Допускається завіряти копію документа печаткою, яка визначається за рішенням організації.
Відмітка про виконавці включає прізвище виконавця документа та номер його телефону. Позначку про виконавці мають у своєму розпорядженні на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому кутку.
3. Вимоги до оформлення реквізитів на службовому полі документа.
Відмітка про контроль - це відмітка про контроль за виконанням документа, яку позначають буквою «до», словом або штампом «контроль».
Відмітки про виконання документа і направлення його до справи містить такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання, або короткі відомості про виконання: слова «до справи», номер справи, в якій буде зберігатися документ; підпис; дата.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи повинна бути підписана і датована виконавцем документа або керівником структурного підрозділу в якому виконаний документ.
Відмітка про надходження документа до організації містить порядковий номер і дату надходження документа.
Допускається проставляти позначку про наявність документа в електронній у вигляді штампа.
Відмітка для автоматичного пошуку документа може містити ім'я файла, код оператора, а також інші пошукові дані, що встановлюються в організації .
4.4 Перелік документів, що підлягають затвердженню.
Утвердженню підлягають:
- акти
- договори
- завдання
- інструкції, правила
- нормативи
- звіти
- переліки
- плани
- положення
- розцінки на проведення робіт
- кошторису
- стандарти
- структура і штатна чисельність
- тарифні ставки
- статути
- форми
- штатні розписи і зміни до них.
4.5 Перелік документів на яких ставиться гербова печатка.
Гербова печатка ставиться на наступних документах:
- акти
- доручення
- договори
- заяви
- висновки і відгуки організацій на десіртаціі та автореферати, що направляються у вищу атестаційну комісію
- виконавчі листи
- на відрядження посвідчення
- норми витрати на дорогоцінні метали
- зразки відтисків, печаток і підписів працівників, які мають право здійснення фінансово-господарських операцій
- подання і клопотання
- листи гарантійні
- доручення
- протоколи
- реєстри
- кошторис витрат < p> - специфікації
- титульні списки
- статути
- штатні розклади.
Висновок
Справжній стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, що відносяться до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи і т. д. (далі - документи), включені в ОК011-93 " загальноросійський класифікатор »управлінської документації (ОКУТ) (клас 0200000).
Цей стандарт встановлює склад реквізитів документів: вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба РФ.
Література
1. Басак М. І. Діловодство і кореспонденція. Ростов на дону
«Фенікс» 2001.
2. Басак М. І. Основи діловодства для менеджера. Ростов на дону
РГЕЛ 1995
3. ГОСТ Р6.30-97 Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
4. ГОСТ Р1.5-92 Державна система стандартизації Російської
Федерації. Загальні вимоги до побудови, викладу, оформлення та змісту стандартів.
5. Павлюк Л. В. Кисельова Т. І. Воробйов Н. І. Довідник з діловодства, архівної справи і основам роботи на комп'ютері. Санкт
Петербург Видавничий торговий дім «Герда», 1998
6. Стенюков М. В. Діловодство на малому підприємстві. Документи по особовому складу. Москва «видавництво Приор», 1999
7. Чуковенков А. Ю. Янкова В. Ф. Оформлення документів: коментарі до
ГОСТ Р 6.30-97. Москва: справа, 1999
8. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
