Технологія забезпечення збереження документів

Діловодство

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ РФ

МІНІСТЕРСТВО РФ з атомної енергії

Уральського політехнічного КОЛЕДЖ

КУРСОВИЙ ПРОЕКТ

з дисципліни

Архівознавство

на тему

Технологія забезпечення збереження документів

Виконав: студент групи КАД-58В

... ... ... ... ... ... ... ... ... .... Е.В. Угарова

(дата, розпис)
Перевірив:

... ... ... ... ... ... ... ... ... .... А.А. Матвєєва

(дата, розпис)

Новоуральське 2000

О Г Л А В Л Е Н Н Я
| ВСТУП ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | 3 |
| Глава I. Основи забезпечення фізико-хімічної схоронності | 5 |
| документів ... .... | 5 |
| Фізико-хімічні фактори руйнування документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | 6 |
| Біологічні фактори руйнування документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | 9 |
| Санітарно-гігієнічні умови збереження документів ... ... ... ... ... ... .... | 9 |
| Температурно-вологий режим збереження документів ... ... ... ... ... ... ... | 12 |
| Глава II. Основні вимоги до приміщення та обладнання архіву ... ... ... ... .. | 12 |
| | 12 |
| Створення оптимальних умов зберігання документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. | 13 |
| Вимоги до приміщення архіву ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. | 14 |
| Електро-і протипожежне обладнання ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | 16 |
| Стелажне обладнання ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. | 18 |
| Упаковка документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. | 20 |
| ВИСНОВОК ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | 21 |
| Додаток 1 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | 22 |
| Додаток 2 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | |
| Список літератури ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. | |

В В Е Д Е Н Н Я

Мета даної роботи розгляд і вивчення технології збереженнядокументів, характеристика основних методів зберігання документів та їхопис.

У роботі докладно розглядаються основи фізико-хімічноїзбереження документів, фактори їх руйнування, старіння, згасання, режим іумови їх зберігання. А також матеріали, засоби та обладнання длязберігання та пакування документів, що застосовуються в архівах. Розгляд тавивчення цих питань є основним завданням цієї роботи.

Документи є засобом закріплення різними способами наспеціальних матеріалах інформації про факти, події, явища, об'єктивноїдійсності і розумової діяльності людини. У державних івідомчих архівах, бібліотеках, інших центрах документаціїзосереджений великий об'єм ретроспективної інформації, що використовується длядіалектико-матеріалістичного вивчення історії держави, внародногосподарських, наукових і культурних цілях.

Відповідно до закону СРСР «Про охорону і використання пам'ятокісторії та культури »акти державної влади та органів державногоуправління, кінофотодокументи і звукозапису, давні рукописи, а такожрідкісні друковані видання віднесені до документальних пам'яток історії такультури. Забезпечення збереження документів є великої науковоїпроблемою, що має важливе політичне, народногосподарське та соціально -культурне значення.

Російськими фахівцями виконана велика робота з поліпшенняумов зберігання документів і створення знову обладнаних архівосховищ.
У результаті систематичної роботи, що проводиться в архівах, бібліотеках,наукових інститутах і лабораторіях, стала більш зрозумілою картина фізико -хімічного стану документів і деяких процесів зміни їхпервинних властивостей під впливом зовнішніх факторів - світла, температури івологості повітря, його газового складу та ін

В різних сховищах сконцентровані вельми різноманітні зачасу походження, змісту, оформленню, техніці і способувідтворення документи. До них відносяться стародавні і сучасні рукописніі друкарські матеріали у вигляді книг, окремих державних актів, планів,креслень, малюнків та художніх репродукцій, виконаних на різнихсортах паперу, шкірі і пергаменті, за допомогою використання різнихфарбників органічного та неорганічного походження.

В основі даної теми лежить ряд нормативних актів, що регламентуютьдіяльність установ, що зберігають документи - архівів. Основнимидокументами у цій галузі є "Основні правила роботидержавних архівів СРСР "і" Основні правила роботи відомчихархівів ". У цих нормативних актах докладно описуються умови зберіганнядокументів: температурно-вологісний режим, розміри приміщень архіву,розміри стелажів та інше.

Питання, що стосуються найбільш нової архівної техніки докладновідображені в книгах з архівознавства. Найбільш повні відомості по цій теміроботи містяться в книгах "Архівознавство" авторів Крайського З.В., Челліні
Е.В. і "Основах забезпечення збереження документів" Сергазіна Ж.Н. У данихджерелах проаналізовані сучасні методи та тенденції в областізабезпечення збереження документів. З природничо-наукової та технічноїточки зору розглядаються теоретичні основи старіння і довговічностідокументів на різних носіях; технологія зберігання і захисту інформаціївід передчасного руйнування.

Глава I

Основи забезпечення фізико-хімічної схоронності документів

Тривала схоронність документів залежить від створення оптимальнихумов їх зберігання, пов'язаних зі сприятливими температурно-вологісним ісвітловим режимами, а також від постійного дотримання санітарно -гігієнічних вимог.

Фізико-хімічні фактори руйнування документів

Фізико-хімічним змінам (старіння) піддаються всі складовічастини документів: папір, барвники (чорнило, туш, олівець, машинописнібарвники), клей, картон палітурок. Папір стає крихкою і ламкої.
Особливо нестійка сучасна папір сортів газетний і друкарська № 3,яка вже через десять років жовтіє і стає крихкою.

На фізико-хімічний стан документів у сховищах надаєнесприятливий вплив ряд факторів: різкі перепади температури ізайва сухість повітря негативно впливають на структуру паперу, роблячи їїламкої; прямі сонячні промені впливають на структуру паперу і знебарвлюютьбарвник, яким завдано текст; наявність в повітрі шкідливих домішок
(сірчистого газу) у поєднанні з підвищеною вологістю також тягне за собоюпсування тексту: вогкість викликає розвиток плісняви, яка, просочуючипапір, покриває її різнобарвними плямами, руйнує і іноді повністюзнищує текст. Знебарвлення тексту називається згасанням текстудокумента. Сонячний світ є одним з факторів, що згубнодіючих на основу папери та барвники. Під впливом ультрафіолетовихпроменів папір жовтіє і втрачає механічну міцність, а більшість текстіввицвітає, руйнуються також і шкіряні палітурки. У зв'язку з цимрекомендується ставити стелажі в сховищах таким чином, щоб документибули висвітлені мінімально. Заходами, що перешкоджають старінню папери івицвітання текстів, є вставка світлорозсіювальних стекол, а при їхвідсутності - забарвлення стекол білилами або застосування штор з щільної темноїтканини, а також розсувних ставень. Особливо сприятливо зберіганнядокументів в коробках і папках, що виготовляються з урахуванням розмірівдокументів. Справи розміщують у коробках з таким розрахунком, щоб їх можна буловільно виймати і підкладати, не пошкоджуючи обкладинок та аркушів документів.
Якщо архів не має можливості закартоніровать справи (укласти їх у коробкиабо картонні папки з клапанами), то рекомендується обгортати зв'язки абообкладати їх папером. Для цього придатні сорти паперів: малювальна марки
В, креслярська марок В, 0 № 1, 2, обкладинкових марки А, перфокарточная,форзацная лощена марки А.

Картонірованіе охороняє документи й від іншого негативнощо впливає на них фактора - пилу. Пил, потрапляючи між волокнами паперу,руйнує целюлозу і тим самим знижує міцності, паперу, сприяєзбільшення вологи, є середовищем для живлення суперечка цвілевих грибків,переносником яєць комах. У промислових районах, де повітря забрудненегазами (сірчистим, оксидами азоту та ін), що лежить на документах пилсприяє концентрації газів, а отже, і активізації їхстаріння.

Біологічні фактори руйнування документів

Дуже небезпечні для документів біологічні шкідники: рослини
(бактерії, гриби) і тварини (комахи, гризуни). Поява їх в архіві --серйозна загроза збереження документів. Тому необхідно мати хоча белементарне уявлення про біологічні фактори, що впливають на прискорення
"старіння" документів.

Бактерії є нижчими одноклітинними організмами. Для їхжиттєдіяльності необхідна висока вологість папери, можлива призатоплення сховищ або постійної підмочки справ через несправністьпокрівлі, опалення, сирих стін. На папері з'являються пігментні пляминеправильної форми. Шкіра та клей палітурки розкладаються: на них з'являєтьсяслиз, а з часом (якщо не боротися з бактеріями і не поліпшитирежим зберігання документів) отвори на місці поразок.

Способи боротьби: дезінфекція, зміна умов зберігання справ.

Основними руйнівниками документів в архівосховищах єгриби, звані в побуті цвіллю. Для документів характерне ураженнягрибами-паразитами, які живуть за рахунок мертвих органічних залишків. Вониз'являються на папері, шкірі і картоні палітурок, клеї, нитках. Відомопонад 200 видів грибів, що мешкають в архіві та книгозбірнях. Гриби --багатоклітинні рослини, що розмножуються спорами. Спори легко переносятьсяпотоками повітря, особливо в запилених приміщеннях, і можуть швидко заразитиздорові документи. Як правило, гриби розвиваються на вологих документахабо в сховищах з підвищеною вологістю повітря при температурах 20 - 27
° С, у тісно заставлених кутах, не провітрюваних шафах. Гриби дужечутливі до дії газів, тому для боротьби з ними ефективнадезінфекція. Однак гриби, що живуть у сховищах, дуже життєздатною:гриби, які загинули від нестачі вологи або низьких температур, можутьвідродитися знову при виникненні сприятливих для них умов. У зв'язкуз цим необхідно суху цвіль видаляти з паперу й переплутав м'якимимарлевими або ватними тампонами.

Пошкодження документів комахами зустрічається рідше, ніж пошкодженнягрибами, але шкоди документам ними може бути завдано в більш короткі терміни.
Відомо близько 100 видів комах, які ушкоджують документи, але це неспецифічні шкідники папери. У природних умовах це - шкідникидеревини, борошна, хутра, шкіри і т.д.

Найбільше поширення в архівосховищах отримали жуки:точильники, прітворяшкі, кожееди.

Серед точильником (меблевий, хлібний, строкатий) самим небезпечним іненажерливим є хлібний, який вражає палітурки, проклеєніборошняним клеєм, а також прилеглі до нього листи. Особливо ненажерливі йоголичинки. І жук, і личинки живуть і листах, роблячи в них ходи.

а) б)

Малюнок 1.1. - А) хлібний точильник; б) меблевий точильник.

Личинки і жуки прітворяшкі-злодія і шовковистого прітворяшкі ушкоджуютьвсі частини переплетених документів.

а) б)

Малюнок 1.2. - А) прітворяшка-злодій самець; б) прітворяшка-злодій самка.

Кожееди постійно в документах не знаходяться, а лише харчуються ними.
Можуть знищити папір, пергамент, всі частини палітурки. Найчастіше вониобгризати документи з поверхні, не роблячи ходів. У сховищахзустрічаються кожееди: антренус, шинки і килимовий. Жуки і личинкикожеедов вдень ховаються за плінтусами, під підлогою, у закритих шафах, книгах.

а) б) в)

Малюнок 1.3. - А) личинка кожееда; б) кожеед шинки (рябий); в) кожеед килимовий.

У архівосховищах може жити моль двох груп: що харчується тількирослинною їжею - зернова, грибна та насіннєва моль (пошкоджує восновному палітурки і корінці, проклеєні борошняним клеєм), що харчуєтьсяречовинами тваринного походження - Шубні, меблева, килимова та платтяна
(пошкоджує документи і частини плетіння). Всі види молі пов'язані зпродовольчими складами, складами деревини і гніздами птахів.

Таргани не живуть в листах, а приходять харчуватися борошняним клеєм, разом зним вони гризуть папір, одночасно сильно забруднюючи документи своїмивиділеннями.

Малюнок 1.4. - Тарган.

Для боротьби з біологічними шкідниками необхідно проводитисистематичну профілактику (періодично переглядати справи, перевірятистан підлоги, плінтусів, не вносити в сховища продукти, не входити докурній одязі). У разі виявлення гризунів і комах звернутися досанітарно-епідеміологічну станцію. Документи, уражені комахами іпліснявою, продезінфікувати. При появі цвілі на коробках або справахможна провести найпростішу дезінфекцію: спочатку слід ізолюватиуражені справи, а потім в ізоляторі продезінфікувати їх тривідсотковимрозчином формаліну (1 частина 40%-ного формаліну на 13 - 15 частин води).
Для профілактики справи, що зберігаються в приміщеннях з підвищеною вологістюповітря, систематично проглядаються і можуть просушувати на відкритомуповітрі при температурі не вище 30 - 35 ° С, захищеними від прямих променів.

Санітарно-гігієнічні умови збереження документів

Дотримання санітарно-гігієнічних умов є одним із заходівзбереження документів. Для запобігання документів від пилу найкращимзасобом є кондиціювання повітря в архівосховищах. Однакможна ефективно боротися з попаданням пилу в сховища і за допомогоюприпливно-витяжної вентиляції з системою хімічних фільтрів.

Рекомендується забезпечити максимальну герметичність архівосховища.
Але якщо все-таки доводиться відкривати вікна або кватирки, їх треба затягуватимарлею, змоченою 50%-им розчином гліцерину і віджатою. Збирання приміщенняслід проводити тільки вологу. Необхідно періодично знепилюютьсправи, коробки, папки і стелажі з допомогою пилососів. За відсутностіпилососів знепилювання проводять ганчіркою, змоченою в 1%-ному розчиніформаліну. Для підтримки необхідних санітарно-гігієнічних умов вархіві не рідше одного разу на місяць слід проводити санітарні дні.

Температурно-вологий режим збереження документів

Температура і вологість повітря є основними факторами,створюють сприятливі умови для тривалого збереження документів. Наприскорення процесу старіння паперу впливає не тільки підвищена понад нормутемпература, а й різкі її коливання.

Усі матеріали, що входять до складу справ (папір, шкіра, клей),гігроскопічна, і тому їх стан залежить від вологості повітря. Принизької вологості повітря папір втрачає еластичність, клей стаєкрихким, шкіра палітурок зсихається і тріскається і обкладинка деформується.
Висока вологість повітря розпушує папір, деформує її краю, тобторобить її нестійкою, прискорює що протікають в ній хімічні процеси.
Палітурки справ можуть розклеюватися. Крім того, висока відноснавологість повітря сприяє утворенню цвілі, яка швидкорозповсюджується за різкі коливання температури і вологості повітря.

У зв'язку з цим у сховищах шляхом кондиціонування, вентиляції таінших заходів повинен підтримуватися оптимальний режим зберігання документів,тобто такий температурно-вологісний режим, при якому папір, картон, шкіраі клей палітурок найкраще зберігають свої властивості.

В архівосховищах рекомендується підтримувати постійну температуру вмежах від +14 до +20 ° С. Допустимі межі відносної вологостіповітря від 45 до 60%. Для підтримки нормального температурно -вологого режиму, крім регулювання опалення, велике значення маєхороша циркуляція повітря в приміщенні. Це досягається провітрюванням
(природним і примусовим за допомогою вентиляторів) і правильноїустановкою стелажів. Якщо стелаж стоїть впритул до стіни, біля краю полицьвстановлюють обмежувачі, щоб справи не торкалися стін. Досвід показує,що навіть при недовгому зберіганні документів, укладених впритул до стіни, вонивідволожуються і з'являється цвіль.

Для контролю за температурою і рівнем вологості в архівосховищізастосовуються термометри, гігрометри, психрометри, Гігрограф. Найбільшпоширеним приладом, простим в обігу і дешевим, єпсихрометри побутової рідинний ПБ-1Б (психрометри серпня).

Прилад складається з двох термометрів - сухого і вологого. Сухийпоказує температуру повітря, а свідчення вологого допомагають встановитивідносну вологість повітря. Вологість визначається за таблицею,прикладенийної до психрометри. Запис показань температури і вологості ведетьсящодня в спеціальному журналі.

Відхилення від норм температури і вологості повітря усуваються так:при підвищеній вологості повітря - встановлення автономних кондиціонерів,інтенсивне опалювання або провітрювання приміщення (проводиться тільки в,тому випадку, якщо вологість зовнішнього повітря нижче вологості повітря всховище), а також установка відкритих судин з водним розчиномхлористого кальцію; при зниженій вологості повітря - зменшення нагрівуопалювальних приладів, установка зволожувачів повітря (кліматізер КД-0.4або побутові), установка судин з водою, що мають велику площу випаровування,вологе прибирання приміщень.

а) б)

Малюнок 1.5. - А) спліт-система настінного типу LG LS -
Р0760HL; б) віконний кондиціонер LG LW-C1261HL.

Однак всі ці заходи проводяться тільки при постійному спостереженні затемпературно-вологісним режимом повітря в сховищі.

Глава II

Основні вимоги до устаткування і приміщень архіву

Створення оптимальних умов зберігання документів

Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються:

- наданням для архіву приміщення і проведенням планово -попереджувального ремонту приміщень;

- обладнанням приміщення архіву засобами пожежогасіння, охоронної іпротипожежною сигналізацією;

- застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів
(стелажів, сейфів, коробок і т.д.);

- створенням оптимального температурно-вологого і світлового режиму вприміщенні архіву, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.

Вимоги до приміщення архіву

У відповідності з обсягом і складом зберігаються справ архівунадається окрема будівля (або частина будівлі), спеціально побудованета обладнане або пристосоване для зберігання документів.

Будівництво спеціального будівлі архіву може проводитися як потиповими проектами будівель державних архівів, так і за індивідуальнимипроектами, погодженими з зацікавленими організаціями.

Спеціальні приміщення для архіву повинні передбачатися прибудівництво адміністративних будинків для організацій, у структурі якихдіє архів. За відсутності спеціального приміщення для архівувиділяється пристосоване приміщення в адміністративних будівляхорганізацій.

Оптимальні умови зберігання документів і роботи з нимипередбачають надання таких приміщень для архіву:

- сховище для зберігання документів;

- приміщення для прийому, тимчасового зберігання, акліматизації документів;

- приміщення для роботи дослідників (читальний зал);

- робочих кімнат для працівників архіву.

Робочі кімнати для співробітників і приміщення для роботи дослідників
(читальний зал) повинні бути ізольовані від приміщень сховищ.

Приміщення сховищ, які не мають перегородок від робочих кімнат,ізолюються спеціально встановленими перегородками. Сторонні особидопускаються у сховища тільки з дозволу завідувача архівом і вприсутності співробітника архіву.

Сховища архіву повинні бути віддалені від лабораторних,виробничих, складських і побутових приміщень, пов'язаних із зберіганням абозастосуванням харчових продуктів або хімічних речовин, і не мати спільних зними вентиляційних каналів.

Сховища повинні бути безпечними у пожежному відношенні, гарантованівід затоплення і мати запасний вихід.

У приміщеннях сховищ не повинно бути газових, водопровідних,каналізаційних та інших магістральних трубопроводів. Проводка трубнемагістрального характеру допускається за умови їх ізоляціїспеціальних захисних пристосування, що виключають проникнення викидів зних у сховище.

Зовнішні двері приміщення архіву повинні бути оббиті металевим листомі мати міцні засуви. У неробочий час вони опечатуються абопломбуються. Печатка або пломбір зберігають разом з ключами у чергового поорганізації або у встановленому правилами внутрішнього розпорядку місці.

Приміщення архіву обладнуються охоронною сигналізацією. На вікна,розташування яких дозволяє доступ ззовні, встановлюються розстібніметалеві грати з замками, опечатаними пломбіром.

Електро-і протипожежне обладнання

У приміщеннях сховищ архіву прокладається схована електропроводка;допускається електропроводка в газових трубах. Освітлювальна арматуразастосовується напівгерметичні. Світильники, електрощити й розподільніпристрої повинні бути закритого виконання. Сховища обладнуютьсявідключає рубильниками. Розподільні електрощити, запобіжники ірубильники встановлюються тільки поза сховищ.

З метою протипожежного захисту все електроустаткування забезпечуєтьсязаземленням.

За пожежної небезпеки приміщення архівів відносяться до категорії "В".
Сховища повинні розміщуватися в будівлях не нижче другого ступенявогнестійкості.

Основним протипожежним обладнанням архівів є вуглекислотнівогнегасники новітніх конструкцій (Додаток 1), які встановлюютьсяз розрахунку не менше одного на кожні 50 кв. метрів площі, але не меншедвох на кожне окреме приміщення.

Приміщення архіву обладнується протипожежним водопостачанням. Пожежникикрани встановлюються на сходових майданчиках. Кожен пожежний кран повиненмати прогумований рукав довжиною до крайньої точки сховища.

Сховища і приміщення для роботи з документами повинні бути обладнаніпожежною сигналізацією.

В архіві на видному місці вивішуються: інструкції про заходи пожежноїбезпеки, список пожежного розрахунку і план евакуації документів імайна на випадок пожежі. У пожежний розрахунок включаються всі співробітникиархіву, з якими періодично, але не рідше одного разу на квартал,проводяться заняття по заходах пожежної безпеки і практичних дійпід час пожежі.

При виникненні пожежі всі співробітники беруть участь у йоголіквідації, виконуючи раніше розподілені обов'язки.

У сховищах забороняється паління, застосування електронагрівальнихприладів, зберігання продуктів харчування, легкозаймистих речовин івибухонебезпечних предметів.

Стелажне обладнання

Процес зберігання документів є важливим технологічним процесомв роботі сховищ. Вибір типу і кількості засобів зберігання залежить відособливостей документів, прийнятої системи зберігання, будівельниххарактеристик будинку.

На практиці застосовують чотири основні системи зберігання документів:вертикальна бібліотечна, горизонтальна, вертикальна підвісна івертикальна каталожна. В даний час розробляються також системиавтоматичного зберігання документів.

Вертикальна бібліотечна система призначена для зберігання папок
(325 * 230 * 60 мм) і коробок (350 * 245 * 180 мм) для стандартних справ. Їїзастосовують для постійного (в архівах) і для оперативного поточного зберіганняділоводних документів в коробках і папках в один ряд настелажної полиці.

Горизонтальну систему, призначену для документів в коробках
(180 * 350 * 245), які розміщують в один або два ряди на стелажах,застосовують, в основному, для постійного зберігання документів.

У вертикальній підвісній системі використовують шафи з висувними ящикамидля підвісного зберігання документів. Їх застосовують для оперативного поточногозберігання документів.

Вертикальна каталожна система - це шафи з висувними ящиками длязберігання переплетених справ, швидкозшивачів, спеціальних папок для нескріплених документів, карток. Система призначена для оперативногопоточного зберігання документів.

Для зберігання документів застосовують стелажі, шафи, коробки, папки, атакож сейфи, контейнери. Однією з найважливіших деталей устаткування сховищє стелажі (Додаток 2). Для нормального функціонування сховищта забезпечення належного збереження документів міцність конструкційстелажів і зручність користування ними має істотне значення. Вже впроцесі проектування нової будівлі сховища необхідно передбачати,який тип стелажів буде в ньому встановлений. Гнучкість планування і приміщеньсховища повинна також дозволяти в майбутньому без особливих складнощів замінитизастарілі конструкції на більш сучасні та раціональні.

Сховища документів в більшості випадків оснащені, як правило,сталевими стелажами. Дерев'яні стелажі зберігаються лише вадміністративних приміщеннях і читальних залах тільки з міркуваньестетики.

У більшості випадків при будівництві архівних будівель висотустель в сховищах звичайно планують не більше 2,3 м. Відповідно івисота стелажних установок не повинна перевищувати ці розміри. Низькі стелідозволяють співробітникам архіву вільно користуватися документами, що лежать наверхніх стелажах, без драбин. У багатьох архівах ширинапроходів варіюється від 0,76 м до 1,22 м, ширина одностороннього стелажарівна звичайно 40см, а двостороннього - 75см. Відстань між стіною істелажем, паралельним їй повинна бути 75см, відстань між стіною іторцем стелажа одно 45см, відстань від підлоги до нижньої полиці не менше
15см, в цокольних поверхах не менший 30см. Стелажі повинні бути встановленіпаралельно стінам з вікнами. Якщо висота сховища більше 4м, то стелажірозміщуються в 2 яруси.

Широко застосовують нерухомі (стаціонарні) стелажі, не пов'язані зсвоєї конструкції з архітектурною структурою будівлі. Іноді арматуру самихстелажних металевих конструкцій використовують як арматуруархівних будівель. У цьому випадку бетонні плити навішують безпосередньо наметалеві стовпи, які одночасно служать вертикальними стійкамидля стелажів. Перевага стелажів стаціонарного типу в тому, що вониміцні, тверді, особливо придатні для сховищ типу башти. У своючергу, самонесучі стелажні конструкції дуже економічні увиробництві.

Також для зберігання документів дуже зручно використовувати компактністелажі. Вони дозволяють оптимально вирішити проблему розміщення на граничномалій площі найбільшої кількості документів. Зручність користуваннякомпактними стелажами обумовлена тим, що вони мають велику місткість,відмінно захищають документи від несанкціонованого доступу. Але й цістелажі мають ряд недоліків: вони вимагають зберігання тільки абсолютноздорових документів, оскільки в умовах компактного зберігання черезвідсутність притоки свіжого повітря біологічне ураження документіввідбувається швидше. Густина розміщення документів робить цю системуважкою і вимагає значного зміцнення перекриттів в сховищах.
Компактні стелажі є рухливими. Принцип їх дії - одна частинастелажної секції або прольотів можуть наближатися один до одного.
Переміщаються стелажі за допомогою різних систем пересування і бічногопереміщення і систем обертання на крюках. В системі подовжнього розміщеннярухомими є секції. Пересування здійснюється за допомогою рейок,укладених на підлозі. В системі стелажів з бічним переміщенням пересуваютьсяне всі стелажі, а їх секції, причому не паралель центральному проходу, аперпендикулярно йому.

Для зберігання найбільш цінних та секретних документів, а такожспеціальних видів документів (карти, плани, креслення, рукописи і т.д.)застосовуються сталеві шафи. Можуть бути використані також сейфи іконтейнери. Разом зі всіма перерахованими, розробляються також іавтоматизовані системи зберігання документів. Впровадженняавтоматизованих систем дозволяє максимально корисно використовуватиплощі і об'єм приміщення, сприяє зменшенню трудомісткості пошуківвидачі документів, обмежувати доступ до що зберігається документів.

Упаковка документів

Роль упаковки під час зберігання полягає у захисті документів відвпливу зовнішніх факторів (сонячних променів, пилу, вологи, мікроорганізмів) імеханічних пошкоджень. Для забезпечення тривалої збереження документівв процесі зберігання упаковка повинна відповідати наступним основнимвимогам: газо-і Вологонепроникність; механічної міцності;стабільності геометричних розмірів; стійкості до сонячного світла;вогнестійкості; хімічної інертності по відношенню до матеріалу, на якомустворений документ; низькій швидкості старіння.

Для виготовлення упаковок документів застосовують п'ять основних типівматеріалів: метали, картон, міцні пластмаси, поліетилен ікомбіновані матеріали.

Розрізняють наступні види упаковок: коробки, папки, футляри,контейнери, пакети. Документи на паперовій основі, як правило, зберігаються вкартонних коробках і папках. Картонні коробки є найдешевшими іпоширеним видом упаковок документів у всіх архівах. Однак притривалому зберіганні картонні коробки утворюють пил, який, потрапляючи надокументи, може викликати незворотні дефекти у вигляді подряпин, потертостей іт.д. Крім того, при тривалому зберіганні з картону виділяється перекисводню, який прискорює процес старіння документів.

Кінодокументи упаковують в стандартні металеві (жерстяні)коробки, які мають у своєму розпорядженні в горизонтальному положенні стопки по 5-6штук. В металевих коробках зберігаються і мікрофільми. Металевіпротикорозійного коробки або ящики для рулонів кінострічок і мікрофільмівє основним засобом зберігання в кіноархіву і в спеціалізованихсховищах державних архівів. Металеві коробки і контейнеримають високу механічну міцність. При зберіганні в них магнітних стрічок вониє також своєрідним екраном, що захищає від фонодокументивпливу магнітних полів. Найбільш оптимальним матеріалом длявиготовлення металевих коробок є сплав, що складається з 20% залізаі 80% нікелю.

Застосування комбінованих матеріалів дозволяє виготовити міцніводонепроникні упаковки (чотиришаровим коробки з поліетилену, картону,станіолі і металу).

В даний час розроблені нові типи коробок для упаковки ізберігання документів з ударостійких пластмас. Пластмасові коробкипиленепроникні, не схильні до впливу вологи, зручні для серійноговиробництва. Для більшої герметизації упаковки коробки можуть бути забезпеченім'якими гумовими або пластмасовим ущільнювачем між кришкою іпідставою.

З А К Л Ю Ч Е Н Н Я

У зв'язку з швидкими і глобальними змінами, що відбулися іщо відбуваються в нашій країні і суспільстві, зростанням і підвищенням науково -технічного та організаційно-економічного рівня незмірно зрослароль документаційного багатства, чіткіше визначаються основні функціїархівних та інших інформаційних установ: зберігання, необхідноїсуспільству, ретроспективної інформації і забезпечення користувачів цієїінформацією. З цієї точки зору інформаційний центр, бібліотека абомузей, як сховища ретроспективної інформації, мало відрізняється від архіву.
З іншого боку, організація читальних і виставкових залів в архівнихустановах і надання користувачам необхідної інформації робитьархіви схожими на інформаційні центри, бібліотеки, музеї. Однак є йпринципові відмінності архівів від інших інформаційних установ. Архіви
- Це унікальні хранителі "пам'яті людства", державні центризосередження документальних пам'ятників історії, науки і культури.

У нашій країні налічується понад 4 тис. державних архівів ітисячі відомчих архівів, що утворюють розгалужену мережу. В іншихгалузях функціонують аналогічні документальні мережі, зокрема,інформаційна та бібліотечна.

Забезпечення збереження документів є науково-технічноїпроблемою, включаючи питання науково-дослідного, організаційного таметодичного характеру. Основна увага архівні установизосередили на підвищенні наукового рівня, ефективності та якостіроботи, зміцненні матеріально-технічної бази, впровадженні технічнихдосягнень у практику. Пильна увага концентрується на пріоритетнихнапрямах архівної області, і перш за все на оновлення основнихвиробничих фондів, технічне переозброєння та реконструкціїдіючих установ і лабораторій, а також будівбудівництві сучаснихархівосховищ.

Обмежені можливості традиційних методів обробки великихобсягів архівної інформації зумовили необхідність вдосконалення ірозвитку системи науково-довідкового апарату Державного архівного
Фонду РФ на базі інформаційних технологій, орієнтованих на застосуванніорганізаційної та обчислювальної техніки. Велике значення надаєтьсярозробці прогресивних технологій автоматизованої реставрації тавідтворення документів на базі мікропроцесорної техніки.

У даній роботі проаналізовано основні сучасні методи ітенденції в галузі забезпечення збереження документів з урахуванням розробокархівної практики. З науково-технічної точки зору розглянуті питаннямеханізму старіння і довговічності документів на різних носіях;технологія зберігання і захисту інформації від передчасних руйнувань;методи та засоби реставрації та консервації документів; конструктивнийремонт будівель, обладнання та освітлення сховищ; традиційні іавтоматизовані системи зберігання; засоби транспортування документів;системи і засоби протипожежного захисту; контрольно-вимірювальні приладидля виміру мікроклімату в приміщенні. А також досліджені основніпараметри оптимізації фізичної схоронності документів, технікакондиціонування і способи автоматичного регулювання клімату всховище.

На основі нашої роботи показані оптимальні умови збереженнядокументів на різних носіях, які слід враховувати в перспективіекономічного уніфікованого підходу до проектування і будівництваархівів.

Додаток 1

Вогнегасники

Вогнегасник хімічний пінний ОХП-10

Вогнегасник повітряно - пінний (ОВП)

ПРИСТРІЙ стаціонарних установок пожежогасіння

Схема автоматичної установки водяного пожежогасіння:

1 - сповіщувач; 2 - зрошувач

Додаток 2

СИСТЕМИ Компактні ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Система стелажів поздовжнього переміщення "Компактус"

Список літератури

1. ГОСТ Р 6.30-97 УСД УСОРД. Вимоги до оформлення документів. - М.,
1998р.-19с.

2. СТП УрПК-1-2000. Вимоги до оформлення текстової документації. -
Новоуральське, 2000.-27с.

3. Основні правила роботи державних архівів СРСР. - М., 1984 .-
174с.