Автоматизація обліку в поліграфічному виробництві

Козлова A.A.

Нікого не здивує той факт, що поліграфічне виробництво є одним з лідерів у плані використання комп'ютерної техніки. Це стосується і всього світу, і нашої країни зокрема. Даний факт пояснюється тим, що друковане справа є технологічно складним виробництвом.

Але як показує практика, нові технології пропонуються тільки для друкованого виробництва (дизайн, верстка), у той час як менеджмент залишається на рівні комірних ведення книг обліку замовлень з ручним розрахунком вартості, а іноді й взагалі при повній відсутності будь-якого врахування. До цих пір оперативний облік у поліграфічному виробництві стояв "на окраїні" загального процесу автоматизації друкарської справи.

Таким чином, складається наступна ситуація: поліграфії беруть на роботу спеціально навчених людей - "розраховувачів", які займаються ручним розрахунком вартості замовлень. У результаті не просто ростуть невиправдані витрати на заробітну плату, але й виникають проблеми, пов'язані з так званим "людським фактором "- помилки та зловживання.

В результаті навіть ненавмисних помилок в розрахунках відбувається завищення вартості одних замовлень і заниження інших. Ось і виходить, що непомітно для себе поліграфії несуть збитки тільки лише через помилки у розрахунку. Крім самих поліграфічних підприємств також страждають замовники, для яких з деякою ймовірністю може бути зроблений розрахунок з помилкою, що призводить до завищення вартості послуг.

Вихід з такої ситуації бачиться тільки один - автоматизація оперативного обліку в поліграфічному виробництві. Як і буває в таких випадках, коли потреба в системі автоматизації є, але система ще не створена, користувачі власними зусиллями починають з нуля створювати програми. У силу того, що такі проекти вимагають великих витрат, професійних програмістів і чималого часу на розробку, створити щось варте уваги власними силами не вдається і користувачі повертається до звичних комірну книгу, в кращому випадку, вдосконаленим до ведення таблиць в Excel.

Як показує досвід, невдалі спроби розробки програмного забезпечення призводять поліграфістів до переконання, що процеси в поліграфічному виробництві взагалі не піддаються якому-небудь комп'ютерного обліку.

Система автоматизації обліку APP System стала результатом формалізації бізнес-процесів у поліграфічному виробництві на базі досвіду передових друкарень. При створенні системи ми поставили перед собою мету не тільки спростити і прискорити оперативний облік на виробництві, а й надати керівництву друкарні можливість отримувати необхідну інформацію для прийняття управлінських рішень.

При проектуванні системи автоматизації ми використовували дедуктивний метод, розбивши поліграфічне виробництво на три складові частини: дополіграфія (набір, сканування, цифрова обробка, верстка), власне друк і послепечатниє роботи. За аналогією з виробництвом поділу була піддана продукція друкарень: книги, газети, брошури, листівки, афіші, календарі тощо Спираючись на виконану деталізації вартість, наприклад календарика складається з наступних складових: набір, верстка, сканування, цифрова обробка, друк, папір, різка, кругленіе кутів, лакування.

Програма APP System розроблялася у постійній взаємодії з її безпосередніми користувачами про що говорить позитивний досвід її впровадження протягом 3 років у більш ніж 10 друкарнях, завдяки чому вона в точності відповідає вимогам фірм, що працюють в рекламно-видавничої галузі. Форми введення та обробки інформації неодноразово видозмінювалися з метою отримання зручного та інтуїтивно зрозумілого користувачеві інтерфейсу, що не потребує від нього спеціальних знань. Для розрахунку вартості замовлень користувач повинен ввести декілька основних цифр (тираж, розмір замовлення, кольоровість і т.д.), після чого, програма, перевіривши введені дані на правильність і на логічну несуперечність, розрахує загальну вартість з поелементного деталізацією вартості замовлення в калькуляції.

APP System володіє такими унікальними перевагами:

Відкритість вихідного коду дозволяє користувачам системи вносити будь-які необхідні зміни: змінювати інтерфейс, звіти, алгоритми розрахунку. Відкритість коду гарантує можливість 100% адаптації системи під особливості оперативного і виробничого обліку на Вашому підприємстві.

Гнучка вбудована система настройки, що дозволяє легко змінити систему обліку під конкретне підприємство, причому для установки не потрібно навичок програмування.

Середа розробки VBA і використовувана СУБД Access робить систему простою для розуміння і не вимагає придбання дорогих СУБД і фахівців для їх обслуговування.

Основними функціональними можливостями програми є:

Багатофункціональність: розрахунок вартості додрукарських робіт, паперу, друку, післядрукарських робіт. Складність замовлення не обмежена - від візитної картки до брошури.

Зручність форм введення Замовлень: для розрахунку вартості досить ввести кілька необхідних цифр (тираж, розмір вироби, список робіт і т.д.), автоматичний перерахунок тиражу у форматі замовлення в формат друку.

Необмежений перелік поліграфічної продукції в прайсах, гнучкість настроювання обліку.

багатовалютність прайсу продукції з можливістю перерахування в рублі.

Висновок на друк різних документів на замовлення.

Аналітичний модуль, що дозволяє проводити аналіз продажів і оплати замовлень, отримання аналітичної інформації по замовленнях у вигляді вибірок і звітів, багатокритеріальний відбір замовлень.

Відстеження оплати замовлення.

Гнучка настройка: ведення прайсів, довідників продукції, клієнтської бази, допоміжних налаштувань.

Багатокористувацький режим (можливість роботи з однією базою даних декільком користувачам). Можливість налаштування доступу до різних пунктів меню і елементів форм у модулі Адміністрування.

За думку користувачів, система APP System на порядок підвищила швидкість і зменшила помилки розрахунків. Дана система дозволяє менеджерам друкарень аналізувати собівартість кожного замовлення, враховувати всі витрати, керувати ними, підвищуючи конкурентоспроможність підприємства в цілому.

Впровадження даної системи дозволяє вийти на якісно новий рівень, дає можливості для розвитку і перевага над конкурентами за рахунок:

Скорочення часу оформлення та розрахунку замовлення;

Точності у розрахунку вартості, а також заповненні характеристик замовлення;

Контролю проходження замовлення, планування термінів виконання;

Аналізу ефективності роботи підрозділів.

APP System ідеально підходить для країн, що розвиваються поліграфічних підприємств, що використовують комп'ютерні технології для отримання переваги над конкурентами та які планують використовувати автоматизовані системи при оформленні замовлень.

Традиційно поліграфія - одна з галузей, де прийнятий так званий "котлової облік "(підсумок всіх витрат підраховується після закінчення місяця). Такий спосіб не дозволяє, наприклад, визначити собівартість окремо взятого замовлення. Розширення виробництва, освоєння нових технологій, конкуренція на ринку ставлять керівництво поліграфія перед необхідністю оптимізувати бізнес-процеси на підприємстві за допомогою впровадження автоматизованих систем оперативного обліку.

Розробка таких систем вже почалася і APP System один з них. Поліграфічне виробництво переходить на новий технологічний виток розвитку. Грамотне використання технологій автоматизованого обліку замовлень та розрахунку їх вартості дозволить друкарням і видавництвам перейти на якісно новий рівень. Головне сьогодні - вчасно включитися в цей процес.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.printware.ru/