Прес-конференції, їх призначення і підготовка

Реферат виконав: студент групи 03-431 Степанов М.Д.

Московський авіаційний інститут (Державний технічний університет)

Москва, 2009.

Вступ

Хотілося б відзначити, що прес-конференції представляють собою досить ефективний метод передачі інформації пресі та інших ЗМІ. Отримавши величезне розповсюдження прес-конференції, як метод спілкування із засобами масової інформації, дають досить позитивні результати.

Цілі і завдання:

Дати визначення прес-конференцій

Розкрити їхній зміст, призначення

Виявити основні етапи підготовки прес-конференції і важливі моменти її проведення

Прес-конференції, їх призначення і підготовка.

Прес-конференції - Один з найбільш поширених та ефективних способів організації зв'язків з громадськістю та передачі їй необхідної інформації через посередника, роль якого в даному випадку виконує преса та інші ЗМІ.

Прес-конференції доцільні в тих випадках, коли організації необхідно:

Проінформувати свою громадськість про будь-яке важливе та неординарний подію у своєму житті;

Продемонструвати досягнення фірми або її нову продукцію;

Представити нову концепцію розвитку, що викликає масовий громадський інтерес;

Вирішити спірні питання, давно обговорювані громадськість.

Налагодити особисті контакти керівництва організації з представниками ЗМІ

Ініціаторами проведення прес-конференції в переважній більшості випадків є керівники і фахівці різних структур, організацій і компанії, а іноді працівники ЗМІ, які під тиском різних груп громадськості бажають отримати розгорнуте, кваліфікований і офіційні відповіді на зацікавив питання.

Фахівці в області зв'язку з громадськість не рекомендують організовувати прес-конференції з мало значним приводів, а також у тих випадках, коли звичайна інформація може бути передана за допомогою традиційних засобів (наприклад за допомогою прес-релізів).

До початку прес-конференції її організатори мають підготувати та розіслати спеціальні запрошення тим представникам ЗМІ, яких вони хотіли б бачити, на даному підприємстві. Такий вибірковий підхід до складу приватників прес-конференції не виключає, однак, того, що на ній будуть присутні журналісти опозиційно налаштованих видань. Організатори прес-конференції не повинні перешкоджати їх участі в обговоренні намічених проблем, оскільки це майже завжди негативно впливає на діловий імідж організації, свідчить про невпевненість керівництва фірми в правильності своїх позицій. Небажання вислухати гострі запитання і відповідати на критичні зауваження.

Представникам щоденних видань запрошення для участі в прес-конференції рекомендується висилати приблизно за тиждень до її проведення, з тим щоб у них було кілька днів для планування власної роботи та підготовки до заходу, якщо в роботі прес-конференції передбачається участь журналістів з щомісячних і щоквартальних видань, то терміни розсилки запрошень повинні бути скориговані відповідним чином.

В самому запрошенні слід вказати:

Місце, день і час проведення прес-конференції, її приблизну тривалість.

Загальну тематику прес-конференції та перелік основних питань, передбачуваних до розгляду

Прізвища і посади основних учасників прес-конференції з боку її організаторів

В запрошенні не рекомендується занадто докладно перераховувати і, тим більше, коментувати основні питання прес-конференції, щоб не послабити інтерес представників ЗМІ до майбутньої події.

При виборі дня проведення прес-конференції необхідно прагне до того, щоб він не збігався з днем проведення в цьому ж місті будь-якого іншого великого події, що становить широкий громадський інтерес і що залучає основну масу журналістів із різних ЗМІ.

Засоби масової інформації, які отримали запрошення для участі в прес-конференції, але не надіслали на неї з яких-небудь причин своїх представників, не повинні позбутися можливості розповісти про дану подію на своїх сторінках, радіо-або телеефірі. Тому організатори прес-конференції зазвичай розсилають у згадані ЗМІ всі необхідні матеріали, а також тексти або тези основних виступів учасників прес-конференцій.

Керівники ЗМІ щодня отримують велику кількість запрошень для своїх співробітників на ту чи іншу прес-конференцію. Деякі запрошення викликають у них інтерес, а інші вони просто ігнорують. Саме тому організаторам прес-конференцій необхідно враховувати, що кількість розісланих запрошень далеко не завжди буде збігатися з кількістю відвідали її журналістів і репортерів. У будь-якому випадку доцільно продумати і організувати процедуру реєстрації осіб, перебувають для участі в роботі прес-конференції. Це тим більш корисно зробити для оцінки дієвості прес-конференції за результатами аналізу публікацій про неї у тих чи інших виданнях та відповідних репортажів в інших ЗМІ.

Важливе значення для проведення прес-конференцій мають особистість виступаючого, його ораторські здібності та знання обговорюваного предмету. Далеко не завжди ці властивості поєднуються в одній людині, тому організатори прес-конференцій змушені вирішувати, кому довірити ведення прес-конференції - митецькому оратора, досконало володіє технікою усного мовлення, або ж висококваліфікованому фахівця, не вміє «красиво говорити», але досконало знає обговорюваний предмет.

Розумним виходом з подібної ситуації може бути така організація прес-конференцій, при якій вступне слово і головний доповідь робить людина, що має досвід публічного виступу, а відповіді на конкретні питання і специфічні коментарі дає фахівець в тій чи іншій галузі.

Перед початком прес-конференцій іноді доцільно провести коротку репетицію тієї її частини, на якій доповідач виступає з основною мовою, додатково проінструктувати персонал на випадок непередбачених питань і ситуацій.

Іноді корисно заздалегідь розподіляти деякі питання (з числа передбачуваних) серед своїх співробітників, з тим щоб вони могли задати їх виступаючим у відповідний момент для пом'якшення важкій ситуації або перекладу обговорення на іншу тему. Цей прийом часто використовується в практиці проведення прес-конференцій, однак зловживати ним не варто.

Технологія проведення прес-конференцій не повинна передбачати бесіду і обмін інформацією між основними виступаючими і запрошеними представниками ЗМІ безпосередньо перед початком прес-конференції.

Після завершення виступу основних доповідачів організатори прес-конференції повинні оголосити, що для запитань журналістів і відповідей на них відводиться строго певний час.

В ході прес-конференції запрошені представники ЗМІ можуть поставити запитання, що носять критичний, компрометуючий і недоброзичливий характер по відношенню до організації, що проводить даний захід. Цілком зрозуміло небажання організаторів відповідати на подібні питання. Проте відмова в даному випадку набагато менш доречний, ніж спроба пом'якшити питання, відповісти на нього ухильно або неповно, перевести розмову на іншу тему.

Під час виступу основних учасників прес-конференції та відповідей на питання запрошених журналістів і репортерів організатори прес-конференції нерідко підкидають заготовлені заздалегідь «сенсаційні новини» та повідомлення. Подібний прийом підвищує інтерес до подій заходу, але користуватися ним треба обережно і в міру.

В числі організаційних питань підготовки та проведення прес-конференції істотне місце займає швидке і безпомилкова ідентифікація всіх її учасників. Для цього організатори прес конференції повинні забезпечити залучених співробітників організації невеликими пластиковими нагрудними табличками, що містять інформацію про ім'я, прізвище даного учасника заходу, його займаної посади в компанії, обов'язки щодо участі у прес-конференції. За можливості такі таблички повинні бути забезпечені фотографіями власників і їх службовими телефонами. Перед виступаючими на прес-конференції також доцільно розставити ідентифікаційні таблички із зазначенням прізвищ, імен та посад.

Для підвищення результативності прес-конференції кожному з присутніх на ній представників ЗМІ повинні бути вручені необхідні інформаційні матеріали (прес-релізи, фотографії, слайди, відео-та аудіокасети, дискети, каталоги, звіти та інші документи, що містять інформацію з обговорюваних питань).

Організатори прес-конференції повинні ретельно продумати численні технічні аспекти її забезпечення (приміщення, столи, стільці, освітлення, справні розетки, мікрофони, засоби орг. Техніки, оперативний зв'язок, місце для телекамер і т.д.).

В залежно від подій, що визначають місце проведення прес-конференцій, зустрічі журналістів з головними особами підрозділяють на кілька видів.

Оперативні прес-конференції проводять в терміновому порядку, на місці подій або пригод, слідом за підбиттям підсумків голосування, закінчення переговорів і т.д. "Летючі прес-конференції виникають з ініціативи самих жрналістов при згодою їх "візаві". Спеціально обумовлюється неофіційний характер подібних прес-конференцій, тому що подальші заяви, роз'яснення влади уточнюють трактування події, доповнюють її новими фактами, подробицями, включають аналіз ситуації.

Регулярні прес-конференції організуються в заздалегідь оголошене час у спеціально пристосованих для зустрічі приміщеннях (прес-клуби, конференц-зали, будинки і клуби журналістів, прес-центри і т.д.).

За завершення прес-конференції організатори зазвичай влаштовують для запрошених журналістів і репортерів невелике частування (коктейль, фуршет і т.п.). Мета даного заходу - зовсім не налагодження дружніх контактів з представниками агресивно налаштованих ЗМІ, а створення неформальної обстановки для більш ефективного спілкування керівників і фахівців компанії з представниками ЗМІ та ділових кіл.

Після завершення прес-конференції її організатори повинні оцінювати результативність проведення заходу Для цього необхідний повний і детальний аналіз матеріалів про що пройшла прес-конференції, що з'явилися в ЗМІ через деякий час, - як правило, це виконується фахівцями зі зв'язків з громадськістю організації, що проводить прес-конференцію.

Поряд з прес-конференцією важливе значення для правильної організації зв'язків з громадськістю має відвідування об'єктів представниками ЗМІ.

Список літератури

Варакута С.А. Зв'язки з громадськістю: Навчальний посібник. - М.: ІНФАРА-М, 2009.-207 с. - (Вища освіта). ISBN 987-5-16-003443-0.

навіженої Е.А. Паблік рілейшнз. М., 1994.

Блек Сем. Паблік рілейшнз. Що це таке? М., 1990.

Невзлін Л.Г. Паблік рілейшнз. М., 1993.

Паблік Рилейшнз. Алмати, 1997.

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://referat.ru