ЗМІСТ
ВСТУП:
1. Інсталяція програми:
1.1. Системні вимоги
1.2. Програма установки
1.3. Запуск і завершення роботи з програмою
2. Керування файлами:
2.1. Створення нового документа
2.2. Завантаження робочого документа
2.3. Збереження документа
2.4. Автоматичне збереження
2.5. Створення резервних копій
2.6. Захист даних
2.7. Додаткові відомості про файли
3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТІВ:
3.1. Управління робочими листами
3.2. Додавання робочих аркушів
3.3. Переміщення робочих аркушів
3.4. Перейменування робочих аркушів
3.5. Корекція висоти рядків і ширини стовпців
4. ПОБУДОВА ТАБЛИЦЬ:
4.1. Маркування осередків
4.2. Скасування операцій
4.3. Копіювання даних
4.4. Видалення даних
4.5. Форматування чисел
4.6. Вирівнювання даних
4.7. Встановлення шрифтів
5. Табличний ОБЧИСЛЕННЯ:
5.1. Введення формул
5.2. Складні формули
5.3. Редагування формул
5.4. Інформаційні зв'язку
5.5. Групові імена
6. ПОБУДОВА І ОФОРМЛЕННЯ діаграм:
6.1. Побудова діаграм
6.2. Типи діаграм
6.3. Написи на осях
6.4. Додаткові об'єкти
6.5. Актуалізація діаграм
7. ФУНКЦІЇ:
7.1. Конструктор функцій
7.2. Редагування функцій
7.3. Обчислення суми
7.4. Обчислення середнього значення
7.5. Обчислення величини лінійної амортизації
7.6. Комбінування функцій
7.7. Текстовий режим індикації формул
8. ОБМІН ДАНИМИ:
8.1. Імпорт малюнків в Excel 97
8.2. Редагування малюнків на робочому листі
8.3. Включення таблиці в текст
9. Обробки списків:
9.1. Створення списків
9.2. Введення списку даних
9.3. Пошук елемента в списку
9.4. Редагування списків
9.5. Автоматичний фільтр
9.6. Комбінована фільтрація
9.7. Сортування списків
10. АНАЛІЗ ДАНИХ:
10.1. Опорні таблиці
10.2. Редагування опорних таблиць
10.3. Знаходження значень
11. БАЗИ ДАНИХ:
11.1. Запуск програми обробки баз даних
11.2. Оболонка програми Query
11.3. Завантаження зовнішнього набору даних
11.4. Критерії вибору даних
11.5. Комбіновані запити
11.6. Обмін даними із зовнішньою базою
12. Налаштуваннями програми EXCEL:
12.1. Створення піктографічного меню
12.2. Зміна виду основного вікна
12.3. Зміна виду робочого аркуша
12.4. Встановлення стандартного шрифту
12.5. Установка національних параметрів
12.6. Зміна кольорів
12.7. Автоматичне завантаження документів
12.8. Шаблони таблиць
13. VISUAL BASIC:
13.1. Програмування табличних функцій
13.2. Вбудовування функцій
13.3. Застосування функцій
Введення.
Історія розвитку програм обробки електронних таблиць нараховує трохи більше десяти років, але в наявності значний прогрес у галузі розробки такого програмного забезпечення. Програмний продукт, який претендує на звання найпотужнішої і продуктивної програми обробки електронних таблиць з тих, що сьогодні на ринку, дійсно набагато перевершив колишній рівень можливостей.
Розглянемо основні компоненти Excel 97. Як і раніше, основною програмою є обчислювальний модуль, за допомогою якого виконується обробка текстових і числових даних. У даній версії програми у цього модуля з'явилося багато цікавих функцій: контроль допустимості вводяться значень, виявлення та виправлення найбільш поширених помилок, обчислення полів у вільних таблицях. Нова панель формул і можливість зменшити діалогове вікно до розділу поля введення істотно спрощують введення і редагування формул.
Для створення презентаційної графіки використовується модуль діаграм, який дозволяє на основі числових значень, оброблених за допомогою обчислювального модуля, будувати діаграми різних типів. З'явилися нові типи діаграм. Тепер поряд з діаграмою можна розташувати і таблицю з вихідними даними. Важливим є те, що став можливим попередній перегляд діаграми на будь-якому етапі її створення.
В Excel 97, як і в попередній версії програми, можна створювати макроси і пропозиції за допомогою Visual Basic for Applications (VBA). Мова Visual Basic for Applications тепер доступний в усіх програмах пакета, що дозволяє на його основі більш гнучкі програми. Одне з головних переваг цієї мови полягає в тому, що створені засобами Excel 97 VBA - макроси можна без особливих проблем використовувати в інших програмах фірми Microsoft.
Excel 97 своєму розпорядженні потужні засоби колективної роботи, які орієнтовані в першу чергу на спільну роботу декількох додатків пакету в мережевому середовищі. Високий ступінь сумісності програм, включених у пакет Microsoft Office 97, обумовлена підтримкою технології зв'язування та впровадження OLE 2.0. Прикладом застосування цієї технології може служити впровадження Excel - таблиць або PowerPoint - презентацій у документ, створений засобами Word 97. При використанні цієї технології між об'єктами встановлюється динамічна зв'язок. Подвійне клацання на об'єкті, вставленому в документ, призводить до запуску програми, в якому він був створений.
1. Інсталяція програми.
Програму Excel 97 можна встановити в різних конфігураціях. Нижче розглянута тільки установка програми в повній конфігурації.
1.1. Системні вимоги.
Перед установкою Excel 97 слід ознайомитися з системними вимогами і визначити, чи відповідає їм конфігурація комп'ютера.
Для роботи Excel 97 потрібно наступне апаратне та програмне забезпечення:
- Операційна система Microsoft Windows 95 або операційна система Microsoft Windows NT Workstation версії не нижче 3.51;
- Персональний комп'ютер з процесором 80486 DX (рекомендується комп'ютер з процесором Pentium);
- Оперативна пам'ять об'ємом 8 Мб при роботі з Windows 95 і 16 Мб при роботі з Windows NT Workstation;
- Пристрій для читання компакт-дисків
- 31 Мб вільної пам'яті на жорсткому диску;
- Миша Microsoft Mouse або аналогічний маніпулятор;
- Відеоадаптер VGA або з більш високою роздільною здатністю, наприклад 256-кольоровий SVGA-відеоадаптер.
1.2. Програма установки
Якщо система відповідає викладеним вище вимогам, то успішної установки програми більше нічого не може завадити. Установка виконується за допомогою спеціальної програми, яка на кожному кроці інформує користувача про необхідність виконання певних операцій. Для повної установки програми виконайте наступні дії:
- Увімкніть комп'ютер, на якому встановлена операційна система Windows
- Вставте компакт-диск з Microsoft Office 97 в дисковод CD-ROM
- Натисніть кнопку Start лінійки завдань
- В стартовому меню активізуйте команду RUN
- В діалоговому вікні RUN введіть D: SETUP та натисніть клавішу [Enter] або клацніть на кнопці OK
- Ознайомтеся з інформацією про авторські права на даний програмний продукт, яка буде надана у вікні, що
- Натисніть кнопку Continue
- У вікні, що Name and Organization Information введіть своє повне ім'я та назву організації
Програма установки Microsoft Office 97 запропонує інсталювати додатки в папці Program Files Microsoft Office, що знаходиться в кореневому каталозі диска С. Якщо папка з такою назвою відсутня, вона буде створена автоматично.
- При необхідності змініть ім'я та місце розташування папки, в якій буде встановлено Microsoft Office 97, клацнувши на кнопці Change Folder
- У вікні вибору типу установки Microsoft Office 97 клацніть на піктограмі Custom (вибіркова)
- У вікні Microsoft Office 97 - Custom відключіть всі компоненти, за винятком Microsoft Excel, Office Binder і панелі MS Office Shortcut Bar. Для інсталяції цих програм і панелі буде потрібно близько 39 Мб пам'яті на диску.
- Клацніть на кнопці Continue у вікні Microsoft Office 97 - Custom
- У вікні Select Paper Format and Language виберіть формат паперу А4
Подальші дії програма установки виконає сама.
1.3. ЗАПУСК І ЗАВЕРШЕННЯ РОБОТИ З ПРОГРАМОЮ
Для запуску Excel 97 з операційної системи Windows 95 необхідно:
- Клацнути на кнопці Start лінійки інструментів
- Встановити покажчик миші на меню Programs в стартовому меню
- В меню, що активізувати команду Microsoft Excel
Існує й більш швидкий спосіб запуску Excel 97, для застосування якого необхідна наявність панелі інструментів Microsoft Office.
Якщо панель Microsoft Office встановлена на вашому комп'ютері, для запуску Excel 97 досить клацнути на кнопці програми.
Роботу Excel 97, як і з іншими додатками Windows 95, можна завершити одним із таких способів:
- За допомогою команди Exit з меню File
- За допомогою кнопки з хрестиком, яка розташована в рядку заголовка будь-якого вікна
- Використовую комбінацію клавіш [Alt + F4]
Якщо остання редакція документа (робочого листа) не була збережена, при спроби завершити роботу з Excel 97 програма запитає про необхідність збереження змін.
2. Керування файлами
Розглянемо процедури поводження з робочими документами. За допомогою програми Excel 97 можна створювати самі різні документи. Робочі листи (Sheets) можна використовувати для складання таблиць, обчислення статистичних оцінок, управління базою даних і складання діаграм. Для кожного з цих додатків програма Excel 97 може створити окремий документ, який зберігається на диску у вигляді файлу.
Файл може містити декілька взаємопов'язаних робочих аркушів, що утворюють єдиний тривимірний документ (блокнот, робочу папку). За допомогою тривимірних документів користувач отримує прямий доступ одночасно до декількох таблиць і діаграм що підвищує ефективність їх обробки.
2.1. Створення нового документа.
Для створення нового документа з меню File потрібно викликати директиву New.
На екрані з'явиться документ з ім'ям Book1: програма Excel 97 присвоює нових документів ім'я Book (Книга) з додаванням поточного порядкового номера.
Новий документ можна створити також, клацнувши мишею по першій піктограмі, яка знаходиться в перший (основний) піктографічне панелі (перший рядок піктографічного меню).
2.2. Завантаження робочого документа.
Щоб завантажити з диска розташований там файл з робочим документом, потрібно викликати директиву Open з меню File.
Можна також клацнути мишею по другій піктограмі, яка знаходиться на основній панелі. У будь-якому випадку відкриється діалогове вікно завантаження файлу. У цьому вікні в полі Drives потрібно вказати диск, а в полі Directories вибрати директорію, де розташований Ваш файл. Якщо вибір був зроблений правильно, то в лівому полі з'явиться список імен файлів, серед яких повинен знаходитися шуканий файл. Якщо клацнути по імені цього файлу, воно з'явиться в полі File Name. Після цього потрібно закрити діалогове вікно, клацнувши мишею по кнопці OK або двічі клацнувши на ім'я шуканого файлу.
2.3. Збереження документа.
При першому збереженні Вашого документу потрібно викликати з меню File директиву Save As ... Після цього відкриється діалогове вікно, в якому потрібно вказати ім'я файлу,, а також диск і директорію, в якій його треба розташувати. Програма Excel за замовчуванням пропонує стандартне ім'я (Book [порядковий номер]), яке користувач може замінити будь-яким іншим. В імені файлу небажано використовувати деякі символи (наприклад, $ &% () -), хоча це і не заборонено. Не слід також використовувати символи кирилиці, щоб уникнути непередбачуваних реакцій програми та системи Windows. Пропоноване за замовчуванням програмою Excel розширення файлу. XLS, змінювати не слід. Після того, як будуть зроблені всі установки, потрібно закрити діалогове вікно клацанням по кнопці OK.
2.4. Автоматичне збереження.
Викличте директиву Add-Ins ... з меню Tools, за допомогою якої викликається вбудований Менеджер розширень. У діалоговому вікні увімкніть опцію AutoSave, клацнувши по ній мишею, а потім закрийте вікно, натиснувши кнопку OK.
Після цього знову відкрийте меню Tools, в якому повинна з'явитися директива AutoSave ... Викличте цю директиву, тоді з'явиться діалогове вікно AutoSave, в якому користувач може задати інтервал часу між моментами збереження. Крім того, в цьому вікні можна визначити, чи повинна програма видавати запит на збереження і чи потрібно автоматично зберігати всі документи або тільки активний документ.
2.5. Створення резервних копій.
Для створення резервної копії необхідно викликати директиву Save As ... з меню File. У діалоговому вікні, потрібно клацнути по командній кнопці Options. З'явиться наступне діалогове вікно, що має назву Save Options. У цьому вікні потрібно включити опціональну кнопку Always Create Backup. Тепер при збереженні файлу буде автоматично створюватися резервний файл з тим же ім'ям, що й основний, але з розширенням. BAK.
2.6. Захист даних.
Для введення пароля необхідно викликати директиву Save As ... з меню File. У діалоговому вікні, треба клацнути по командній кнопці Options. З'являється діалогове вікно Save Options. У полі введення Protection Password: цього вікна можна вказати свій персональний пароль, тоді при кожному виклику цього файлу програма буде запитувати пароль. При введенні пароля на екрані замість букв з'являються зірочки. Після закриття вікна Save Options відкривається вікно Confirm Password, в якому потрібно підтвердити пароль. Якщо записати пароль в полі введення Write Reservation Password, то перед відкриттям цього файлу з'явиться діалогове вікно, в якому можна задати пароль або клацнути по кнопці Read Only. В останньому випадку файл можна переглядати, але не можна записати його на диск під тим же ім'ям.
2.7. Додаткові відомості про файли.
При першому збереженні файла директивою Save As відкривається діалогове вікно Summary Info. У цьому вікні користувач може заповнити поля введення Title:, Subject: і Keywords:. У полі Author за замовчуванням зазначається інформація, отримана програмою при інсталяції, але користувач може записати в ньому своє ім'я. У полі введення Comments можна помістити відповідні коментарі. Якщо коментарі не вміщаються у відведеному полі екрану, то на правому краї поля коментарів з'являються лінійки прокрутки для їх перегляду. Закривається інформаційне вікно клацанням по кнопці OK.
3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТІВ
Тривимірні документи (блокноти, папки) - одне з найважливіших нововведень програми Excel 97, що дозволяє значно спростити і прискорити роботу з таблицями і керування робочими листами. У новій версії робочі документи можуть містити до 255 таблиць, діаграм або VBA-програм в одному файлі, а принцип роботи з ними нагадує звичайну роботу з діловими блокнотами в будь-якому офісі. У кожному робочому блокноті можна помістити всю ділову інформацію, що відноситься до однієї теми, і зберігати її в одному файлі, що дозволяє значно підвищити наочність робочих документів.
Ця перевага нових документів особливо проявляється при зв'язування даних у таблицях. У попередній версії програми у разі, якщо потрібно було використовувати результат з будь-якої комірки іншої таблиці, доводилося відкривати відповідний файл і зчитувати потрібну інформацію. Тепер при встановленні інформаційних зв'язків між таблицями одного документа не потрібно нічого відкривати, тому що всі таблиці знаходяться в одному файлі.
Нова технологія полегшує також аналіз даних. Щоб проаналізувати дані, розташовані в кількох таблицях, в Excel 97 вам потрібно відкрити тільки один файл.
3.1. Управління робочими листами.
Окремі робочі листи одного документа розташовані один під одним. За допомогою іменного покажчика (регістра імен), розташованого в нижній частині екрана, можна переходити з одного аркуша на інший. На іменному покажчику знаходяться корінці робочих аркушів, розташовані в порядку зростання номерів: Sheet1, Sheet2 і т.д.
Клацання мишею, наприклад, по друге корінця викликає появу робочого аркуша Sheet2. Корінець активного робочого аркуша маркується на іменному покажчику білим кольором. Спочатку на покажчику видно корінці перших шести робочих аркушів. Зліва від іменного покажчика розташовані піктограми стрілок, за допомогою яких можна змінювати вміст покажчика, щоб отримати доступ до наступних листах документа.
Натисніть на піктограмі з правою стрілкою зрушує на одиницю вправо діапазон (вікно) видимості корінців робочих аркушів. Натисніть на піктограмі з лівою стрілкою зрушує цей діапазон на одиницю вліво. Стрілки з вертикальними штрихами дозволяють перейти відповідно до першого і до останнього листам документа.
3.2. Додавання робочих аркушів.
Директиви додати розташовані в меню Insert. Користувач може додати документ елементи таких типів:
- Робочі листи для створення таблиць;
- Діаграми (як елемент таблиці або на окремому аркуші);
- Робочий аркуш для запису дії у вигляді програмного модуля
- Робочий лист для створення діалогового вікна.
Новий лист завжди вставляється перед активним робочим листом. Якщо лист призначений для створення таблиці, то незалежно від займаної позиції він буде мати назву Sheet17 з наступним збільшенням номера при додаванні нових таблиць. Нові діаграми, розташовані на окремих робочих аркушах, нумеруються починаючи з Chart1 і т.д. Робочі листи з макрокоманд (макросами Excel 4.0) нумеруються починаючи з Macro1, а з діалоговими вікнами - починаючи з Dialog1 і т.д. Робочі листи з програмними модулями написаними на мові Visual Basic, нумеруються починаючи з Module1. Користувач може клацнути за назвою робочого аркуша правою кнопкою миші, після чого відкриється контекстне (залежне від ситуації) меню, в якому також є директива додавання. Якщо потрібно видалити робочий аркуш, потрібно відкрити клацанням правою кнопкою миші контекстне меню і виконати директиву видалення.
3.3. Переміщення робочих аркушів.
Встановіть покажчик миші на корінці робочого листа, який потрібно перемістити, і клацанням правої кнопки миші відкрийте контекстне меню. За допомогою директиви Move or Copy відкрийте діалогове вікно з тією ж назвою і вкажіть у ньому нову позицію переставляємо листа. Закрийте вікно Move or Copy клацанням по кнопці OK, і робочий лист займе нову позицію. Якщо включити опціональну кнопку Create a Copy, то даний робочий лист залишиться на колишній позиції, а нову позицію займе його копія. Назва копії листа буде утворено шляхом додавання порядкового номера до імені копируемого листа, наприклад, Sheet1 (2).
Можна переставити відразу кілька аркушів. Для цього промаркіруйте ці листи, клацнувши по їх іменам в іменному покажчику, утримуючи клавішу [Shift]. Потім виконайте директиву Move or Copy, яка в цьому випадку буде застосовуватися відразу до всіх маркованих робочим листам.
3.4. Перейменування робочих аркушів.
Встановіть покажчик миші на корінці робочого листа, який потрібно перейменувати, і клацніть правою кнопкою миші. Відкриється контекстне меню, в якому за допомогою директиви Rename потрібно відкрити діалогове вікно Rename Sheet. Це вікно можна також відкрити подвійним клацанням лівої кнопки миші за назвою робочого аркуша. У полі введення Name вкажіть нове ім'я аркуша, яка повинна містити не більше 31 символу, включаючи пробіли. Після введення імені клацніть на кнопці OK, і на іменному покажчику з'явиться нове ім'я робочого аркуша. При завданні імен робочих аркушів не повинні використовуватися такі знаки: квадратні дужки "[]"; двокрапка ":"; права коса риска "/"; ліва коса риска "".
3.5. Корекція висоти рядків і ширини стовпців.
Перш за все коректовані рядок або стовпчик таблиці повинні бути промарковані. Для цього необхідно клацнути лівою кнопкою миші за номером (координаті) рядка або стовпця. У меню Format знаходяться підменю Row і Column. При виборі одного з цих підменю відкривається меню наступного рівня. У підменю Column викличте директиву Width, тоді відкриється діалогове вікно, в якому користувач може вказати ширину стовпця. В якості одиниці вимірювання можна використовувати один символ. Наприклад, якщо у стовпці потрібно записати 10 символів, то в поле введення Column Width слід вказати число 10. Директива AutoFit Selection з меню Column автоматично коректує ширину стовпця у відповідності з його змістом.
Корекцію можна виконати і за допомогою маніпулятора миші. Для цього покажчик миші потрібно встановити на кордон між номерами рядків або стовпців адресами. При цьому вказівник набуває вигляду двобічної стрілки. Якщо тепер натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, трохи зрушити курсор миші, то можна побачити штрихову лінію, яка показує зміщення межі рядка. Перемістіть цю лінію в потрібну позицію і відпустіть кнопку миші, тоді в таблиці з'явиться новий кордон рядка. Якщо двічі клацнути мишею по номеру рядка (адресою стовпця), то висота (ширина) цього рядка (стовпця) буде автоматично скоригована за її вмісту.
4. ПОБУДОВА ТАБЛИЦЬ
Всі дані таблиці записуються в так звані осередки, які перебувають на перетині рядків і стовпців таблиці. За умовчанням вміст осередку видається програмою Excel 97 в стандартному форматі, який встановлюється при запуску програми. Наприклад, для чисел і текстів задається певний вид і розмір шрифту.
У програмі Excel 97 є контекстні меню, які викликаються правою кнопкою миші, коли промаркована деяка область таблиці. Ці меню містять багато директив обробки та форматування таблиць. Директиви форматування можна також викликати на панелі форматування (другий рядок піктографічного меню), клацнувши мишею по відповідній піктограмі.
4.1. Маркування осередків.
Окремі елементи таблиці маркуються (виділяються) автоматично за допомогою покажчика осередків. Щоб перевести вказівник в задану клітинку, потрібно клацнути по ній лівою кнопкою миші або використовувати клавіші управління курсором. Для маркування кількох осередків потрібно клацнути на початку маркується області (верхній лівий кут) і, утримуючи кнопку миші натиснутою, переміщати маніпулятор в кінець області (правий нижній кут). Щоб скасувати маркування області, можна просто клацнути по немаркованої комірці. Для маркування декількох клітинок за допомогою клавіатури необхідно встановити покажчик осередків у початкову клітинку області, а потім, утримуючи клавішу [Shift] натиснутою, поширити маркування на всю область за допомогою клавіш управління курсором.
Один рядок або стовпчик таблиці маркуються клацанням за номером (адресу), який розташовано в заголовку рядка або стовпця. Для маркування кілька рядків або стовпців потрібно клацнути по номеру перший рядок (стовпчик), а потім, утримуючи кнопку миші натиснутою, перемістити маніпулятор у потрібну позицію.
4.2. Скасування операцій.
Дія, яку виконано останнім, можна скасувати директивою Undo з меню Edit або комбінацією клавіш [Ctrl-Z]. Операцію скасування можна також виконати, клацнувши мишею по 11-й піктограмі на панелі управління.
Директива скасування після виконання перетворюється на директиву підтвердження зміни Redo. Виконавши цю директиву, можна знову ввести в таблицю змінені дані і т.д. Це можна зробити також за допомогою клавіатурної комбінації [Ctrl-Z] або клацання по 11-й піктограмі.
Попереднє дію можна повторити - для цього є директива Repeat з меню Edit. Для повторення останньої дії можна також натиснути клавішу [F4] або клацнути по 12-й піктограмі на панелі управління.
4.3. Копіювання даних.
Перш за все потрібно промаркувати групу клітинок, вміст яких має бути скопійовано, а потім викликати директиву Copy з меню Edit. Після цього маркована область буде поміщена в рамку. Тепер слід встановити покажчик миші у позицію, куди повинні бути скопійовані дані, і натиснути клавішу вводу [Enter]. Вміст маркованої області з'явиться в новому місці. Якщо область, в яку потрібно помістити копію, теж маркована, то розміри обох груп повинні бути однаковими, інакше буде видане повідомлення про помилку.
У контекстному меню правої кнопки миші також є директива копіювання. Для копіювання можна також використовувати комбінацію клавіш [Ctrl-C] або 8-ю піктограму на панелі управління.
Якщо потрібно видалити вміст групи клітинок і помістити його на нове місце в таблиці, то слід використовувати директиву Cut з меню Edit. На панелі управління цією директивою відповідає 7-а піктограма (ножиці), а на клавіатурі - комбінація клавіш [Ctrl-X].
4.4. Видалення даних.
Перш за все потрібно промаркувати групу клітинок, вміст яких має бути видалене. Потім можна скористатися одним із способів видалення даних. Для цього в меню Edit є підменю Clear, що містить наступні чотири директиви:
All - видаляє вміст і скасовує формат комірки;
Formats - скасовує лише формат комірки;
Contents - видаляє тільки вміст комірки;
Notes - видаляє тільки коментарі до осередку.
Директива видалення Clear Contents є також в меню правої кнопки миші. За допомогою цієї директиви можна видалити тільки комірки. Той же результат досягається просто натисненням клавіші [Del]. Якщо Ви випадково видалили потрібну інформацію, то скористайтеся комбінацією клавіш [Ctrl-Z], яка скасує директиву видалення.
4.5. Форматування чисел.
Перш за все потрібно промаркувати осередки, у яких треба змінити формат представлення чисел. Після цього можна або відкрити правою кнопкою миші контекстне меню і викликати в ньому директиву Format Cells, або викликати директиву Cell з меню Format. У будь-якому випадку на екрані з'явиться діалогове вікно Format Cells. За замовчуванням у верхньому полі цього вікна буде вибрана опція Number, яка призначена для форматування чисел. У полі Category наведені різні типи форматів, які вибираються клацанням миші або за допомогою клавіш управління курсором. У поле Format Codes: показані коди форматів вибраного типу. У полі введення Code: користувач може задати код свого формату і запам'ятати його в списку форматів. У нижній частині вікна Format Cells знаходиться поле перегляду Sample:, в якому показано, як виглядатиме вміст комірки в обраному форматі.
Піктограма зі знаком $ (долара) на панелі форматування управління дозволяє встановити формат валюти в заданій комірці (до числа додається символ валюти). Піктограма зі знаком% (відсоток) на тій же панелі дозволяє встановити формат відсотків (до числа додається символ відсотків).
4.6. Вирівнювання даних.
Для вирівнювання вмісту осередків у програмі Excel можна використовувати або директиви меню, або піктограми на панелі форматування (4-а, 5-а, 6-а). Перш за все треба промаркувати вирівняти осередки. Далі можна відкрити контекстне меню правою кнопкою миші і викликати директиву Format Cells, або викликати директиву Cell з меню Format. У будь-якому випадку на екрані з'явиться діалогове вікно Format Cells. У верхньому полі цього вікна виберіть опцію Alignment. Після цього в полі Horizontal можна вибрати одну з селекторних кнопок вирівнювання: по лівому краю (Left), по центру (Center) і по правому краю (Right). За умовчанням текст вирівнюється по лівому краю, а числа по правому.
Найпростіше вирівнювати дані безпосередньо за допомогою піктограм на панелі форматування. У цьому випадку потрібно промаркувати відповідні поля і клацнути по потрібному піктограмі.
4.7. Встановлення шрифтів.
Перш за все треба промаркувати осередки, в яких потрібно змінити шрифт. Після цього можна або відкрити контекстне меню правою кнопкою миші і викликати директиву Format Cells, або викликати директиву Cell з меню Format. У верхньому полі відкрився вікна Format Cells потрібно вибрати опцію Font. У вікні з'явиться поле Font:, в якому можна вибрати вид шрифту з запропонованого списку. Зміст цього списку залежить від установок, зроблених в середовищі Windows.
У правому полі Size встановлюється розмір (кегль) шрифту. За умовчанням програма Excel встановлює розмір шрифту в 10 пунктів. У списку шрифтових стилів Font Style: можна вибрати звичайний стиль (Regular), курсив (Italic), жирний шрифт (Bold) і жирний курсив (Bold Italic). У полі Underline можна вибрати тип підкреслення тексту (однією або двома лініями). У полі Effects розташовані три опціональні кнопки, які дають можливість закреслити текст (Strikethrough) або розмістити його на місці верхнього (Superscript) або нижнього (Subscript) індексів.
Піктограми на другій панелі управління (1-а, 2-а, 3-я) дозволяють задати шрифтові стилі: жирне зображення (символ B), курсив (символ I), підкреслення (символ U з межею внизу).
5. Табличний ОБЧИСЛЕННЯ
Можливість використання формул і функцій є одним з найважливіших властивостей програми обробки електронних таблиць. Це, зокрема, дозволяє проводити статистичний аналіз числових значень в таблиці.
Текст формули, що вводиться у комірку таблиці, має починатися зі знака рівності (=), щоб програма Excel 97 могла відрізнити формулу від тексту. Після знака рівності в клітинку записується математичне вираз, що містить аргументи, арифметичні операції і функції.
У якості аргументів у формулі зазвичай використовуються числа і адреси комірок. Для позначення арифметичних операцій можуть використовуватися такі знаки: + (додавання); - (віднімання); * (множення);/(ділення).
Формула може містити посилання на комірки, які розташовані на іншому робочому аркуші або навіть в таблиці іншого файлу. Одного разу введена формула може бути в будь-який час модифікована. Вбудований Менеджер формул допомагає користувачеві знайти помилку або неправильне посилання у великій таблиці.
Крім цього, програма Excel 97 дозволяє працювати зі складними формулами, що містять кілька операцій. Для наочності можна включити текстовий режим, тоді програма Excel 97 буде виводити в клітинку не результат обчислення формули, а власне формулу.
5.1. Введення формул.
Програма Excel 97 інтерпретує вводяться дані або як текст (вирівнюється по лівому краю), або як числове значення (вирівнюється по правому краю). Для введення формули необхідно ввести алгебраїчне вираз, якому повинен передувати знак рівності (=).< br />
Припустимо, що в комірці А1 таблиці знаходиться число 100, а в комірці В1 - число 20. Щоб розділити перше число на друге і помістити результат в клітинку С1, в клітинку С1 слід ввести відповідну формулу (= А1/В1) і натиснути [Enter].
Введення формул можна істотно спростити, використовуючи маленький трюк. Після введення знаку рівності слід просто клацнути мишею по першій клітинці, потім ввести операцію ділення і клацнути по другому осередку.
5.2. Складні формули.
Застосування складних формул продемонструємо на прикладі.
B
C
D
E
10
РОБОТА
ЧАС
ЦІНА
СУМА
11
Налаштування
Клавіатури
2
$ 17.80
$ 35.60
12
Обслуговування
Машин
4
$ 3.80
$ 15.20
13
Підготовка формулярів
8
$ 1.56
$ 12.48
14
15
16
Сума
$ 63.28
17
ПДВ 15%
$ 9.49
Рис.1.
У стовпці З наведеної таблиці вказано час (в годинах), витрачений на виконання роботи, у стовпці D - вартість однієї години роботи, а в стовпці Е - проміжна сума, яку треба заплатити за цю роботу. У комірці Е16 потрібно обчислити загальну вартість всіх робіт. Для цього туди треба записати наступну формулу: = Е12 + Е13 + Е14. Отриману суму помножте на 0,15, щоб врахувати податок на додану вартість, і результат помістіть в комірці Е17: = Е16 * 0,15.
Для обчислення загальної суми, що підлягає оплаті (наприклад, в комірці Е19) треба спочатку скласти проміжні суми, а потім результат помножити на 0,15. Формула повинна мати вигляд: = (Е12 + Е13 + Е14) * 0,15. Звичайно, можна було б і просто підсумувати комірки Е16 і Е17. Для додавання чисел можна також використовувати функцію суми SUM (), тоді формула буде виглядати наступним чином: = Sum (E12: E14) * 0,15.
5.3. Редагування формул.
Щоб почати редагувати комірку, потрібно спочатку промаркувати цю клітинку. На наступному кроці необхідно включити режим редагування, натиснувши клавішу [F2] або виконавши подвійне клацання мишею. У режимі редагування у верхній частині екрана (під рядком піктографічного меню) активізується набірна рядок, в якому видна сама формула, а не результат її обчислення.
5.4. Інформаційні зв'язку.
У програмі Excel 97 досить легко ввести посилання на клітинку, розташовану в іншій таблиці. Після встановлення посилання значення, що знаходяться в осередках, будуть автоматично оновлюватися.
Для звернення до значення клітинки, розташованої на іншому робочому аркуші, потрібно вказати ім'я цього листа разом з адресою відповідної комірки. Наприклад, для звернення до комірки В3 на робочому листі Sheet2 необхідно ввести формулу: = Sheet2! B3. Якщо в назві листа є прогалини, то вона (назва) полягає в лапки. Адреси осередків повинні бути вказані латинськими літерами. Інформаційне зв'язування двох осередків можна спростити, якщо скопіювати значення вихідної комірки в буфер (за допомогою комбінації клавіш [Ctrl-C]) і промаркувати клітинку, в якій має з'явитися результат. Потім потрібно виконати директиву Paste Special з меню Edit і в діалоговому вікні цієї директиви клацнути по командній кнопці Paste Link.
5.5. Групові імена.
Припустимо, що необхідно обчислити суму цілої групи клітинок. Замість того, щоб перераховувати у формулі окремі осередки, промаркіруйте всю групу і надайте їй ім'я. Надалі це ім'я можна буде використовувати у формулах.
Для присвоєння імені маркованої групі осередків в меню Insert потрібно відкрити підменю Name і викликати в ньому директиву Define. У полі введення діалогового вікна Define Name вкажіть ім'я цієї групи. Назва групи повинно починатися з літери та містити не більше 255 символів. Не допускається використання пробілів. Назва групи не повинне збігатися з адресами комірок (А1 і т.п.).У цьому вікні наводиться також список вже визначені групових імен, що відносяться до даного блокнота.
Якщо у Вашій таблиці є заголовки рядків і стовпчиків, то їх також можна використовувати як імена цих областей. Для цього потрібно промаркувати сусідні рядки (стовпці), включаючи перші осередки, де розташовані імена, і викликати директиву Create з меню Insert Name. У діалоговому вікні потрібно вказати місцезнаходження імен (в першій або останній комірці рядка або стовпця) і клацнути по командній кнопці OK.
Якщо тепер викликати діалогове вікно Define Name, то в списку імен можна побачити, що програма Excel присвоїла зазначених рядків (стовпців) ці імена.
У нижньому полі Refers to діалогового вікна Define Name даються табличні адреси іменованої групи. Тепер при введенні формули замість перерахування адрес клітинок, що утворюють цю групу, можна вказати її ім'я.
Повний список всіх групових імен розташований зліва від набірної рядка. Під час введення формули можна відкрити цей список, клацнувши по стрілці списку, і вибрати в ньому, що цікавить Вас ім'я. Виділене ім'я групи буде відразу вставлено у формулу, незалежно від місцезнаходження активної комірки.
Наприклад, якщо колонку Е (див. рис. 1) присвоєно ім'я "Сума" і потрібно обчислити суму осередків Е11, Е12 і Е13, то введення формули треба почати зі знаку рівності, за яким іде ім'я функції суми з одного круглою дужкою: = Sum (.
Потім потрібно відкрити список групових імен і клацнути мишею по імені "Сума". Програма Excel вставить це ім'я у формулу. Залишається тільки ввести праву дужку і натиснути клавішу [Enter], щоб завершити введення формули.
6. ПОБУДОВА І ОФОРМЛЕННЯ ДІАГРАМИ
Графічні діаграми пожвавлюють сухі колонки цифр в таблиці, тому вже в ранніх версіях програми Excel була передбачена можливість побудови діаграм. Excel 97 включений новий Конструктор діаграм, який дозволяє створювати діаграми "презентаційного якості".
Красива тривимірна діаграма не тільки радує око, але й покращує якість документа. У програмі MS Excel 97 з'явився новий тип тривимірних діаграм - так звані кільцеві діаграми, які доповнюють поверхневі та сітчасті тривимірні діаграми четвертої версії.
Діаграму можна розташувати поруч із таблицею або розмістити її на окремому робочому листі.
Конструктор діаграм є одним з найбільш потужних засобів у програмі Excel. Побудова діаграми з його допомогою виконується за кілька кроків. Конструктору вказується вихідна область таблиці, тип діаграми, що використовуються написи і кольору. На основній панелі є піктограма для виклику Конструктора діаграм.
6.1. Побудова діаграм.
Перш ніж будувати діаграму, необхідно закінчити всі роботи в таблиці, включаючи її форматування. Викличте Конструктор діаграм (ChartWizard), клацнувши на основній панелі по 17-й піктограмі.
Конструктор діаграм буде очікувати інформації про місцезнаходження діаграми, тому вказівник набуває форми піктограми Конструктора. Ви повинні зробити за допомогою покажчика миші прямокутник на вільному місці робітники
