Елементи комп'ютерної системи
У неавтоматизованій системі ведення бухгалтерського обліку обробка даних про господарські операції легко просліджується і звичайно супроводжується документами на паперовому носії інформації - розпорядженнями, дорученнями, рахунками й обліковими регістрами, наприклад нескінченними журналами обліку МПЗ. Аналогічні документи часто використовуються й у комп'ютерній системі, але в багатьох випадках вони існують тільки в електронній формі. Більш того, основні облікові документи (бухгалтерські книги і журнали) у комп'ютерній системі бухгалтерського обліку являють собою файли даних, прочитати або змінити які без комп'ютера не можливо.
Інформаційна система містить у собі наступні елементи.
1. Апаратні засоби. До них відносяться: устаткування і пристрої, з яких складається комп'ютер, зокрема центральний процесор, оптичні зчитувальні пристрої, накопичувачі на магнітній стрічці, дисководи, принтери, термінали тощо
2. Програмні засоби.
а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, звичайно відносять операційні системи, що керують апаратними засобами і розподіляють їхні ресурси для максимально ефективного використання, системи управління базами даних (СУБД), що забезпечують виконання стандартних функцій по обробці даних, і сервісні програми, що виконують у комп'ютері основні операції, наприклад сортування записів. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних засобів чи фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.
б) Прикладні (для користувача) програми - це набори машинних команд для обробки даних, що організація - користувач розробляє самостійно чи купує в зовнішнього постачальника.
3. Документація - опис системи і структури керування стосовно до введення, обробці і виводу даних, обробці повідомлень, логічним і іншим командам.
4. Персонал - працівники, що керують системою, проектують її і постачають програмами, експлуатують і контролюють систему обробки даних.
5. Дані - зведення про господарські операції й іншу необхідну інформацію, що вводять, зберігають і обробляють у системі.
6. Процедури контролю - Процедури, що забезпечують відповідну запис операцій, що попереджають чи реєструють помилки.
Особливості комп'ютерної обробки даних
Спосіб обробки господарських операцій при веденні бухгалтерського обліку впливає на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які слід враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп'ютерної обробки даних від неавтоматизованої.
* Однакове виконання операцій. Комп'ютерна обробка припускає використання одних і тих самих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці. Навпроти, програмні помилки (інші чи систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.
* Поділ функцій. Комп'ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, які в неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп'ютера, можливість втручання в інші функції. У підсумку комп'ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, що в неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може відноситься система паролів, які запобігають дії, не припустимі з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи й облікові документи через термінал в діалоговому режимі.
* Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, які здійснюють контроль. Вони також відкриті для схованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці чи коригуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.
* Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звірення рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп'ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку.
* Ініціювання виконання операцій у комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язково має документацію, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.
*
У цьому тексті буде розглянуто такий елемент комп'ютерної системи, як прикладні програмні засоби. (У нашому випадку - бухгалтерські програми)
На поточний момент регіональний ринок представлений досить великою кількістю систем ведення бухгалтерського обліку.
Ось лише декілька з них, ті які були представлені на виставці "Бухгалтерія - 95":
* - Фоліо; АТ "Центр економічних комп'ютерних програм ФОЛИО"
* - ИНФО-Бухгалтер; ТОО "Информатик"
* - Інфін-бухгалтерія; Аудиторська компанія "Інфін"
* - Суперменджер "; Фірма" Ланкс "
* - AUBI; Фірма "О'стрім"
* - ABACUS; АТ "ОМЕГА"
* - 1С Бухгалтерія
* І т.д.
У даному рефераті будуть коротко розглянуті майже всі продукти.
Деталі будуть розглянуті лише два з них. Це такі системи, як AUBI і 1С (для Windows).
1С - Як найбільш поширений програмний продукт.
AUBI - Як найбільш зручна система бухобліку та можливості аналізу.
СуперМенджер
Багатовалютний система, призначена для автоматизації бухгалтерського обліку на підприємствах складної структури різних форм власності.
Робота в різних комп'ютерних мережах і на комп'ютерах IBM і Macintosh.
Система бухгалтерського обліку дозволяє оперувати наступними операціями:
* Аналітичний та синтетичний облік
* Автоматичний облік курсової різниці
* Приведення облікових даних до будь-якої національної валюті
* Ведення журналів-ордерів, головної книги і балансу в будь-якій валюті і зведено за еквівалентом
* Гнучкий план рахунків, що враховує всі індивідуальні особливості
* Формування складних проводок
* Консолідація даних різних організацій і філій
Версії програм для DOS, WINDOWS і Macintosh.
ИНФО - Бухгалтер
У будь-який момент для Вас готові:
* Баланс з усіма додатками
* Оборотна відомість
* Головна книга
* Відомості аналітичного обліку за рахунками
* Журнали ордера і відомості до них, шахматка
* Різноманітні відомості і довідки
* Аналіз фінансової діяльності з побудовою графіків і діаграм
Вам досить увести господарські операції -
все інше програма зробить сама
ФОЛИО
* Ведення бухгалтерського обліку будь-якого числа підприємств на одному комп'ютері з можливістю отримання зведеного бланка кількох підприємств.
* Докладний фінансовий аналіз діяльності організацій за якими ведеться бухгалтерія
* Облік руху грошових коштів в динаміці
* Фінансовий баланс для керівника і звіт про прибутки та збитки по місяцях і роках
* Аналітичні показники
* Валюта
* Зарплата
* Склад
* Система прогнозування оптимальної ціни продажу партії товару
* Можливість створення нових форм звітності
* Вбудовані багаторівневі таблиці
Інфін - Бухгалтерія
* Продумана структура програми і звичний бухгалтеру дизайн
* Повна автоматизація обліку
* До п'яти рівнів аналітичного обліку
* Мінімальні зміни в налаштування програми під специфіку саме Вашого підприємства
* Бухоблік для декількох підприємств на одному робочому місці
* Можливість налаштування на будь-яка зміна законодавства
* Можливість ведення подвійної бухгалтерії
* Можливість роботи з будь-якими валютами
* Парольна захист
* Збереження даних за будь-яку кількість років
*
ABACUS
ABACUS professional - Повний комплекс бухгалтерського обліку.
Відмінні риси комплексу - функціональна повнота і комплексне рішення всіх задач обліку.
А також:
* Обробка проводок з детальною аналітичною інформацією
* Облік витрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції з формуванням відповідних записів у Головній книзі
* Елементи фінансового аналізу
* Автоматичне нарахування відсотків і відрахування податків
* Мульти-валютні операції генератор звітних форм
* Система апаратного і програмного захисту інформації
* Зручний інтерфейс
1C бухгалтерія
1. Призначення програми і основні принципи
Програма 1С: Бухгалтерія є універсальною бухгалтерською програмою і
призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку за
різних розділів.
Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному
і вартісному виразах.
Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок. Всі
проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок у журналі операцій їх
можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по
різних параметрах проводок.
Крім журналу операцій програма підтримує кілька списків довідкової
інформації (довідників):
* План рахунків;
* Список видів об'єктів аналітичного обліку;
* Списки об'єктів аналітичного обліку (субконто);
* Констант і т.д.
*
На підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть
виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежений двома датами. Розрахунок
підсумків може виконуватися по запиту й одночасно з уведенням проводок (в останньому
випадку не потрібно перерахування).
Після розрахунку підсумків програма формує різні відомості:
* Зведені проводки;
* Оборотно-сальдову відомість;
* Оборотно-сальдову відомість по об'єктах аналітичного обліку;
* Картка рахунку;
* Картка рахунка по одному об'єкту аналітичного обліку;
* Аналіз рахунку (аналог головної книги);
* Аналіз рахунку по датах;
* Аналіз рахунку по об'єктах аналітичного обліку;
* Аналіз об'єкту аналітичного обліку по всіх рахунках;
* Картка об'єкта аналітичного обліку по всіх рахунках;
* Журнальний ордер.
У програмі існує режим формування довільних звітів, що дозволяє на деякій бухгалтерській мові описати форму і зміст звіту, включаючи в нього залишки й обороти по рахунках і по об'єктах аналітичного обліку. За допомогою даного режиму реалізовані звіти, надані в податкові органи, крім того, даний режим використовується для створення внутрішніх звітів для аналізу фінансової діяльності організації в довільній формі.
Крім того, програма має функції збереження резервної копії інформації і режим
збереження в архіві текстових документів.
Основне вікно і головне меню програми
Після запуску програми виводиться головне вікно і головне меню.
Головне меню програми складається з наступних стовпців:
1. Операції: для звернення до Журналу операцій, довідників рахунків, аналітики, констант, іншим режимам і виходу з програми.
* Довідник рахунків
* Довідник видів субконто
* Довідник субконто
* Довідник констант
* Журнал операцій
* Інтервал видимості операцій
* Типові операції
2. Дії: для виконання певних дій над рядками списків операцій і довідників (введення, коректування, видалення і т.д.).
3. Звіти: для звернення до функції розрахунку підсумків і до функцій формування різних відомостей та звітів.
* Розрахунок підсумків
* Зведені проводки
* Оборотно-сальдова відомість
* Аналіз рахунку
* Картка рахунку
* Аналіз рахунку по субконто
* Аналіз рахунка по датах
* Аналіз субконто
* Картка субконто
* Журнальний ордер
* Формування звітів
* Створення і модифікація звітів
4. Сервіс: для встановлення параметрів, виконання службових функцій програми, збереження та відновлення резервної копії інформації, і т.д.
* Установка параметрів
* Принтер
* Збереження даних
* Відновлення даних
* Архів текстових документів
*
5. Вікна: для вибору вікон і різних дій з ними.
6. Допомога: для звернення до різних розділів допомоги.
До конкретних функцій програми можна звернутися, вибравши відповідний пункт меню, натиснувши певну клавішу або вибравши мишею відповідну іконку на панелі іконок під головним меню.
У нижній частині головного вікна програми при виборі з меню або виборі іконки
виводиться повне найменування вибирається функції.
Установка параметрів
Вибір цього пункту меню активізує вікно, в якому встановлюються параметри
роботи програми:
- "Дата" встановлює поточну дату, вона використовується при введенні нових проводок.
- "Коди принтера" - встановлює послідовність кодів, що посилаються на друкуючий пристрій, перед кожним документом. Дані коди призначені для установки на принтері потрібної ширини символів і висоти рядків для отримання необхідних розмірів документів. Коди символів вводяться в десятковому вигляді через кому. Наприклад, для принтера типу Epson FX-80 використовується код 15;
- "Кількість рядків на сторінці" - використовується для посторінкового розбиття відомостей. Якщо у параметрі "кількість рядків у сторінці" задати 0, при формуванні документів буде опущений символ "роздільник сторінок". Це зручно при формуванні документів тільки для перегляду або для друку на рулонної папері.
- "Номер робочого місця" - встановлює номер робочого місця даного комп'ютера. Всі проводки, що вводяться в журнал операцій будуть мати даний номер робочого місця. У наслідку, він може бути використаний для організації обліку на декількох робочих місцях з використанням режиму переносу операцій.
Після зміни параметрів для їх збереження слід натиснути клавішу Enter або вибрати кнопку "ОК", якщо ви хочете відмовитися від змін - натисніть "Esc" або виберіть кнопку "Cancel".
Збереження даних
Ця функція призначена для запису всієї інформації, що зберігається на дискеті та відновлення з дискети. Вона використовується для створення резервних копій на випадок збоїв устаткування. Крім того, ці функції можуть бути використані для переносу інформації з одного комп'ютера на інший.
Перед збереженням слід вказати ім'я диска і директорії, в яку будуть зберігатися дані.
Якщо ви зберігаєте дані на дискети, перед початком даної функції слід підготувати одну або кілька (залежно від обсягів даних і ємності дискет) відформатованих чистих дискет.
Дискети по черзі встановлюються в дисковод.
При збереженні даних записується вся інформація по операціях, довідників і установкам програми.
Для початку збереження слід натиснути клавішу Enter або вибрати кнопку ОК. Для о?? каза від збереження слід натиснути клавішу Esc або вибрати кнопку Cancel.
Головне призначення архівної копії - підстрахування від втрати інформації через поломку комп'ютера, перепадів напруги в електромережі, вірусів. Архівну копію рекомендується зберігати щодня (якщо Ви працювали в цей день із програмою) чи після введення даних у великих обсягах. Має сенс тримати два варіанти архівної копії: останній і передостанній. Наприклад, сьогодні Ви збережете копію на дискеті 1, завтра - на дискеті 2, а післязавтра - знову на дискеті 1 і т.д. Це захистить Вас від втрати інформації через неякісні дискети. Дискети рекомендується підписувати: номер дискети, дата створення копії.
Типові операції
Типові операції призначені для спрощення введення проводок. Цю можливість доцільно використовувати, якщо Ви часто проводите однотипні операції чи робите операції з кількох проведень. Крім того, даний режим дозволяє Вам передати частину роботи оператора, який не володіє бухгалтерським обліком, налаштувавши для нього систему типових операцій.
Типова операція є "сценарієм" відображення в бухгалтерському обліку певного господарського акту.
Робота з типовими операціями включає два етапи. Перший: завдання (налагодження) типової операції. Другий: використання типової операції для введення проводок в журнал господарських операцій.
Кожна типова операція складається з однієї або декількох проводок. Суми проводок можуть автоматично розраховуватися. При використанні типових операцій можна автоматично отримувати первинний документ.
Програма може бути повністю налаштована бухгалтером на поточне законодавство і конкретні форми обліку.
Aubi
1. Призначення програми і основні принципи
"Ауби" - це зареєстрована назва інтегрованої програмної системи "Автоматизації Бухгалтерського Обліку 'малих, середніх і великих підприємств. Абревіатура назви комплексу" Ауби "побудована з ряду букв, що входять у приведену вище фразу, укладену в апострофи. Таким чином зроблена спроба відбити щире призначення програми.
"Ауби" може бути з успіхом використана для автоматизації бухгалтерського обліку підприємств різного роду діяльності. Програмний комплекс становить однаковий інтерес як для торгових (комерційних) структур, так і для виробничих підприємств. Гнучка система програми дозволяє настроювати "АУ-БІ" на потреби конкретного користувача. При цьому бухгалтер кожного підприємства, виходячи зі своїх власних потреб, має можливість сформувати план рахунків; інформаційні довідники, що містять назви підприємств-партнерів і їхні банківські реквізити; список матеріально відповідальних осіб і т.д. В залежності від специфіки діяльності підприємства "Ауби" дозволяє вести облік наступних елементів бухгалтерського виробництва:
* Облік матеріалів (склад);
* Облік малоцінних і швидкозношуваних матеріалів (МШП) на складі і в експлуатації;
* Основні засоби;
* Облік касових операцій - формування прибуткових і видаткових касових ордерів, ведення касової книги;
* Облік банківських операцій - платіжних доручень, вимог і реєстрів;
* Облік рахунків;
* Ведення журналу господарських операцій;
* Ведення головної бухгалтерської книги;
* Формування шахової й оборотної відомостей;
* Формування різних відомостей аналітичного обліку
* ... і т.д.
Журнал господарських операцій є для "Ауби" воістину основною інформаційною базою, використовуючи яку, програма здатна формувати безліч звітних документів по синтетичному і аналітичному обліку. Усі сформовані "Ауби" звіти можуть бути збережені на жорсткому диску у вигляді ASKII файлів чи виведені безпосередньо на принтер. У випадку збереження вихідних форм на жорсткому диску користувач має можливість переглядати, коректувати і виводити на друк всі документи, використовуючи для цього наявні в нього стандартні програмні засоби (утиліти DOS, текстові редактори і т.д.).
Синтетичний облік
В міру ведення журналу господарських операцій, в якому містяться всі проводки, що відображають діяльність підприємства, користувач може отримати за будь-який проміжок часу наступні звітні форми по синтетичному обліку:
* Зведену оборотну відомість;
* Синтетичний розклад по кожному рахунку;
* Головну бухгалтерську книгу;
* Шахову відомість;
* Баланс.
Аналітичний облік.
Аналітичний облік займає дуже важливе місце в бухгалтерії досить великого числа підприємств. У загальному випадку повна конфігурація "Ауби" у стані формувати за будь-який проміжок часу облікові відомості по:
матеріалами (рахунок 10);
МШП (рахунок 12);
основних засобів (рахунок 01);
знос основних засобів (рахунок 02);
основному, допоміжному виробництву (рахунок 20,23,25,26,29 ...);< br />
готової продукції, товарах ... (рахунок 40,41 ...);< br />
реалізації продукції (рахунок 46);
постачальникам і підрядникам (рахунок 60);
авансами виданими (рахунок 61);
покупцям і замовникам (рахунок 62);
розрахунків з бюджетом/небюджетом (рахунок 68,69,19 ...);< br />
підзвітним особам (рахунок 71);
іншим розрахунками (рахунок 76);
... і т.д.
Якщо за родом діяльності підприємства це не представляє для Вас інтерес, можна просто не звертати увагу на те, що "Ауби" може формувати велику кількість звітних документів. Використовуйте в програмі тільки тими її елементами які необхідні для Вашого підприємства в даний момент, а про решту не варто турбуватися.
Відзначимо, що "Ауби" може поставлятися в різній комплектації. За бажанням користувача в комплект постачання можуть бути включені чи вилучені різні елементи програми. До таких елементів програми можуть бути віднесені різні облікові (аналітичні) відомості, банківські операції, каса і деякі інші. Цілком очевидно, що описані вище розширення функціональних можливостей "Ауби" відбиваються на вартості пакета програм. Додамо, що користувач сам вирішує чи бути йому просто зареєстрованим користувачем і при цьому навчатися роботі з програмою самостійно по технічній документації, або за додаткову плату пройти курс навчання по роботі з "Ауби" і користатися могутньою консультативною підтримкою фірми виготовлювача чи торгової аудиторської компанії в якої купувалася програма. Реквізити фірми виробника наводяться нижче:
Конфігуpація програмного комплексу визначають разом із замовником виходячи з pеальних потреб підприємства.
Головне меню програми
Після запуску програми виводиться головне меню.
Під "Головним меню" програмного комплексу "Ауби" будемо розуміти зображення на екрані, яке з'являється після того, як користувач правильно набрав пароль для роботи з програмою.
Головне меню програми "Ауби" представлене у вигляді спадаючого меню, з автоматичним появою спливаючих підменю.
Загальні положення
Панель "Головне меню" можна розділити на кілька функціональних частин.
1. Власне саме Головне меню представлено сукупністю пунктів меню розташованих у горизонтальному порядку у верхній частині екрана і автоматично розкривних підменю (див. мал.3.1).
2. У верхній правій частині екрану розташовані два функціональних вікна, в яких показані поточна ДАТА та ЧАС. У першому вікні програми показується число, місяць і рік встановлені на комп'ютері. Друге вікно є звичайні електронний годинник по яких програма і Ви завжди зможете орієнтуватися в часі. ДАТА та ЧАС показуються в обговорюваних вікнах відповідають внутрішньому календарем і годинах комп'ютера. Якщо в системі комп'ютера встановлена неправильна дата чи час, то відповідно і в панелі "Головне меню" годинник і дата будуть невірними. Змінити час і дату можна за допомогою спеціальних команд операційної системи DOS або безпосередньо з програми Ауби.
3. У нижній частині екрана є так звана інформаційна рядок. Це мабуть найбільший помічник користувача-початківця. В інформаційному рядку завжди є підказка на якому рівні програми Ви зараз перебуваєте. Інформаційна підказка, як правило розшифровує і пояснює багато скорочення, що використовуються як назви різних пунктів меню і показує, що саме в даний момент програма від Вас очікує.
4. Пусте не зайняте ні чим простір, розташований в середній частині екрана (включаючи простір, займане спливаючими підменю) між пунктами Головного меню та інформаційної рядком є основним функціональним полем екрана на якому з'являються і зникають всілякі робочі панелі програми, а також повідомлення, попередження і т. д.
Головне меню містить п'ять пунктів, розташованих у горизонтальному порядку.
Пункт головного меню "БАЗИ"
"Бази" - це назва першого пункту Головного меню. На екрані комп'ютера цей пункт розташований перший зліва у верхньому рядку. Активізувати згаданий пункт меню можна за допомогою клавіатури (клавіші-стрілки), "Гарячої клавіші" або з використанням маніпулятора "Миша".
При виборі пункту Головного меню з назвою (БАЗИ) на екрані автоматично з'явиться відповідне підменю з пунктами розташованими у вертикальному порядку. У підменю розташовані назви різних баз даних, які підтримує програма "Ауби". Нижче наведені бази містяться в підменю з назвою "Бази":
* ХОЗ.ОПЕРАЦІІ - Журнал господарських операцій.
* МАТЕРІАЛИ - Журнал обліку МАТЕРІАЛІВ.
* МШП - Журнал обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів.
* ТОВАРИ - Журнал обліку ТОВАРІВ.
* ОСНОВНІ ЗАСОБИ - Журнал обліку основних засобів.
* РЕЄСТРАЦІЯ ПП - Журнал реєстрації платіжних доручень.
* РЕЄСТРАЦІЯ ПТП - Журнал реєстрації ПЛАТІЖНИХ ВИМОГ-ДОРУЧЕНЬ.
* РЕЄСТРАЦІЯ ПКО - Журнал реєстрації Прибутковий касовий ордер;
* РЕЄСТРАЦІЇ РКО - Журнал реєстрації видаткові касові ордери;
* РАХУНКУ НА ОПЛАТУ - Журнал реєстрації РАХУНКІВ на оплату.
* НЕВІДКЛАДНІ СПРАВИ - Журнал невідкладних справ. Записуються справи, а також дата і час коли про ці справи необхідно повідомити.
* ТИП АНАЛІТІЧ.УЧЕТА - Журнал в якому формуються структури аналітичного обліку за кожним рахунком, що використовуються при аналізі діяльності підприємства.
Пункт головного меню "Довідник"
"Довiдник" це назва другого пункту Головного меню.
Активізувати цей пункт можна за допомогою клавіатури, "Гарячих клавіш" (ALT) + (C) і маніпулятора типу "Миша".
Довідниками зараз і надалі будемо називати спеціальні бази даних, що містять інформацію яку користувач може підставляти автоматично як шаблон у заздалегідь зарезервовані місця на екрані в робочих базах даних і звітних документах.
При виборі пункту Головного меню "Довідники" на екрані комп'ютера автоматично активізується відповідне підменю, в якому містяться назви всіх задіяних в "Ауби" інформаційних довідників. Назви задіяних в "Ауби" довідників наводяться нижче:
* Об'ектом ПІДПРИЄМСТВА - Найменування об'єктів підприємства.
* ПІДРОЗДІЛИ - Назви підрозділів підприємства.
* ДОКУМЕНТИ ПЕРВИННІ - Короткі назви первинних документів.
* МОЛ - МАТ.ОТВ.ЛІЦА - ПІБ Матеріально - відповідальних осіб.
* Од.вим. МАТ, МШП ... - Найменування одиниць виміру матеріалів, МШП, товарів і т.д.
* ОСНОВНІ ЗАСОБИ - Найменування основних засобів.
* Причини вибуття ОС - Назви причин вибуття основних засобів.
* ПЛАН РАХУНКІВ БУХ.УЧ. - Номери і назви рахунків/субрахунків бухгалтерського обліку.
* Проведення БУХГ-Кия - Найменування господарських операцій та типові проводки.
* МАТЕРІАЛИ, МШП, ТОВ .. - Назви матеріалів, МШП, товарів і ін ТМЦ.
* ПІДПРИЄМСТВА КОРРЕСП - Назви підприємств-корреспонедентов з якими пов'язані госп. операції.
* ПІДПРИЄМСТВА (ІНФ) - Розширена інформація по підприємствах кореспондентам.
Відзначимо, що користувач сам приймає рішення які довідники задіяти для роботи, а які ні. Однак Ми настійно рекомендуємо користуватися довідниками для реєстрації (приведення до єдиної формі) що використовується при роботі з базами даних інформації. Найкращим варіантом роботи з довідниками є перегляд, редагування та додавання нових даних в довідники на початку кожного сеансу роботи з програмою Ауби.
Всі пункти підменю (ДОВІДНИК) розділені на дві групи горизонтальної подвійний рисою. Над рисою розташовані довідники простої конфігурації мають один рівень вкладеності. Під рисою розташовані так звані складові довідники мають два рівні вкладеності.
Пункт головного меню "ВІДОМОСТІ"
ВІДОМОСТІ цю назву третього пункту Головного меню. Активізувати пункт (ВІДОМОСТІ) можна за допомогою клавіатури, "гарячої клавіші" (Alt) + (B) і маніпулятора типу "Миша"
При виборі пункту "ВІДОМОСТІ" на екрані автоматично з'являється відповідне вертикальне підменю що складається з наступних пунктів:
* Відомості по рахунках - оборотна відомість по рахунку.
* ЗВЕДЕНА ЗВОРОТНИЙ 1 - зведена оборотна відомість по всіх рахунках (субрахунку розгорнути).
* ЗВЕДЕНА ЗВОРОТНИЙ 2 - зведена оборотна відомість по всіх рахунках (субрахунку згорнути).
* ГОЛОВНА БУХ. КНИГА - головна бухгалтерська книга;
* КАСОВА КНИГА - книга обліку касових операцій;
* АНАЛІТИКА СКЛАД - пункт меню відомостей аналітичного обліку;
* ГРАФІКА: ЕКСПРЕС - графік руху грошових коштів на рахунку/субрахунку.
Кожен з перерахованих вище пунктів меню дозволить формувати відповідні відомості бухгалтерського обліку.
Відомості по рахунках. Відомість може бути сформована за будь-якого рахунка окремо за будь-який проміжок часу. Програма формує сальдо на початок зазначеного періоду, обороти за дебетом і кредитом, а також кінцеве сальдо.
ЗВЕДЕНА ЗВОРОТНИЙ 1. Відомість формується за всіма рахунками і субрахунками за якими є ненульове початкове сальдо, або обороти в межах аналізованого періоду. У відомості представлені також початкове сальдо, обороти та кінцеве сальдо підсумовані по всіх рахунках.
ЗВЕДЕНА ЗВОРОТНИЙ 2 - відомість аналогічна (зведений ОБОРОТНІ 1) в якій всі субрахунки, одного рахунку підсумовані і приведені до одного рахунку у вигляді одного рядка.
ГОЛОВНА БУХ. КНИГА може бути сформована за кожним рахунком за будь-який проміжок часу із зазначенням оборотів, початкового і кінцевого сальдо. На відміну від оборотної відомості в головній книзі показані не всі госп. операції (бухгалтерські проводки), збудовані у вигляді списку, а обороти між аналізованим рахунком і всіма кореспондуючими рахунками.
КАСОВА КНИГА може бути сформовано за будь-який проміжок часу використовуючи дані Журналу Хоз. операцій за рахунком 50 (Каса). При формуванні касової книги обчислюється залишок на початок дня, сума оборотів приходу і витрат, а також залишок на кінець дня.
АНАЛІТИКА - відомості представляють можливість вести не тільки синтетичний облік грошових коштів, але і кількісний облік, наприклад: матеріалів, МШП, Осн. засобів, товарів і т.д. Так само аналітичні відомості дозволяють вести окремий облік того чи іншого рахунку по підприємствах, об'єктах, підрозділах і т.д.
ГРАФІКА: ЕКСПРЕС - режим дозволяє формувати графічне представлення руху грошових коштів по рахунку за обраний проміжок часу. Графічне зображення представляється в режимі псевдографіки.
Пункт головного меню "НАСТРОЙКА"
"НАСТРОЙКА" це назва четвертого пункту Головного меню.
Активізувати пункт "НАСТРОЙКА" можна за допомогою клавіатури, "Гарячої клавіші" (ALT) + (H)) і маніпулятора типу "Миша"
При виборі пункту меню "НАСТРОЙКА" на екрані автоматично з'являється відповідне вертикальне підменю що складається з наступних пунктів:
* ЗВУКОВІ СИГНАЛИ ... - Включення/вимикання звукових сигналів і мовних повідомлень в різних частинах програми;
* ПРИНТЕР ФОРМАТЛІСТА - встановлення параметрів для принтера (довжина сторінки, якість друку, шрифт і т.д.);
* ДАТА І ЧАС - режим встановлення поточної дати і часу на системний годинник комп'ютера.
* РОБОЧИЙ ПЕРІОД - встановлення облікового періоду (початкової та кінцевої дати) у межах яких необхідно сформувати ве?? омость або який-небудь інший обліковий документ;
* СТАТУС РАБ.ПЕРІОДА - вкл./викл. режиму автоматичного запиту підтвердження робочого періоду при формуванні звітних відомостей і документів.
* ПОРІВНЯТИ ДОВІДНИК - вкл./викл. режиму автоматичного порівняння вводиться користувачем, з наявністю її у відповідних довідниках.
Пункт головного меню "СЕРВІС"
СЕРВІС - це назва п'ятого пункту Головного меню. Активізувати пункт СЕРВІС можна за допомогою клавіатури, "Гарячих клавіш" (Alt) + (С) і маніпулятором типу "Миша".
При виборі пункту меню СЕРВИС на екрані автоматично з'являється відповідне вертикальне підменю, що складається з 10 пунктів:
* З ЧОГО ПОЧАТИ ... - Показує текст, в якому міститься загальний опис як користуватися системою контекстної допомоги реалізованої в програмі "Ауби".
* ЗРОБЛЕНО В. ... - Показує візитну картку фірми виробника із зазначенням назви та адреси фірми, телефону і т.д.;
* ВІДНОВИТИ БАЗИ - Дозволяє відновити всі бази (журнал хоз.операцій, матеріали, довідники і т. д.) з резервної дискети назад на жорсткий диск в директорію, де розташований програмний комплекс "Ауби".
* ПЕРЕВІРКА БАЗ - Здійснює перевірку коректності структур усіх баз даних, нумерацію журналу хоз.операцій, індексних файлів;
* ЗАКРИТТЯ облікового періоду - Виконує закриття поточного облікового періоду баз даних при переході до наступного. Формуються залишки за все рахунках/субрахунками/об'єктам та іншим кодам аналітичного обліку і переносяться у вигляді початкового сальдо для нового облікового періоду.
* ПРОССМОТРЕТЬ ДОКУМЕНТ - Дозволяє переглядати на екрані комп'ютера текстові (ASCII коди) файли. Зокрема можна переглянути всі сформовані облікові відомості та документи.
* КАЛЬКУЛЯТОР - виклик програмного калькулятора для обчислення арифметичних виразів.
* ЗМІНИТИ РЕКВІЗИТИ І ПАРОЛЬ - вхід до панелі редагування реквізитів Вашого підприємства і змінити пароль користувача. Якщо в програмі встановлено пароль, то вхід за паролем.
* ЗБЕРЕГТИ БАЗУ - Дозволяє створювати резервну копію всіх баз (журнал госп. Операцій, матеріали, довідники і т.д.) на дискеті у дисководі [А:] або [B].
ВИХІД - Закінчення сеансу роботи з програмою "Ауби".
Маючи певний досвід ведення електронного журналу господарських операцій, всю роботу зі складання балансу підприємства можна перекласти на плечі невтомного комп'ютера, якщо звичайно цим комп'ютером управляє така програма як "Ауби".
