Все для організації групової роботи

Михайло Брод

Можливо, онлайнова продаж програмних продуктів не завжди може служити показником того, в який бік зміщуються інтереси користувачів. У той же час поява в каталогах програм певного напряму наводить на думку, що до них з'являється підвищений інтерес. А оскільки за останні місяці в каталозі Softkey.ru з'явилося кілька нових продуктів для організації групової роботи, можна говорити про те, що ця сфера управлінської діяльності починає отримувати все більший розвиток в російських фірмах.

На Цього разу програму для групової роботи на російському ринку представляє японська компанія TMU Consulting. TMU GroupWare - це система автоматизації роботи офісу, що дозволяє співробітникам працювати разом незалежно від того, де вони знаходяться територіально. Програма є інтернет-рішення, тому доступ до неї здійснюється за допомогою веб-браузера, а сама програма може розташовуватися як у внутрішній мережі організації, так і на зовнішньому інтернет-ресурсі.

Основні завдання, що вирішуються за допомогою даної програми - це управління персоналом, проектами, майном, організація документообігу, підтримка CRM і, оскільки доступ може здійснюватися через Інтернет - Підтримка мобільного офісу. Розглянемо, як вирішуються ці завдання.

Вхід в систему визначається логіном і паролем користувача. Тому починати потрібно з формування структури організації і списку співробітників, для яких призначається їх логін і пароль. Додати співробітника і визначити його права може тільки адміністратор, самостійно зареєструватися у системі ніхто не може. Структура організації складається з груп і посад, за якими можуть бути закріплені співробітники і створюється під проекти. Тому в кожній структурі можуть бути свої групи, посади, до яких в залежності від завдання закріплюються різні або одні й ті самі співробітники. При цьому посаду може бути незалежною від будь-якої групи, але обов'язково повинна бути прив'язана до однією із структур.

Посада має на увазі виконання певних обов'язків в рамках проекту, тому одній посаді може відповідати будь-яку кількість співробітників, і навпаки, один співробітник в рамках одного або декількох проектів може займати будь-яке кількість посад. А залежно від виконуваних робіт і завдань, за якими буде закріплений співробітник, у неї з'являються права доступу, що надаються адміністратором. При додаванні нового співробітника для нього створюється особиста папка в кабінеті і адреса електронної пошти.

Що таке "кабінет"? Це структура, призначена для зберігання документів, які використовуються спільно, в ньому проводиться робота з документами, їх виправлення, доповнення. У кожного співробітника в кабінеті є особиста папка, а також є спільна папка, де можуть зберігатися документи загального користування - накази, шаблони, розпорядження. Кожен документ являє собою облікову картку з набором прикріплених файлів. Користувачам настроюються персональні права доступу до документів та права на виконання операцій з ними. Документи можуть бути прив'язані до проектів і пов'язані між собою посиланнями для швидкого переходу.

Система контролює версії документа і дозволяє виконувати "відкат" на більш ранні версії. Відстеження статусу забезпечує виключення одночасної коригування документів декількома користувачами. У системі існує поняття "узгодження (візування)" документів. На відміну від редагування, узгодження може виконуватися одночасно. За результатами узгодження документ отримує відповідний статус. Завдання за погодженням документів (а це окремий тип використовуваних в системі завдань) відображається в розділі Документообіг. У цьому розділі у користувачів є дві папки, в яких містяться, відповідно, документи які прийшли на узгодження цього користувачу, і відправлені їм на узгодження з іншими користувачами. Якщо узгодження документів виконується в рамках якого-небудь проекту, то при створення завдання цю умову можна вказати у формі її створення.

Основою планування робіт в організації є проекти. Кожен з них може включати в себе підпроекти і завдання. Створити проект може будь-який зареєстрований користувач, внаслідок чого саме він і стає його адміністратором. Тільки він може призначати для цього проекту виконавців, пов'язувати їх з проектом, надавати права доступу до його складових частин, включаючи пов'язані з проектом документи. У системі є можливість налаштування повідомлень про всі події, що відбуваються з проектом і його об'єктами. Проект може мати один з трьох статусів - виконується, відкладений або завершений, а для використання механізму CRM проект може бути пов'язаний з клієнтом. Для перегляду проектів передбачено дві можливості - або перегляд в табличній формі, або з використанням діаграми Ганта. При відображенні інформації про виконуваному проект показується ступінь його завершеності, яка розраховується автоматично на підставі відсотків виконання входять в проект завдань.

Як уже зазначалося, в рамках проектів існують завдання, які призначаються для виконання кому-небудь зі співробітників, або групі співробітників. Є особливість - завдання можуть призначатися співробітникам поза рамками будь-яких проектів. У цьому випадку вони будуть доступні тільки через розділ "Список справ", в якому відображаються всі завдання, визначені для даного співробітника. При введенні нового завдання або її коректування, можна пов'язати з нею майно організації. Наприклад, якщо потрібно приміщення для проведення наради або переговорів, можна при формуванні завдання забронювати за нею потрібне приміщення на конкретне час. Якщо приміщення вже зайнято під інше завдання, інформація про це буде відображено і буде запропоновано вибрати або інший час, або інше приміщення. Якщо з майном зрозуміло, то от зайнятість співробітників, виявлення перетинаються за часом його завдань система не показує, тому запрошуючи кого-небудь на нараду, немає впевненості в тому, що дана людина вже не задіяний в цей же час в іншому заході.

При формуванні нового завдання можна призначити її групі співробітників. При цьому є можливість зробити це завдання незалежною для кожного з них. Таке умова дає можливість кожному з призначених співробітників незалежно коригувати завдання, звітувати про виконання. Якщо призначення співробітників відбувається при створенні завдання, то їм будуть надіслані повідомлення. Якщо

Про співробітників

Окремий підрозділ системи призначений для обліку їх робочого часу. Працюючи з проектами, співробітник повинен відзначати свій прихід і відхід з роботи, а також причини своєї відсутності на робочому місці. У системних налаштуваннях можна встановити, яка максимальна час співробітник може бути відсутнім без вказівки причин. За даними цього розділу можна формувати звіти, в яких буде повна інформація про участь співробітників у роботі компанії. Такий варіант не здається дуже зручним особливо в тих випадках, коли співробітник бере участь у виконанні завдання, наприклад, бере участь у нараді, поїздці до клієнта. Було б зручніше такі моменти заносити в робочий графік автоматично, щоб співробітник міг лише перевірити і уточнити фактично витрачений час на роботу на виїзді.

З проектами можуть бути пов'язані клієнти організації. Для того, щоб пов'язати проект і клієнта, дані про нього потрібно занести до адресної книги в розділі "Загальна". При формуванні контакту потрібно відмітити пункт "Чи є клієнтом". У цьому випадку цей запис буде показуватися при виборі клієнта для того чи іншого проекту. Розділ CRM (Управління взаєминами з клієнтами) призначений для їх відображення і формування звітів з історії взаємин з ними. У формованих звітах відображається інформація про завдання, проекти, документи та поштового листування, пов'язаних з клієнтом. Звіт формується як по кожному з об'єктів, пов'язаних з клієнтом, так і у відповідній формі.

Тепер про те, як здійснюється спілкування користувачів цієї системи. В ній існує кілька можливостей - це електронна пошта, форуми і месенджер. Для роботи з електронною поштою для кожного зареєстрованого співробітника в системі створюється корпоративний поштову скриньку. Але є можливість підключати і зовнішні поштові сервера, через які можна надсилати та отримувати пошту. Зовнішні поштові системи може підключити адміністратор. У цьому випадку користувач, у якого є адреса в такої зовнішньої системі, може додати свій профіль і "спілкуватися" з поштовим сервером через дану програму. Але для внутрішнього листування, безумовно, зручніше використовувати вбудовану поштову систему.

Форуми призначені для ведення внутрішньокорпоративних дискусій між співробітниками. Форумів може бути необмежена кількість, в кожному з яких може міститися будь-яку кількість обговорюваних тем. Створювати теми може будь-який співробітник. До повідомлень, розміщених у форумах, можуть бути прикріплені посилання на окремі об'єкти системи, такі, як документи, проекти, будь-які зовнішні файли.

Ще одна можливість спілкування - обмін миттєвими повідомленнями через вбудований месенджер. Він виконує дві функції - обмін повідомленнями між співробітниками і сповіщення їх про події, що відбуваються в системі. Розсилка повідомлень може виконуватися як автоматично, так і при підписці на спеціалізовані розсилки. Якщо працівник, якому відправляється повідомлення, знаходиться в режимі онлайн, воно буде доставлено йому негайно. В іншому випадку мається можливість відправляти повідомлення у форматі SMS на мобільний телефон, якщо зроблені відповідні настройки. Даний варіант доступний у тому випадку, якщо є угода з відповідною телефонної службою.

Окремий блок системи призначений для організації роботи з Інтернетом. Тут можна зберігати посилання на інтернет-ресурси, які можуть представляти інтерес при роботі над проектами, а також здійснювати пошук необхідної інформації відразу на декількох пошукових серверах. Можливо, що така функціональність і зручна, але чи є сенс завантажувати систему посиланнями, коли кожен користувач і так зберігає у себе всі необхідні посилання, а пошук веде на тих пошукових системах, які для цього користувача представляються найбільш зручними?

В цілому система залишає непогане враження, але її функціональності може виявитися недостатньо. Наприклад, немає можливості визначити статус клієнта -- партнер він, дилер, співвиконавець, хтось ще. Немає можливості вести вартісної облік виконуваних робіт, вартість коштів, витрачених на рішення тих або інших завдань. Тим не менше, впровадження такої системи в компанії зніме багато питань по організації робіт. А багато можливостей системи можна попередньо подивитися на демо-сайті програми.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.softkey.info/