Автоматизовані інформаційні системи

Реферат по дисципліни: інформаційні технології

Виконав студент групи 2201-1 Фомічов Сергій Юрійович

НОУ Гуманітарно-технічний коледж

р. Нижньокамськ

2004

1. Введення.

Ефективне управління підприємством у сучасних умовах неможливе без використання комп'ютерних технологій. Правильний вибір програмного продукту та фірми-розробника - це перший і визначальний етап автоматизації бухгалтерського обліку. В даний час проблема вибору інформаційної системи (ІС) з специфічної задачі перетворюється на стандартну процедуру. У цьому сенсі російські підприємства сильно поступаються зарубіжним конкурентам. Іноземні підприємства, як правило, мають досвід модернізації та впровадження не одного покоління ІС. У розвинених західних країнах відбувається зміна вже четвертого покоління ІС. На російських підприємствах найчастіше використовують системи першого або другого покоління.

Керівники багатьох російських підприємств мають слабке уявлення про сучасних комп'ютерних інтегрованих системах і вважають за краще утримувати великий штат власних програмістів, які розробляють індивідуальні програми для вирішення стандартних управлінських завдань.

Процедура прийняття рішення про виборі найбільш ефективної комп'ютерної системи управління нова для більшості вітчизняних керівників, а її наслідки багато в чому будуть чинити значний вплив на підприємство протягом декількох років. Оскільки застосування інтегрованої ІС, яка відповідала б вимогам підприємства (масштабу, специфіку бізнесу і т.д.), дозволила б керівнику мінімізувати витрати і підвищити оперативність управління підприємством в цілому.

2. Класифікація автоматизованих інформаційних систем.

Пропонується використовувати наступну класифікацію систем і підсистем КІС. В залежності від рівня обслуговування виробничих процесів на підприємстві сама КІС або його складова частина (підсистеми) можуть бути віднесені до різних класів:

Клас A: системи (підсистеми) управління технологічними об'єктами та/або процесами.

Клас B: системи (підсистеми) підготовки та обліку виробничої діяльності підприємства.

Клас C: системи (підсистеми) планування та аналізу виробничої діяльності підприємства.

Системи (підсистеми) класу A -- системи (підсистеми) контролю і управління технологічними об'єктами та/або процесами. Ці системи, як правило, характеризуються наступними властивостями:

досить високим рівнем автоматизації виконуваних функцій;

наявністю явно вираженою функції контролю за поточним станом об'єкта управління;

наявністю контуру зворотного зв'язку;

об'єктами контролю і управління такої системи виступають:

- технологічне обладнання;

- датчики;

- виконавчі пристрої і механізми.

малим тимчасовим інтервалом обробки даних (тобто інтервалом часу між отриманням даних про поточний стан об'єкта управління та видачею керуючого впливу на нього);

слабкою (несуттєвою) тимчасової залежністю (кореляцією) між динамічно змінюються станами об'єктів управління і системи (підсистеми) управління.

Як класичних прикладів систем класу A можна вважати:

SCADA - Supervisory Control And Data Acquisition (диспетчерський контроль та накопичення даних);

DCS - Distributed Control Systems (розподілені системи управління);

Batch Control - системи послідовного управління;

АСУ ТП - Автоматизовані Системи управління технологічними процесами.

Системи класу B - це системи (підсистеми) підготовки і обліку виробничої діяльності підприємства. Системи класу B призначені для виконання класу задач, що вимагають безпосередньої участі людини для прийняття оперативних (тактичних) рішень, що впливають на обмежене коло видів діяльності або невеликий період роботи підприємства.

У певному сенсі до таких системам прийнято відносити ті, які знаходяться на рівні технологічного процесу, але з технологією безпосередньо не пов'язані.

До переліку основних функцій систем (підсистем) даного класу можна включити:

виконання облікових завдань, що виникають у діяльності підприємства;

збір, попередню підготовку даних, що надходять у КІС із систем класу A, і їх передачу в системи класу C;

підготовку даних та завдань для автоматичного виконання завдань системами класу A.

З урахуванням прикладних функцій цей список можна продовжити наступними пунктами:

управління виробничими і людськими ресурсами в рамках прийнятого технологічного процесу;

планування і контроль послідовності операцій єдиного технологічного процесу;

управління якістю продукції;

управління зберіганням вихідних матеріалів і виробленої продукції по технологічним підрозділам;

управління технічним обслуговуванням і ремонтом.

Ці системи, як правило, мають наступні характерні ознаки і властивості:

наявність взаємодії з керуючим суб'єктом (персоналом), при виконанні поставлених перед ними завдань;

інтерактивність обробки інформації;

невеликий тривалістю обробки даних, що коливається від декількох хвилин до декількох годин або доби;

наявністю суттєвих тимчасової і параметричної залежностей (кореляцій) між робочою даними;

система впливає на обмежене коло робіт і видів діяльності підприємства;

система впливає на невеликий період роботи підприємства (в межах від місяця до півроку);

наявністю сполучення з системами класу A і/або C.

Класичними прикладами систем класу B можна вважати:

MES - Manufacturing Execution Systems (системи управління виробництвом);

MRP - Material Requirements Planning (системи планування потреб у матеріалах);

MRP II - Manufacturing Resource Planning (системи планування ресурсів виробництва);

CRP - C Resource Planning (система планування виробничих потужностей);

CAD - Computing Aided Design (автоматизовані системи проектування - САПР);

CAM - Computing Aided Manufacturing (автоматизовані системи підтримки виробництва);

CAE - Computing Aided Engineering (автоматизовані системи інженерного проектування -- САПР);

PDM - Product Data Management (автоматизовані системи управління даними);

SRM - Customer Relationship Management (системи управління відносинами з клієнтами);

всілякі облікові системи і т.п.

Одна з причин виникнення подібних систем - необхідність виділити окремі завдання управління на рівні технологічного підрозділу підприємства.

Системи класу C - це системи (підсистеми) планування та аналізу виробничої діяльності підприємства. Системи класу C призначені для виконання класу задач, що вимагають безпосередньої участі людини для прийняття стратегічних рішень, що впливають на діяльність підприємства в цілому.

У коло завдань розв'язуваних системами (підсистемами) даного класу можна включити:

аналіз діяльності підприємства на основі даних та інформації, що надходить із систем класу B;

планування діяльності підприємства;

регулювання глобальних параметрів роботи підприємства;

планування та розподіл ресурсів підприємства;

підготовку виробничих завдань і контроль їх виконання.

наявність взаємодії з керуючим суб'єктом (персоналом), при виконанні поставлених перед ними завдань;

інтерактивність обробки інформації;

підвищеної тривалістю обробки даних, що коливається від декількох хвилин до декількох годин або доби;

тривалим періодом прийняття керуючого рішення;

наявністю суттєвих тимчасової і параметричної залежностей (кореляцій) між робочою даними;

система впливає на діяльність підприємства в цілому;

система впливає на значний період роботи підприємства (від півроку до декількох років);

наявністю безпосереднього сполучення з системами класу B.

Класичними назвами системи класу B можна вважати:

ERP - Enterprise Resource Planning (Планування ресурсів підприємства);

IRP - Intelligent Resource Planning (системами інтелектуального планування);

АСУП;

EIS.

3. Сучасний ринок фінансово-економічного прикладного програмного забезпечення.

Сьогоднішній ринок фінансово-економічного прикладного програмного забезпечення формується під впливом трьох основних факторів:

• постійно зростаючих вимог споживачів;

• кон'юнктурного світогляду більшості розробників;

• нестійкості нормативно-правового середовища.

Вплив цих факторів робить ринок різноманітним і неоднорідним. Для вирішення завдання вибору ІС необхідно познайомитися з їх класифікацією. Усі програми у галузі бухгалтерського обліку і фінансів умовно можна розділити на:

1. Інтегровані фінансові системи (ИФС).

2. Бухгалтерський конструктор.

3. Бухгалтерський комплекс автоматизованих робочих місць (АРМ).

4. Бухгалтерія-офіс.

5. Еккаунт кутюр - індивідуально доопрацьовано і впроваджуються системи на базі типового бухгалтерського ядра.

6. Галузеві системи з бухгалтерським обліком, це бухгалтерський комплекс АРП + спеціалізовані галузеві АРМи.

7. Фінансово-аналітичні системи.

Правові системи і бази даних (ПБД).

Розглянемо докладніше кожну з вищеназваних груп:

Інтегрована фінансова система

Інтегрована фінансова система складається з окремих блоків - модулів обліку. Ступінь інтеграції системи характеризує принцип зв'язку, як між окремими модулями системи, так і з іншими програмними продуктами, що працюють на підприємстві.

Система вважається інтегрованої у випадку, якщо існує двосторонній зв'язок між усіма модулями системи.

Приклад ИФС: "БЕСТ", "Галактика", "Парус" та інші.

Бухгалтерський конструктор

Під бухгалтерським конструктором розуміється бухгалтерська система з розширеними інструментальними можливостям.

Первинні можливості даного програмного продукту достатньо обмежені. Наприклад, виконання в рамках бухгалтерського конструктора таких операцій, як розрахунок зносу основних засобів, розрахунок заробітної плати тощо, практично неможливо здійснити без відповідних установок. Однак, опанувавши спеціальним мовою, користувач може самостійно навчити програму виконувати будь-які розрахунки, створювати звіти і т.п.

Цей клас систем орієнтований на масовий тираж. В одній програмі важко врахувати специфіку обліку декількох бухгалтерій. Тому з'явилися якісь універсальні заготовки, з яких з у меню створюється програмний продукт, що підходить для обліку в будь-якій фірмі.

Даний клас програм краще адаптований до швидкоплинні законодавству.

Приклад бухгалтерського конструктора: "1С: Бухгалтерія", "Інотек", "Quiken" та інші.

Бухгалтерський комплекс АРМ

Бухгалтерський комплекс передбачає створення окремих програм під кожен розділ обліку з можливістю подальшого агрегування даних.

Даний продукт є самою старою формою існування бухгалтерських програм на російських підприємствах. Для середніх і великих фірм вона залишається раціональної до цих пір.

Приклад бухгалтерського комплексу АРМ: "МОНОЛІТ" та інші.

Бухгалтерія-офіс

Під бухгалтерією - офіс розуміють систему автоматизованого управління підприємством. Програми цього класу називають "корпоративними системами управління фінансами та бізнесом". Термін "Корпоративний облік" є новим для російських підприємств. Відомо, що облік на підприємстві не зводиться тільки до бухгалтерського обліку, побудованого на подвійного запису і проводки по кореспондуючих рахунках. Існує ще й управлінський облік, форми якого визначаються потребами самого підприємства. Даний вид обліку наближений до поточної діяльності фірми і вирішує в першу чергу оперативні завдання.

Бухгалтерія - офіс налаштована, як правило, не тільки на бухгалтера, але і на керівника, менеджера і інших представників керівної ланки. Величезна увага в програмах цього класу приділяється можливості ефективного управління підприємством та отримання прибутку. При цьому дуже важко визначити, який облік "первинні" -- бухгалтерський або оперативний. Наприклад, коли керівник ставить завдання мінімізації податку на прибуток, то для прийняття правильних рішень необхідно знати розмір оподатковуваного прибутку за даними бухгалтерського обліку. З іншого боку, для відображення в бухгалтерському обліку величини товарних запасів потрібні дані оперативного обліку про надходження, переміщення, вибуття товарних цінностей. Таким чином, бухгалтерський облік спрямований на вирішення задач з узагальнення показників діяльності підприємства, тоді як оперативно -- управлінський облік вирішує приватні, щоденні завдання. Відірвати одну форму обліку від іншого практично неможливо. Обидва види обліку існують спільно і утворюють єдиний цілісний облік, який і називається корпоративним.

Клас систем бухгалтерія - офіс дуже молодий. У Росії пропозицію даних програмних продуктів вельми обмежено західними розробками.

Приклад систем для автоматизованого управління підприємством: "Baan", "R3", "Oracle", "People soft "," Navision "," Квестор "та інші.

Еккаунт кутюр

Системи даного класу індивідуально допрацьовуються під конкретного замовника з наступним впровадженням на підприємстві самим розробником. Ці програми призначені для розбірливих і заможних користувачів. Коло користувачів програм класу "Еккаунт кутюр "дуже вузьке. Це пояснюється тим, що послуги з доопрацювання та впровадження програм дуже дорогі, тому помилка замовника у виборі системи обходиться досить недешево.

Галузеві системи з бухгалтерським обліком

Основою галузевої системи з бухгалтерським обліком є бухгалтерський комплекс АРП, до якого приєднані спеціалізовані галузеві АРМи. Сьогодні найбільш відомі наступні галузеві системи: "Торгівля", "Бюджетні організації", "Промисловість", "Будівництво", "Аудит", "Банківські структури", "Страхування" та інші.

Фінансово-аналітичні системи

Системи даної групи можна розділити на:

• системи аналізу господарської діяльності підприємства;

• системи для роботи з інвестиційними проектами.

Приклад фінансово-аналітичних систем: «Project Expert», «Budget management» та інші.

Правові системи і бази даних (ПБД)

Під ПБД розуміють системи для роботи, зберігання та регулярного оновлення в комп'ютері збірників нормативних документів.

Приклад ПБД: інформаційні бази даних "Гарант", "Кодекс", "Консультант Плюс" та інші.

Розглянемо докладніше структуру інтегрованої фінансової системи, оскільки саме цей клас програм є сьогодні одним з найбільш поширених:

ИФС - це сукупність модулів:

• Головна книга

• Основні засоби

• Управління запасами

• Розрахунки з постачальниками і замовниками

• Каса і банк

• Зарплата

• Кадри

• І т.д.

Кожен модуль виконує певні функції обліку, наприклад:

модуль кадри:

• ведення табеля робочого часу

• ведення штатного розкладу

• і т.п.

модуль розрахунки з постачальниками і замовниками:

• список контрагентів

• система договорів і замовлень

• система знижок

• система податків

• заповнення рахунків-фактур

• облік взаємозаліків

• і т.п.

Між усіма модулями системи існує двосторонній зв'язок, тобто дотримується принцип інтегрованості. Саме завдяки цим принципом вдається уникнути проблем, пов'язаних з подвійним введенням документів при їх обробці.

Кожна інтегрована система общефункціональнимі володіє властивостями, такими як:

• система документованого обліку (дозволяє на підставі документів, введених операторами, автоматично формувати бухгалтерські проводки);

• ступінь інтеграції (дозволяє переносити дані з одного модуля в інший, а також забезпечує зв'язок з іншими програмними продуктами);

• інтерфейс - особа програмного продукту, що характеризує зручність роботи з системою;

• мультивалютність - здатність системи правильно вести облік в декількох валютах; Зтимчасові інтегровані системи пропонують безліч стандартних рішень управлінських завдань на рівні користувача. Все це дозволяє керівнику підприємства зменшити витрати з її обслуговування. Середній термін окупності таких систем 1-2 роки.

Крім готового пакета програми, необхідно придбати спеціальне програмне забезпечення, що дозволяє встановити ИФС, також вкласти кошти на впровадження програми (повністю налаштувати її на облік конкретного підприємства) і навчання робочого персоналу. Небагато фірми сьогодні готові здійснити такі грошові вкладення.

Більшість підприємств вважають за краще скористатися послугами розробників більш дешевого класу програм, так званого, бухгалтерського конструктора. Серед даного класу програм самими поширеними є сімейство програм "1С".

Програми сімейства "1С".

Програма "1С: Бухгалтерія" побудована на основних принципах бухгалтерського обліку, загальних для всіх його розділів. Бухгалтер сам може налаштувати практично все - план рахунків, види первинних і звітних документів, схеми проводок. Програма допомагає бухгалтеру швидко знайти потрібні записи, сформувати необхідну звітність. Спеціальні режими дозволяють використовувати програму на окремих робочих місцях, де формуються первинні документи. Можна використовувати її для надання звітності керівнику. Крім того, у програмі передбачена можливість ведення складного аналітичного обліку.

Універсальність програм сімейства 1С полягає в тому, що ми купуємо якийсь бухгалтерський конструктор, тобто систему з розширеними інструментальними можливостям.

Первинні можливості даного програмного продукту достатньо обмежені. Наприклад, виконання в рамках бухгалтерського конструктора таких операцій, як розрахунок зносу основних засобів, розрахунок заробітної плати тощо, практично неможливо здійснити без відповідних установок. Однак, опанувавши спеціальним мовою, користувач може самостійно навчити програму виконувати будь-які розрахунки, створювати звіти і т.п.

Цей клас систем орієнтований на масовий тираж. В одній програмі важко врахувати специфіку обліку декількох бухгалтерій. Тому і застосовуються якісь універсальні заготовки, з яких за допомогою налаштувань створюється програмний продукт, що підходить для обліку в будь-якій фірмі.

Універсальність програм сімейства "1С" дозволяє їм краще адаптуватися до швидкоплинні законодавства в нашій країні. Однак вона не рятує систему від недоліків.

Програми сімейства "1С" виходять на ринок досить сирими. Оскільки виробник хоче встигнути завоювати ринок, випередивши своїх конкурентів. А їх сьогодні достатньо.

Сама програма протестована і не містить грубих помилок, але іноді невеликі недоліки тягнуть за собою цілий список небажаних наслідків.

4. Проблеми і ефекти від впровадження автоматизованих інформаційних систем.

Вже давно настав час, коли під автоматизацією підприємств стало матися на увазі не просто придбання комп'ютерів і створення корпоративної мережі, але створення інформаційної системи, включає в себе і комп'ютери, і мережі, і програмне забезпечення, а головне -- організацію інформаційних потоків. Проаналізувавши досвід впровадження інформаційних систем (ІС) на російських підприємствах, можна помітити, що час від часу ІС на базі будь-якого інтегрованого продукту або впроваджуються не до кінця, або керівництво компаній ними практично не користується.

Аналіз впроваджень, здійснених на сьогоднішній день, виявляє кілька причин невдач при створенні ІС:

1. Перша полягає в тому, що готові західні системи орієнтовані на якісь ідеальні бізнес-процеси, відірвані від реальної структури конкретної компанії. А реальні установи, компанії та корпорації зовсім не ідеальні, а навпаки, дуже складні з точки зору ієрархії управління. Більш того, часто формальна ієрархія химерно переплітається з реальною.

2. Друга причина - в тому, що історично розробкою систем займалися програмісти, в силу чого вони будувалися відповідно до теорії автоматизованих систем. Виходив замкнутий автоматизований процес, по можливості виключає людини. У результаті весь середній менеджмент такою системою відштовхувався. Тому керівники середньої ланки противляться впровадження таких систем і свідомо, і несвідомо.

3. Третє - це недостатній аналіз існуючих завдань на етапі проектування. Наприклад, на Заході, в Зокрема, у США, у компаній-замовників, як правило, є спеціальні відділи, які планують роботи з автоматизації та аналізують: що треба автоматизувати, що не треба, що вигідно, а що збитково, і як взагалі повинна бути побудована система, які функції вона повинна виконувати. У вітчизняних компаній подібні структури, як правило, відсутні.

Досвід показує, що успішні, бувають ті проекти, в результаті впровадження яких клієнт повністю володіє своєю системою, розуміє, як вона працює. Цей, важкодосяжним при традиційних способах, результат виходить тоді, коли керівництво підприємства приділяє значну увагу проекту, вникає у всі його тонкощі, детально розбирається в організації всіх бізнес-процесів на підприємстві. У Інакше керівник з недовірою ставиться до цифр, що видаються системою, тому що не знає, звідки вони беруться, і хто за них несе відповідальність. Але чи багато знайдеться керівників, здатних не тільки очолити, але й, по суті, самим виконати проект? І хіба в цьому функція керівника? Звичайно ж, ні!

Сьогодні необхідний новий підхід до створення інформаційних систем. Новизна полягає не в створенні системи на базі будь-якого інтегрованого продукту, а в ретельному проектуванні системи і лише потім реалізації її за допомогою адекватних програмних засобів.

Не секрет, що часто підхід до автоматизації буває таким: потрібно автоматизувати всі, а тому купуємо могутню інтегровану систему і модуль за модулем всю її впроваджуємо. Але вже потім з'ясовується, що отриманий ефект досить далекий від очікуваного і гроші витрачені марно. На практиці для вирішення конкретної проблеми компанії буває достатньо мати електронну пошту і Excel. Іноді буває потрібно впровадити всього лише кілька спеціалізованих і недорогих додатків і пов'язати їх на базі інтеграційної платформи або там, де це необхідно, використовувати функціональність ERP-системи. Всі ці питання можна і потрібно вирішувати на етапі проектування, тобто свідомо підходити до вибору засобів автоматизації, порівнюючи витрати з очікуваним ефектом.

Нинішніх огріхів проектування можна уникнути, використовуючи принцип, який називається сінархіческім проектуванням. Цей новий принцип є проявом "закону сінархіі ", який описав на початку ХХ століття російський філософ Володимир Шмаков. Якщо коротко, то це органічне поєднання певної ієрархії і аналогії в побудові світобудови.

Сінархіческое проектування -- це технологія, яка дозволяє створювати ІС для конкретного підприємства, холдингу або концерну з урахуванням реальної ієрархії управління, поетапно її впроваджувати, реально планувати і отримувати ефект від впровадження на кожному етапі, органічно вбудовувати в систему стандартні компоненти й оригінальні розробки. Більш того, сінархіческое проектування дозволяє оволодіти системою як інструментом управління на всіх рівнях - від виконавця до директора. При цьому відповідальність не перекладається на систему, і керівникові зрозуміло походження інформації, в ній циркулює.

На закінчення необхідно підкреслити, що і замовнику, і постачальнику рішення ще до вибору того чи іншого ПЗ для створення ІС необхідно, насамперед, провести аналіз, що їм дійсно необхідно автоматизувати, після чого зайнятися проектуванням. Іншими словами, тільки ретельне проектне обстеження, а потім проектування з урахуванням всіх особливостей реальної структури управління конкретної компанії дадуть в результаті дійсний ефект від впровадження автоматизованої інформаційної системи, до якого в кінцевому підсумку прагнуть і замовники, і системні інтегратори.

Список літератури

Васкевич Д. Стратегії клієнт/сервер. - К: "Диалектика", 1996.

Дейт К. Введення в системи баз даних. - К: "Диалектика", 1998.

Використано також матеріали Internet і періодичних видань за 1998-2001 роки:

Hard'n'Soft

Комп'ютери + програми

Computer Weekly