Основні компоненти системи управління документообігом (СУД)
Електронні
системи для побудови архівів, діловодства і документообігу є
порівняно молодим класом інформаційних технологій. Необхідність переходу
до електронних технологій організації праці документалістів викликана кількома
причинами, що випливають зі звичайних вимог до документа: повнота,
відсутність шуму (дезінформації) і своєчасність доставки (актуальність).
Перерахуємо ці причини.
1.
Істотне зростання кількості документів, що циркулюють у системах
управління різного рівня. Викликано це використанням комп'ютерної техніки
для підготовки документів і, відповідно, спрощенням процесу породження
документа, а також інтенсифікацією процесів управління.
2. Друга і
наступні причини випливають з перших. Збільшення кількості документів
автоматично збільшує складність навігації в документальних середовищах
(архівах), причому складність навігації випереджає темпи зростання.
3.
Необхідність підтримки виконавської дисципліни в зростаючих
документальних потоках і організації групової роботи над документом.
4.
Необхідність регламентації доступу до документів або їх частинами.
5. Ускладнення
структури документів; використання механізмів перехресних посилань і
гіпертекстових структур.
6.
Обмеження по мінімальному часу доступу (обробки, виконання) до
документу, викликані законодавчими або технологічними причинами.
7. Необхідність
зниження вартості зберігання документальної одиниці і трудомісткості доступу до
документальним середах (архівів).
Вимоги до електронних систем управління документообігом
Виходячи з
перерахованих причин та основних інформаційних тенденцій у документальному
управлінні, можна сформулювати вимоги до сучасних систем
документообігу, діловодства та архівування.
1.
Підтримка цілісності документальної системи і окремо взятого документа на
протягом їх повного життєвого циклу.
2. Відсутність
в системі внутрішніх обмежень на масштаби документальної середовища та кількості
одночасно користуються нею.
3.
Взаємодія на нинішні інформаційними транспортними середовищами та
технічними засобами.
4.
Організація і підтримка регламентованого доступу як до документальних середах
(архівів) у цілому, так і до окремих документів або їх частинами.
5.
Використання засобів машинного зору (сканування і оптичне
розпізнавання) для перекладу традиційних паперових документів в електронну
форму. Для роботи з історичними архівами повинна використовуватися спеціальна
техніка, що виключає пошкодження раритетів.
6.
Використання електронних засобів навігації (повнотекстовий пошук,
авто-реферування, авто-рубріцірованіе, формування словників предметних
областей-Тезаурус, формування на базі готових тезаурусом засобів пошуку по
поняттями).
7.
Використання як засоби зберігання описів профілів організацій, їх
користувачів та реєстраційних карток документів стандартних індустріальних
систем управління базами даних (СУБД-Oracle, Informix, Sybase, MS SQL, DB2, Adabas). Для зв'язку з нестандартними СУБД використовувати
інтерфейси ODBC/JDBC.
8.
Забезпечувати незалежність від системно-технічної платформи.
9. При
створенні документальних систем повинні використовуватися стандартні індустріальні
кошти і мови розробки, доступні для власника системи.
10. У
окремих випадках державному або корпоративному власнику системи повинні
бути доступні вихідні коди системи для гарантованого забезпечення її
функціонування.
11.
Графічні інтерфейси користувача повинні бути дружні, інтуїтивно
зрозумілі, виконані в стилі, відповідному оточенню (операційної системи).
12. Система
повинна бути проста у використанні. Навчання користуванню не повинна займати
більше одного робочого дня.
13. Система
повинна бути налаштованим додатком, а не набором інструментальних засобів.
14. Всі
служби системи повинні бути виконані мовою країни використання з урахуванням його
морфологічних особливостей.
15. Забезпечувати
одночасну спільну роботу більше однієї документальної середовища, більше одного
офісу.
16.
Забезпечувати злиття двох і більше систем в одну і поділ працюючої системи
на два і більше.
17.
Забезпечувати стандартне взаємодію та інтеграцію з будь-якими офісними
додатками як нині використовуються, так і знову з'являються.
18.
Забезпечувати розподілене керування, як всієї документальної середовищем, так і
її компонентами.
19.
Забезпечувати інтеграцію зі стандартними офісними програмами та службами.
Електронна
система управління документообігом повинна забезпечувати опис
організаційно-штатної структури, підтримувати розподілене управління
доступом, як з локальних мереж, так і з використанням технології
"Інтернет" і використовувати лінгвістичні технології в національному
виконанні.
Для
забезпечення вищевикладених вимог система повинна складатися з наступних
модулів - підсистем.
1. Опис і налагодження ділових процесів
Необхідність
у цьому модулі викликана високою трудомісткістю і вартістю робіт з адаптації
існуючих систем. За допомогою модуля "Опис і налагодження ділових
процесів "власник системи формально описує організаційно-штатну
структуру організації, права користувачів і підрозділів на доступ до архівів,
документів або їх частинами, категорії документів, стандартні маршрути руху
категорій документів. Вкладені ділові процеси і функції повинні підтримувати
механізми успадкування прав доступу.
Результатом
роботи модуля є стандартний вигляд структури організації у вигляді
трансформованому трирівневої парадигми "Організація - Підрозділ --
Співробітник "незалежно від реальної кількості ієрархічних рівнів в
системі управління. Опис організаційно-штатної структури зберігається в
репозиторії документальної системи.
2. Работа с персоналом
Узагальнене
управління персоналом як кадрова завдання і як інформаційна підсистема
дозволяє практично реалізовувати посадові інструкції і положення про
підрозділах в частині прав на доступ до документів або їх компонентів у вигляді
рольових призначень. Модуль дозволяє керувати виконанням робіт/документів
незалежно від присутності тієї чи іншої особи. Профілі користувачів
(співробітників, підрозділів, організацій) зберігаються в репозиторії
документальної системи. Одному користувачеві може бути призначено більш ніж одна
роль-набір виконуваних ділових функцій.
3. Робота з документами
Модуль
реалізує безпосередній доступ до документів і розділами папок. Кожен документ
автоматично при створенні отримує своє унікальне ім'я - ідентифікатор. Зазвичай
ім'я - ідентифікатор це складова запис, що включає в себе інформацію про
категорії документа, дату створення, денний номер, код автора і т.д. Структура
імені - ідентифікатора визначається адміністративно. Кожному підрозділу і
всім користувачам системи зіставляється унікальний код і стандартний набір
папок. Стандартний набір папок визначається адміністративно. При необхідності
користувачеві повинні бути делеговані права для роботи з нестандартними
структурами документів, В якості графічного інтерфейсу користувача повинен
бути використаний один зі стандартних інтерфейсів оточення. Наприклад, Outlook з набору програм MS Office. Джерелом документа може бути будь-яке зареєстроване в
документальної системі офісне застосування, у тому числі служби електронної
пошти.
4. Редактор запитів
Реалізація
доступу до бази даних, керованої однієї або більше СУБД. Наявність цього модуля
дозволяє зробити систему незалежної від використовуваних СУБД, числа
користувачів, кількості офісів. Використання модуля дозволить підтримувати
високу захищеність системи в цілому.
5. Управління якістю
Контроль
виконавської дисципліни та управління часовими інтервалами, маршрутизація,
підтримання профілю стандартів організації. Профіль стандартів регламентує
кількість, склад, зовнішній вигляд категорій документів і відповідних їм
документальних форм, посадові інструкції персоналу та положення про
підрозділах, опис маршрутів руху категорій документів, формальні
посилання на внутрішні і зовнішні нормативні акти і регламенти.
6. Публікатор
Документ в
фінішному поданні повинен бути представлений у вигляді (форматі), що не допускає
подальших змін та забезпечує однозначне подальше відтворення,
наприклад, роздруківку. В якості такого формату може бути запропонований файловий
формат PDF. Документи, що підлягають публікації з
доступом через Інтернет, автоматично представляються у форматі HTML.
7. Архіватор
Підтримуються
дві моделі архівації. Перша залишає в документальній середовищі реєстраційну
картку, а тіло документа зберігається на носії, що не допускає повторного
використання, наприклад CD ROM. У реєстраційній картці замість шляху до тіла
документа (файлу, набору файлів, папок і т.д.) зберігається унікальне ім'я
архівного носія і, можливо, командну послідовність для звернення до
цього носія.
При
архівації за другий моделі переноситься до архіву повне уявлення про
документальної середовищі за період часу. На носії, що не допускає повторного
використання, зберігаються як реєстраційні записи, так і тіла документів.
Таким чином, можуть зберігатися, наприклад, звітності минулих періодів.
8. Інтернет - доступ
Модуль
взаємодіє з репозиторієм документальної системи.
Частина
документів підлягає публікації з доступом з корпоративної (галузевої) мережі в
режимі інтранет (многоофісний режим).
В інших
випадках документ повинен бути представлений в Інтернет повністю, частково, в
поєднанні з іншими документами відповідно до профілю стандартів.
Для
підтримки лінгвістично залежних функцій повнотекстового пошуку,
оптичного сканування і розпізнавання, авто-і реферування
авто-рубріцірованія в кожному варіанті системи повинні бути представлені
модулі:
9. Повнотекстовий пошук
Повнотекстовий
пошук здійснюється по FULLTEXT індексів. Індекс може розміщуватися на
сервер, на робочому місці або комбіновано. Індексування документів має
здійснюватися з адміністративно призначається дисципліні - безпосередньо після
надходження або чергове за часом доби. Повнотекстовий пошук повинен
підтримувати обробку, як безпосередніх текстів, так і графічних
зображень, що містять написи. Останнє вкрай важливо для організації
взаємодії з ГІС (географічні інформаційні системи) і створення
технічних архівів.
10. Сканування і розпізнавання
У системі
може бути збережено тільки графічне представлення вихідного паперового
документа. У разі необхідності використання текстового подання
документа, він може бути розпізнаний і збережений в стандартному в даному середовищі
форматі, наприклад як файл типу DOC або ТХТ.
11. Аннотатор
Для створення
коротких описувачів текстів (рефератів, анотацій) може бути використаний як
словник вихідного тексту, так і тематичні словники - тезауруси. У разі
Використання тезауруса породжуються нормалізовані реферати, тобто побудовані
тільки зі стандартних термінів.
12. Рубрикатор
Автоматичне
віднесення документа до предмета ведення досягається шляхом його лексичного
аналізу та порівняння з моделями предметних областей. У разі відсутності
опису предметної області, надаються можливості для експертного
створення такого опису.
Реалізація електронних систем управління документообігом
Вкрай
бажано довести специфікації розроблюваних систем до гранично можливої
стандартизації. Стандартизації підлягають структури баз даних, їх таблиць,
назви папок, категорії документів, категорії користувачів, інтерфейси
користувача, формати обміну документами. Це вкрай важливо для спрощення
процедури взаємодії організацій та забезпечення широкого доступу
користувачів до документів і архівів.
Дайте
визначення фрейму, його структура. Місце ознаки приєднаної процедури і
ім'я програми процедурного типу в структурі фрейму
Відносно
знань, представлених фреймами, передбачається, що в рамках формалізму так
званого мінімального уявлення можна застосовувати різні способи
управління виводу. Зокрема, характерними для такого підходу є
подання знань в порівняно великих одиницях, званих фреймами,
введення ієрархічної структури фреймів, що грунтується на ступені абстракції,
і можливість представлення комбінації декларативних і процедурних знань. Для
прояви цих особливостей мову подання знань фреймової типу
застосовується як в якості засобу для різних досліджень подання
знань, так і для побудови багатоцільових баз знань з метою представлення
моделі об'єкта, наприклад, в САПР, роботи з нею та отримання висновку.
М. Мінський
дав досить велике і докладний виклад теорії фреймів, опублікованій
на 1975 ім
Під фреймом
розуміється абстрактний образ або ситуація. Фреймом називається також і
формалізована модель для відображення образу.
Теорія
фреймів відноситься до психологічних понять, що стосуються розуміння того, що ми
бачимо і чуємо. Ці способи сприйняття трактуються з послідовною точки
зору, на їх підставі здійснюється концептуальне моделювання,
доцільність отриманих моделей досліджується разом з різними проблемами,
що виникають у цих двох областях.
Для
усвідомлення факту того, що визначена інформація в цих областях має
єдиний сенс, людська пам'ять перш за все повинна бути здатна
пов'язувати цю інформацію зі спеціальними концептуальними об'єктами. В іншому
разі не вдасться систематизувати інформацію, яка виглядає розрізненою.
В основі теорії фреймів лежить сприйняття фактів за допомогою зіставлення
отриманої ззовні інформації з конкретними елементами і значеннями, а також з
рамками, визначеними для кожного концептуального об'єкта в нашій пам'яті.
Структура,
що представляє ці рамки, називається фреймом. Оскільки між різними
концептуальними об'єктами є деякі аналогії, то утворюється
ієрархічна структура з класифікаційними і узагальнюючими властивостями. Власне
вона являє собою ієрархічну структуру відносин типу «абстрактне-конкретне».
Складні об'єкти представлені комбінацією декількох фреймів, іншими словами,
вони відповідають фреймової мережі, Крім того, кожен фрейм доповнюється
пов'язаними з ним фактами і процедурою, що забезпечує виконання запитів до
іншим фреймах.
Причиною, за
якої подання знань фреймами виглядає досить точним, є
можливість більш повного опису процесу мислення людини за допомогою
визначення великої і структурованої основною одиницею подання знань і
більш тісному зв'язку знань, заснованих на фактах, і процедурних знань. Тим не
менше, як було відзначено її автором, теорію фреймів слід швидше віднести до
теорії постановки завдань, ніж до результативної теорії. Можна вважати, що вона
істотно підвищує рівень і деталізує механізм пам'яті людини,
висновків, розуміння і
навчання.
Структури даних фрейму
Фрейм, як
сказано вище, представлений певною структурою даних. Фреймова система-це
ієрархічна структура, вузлами якої є подібні фрейми. Значення
кожного елемента розглянемо нижче.
Структура
фрейма має вигляд:
I: (, , .... },
Де I - ім'я фрейму,
, k = 1, n - слот,
Vk - ім'я слота;
qk-значення
слота;
pk - процедура
(не є обов'язковим елементом).
1) Ім'я
фрейму. Це ідентифікатор, що присвоюється фрейму, фрейм повинен мати ім'я,
єдине в даній фреймової системі (унікальне ім'я). Кожен фрейм як
показано на цьому малюнку, складається з довільного числа слотів, причому
кілька з них зазвичай визначаються самою системою для виконання
специфічних функцій, а інші визначаються користувачем. До їх числа
входять слот IS-A, що показує фрейм-батько данного фрейма, слот покажчиків
дочірніх фреймів, який є списком покажчиків цих фреймів, слот для
вводу імені користувача, дати визначення, дати зміни, тексту коментаря
та інші слоти. Кожен слот, у свою чергу, також представлений певною
структурою даних.
2) Ім'я
слота. Це ідентифікатор, що присвоюється слоту; слот повинен мати унікальне ім'я
у фреймі, до якого він належить. Зазвичай ім'я слота не несе ніякої
смислового навантаження і є лише ідентифікатором даного слота, але в
деяких випадках воно може мати специфічний сенс. До таких імен крім
IS-A (відношення IS-A), DDESEN-DANTS (покажчик прямого дочірнього фрейма), FI-NEDBY
(користувач, який визначає фрейм), DEFINEDON (дата
визначення фрейму), MODIFIEDON (дата
модифікації фрейму), COMMENT
(коментар) і т. п. відносяться назв, що використовуються для представлення
структурованих об'єктів, наприклад HASPART, RELATIONS та інші. Ці слоти називаються
системними і використовуються при редагуванні бази знань та управлінні висновком.
3) Покажчики
успадкування. Ці покажчики стосуються тільки фреймових систем ієрархічного
типу, заснованих на відносинах «абстрактне - конкретне», вони показують,
яку інформацію про атрибути слотів у фреймі верхнього рівня успадковують слоти
з такими ж іменами у фреймі нижнього рівня. Типові покажчики успадкування Unique (U:
унікальний), Same (S: такий же), Range (R: встановлення кордонів). Override (О: ігнорувати) і т. п. U
показує, що кожен фрейм може мати слоти з різними значеннями: S - що
всі слоти повинні мати однакові значення, R-значення слотів фрейму нижнього
рівня повинні знаходитися в межах, зазначених значеннями слотів фрейму
верхнього рівня, О-за відсутності вказівки значення слоти фрейму верхнього
рівня стає значенням слоти фрейму нижнього рівня, але у випадку
визначення нового значення значення слотів фреймів нижніх рівнів вказуються
як значення слотів. Про виконує одночасно функції покажчиків U і S. Незважаючи
на те що в більшості систем допускається кілька варіантів вказівки
успадкування, існує чимало й таких, де допускається тільки один варіант. У
даному випадку можна вважати, що використовується покажчик Про значення за
замовчуванням.
4) Вказівка
типу даних. Вказується, що слот має чисельне значення, або служить
покажчиком іншого фрейму (тобто показує ім'я фрейму). До типів даних
відносяться FRAME (покажчик), INTEGER (цілий), REAL (дійсний), BOOL (булеві), LISP. (приєднана процедура), TEXT (текст), LIST (список), TABLE (таблиця), EXPRESSION (вираз) та інші.
5) Значення
слота. Пункт введення значення слота. Значення слота має співпадати з вказаним
типом даних цього слоту, крім того, має виконуватися умова успадкування.
6) Демон.
Тут дається визначення демонів типу IF-NEEDED, IF-ADDED, IF-REMOVED і т. д. демоном називається
процедура, автоматично запускається при виконанні певної умови. Демони
запускаються при зверненні до відповідного слоту. Наприклад, демон IF-NEEDED
запускається, якщо в момент звернення до слоту його значення не було встановлено, IF-ADDED запускається
при підстановці в слот значення, IF-REMOVED запускається під час стирання значення
слота. Крім того, демон є різновидом приєднаної процедури.
7)
Приєднана процедура. В якості значення слота можна використовувати
програму процедурного типу, звану службової (servant) (в мові Лісп) або методом (в мові Смолток). У даному випадку
приєднана процедура запускається за повідомленням, переданим з іншого
фрейму (оскільки стан виконання в цьому випадку таке ж, як і в
об'єктно-орієнтованої мови, то мова фреймової типу називають ще
об'єктно-орієнтованою мовою, однак, щоб уникнути плутанини з мовою типу
Смолток, звичайно виділяють назву «мова фреймової типу»). Коли ми говоримо,
що в моделях представлення знань фреймами об'єднуються процедурні та
декларативні знання, то вважаємо демони і приєднані процедури процедурними
знаннями. Крім того, в мові представлення знань фреймами відсутній
спеціальний механізм управління виводу, тому користувач повинен
реалізувати даний механізм за допомогою приєднаної процедури. Однак даний
мова має дуже високу універсальністю, що дозволяє крім
ієрархічного і мережевого представлення знань за допомогою фреймової системи
ефективно писати будь-яку програму управління виводу за допомогою приєднаної
процедури. У той же час це додаткове навантаження для користувача.
Отже, мова представлення знань фреймами можна назвати мовою,
орієнтованим на фахівців з штучного інтелекту, а також мовою,
орієнтованим на складні прикладні проблеми. Відомі також приклади систем,
що допускають застосування правил продукцій як тип даних. Це
обумовлено, з одного боку, тим, що більшість систем, орієнтованих на
рішення складних проблем, містить в якості складової продукційні
систему, а з іншого боку - зниженням навантаження на користувача. Крім того,
відомі приклади систем типу ZERO,
що допускають застосування функцій Прологу як приєднаної процедури.
Мовою FMS
фреймова модель розглядається як ієрархічна структура даних за модульним
поданням знань у вигляді певних форматів, званих фреймами. Кожен
фрейм-описує один концептуальний об'єкт, а конкретні властивості цього
об'єкта і факту, що відносяться до нього, описуються в слотах - структурних
елементах даного фрейму; оскільки концептуального поданням властива
ієрархічність, цілісний образ знань будується у вигляді однієї фреймової системи,
що має ієрархічну структуру. У слот можна підставляти різні дані,
специфічною процедурою виведення в цьому фреймі є так звана
приєднана процедура, яка використовується і як слота. Хоча й самої FMS-системі відсутній спеціальний механізм
управління виводу, завдяки приєднаної процедурі користувач системи
може реалізувати будь-яку модель виводу. Ця обставина обертається зайвої
навантаженням для користувача, але тим не менше FMS є універсальною мовою
представлення знань - потужним і дуже гнучким засобом для досліджень і
розробок.
Механізм
управління виводу в FMS-системі організується наступним чином. Спочатку
запускається одна з приєднаних процедур деякого фрейма, потім в силу
необхідності за допомогою пересилання повідомлень послідовно запускаються
приєднані процедури інших фреймів і таким чином здійснюється висновок.
Іншими словами, база знань повинна бути визначена так, щоб правильно
виконувати висновок. Мова подання знань, заснованих на фреймової моделі,
особливо ефективний для структурного опису складних понять і вирішення завдань,
в яких відповідно до ситуації бажано застосовувати різні способи
виводу. У той же час такою мовою ускладнюється керування завершеністю і
сталістю цілісного образу. Зокрема, з цієї причини існує велика
небезпеку порушення приєднаної процедури. Слід зазначити, що фреймової
систему без механізму приєднаних процедур (а отже, і механізму
передачі повідомлення) часто використовують як базу даних системи продукцій.
Список літератури
Автоматизовані
інформаційні технології в економіці. - М.: ЮНИТИ, 2003.
Інформатика
/ Под ред. Макарової. - М., 2000.
Представлення
і використання знань. - М.: Світ, 1989.
Семенов М.І.
Автоматизовані інформаційні технології в економіці. - М.: Фінанси і
статистика, 2002.
Серпіко Г.А.
Сучасні системи управління документальними середовищами// Делопроизводство. --
1999. - № 1. - С.24.
