Microsoft PowerPoint

Вступ

В даний час розвиток комп'ютерних технологій дозволяє вирішувати широкий спектр завдань, як у домашньому застосуванні, так і в галузі бізнесу. На світовому ринку програмних продуктів користувачам пропонуються спеціалізовані програми та цілі інтегровані пакети програм, що відповідають все зростаючим запитам їх споживачів.

Припустимо, що ми є фірмою, і що наша фірма хоче представити свою продукцію групі потенційних замовників. Відповідно, ми повинні розповісти як можна більше цікавого про наш товар: про те, як давно ми працюємо на ринку, про зв'язки з іншими фірмами в своїй країні і за кордоном, про те, як розвивається наша справа. Іншими словами, ми повинні переконати аудиторію в тому, що ми надійний і солідний партнер, що в процесі роботи з нами у замовника не виникне жодних проблем. Від того, як ми впораємося з цим завданням, природно, буде залежати і комерційний успіх нашого підприємства. Тому підготовці доповіді необхідно приділити велику увагу і постаратися провести його на належному рівні за використанням найсучасніших технологій.

У Microsoft Office для цього є чудовий засіб - PowerPoint. За допомогою цієї програми ми можемо підготувати виступ з використанням слайдів, які потім можна надрукувати на прозорих плівках, папері, 35-міліметрових слайдах або просто демонструвати на екрані комп'ютера або проекційного екрану, можна також створити конспект доповіді та матеріал для роздачі слухачам.

PowerPoint створює файл презентацій, який має розширення імені РРТ і містить набір слайдів. Програма надає користувачеві велику кількість шаблонів презентацій на різні теми. Такі шаблони містять слайди, оформлені певним чином. У полі слайда ми можемо вставити свій текст, графіку, а також таблицю і діаграму. Крім того, ми можемо змінити художнє оформлення будь-якого шаблону презентації, вибравши дизайн на свій смак. При цьому зміниться тільки зовнішній вигляд презентації, а не його зміст. І, нарешті, ми маємо досить часу й почуваємо в собі здатності дизайнера, можемо почати роботу над презентацією "з нуля" - в PowerPoint для цього є всі засоби.

У даній роботі ми розглянемо можливості і технологію роботи з програмою PowerPoint 7.0, що входить до складу пакету MS OFFICE 7.0 для Windows 95.

Загальна ідеологія Power Point

Створення презентації за допомогою Майстра автовмісту

Якщо клацнути на PowerPoint піктограмі в панелі Microsoft Office з'являється головне вікно програми і діалогове вікно Корисна порада, що містить інформацію, яка допоможе нам у подальшій роботі над презентацією. Натиснувши в цьому вікні кнопку Наступний, можна прочитати наступну пораду, а натиснувши кнопку ОК - закрити вікно. Після закриття діалогового вікна PowerPoint запропонує кілька шляхів створення презентацій: з використанням Майстра автовмісту, шаблона презентації або просто створення порожньої презентації. Крім того, ми маємо можливість відкрити файл вже існуючої презентації.

Якщо ми є новачками в справі підготовки рекламних кампаній і всіляких доповідей і не до кінця визначили, що ж нам потрібно, то краще скористатися допомогою Майстри автовмісту, обравши відповідну селекторний кнопку і натиснувши кнопку ОК в представленому вище вікні.

У результаті на екрані послідовно будуть з'являтися шість діалогових вікон, в яких ми можемо задати основні характеристики своєї презентації.

Як і в майстрів з інших додатків, перехід до наступного діалогового вікна в Майстрі автовмісту здійснюється після натискання кнопки Далі, а повернення до попереднього вікна - після натискання кнопки Назад.

У другому вікні, вікні введення даних для оформлення титульного слайда, ми можемо ввести дані про собі, назва фірми, який-небудь девіз і т.п. Ця інформація буде розміщена на титульному слайді.

Найбільш важливим є третє вікно Майстра автовмісту, вікно вибору типу презентації. У ньому представлені наступні типи презентації:

рекомендація стратегії;

продаж продукту, послуги чи ідеї;

навчання;

звіт про досягнення;

повідомлення про поганих новинах і ін

Наприклад, ми вибираємо тип Продаж продукту, послуги або ідеї. У змісті ми можемо розповісти про переваги нашого продукту, послуги або ідеї, порівняти їх з конкурентами і т.д.

Якщо ж у цьому вікні підходящої теми для нас не знайшлося, потрібно натиснути кнопку Інший, щоб одержати список шаблонів презентацій. Якщо ми вибрали шаблон презентації, то після натискання кнопки Далі потрапляємо в останнє вікно Майстра автовмісту. У противному випадку в четвертому вікні ми можемо вибрати стиль оформлення презентації і задати тривалість свого виступу. У п'ятому вікні ми вибираємо спосіб видачі презентації і вказуємо, чи потрібен нам роздатковий матеріал. Нарешті, в шостому вікні PowerPoint повідомляє нам, що попередня робота по створенню презентації завершена, і пропонує натиснути кнопку Готово. Через деякий час на екрані комп'ютера з'явиться титульний слайд презентації. Щоб не втратити результати своєї роботи, потрібно зберегти презентацію у відповідній папці, викликавши команду Сохранить меню Файл.

Можливості програми

Представлення інформації на екрані

PowerPoint надає користувачеві можливість працювати і переглядати інформацію в різних видах. Залежно від того, що робимо: вводимо текст і хочемо розглянути його структуру, створюємо замітки або вставляємо в слайд графіку -- можна встановити відповідний вид і тим самим підвищити зручність своєї роботи. Таких видів п'ять, і встановити їх можна, натиснувши одну з кнопок внизу головного вікна програми.

Вид слайдів найбільш зручний, якщо ми поступово формуємо кожен слайд, вибираємо для нього оформлення, вставляємо текст або графіку.

Вид структури слід встановлювати для роботи над текстом презентації. У цьому випадку можливо переглянути заголовки всіх слайдів, весь текст і структуру презентації.

Вид сортувальника слайдів найбільш зручний для додавання переходів і установки тривалості перебування слайда на екрані. Крім того, у цьому режимі можна переставляти слайди.

Вид заміток призначений для створення заміток до доповіді.

Демонстрація використовується для того, щоб побачити результати роботи. У цьому режимі слайди по черзі виводяться на екран. Встановити буде виглядати так, можна і за допомогою команд з меню Вид.

Робота з зразками

Вид презентації буде краще, якщо ми оформимо всі її слайди в одному стилі. Крім того, часто виникає необхідність розміщення на всіх слайдах одного і того ж елемента дизайну. Тому в PowerPoint існує можливість завдання для всіх слайдів і сторінок однакове оформлення. Це робиться в режимі роботи з зразками.

Щоб увійти до цей режим, потрібно вибрати в меню Вид команду Зразок, а в підменю, -- елемент презентації, зразок якого ми хочемо виправити на свій розсуд.

Для слайдів у меню призначені дві команди - Зразок слайдів і Зразок заголовків. Друга команда застосовується для визначення зразка титульних слайдів, вид всіх інших слайдів презентації визначається зразком слайдів.

При виборі команди Зразок слайдів видно, що в кожній області слайду міститься підказка про те, що потрібно робити для внесення тих чи інших змін у зразок.

Ми можемо встановити тип, вигляд і розмір шрифту, задати параметри абзаців, змінити розміри областей зразка, вставити в нього малюнок або намалювати який-небудь графічний елемент.

Всі поміщені в зразок елементи з'являться на кожному слайді презентації, а внесені зміни відразу ж відіб'ються на всіх інших слайдах.

Таким чином, в PowerPoint можна створити індивідуальний дизайн і визначити елементи, які повинні бути однаковими для всієї презентації.

Створення презентації "з нуля"

Якщо ми закрили діалогове вікно, яке відкривається при виклику PowerPoint, або закрили файл презентації, з яким працювали, то для створення нової презентації нам доведеться викликати команду Створити з меню Файл. Після цього на екрані з'явиться вікно Створити презентацію з активним розділом Дизайни презентацій.

У цьому діалоговому вікні можна задати шаблон дизайну презентації. Якщо клацнути на одному із шаблонів у вікні Перегляд можна побачити його зображення. Вибравши шаблон, виконаємо на ньому подвійний клік. Відкриється діалогове вікно Створити слайд.

В області Виберіть авторазметку можна визначити авторазметку для новостворюваного слайда. У правому нижньому куті вікна міститься її коротка характеристика. При подвійному натисканні на зразку авторазметкі на екрані з'явиться новий слайд, що містить заглушки.

Вікно для створення нового слайда можна викликати, вибравши команду Створити слайд з меню Вставити або активізувавши комбінацію клавіш (Ctrl + M).

Повернемося знову до вікна Створити презентацію. Якщо активізувати панель Презентації, то можна запустити Майстер автовмісту або вибрати шаблон презентації.

Тепер активізуємо розділ Загальні. Ми увидем список шаблонів PowerPoint, які містяться в папці MS OFFICE/ШАБЛОНИ. Зараз тут знаходиться тільки шаблон Нова презентація.

Виконаємо клацання в цьому шаблоні, в результаті на екрані з'явиться вікно Створити слайд. Виберемо подвійним клацанням потрібний вид слайда, після чого слайд з'явиться на екрані. Однак він не буде мати художнього оформлення, і ми можемо самостійно повністю розробити його дизайн.

Написання та оформлення тексту

Створюючи презентацію за допомогою Майстра автоформи, ми вже вводили текст безпосередньо в слайд. Однак у багатьох випадках працювати з текстом набагато зручніше, якщо презентація представлена у вигляді структури. У цьому випадку легше побачити структуру презентації і зручніше ред її текст, оскільки робота йде в одному вікні. Для заміни тексту, який міститься, наприклад, у шаблоні, потрібно виділити його, а потім ввести ткацький текст.

Коли презентація представлена у вигляді структури, ліворуч на екрані з'являється панель структури, в якій містяться кнопки для підвищення та зниження рівня заголовків, для переміщення блоку тексту нагору або вниз, для розгортання і згортання структури. Загальні прийоми роботи зі структурою аналогічні роботі з Word в режимі структури документа, тому описувати їх не будемо. Відзначимо тільки наступне:

Для переміщення слайда разом із вмістом потрібно перетягнути значок слайду (він розташований ліворуч від заголовка) у потрібне місце документа.

Для створення нового елементу списку необхідно встановити курсор у кінець існуючого списку і натиснути кнопку Enter.

Для переміщення елементу списку в іншу позицію потрібно встановити курсор ліворуч від нього (курсор набуває вигляду хрестика) і перетягнути даний елемент у потрібне місце.

Для створення нового слайду спочатку потрібно створити елемент списку, а потім натиснути кнопку Підвищити рівень до тих пір, поки маркер не перетвориться в значок слайда.

Якщо ми хочемо перейти з виду структури у вид слайдів, потрібно виконати подвійне клацання на значку відповідного слайду.

Вдало обраний шрифт і різні текстові ефекти, які надає в розпорядження користувача PowerPoint, поліпшать зовнішній вигляд нашої презентації та зроблять її зручнішою для сприйняття.

Щоб задати для яких-небудь текстових елементів всієї презентації однаковий шрифт, потрібно вибрати в меню Вид команду Зразок слайда. Потім клацнути в області, для якої ми хочемо провести зміни (навколо неї з'явиться рамка), і вибрати в панелі інструментів відповідну кнопку для завдання типу, розміру і накреслення шрифту. Можна також задати для символів тінь (кнопка Тінь тексту) або рельєфне накреслення (меню Формат команда Шрифт). Якщо буде потрібно змінити регістр виділеного тексту, можна скористатися командою Регістр меню Формат.

Ми можемо створити і фігурний текст, наприклад, розташувати символи вздовж кривої або окружності або помістити всередину будь-якої фігури. Для цього з меню Об'єкт необхідно вибрати команду Вставка, а зі списку Тип об'єкта - елемент Microsoft WordArt. Після цього на слайді з'явиться область, у якій буде розміщено фігурний текст, і відкриється вікно для введення самого тексту. Введемо текст. Якщо клацнути на кнопці Оновити екран, то він з'явиться в області слайда.

Панель інструментів містить у собі списки для вибору форми фігурного тексту, типу і розмір шрифту, а також кнопки, які призначені для завдання різних ефектів.

Художнє оформлення презентацій

Художнє оформлення є дуже важливим етапом розробки презентацій, тому що, по-перше, представлені в графічному вигляді дані часто виглядають краще текстових, по-друге, використання графіки дозволяє виділити найбільш важливі моменти презентації або полегшити розуміння важких положень доповіді. І взагалі, ніж ефектніше презентація, тим краще враження на слухачів справить виступ.

1. Шаблони дизайну

PowerPoint пропонує користувачеві велику кількість шаблонів дизайну, розроблених професіоналами. Поставити для презентації шаблон дизайну можна за допомогою команди Застосувати оформлення меню Формат. Після виклику команди відкриється однойменне діалогове вікно. Виконавши клацання на імені шаблону дизайну, ми бачимо його зображення у вікні попереднього перегляду. Для вибору того або іншого шаблону досить провести на його імені подвійне клацання.

2. Малювання графічних об'єктів

У PowerPoint можна самим намалювати малюнок практично будь-якого ступеня складності. Для малювання призначена панель інструментів Малювання, яка з'являється на екрані, якщо ми знаходимося у вигляді слайдів або у вигляді нотаток. Додаткові засоби малювання розміщуються на панелі інструментів Малювання +, для відображення якої потрібно встановити покажчик миші на будь-яку панель інструментів, натиснути правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати команду Малювання +.

Розглянемо основні прийоми малювання в PowerPoint:

Щоб почати малювати будь-яку фігуру, слід вибрати інструмент малювання, натиснувши відповідну кнопку на панелі інструментів.

Щоб намалювати кілька об'єктів одного типу або виконати над готовими об'єктами однакові дії, не викликаючи кожного разу один і той самий інструмент, слід виконати на його кнопці подвійне клацання.

Щоб виконати над створеною фігурою будь-які дії, необхідно спочатку виділити її, виконавши клацання мишею.

Щоб виділити об'єкт, який повністю або частково схований іншими об'єктами, слід виділити об'єкт, розташований на першому плані, а потім натискати клавішу (Tab) до тих пір, поки не буде виділений потрібний об'єкт.

Щоб інструментом Еліпс намалювати коло, інструментом Прямокутник -- квадрат, а інструментом Дуга - дугу кола, следет під час малювання утримувати клавішу (Shift).

Щоб лінія, яка малюється інструментом Лінія, була горизонтальної або вертикальної, слід під час малювання утримувати клавішу (Shift).

Щоб виділити кілька об'єктів, необхідно послідовно виконувати на них клацання мишею, утримуючи клавішу (Shift). Всі об'єкти можна виділити, натиснувши комбінацію клавіш (Ctrl + A).

3.Рісункі з бібліотеки ClipArt

Для оформлення своєї презентації ми можемо скористатися бібліотекою Microsoft ClipArt, яка містить сотні малюнків. Найшвидший спосіб отримання доступу до бібліотеці ClipArt - натиснення кнопки Вставити графіку на панелі інструментів.

Якщо в списку Розділи ми виберемо елемент Всі розділи, то зможемо переглянути всі малюнки бібліотеки, розташовані в алфавітному порядку. Щоб побачити всі малюнки на певну тему, необхідно вибрати її зі списку Розділи. Для вставки малюнка в слайд належить виконати на ньому подвійне клацання. Після того як малюнок з'явиться на слайді, ми можемо змінити його розмір і місце розташування на екрані.

Крім малюнків PowerPoint дозволяє також додавати до презентацій аудіо-та відеокліпи, які дозволяють нам йти в ногу з часом і ставлять нас в один ряд з провідними виробниками мультимедіа! Щоб познайомитися з цими можливостями, необхідна спеціальна апаратура (дорогі відео та аудіо карти, хороший дисплей і високоякісна акустична система), а також аудіо і відео файли. Аудіо-та віддання вставляються за допомогою меню Вставка точно так само, як будь-які фрагменти з бібліотеки ілюстративних вставок.

Використання електронних таблиць в Powerpoint

Для використання в нашій презентації електронної таблиці нам знадобиться допомога широко відомих програм Excel і Word, так як таблицю ми можемо створити в іншому додатку і вставити її в свою презентацію.

Використання Word-таблиці в PowerPoint.

Ми можемо створювати таблиці в PowerPoint. Але якщо ми вже створили таблицю в Word, можна, і навіть потрібно, використовувати в презентації.

Ми можемо зв'язати Word-таблиці зі слайдом, використовуючи можливості магістралі з двостороннім рухом, званої OLE.

OLE є скороченням виразу object linking and embedding (скріплення і впровадження об'єктів). Цей інструмент програми Windows дозволяє нам взяти файл з однієї програми і акуратно помістити взяту інформацію в іншій програмі. Якщо ми впроваджуємо подібну інформацію, вона передається разом з документом, у якому зберігається. Якщо ж вона зв'язується, ми можемо зберігати її де завгодно і працювати з ній в батьківській програмі; при кожному наступному відкритті нами документа, містить подібний зв'язок, цей документ буде автоматично оновлюватися.

Створити PowerPoint-таблицю нескладно: достатньо звернутися до кнопки Створити слайд і вибрати слайд з таблицею. Додати Word-таблицю до слайду трохи складніше. Перш ніж помістити таблицю у слайд, необхідно скопіювати її в Буфер обміну, яку використовують як тимчасової пам'яті всіма програмами. Більш докладно ця процедура виглядає так:

1. Виділити таблицю в Word, установивши курсор на ній у будь-якому місці, і вибрати Таблиця, Виділити таблицю.

2. Натиснути Ctrl + C або вибрати Правка, Копіювати. У результаті виділена таблиця буде скопійована в Буфер обміну.

3. Запустити програму PowerPoint або перейти до неї, якщо вона вже виконується. Для цього потрібно клацнути на панелі інструментів Office на кнопці PowerPoint.

4. Переключиться в режим перегляду слайдів і знайти слайд, в який ми хочемо вставити таблицю, або створити новий слайд з використанням кнопки Створити слайд.

5. Вибрати Правка, Спеціальна вставка.

6. Клацніть на Об'єкт Документ Microsoft Word, потім натиснути кнопку селекторний Зв'язати. Вибравши Вставити, ми впровадимо таблицю і обірвемо всі її зв'язку з вихідним документом.

7. Клацніть на кнопці OK.

Зв'язування добре використовувати в тих випадках, коли нам доводиться багато разів повертатися назад і редагувати дані у вставленій таблиці. Але щоб просто скопіювати Word-таблицю в презентацію нам необхідно виконати наступне:

1. Виділити таблицю в Word.

2. Натиснути Ctrl + C або вибрати Правка, Копіювати.

3. Перемкнутися в PowerPoint.

4. Перейти до потрібного нам слайду.

5. Переключиться в режим перегляду слайдів.

6. Натиснути Ctrl + V або вибрати Правка, Вставити, щоб вставити таблицю з буфера.

Зв'язок електронної таблиці Excel із слайдом

У черговий раз ми вдамося до допомоги Буфера обміну, щоб передати дані між програмами. Потрібно відкрити необхідну електронну таблицю Excel і виконати наступні кроки:

1. Виділити осередки, які хочемо скопіювати, і натиснути Ctrl + С, щоб виконати копіювання в Буфер обміну.

2. Перемкнутися в PowerPoint.

3. В режимі сортування слайдів перейти до слайда, у який хочемо помістити електронну таблицю, або створити новий слайд.

4. Вибрати Правка, Спеціальна вставка.

5. Клацніть на Об'єкт Аркуш Microsoft Excel і натиснути кнопку селекторний Зв'язати.

6. Клацніть на кнопці ОК.

Якщо нам зв'язок не потрібно, то немає проблем. Потрібно повторити кроки, описані вище, але на кроці 5 натиснути кнопку Вставити, а не кнопку Зв'язати. Ще краще замінити кроки 4, 5 і 6 натисканням Ctrl + V, що забезпечує швидке вставку даних з буфера обміну.

Висновок

Таким чином, ми познайомилися з різноманіттям можливостей програми PowerPoint для створення нашої презентації. Тепер наша фірма може сміливо представити свою інформацію про товар замовникам, не боячись, що вона буде нудною і нецікавою. Оскільки, додаючи малюнки, таблиці та інші барвисто оформлені спеціальні ефекти, наші слайдові демонстрації не нахиляють до сну, а перетворюються на потужний інструмент продажу продукції та ідей, і перетворюють навіть самого пасивного слухача на активного учасника презентації (приклад створення барвисто оформленої презентації показаний в додатку - це демонстрація можливостей нової версії програми "1С: Торгівля і склад" системи програм "1С: Підприємство ").

Як ми переконалися, ця програма дозволяє одержувати приголомшливі результати, і в той же час її легко використовувати, оскільки саме вона виконує замість нас величезний обсяг роботи.

Список літератури

А. Колесников, В. Пасько, MICROSOFT OFFICE для WINDOWS 95 в бюро. Київ: "BHV", 1996р.

MICROSOFT OFFICE для WINDOWS 95 без проблем. Под ред. С. Молявко. Москва: "Бином", 1996р.

А. Старшінін Microsoft PowerPoint одним поглядом. СПб: Пітер, 1996г.

С. Сагмен Ефективна робота з PowerPoint 7.0. M: Microsoft Press, 1997.

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://referat2000.bizforum.ru/