Електронна пошта. Основні принципи написання листів

"... мені б не хотілося, щоб електронна пошта представлялася вам якимось чудовиськом. Більшості людей подобається ця форма спілкування - потрібно тільки відвести їй належне місце в розпорядку дня ".

(К. Крампіш)

Листування з електронною поштою є відносно новим видом епістолярного жанру, в якому є свої особливості відрізняють її від традиційного "паперового" спілкування. В Інтернет навіть існує таке поняття як "нетікет" (мережевий етикет) - набір правил використовуваних для спілкування в Мережі. Частина цих правил відносяться до спілкування через електронну пошту. Знання цих правил допоможе вам з найбільшою ефективністю вести листування зі своїми друзями та колегами. Давайте розглянемо основні моменти, які необхідно знати при використанні e-mail.

неформальність стилю спілкування.

Початок листуванні через електронну пошту, вам потрібно буде звикнути до нового стилю спілкування. Деякі правила, характерні для "паперової" пошти тут не використовуються. Так, абсолютно нормальним вважається відсутність звичних привітань, таких як "здрастуйте", "шановний", "дорогою" і т. п. Натомість нормою вважається почати свій лист з вітання "привіт", або взагалі опускати привітання або звернення і відразу ж переходити до суті справи.

Заповнення полів "Тема" ( " Subject "), "Кому "(" To "), "Важливість листа ".

При відправці електронних повідомлень в полі "Кому" ( "To") ви вводите e-mail адресу одержувача. Якщо ви хочете відправити один лист відразу декільком одержувачам, то адреси можна ввести через коми. У випадку, якщо ви хочете відправити свого листа одразу великій кількості адресатів, але не хочете, щоб вони змогли побачити адреси інших одержувачів повідомлення, то вам слід вписати електронні адреси в полі "прихована копія" ( "Bcc"). У полі "Тема" ( "Subject") обов'язково напишіть тему повідомлення. Вважається поганим тоном відправляти листи, без вказівки теми.

У деяких поштових програмах ви також можете вказати ступінь важливості вашого повідомлення. Це особливо актуально, якщо людина, якій ви пишете, отримує щодня велика кількість листів. Позначаючи свій лист як "важливий", ви позначаєте, тим самим, пріоритетність його прочитання. Але не слід занадто захоплюватися цією функцією. У одержувачів може виробитися імунітет на ваші послання.

Адресна книга.

Зовсім не обов'язково пам'ятати електронні адреси ваших друзів і колег на пам'ять. Для цього в будь-якій поштовій програмі є так звана "Адресна книга ", в яку ви можете занести прізвища та імена ваших кореспондентів, а також їх e-mail і контактна інформація. Щоб написати листа потрібного вам людині, досить виділити його ім'я в адресній книзі, і натиснути кнопку "відправити пошту". У що з'явилася формі для нового повідомлення, його електронна адреса буде автоматично занесений у полі "Кому". Як бути, якщо хтось із ваших знайомих не пам'ятає свій e-mail на пам'ять? У цьому випадку просто повідомте йому свою адресу і попросіть його відправити вам будь-який повідомлення. Отримавши від нього лист, ви зможете знайти його адресу в полі "Від" ( "From").

Відповідь на отримане повідомлення.

Щоб відповісти на одержаний лист, як правило, досить натиснути на кнопку "Відповісти" ( "Reply") у вашій поштовій програмі. При цьому з'явиться форма для нового повідомлення, де у полі "Кому" ( "To") автоматично буде вписаний адреса одержувача, а в тілі листа буде включений текст вихідного повідомлення. Рекомендується не видаляти цей текст і відправити відповідь разом з ним. Таким чином, одержувач вашого повідомлення легко зможе згадати про що йшлося в вашої попередньої листуванні. Іноді з цією метою в одному листі можуть міститися 3-5 і більше попередніх повідомлень.

Цитування.

При відповіді на листа часто використовується цитування фрагментів листи з метою нагадати, про що йдеться. Це одне з істотних переваг електронного листування. При цьому в більшості поштових програм цитований фрагмент виділяється знаком "більше" (>). Наприклад:

Ти мене питаєш:

> Розкажи мені розклад майбутніх заходів нашої

> компанії на найближчий місяць.

Висилаю тобі розклад вкладеним файлом ...

Сортування вхідних повідомлень.

Вхідні повідомлення електронної пошти необхідно сортувати по створених вами папок. Будь-яка сучасна поштова програма дозволяє легко це робити. Частина що надходять до вас повідомлень ви будете видаляти. Але частина (і з мого досвіду дуже велику) необхідно зберегти. Щоб потім легко можна було знайти потрібне вам лист, сортують всю що приходить до вас пошту по папках. Наприклад, я використовую близько 20 різних папок. В папку "бізнес", я складаю повідомлення отримані від спонсорів і від компанії, в папку "дистриб'ютори" я розміщую повідомлення від своїх дистриб'юторів, в папку "психологія" я зберігаю поштові розсилки на відповідні теми та т. д.

Смайлики (Smileys). "... Смайлики - це не тільки зразки крякозяблового мистецтва, маленькі тренажерчікі для уяви, але і незамінні замінники невербальної складової людського спілкування, в умовах загальної клавіатурізаціі, технократізаціі, і все більшого видалення людини від людини ... "

Коли ми розмовляємо "в живу", крім вербального компонента ми широко використовуємо жести, міміку, інтонації, які збагачують сенс сказаного. Спілкування через електронну пошту позбавляє нас головного козиря людського спілкування - можливість обміну емоціями. Але цей недолік частково подолано. Сьогодні в Мережі для віртуального спілкування, в тому числі і через електронну пошту, широко використовуються так звані "смайлики" - личка, складені з крапок, ком, дефісів та інших символів. здатні передавати емоційну забарвлення ваших текстів. Приміром подивіться на цей набір знаків :-) Подумки переверніть цей малюнок на 90 ° за годинниковою стрілкою і ви побачите весело усміхнену пику. Якщо ви надрукували цей смайлик після фрази, то вона відразу наповнюється хорошим настроєм. Використовуючи різні смайлики під час листування, ви тепер зможете вести жваву бесіду в листах і при цьому передавати не тільки думки, а й почуття. Ось найбільш поширені смайлики:        

Вид смайлика         

Значення             

:-)         

Основна усмішка - використовується для   виразу сарказму або оцінки жартівливого твердження (зустрічаються різні   по ширині усмішки :-) :-)) :-))) ...)             

;-)         

Усмішка з пращурами, іронічна або хитра             

:-(         

Невдоволення, прикрість, смуток (різні   ступеня глибини: :-( :-((( ...)             

:-?         

Використовується для вираження нерозуміння   щойно висловленої думки.             

:-D         

Свідоцтво гучного, життєрадісного   сміху щодо обговорюваної проблеми.             

: --