Впровадження засобів автоматизації

Напередодні XXI століття в розвитку людської цивілізації відбуваються глобальні зміни, що ведуть до її нового етапу - постіндустріального суспільству, все ширше використовує комп'ютерах терізірованние знаряддя праці і інформаційні технології.

Інформація в такому суспільстві стає одним з основних продуктів діяльності людини, і бібліотекам зі своїм величезним інформаційним потенціалом належить увійти в процес розвитку інформаційної індустрії, збагачуючи зміст і розширюючи асортимент виробленого ними інформаційного продукту, включаючи в поле діяльності поряд з бібліографічною інформацією фактографічну і аналітичну, а також створення традиційної і нової продукції (фонди, каталоги в паперовому та машиночитаному видах, банки даних). Всього цього можна досягти, якщо бібліотеки вже зараз, не втрачаючи часу, приступлять до виконання комплексних програм автоматизації бібліотечних процесів.

Традиційно користувачі звикли до думки, що в бібліотеці можна отримати будь-яку інформацію. Тепер, в умовах інформаційного перенасичення, бібліотеці все складніше виконувати основні функції: фондообразованіе, інформаційно-бібліографічне та абонементне обслуговування. Поліпшити збирання, зберігання і забезпечення доступу до інформації бібліотека зможе лише за умови зміни її технічного оснащення.

Наскільки ж необхідно обзаводитися обчислювальною технікою, і, взагалі, що нам можуть дати автоматизовані бібліотечно-інформаційні системи (АБІС)?

Найчастіше наводиться наступний аргумент - підвищення швидкості пошуку інформації. На самом ділі це не головне. Врешті-решт, у відносно невеликому масиві даних ручний пошук займає не дуже багато часу.

Більше істотні наступні можливості:

«одноразовий введення даних і багатоцільове їх використання для пошуку документів, печатки підібраної інформації, передачі масивів даних іншим організаціям, підготовки видань тощо;

многоаспектовий пошук даних за різними ознаками та їх поєднань без формування додаткових картотек і покажчиків;

пошук в каталогах інших бібліотек і зведених каталогах, який здійснюється з дисплея свого комп'ютера в теледоступ по каналах зв'язку або в базах даних на оптичних дисках великої місткості, що встановлюються на комп'ютерах у своїй бібліотеці;

організація комплектування фонду з використанням баз даних які видають або книготорговельних видань, наприклад, агентства Роспечать, з автоматичним формуванням замовлень та обліком їх виконання;

автоматизований облік і ведення статистики у всіх процесах, включаючи обслуговування читачів;

надійне зберігання бібліотечних каталогів в декількох копіях »; [1]

скорочення витрат на комплектування фондів і обробку вхідних потоків документів;

розширення сфери послуг за рахунок залучення нових інформаційних джерел.

На практиці це означає виконання автоматизованої обробки нових надходжень до бібліотеку; звільнення співробітників від ряду рутинних робіт з підготовки картотек, видань, списків, замовлень, листів, звітної документації; створення бази даних про надходження; здійснення операцій зі створення і копіювання тематичних архівів літератури. Завдяки автоматизації можна виконувати предметний пошук інформації за запитами читачів, обслуговування баз даних інформаційних та періодичних видань бібліотеки, ведення масиву бібліографічних описів журнальних статей, пошук записів за ключовими словами, створення електронних довідників, контроль за виданої літературою: облік читачів і їх формулярів; автоматична запис у формуляр читача виданої літератури; контроль терміну повернення книг. А головне - забезпечення читачам своєї бібліотеки виходу у вітчизняне та світовий інформаційний простір.

Сподіваюся, ви переконалися, що автоматизація бібліотеки - штука корисна і необхідна.

Які ж функції бібліотеки доцільно автоматизувати?

У АБІС зазвичай виділяються наступні функціональні розділи:

каталогізація, електронний каталог (ЕК), довідково-бібліографіче-ське обслуговування;

бібліографічне обслуговування на основі використання баз даних

чужих ЕК в теледоступ або на оптичних дисках;

підсистема обслуговування читачів;

комплектування, включаючи книгообмін;

реєстрація періодичних видань та ведення відповідного ЕК;

міжбібліотечний абонемент;

автоматизована підготовка бібліографічних видань, включаючи каталожні картки;

підсистема управління (облік, статистика, кадри, бухгалтерія тощо).

Обмеженість фінансування змушує бібліотеку зробити вибір у бік автоматизації найбільш важливих функцій. Як правило, бібліотека зупиняється, в першу чергу, на створенні ЕК з функціями комплектування та підготовки видань. Потім вирішуються питання передплати на періодику та її реєстрацію.

Автоматизація процесів обслуговування читачів пов'язана з низкою труднощів, які змушують багато бібліотек відкласти створення цієї підсистеми на більш забезпечене майбутнє. Для даної системи доцільно мати кілька дисплеїв до однієї комп'ютерної пам'яті, принтери в кожному приміщенні книгосховища для друку замовлень читачів. Крім того, без використання штрих кодів в бібліотеці з номерами читацьких квитків та інвентарними номерами одиниць зберігання, при клавіатурним введення простих послідовностей знаків з читацьких квитків і примірників документів легко допустити помилки.

Для впровадження АБІС необхідно визначити конфігурацію системи і засобів її програмного забезпечення. Нормативні документи передбачають наступну послідовність етапів робіт:

дослідження і обгрунтування створення системи (проектне обстеження);

розробка технічного будівлі;

ескізне проектування;

робоче проектування;

виготовлення несерійних компонентів комплексу засобів автоматизації;

введення в дію.

Відразу ж потрібно визначитися, що ми хочемо створити - окремі банки даних (ЕК книг, Періодичні видання тощо) або цілісну АБІС. Потім на основі передпроектного дослідження здійснюється той технологічний процес, що перекладається на комп'ютери. При цьому складається технічне завдання на розробку банку даних (системи). На цьому етапі можливо попередити помилки у виборі або розробці програмного забезпечення.

Етапи впровадження засобів автоматизації:

Автоматизація процесів вхідний обробки масивів документів (функції обробки документів, створення на поточних потоках бази даних, запису читачів). Масиви документів визначають види документів, для яких складаються записи (бібліографічні, про одиниці зберігання, про партнерів по книгообміну і т.д.). Кожен запис складається з набору елементів.

Способом зображення складу елементів кожного виду записів є формат. Його функція - Кодування елементів записів. В даний час у бібліотечних системах багатьох країн використовуються формати типу MARC (формати машиночитаній каталогізації), створені в США (USMARC), Великобританії (UKMARC), Фінляндії (FinMARC) та ін Розроблено також міжнародний комунікативний формат UNIMARC для обміну бібліографічними записами між бібліотеками різних країн. У АБІС нашої країни використовуються різні варіанти цих форматів USMARC, UKMARC та UNIMARC.

Нарощування парку комп'ютерів і вибіркова обробка фондів документів для прискореного формування ЕК, службових та користувацьких баз даних. При цьому продуктивність обробки зростає в 2-3 рази і вище через відсутність необхідності роздруківки каталожних карток, використання кооперації в обробці ретро-спектіви з іншими бібліотеками.

Установка і освоєння засобів автоматизованої зовнішнього зв'язку, початок їх використання для рішення внутрібібліотечних завдань (комплектування, замовлення на поставку літератури по МБА), початок підготовки потенційних користувачів до нових для них послуг та інформаційної продукції.

Установка і використання засобів автоматизації на дільницях обслуговування читачів бібліотеки (абонемент, читальні зали, довідково-бібліографічне обслуговування)

Обробка і впровадження комплексних організаційно-технологічних засобів забезпечення та управління роботою АБІС, відпрацювання організації і технології виконання робіт персоналом системи і підготовка відповідних рішень та документації

Повномасштабне впровадження АБІС та її експлуатація

Розвиток АБІС

Найважливішим елементом автоматизації є ЕК (обласної бібліотеки для юнацтва). На початку основна вимога до програмних продуктів - можливість отримання бібліографічної картки і у меншій мірі створення ЕК. Освоївши нову технологію обробки документів, вирішивши проблему бібліографічної картки, нагромадивши певні масиви даних, підключивши до них користувачів, можна впроваджувати програмні продукти, використовують один формат. Підготовка даних у форматі картки припускає створення її образу, що вимагає в досконало знання ДСТУ на всі типи та види описів. При поелементно введенні даних каталогізатор немає необхідності думати про ту частину ГОСТу, яка описує взаємодію елементів. Образ картки формується програмним шляхом.

ЕК вимагає створення діяльного допоміжного довідкового апарату «Authority file». У традиційних карткових каталогах це довідкові картотеки альтернативних імен авторів, псевдонімів, колективів, предметних рубрик, посилання типу «див», «см. також ». Без створення «Authority file» ЕК не може функціонувати нормально з-за частої зміни найменувань, наприклад, колективів, їх перепідпорядкування.

Ек розширює можливості тематичного пошуку за наявності розвиненої системи лінгвістичного забезпечення. [2] Використання традиційних систем індексування (ББК) недостатньо при пошуку, а цифрова кодування ускладнює їх використання, особливо для читачів. Глибше розкрити зміст можна за допомогою дескріп-раторних мов, ієрархічних класифікацій. У дескріпторном мовою сенс документа описується за допомогою ключових слів, між якими задаються семантичні відносини. Зв'язки фіксуються в інформаційно-пошукових тезауруса.

Вибір формату, створення «Authority file», систем індексування - головні складові від переходу від традиційного до ЕК. Завдяки ЕК здійснюється швидкість і різнобічність пошуку, зручність користування в порівнянні з традиційним каталогом.

Програмне забезпечення

Програмне забезпечення в першу чергу має реалізувати наступні функції АБІС:

обробку, зберігання бібліографічної та фактографічної інформації, її пошук за будь - елементам записів та їх поєднань;

підтримку ієрархічних класифікацій і тезаурус і використання зафіксованих у них смислових відносин між пошуковими ознаками при тематичному пошуку;

підготовку матеріалів для бібліографічних видань, добірок матеріалів у вигляді списків, фактографічних і бібліографічних записів, впорядкованих за індексами будь-якої класифікації і алфавіту;

висновок даних про зайнятості примірника видання, здійснення замовлення одиниці зберігання читачем безпосередньо при роботі з ЕК з автоматичним формуванням читацького вимоги;

фіксацію видачі і повернення одиниць зберігання з паралельним зміною даних про їх місцезнаходження і відомостей в читацькому формулярі про отримані документах;

підтримку використання при пошуку нормативних записів про індивідуальних авторів і колективах;

наявність довідкових текстів для ситуацій, які можуть викликати труднощі у користувача;

введення записів про замовляються документах та облік надходження їх до бібліотеки;

видачу результатів пошуку на екран і на принтер у прийнятій формі;

завантаження даних з текстових файлів і вивантаження записів з бази даних у текстові файли;

захист бази даних від несанкціонованого доступу;

відновлення бази даних у разі аварійної ситуації.

Кожна бібліотека вибирає найбільш відповідне для себе програмне забезпечення. На російському ринку представлений досить широкий вибір вітчизняних розробок програмних комплексів. Провідний розробник бібліотечних систем - ГІОЦ (Головний інформаційно-обчислювальний центр), який виконав такі розробки АБІС, як «АС-бібліотека розроблена», «АБІС-Бібіофіл», «Бібліотека для сліпих». Також цією справою займається БЕН РАН [3] ( «SOLAR», «Сочі», «DIISKAT»), ГПНТБ Росії ( «АС ГПНТБ», «ИРБИС» [4] та ін.) Комплекси програмних засобів складаються з модулів ПЗ (програмного забезпечення) автоматизованих робочих місць (АРМ). Тобто створюються АРМи, які забезпечують виконання таких функцій: комплектування, обробка, обслуговування абонемента і ін Залежно від обраного комплексу програмних коштів.

З розвитком ЕК великих бібліотек їх бібліографічні ресурси стануть доступні читачам бібліотек, не мають великих інформаційних ресурсів, через теледоступ, а також обмін CD-ROM. На шляху створення систем теледоступ стоїть серйозне перешкода - низька якість вітчизняних телефонних ліній, окрім того, використання мереж передачі даних, електронної пошти зможуть дозволити собі деякі бібліотеки у зв'язку з високою вартістю мережевих послуг. Вишукуються можливість входження наших бібліотек у міжнародні інформаційні мережі типу INTERNET, створюється власна міжвідомча бібліотечна мережа РФ LIBNET. Бібліотеки обмінюються повідомленнями по e-mail мереж RELCOM? GLASNET.

В даний особлива увага приділяється способів обміну інформацією на оптичних дисках CD-ROM. На одному диску можна помістити ЕК, містять мільйони бібліографічних записів, копії книг або рукописів для забезпечення збереження інформації. Таким чином, маючи персональний комп'ютер з CD-ROM драйвером, можна надати в розпорядження читача свої бібліотеки та ЕК найбільших бібліотек світу.

Завдяки впровадження АБІС і наявності доступу до інформаційної мережі будь-яка бібліотека може стати віртуальною бібліотекою, тобто вона зможе не тільки надасть інформацію про документи, але і тексти самих документів в машиночитаному вигляді. Віртуальні бібліотеки, об'єднуючись в єдину глобальну структуру - електронну бібліотеку, будуть забезпечувати інтерактивний доступ будь-якому споживачеві до інформаційного ресурсу в будь-якій формі в будь-якому місці.

Бібліотекам належить найважливіша роль у глобальній інфраструктурі - роль інтелектуальних посередників, які відбирають, організують, зберігають інформацію і забезпечують до неї доступ.

Бібліотечні системи. Стан автоматизації.

РГБ (ГБЛ)

Автоматизація в РГБ ведеться в двох напрямках: у бібліотеці працює АС «Інформкультура», виконує роль інформаційного органу з культури і мистецтва в РФ, а також створюється АБІС РГБ, що складається з різних банків даних, пов'язаних між собою єдиної концепції автоматизації в плані технології, інформаційного та лінгвістичного забезпечення. Інформаційна система заснована на використанні ЕОМ HEWLETT PACKARD (HP) 3000/48 і персональних комп'ютерів.

АС «Інформкультура» включає близько 86000 записів у складі 8 реферативної-бібліографічних БД (банків даних):

культура і соціокультурна діяльність у сфері дозвілля;

бібліотечне справа і бібліографія;

музейна справа і охорона пам'яток;

загальні питання мистецтва;

образотворче мистецтво;

музика;

естетичне виховання;

культурна життя країн СНД.

РГБ має зведені каталоги зарубіжних карт, атласів, зарубіжних нотних видань, реалізованих на власному програмному забезпеченні. ЕК автографів містить бібліографічних запису і факсимільні зображення сторінок з дарчими написами, які отримуються шляхом сканування. РГБ спільно з іншими бібліотеками МК РФ працює над створенням зведених каталогів російської книги 1801-1917 р.р.

Бібліотека Адміністрації Президента Російської Федерації (БАПРФ)

Локальна автоматизована система БАПРФ реалізована на базі ПП TEXTO/LOGOTEL, ОС NETWARE 3.11. Користувачам БАПРФ надано доступ в локальному і віддаленому режимах до ЕК книг і картотекам періодики, а також баз даних бібліотеки. Бази даних бібліотеки знаходяться також на CD-ROM (энциклопедіі, довідники, міжнародна статистика, економіка, бібліографія та тощо). БАПРФ здійснює широке міжнародне співробітництво з метою реалізації взаємообміну документами та розвитку інформаційних технологій.

Российская національна бібліотека (РНБ)

РНБ має в своєму розпорядженні одним з найбільших у Росії книжковим фондом (31 млн. од. зберігання). У ній реалізовані 5 локальних мереж типу ETHERNET. Автоматизована система РНБ в Як програмне забезпечення використовує ППП ISIS (зарубіжна розробка комплексної бібліотечної системи), включає наступні підсистеми:

«Іноземної книги »- комплектування і обробка нових надходжень іноземної літератури;

«Вітчизняних періодичних видань »і« Закордонних періодичних видань »- автоматизована обробка і запис відповідних видів літератури.

Всього в РНБ організовано та підтримується 5 локальних (наприклад, «Автореферати дисертацій »,« Іноземна книга »та ін) і 14 проблемно-орієнтованих БД ( «Храми С.-Петербурга», «Бібліотеки дореволюційної Росії», «Ринкова економіка »та ін.)

ГПНТБ Росії

ГПНТБ Росії є сьогодні однією з найбільш автоматизованих бібліотек не тільки Росії, але й усього колишнього СРСР. Близько 200компьютеров і станцій забезпечують потреби бібліотеки в автоматизованих технологіях. Основне програмне засіб, що застосовується ГПНТБ Росії, служить ППП ISIS. З 1987 р. Ведеться зведений каталог науково-технічної літератури, що відбиває сьогодні фонди близько 600 бібліотек Росії та СНД; переведений на кошти ЛОМ. Ця мережа підтримує ЕК по всьому потоку надходить літератури з 1993 р. і цілий ряд спеціалізованих тематичних баз даних: програм, неопублікованих перекладів, адресно-довідкових баз даних та електронних видань. Комплекс проблемно-орієнтованих баз даних дає користувачам можливість вузьконаправленого пошуку та замовлення літератури по заданій тематиці або проблему. Комплекс настільних або видавничих систем, обладнаних високопродуктивними лазерними принтерами, сканерами, текстовими процесорами і видавничими пакетами, у сукупності із засобами оперативної поліграфії дозволяють випускати друковані видання: покажчики, каталоги, методичні посібники і т.д.

Відвідують ГПНТБ близько 500 осіб на день, книговидача тільки в читальних залах 2.9 млн. прим. в рік. З метою вдосконалення технології обслуговування в читальних залах впроваджуються автоматизовані системи пошуку та замовлення літератури (АСПіЗ), що працюють в локальному та мережевому режимах. Розпочато автоматизація процесу обслуговування на базі спеціалізованих читальних залів. Для читача робота АСПіЗ ведеться в двох режимах: в підсистемі замовлення літератури (ПЗ) і в підсистемі бібліографічного пошуку (ПБП). ПЗ здійснюється для читача, що має штрих код на читацькому квитку.

АСПіЗ літератури розроблена з використанням штрих кодів, які, будучи ідентифікатором окремого примірника, використовуються для контролю за проходженням друкованої одиниці через автоматизовану систему. Читачеві, зареєстрованому в системі, досить зробити відмітку про замовлення в режимі перегляду знайденої ним літератури, щоб перейти в режим автоматизованого замовлення. У фонді черговий бібліотекар робить роздруківку накопичилися замовлень, підбирає літературу і передає на кафедру видачі. Потім за допомогою сканера з кожного примірника зчитується штрих код. У пам'яті машини фіксується вся замовлена література, при видачі її спочатку реєструється читацький квиток. На екрані монітора висвічуються дані про стан замовлення читача, що виключає можливість видачі чужого замовлення. При поверненні операція зчитування штрих коду повторюється. Зараз АРМ обслуговування читачів (використання штрих кодів на книгах і читацьких квитках) впроваджується в інших бібліотеках Росії.

Іркутські бібліотеки

Іркутські бібліотеки повільно, але досить продуктивно автоматизують бібліотечні процеси.

Зокрема, бібліотека ІГЕА [5] придбала 22 комп'ютера, принтери, сканер, як програмне забезпечення вибрала «Бібліотека 2, 3, 4», використовує формат USMARC, ЕК веде з 1991р. У Нег заносяться нові надходження, починаючи з 93г., ретроспективно 89-92.г. У ЕК «Книжки» міститься більше 6000 записів, близько 1000 записів документів рідкісного фонду XIX-н.XX в.в. ЕК «Статті» має 850 записів з 95 р. Пошук в каталозі здійснюється за такими параметрами: автору, заголовка, що ключовими словами, предметними рубриками, серії, року видання, місця зберігання, інвентарним номером. Створюються бази даних «книгозабезпеченість», «Передплата», «Періодика». Функціонує локальна бібліотечна мережа, яка дозволяє користуватися ЕК в читальних залах і кімнаті картотек.

У бібліотеці Ярмо [6] перший етап автоматизації почався в 1991р. Був створений відділ наукової обробки фондів та організації каталогів, що ретроспективно поповнив ЕК. З липня 1995р. почалася автоматизована обробка нових надходжень. При цьому використовувався ППП «Бібліотека 2, 3, 4.2», запозичений у наукового колективу МГУ. Зараз занесення до ЕК ретроспективи не відбувається через відсутність обслуговуючого персоналу і машин, обробляються тільки нові надходження.

Бібліотеку давно перестали розглядати як старовинна будівля, в якому припадають пилом книжки. Соціологічне опитування молоді показав, що за збереження традиційних функцій бібліотеки виступає 25% читачів, а 75% хочуть працювати з комп'ютером, дивитися відеофільми, використовувати в пошуку CD, а це ж думка самої важливої частини нашого суспільства. Отже, дійсно назріла необхідність зміни ролі бібліотеки, вона має перетворитися на центр інформаційного та комунікативного забезпечення людей.

Бібліотека повинна стати не тільки джерелом ідей, думок, технологій у вигляді журналів, дисертацій, книг, каталогів та ін, але і автоматизованим інформаційним центром, що обслуговує користувачів у локальному та мережевому режимах, центром впровадження нових інформаційних технологій, творцем власних баз даних і комплексів автоматизованих послуг завдяки розробці і впровадженню АБІС.

Список літератури

НТБ - 95г., № 3,4,5,12,-96г., № 1,2,4,11

Бібліотекознавство - 93г., № 1, - 95г., № 4/5, - 96г., № 3

Бібліотека -- 92г., № 5/6, 9/10, - 94г., № 2,3, - 95г., № 10, - 96г., № 1-8, 12

Бібліотекар -- 91г., № 6,8,10

Світ бібліотеки сьогодні - 95, вип. 1

Я.Л. Шрайберг, Ф. С. Воройскій. АБІС Росії

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.ed.vseved.ru/

[1]  Юрина А.А. Комп'ютеризація бібліотеки (стаття в «Світ бібліотеки-95, випуск 1), с.34-35

[2]  Лінгвістичне забезпечення - сукупність штучних інформаційно-пошукових мов, з допомогою яких інформація фіксується в АБІС в зручному для машинної обробки вигляді, а також алгоритмів вводу, пошуку і видачі даних

[3]  БЕН РАН -- Бібліотека з природничих наук Російської Академії наук

[4]  ІРБІС -- Інтегрована розвивається бібліотечно-інформаційна система

[5]  ІГЕА -- Іркутська Державна Економічна Академія

[6]  Ярмо -- Іркутський Державний Університет