Використання ЕОМ при управлінні підприємством як об'єктивна необхідність

Введення

Автоматизація супроводжує людське суспільство з моменту його зародження, вона внутрішньо властива його розвитку. У методології її визначають як заміщення процесів людської діяльності процесами технічних пристроїв. З кожним новим відкриттям чоловік знімав з себе чергову "обов'язок" і перекладав її на підручні засоби, на тварин, потім на машини. З'явився комп'ютер, і людині так захотілося і свою головну функцію перекласти на машину, що навіть суперечки розгорілися: чи може комп'ютер думати? Однак процес пізнання не можна перекласти на машину, оскільки саме він направляє розвиток. Якщо пізнавати будуть машини, то і розвиватися будуть вони, а не людина. Імператив розвитку припускає, що спочатку людина повинна пізнати процес і тільки потім він зможе перекласти його реалізацію на машини. Неможливо автоматизувати жоден процес, поки не отримані знання про те, як, а головне, чому його здійснює людина. Автоматизація йде слідом за знанням, але ніколи не передує йому. Крім того, потрібно розуміти, що автоматизація -- не самоціль. Вона повинна служити певним цілям. Російським фірмам вона необхідна, але, як і у всякій справі, голова повинна бути на місці. Інакше автоматизація перетвориться на бардак і безлад, і користі від неї не буде.

Очевидно, що автоматизація "бардаку", не потрібна. Питання треба ставити так: як змінити технологію управління фірмою, щоб вирішити завдання виживання підприємства, або завдання поліпшення фінансових показників, або завдання побудови стратегічно сталого підприємства, або завдання контролю над підприємством з сторони власників. Поставивши питання таким чином, розумієш, що без оперативної і достовірної інформації вирішити його неможливо. А звідки береться ця інформація - з системи, або збирається вручну - це вже питання в якомусь сенсі другорядне. Тому важливо, з чиєї позиції розглядаються результати автоматизації. Якщо завданням автоматизації є підвищення керованості, то, як правило, толк від автоматизації є!

Використання ЕОМ при управлінні підприємством як об'єктивна необхідність

Для розвитку фірми необхідно створити певну структуру, щоб порядок її діяльність, інакше при стрімких темпів зростання через деякий час може наступити «хаос». Якусь структуру, ймовірно, можна було б створити і з допомогою службових інструкцій і навчання персоналу, але тоді в період розвитку ці інструкції довелося б постійно переписувати, а зміна персоналу звела б нанівець усі зусилля. Тому краще, якщо структура буде закладена в автоматизованій системі, яка буде мати можливість розвиватися разом з фірмою. Тоді нові співробітники, приходячи на фірму, мимоволі будуть адаптуватися до системи. Такий погляд на автоматизацію виявляє основна її властивість: сприяти систематизації праці персоналу на підприємстві.

Багато керівників підприємств, що поставили своїм співробітникам завдання впровадити засоби автоматизації на фірмі, швидше за все, приведуть інші аргументи: налагодити облік, полегшити роботу персоналу, скоротити час на підготовку звітності і т. п. Однак легко показати, що всі зазначені завдання зводяться до однієї -- систематизувати працю на підприємстві. При простоті, що здається це найскладніша завдання для будь-якого підприємства, і тим більше нового, що взаємодіє з такими ж "новачками". Нерідко трапляється, що керівництво, не зумівши організувати працю на підприємстві, сподівається, що впровадження автоматизації забезпечить виконання цього завдання. У більшості випадків такі сподівання не збуваються. Образно висловлюючись, автоматизація - це система з позитивною зворотним зв'язком: хто працював добре, буде працювати краще, хто працював погано, буде працювати, якщо не гірше, то принаймні не краще. Тому керівникові, у якого виникло бажання впровадити автоматизацію, необхідно відповісти на перше питання: "Чому в мене виникло таке бажання?" Часто передумовою автоматизації служать скарги співробітників бухгалтерії на те, що вони "зашиваються", або складських працівників, які виписують накладних більше, ніж є товару на складі. Такі скарги породжують природне прагнення "розшити вузькі місця" за допомогою комп'ютера і при цьому дешевше. Пішовши таким шляхом, керівництво через деякий час дізнається, що більшість проблем залишилося. За допомогою комп'ютера люди стали працювати швидше, але в принципі мало що змінилося, тому що проблема була не стільки в діяльності окремих співробітників, скільки в забезпеченні їх взаємодії.

Тут необхідно згадати про базисних властивості систем: система, що організує взаємодія своїх елементів, навіть без використання технічних засобів, здатна сама виявляти і відчужувати елемент, що не відповідає її цільової функції. Якщо, приміром, на добре працюючому підприємстві з приходом на склад нового співробітника почали пропадати накладні або виявлятися недостачі товару, то керівнику недовго доведеться роздумувати, в чому причина. Але якщо на підприємстві на різних ділянках спорадично виникають проблеми, то керівництву важко будь-кого звинувачувати, тому що в даному випадку причина не стільки в недбальство окремих співробітників, скільки у відсутності систематизації праці, і вина за це покладається тільки на керівництво. Розуміння цього породило в цивілізованому Світ цілий клас менеджерів, тобто організаторів трудового процесу. Ми ж тільки зараз впроваджується в простір самоорганізованого взаємообумовленості взаємодії. Через відсутність необхідних знань і досвіду сум'яття в умах природним чином породжує сум'яття в термінах, і в результаті продавця називають менеджером, магазин - складом, а програму, вирішальну одну задачку, -- системою.

Рано чи пізно з'являється усвідомлення необхідності приділяти спеціальну увагу організації праці на підприємстві. Приходить розуміння того, що менеджер не приймає участі в процесі виробництва (торгівля - це теж виробництво послуг з продажу товару), а організовує цей процес. І ось коли необхідне розуміння реалізувалося на підприємстві в конкретні рішення і з'явилися менеджери в істинному розумінні цього слова, починається осмислена діяльність керівництва, спрямована на систематизацію праці. Виникає необхідність автоматизувати не окремі робочі місця, а технологічні ланцюжки, після чого постає питання про автоматизацію діяльності всієї фірми. Наївно при цьому думати, що по всьому офісу будуть бігати спритні роботи і робити всю роботу, а співробітники - з розчуленням за ними спостерігати. На жаль, зі схожими уявленнями про автоматизованому офісі іноді доводиться зустрічатися. Тут знову відбувається плутанина в термінах: намальована картинка з роботами відповідає автоматичного, а не автоматизованого офісу. Автоматизована система допомагає людині виконувати операції, а не виконує їх за нього. Головне при створення систем такого роду - визначити, на яких етапах технологічного процесу повинен прийняти рішення людина-оператор. Для цього необхідно чітко представляти весь технологічний процес, потім слід організувати праця людей у відповідність із цим знанням і вже після всього можна думати про автоматизації. Персонал повинен знати: звідки і в якому вигляді він отримує початкові умови для здійснення операції; алгоритм або спосіб здійснення своєї операції; який результат і в якому вигляді він повинен отримати, кому і що передати під час завершення цієї операції. Здавалося б, чого простіше ... Проте всі це просто зрозуміти, коли мова йде про конвеєрі і робітникові необхідно звернути одну гайку, яка у нього під рукою. У системах організаційного управління все трохи складніше.

Готовність підприємства до використання автоматизованої системи управління

Коли результат однієї операції однозначно визначає початкові умови наступної операції, то операція лінійна, для людини ж вона представляється рутинної. Наприклад, один співробітник виписав накладну клієнту для отримання товару, а інший має на складі видати товар з цієї накладної. Потім співробітник в бухгалтерії зобов'язаний врахувати витрати даного товару з даного складу даного клієнта. Ця операція тривіальна, коли вона однозначна. Якщо ж однозначність відсутній (як це буває в реальному житті), то необхідно визначити точки прийняття рішення і відповідальність за прийняте рішення. Якщо не торкатися перспектив використання в цих точках інтелектуальних систем, то в загальному випадку відповідальність за прийняте рішення лежить на людині. Подивимося на прикладі, де людині необхідно приймати рішення або, що, загалом, одне і те ж, нести відповідальність.

1. Співробітник виписав накладну клієнтові, який не сплатив товар.

2. Накладна виписана на товар, якого немає на складі.

3. Накладна виписана на кількість товару, що перевищує його наявність.

4. Накладна виписана не на той товар, який замовив і сплатив клієнт (інший артикул, наприклад).

5. Клієнт не прийшов на склад за товаром за виписаною накладної.

6. Клієнт відмовився отримувати товар або його частину з-за виявлених дефектів.

7. На прохання клієнта на складі йому замість товару, зазначеного в накладній, видали другий товар, до того ж відрізняється за ціною.

8. Клієнт втратив накладну по дорозі на склад.

9. Комірник неправильно оприбуткував товар по кількості і номенклатурі.

10. Комірник викрав або вкрив товар.

11. Комірник помилився при відпуску товару.

12. Комірник втратив накладні.

Тут перераховані далеко не всі можливі ситуації в цій простій ланцюжку операцій. Нестандартні ситуації тягнуть за собою втрати часу або грошей. Скорочуючи час на їх вирішення, або запобігаючи їх, ми економимо гроші. Однак нам нічого буде економити, якщо персонал не буде знати, як відпрацьовувати стандартні ситуації, а тим більше нестандартні.

Якщо персонал це знає, то незалежно від використання засобів автоматизації на підприємстві праця систематизовано. У такому випадку навіть використання автономних засобів автоматизації принесе відчутний результат. Для подібних підприємств легко створювати АСУ, біда тільки в тому, що таких підприємств вкрай мало. Більшість підприємств характеризується тієї чи іншої ентропією. Тому перш ніж почати автоматизацію, слід оцінити ступінь систематизації праці на підприємстві і, наскільки це вдасться, звести праця окремих людей в систему.

Організацією праці на підприємстві покликані займатися менеджери. Крім загального знання про технологічних процесах, вони мають конкретний досвід роботи на даному підприємстві, оскільки саме їм доводиться вирішувати нестандартні ситуації. Ідеальний варіант, коли на підприємстві один менеджер і він же - директор (та до того ж і власник). Тоді йому досить ділового набору Microsoft під Windows і пакету елементарних програм для співробітників. На жаль, такий ідеальний варіант може бути реалізований тільки в дуже маленькій фірмі з розумним і енергійним власником. Однак у більшості ж випадків власнику-індивідуального або колективного -- доводиться організовувати працю на підприємстві з залученням менеджерів з найму.

Лемма *. Якщо на підприємстві більше одного менеджера, то їх більше двох, адже двом потрібен третє, щоб розділити сфери відповідальності. Так на підприємстві виникає структура системи управління. Навіть в самому простому випадку ми отримуємо трирівневу ієрархічну систему управління.

Припустимо, що в якийсь момент на підприємстві створена оптимальна система управління (мова йде про "живий", людської, а не про автоматизовану системі управління). Зрозуміло, що підприємство не зможе як завгодно довго жити з цією системою управління, оскільки зовнішні умови безперервно змінюються, і ці зміни повинні відображатися в системі. Тому необхідні кошти підтримки системи та забезпечення її розвитку без втрати властивостей системності.

На жаль, засоби підтримки системи управління, будучи включеними в саму систему, мають тенденцію у міру зростання числа елементів системи породжувати побічні інформаційні потоки, які згодом здатні придушити основні. Цей процес веде до деградації організації. Спробуємо показати, якою є його зв'язок з проблемою автоматизації. Почнемо з останнього етапу розвитку організації, коли система організаційного управління практично придушила виробничі структури і починається процес деградації. Може здатися, що саме в цей момент необхідно ставити питання про впровадження системи автоматизації на підприємстві. Так як обсяг інформації став надзвичайно великий і без допомоги комп'ютерів його не обробити, то необхідно запрошувати команду "автоматизаторів", які досліджують інформаційні потоки, направлять їх в комп'ютерні "русла", "обвяжут" мережами, і довідки та зведення будуть вилітати на столи керівників, як газетні листи з друкованого верстата. А наш досвід показує, що в такій ситуації ніяка автоматизація не допоможе. Хто буде ставити задачу "автоматизатора"? Ті ж менеджери і керівники відділів, які захлинаються в потоці інформації. Але коли починається обстеження їх діяльності, то з'ясовується, що їхня робота полягає у перевірці результатів попередньої операції або їх інтерпретації для вищого контролюючого ланки. Подібні ланки в системі багато разів дублюють вихідну інформацію і, отже, породжують обвальні інформаційні потоки. Але вони ніколи не зізнаються в цьому і будуть запевняти в абсолютної необхідності і складності їх праці.

Тепер припустимо, що молода фірма, тільки що набрала співробітників (та й то не всіх), вирішила відразу оснастити за вищим класом, а вже потім думати, що і як вона буде робити. Така ситуація зустрічається не так уже й рідко. І в цьому випадку витрати на автоматизацію не призводять до оптимального результату. Формування "живий" системи вимагає певного часу і зусиль конкретних людей з їх особистим досвідом і знаннями. Сам процес формування системи носить відбиток особистостей, в ньому беруть участь, і тому суперечливий. У загальному випадку для такої фірми рано створювати систему автоматизації. З великим ступенем ймовірності через деякий час ця система перестане бути адекватною "живий" системі, яка неминуче сформується, якщо фірма буде ефективно працювати. Отже, як завжди, істина лежить посередині. Фірма готова до автоматизації, коли діяльність окремих елементів в її "живий" системі починає стабілізуватися: напрямок визначено, склад менеджерів мінімальний, але функціонально повний, показники діяльності фірми стабільно ростуть. Тепер перед керівництвом фірми постає питання: «Створювати самим або замовити на стороні систему автоматизації фірми ?».

Переваги розробки автоматизованої системи управління спеціалізованою фірмою

У більшості випадків доцільно замовляти систему на стороні, а не створювати власне підрозділ розробників. Чому так відбувається, розглянемо нижче.

Нерідко трапляється так, що керівництво наймає "навколокомп'ютерні хлопчика ", який приносить купу дискет, на яких записано безліч "неофіційно" отриманих пакетів програм (від редакторів текстів до пакетів тривимірної графіки). Після цього встановлюють на комп'ютери весь цей купу програм, який вінчає легально придбана бухгалтерська програма, наприклад "Фінанси без проблем". Тепер можна сказати, що офіс комп'ютеризовано. Бог в допомогу такому керівнику і процвітання його фірмі!

Але буває й інший підхід. Керівник дає оголошення, що візьме на роботу людей, які вміють то-то і те-то, і такі люди знаходяться. Перед ними ставиться завдання створити автоматизовану систему для управління підприємством ... хорошу, дуже хорошу, найкращу. Не виключено, що це буде "нове плаття короля ". Більше того, нерідко так і буває. Але припустимо, що система вийшла на славу. Так могло вийти, тільки якщо в процесі роботи склався дружний творчий колектив. Але робота у даного замовника закінчилася. Що належить такому колективу розробників, невже його діяльність обмежиться внесенням епізодичних поліпшень у створене виріб? Швидше за все, розробки?? ики попрощаються з замовником і будуть створювати аналогічні вироби для інших. А з чим же залишиться наш замовник? Тому що робота проводилася його персоналом, то жодних гарантійних зобов'язань по цій роботі у нього не залишилося. З усіма побажаннями щодо доробках йому доведеться звертатися до самостійного колективу і, як кажуть, за окрему плату. Слід висновок, що, пішовши по шляху самостійної розробки, до того ж при дуже малій ймовірності гарного результату, замовник отримує те, від чого хотів піти.

Резюме позначимо основні переваги зовнішнього розробника, які властиві йому за визначенням.

Професіоналізм. Зовнішній розробник інтегрує не тільки досвід багатьох розробок, а й багатьох "живих" систем, які йому довелося автоматизувати.

Реалізм. Розробник повинен чітко уявляти ступінь реалізованості завдання, тим самим запобігаючи замовника від невиправданих витрат фінансів та/або часу на реалізовуються проекти. Це, на наш погляд, найважливіше перевагу.

Відповідальність. Зовнішній розробник несе перед замовником юридичну і фінансову відповідальність за розробку в повному обсязі (на відміну від власного розробника).

Економічна доцільність. Розробку системи може виконати тільки підготовлений колектив, що має концептуальні, інструментальні та технологічні напрацювання. На оснащення, обкатку і напрацювання всього цього йде чимало часу і коштів. Тому при відносно невеликих плановані терміни (до двох років) на цю роботу і разовому її характері на даному підприємстві розробка зовнішнім виконавцем буде коштувати дешевше, ніж власним. У деяких випадках можуть бути варіанти, але це вимагає детального аналізу.

До створення своїх колективів розробників зазвичай тяжіють ті фірми, які самі спеціалізуються у цій чи близьких областях. Збираючи або запрошуючи до себе колектив розробників, фірми найчастіше мають на увазі, що, виконавши роботу для них, цей колектив згодом створить ринковий продукт, який окупить розробку і збереже колектив для подальших удосконалень створеної програми. Звичайно, резон у такому підході є, і існують приклади успішної його реалізації. Проте в загальному випадку стимули у колективу, який знаходиться на постійній зарплати в організації, набагато менш сильні, ніж у фірми, залученої для виконання конкретної роботи за конкретну винагороду. Є ще один психологічний момент, пов'язаний з розробкою, виконаною власним колективом. Після того як робота виконана і її стали використовувати на підприємстві, база даних системи починає дуже швидко насичуватися інформацією. Якщо концепція і засоби розробки були вибрані неправильно, то це веде до стрімкого падіння ефективності її застосування. Керівництво в цьому випадку вимагає її доопрацювання, навіть коли воно вже розуміє, що неправильна сама концепція системи. Занадто важко прийняти рішення про створення або придбання нової розробки і таким чином визнати свою колишню помилку.

Автоматизація обліку або облік на базі автоматизації?

Головна мета і до того ж перший результат системної автоматизації в області організаційного управління - це нормальний облік.

Основне призначення обліку - сформувати базис даних про стан підприємства. При цьому мова йде не тільки про облік товарів, а й про стан всіх даних, характеризують підприємство (кількість товару на складі, в дорозі, скільки товару замовлено, оплачено, виписано, дозволено до відпустки, скільки відпущено, відпущено в кредит, за готівкову оплату, скільки повернуто по рекламації і т. д.). І цей далеко не повний перелік відноситься до товарів, але ж є ще основні кошти, "малоцен-ка", виробничі запаси, договірні відносини до зобов'язань, відносини з персоналом, з представниками бюджету, приватні відносини керівника фірми. Всі аспекти виробничої діяльності, як у дзеркалі, знаходять відображення (хоча деколи своєрідне) в бухгалтерії підприємства. Підприємству необхідна бухгалтерія, щоб побачити недоліки у роботі та усунути їх. Звідси головне і, мабуть, єдине призначення бухгалтерії -- відображати фактичне (!) стан справ підприємства.

Бухгалтерський облік - прикладна економічна дисципліна, що набуває в умовах перехідної економіки першорядне значення для підприємств усіх форм власності і розмірів - забезпечує реєстрацію, зберігання та обробку інформації про фінансово-господарської діяльності підприємства. В умовах економічної нестабільності і часту зміну нормативних актів держави, правил ведення бухгалтерського обліку професія бухгалтера стає все більш престижною, а його роль в управлінні підприємством - ключове. Складності цього часу змушують бухгалтерів постійно вдосконалювати кваліфікацію, відстежувати останні зміни та доповнення до чинних законів і враховувати їх у практичної діяльності. Бухгалтерський облік в таких умовах набагато менше формалізується, ніж за стабільної економічної ситуації, і від бухгалтера часом потрібно справжнє мистецтво, щоб, з одного боку, не загнати підприємство в кут з-за сплати податків, а з іншого - формально не порушити закон і уникнути штрафних санкцій.

Використання персональних комп'ютерів для автоматизації бухгалтерського обліку є важливою складовою частиною системи інформаційного забезпечення всієї діяльності підприємства. Сам по собі бухгалтерський облік складається з безлічі рутинних операцій, пов'язаних з багаторазовим виконанням одних і тих же арифметичних дій, підготовкою різноманітних за формою звітних та платіжних документів і перенесенням даних з одних документів в інші. Незважаючи на простоту автоматизації бухгалтерської діяльності, не так-то легко отримати рішення, зручний для недосвідченого в застосуванні комп'ютерів людини. Крім того, певні труднощі представляє постійну зміну вимог, що пред'являються до бухгалтерського обліку, що збільшує потребу в гнучких, швидко адаптуються до нових умов програмних комплексах.

Чим же може допомогти російському бухгалтеру комп'ютер? Безумовно, комп'ютерна програма не може замінити грамотного бухгалтера, але вона дозволить заощадити його час і сили за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку і звітності, оцінити поточне фінансове становище підприємства і його перспективи. Крім того, автоматизовані системи бухгалтерського обліку здатні допомогти підготувати і зберегти в електронному вигляді первинні і звітні документи, а також бланки часто повторюваних форм (платіжні доручення, рахунки-фактури, прибуткові та видаткові ордери, авансові звіти та ін) з вже сформованими реквізитами підприємства.

Часто під бухгалтерією розуміють всі функції управління фінансами підприємства, у тому числі планування, прогнозування, розрахунок витрат і т. п., оскільки на невеликих підприємствах всі ці питання найчастіше перебувають у віданні одних і тих самих людей. Коли ж розробляються засоби автоматизації, ці функції необхідно розрізняти. Не даремно в структурі управління великих підприємств існують крім бухгалтерії плановий, фінансовий, економічний, а іноді і договірний відділи.

Розглянемо процедуру відпуску товару зі складу. Один з основних циклів, що включає дану процедуру, складається з взаємопов'язаних операцій. До них відносяться:

1) виписка рахунку на зацікавив покупця товар;

2) оплата цього рахунку клієнтом;

3) облік в бухгалтерії факту оплати;

4) виписка видаткової накладної на склад, де зберігається товар;

5) витрачання даного товару зі складу;

6) облік в бухгалтерії витраченого товару.

Спробуємо проаналізувати деякі ситуації зазначеного циклу, з числа тих, які можуть призвести до ускладнень при використанні автоматизованої системи.

Розглянемо питання оплати рахунку. Якщо рахунок сплачено готівкою відразу після виписки, то його нема чого виписувати. Це звичайна продаж, скажімо, зі складу-магазину. Здавалося б, можна автоматично врахувати в бухгалтерії витрата цього товару зі складу. Але бувають ситуації, коли покупець, виписавши і оплативши товар, не забирає його з складу протягом місяця. І, звичайно, допитливий бухгалтер відразу помітить, що можна автоматично формувати кредиторську заборгованість по товару і погашати її після повернення накладної зі складу. Поки ми розглядаємо ідеальний варіант, коли всі схеми проводок розроблені і налагоджені, це буде вірно. Проте введення додаткового циклу призведе до появи додаткових помилок в бухгалтерії, де їх і так буває достатньо.

Стандартної ситуацією відпуску товару зі складу є відпустку, точно відповідний виписаної накладної. Але хто з комерсантів не стикався з клієнтом, який в момент відпуску товару раптом змінив своє рішення? Бувають ситуації коли, прийшовши на склад однієї з торговельної фірми, клієнт побачить товар, який йому потрібніше, ніж той, який сплачений. Прохання зробити заміну і прийняти доплату готівкою нерідко призводить співробітників фірми в заціпеніння. Як же це можна зробити, якщо вже виписаний рахунок, по ньому проведено оплату і виписана накладна, яка врахована в бухгалтерії? Тільки старший менеджер або інший великий начальник, згнітивши серце, дозволить зробити заміну. Він подумки прокляне подібних клієнтів, які самі не знають, чого хочуть. Причиною цьому нерідко буває автоматизована система, в якій опинився реалізований тільки стандартний алгоритм відпустки, що не допускає розгалуження.

В іншій фірмі така ж ситуація не викликає ніякого замішання. Клієнту відразу переписують рахунок з тим же номером, беруть доплату на підставі того ж рахунки і видають товар за новою видаткової накладної з тим же номером. Попередні документи знищуються. І це відбувається на фірмі немає ніякої системи автоматизації.

Чи говорять наведені приклади про те, що будь-яка автоматизація погана? Ні. Погана та автоматизація, яка обмежує людину у прийнятті ним рішення. Але це до слову.

Незважаючи на такий тривалий опис процедури відпуску товару зі складу, ми не розглянули і десятої частини можливих стандартних та нестандартних ситуацій, пов'язаних з цією процедурою. Поки ми не прийшли до впровадження в господарську діяльність систем штучного інтелекту, доводиться констатувати, що більшість рішень з нестандартних ситуацій треба приймати людині.

При традиційного способу обліку на підприємстві бухгалтерія є його центром. У ній зосереджуються всі факти господарського життя в грошовому вираженні. Однак що характеризують їх дані не присутні в чистому вигляді. Вони виділяються з безлічі документів, що обертаються на підприємстві. Більш того, у нашій країні кожна бухгалтерська операція повинна бути підтверджена документом, на підставі якого вона була виконана. Звернувши на це увагу, ми прийшли до висновку: поки що той чи інший документ про господарське життя підприємства буде вимагатися, як ні автоматизує бухгалтерію-завжди залишиться проблема ручного введення документа. Звідси будуть помилки при введенні, неузгодженість інформаційних баз, порушення причинно-наслідкових зв'язків подій, грандіозні витрати часу на пошук помилки, викликаної втратою невведенного документа, і т. д. Щоб цього уникнути, необхідно створювати всі документи в тому ж середовищі, де формуються довідки та звіти по них. Отже, ефективна автоматизація у організаційному управлінні можлива тільки тоді, коли вона здійснюється в єдиній системі.

Ця система повинна, в першу чергу, формувати базис всіх даних, якими оперують на підприємстві. Якщо всі документи на підприємстві будуть створюватися в єдиній електронному середовищі, то перша і найважливіша задача-облік - буде вирішена автоматично. Коли всі відомості, які можуть знадобитися для різних довідок і звітів, знаходяться в єдиній базі даних, то завдання їх інтерпретації стає суто технічною. Саме тому система, побудована на базисі вихідних даних, а не їх інтерпретацій у вигляді різноманітних склепінь і регістрів, стає відкритою, тобто належної до розвитку. Приміром, у системі "ЛокОФФІС" в момент її створення було 750 полів (тобто атрибутів бази даних). У версії, яка зараз перебуває на ринку, цих полів 1200. Скоро, за деякими припущеннями, у версії 2.0 база даних буде містити вже більше 1500 полів. При цьому для користувача системи перехід на нову версію "прозорий", тому що йому не треба повторювати введення яких-небудь даних. Всі довідки, які він міг отримати в попередніх, він знайде і в нових версіях. Для адміністратора системи процедура переходу до нової версії полягає в експорті даних зі старої бази та імпорті в нову.

Більшість програм бухгалтерського обліку реалізують ті чи інші алгоритми з набором вихідних форм, які до цих пір використовуються бухгалтерами підприємств, проте ці програми прискорюють їх працю, але не змінюють його характеру. Весь набір процедур, які бухгалтер здійснює при ручному обліку, доводиться здійснювати і при автоматизованому. Інакше і не може бути, якщо об'єктом автоматизації є тільки бухгалтерія. Проте багато видів обліку логічніше вести не з допомогою бухгалтерського запису, а в природному вигляді на місці виникнення враховуються фактів. Наприклад, якщо облік відпущеного з складу товару вести на складі, а платежі за товар - в бухгалтерії, при цьому і відпущений товар, і платіж співвіднести з одержувачем товару, то відпадає необхідність у веденні аналітичного обліку за дебіторської заборгованості одержувача або кредиторської заборгованості перед одержувачем, але тільки в тому випадку, якщо дані про відпустку товару та платежі за нього доступні й актуальні.

Ясно, що такий спосіб обліку простіше і точніше. Але для його реалізації необхідно всі факти господарського життя підприємства поєднати в одній автоматизованій системі. Тоді дані будуть природним чином систематизувати і накопичуватися по міру їх виникнення і ставати доступними для аналізу. Очевидним наслідком такого підходу є використання мережі комп'ютерів з єдиною схемою бази даних.

Комплексна і системна автоматизація

Основний проблемою, що визначає шлях розвитку автоматизації підприємства, є вибір об'єкта автоматизації.

Простіше за все, звичайно, придбати у різних фірм-розробників програми, що автоматизують ті чи інші сфери діяльності: бухоблік, роботу в торговому залі або на складі. Але в цьому випадку може виникнути ситуація, коли формати даних, що використовуються в одній системі, не будуть сумісні з іншого, а виходить, одержати повну картину роботи підприємства виявиться досить важко. Звідси випливає, що придбання програм різних виробників не дозволить вирішити проблеми комплексної автоматизації.

У міру зростання числа партнерів, товарообігу, кількості складів або роздрібних магазинів і відстані від них до центрального офісу вимоги, що пред'являються до систем автоматизації управлінської діяльності, стають все більш жорсткими; вони включають в себе єдиний формат бази даних, повноту функціональних можливостей, необхідність отримання інформації або даних, актуальних на даний момент часу. Отже, постає питання про систему комплексної автоматизації діяльності, яка повинна забезпечити: • повноту і коректність даних; • гнучкість і настроюваність більшості параметрів, що відображають специфіку діяльності конкретного підприємства; • високу надійність і швидкодію; • збереження інформації в базі даних і можливість її швидкого відновлення; • можливість нарощування і модернізації системи. З'єднання складської, бухгалтерської та фінансової систем в єдиний комплекс є, на думку багатьох розробників, необхідною умовою для реалізації на підприємстві управлінського обліку в режимі реального часу.

При комплексній автоматизації підприємство оснащується набором автоматизованих робочих місць (АРМ), кожне з яких допомагає вирішенню того чи іншого завдання. АРМ має процедури ручного або напівавтоматичного (з дискет) введення початкової інформації, автономно виконує її обробку без залучення інформації з інших АРМ. Результатом обробки є вихідний докут, який зберігається в базі даних АРМ або в приписані йому області загальної бази даних. Інформаційні зв'язки між автономними АРМ розірвані, що дає грунт для навмисних викривлень, зловживань, недбалості окремих осіб або звичайних помилок і вимагає додаткового контролю і дублювання інформації. У системі ж розрив будь-якої інформаційної ланцюга сигналізує про аварію та її локалізує джерело. При системної автоматизації передбачається, що об'єктом виступає не окрема задача, а підприємство в цілому або його частину, яка сама по собі утворює систему.

Є особливість у створенні систем автоматизації організаційного управління підприємством. Вона полягає в необхідності автоматизувати управління підприємством, впроваджуючи комп'ютерні засоби в існуючу систему управління в відміну від технологічних автоматизованих систем, які створюються одночасно з технологією виробництва. Ця особливість найбільш сильно проявляється при розробці саме СИСТЕМ. А оскільки системи автоматизації організаційного управління призначені для впровадження в існуючу систему управління підприємством, то ми доповнюємо ця назва терміном "Інтегрована".

Системний підхід вимагає, щоб кожний об'єкт або завдання розглядалися не самі по собі, а з урахуванням взаємозв'язків і взаємодії з навколишніми об'єктами і відповідними завданнями. При цьому вибір оточення залежить від цільової функції автоматизується об'єкта.

Документи, іманентні (тобто внутрішньо притаманні) діяльності контори, будемо називати первинними. Внутрішні довідки, зведення, реєстри, регістри - це похідні від первинних документів, що супроводжують переміщення матеріальних цінностей та рух грошей. Є ще звітні документи, які по суті - ті ж довідки, але що представляються в контрольні органи і тому стають документами. Назвемо їх (разом з довідками) вторинними. Різноманітні довідники, інструкції, положення і т. п. - нормативно-довідкова інформація. Тепер визначимо, що становить базис даних підприємства. Розуміючи під базисом основні, елементарні, незмінні надалі дані, що відображають факти діяльності підприємства, прийдемо до висновку, що його складають дані з первинних документів. Вторинні документи та довідки формуються на основі даних первинних документів, а нормативно-довідкова інформація не пов'язана з фактами діяльності підприємства. Тут необхідно підкреслити, що базис складають саме дані з документів, а не самі первинні документи.

Починаючи розробку системи автоматизації управління на підприємстві, необхідно визначити, що складає інформаційне зміст бази даних-основного системоутворюючого ланки в системі. Природно припустити, що основний зміст бази даних - це певний нами базис. Базис даних задає схему бази даних автоматизованої системи та її інформаційне наповнення.

Виникає питання: чи треба зберігати в базі даних інформ