Краснодарський Державний Університет Культури та Мистецтв
Факультет
Економіки Управління та Реклами
РЕФЕРАТ
ТЕМА: "Використання полів і закладок для оформлення і автоматизації редагування і обробки економічної інформації
в документах Word. "
Виконав: Студент 2-го курсу
Групи НЕК-99
Мамедов Р.
Перевірив :______________________
Краснодар 2001
Вступ 3
Закладка 3
Поля. 3
"Дата і час" 4
Формули 5
Автоматизація документа 6
Нумерація 8
Відомості про документ 11
Відомості про користувача 13
Зв'язки і посилання 14
Список літератури: 19
Введення
Введення при створенні програм пакету MS Office була піднята така проблема, "як
максимально автоматизувати їх роботу в різних галузях людського життя, незалежно від напрямку? "Ця проблема, так чи інакше, була вирішена шляхом
впровадження в різні типи документів полів і закладок ...
Закладка
Отже, що ж все-таки таке закладка - це місце в документі або виділений
фрагмент тексту, призначений для використання в якості посилання. Місцю розташування тексту автоматично присвоюється вказане ім'я. Крім того, в
якості "якоря" для закладки можна використовувати різний текст, числові значення, які в подальшому буде можливо використовувати у формулах.
Що ж стосується способу завдання закладки, то для цього, перш за все, необхідно виділити текст, фрагмент тексту, числове значення, для якого
створюється закладка, або ж просто поставити курсор на місце майбутньої закладки, якщо вона позиційна. Після цього в меню "вставка" вибрати пункт
"закладка", після вибору, якого відкриється додаткове вікно. У цьому вікні необхідно ввести ім'я, закладки (ім'я повинне починатися з букв,
а не цифр, в іншому разі додати просто буде неможливо) і після цього додаєте закладку.
Отримані закладки можна використовувати для створення і нумерації перехресних посилань. Для цього таким же чином вибираємо
об'єкт, при натисканні, на який буде відбуватися перехід до закладки. Після цього в меню "вставка" вибирається пункт гіперпосилання, а в що з'явилося,
вікні вибирається не посилання на файл або URL, а друга опція, посилання на об'єкт всередині документа, після чого в новому вікні вказується закладка, на яку
буде перехід.
Поля.
Для початку думаю, слід пояснити, що ж таке форми. Якщо говорити вообщем то це об'єкт, що вставляється в даному випадку в
документ Microsoft Word, і має своє "внутрішнє значення", тобто команду на якусь дію при використанні цього поля. Перш за все,
потрібно відзначити кілька типів полів, використання яких здебільшого характерне для економічних документів: касові чеки, накладні, різні
види форм, формулярів і т.д.:
Дата і час
Формули
Автоматизація документа
Нумерація
Відомості про документ
Зміст і покажчики
Відомості про користувача
Зв'язки і посилання
Далі в цій роботі будуть розглянуті всі з перерахованих вище полів, і щоб не повторюватися, скажу, що практично для всіх
полів вивести їх "коди" можна одним простим способом: для цього необхідно викликати контекстне меню поля і вибрати там пункт
"коди/значення полів", рис.1.
Після цього в поле, замість його значення буде виведена формула, всі особливості яких будуть описані далі. А для повернення значення
поля необхідно повторно натиснути "коди/значення полів" у контекстному вікні.
"Дата і час"
на цьому полі є одним з найбільш часто використовуваних при роботі з текстовим редактором Word, і а передусім це пов'язано з тим, що
користувачеві буває необхідно швидко вставити в документ дату, час, рік, але крім цього бувають ще кілька випадків: по-перше, це коли документ
є якоюсь формою, де необхідно, щоб кожен раз при відкритті програма вставляла існуючі на той момент значення дати, часу. Для
початку необхідно відзначити, що поле дати й часу можна вставити, зайшовши в пункт меню "вставка" і вибравши там "дата і час ...", після
чого на екран буде виведено вікно, в якому необхідно обрати вид дати і часу, а також вказати, оновлювати чи поле дати при кожному відкритті ".
Що стосується безпосередньо першому випадку, коли дата завжди залишається постійно, то тут у документ вставляються безпосередньо значення поля на
момент вставки, так що поля просто немає. А що ж стосується другого пункту, то тут вставляється безпосередньо поле, коди якого будуть мати ось такий
вигляд:
(TIME @ "dd.MM.yy H: mm: ss"), втім, це найбільш повний вид, і в кожному конкретному випадку можуть бути відсутні ті чи
інші змінні. Треба відзначити також, що у разі потреби полю часу (команда TIME), можна задавати різні види, змінюючи його ключ (ключ, це все
що стоїть після знаку @, включаючи і його). Змінні в ключі можуть бути такими:
dd-вивід дні при цьому якщо число від 1 до 9, то число буде виведено як 01,02 ,..., 09.
dddd - виводиться прописом день тижня
ММ - виводиться номер місяця
MMMM - місяць прописом
yyyy - виводиться рік, при цьому від кількості Y залежить, скільки цифр зі значення року буде виведено.
H-годину, на момент введення
Mm - хвилини
ss - секунди
Крім того, необхідно сказати, що при виводі значення, будуть виводитися ті роздільники змінних, які будуть поставлені
при введенні.
Що ж до самої команди TIME, то наявність саме її в тимчасовому поле не обов'язково, в залежності від ситуації можуть стояти
наступні команди:
CreateDate
Вид - (CREATEDATE [@ "Формат дати/часу"])
Вставка дати та часу першого збереження документа під його поточним ім'ям, зазначених на вкладці Статистика в діалоговому
вікні Властивості (меню Файл).
За замовчуванням використовуються формати дати і часу, обрані на вкладках "Час і Дата" у вікні властивостей "Мова і
стандарти "на панелі керування Windows або Windows NT.
Date
Вид - (DATE [@ "Формат дати/часу"] [Ключі])
Вставлення поточної дати. Word вставляє поле "DATE" при натисканні кнопки "Дата" на панелі інструментів Колонтитули. За замовчуванням використовується
формат дати, обраний на вкладці Дата у вікні властивостей Мова і стандарти на панелі керування Windows або Windows NT. Щоб змінити цей параметр для
Word, натисніть кнопку "За замовчуванням" у діалоговому вікні "Дата і час" (меню Вставка), або ж після вставки можна змінити
коди полів вручну.
Примітка : крім вже описаних властивостей полів сімейства "дата і час" потрібно
відзначити ще одне, всі ці поля можна вставляти в колонтитули, якщо необхідно, щоб вони знаходилися на кожній сторінці
при друку документа.
Формули
Поле формул є особливим випадком, з його допомогою можна автоматизувати підрахунок даних, попередньо створивши якусь форму.
Його можна застосовувати як у таблицях, так і без них, в будь-якому зручному місці документа, за винятком, мабуть, тільки поля сторінки. Єдиним його
недоліком, мабуть, є тільки те, що оновлення полів не відбувається автоматично як в Excel'e, так що це доводиться робити при необхідності
вручну: для цього виділяється поле або група полів і через контекстне меню (рис.1) вибирається опція оновити поле, після чого і відбувається оновлення.
Що ж стосується додавання формули в документ, то крім універсального методу існує ще одна, думаю, більш зручний в цьому
разі: курсор ставиться в те місце, куди маєте намір вставити формулу, після чого в меню "таблиця" вибирається пункт "формула", після
вибору, якого відкривається вікно: рис.2
У цьому вікні у текстовому полі "формула"
записується безпосередньо сама формула і при необхідності ставлять фукции, що вибирається у відповідному вікні. Як доданка,
приватного або множника можуть також виступати закладки, які повинні бути вибрані завчасно. Крім того, в цьому вікні є можливість вибрати
формат числа: грошовий, звичайний, процентний ....
Що ж стосується самих, формул, то в текстовому редакторі Word їх передбачено досить велика кількість (ABS, AND, AVTRAGE, COUNT,
DEFINE, FALSE, IF, INT, MAX, MIN, NOT, MOD, OR, PRODUCT, ROUND, SIGN, SUM, TRUE) для всіляких випадків:
ABS (x) - видає абсолютне значення числа або формули (без знаку).
AND (x; y) - видає значення = 1 (істина), якщо обидва логічні вирази x і y істинні, або =
0 (false), якщо хоча б одне з них помилково.
AVERAGE () - обчислює середнє значень, включених до списку.
COUNT () - як результат виводиться число елементів у списку (у дужках).
DEFINED (x) - Функція приймає значення 1 (істина), якщо вираз x допустимо, або 0
(неправда), якщо воно не може бути обчислено.
FALSE - використовується як результат порівняння в інших функціях і приймає значення
"брехня" = 0 (нуль).
IF (x; y; z) - функція виводить значення y, якщо умова x істинно, або z, якщо воно помилково. y і
z можуть бути числами або рядками.
NOT (x) - 0 (false), якщо логічне вираження x істинно, або 1 (істина), якщо воно помилково.
OR (x; y) - 1 (істина), якщо хоча б одне з двох логічних виразів x і y істинно, або 0
(неправда), якщо обидва вони помилкові.
PRODUCT () - Твір значень, включених до списку. Наприклад, функція
(= PRODUCT (1; 3; 7; 9)) повертає значення 189. Як елементи списку можуть бути так само і комірки таблиці.
ROUND (x; y) - Значення x, округлене до зазначеного десяткового розряду (y). x може бути
числом або значенням формули.
SIGN (x) - функція визначає знак числа і приймає значення: 1 (якщо x> 0) або -1
(якщо x <0).
SUM () - ця функція підсумовує значення дужках, крім того, можливо підсумовування даних
таблиць, для цього у формулу вставити інтервал осередків, або ж вставивши додаткову функцію в разі знаходження формули в таблиці.
TRUE - використовується як результат порівняння в інших функціях і приймає значення
"правда" = 1.
INT (x) - ця функція виділяє цілу частину числа або значення формули x.
MIN () - вибирає найменше значення у списку.
MAX () - вибирає найбільше значення у списку.
MOD (x; y) - повертає залишок від розподілу x на y, ці дуже зручно користуватися в таблицях
при складанні різних економічних документів.
У полі "= (Формула)" можна використовувати значення, що повертаються перерахованими вище функціями. Для функцій з порожніми
дужками допустимо будь-яке число аргументів, розділених крапками з комами (;). Аргументи можуть бути числами, формулами або іменами закладок.
Примітка : Посилання на комірки таблиці допустимі в якості аргументів наступних функцій: AVERAGE (), COUNT (), MAX (), MIN (),
PRODUCT () і SUM ().
Автоматизація документа
Цей розділ присвячений полям, що допомагає користувачу автоматизувати свою роботу з
документами, за рахунок швидких переходів в потрібну частину документів, за рахунок оперативного обчислення результату за певними формулами і як результат,
висновок цих даних в наочному вигляді.
У цій категорії присутні такі поля, як:
Compare
Зовнішній вигляд - (COMPARE Вираз1 Оператор Вираженіе2)
В залежності від результату порівняння двох виразів повертає значення «1» (істина) або «0» (неправда). За допомогою полів COMPARE і функцій AND і OR можна
створити складене логічне вираження в поле = (Формула), а потім використовувати його в поле IF.
Елемент:
Вираз1, Вираженіе2 - Значення для порівняння. Вираз може бути ім'ям закладки, рядком тексту, числом, вкладеним полем,
що повертає значення, або математичною формулою. Якщо вираз містить пробіли, вона повинна бути укладена в лапки.
Оператор - Оператор порівняння. Прогалини перед оператором і після нього є обов'язковими.
Оператори і їх опис:
= Так само
Не одно
> Більше ніж
= Більше або дорівнює
Більше ніж
= Більше або дорівнює
