МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ РЕСПУБЛІКИ КАЗАХСТАН

Казахський національний технічний університет ім ЄТІ Каниша Сатпаєва

Інститут інформатики та інформаційних технологій

Кафедра обчислювальної техніки

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до курсової роботи

на тему: "КАДРИ з використанням програми Microsoft Access 97"

Керівник В. І. Голосів

""______________ 2001р.

Нормоконтролер

В. І. Голосів

""______________ 2001р.

Виконав студент групи ІІТ-00-18

Спеціальність 3704

А.С. Діанов

""______________ 2001р.

АЛМАТИ 2001

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ РЕСПУБЛІКИ КАЗАХСТАН

Казахський національний технічний університет

імені Каниша Сатпаєва

Кафедра обчислювальної техніки

Факультет Інформатики та обчислювальної техніки

Спеціальність 3704 (Програмне та апаратне забезпечення обчислювальної техніки)

ЗАВДАННЯ

на виконання курсового проекту (роботи)

Студенту Діанова А.С.

Тема проекту "К А Д Р И з використанням програми Microsoft Access 97"

Термін здачі закінченого проекту 25 червня 2001р ____________________________

Вихідні дані до проекту: 1. Таблиця "tblADRESA".

2. Таблиця "tblFIO".

3. Таблиця "tblKODDOKS".

4. Таблиця "tblTIP".

Мета курсової роботи створити прототип бази даних, що містить інформацію:

- прізвище, ім'я, по батькові, національність, місце народження, дата народження,

- дату вступу на роботу, телефон, адреса, район, номер документа,

- дата видачі документа, код місця видачі,

- тип документа пред'явленого при прийнятті на роботу.

Зміст розрахунково-пояснювальної записки (перелік підлягають розробці питань):

ВСТУП

ЗНАЙОМСТВО З ACCESS

Робота з таблицями

ЗАПИТИ І ФІЛЬТРИ

ФОРМИ

ЗВІТИ

ВИСНОВОК

ПРОГРАМИ

Рекомендована основна література:

1. Олексій Гончаров. Microsoft Access 97 в прикладах. Видавництво "" Пітер Паблішинг ", 1997

2. Ю. Бекаревич, Н. Пушкіна. MS Access 2000 за 30 занять. Видавництво "БХВ - Санкт-Петербург", 2000

Дата видачі завдання "09" квітня 2001 року

Керівник проекту ст. викладач Голосів В.І.

Завдання прийняв до виконання студент Діанов А.С.

ЗМІСТ

ВСТУП ... ... ... ... ... .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 5

1. ЗНАЙОМСТВО З ACCESS ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... .. 6

1.1. Початок роботи: створення структур таблиць в базі даних у режимі «Конструктор». Структура вище названих таблиць наведено в додатках 2, 3, 4, 5 ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 6

1.2. Заповнення перших рядків створених таблиць даними ... ... .. 7

1.3. Зв'язування таблиць по типу «один до багатьох» ... ... ... ... ... 7

2. Робота з таблицями ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 8

2.1Пріеми роботи з даними ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .8

2.2Фільтрація даних у таблиці ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 9

3. ЗАПИТИ І ФІЛЬТРИ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 9

3.1. Простий запит ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .9

3.2. Конструктор запитів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .11

3.3. Будівник виразів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .11

3.4. Створення обчислюваних полів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 13

3.5. Фільтри ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 13

4. ФОРМИ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 14

4.1. Автоформи ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 14

4.2. Майстер форм ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .15

4.3. Диспетчер кнопкових форм .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 16

5. ЗВІТИ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 18

5.1. Автоотчети ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 18

5.2. Конструктор звітів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 18

5.3. Майстер звітів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .19

Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .21

Програми ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .21

Додаток 1. Термінологія ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 21

Додаток 2. Структура таблиці «ADRESA» ... ... ... ... ... ... ... ... .. 23

Додаток 3. Структура таблиці «FIO» ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 23

Додаток 4. Структура таблиці «KODDOCS» ... ... ... ... ... ... ... ... 23

Додаток 5. Структура таблиці «TIP» ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 23

Додаток 6. Структура «Схеми даних» ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 24

Додаток 7. Структура форми «Введення даних» ... ... ... ... ... ... 24

Додаток 8. Загальний вигляд кнопкової форми ... ... ... ... ... ... ... ... ... .25

Введення

Основою для обліку, контролю і планування служать всілякі картотеки, реєстраційні журнали, списки і т.д. Вони поступово накопичуються і оновлюються. При великому обсязі інформації пошук і узагальнення необхідних відомостей, що здійснюються вручну, є досить трудомісткий процес.

З появою ЕОМ і використанням їх для обробки інформації з'явилася можливість автоматизувати вирішення багатьох інформаційно - довідкових і розрахункових завдань.

Спочатку для накопичення і зберігання інформації на ЕОМ застосовувалися локальні масиви (або файли), при цьому для кожній з розв'язуваних функціональних завдань були власні файли вихідної і результатной інформації. Це призводило до значного дублювання даних, ускладнювало їх оновлення, ускладнювало рішення взаємопов'язаних проблемних завдань.

Поступово з розвитком програмного забезпечення ЕОМ з'явилися ідеї створення керуючих систем, які дозволяли б накопичувати, зберігати і оновлювати взаємопов'язані дані з цілого комплексу розв'язуваних завдань, наприклад при автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві. Ці ідеї знайшли своє втілення в системах управління базами даних ( СУБД ). СУБД взаємодіють не з локальними, а взаємозалежними за інформацією масивами, що називаються базами даних. З появою персональних комп'ютерів СУБД стають найбільш популярним засобом обробки табличної інформації. Вони є інструментальним засобом проектування банків даних при обробці великих обсягів інформації.

Програмне забезпечення для роботи з базами даних використовується на персональних комп'ютерах вже досить давно. На жаль, ці програми або були елементарними диспетчерами зберігання даних і не мали засобів розробки додатків, або були настільки складні і важкі, що навіть добре розбираються в комп'ютерах люди уникали працювати з ними до тих пір, поки не отримували повних, орієнтованих на користувача додатків.

Microsoft Access - це функціонально повна реляційна СУБД . У ній передбачені всі необхідні вам засоби для визначення і обробки даних, а також для керування ними при роботі з великими обсягами інформації. Що стосується легкості використання, то Microsoft Access зробив тут справжній переворот, і багато для створення своїх власних баз даних і додатків звертаються саме до нього.

Система управління базами даних надає вам можливість контролювати завдання структури і опис своїх даних, роботу з ними і організацію колективного користування цією інформацією. СУБД також суттєво збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих обсягів що зберігається в численних таблицях інформації. СУБД включає в себе три основні типи функцій: визначення (завдання структури і опис) даних, обробка даних і керування даними. Всі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access . У практиці, як правило, необхідно вирішувати і завдання з використанням електронних таблиць та текстових процесорів. Наприклад, після підрахунку або аналізу даних необхідно їх представити у вигляді певної форми або моделі. У результаті користувачу доводиться комбінувати програмні продукти для отримання необхідного результату. У цьому сенсі всі істотно спростять можливості, що надаються Microsoft Access . Пропонується розглянути ці можливості.

1. Знайомство з ACCESS

1.1 Початок роботи: створення структур таблиць в базі даних у режимі «Конструктор».

Режим конструктора дозволяє найбільш гнучко управляти всіма створюються і вже наявними компонентами визначення таблиці. Щоб створити таблицю в режимі конструктора:

1. Перейти в вікно бази даних. Переключитися з іншого вікна в вікно бази даних можна, натиснувши клавішу «F11».

2 . Вибравши вкладку Таблиці, натиснути кнопку «Створити».

Прошу звернути увагу: Якщо дана таблиця є зв'язаною, то додавати до неї нове поле в поточній базі даних неможливо. Якщо зв'язана таблиця є таблицею Microsoft Access, для додавання поля необхідно відкрити вихідну базу даних. Якщо зв'язана таблиця є таблицею іншого додатка, то для додавання поля необхідно відкрити вихідний файл у цьому додатку.

3 . У вікні Нова таблиця вибрати елемент «Конструктор».

4 . Визначити в таблиці кожне поле. Поля таблиці містять дані, що представляють порції запису. Користувач має можливість визначати формат відображення даних, вказувати значення за замовчуванням і прискорювати операції пошуку і сортування, задаючи значення властивостей полів в розділі Властивості поля в режимі конструктора таблиці. У Microsoft Access властивості полів використовуються при перегляді або зміні даних користувачем. Наприклад, задані користувачем значення властивостей «Формат поля», «Маска введення» і «Підпис» визначають вид бази даних таблиці та запиту. Елементи керування в нових формах і звітах, приєднані до полів таблиці, сповідують ці властивості полів базової таблиці за замовчуванням. Інші властивості дозволяють визначити умови на значення полів або задати обов'язковий введення даних у полі. Microsoft Access буде перевіряти виконання цих умов при кожному додаванні або зміні даних у таблиці. Щоб додати поля в кінець структури таблиці потрібно вибрати перший пустий рядок структури. Для вставки поля в середину структури слід вибрати рядок, над якою потрібно додати нове поле, і натиснути кнопку «Додати» рядка на панелі інструментів. У стовпець Ім'я стовпця ввести ім'я поля; у стовпці «Тип даних» вибрати потрібний тип даних у списку, що розкривається або залишити настроювання за замовчуванням (Текстовий). У стовпці «Опис» можна ввести необов'язкове короткий опис поля. Текст опису буде виводиться в рядку стану при додаванні даних у поле, а також буде включений в опис об'єкта таблиці. При необхідності можна задати значення властивостей поля в бланку властивостей в нижній частині вікна.

5 . Призначити ключові поля таблиці. Наявність в таблиці ключових полів не обов'язково. Однак якщо вони не були визначені, то при збереженні таблиці видається питання, чи потрібно їх створювати.

6 . Для збереження таблиці натиснути кнопку «Зберегти» на панелі інструментів, ввівши припустиме ім'я таблиці.

1.2 Заповнення перших рядків створених таблиць даними.

Дані таблиці - інформація, яка збережена в таблиці. Всі дані таблиці зберігаються в рядках, кожна з яких містить порції інформації у стовпцях, визначених у структурі таблиці. Дані - та частина таблиці, до якої зазвичай повинні мати доступ користувачі програми (наприклад, дані таблиці можуть виводитися в елементах управління, розміщених у формах і звітах, або надаватися в режимі таблиці). У даній базі даних, таблиці легше заповнювати через форму, тому що відкривати та заповнювати всі чотири таблиці недоцільно-трудомісткий процес.

1.3 Зв'язування таблиць по типу «один до багатьох» Зв'язування (приєднання) таблиць - встановлення зв'язку з даними, що зберігаються в таблицях іншої програми, що дозволяє переглядати і змінювати дані і у вихідному додатку, і в Microsoft Access. Допускається також зв'язування таблиць з інших додатків Microsoft Access, що дозволяє використовувати їх без відкриття вихідної бази даних. У попередніх версіях Microsoft Access в якості основного терміну для даного процесу використовувався термін "приєднання".

Лінія зв'язку показує, чи визначено зв'язок між двома таблицями і тип зв'язку з цим. Для зміни зв'язку встановіть покажчик на лінію зв'язку і двічі натисніть кнопку миші. Якщо накладені умови цілісності даних, то на кожному кінці лінії зв'язку з'являються такі символи:

1 Сторона "один" відносини.