Краснодарський Державний Університет Культури та Мистецтв
Факультет
Економіки Управління та Реклами
Дисципліна: Інформатика
РЕФЕРАТ
ТЕМА: "Обробка табличної інформації за допомогою зведених таблиць засобами MicroSoft Excel"
Виконала:
Студентка 2-го курсу
Групи НЕК-99
Нікітіна Т.
Перевірив :____________________
Краснодар 2001
Зміст
Зміст ........................................... .................................................. ................................... 2
Вступ ........................................... .................................................. ....................................... 3
Створення зведеної таблиці ......................................... .................................................. ........ 3
Основні елементи зведених таблиць ........................................ .......................................... 4
Зміна структури зведеної таблиці ........................................ .................................... 5
Детальні дані зведеної таблиці та виконуються над ними дії .................. 6
Відображення або приховування детальних даних зведеної таблиці ............................ 6
Відображення або приховування елементів поля зведеної таблиці .................................. 7
Відображення максимальних або мінімальних елементів у полі зведеної таблиці 7
Відключення доступу до детальним відомостями зведеної таблиці ............................. 7
Групування та разгруппіровка даних у зведеній таблиці ..................................... ......... 8
Групування та разгруппіровка елементів поля зведеної таблиці .......................... 8
Групування та разгруппіровка чисел у зведеній таблиці ..................................... ..... 8
Групування та разгруппіровка дат або часів у зведеній таблиці ......................... 9
Групування та разгруппіровка елементів поля сторінки зведеної таблиці ....... 9
Оновлення або зміна джерела даних зведеної таблиці ................................. 9
Оновлення даних у зведеній таблиці ....................................... ................................ 10
Відключення оновлення зведеної таблиці при відкритті файлу книги .............. 11
Сортування даних зведеної таблиці ........................................ ...................................... 11
Сортування елементів зведеної таблиці за назвами ...................................... ..... 11
Сортування елементів зведеної таблиці за значеннями клітинок області даних. 12
Використання в зведеній таблиці користувача порядку сортування ........ 12
Підведення підсумків і обробка даних зведеної таблиці ..................................... ..... 12
Зміна підсумкової функції в області даних зведеної таблиці ...................... 13
Використання декількох підсумкових функцій для обробки даних зведеної таблиці 13
Використання додаткових обчислень для поля даних зведеної таблиці .... 13
Створення обчислюваного поля в зведеній таблиці ...................................... ................ 14
Створення обчислюваного елемента поля зведеної таблиці .................................... 14
Використання загальних і проміжних підсумків у зведеній таблиці ......................... 15
Відображення або приховання загальних підсумків у зведеній таблиці .................................. 15
Вставлення або видалення проміжних підсумків у зведеній таблиці ........................ 15
Зміна підсумкової функції, що використовується в обчисленнях проміжних підсумків зведеної
таблиці ................................................. .................................................. ............................ 16
Створення діаграми для зведеної таблиці ....................................... .............................. 16
Контрольні питання :......................................... .................................................. .............. 16
Список літератури :......................................... .................................................. ................. 17
Введення.
Для початку все-таки варто прояснити деякі речі, наприклад що таке "зведені
таблиці "і для чого вони взагалі існують в природі ...
Зведена таблиця - це таблиця, яка використовується для швидкого підведення підсумків або
об'єднання великих обсягів даних. Змінюючи місцями рядки і стовпці, можна створити нові підсумки вихідних даних; відображаючи різні сторінки можна
здійснити фільтрацію даних, а також відобразити детально дані області.
Іншими словами ці таблиці дозволяють об'єднати дані з різних джерел,
таких як бази даних, таблиці, а також зовнішніх джерел даних, наприклад Інтернет.
Створення
зведеної таблиці
Перед тим як створити зведену таблицю необхідно спочатку задати дані для цієї таблиці,
виділивши частину книги, сторінки, а у разі якщо це база даних, або ж список, то необхідно виділити комірку списку
або бази даних.
Для випадку, коли
зведену сторінку створюють з одного документа (листа Microsoft Excel), то найбільш раціонально користуватися
майстром зведеної таблиці, кнопка якого знаходиться на панелі "зведених таблиць":
Після натискання на цю кнопку користувачеві відкриється вікно, в якому йому буде запропоновано вибір (в даному випадку не
обов'язково виділяти область до запуску майстра) джерела даних:
у списку або базі даних Microsoft Excel
по-зовнішньому джерелі даних
в декількох діапазонах консолідації
думаю з першим і другим пунктом все відносно зрозуміло, їх назви говорять самі за себе, а
що стосується третього пункту, то тут мається на увазі, що існує декілька джерел даних, наприклад, наскільки аркушів книги.
При виборі першого пункту меню, користувач перейде у вікно, в якому буде потрібно безпосередньо вказати шлях до джерела даних
в документі, виділивши їх (якщо звичайно це не було зроблено до старту майстра).
Після завершення цього етапу з'явиться вікно третього кроку майстра (рис.1)
Тут має бути безпосередньо розмістити поля,
знаходяться праворуч на малюнку, затиснувши кожне з них мишкою та пересунувши в потрібне поле: стовпець, рядок, дані, сторінка. Важливо щоб усі поля були заповнені,
інакше продовження роботи буде неможливо.
Наступне вікно, яке з'явиться, є останнім. Тут необхідно вибрати один з
двох параметром, "куди буде поміщена таблиця": новий лист, що існує лист. Крім цієї опції в цьому вікні розташована також ще й кнопка
"параметрів" для створюваної таблиці, в якій можна:
F Вибрати ім'я таблиці
F У пункті "формат" вибрати опції: загальна сума по стовпцях; загальна сума за
рядках; автоформат; включати приховані значення; об'єднувати клітинки заголовків; зберігати форматування.
F У тому ж пункті вибрати макет сторінки: вниз потім впоперек; впоперек, потім вниз.
F Символи, які будуть виводиться замість порожніх клітинок, а так само замість помилок.
F У пункті дані: зберігати дані разом з таблицею, розгортання (Якщо прапорець розгортання
"дозволено" знято, то при подвійному натисканні клітинки в області даних зведеної таблиці деталі не відображаються.); оновлення даних з джерела
при кожному відкритті.
Після завершення всіх налаштувань і натискання на кнопку готово, буде виведена зведена
таблиця з вибраними полями.
Якщо при створенні зведеної таблиці використовувався пункт "по-зовнішньому джерелі
даних ", у першому вікні бази, то при продовженні з'явиться вікно, в якому потрібно буде відкрити або створити новий
файл запиту (є засобом для вилучення інформації з бази даних, причому дані можуть бути розподілені серед декількох таблиць) на дані, натиснувши кнопку "отримати
дані ". Після цього моменту майстер продовжить свою роботу ідентично попередньому пункту.
Що ж стосується опції "у декількох діапазонах консолідації" все в тому ж
першому вікні майстра, то там буде трохи інший порядок виконання. Друге вікно запропонує вибрати, як слід створювати поля на сторінці: створити поля
сторінка; створити одне поле.
При виборі першого пункту далі буде необхідно вибрати джерела (декілька) даних, а
також вказати кількість полів на сторінці в інтервалі від 0 до 4, а після цього в віконцях вибрати діапазони значень.
Після чого продовжиться стандартний вибір значень для полів. Якщо ж буде обраний пункт
"створити одне поле", то з'явиться таке ж вікно, як і в попередньому випадку, але без полів для вибору діапазону.
Після завершення роботи майстра по одному з перерахованих вище шляхів, до книги буде
вставлена зведена таблиця, з вибраними значеннями рядків і стовпців з підсумував значеннями полів, внесених в область
"дані" на малюнку 1.
Основні
елементи зведених таблиць
Перш ніж продовжити цю роботу, я думаю, що буде не зайвим розповісти з яких
все-таки елементів складаються зведені таблиці, і для цього розглянемо приклад на малюнку 2.
Поле сторінки - це поле вихідного списку або таблиці, поміщена в область сторінкової орієнтації
зведеної таблиці. У цьому прикладі «Область» є полем сторінки, яке можна використовувати для підведення підсумків по регіонах. При вказівці іншого
елемента поля сторінки здійснюється перерахунок зведеної таблиці для відображення підсумків, пов'язаних з цим елементом.
Значення поля сторінки - елементи поля сторінки об'єднують запису або значення поля або
стовпця вихідного списку (таблиці). Іншими словами це перемиканням цього поля, фактично кожен раз відбувається перехід до нового джерела даних по "новому
регіону ".
Поля рядка - це поля вихідного списку або таблиці, поміщені в область рядкової орієнтації зведеної
таблиці. У цьому прикладі «Продукти» і «Продавець» є полями рядка. Внутрішні поля рядка (наприклад «Продавець») в точності відповідають області
даних; зовнішні поля рядка (наприклад, «Продукти») групують внутрішні. Таким чином тут простежується певне правило, кожен елемент (поле) більше
високого рівня, як би уконкречівают всі поля більш низького рівня: параметр "продукт" обмежує всі дані під ним - "продавці продуктів",
"дані по продажу продуктів цими продавцями".
Поле стовпця - це поле вихідного списку або таблиці, поміщена в область стовпців. У цьому прикладі
«Квартали» є полем стовпця, що включає два елементи поля «КВ2» і «КВ3». Внутрішні поля стовпців містять елементи, відповідні області даних;
зовнішні поля стовпців розташовуються вище внутрішніх (у прикладі показано тільки одне поле стовпця).
Областю даних називається частина зведеної таблиці, яка містить підсумкові дані. В осередках області даних
відображаються підсумки для елементів полів рядка або стовпця. Значення в кожному осередку області даних відповідають вихідним даним. У цьому прикладі в комірці C6
підсумовуються всі записи вихідних даних, що містять однакову назву продукту, розповсюджувача і певний квартал ( «М'ясо», «ТОО Мясторг» і
«КВ2 »).
Елементи поля - це підкатегорії поля зведеної таблиці. У даному прикладі значення «М'ясо» і «Дари
моря »є елементами поля в полі« Продукти ». Елементи поля представляють записи в полі або стовпці вихідних даних. Елементи поля з'являються у вигляді
заголовків рядків або стовпців, а також у списку, що розкривається для полів сторінок.
Поле даних - це поле вихідного списку або таблиці, що містить дані. У цьому прикладі поле «Сума за
Замовлення »є полем даних, що підводять підсумки вихідних даних у полі або стовпці« Сума замовлення ». У полі даних зазвичай підводяться підсумки групи чисел
(наприклад, статистика або кількість збуту), хоча поточні дані можуть бути і текстовими. За замовчуванням у зведеній таблиці підведення підсумків текстових даних
проводиться за допомогою підсумкової функції «Кількість значень», а числових даних - за допомогою підсумкової функції «Сума».
Зміна
структури зведеної таблиці
Зовнішній вигляд зведеної таблиці можна змінити
безпосередньо на аркуші, перетягуючи назви кнопок полів або елементів полів. Так само можна поміняти порядок розташування елементів у полі, для чого
необхідно виділити назву елементу, а потім встановити вказівник на межу клітинки. Коли вказівник набуде вигляду стрілки, перетягнути клітинку поля на нове
місце. Щоб видалити поле, перетягніть кнопку поля за межі області відомості. Видалення поля призведе до прихованої в зведеної таблиці всіх залежних від нього
величин, але не вплине на вихідні дані. Якщо ж необхідно використовувати всі передбачені кошти структурування зведеної таблиці, або якщо в поточну
таблицю не були раніше включені всі поля вихідних даних, варто скористатися майстер зведених таблиць. Якщо ж зведена таблиця містить велику
групу полів сторінки, то їх можна розмістити в рядках або стовпцях.
Крім того, потрібно відзначити, що зміна структури зведеної таблиці не зачіпає вихідні дані.
Детальні
дані зведеної таблиці та виконуються над ними дії
Детальні дані є підкатегорією зведеної таблиці. Ці елементи зведеної таблиці
є унікальними елементами таблиці або списку. Наприклад, поле «Місяць» може містити назви місяців: «Січень», «Лютий» і т.д. Над детальними
даними зведеної таблиці можна виконати наступні дії:
відобразити або приховати поточні деталі елемента поля або клітинки в області даних зведеної таблиці;
виділити елементи, які необхідно відобразити або приховати у полі зведеної таблиці;
відобразити максимальні або мінімальні елементи в полі зведеної таблиці. Наприклад, 10 великих угод
або п'ять дрібних угод.
Крім того, можна обмежити кількість відображуваних осередків в області даних для поточних даних.
Відображення або
приховування детальних даних зведеної таблиці
Для того щоб відобразити детальні дані, які були приховані раніше, або ж
приховати наявні потрібно виділити елемент поля, детальні дані якого необхідно приховати або показати.
Далі необхідно натиснути на відповідну кнопку "Показати деталі" 
або "Сховати деталі" (див. малюнок праворуч), які розташовані на панелі інструментів Зведені таблиці, або
ж в меню "Дані" в пункті "група і структура". Якщо з'явиться діалогове вікно, виберіть поле, для якого необхідно показати деталі.
Примітка :
Якщо для клітинки зведеної таблиці необхідно відобразити деталі поточного джерела даних,
на панелі інструментів "Зведені таблиці" виберіть команду "Виділити" в меню "Зведена таблиця" і перевірте, що кнопка
"Дозволити виділення" не натиснута. Далі необхідно встановити покажчик на клітинку і двічі
натиснути кнопку миші. Детальні дані будуть розміщені на окремому аркуші книги. Якщо був вказаний елемент, який не має
детальних даних, з'являється можливість вставити в зведену таблицю полі рядка або поле стовпця з тих полів вихідних даних, які ще не включені в
зведену таблицю. У списку виберіть необхідне поле.
Відображення або
приховування елементів поля зведеної таблиці
Якщо ж необхідно відобразити або приховати елемент поля, то для цього необхідно, по-перше, виділити поле, в якому необхідно відобразити або приховати
елементи. По-друге, потрібно натиснути кнопку "Поле" зведеної таблиці 
на панелі інструментів "Зведені таблиці"
(див. малюнок). Далі, у вікні, що з'явилося, потрібно вибирати елементи, які потрібно приховати або відобразити, в списку "Сховати елементи".
Щоб відобразити або приховати порожні елементи поля вихідних даних, потрібно у вікні "обчислення
поле зведеної таблиці "встановити або зняти прапорець" Показувати порожні елементи ".
Примітка:
Основні та проміжні підсумки зведеної таблиці будуть перераховані автоматично, і, крім
того, приховання даних зведеної таблиці не вплине на вихідні дані.
Відображення
максимальних або мінімальних елементів у полі св?? Однією таблиці
Для відображення максимальних або мінімальних елементів необхідно виділити поле, в
якому надалі будуть показані елементи.
Після цього потрібно натиснути кнопку "Поле зведеної таблиці" на панелі інструментів "Зведені таблиці". У вікні, що з'явилося в списку необхідно
вибрати пункт "мінімуму" або "максимум" після чого натиснути кнопку "Далі".
Після цього, у новому вікні встановити перемикач "Параметри відображення" у положення
"вручну", а так само виберіть варіанти найбільших або найменших у списку, що розкривається відображати, а також число що відображаються елементів.
Після чого виберіть поле, що містить дані, яке потрібно використати як
критерію для визначення максимальних або мінімальних елементів, у списку за допомогою поля.
Примітки:
Для оновлення зведеної таблиці, зміні її структури або відображення інших елементів поля сторінки
відбувається перерахунок відображення максимальних або мінімальних елементів.
Якщо задано відображення максимальних або мінімальних елементів поля, інші елементи поля
ховаються. Щоб відобразити всі елементи поля, необхідно встановити перемикач Параметри відображення в положення вручну.
Відключення доступу до
детальним відомостями зведеної таблиці
Якщо встановити курсор на комірку області даних зведеної таблиці та двічі натиснути
кнопку миші, відобразиться підсумковий список вихідних даних для цього осередку. Іноді буває корисно обмежити доступ
до докладних відомостей, і для виконання цієї процедури необхідно виконати наступне:
Потрібно виділити комірку в зведеній таблиці, для якої будуть введені обмеження.
Виберіть команду "Параметри" знаходиться в меню "Зведена таблиця", панель
інструментів "Зведені таблиці".
Зніміть прапорець "розгортання дозволено" у групі "Дані".
Угрупування
і разгруппіровка даних у зведеній таблиці
У зведеній таблиці можна групувати дати, часи, числа і виділені елементи.
Наприклад, можна об'єднати місяці, щоб підвести підсумки за квартал. Якщо тимчасово змінити орієнтацію поля сторінки на орієнтацію по рядку або за
колонку, можна згрупувати елементи цього поля і потім знову змінити орієнтацію на орієнтацію по сторінці.
При виконанні операції угруповання і разгруппіровкі даних зведеної таблиці автоматично перераховуються всі зведені таблиці, створені на основі поточної.
Якщо елементи поля згруповані, додавання обчислюваних елементів у полі неможливо.
Групування та
разгруппіровка елементів поля зведеної таблиці
Для здійснення угруповання і разгруппіровкі елементів потрібно виділити группіруемие елементи.
Далі натиснути кнопку "Групувати" 
на панелі
інструментів "Зведені таблиці" або в меню "Дані" в пункті "Група і структура"
щоб створити новий елемент, який об'єднує виділені елементи. Новий елемент буде додано до группіруемое полі зведеної таблиці.
Примітки:
Щоб розгрупувати елементи, виділіть групу, а потім натисніть кнопку "розгрупувати" 
на панелі інструментів "Зведені таблиці" або в меню "Дані" в
пункті "Група і структура". При виконанні команди разгруппіровкі чисел, дат або часів розформовується
вся група; розформувати окремий елемент групи неможливо.
Якщо разгруппіровивается останній елемент у полі рядка або в поле стовпця, групове поле видаляється з
зведеної таблиці.
Угруповання і разгруппіровка чисел в
зведеної таблиці
Для здійснення угруповання і разгруппіровкі чисел виділіть число в поле, в якому слід згрупувати
елементи. Далі натисніть кнопку "Групувати" на панелі інструментів Зведені таблиці або
в меню "Дані" в пункті "Група і структура". У полі "Починаючи з" введіть
початкове значення, якщо це необхідно, а в полі "по" введіть кінцеве значення, якщо це необхідно. У полі з кроком необхідно ввести
значення періоду, за яким будуть створюватися групи чисел.
Примітка:
Щоб розгрупувати числа, виділіть групу, а потім натисніть кнопку "розгрупувати" на панелі інструментів "Зведені
таблиці ". При виконанні команди разгруппіровкі чисел, дат або часів разгруппіровивается вся група; розгрупувати окремий елемент групи
неможливо.
Групування та
разгруппіровка дат або часів у зведеній таблиці
Для здійснення угруповання і разгруппіровкі дати або часу, виділіть дату або час у поле, в якому
слід згрупувати елементи. Далі натисніть кнопку "Групувати" на панелі інструментів Зведені таблиці або
в меню "Дані" в пункті "Група і структура". У полі "починаючи з" введіть
початкове значення, а в полі "по" кінцеве значення, якщо це необхідно. У списку "За" виберіть один або декілька тимчасових інтервалів
для завдання кроку, з яким будуть створюватися групи.
Якщо в полі "За" виділений єдиний інтервал "Дні", введіть крок
угруповання в полі "Кількість днів". Наприклад, введіть 7 в полі "Кількість днів", щоб згрупувати елементи по тижнях.
Примітка:
Щоб розгрупувати дати і часи, виділіть групу, а потім натисніть кнопку
"Розгрупувати" на панелі інструментів Зведені таблиці. При виконанні команди разгруппіровкі поля зі
значеннями дати або часу разгруппіровиваются всі групи поля; розгрупувати один елемент групи неможливо.
Групування та
разгруппіровка елементів поля сторінки зведеної таблиці
Якщо зведена таблиця створена з зовнішнього джерела даних, перевірте, що у полі сторінки
здійснюється вибірка зовнішніх даних для всіх елементів поля одночасно.
Якщо це відбувається, то перетягніть поле сторінки в область орієнтації по рядках або
стовпців, щоб елементи поля сторінки стали заголовками в полі рядка або стовпця. Далі слід виділити группіруемие елементи.
Після цього натисніть кнопку "Групувати" на панелі інструментів "Зведені таблиці", або в меню
"Дані" в пункті "Група і структура". І, нарешті, перетягніть поле назад до
область орієнтації по сторінках.
Примітка:
Щоб розгрупувати елементи поля сторінки, перетягніть поле сторінки в область
орієнтації по рядках або стовпцях, виділіть групу, а потім натисніть кнопку "розгрупувати" на панелі
інструментів Зведені таблиці.
Оновлення
або зміна джерела даних зведеної таблиці
У процесі роботи іноді виникає така ситуація, коли з'являються нові дані, які
необхідно вставити в створюваний документ, і тому існує кілька способів управління процесом оновлення та
зміни даних зведеної таблиці:
Для зведених таблиць, створених на основі даних Microsoft Excel, оновлення витягує нові поля
початкового інтервалу вихідних даних або інтервалу даних, заданого по імені. При додаванні нових рядків або стовпців даних у вихідний список Microsoft
Excel, заданий в якості посилання на інтервал, можна змінити інтервал вихідних даних для зведеної таблиці, щоб у нього входили додаткові рядки і
стовпці.
Для зведених таблиць, створених на основі зовнішніх джерел даних, оновлення витягує нові
рядка або запису зовнішнього файлу або бази даних, які задовольняють умовам запиту. При додаванні нових рядків або стовпців у зовнішнє джерело
даних для зведеної таблиці, а також при необхідності вибору інших даних для зведеної таблиці, можна внести відповідні зміни в запит.
У зведених таблицях з полями сторінок можна налаштувати поле сторінки для виконання запиту до зовнішніх
даними при виборі кожного елемента. Це дозволяє працювати з великим обсягом даних без збільшення оперативної пам'яті комп'ютера. За наявності достатнього
для обробки даних обсягу вільної оперативної пам'яті для швидкого перегляду сторінок можна налаштувати поля сторінок таким чином, щоб отримувати зовнішні
дані для всіх елементів одночасно.
Оновлення даних в
зведеної таблиці
Для того, щоб відновити дані в зведеній таблиці необхідно виконати наступні операції:
Необхідно виділити комірку в зведеній таблиці, вміст якої необхідно оновити.
Після цього
натисніть кнопку "Оновити" дані на панелі інструментів Зведені таблиці або ж у пункті меню "Дані" "оновити дані". Після цього відбудеться
автоматичне оновлення осередки.
Примітки:
Щоб зведена таблиця оновлена при відкритті книги, виберіть команду Параметри в меню "Зведена
таблиця "на панелі інструментів" Зведені таблиці ". Установіть прапорець" оновити "при відкритті в групі" Джерело ".
Якщо зведена таблиця створена на основі даних, що знаходяться в списку Microsoft Excel, і відбувається
додавання нових полів у вихідний діапазон, додати ці поля після оновлення таблиці можна за допомогою майстра зведених таблиць. Для цього виділіть комірку зведеної
таблиці, натисніть кнопку "Майстер зведених таблиць" на панелі інструментів "Зведені
таблиці "і перетягніть нові поля в область відомості.
Щоб оновити всі зведені таблиці в книзі, на панелі інструментів "Зведені таблиці"
виберіть команду "Оновити дані" в меню "Зведена таблиця".
Порада:
Щоб не вводити пароль для доступу до зовнішньої базі даних під час оновлення зведеної таблиці, можна зберегти його як
Частина прохання. На панелі інструментів Зведені таблиці, виберіть команду Параметри в меню Зведена таблиця і встановіть прапорець зберегти пароль у групі
Зовнішні дані.
Відключення
оновлення зведеної таблиці при відкритті файлу книги
Для відключення оновлення зведеної таблиці при відкритті файлу виділіть комірку зведеної таблиці, для якої оновлення не буде відбуватися при відкритті.
Далі на панелі інструментів "Зведені таблиці" виберіть команду "Параметри" в меню "Зведена таблиця".
Після цього в вікні, що з'явилося зніміть прапорець "оновити при відкритті" у групі
"Джерело".
Порада:
Щоб створити незмінних копію зведеної таблиці, скопіюйте зведену таблицю, а потім
виберіть команду Спеціальна вставка в меню Правка та виберіть пункт значення.
Сортування
даних зведеної таблиці
Елементи поля зведеної таблиці автоматично сортуються у зростаючому порядку, відповідно до їхніх
іменах. Сортування елементів по іменах дозволяє відновити початковий порядок, якщо елементи були переміщені або відсортовані інакше.
У Microsoft Excel передбачений наступний порядок для сортування даних за зростанням:
числа, текст, логічні значення, значення помилок (наприклад # ПОСИЛАННЯ! і # значить!) і порожні клітинки. Для сортування за спаданням використовується зворотній черговість,
за винятком порожніх клітинок, які завжди містяться в кінець відсортовані списку. Щоб створити особистий порядок сортування або застосувати вбудований в
Microsoft Excel, необхідно скористатися спеціальним порядком сортування.
Сортування елементів
зведеної таблиці за назвами
Для того, щоб провести сортування елементів зведеної таблиці за назвами виділіть
сортируемих поле. Після чого необхідно вибрати команду "Сортування" в меню "Дані".
У вікні, що з'явилося виберіть варіант "Діапазон" у положення "по зростанню" або "за
спаданню ". Переконайтеся, що перемикач" Сортувати "встановлено в положення" Мітки ".
Примітка:
Якщо при оновленні або зміні структури зведеної таблиці, необхідно автоматично сортувати елементи, виділіть
сортируемих поле і натисніть кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблиці. Натисніть
кнопку "Далі" і встановіть перемикач в положення Параметри сортування за зростанням. Виберіть той же сортируемих поле в спадному
списку за допомогою поля.
Сортування елементів зведеної таблиці по
значень клітинок області даних
Для сортування елементів зведеної таблиці за значеннями клітинок області даних виділіть поле з
сортируемих елементи. Якщо вказано поле стовпця, елементи будуть сортуватися зліва направо. Якщо вказано поле рядка, елементи будуть сортуватися зверху
вниз.
Після виділення натисніть кнопку "Поле зведеної таблиці" на панелі інструментів "Зведені таблиці". Після чого натисніть
кнопку "Далі".
У вікні, що з'явилося виберіть варіант "Параметри сортування" у положення "за
зростанню "або" по спаданню ". Виділіть поле даних, значення якого необхідно використовувати для сортування елементів, у списку
за допомогою поля.
Примітка:
Якщо при оновленні або зміні структури таблиці, не потрібно зберігати порядок сортування, сортування можна провести вручну. Для цього
виберіть варіант "Параметри сортування" у положення "вручну" і двічі натисніть кнопку "OK". Після цього "Виділіть" сортируемих поле, і виберіть команду
"Сортування" в меню "Дані". У вікні потрібно ввести клітинку сортований області
даних у полі "Діапазон".
Використання в
зведеної таблиці користувача порядку сортування
Для використання в зведеній таблиці користувача порядку сортування необхідно виділити сортируемих
поле. Після чого вибрати команду "Сортування" в меню "Дані".
У вікні натиснути кнопку "Параметри".
Далі в новому вікні виберіть параметр сортування в списку, що розкривається "Порядок сортування по першій
ключу ".
Примітки:
Користувацький порядок сортування порушується під час оновлення зведеної таблиці. Щоб відновити
порядок сортування після оновлення зведеної таблиці, виконайте сортування повторно.
Якщо зведена таблиця містить елементи, які зазвичай сортуються в хронологічному, а не в
алфавітному порядку - наприклад «січня», «Лютий», «Березень» - в Microsoft Excel автоматично використовується для користувача порядок сортування. Якщо пізніше
елементи полів були переміщені або впорядковані інакше, вихідний порядок можна відновити сортуванням з використанням призначеного для користувача порядку сортування.
Підведення підсумків і обробка
даних зведеної таблиці
Поля даних зведеної таблиці можна настроїти на обчислення, відмінні від використовуваних за замовчуванням у підсумковій
функції. Для виконання складних обчислень можна створити формулу. Підсумкова функція використовується для виконання основних обчислень (наприклад, «Сума»,
«Середня», «Мінімум» і «Максимум»). Додаткові обчислення використовуються для порівняння або індексування,
а також для обчислення часток.
Що ж стосується безпосередньо обчислюваного поля або обчислюваних елементів поля, то вони використовується для створити власну формули,
обробної дані зведеної таблиці.
Зміна підсумкової
функції в області даних зведеної таблиці
Для того щоб зробити зміна підсумкової функції в області даних зведеної таблиці потрібно в області
даних зведеної таблиці виділіть клітинку, для якої необхідно змінити підсумкову функцію. Після цього потрібно
натиснути кнопку "Поле зведеної таблиці" на панелі інструментів "Зведені таблиці".
Далі, у вікні, що з'явилося, необхідно вибрати підсумкову функцію, яка буде використовуватися для підбиття підсумків поточних даних поля, в
списку "Операція".
Використання
декількох підсумкових функцій для обробки даних зведеної таблиці
Крім стандартних операцій з функціями в MS Excel'e передбачені деякі додаткові, такі як можливість використання декількох
підсумкових функцій для обробки даних зведеної таблиці. Для цього необхідно виділити комірку зведеної таблиці, у
яку буде вставлена функція.
Після цього натисніть кнопку "Майстер зведених таблиць" на панелі інструментів "Зведені таблиці".
Далі в діалоговому вікні "Майстер зведених таблиць" - в кроці 3 виберіть поле, по якому вже підводяться підсумки в області даних
зведеної таблиці, і перетягніть це поле в область даних ще раз. В області даних структури таблиці помістіть вказівник на нове поле, і двічі натисніть
кнопку миші. Далі виберіть іншу функцію для цього поля у списку "Операція".
І в ув'язненні н?? тисніть кнопку "OK", а потім - кнопку "Готово".
Використання
додаткових обчислень для поля даних зведеної таблиці
Для використання додаткових обчислень для поля даних зведеної таблиці виділіть клітинку поля,
для якої необхідно поставити додаткові обчислення, в області даних зведеної таблиці. Потім натисніть кнопку "Поле зведеної таблиці" на панелі інструментів "зведені
таблиці ". У вікні натисніть кнопку" Додатково ".
Виберіть додаткове обчислення в списку, що розкривається "Додаткові обчислення". Якщо
список поле доступний, виділіть поле, дані якого будуть використовуватися в обчисленнях. Поле має відрізнятися від поля, зазначеного в першому кроці.
Якщо список елемент доступний, виділіть елемент поля, дані якого будуть використовуватися в обчисленнях.
Примітка:
Поле та елемент визначають дані, які використовуються в додаткових обчисленнях.
Створення обчислюваного
поля в зведеній таблиці
Для створення обчислюваного поля в зведеній таблиці виділіть комірку в зведеній таблиці.
Після цього виберіть команду "Формули" в меню "Зведена таблиця", на панель інструментів "Зведені
таблиці ", а потім виберіть команду" Обчислюване поле ".
У вікні введіть ім'я обчислюваного поля в полі "Ім'я", а так само формулу в полі
"Формула".
Щоб використовувати у формулі дані поля, виберіть поле у списку "Поля", а потім натисніть кнопку
"Додати поле". Потім натисніть кнопку "Додати", а потім - кнопку "OK".
І у висновку необхідно розташувати обчислюване поле у зведеній таблиці.
Примітка:
Формули для обчислюваних полів завжди впливають на всі доступні дані зведеної таблиці; використання окремої частини даних у
формулою неприпустимо.
Створення
обчислюваного елемента поля зведеної таблиці
Для створення обчислюваного елемента поля зведеної таблиці необхідно:
Якщо елементи в полі, що використовується для створення формули, згруповані, разгруппіруйте їх. Далі
потрібно виділити поле або елемент поля. Після виділення, виберіть команду "Формули" в меню "Зведена таблиця" на панелі інструментів
"Зведені таблиці", а потім виберіть обчислюваний об'єкт. Відповідно потрібно ввести ім'я
обчислюваного елемента в полі з розкривним списком "Ім'я", а так само формулу для цього ж елемента в полі "Формула". Крім того, щоб
використовувати у формулі дані елемента поля, виберіть поле у списку "Поля", а елемент-у списку "Елементи", а потім
натисніть кнопку "Додати елемент". Якщо елемент знаходиться в іншому полі, то його використовувати не можна. Далі натисніть кнопку "Додати", а
потім - кнопку "OK".
Якщо в кроці 1 були розформовані елементи поля, після створення обчислюваного елемента поля можна
повторити угруповання. В групи можна включати і обчислювані елементи поля.
Примітки:
Якщо поля містять обчислювані елементи, не можна змінювати підсумкову функцію.
Формула для обчислюваного елемента замінюється формулою для обчислюваного поля, якщо осередок в області
даних знаходиться на перетині обчислюваного елемента і обчислюваного поля.
Використання
загальних і проміжних підсумків у зведеній таблиці
Зведену таблицю можна налаштувати на виконання обчислень за допомогою підсумкової функції ( підсумкова
