Робота з редактором Word

Введення

Практично кожен користувач комп'ютера зустрічається з необхідністю підготовки тих чи інших документів - листів, статей, службових записок, звітів, рекламних матеріалів і т.д. Зрозуміло ці документи можна підготувати і без персонального комп'ютера, наприклад на друкарській машинці. Однак з появою персональних комп'ютерів стало значно простіше і зручніше, а отже, і вигідніше підготувати документи за допомогою комп'ютерів.

При використанні персональних комп'ютерів для підготовки документів редагованого текст документа виводиться на екран, і користувач може в діалоговому режимі вносити в нього свої зміни. Всі внесені зміни відразу ж відображаються на екрані комп'ютера, і потім при роздруківці виводиться красиво і правильно оформлений текст, в якому враховані всі зроблені користувачем виправлення. Користувач може переносити шматки тексту документа з одного місця в інше, використовувати декілька видів шрифтів для виділення окремих ділянок тексту, друкувати підготовлений документ на принтері в потрібному числі примірників.

Зручність та ефективність застосування комп'ютерів для підготовки текстів привели до створення безлічі програм для обробки документів. Такі програми називаються редакторами текстів. Можливості цих програм різні - від програм, призначених для підготовки невеликих документів простої структури, до програм для набору, оформлення і повної підготовки до типографського видання книг і журналів (видавничі системи).

Далі будуть описані такі основні елементи редакторів як введення і редагування тестів на прикладі відомого редактора текстів Microsoft Word, який має дуже широкі можливості, але вивчити які не складає певного праці.

Введення тексту

Як вводити текст

Для введення тексту досить підвести курсор до потрібного місця документа і набрати текст. У Word є 2 режиму редагування: режим вставки і режим заміни. В режимі вставки (використовується найчастіше) всі символи праворуч від курсора зсуваються, звільняючи місце для вводиться користувачем тексту. У режимі заміни нові символи праворуч від курсора зсуваються, звільняючи місце для вводиться користувачем тексту. У режимі заміни нові символи замінюють собою існуючі. Коли цей режим включений, в рядку стану виділяється індикатор ЗАМ (OVR). Для перемикання між цими двома режимами слід натиснути клавішу Insert або зробити подвійне клацання мишею на індикаторі ЗАМ.

Рада.

Щоб почати частину абзацу з нового рядка, натисніть Shift + Enter. А чому не Enter? Справа в тому, що деякі параметри форматування відносяться тільки до першого або останньому рядку абзацу; серед них - початковий відступ або додатковий інтервали над абзацом або під ним. Поєднання Shift + Enter дозволяє почати новий рядок без цього небажаного форматування.

У Word новий абзац починається після натискання клавіші Enter і кінець абзацу відзначається символом абзацу. Символ абзацу (¶ ) Є одним з недрукованих символів, що входять в документи Word. Недруковані символи ніколи не з'являються в остаточному роздрукованому варіанті документа. На екрані вони теж звичайно не видно. Однак ви можете зробити їх видимими натисненням кнопки Недруковані символи (Show/Hide) на стандартній панелі інструментів.

Також можна дозволити або заборонити показ конкретних недрукованих символів. Для цього слід виконати команду Параметри (Options) з меню Сервіс (Tools), вибрати вкладку Вид (View) і встановити відповідні прапорці в групі < b> Недруковані символи (Nonprinting Characters).

Попередження. Уникайте випадкового видалення символів абзаців (символи видаляються незалежно від того, видно чи вони на екрані чи ні). Це призводить до злиття абзаців, що розділяються символом, при якому будь-яке форматування другого абзацу пропадає.

Вставка спеціальних символів.

При необхідності вставити в документ різноманітні символи і букви іноземних алфавітів, відсутні на клавіатурі, перейдіть до способу:

Помістіть курсор в місце вставки символу.

Задайте команду Символ (Symbol) у меню Вставка (Insert).

У діалоговому вікні, Символ (Symbol) виберіть вкладку Символи (Symbols) (рис. 1)

рис.1. Вид діалогу вставки символу

У списку Шрифт: (Font) виберіть потрібний шрифт, потім за допомогою миші виберіть потрібний символ і клацніть два рази лівою кнопкою миші. Символ з'явиться в документі там, де стоїть курсор, немов ви тільки що набрали його на клавіатурі.

Після вставки потрібних символів закрийте вікно діалогу кнопкою Закрити (Close).

Для введення багатьох символів передбачені спеціальні сполучення клавіш. Ці комбінації показані на вкладці спеціальні символи вікна діалогу Символ. Сполучення клавіш застосовуються для швидкої вставки символів без відкриття вікна діалогу.

Рада.

Ви можете визначити свої власні сполучення клавіш для вставки символів. Для цього спочатку слід натиснути на відповідному квадратику у вікні діалогу Символ, а потім натиснути кнопку Клавіша (Shortcut Key ).

рис. 2. Вставлення поточної дати й часу .

Нарешті, можна вставити в текст документа поточний час та дату - для цього виконайте команду Дата і час (Date And Time) з меню Вставка та пошукайте в списку, що з'явиться відповідний формат (рис. 2). Якщо встановити прапорець Вставити як поле (Insert As Field), то Word автоматично оновлювати дату та час при кожній друку документа; в іншому разі дата і час залишаться такими, якими вони були в момент вставки.

Виділення тексту.

Способи виділення тексту

Більша частина прийомів редагування Word (включаючи техніку форматування) вимагає, щоб користувач спочатку виділив фрагмент тексту, а потім виконав для нього відповідну команду. Виділення тексту розширює дію команд Word.

Щоб виділити фрагмент документа у звичному режимі:

Помістіть покажчик миші на початок або кінець виділяється фрагмента. Далі виконайте одну з таких дій.

Натисніть ліву кнопку миші і виділіть фрагмент протяганням покажчика в потрібному напрямку або натисніть клавішу Shift і за допомогою клавіш управління курсором розширимо виділення фрагмента в потрібному напрямку або натисніть клавішу Shift і клацніть мишею в кінці виділеної області.

Рада.

При використанні клавіш управління курсором (зі стрілками вправо і вліво) відбувається посимвольний розширення виділення.

При самій клавіші Ctrl розширення виділення виконується послівний.

Скасування виділення виконується клацанням миші поза зоною виділення або натиснувши будь-яку з клавіш управління курсором після відпускання клавіші Shift.

Щоб виділити фрагмент документа в режимі розширеного виділення:

Помістіть покажчик миші на початок або кінець виділяється фрагмента.

Включіть режим розширеного виділення натисненням клавіші F8 або подвійним клацанням мишею в полі ВДЛ (EXT) рядка стану. При цьому літери поля стають чорними.

Тепер при послідовних натиснення клавіші F8 відбувається виділення слова, речення, абзацу, розділу та документа в цілому. Щоб зменшити область виділення (в зворотному порядку: документ, що розділ, абзац і т. д.), натисніть, утримуючи клавішу Shift клавішу F8 потрібну кількість разів.

У режимі розширеного виділення "виділення фрагмента (скасування виділення) виконується аналогічно виділенню в звичайному режимі, тобто за допомогою миші або клавіш управління курсором, але при цьому натискати клавішу Shift не потрібно.

Відключення режиму розширеного виділення виконується натисканням клавіші ESC або подвійним клацанням миші в полі ВДЛ (EXT) рядка стану.

Скасування та повторення виконаних дій

Word представляє зручний засіб скасування помилково виконаних дій щодо редагування. Щоб скасувати останню виконану дію, достатньо виконати команду Скасувати введення (Undo) меню Правка (Edit). Для повторення останньої відміненої дії можна виконати команду Повторити введення (Rredo) . Зазначені дії щодо скасування і повторення введення зручно виконувати клацанням мишки відповідно на лівої і правої кнопках з дуговими стрілками на панелі інструментів Стандартна (Standard).

Word запам'ятовує в стеку до сотні останніх виконаних дій щодо редагування, які можна скасувати чи повторити наново. Клацанням кнопкою миші по одній з кнопок з трикутником можна переглянути весь список дій щодо редагування або скасування редагування. Вибравши елемент в одному зі списків і клацнути по ньому мишею, можна скасувати або повторити цілий ланцюжок дій щодо редагування, пов'язаних з вибраним елементом.

Редагування тексту

Редагування виділеного тексту.

Після виділення фрагменту тексту можна користуватися командами редагування або форматування.

Перш за все, якщо встановлено прапорець Замінювати виділений фрагмент при введенні (Typing Replaces Selection) (команда Параметри у меню Сервіс, вкладка Правка ), то виділений фрагмент можна замінити звичайний набір нового тексту. При введенні першої букви весь виділений фрагмент автоматично видаляється, а новий текст вставляється на його місце (якщо прапорець Замінювати виділений фрагмент при введенні скинутий, то виділений текст залишається на місці, виділення пропадає, а новий текст вставляється перед тим , що було виділено).

Щоб видалити виділений фрагмент, натисніть клавішу BACKSPACE або DELETE або виконайте команду Видалити у меню Правка.

Щоб змінити регістр літер у виділеному фрагменті, можна виконати команду Регістр (Change Case) з меню Формат (Format) і встановити відповідну опцію у вікні діалогу Регістр (рис. 3). Крім того, ви можете натиснути Shift + F3 (при необхідності декілька разів) і вибрати підходящий варіант зміни регістру.

рис.3. Вікно діалогу Регістр

Переміщення та копіювання тексту

мишею можна швидко переміщати і копіювати текст, це робиться так:

Виділіть текст.

Помістіть покажчик миші на виділений фрагмент (вид покажчика зміниться з I на стрілку) і натисніть ліву кнопку миші.

Щоб перемістити текст, просто перетягніть його на нове місце. Щоб скопіювати текст, під час перетягування тримайте натиснутою клавішу Ctrl. Текст можна перетягнути в той же самий чи в інший документ Word (щоб перемістити чи скопіювати текст у інший документ, на екрані повинні бути видно вікна обох документів).

Даний спосіб працює тільки при встановленому прапорці Використовувати перетягування тексту за виправлення (Drag-And-Drop Ntxn Editing). Прапорець знаходиться на вкладці Правка (Edit) вікна діалогу, що відкривається командою Параметри з меню Сервіс.

Рада

Всього одним поєднанням клавіш можна швидко виділити та перемістити цілий абзац. Перш за все встановіть курсор всередині абзацу. Потім, щоб підняти абзац вгору (тобто поставити його до попереднього абзацу), натисніть Shift + Alt +