Електронні таблиці Excel

Табличний процесор Microsoft Excel

"Той хто володіє інформацією-володіє Світом"

Введення

Суспільство не стоїть на місці. Вчорашній стереотип бухгалтера або економіста - нарукавники, рахунки і товстелезні книги обліку, канув у небуття. На зміну рахункам прийшли спочатку "залізний Фелікс", потім калькулятор, лічильні машини і комп'ютер.

Важко собі уявити, що "вчорашня" амбарний книга, (та, що ми називаємо бухгалтерською) яку вів для себе напівграмотних купець, десь років 70 тому, змогла перетворитися на "розподілену базу даних" або т.зв. "Транснаціональну головну бухгалтерську книгу" яку можуть одночасно вести тисячі співробітників компанії, філії якої розкидані по всій планеті.

Електронні таблиці, кому і навіщо вони потрібні

Щоб процвітати в будь-якому бізнесі необхідно чітке планування. Для правильного планування потрібно мати точну, найсвіжішу і легку для читання інформацію.

Наведемо дуже простий приклад для торгівлі. У магазині торгують сірниками лампочками і олівцями. Со склада щодня завозять однакову їх кількість. Лампочки та олівці розкуповуються а сірники залишаються. У цій ситуації вигідніше було б скоротити закупівлю сірників і перерозподілити кошти на ходовий товар. Але якщо бухгалтерія в магазині ведеться звичайним способом, значить відомо про це стане лише в кінці місяця, після складання балансу. В наступному місяці картина продажів може змінитися. У цій ситуації доводиться або закрити очі на те, що відбувається і, відповідно, втрачати прибуток, а також призначити людину, яка буде щоденно складати звіт.

Тепер ускладнюємо приклад: магазин торгує товарами тисячі найменувань, їх завозять не щодня і не одночасно, товари мають сезонний попит, попит на них нерівномірний протягом тижня. Яка людина впоратися з цими численними але ..., і хто зможе проаналізувати звіти.

До того-ж у наш час дуже актуальним стає фактор "старіння інформації". Якщо років п'ять тому ми спокійно могли користуватися інформацією місячної а то й квартальної давності, то сьогодні виписаний Рахунок діє 3-10 днів, Прайс-лист дійсний протягом тижня, платіж доходить в будь-яку точку України за 1-2 робочих дні, ціни всіх угод встановлюються в день укладення угоди, інформацію про товар можна отримати практично негайно після "Internet", електронною поштою або факсом.

Хотілося б додати пару слів про удобочітаемості інформації. Якщо Ваш Шеф зажадає інформацію наприклад про обсяги продажів за поточний місяць, що Ви йому понесете? Візьміть будь-які первинні документи або журнали приходу-витрати, і можете вважати, що ви на півдорозі до біржі праці. Але якщо Ви принесете діаграму або графік продажів, на якому все з першого погляду ясно і зрозуміло, де кожен товар відзначений стовпчиком та ще нанесені межі прибутковості, можете готуватися до підвищення.

Виникає питання, де взяти цей графік або діаграму і, найголовніше, де знайти робочий час, якого завжди не вистачає, щоб обрахувати всі ці кілометрові стовпці і рядки чисел, та ще і щоб інформація була "сьогоднішній"?

Відповідь проста-Вам потрібен хороший комп'ютер і програмне забезпечення корпорації Microsoft, що дозволить виконати подібну роботу за 10-15 хвилин.

Продукти фірми Microsoft

Безсумнівним лідером на ринку програмного забезпечення (ПЗ) на сьогоднішній день є корпорація Microsoft. Якщо ви хоч раз сиділи за комп'ютером, значить ви працювали з ПЗ Microsoft. Згадайте MS-DOS, MS-Windows 3.1, MS-Windows 95, MS-Word, MS-Excel, MS-Access, тощо. У всіх названих зустрічається одна і та-ж абревіатура "MS" і позначає вона не що інше, як "Microsoft". Незважаючи на нападки критиків, ПЗ Microsoft набуло статусу "Де факто". Його вивчають у школах та ВНЗ, його використовують у більшості організацій і на більшості персональних комп'ютерів. На доказ можна навести лише один приклад - цей реферат також набраний у MS Word-97, на комп'ютері з встановленою операційною системою MS-Windows 95.

Корпорація Microsoft намагається зробити так, щоб користувач за допомогою її ПО міг вирішити всі виникаючі перед нею проблеми. Причому різні програмні продукти мають як би "одна особа". Це дозволяє користувачеві освоївши роботу наприклад в текстовому процесорі Word, впевнено почувати себе в Excel, що значно скорочує час освоєння програм. До того ж ПЗ для бізнесу об'єднується в так званий пакет MS-Offis. У нього зазвичай входять 3-4 взаємозалежних програмних оболонки дозволяють створювати, вести й обробляти будь-які документи та інформацію. Причому інформація набрана наприклад в Excel може бути вільно перенесена в Word або навпаки.

Електронні таблиці Excel 7.0

Табличний процесор Excel фірми Microsoft призначений для введення зберігання обрахунку і видачі великих обсягів даних у вигляді зручному для аналізу і сприйняття інформації. Всі дані зберігаються й обробляються у вигляді окремих або зв'язаних таблиць. Одна або декілька таблиць складає "робочу книгу", у цьому випадку таблиці називаються робочими аркушами цієї книги. Листи можна видаляти додавати або переміщати з однієї робочої книги в іншу. Фізично на диску зберігається вся книга у вигляді окремого файлу з розширенням "xls".

Основні технічні характеристики

Характеристика

Значення

Число користувацьких панелей інструментів

обмежується тільки об'ємом пам'яті

Число спеціальних кнопок

обмежується тільки об'ємом пам'яті

Кількість відкритих документів

обмежується тільки об'ємом пам'яті і системними ресурсами

Максимальний розмір листа

16384 рядків на 256 стовпців

Ширина стовпця

від 0 до 255 символів

Висота рядка

від 0 до 409 пунктів

Довжина тексту у клітинці

не більше 255 символів

Довжина формули

не більше 1024 символів

Число аркушів у книзі

обмежується тільки об'ємом пам'яті (Максимальна кількість аркушів книги, яка відкривається за замовчуванням - 255)

Технічні характеристики листів та книг

Характеристика

Значення

Число сценаріїв

обмежується тільки об'ємом пам'яті, хоча в підсумковий звіт включаються перші 251 сценарій

Число видів

обмежується тільки об'ємом пам'яті, хоча у вікні діалогу Диспетчер видів виводиться список перших 256 видів

Кількість значущих десяткових розрядів

Максимальне позитивне число

9.99999999999999E307

Мінімальна від'ємне число

-9.99999999999999E307

Мінімальна позитивне число

1E-307

Максимальне від'ємне число

-1E-307

Граничне число ітерацій

32767

Розмір масивів

не більше 6553 елементів

Число зведених таблиць на аркуші

обмежується тільки об'ємом пам'яті

Число елементів у зведеній таблиці

не більше 256

Число сторінок в зведеній таблиці

не більше 8000

Число кольорів у книзі

Число стилів клітинки в книзі

не більше 4000

Число користувачів числових форматів

обмежується тільки об'ємом пам'яті

Число виділених діапазонів

не більше 2048

Число імен в книзі

обмежується тільки об'ємом пам'яті

Число аргументів функції

не більше 30

Число вкладень функцій

не більше 7

Число стандартних функцій

320

Число користувача функцій

обмежується тільки об'ємом пам'яті

Число вікон книги

Обмежується лише системними ресурсами

Число підвікон вікна

не більше 4

Число пов'язаних листів

обмежується тільки об'ємом пам'яті

Інтервал масштабування

від 10% до 400%

Число названих видів

обмежується тільки об'ємом пам'яті

Число звітів

обмежується тільки об'ємом пам'яті

Число сценаріїв

обмежується тільки об'ємом пам'яті

Число рівнів сортування

3 для одноразової сортування; необмежено для послідовних сортувань

Технічні характеристики діаграм

Характеристика

Значення

Число діаграм, що використовують дані листа

обмежується тільки об'ємом пам'яті

Число листів, що використовуються діаграмою

не більше 255

Число рядів даних у діаграмі

не більше 255

Число елементів у ряду даних

не більше 4000

Сумарне число елементів у всіх рядах даних діаграми

не більше 32000

Число шрифтів діаграми

не більше 255

Число стилів лінії

не більше 8

Число вагових коефіцієнтів лінії

не більше 4

Число візерунків для заливки плоских фігур

Число можливих комбінацій візерунка та кольору (кольоровий монітор)

56448

Число можливих комбінацій візерунка та кольору (кольоровий принтер)

56448 (Залежить від марки принтера і його програмного забезпечення.)

Знайомство з Excel

Найпростіший спосіб познайомитися з MS-Excel це взяти сам Excel і спробувати ввести в таблицю якісь пробні дані. Візьмемо приклад з магазином:

Товар

Отримано

Продано

Залишок

Лампочки

Олівці

Сірники

Разом:

Так буде виглядати екран після закінчення роботи. Весь "фокус" полягає в тому, що Ви не заповнюєте ті поля які можна розрахувати а вводьте лише первинну інформацію, в даному випадку стовпці "Товар", "Отримано", і "Продано" а всі підрахунки виконує програма. Насправді, щоб ваша таблиця виглядала так як показано вище Ви повинні ввести наступне:

Товар

Отримано

Продано

Залишок

Лампочки

= B2-C2

Олівці

= B3-C3

Сірники

= B4-C4

Разом:

= CУMM (В2: B4)

= CУMM (C2: C4)

= CУMM (D2: D4)

Правило перше: Будь-яку клітинку можна адресувати, як літеру стовпця і цифру рядка. Наприклад, у нашій таблиці у клітинці A4 знаходиться текст "Сірники".

Правило друге: Всі обчислювані поля в Excel починаються зі знаку рівності, цей знак повідомляє програмі, що в даній комірці необхідно вивести не те що в неї введено а результат дії.

Грунтуючись на цих двох правилах ми можемо зробити висновок, що в комірці D2, буде виведена різниця комірок В2 і С2 і відповідно при веденні 10-8 = 2.

Основний зміст таблиць Excel полягає у тому, що один раз склавши форми і ввівши їх в необхідні комірки, ми надалі тільки змінюємо дані, а всі розрахунки лежать на програмі. Це багато в першу заощаджує час і в другому "машина не робить помилок". При цьому в будь-який час ми можемо відредагувати формули і тим самим змінити порядок розрахунків, що дає дуже велику гнучкість наших розрахунків.

Хочеться додати, що Excel дозволяє за 5 кроків побудувати діаграму або графік який наочно відображати результати розрахунків.

Товар

Отримано

Продано

Залишок

Лампочки

Олівці

Сірники

Разом:

І крім усього іншого, цей графік буде змінюватися разом зі зміною вхідних даних та їх розрахунками.

Товар

Отримано

Продано

Залишок

Лампочки

Олівці

Сірники

Разом:

Хотілося б додати, що дані для розрахунків можуть знаходиться як на одному робочому аркуші так і на декількох робочих листах книги або навіть в іншій робочій книзі - це не має значення. Потрібно лише пам'ятати правила адресації:

На тому ж робочому аркуші - вказується стовпець і рядок (А1).

Для даних з іншого листа-вказується Назва листа! стовпець + рядок (Лист1! А1)

Для даних з іншої книги-вказується [назва книги] ім'я листа! стовпець + рядок

([Кніга4] Лист1! А1) Книга при цьому повинна бути відкрита.

Отже, якщо встановити три комп'ютери на складі, у відділі збуту та у шефа і об'єднати їх в мережу. Доручити комірникові вести на його листі облік приходу товару, а бухгалтеру на своєму листі вести облік продажу у зручному для них вигляді. То у Шефа на його листі завжди буде діаграма обсягів продажів, причому ця діаграма буде настільки ж динамічна, як динамічна і фактична робота тобто вона буде відображати динаміку роботи в реальному режимі часу.

У Excel є ще багато переваг. Це дуже гнучка система "росте" разом з вашими потребами, змінює свій вигляд і підлаштовується під Вас. Основу Excel становить поле клітин і меню у верхній частині екрана. Крім цього на екрані можуть бути розташовані до 10 панелей інструментів із кнопками та іншими елементами управління. Ви можете не тільки використовувати стандартні панелі інструментів. але і створювати свої власні.

Розглянемо основні пункти меню Excel 7.0

Основні пункти меню і їх призначення

При відкритті або створенні нової робочої книги у верхній частині екрана розташовується основне меню Excel. Воно складається з 9 розкривних підменю які в свою чергу містять пункти меню або розкриваються підменю другого порядку.

Основне меню має наступні підменю згруповано за типами роботи.

Файл - Підменю для роботи з файлами, їх відкриття закриття та збереження.

Правка - Підменю для роботи з клітинами таблиці.

Вид - Підменю для зміни зовнішнього вигляду таблиці та подання даних.

Вставка - Підменю для додавання клітинок, рядків, стовпців і інших елементів.

Формат-Підменю для зміни виду представлених даних в таблиці.

Сервіс - Підменю перевірок та змінити установки системи.

Дані - Підменю обробки даних таблиці їх сортування та угруповання.

Вікно - Підменю зміни виду вікна і переходів між вікнами.

? - Підменю допомоги

Розглянемо докладніше кожне підменю

Файл

Створити

Створити нову робочу книгу.

Відкрити

Відкрити існуючу робочу книгу.

Закрити

Закрити робочу книгу.

Зберегти

Зберегти зміни у файлі на диску.

Зберегти як

Зберегти робочу книгу під новим ім'ям.

Зберегти робочу область

Зберегти змінені документи та стан робочої області.

Властивості

Висновок відомостей про даному документі

Доступ

Спільне використання одного документа декількома користувачами

Параметри сторінки

Зміна параметрів сторінки для документа

Область друку

- Поставити

- Убрать

Визначення області листа для роздруку

Видалення визначення

Попередній перегляд

Перегляд документа перед друком

Друк

Виведення документа або його частини на друк

Список останніх файлів які ви відкривали. Можна повторно відкрити вказаний в списку файл.

Вихід

Вихід з програми Excel

Правка

Скасувати

Скасувати останню дію вироблене

Повторити

Повернути дію, яку відмінено

Вирізати

Вирізати виділений об'єкт у буфер

Копіювати

Копіювати виділений об'єкт у буфер

Вставити

Вставити об'єкт з буфера

Спеціальна вставка

Дозволяє вибрати, що вставляти дані або формули

Заповнити

- Вниз

- Вправо

- Вгору

- Вліво ...

Заповнити виділений інтервал значеннями розташованими в першій клітинці. Або скопіювати формулу з першого осередку зі зміною її аргументів для кожного рядка або стовпця.

Очистити

- Усі

- Формати

- Вміст

- Примітки

Очищення

Всього вмісту клітинок

форматів даних в комірках

Формул або значень комірок

Приміток до осередків

Видалити

Видалити рядок, стовпець або осередку

Видалити лист

Видалення робочого листа

Перемістити/скопіювати

Переміщення або копіювання виділених листів по книзі або в іншу книгу

Знайти

Пошук тексту у виділених клітинках

Замінити

Пошук тексту і заміна його новим текстом

Перейти

Швидкий перехід на клітинку або область

Вид

Рядок формул

Показати або приховати панель формул

Рядок стану

Показати або приховати рядок стану

Панелі

Вибрати стандартні панелі інструментів

На весь екран

Вивести на екран тільки таблицю і Основне меню

Масштаб Зміна масштабу таблиці від 10% до 400%

Диспетчер звітів

Друкувати або визначити вид звіту

Диспетчер видів

Визначити пойменований Вид

Вставка

Осередки

Вставити новий осередок

Рядок

Вставити новий рядок.

Стовпець

Вставити новий стовпець.

Лист

Вставити новий робочий лист.

Діаграма

- На цьому аркуші

- На новому аркуші

Вставити знову створювану діаграму.

Макрос

- Модуль

- Діалогове вікно

- Макрос MS Excel 4.0

Створення нового програмного модуля.

Вставка до книги нового аркуша діалогу.

Вставка до книги нового аркуша макросів

Розрив сторінки

Вставити символ означає перехід на нову сторінку при друці.

Функція

Виклик майстра функцій для створення або редагування існуючої в клітині функції.

Назва

- Присвоїти

- Вставити

- Створити

- Застосувати

Присвоєння або видалення імені виділеного інтервалу

Вставити ім'я з листа існуючих імен в формулу.

Створити автоматично ім'я виділеного інтервалу.

Заміна посилань у формулі на імена.

Примітка

Створення, редагування та видалення примітки

Малюнок

Вставка малюнка з зовнішнього файлу

Об'єкт

Одного з об'єктів стандртізованих Microsoft

Формат

Осередки

Зміна шрифту, меж та інших параметрів осередку

Рядок

- Висота

- Автодобір висоти

- Сховати

- Показати

Зміна параметрів рядка

сховати рядок з виду

Зробити видимої приховану рядок

Стовпець

- Ширина

- Автодобір ширини

- Стандартна ширина

- Сховати

- Показати

Зміна параметрів стовпця

Сховати стовпчик з уваги

Зробити видимим прихований стовпець

Лист

- Перейменувати

- Сховати

- Показати

- Підкладка

Перейменувати робочий аркуш

Сховати робочий аркуш

Показати прихований робочий аркуш

Змінити фон робочого аркуша

Автоформат

Автоматичне форматування робочого аркуша

Стиль

Вибір стилю для форматування листа

Розміщення

- На передній план

- На задній план

- Згрупувати

Розміщення видимих об'єктів

Сервіс

Орфографія

Перевірка орфографії

Залежності

- Чи впливають осередку

- Залежні клітинки

- Джерело помилки

- Прибрати всі стрілки

- Панель залежностей

Показати залежності за допомогою стрілок

Показати стрілками осередку які впливають на результат

Показати осередку, чий результат залежить від даної комірки

Вказати джерело помилки для даної комірки

Видалити всі покажчики

Висновок панелі трасування залежностей

Автозаміна

Додавання або видалення списку елементів автозаміни

Підбір параметра

Рішення завдання з одним параметром

Сценарії

Створення і перевірка умовних сценаріїв

Пошук рішення

Пошук рішення по заданій моделі

Захист

- Захистити лист

- Захистити книгу

Захистити робочий лист від змін

Захистити від змін всю книгу

Надбудови

Додати видалити необхідні шаблони і майстри

Макрос

Запис макросу

Призначити макрос

Робота із створення, запису і призначенням клавіш макросів.

Параметри

Зміна і установка параметрів системи

Дані

Сортування

Сортування виділених комірок

Фільтр

- Автофільтр

- Показати всі

- Розширений фільтр

Відбір записів за допомогою розкривних списків

Показати всі записи

Відбір записів із зазначенням умов в окремому діапазоні

Форма

Пошук, зміна та видалення записів бази даних

Підсумки

Додавання підсумків до списку

Таблиця підстановки

Створення у виділеному діапазоні таблиці підстановки значень у формулу

Текст по стовпцях

Розбір тексту у виділеному діапазоні по стовпцях

Майстер шаблонів

Засіб створення шаблонів документів

Консолідація

Об'єднання діапазонів у вказаний діапазон

Структура

- Сховати деталі

- Показати деталі

- Згрупувати

- розгрупувати

- Автоструктура

- Видалити структури

- Параметри

Підменю по створенню, зміні і видаленню параметрів структури документа

Зведена таблиця

Створення та редагування зведеної таблиці

Поле зведеної таблиці

Установка властивостей поля зведеної таблиці

Оновити дані

Оновлення зведеної таблиці

Отримати зовнішні дані

Вставка даних із зовнішнього джерела

Вікно

Нове

Відкрити нове вікно

Розташувати

Зміна розташування вікон

Сховати

Прибрати з екрана поточне вікно

Показати

Показати приховані вікна

Закріпити області

Строки вище та стовпці ліворуч від курсору більше не прокручуються.

1 Активне вікно

2 Активне вікно

Перейти до одного з відкритих вікон

Виклик довідки

Довідкова система з докладним описом всіх функціональних можливостей.

Про програму

Дані про версію, номер продукту і параметрах системи.

Виконання команд меню з використанням поєднання клавіш

Всі команди меню можуть бути викликані за допомогою клавіатури. Для цього натисніть клавіші ALT + підкреслена буква в імені меню, а потім натисніть клавішу з зображенням букви, підкресленою в команді меню.

Функціональні клавіші та клавіші управління курсором

Перелік команд функціональних клавіш наведений у таблиці.

Клавіша

SHIFT

CTRL

ALT

CTRL + SHIFT

ALT + SHIFT

Вивести довідку або відкрити вікно помічника

Що це таке?

Вставити лист з діаграмою

Вставити новий аркуш

Перейти до виправлення вмісту комірки і рядка формул

Перейти до виправлення примітки клітинки

Виконати команду Зберегти як

Виконати команду Зберегти

Вставити ім'я у формулу

Вставити функцію у формулу

Присвоїти ім'я

Створити імена по тексту осередків

Повторити останню дію

Повторити останній перехід або пошук)

Закрити вікно

Виконати команду Вихід

Виконати команду Перейти (меню Правка)

Показати вікно діалогу Пошук

Відновити початковий розмір вікна книги

Перейти в наступну область вікна

Перейти в попередню область вікна

Перейти в наступну книгу

Перейти в попередню книгу

Виконати команду Орфографія (меню Сервіс)

Перемістити вікно книги

Включити режим розширення виділеної області

Включити режим переходу до наступного дільниці виділеної області

Змінити розмір вікна книги

Показати вікно діалогу Макрос

Перерахувати всі аркуші у всіх відкритих книгах

Перерахувати поточний лист

Згорнути вікно книги

F10

Перейти в рядок меню

Вивести контекстне меню

Розгорнути або відновити вікно книги

F11

Створити діаграму

Вставити новий аркуш

Вставити лист для макросу Microsoft Excel 4.0

Відкрити вікно редактора Visual Basic

F12

Виконати команду Зберегти як (меню Файл)

Виконати команду Зберегти (меню Файл)

Виконати команду Відкрити (меню Файл)

Виконати команду Друк (меню Файл)

Висновок

Для того, щоб знати Excel потрібно в ньому працювати. Використовуючи цю програму, Ви, напевно будете відкривати все нові і нові можливості і властивості. Дослідіть і експериментуйте. Якщо результати Вам не подобаються, спробуйте знову. Наслідки майже всіх дій в Excel можна скасувати, тому експериментуючи, ви не втратите нічого, крім декількох хвилин вашого часу.