Система управління базами даних MICROSOFT ACCESS
Створити файл бази даних за результатами таблиці. На основі таблиці сформувати запит з підсумковими обчисленнями в який включити поля: "найменування товару", "Баланс", "Сума виручки"; передбачити: сортування записів по полю "Найменування виробу", обчислення значень у полі "Сума виручки": "Ціна за одиницю "х" Реалізовано ", по полю" Залишок ":" Вироблено "-" Реалізовано ", підсумкові обчислення по полях" Залишок "," Сума виручки ": створити форму для введення нових записів до таблиці бази даних, вид форм -" В один стовпець "; створити звіт за результатами запиту, вид звіту" В один стовпчик ", у звіті передбачити обчислення підсумків по полю" Сума "; створити макрос у вигляді панелі кнопок, передбачити кнопки для введення записів до таблиці бази даних та перегляду вмісту таблиці.
Таблиця
Дата
Найменування виробу
Ціна виробу (руб.)
Вироблено (шт.)
Реалізовано (шт.)
Залишок (шт.)
Сума виручки (грн.)
06.01.99
Глушитель
250
480
450
06.01.99
Колесо
380
150
150
22.02.99
Корпус
65
80
80
06.01.99
Диск
70
60
55
06.01.99
Маховик
98
350
300
22.02.99
Глушитель
250
400
400
23.03.99
Корпус
65
60
60
19.03.99
Глушитель
250
350
380
22.02.99
Колесо
380
180
180
23.03.99
Маховик
98
280
260
Разом:
Виконання завдання.
Створимо файл бази даних. Для цього спочатку завантажимо ACCESS. Після того, як на екрані висвітиться меню виберемо послідовно пункти "Файл" і "Створити" У діалоговому вікні вкажемо диск і каталог, на який буде записаний файл бази даних і пропишемо ім'я файлу бази даних у нашому випадку PRO_DT (розширення MDB, буде присвоєно файлу автоматично самою програмою). При цьому буде створено і записаний на диск файл PRO_DT.MDB.
Сформуємо таблицю даних. Для цього в наступному діалоговому вікні натиснемо послідовно кнопки "Створити" і "Нова таблиця" При цьому відкривається діалогове вікно формування структури файлу бази даних.
Визначимо поля. Для цього привласнимо кожному з полів ім'я і визначимо тип представлення даних та їх основні властивості. Привласнимо за запитом програми ім'я таблиці - "Проізв_деятельность"
Уявімо визначення полів у вигляді таблиці:
Поле
Тип
Розмір поля
Число десяткових знаків
Формат поля
Маска вводу
Дата
Датавремя
Короткий формат дати
99.99.00; 0
Найменування виробу
Текстовий
30
Ціна виробу
Грошовий
Авто
Грошовий
Вироблено
Числовий
З плаваючою точкою 8 бт.
Авто
Реалізовано
Числовий
З плаваючою точкою 8 бт.
Авто
Слід зазначити, що для відображення даних, що є таблиці, поле "Найменування" може мати довжину 9 символів, але в цьому випадку, при виробництві товару з більш довгим найменуванням воно може не поміститися, тому довжина поля обрана 30 символів.
Після внесення наведених у таблиці даних та закриття діалогового вікна, на екрані висвітиться вікно бази даних. Після натискання на клавішу "Відкрити" з'явиться пуста таблиця бази з найменуванням полів. Заповнимо таблицю. При цьому дані внесені до таблиці будуть збережені у файлі бази даних PRO_DT.MDB.
Зведемо результати дій в таблицю.
Елемент ACCESS
Дії користувача
Результат операції
Меню ACCESS
Вибір пунктів меню "Файл", "Створити"
Діалогове вікно дискового простору активного диска (ДОАД)
ДОАД
Вибір ім'я файлу PRO_DT.MDB
Присвоєння базі даних імені, перехід у вікно бази даних (ОБД)
ОБД
Послідовний вибір кнопок "Створити", "Нова таблиця"
Перехід у вікно формування структури таблиці (ОФСТ)
ОФСТ
Введення імен полів, вибір типу даних і елементів форматування даних
Створення структури файлу таблиці, присвоєння імені таблиці, перехід до вікна бази даних (ОБД)
ОБД
Натискання кнопки "Відкрити", введення даних в таблицю
Формування таблиці бази даних з вихідною інформацією.
Сформуємо запит. Для цього, знаходячись у вікні бази даних натиснемо послідовно кнопки "Запит" та "Створити". У діалоговому вікні "Створення запиту" натиснемо кнопку "Новий запит". Так як в нашій базі даних є тільки одна таблиця, то в діалоговому вікні вибору таблиці для створення запиту послідовно натиснемо кнопки "Додати" та "Закрити". У вікні формування структури запиту виконаємо наступні дії:
У першому рядку "Поле" формуємо полі "Найменування виробу".
У рядку сортування поля "Найменування виробу" у спадному меню вибираємо "За зростанням".
Створимо додаткове поле "Залишок". Для цього перемістіть курсор у вільну колонку праворуч від поля "Найменування виробу" і введемо вираз: "Залишок: Вироблено - Реалізовано" Таким чином буде створено нове поле "Залишок" Потім зафіксувавши курсор на полі "Залишок" і натиснувши праву клавішу миші виберемо, що з'явиться меню пункт "Властивості". У діалоговому вікні властивостей поля в рядку формат поля активізувавши спадне меню виберемо "Числовий" і опишемо його властивості.
Аналогічно створюється додаткове поле "Сума виручки". Перемістити курсор у вільну колонку праворуч від поля "Залишок". Введемо вираз "Сума виручки: Ціна виробу * Реалізовано" Помістивши курсор на поле "Сума виручки" і натиснувши праву клавішу миші виберемо "Властивості" і визначимо тип даних за допомогою меню як "Грошовий"
Для реалізації операцій підсумкового обчислення проведемо наступні дії:
Для визначення підсумків по полю "" Залишок "виберемо з меню" ACCESS "пункт" Вид ". Потім виберемо пункт "Групові операції" У вікні формування структури запиту з'явиться рядок "Групова операція". У цій рядок у полі "Залишок" у спадному меню виберемо "SUM".
Для визначення підсумків по полю "Сума виручки" виберемо з меню "ACCESS" пункт "Вид". Потім виберемо пункт "Групові операції" У вікні формування структури запиту з'явиться рядок "Групова операція". У цій рядок у полі "Сума виручки" з розкривного меню виберемо "SUM".
При закритті вікна "Запит" відповімо "Так" на запитання "Зберегти зміни запиту" і привласнимо запиту ім'я "Повний запит"
Зведемо в таблицю основні операції по створенню запиту.
Елемент ACCESS
Дії користувача
Результат операції
Вікно бази даних
Послідовне натискання кнопок "Запит та" Створити "
Діалогове вікно створення запиту (ДОСЗ)
ДОСЗ
Кнопка "Новий запит"
Діалогове вікно "Додавання таблиці" (ДОДТ)
ДОДТ
Вибір вихідної таблиці Кнопки "Додати, Закрити"
Діалогове вікно формування структури запиту (ДОФЗ)
ДОФЗ
Вибір полів запиту, умов сортування
Структура таблиці запиту (СТЗ)
Обчислювані поля ДОФЗ
Вибір полів запиту, створення додаткових обчислюваних полів, форматування даних.
Структура таблиці запиту (СТЗ)
Підсумкові запити ДОФЗ
Вибір полів запиту; меню ACCESS - "Вид" "Групові операції", визначення підсумку полем "SUM"
Структура таблиці запиту (СТЗ)
СТЗ
Закриття ДОФЗЮ, присвоєння імені запиту
Результатная таблиця запиту.
Створимо форму для введення нових записів до таблиці бази даних.
Для створення форми відкриємо вікно бази даних. Потім послідовно натиснемо кнопки "Форма" і "Створити". На екрані з'явиться діалогове вікно "Створення форми". У розкрився переліку створених таблиць і запитів (вікно "Вибір табліцизапроса") виберемо створену таблицю "Проізв_деятельность". Потім натиснемо кнопку Майстра. Із запропонованих "Майстром" різновидів виберемо форму "В один стовпчик". Після запуску майстра необхідно визначити поля форми. Перенесемо у форму весь список полів. При закритті макета форми привласнимо йому ім'я "Проізв_деятельность"
Створимо у формі кнопки для переходу в "порожній" бланк форми для внесення даних в таблицю і виходу з режиму введення записів. Для цього у вікні бази даних натиснемо послідовно кнопки "Форма" і "Конструктор" (Якщо на екрані відсутнє панель елементів, попередньо в меню ACCESS виберемо пункти "Вид" і "Панель елементів")
Для виходу на "порожню" форму для додавання нового запису виберемо піктограму "Кнопка" на "Панелі елементів" і зафіксуємо покажчик миші на вільному просторі форми в режимі конструктора. У розкрився діалоговому вікні вибираємо "Тип дії" - "Робота з записами" і "Дія" - "Додавання нового запису". Потім вибираємо що розмістити на кнопці - малюнок або текст. Вибираємо "Малюнок", "Новий запис". Як підпису-коментаря до кнопки вибираємо "Новий запис".
Для виходу з режиму форми фіксуємо кнопку на вільному місці поля форми, відзначаємо "Тип дії" - "Робота з формою" та "Дія" - "Закриття форми". Потім вибираємо малюнок і назву кнопки. У результаті на формі з'являться дві кнопки дозволяють управляти роботою форми.
При натисненні на кнопку "Новий запис" ACCESS переводить діалог з користувачем на створення нового запису пропонуючи йому порожню форму без записів. При натисненні на кнопку "Вихід" діалог з режиму форми переходить у вікно бази даних.
Уявімо результати дій по створенню форми у вигляді таблиці
Елемент ACCESS
Дії користувача
Результат операції
Вікно бази даних
Натискання кнопки "Створити"
Вікно "Створення форми" (ОСФ)
ОСФ
Вибір табліцизапроса для якої створюється форма, натискання кнопки майстри
Вікно "Майстра з розробки форм" (МРФ)
МРФ
Вибір майстра "В один стовпчик"
Вікно майстра створення структури форми (МСФ)
МСФ
Вибір полів, порядку полів у формі, вибір типу і назви форми.
Готова форма
Вікно бази даних
Натиснути кнопку "Конструктор"
Конструктор форм (КФ)
КФ
Меню ACCESS: вибір пунктів "Вид", "Панель елементів"
Виклик на екран "Панелі елементів" (ПЕ)
Вікно бази даних, КФ, ПЕ
Вибір на "Панелі елементів" піктограми "Кнопка", перенесення її на форму.
Майстер створення кнопки (МСК)
МСК
Вибір "Тип дії", "Дія", малюнка та підпису до кнопки
Функціональна кнопка у формі.
Створимо звіт за результатами запиту. Для цього у вікні бази даних послідовно натискаємо кнопки "Звіт" та "Створити". У діалоговому вікні вибираємо запит, за яким буде створюватися звіт --
"Повний запит". Після вибору запиту натискаємо кнопку "Майстра" для виклику майстра звіту. Зі списку Майстрів вибираємо пункт "На один стовпець". У діалоговому вікні вибираємо поля які будуть поміщені до звіту. У наступному діалоговому вікні визначаємо поле, по якому буде проводитися сортування записів - "Найменування виробів". Потім визначаємо стиль оформлення звіту. Визначаємо, що відстань між рядками 0,5 см., формат паперу - А4, орієнтація папери - книжкова, заголовок звіту - "Довідка про виробничу діяльність". Після цього Майстер відкриє звіт у режимі попереднього перегляду. Для обчислення підсумків по полю "Сума" в режимі конструктора звіту в "Області приміток звіту" створимо поле, активізуємо виклик на екран вікна властивостей. Потім, у рядку "Дані" введемо формулу + SUM ([Сума]). У спадному меню в рядку "Формат поля" вкажемо "Грошовий", в рядку "Сума з накопиченням" вкажемо "Для групи" та отформатіруем назву поля - "Загальна сума виручки". У закінченні роботи зберігаємо звіт присвоюємо йому ім'я.
Уявімо дії у вигляді таблиці
Елемент
ACCESS
Дії користувача
Результат операції
Вікно бази даних
Натискання кнопок "Звіт" та "Створити"
ТСО
Вибір табліцизапроса, натискання кнопки "Майстер"
ОВМО
Вибір майстра "В один стовпчик"
ОМСО
Вибір полів і черговості полів у звіті, вибір полів для сортування даних, вибір типу звіту, вибір полів для обчислень, вибір формату звіту вибір типу угруповання
Стандартний звіт "В один стовпчик" з підсумковими обчисленнями
Стандартний звіт
Зміна структури, форматування звіту
Стандартний звіт "В один стовпчик" з підсумковими обчисленнями
Створимо макрос у вигляді панелі кнопок. Для цього у вікні бази даних послідовно натиснути кнопки "Форма" і "Створити". У вікні "Створення форми" натиснути кнопку "Порожня форма". При цьому відкриється вікно конструктора форм Якщо на екрані немає "Панелі елементів", то треба скористатися пунктами меню ACCESS "Вид" і "Панель елементів". Створимо на полі форми кнопку. Для цього натиснемо мишею на піктограму "Кнопка" на панелі елементів і зафіксуємо покажчик миші на вільному просторі поля форми. У вікні майстра створення кнопки натиснемо "Скасувати". Помістивши курсор миші на створену кнопку, натиснемо на праву клавішу миші. У контекстному меню виберемо пункт "Властивості" В розкрився меню виберемо пункт "Властивості подій" У рядку "Натискання кнопки" перейдемо в режим будівника макросів, після чого перейдемо до пункту "Макрос" у вікні будівника.
Відповімо та на запит програми про збереження макросу і збережемо його під ім'ям "Введення даних" У відкритому вікні конструктора макросу виберемо в спадному меню пункту "Макрокоманда" виберемо "Відкрити таблицю". У розділі "Аргументи макросу" у рядку "Ім'я таблиці" виберемо "Проізв_деятельность", в рядку "Режим" - таблиця ", у рядку" Режим даних "-" Зміна ". Закриємо конструктор зберігши зроблені зміни. Помістивши покажчик миші на кнопку і натиснувши праву клавішу виберемо в меню, що з'явилося пункт "Властивості кнопки" У меню властивостей виберемо "Властивості макета". У рядку "Малюнок" натиснемо на кнопку переходу у вікно побудови малюнків. Виберемо зі списку малюнок "Новий запис", при цьому малюнок з'явиться на створеній кнопці. Для позначення кнопки написом, виберемо піктограму "Підпис" і розмістимо вказівник поряд з кнопкою. Введемо напис "Введення нової запису". Повторимо ті самі дії для створення кнопки "Перегляд таблиці", але при цьому в розділі "Аргументи макросу" у рядку "Режим даних" вкажемо "Тільки читання". Також при зміні властивостей кнопки виберемо малюнок "Перегляд документа, а при виборі піктограми" Підпис "наберемо текст" Перегляд таблиці ".
Для приміщення назви панелі кнопок виберемо піктограму "Підпис", зафіксуємо покажчик миші на вільному місці форми і ведемо текст "Панель кнопок". Збережемо зроблені зміни.
Уявімо дії у вигляді таблиці
Елемент ACCESS
Дії користувача
Результат операції
Вікно бази даних
Натиснути кнопки "Форма", "Створити", "Порожня форма"
Конструктор створення форми (КСФ)
КСФ
Меню ACCESS. Пункти "Вид", "Панель елементів"
Висновок панелі елементів на екран (ПЕ)
КСФ, ПЕ
Натиснути на піктограму "Кнопка" ПЕ, зафіксувати покажчик миші на полі форми
Майстер створення кнопки (МСК)
МСК
Натиснути кнопку "Скасувати"
Кнопка на поле
форми (К)
До
Помістити мишу на кнопку, натиснути праву клавішу
Контекстне меню (КМ)
КМ
Вибір пункту "Властивості"
Вікно властивостей
кнопки (ОСК)
ОСК
Вибір пункту "Властивості подій", в рядку "Натискання кнопки" вибір піктограми режиму переходу в режим побудови макросу
Вікно будівника макросів (ОПМ)
ОПМ
Вибір пункту "Макрос", збереження макросу, присвоєння імені "Введення даних" макросу
Відкриття вікна конструктора макросів (ОКМ)
ОКМ
Вибір на пункті "Макрокоманда" пункту "Відкрити таблицю", в розділі "Аргументи макросу" вибрати, ім'я таблиці режим відкриття, режим даних, закрити ОКМ
Запис створеного макросу в вікно бази даних
ОСК
Вибір пункту "Властивості макета" у рядку "Малюнок" перейти в вікно будівника малюнків
Вікно будівника малюнків (ОДР)
ОПР
Вибрати малюнок
Створення малюнка на кнопці
ПЕ
Вибрати піктограму "Підпис", розмістити на полі форми, набрати текст підпису.
Створення написи до форми
Для автоматичного запуску панелі кнопок з "робочого столу" Windows у вікні бази даних вибирають кнопку "Макрос". Натискають кнопку "Створити" і у вікні "Макрокоманда" вибирають "Відкрити форму". У позиції "Аргументи макросу" у рядку "Ім'я форми вибирають" Панель кнопок ", а в рядку" Режим "-" Форма ". При збереженні макросу йому присвоюють ім'я "autoexec". На диску С: знаходять файл з ім'ям PRO_DT.MDB, створюють для нього ярлик і привласнюють цього ярлику ім'я. При активізації ярлика на робочому столі, автоматичЕски запускається панель кнопок
