Використання обчислювальної техніки в управлінні виробництвом на прикладі Управління міжнародних зв'язків Владивостоцького державного університету економіки і сервісу
ВСТУП
Інформація, за визначенням, є "отримане або придбане знання про конкретний факт або подію". Таким чином, інформація не є по суті простий набір фактів, цифр, графіків або діаграм. Інформація - це знання, отримане з метою його подальшого використання. Факти, цифри та графіки не є інформацією, якщо вони не будуть використовуватися в майбутньому. Даремні дані - це не інформація.
Відомий дослідник в галузі менеджменту, Генрі Мінцберг, зробив одного разу дослідження рутинної роботи менеджера. Те, що він виявив, була вражаючою. Замість довгострокового планування та визначення важливих завдань, що стоять перед організацією, менеджери в основному були зайняті виконанням безлічі дрібних, часто не пов'язаних між собою дій. Замість використання комп'ютера як джерела всієї необхідної інформації, менеджери використовували п'ять різних методів її отримання: документи, телефонні дзвінки, заплановані збори, незаплановані зборів та інспекції. Найбільш популярними при цьому були телефонні дзвінки і зборів. Робота менеджера при загальному її огляді виявилася хаотичної, фрагментованою і досить трудомісткою. Мінцберг відзначив, що якщо комп'ютер не замінить всі ці п'ять джерел інформації хоча б частково, робота менеджера в майбутньому затрудняється ще більше. Дослідження було проведено на початку 80х рр.. Одним із завдань даної курсової роботи є визначення, наскільки змінилося положення справ в наші дні.
Дослідження проводилося на основі Управління міжнародних зв'язків ВГУЕС, одного з найбільш комп'ютеризованих підрозділів університету, цілями якого є координація, ініціація, аналіз і стимулювання міжнародного співробітництва інших підрозділів університету. Кінцевою метою цієї діяльності є реформа вищої освіти, що дається ВГУЕС, на основі кращого світового освітнього досвіду і міжнародного співробітництва.
Відповідно до наказу ректора № 28/2 від 7.02.1997 р., Управління включає в себе такі адміністративні підрозділи:
інформаційно-аналітичний відділ;
відділ по роботі європейськими країнами, США і Канадою;
відділ по роботі з країнами АТР;
протокольний відділ.
Опції Управління включають в себе:
Аналіз потреб та потенціалу факультетів, кафедр, окремих співробітників ВГУЕС в розвитку міжнародного співробітництва. Вироблення рекомендацій для адміністрації університету за пріоритетами фінансової та іншої підтримки міжнародних програм з боку університету.
Відстеження програм міжнародних грантів, конкурсних програм стажувань за кордоном, міжнародних освітніх можливості через Інтернет, контакти з грантодавчою та закордонними партнерами, Аналіз, відбір і адресне поширення інформації про гранти та освітніх можливості, що відповідають інтересам та потенціалу співробітників університету.
Консультування співробітників з розробки проектів грантів та заявок на стажування за кордоном, оцінка цих проектів з урахуванням пріоритетів грантодавців та закордонних партнерів. Сприяння у діловому листуванні та пошуку зарубіжної інформації співробітникам, тільки початківцям міжнародне співробітництво.
Поширення інформації про університет, його можливості та інтересах міжнародного співробітництва через Інтернет, видавничу діяльність, листування із зарубіжними організаціями. Контакти із засобами масової інформації, надання детальної інформації з індивідуальним закордонним запитам.
Оповіщення студентів ВГУЕС про наявні можливості участі конкурсних програм навчання за кордоном, консультування студентів щодо змісту та оформлення заявок на ці програми. Організація програм студентського обміну, спільних програм навчання із зарубіжними вузами.
Вибір закордонного офісного та бібліотечного обладнання, найбільш перспективного для встановлення в ВГУЕС. Вирішення питань митного оформлення та сплати цього обладнання.
Підготовка кошторисів міжнародних програм. Забезпечення візитів, прийом іноземних партнерів і співробітників ВГУЕС, сприяння в організації візової підтримки та проживання співробітників ВГУЕС, що виїжджають у закордонні відрядження.
Підтримання двостороннього зв'язку з міською, крайовий адміністраціями, громадськими організаціями м. Владивостока в плані перспектив міжнародного співробітництва.
Управління міжнародних зв'язків ВГУЕС має право самостійно робити будь-які дії, що відповідають цілям, завданням і функцій Управління, якщо вони не суперечать документації, що регламентує його діяльність. Агенція підтримує діловодство по всіх напрямках своєї діяльності, відкрите для контролю з боку адміністрації, а також зберігає і систематизує і зберігає всі вихідні й вхідні документи. У разі якщо будь-яка інформація є конфіденційною, доступ до неї регламентується розпорядженнями, затвердженими ректором університету.
1. ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА
Інформація як ресурс
Інформаційний менеджмент з'явився на світ як визнання факту, що інформація є абсолютно необхідним ресурсом для того, щоб менеджмент був сістематічен. Менеджери в сфері інформаційного менеджменту займаються розробкою і контролем систем, що обробляють і розподіляють інформацію. Інформація має всі ознаки ресурсу. Вона однозначно необхідна для будь-якої фірми. Для її збирання, зберігання, передачі і відображення потрібні гроші. Вона, як і інші ресурси, володіє певними якостями - своєчасністю, точністю, методами подання. Системи обробки інформації можуть доставляти її з різною швидкістю, з більшою або меншою якістю, у формі тексту, цифрових даних та зображень. Розглянемо деякі з властивостей інформації, які необхідні для прийняття на її основі рішень.
Точність. Інформація повинна бути безпомилкової і об'єктивною. Для досягнення цього можуть знадобитися неодноразові і незалежні один від одного перевірки.
Своєчасність. Інформація повинна бути доступна тоді, коли вона необхідна, не пізніше. Запізніла інформація може привести до дорогих помилок і затримок.
Доречність. Інформація повинна відповідати на певні питання, відповідь на які необхідний у даний момент. Інформація може бути точної та своєчасної, але зовсім не має відношення до справи.
Форма подання. Інформація повинна бути представлена в тій формі, в якій її обробка найбільш зручна в даний момент. Часто інформація, представлена в незручному чи незнайомому форматі просто ігнорується.
Доступність. Інформація повинна бути легко доступна для того, кому вона в першу чергу необхідна.
Інформаційні системи менеджменту
Для більш ефективної організації і використання інформації багатьма західними фірмами були розроблені інформаційні системи менеджменту (ІСМ). Інформаційна система менеджменту - це система збору інформації, які оперують і представляє її у формі, найбільш зручній для прийняття на її основі рішень, і розподіляє її між кінцевими користувачами. Як зазначалося вище, хороша інформація повинна бути точною, своєчасною, доречною, легко доступною і представленої в необхідному форматі.
Міць інформаційних систем менеджменту використовується багатьма західними компаніями. Наприклад, корпорація XEROX використовує свої ІСМ для здійснення та отримання електронної пошти, оглядових звітів, фінансових документів, для вивчення інформації по споживачах і ринків збуту, а також для отримання останніх новин. У компанії 3М інформаційні системи менеджменту використовуються для капіталізації заощаджених на витратах коштів та впровадження інноваційних технологій. ІСМ дозволяють 3М користуватися децентралізованою системою управління, що забезпечує найбільшу гнучкість у прийнятті рішень. Це досягається за рахунок ув'язки ІСМ в регіональних представництвах компанії в одну велику мережу, що регулює критичні аспекти діяльності фірми в цілому. Дані з фінансів, управління персоналом та інженерними проектами можуть бути легко переслані з одного представництва в інші, а також консолідовані в штаб-квартирі компанії з метою отримання загальної картини діяльності фірми. Подібна інтеграція децентралізованих зусиль дозволяє значно економити час і кошти.
Для розробки конкретних ІСМ необхідно перш за все встановити цілі її створення, визначити можливі обмеження, визначити джерела отримання інформації та канали її редістрібуціі, і тільки потім приступати до конкретного планування. У процесі розробки необхідно забезпечити тісні контакти між розробниками і власне кінцевими користувачами. Слід пам'ятати, що метою створення інформаційних систем є забезпечення інформаційної підтримки менеджерів при прийнятті ними рішень. Ця підтримка полягає в наступному:
Своєчасне попередження менеджерів про можливі проблеми в майбутньому
Отримання інформації, яка використовується при прийнятті рішень
Автоматичне прийняття системою дрібних рішень, що не вимагають втручання менеджера
Автоматизація рутинних операцій.
Обмеження при розробці інформаційних систем менеджменту можуть бути обумовлені як зовнішніми, так і внутрішніми причинами. Зовнішні обмеження включають в себе правові питання, запити споживачів і потреби постачальників. До внутрішніх обмежень відносяться витрати з розробки ІМС, доступність робочої сили до використання в якості персоналу, напрямки політики фірми та технічні характеристики комп'ютера, на основі якого розробляється ІМС.
Наступним кроком після визначення цілей створення інформаційної системи є чітке визначення цілей використання інформації. Конкретні цілі залежать від менеджера, що цією інформацією буде користуватися. Деяким потрібна складна комп'ютеризована система, для інших ІМС повинна бути якомога більш простій. Одним потрібні тільки факти, іншим - інформація, конкретно необхідна в поточній ситуації. За визначенні цілей використання інформації можна визначити і джерела її отримання.
Потім необхідно власне "зібрати" систему. Для цього треба спочатку позначити всі потоки інформації, як то, наприклад, звіти з маркетингової діяльності та продажу, визначити спосіб зберігання інформації, метод її введення в систему, а також устаткування, що для цього буде використовуватися. Тому що для вирішення однієї задачі можна теоретично розробити безліч різних систем, то необхідно також враховувати кінцеву вартість інформаційної системи, її технічні характеристики та прийнятність для конкретного користувача.
При введенні системи в дію потрібно навчити всіх потенційних користувачів роботі з нею, пояснити принцип її дії, а також показати, які саме вигоди несе використання системи. В подальшому для поліпшення роботи ІМС корисно також проводити опитування про її роботу серед співробітників організації.
Комп'ютери в бізнесі
Комп'ютер - це пристрій, що виконує сукупність заздалегідь заданих операцій з дуже високою швидкістю. Він отримує вихідні дані, інструкції по їх обробці, обробляє дані відповідно до інструкцій і надає результат у формі, що може бути прочитаний і використана людиною або іншим комп'ютером.
Використання комп'ютерів замість людей при ухваленні рішень має безліч переваг. Розглянемо лише декілька найбільш очевидних.
По-перше, комп'ютери обробляють дані з дуже високою швидкістю. Швидкість сучасних комп'ютерів сягає мільярдів операцій у секунду.
По-друге, за допомогою комп'ютерів можна вирішувати завдання, занадто складні для людського розуму. Польоти в космос, наприклад, без комп'ютерів були б неможливі.
По-третє, величезні об'єми пам'яті дозволяють зберігати велику кількість інформації з наступною її обробкою.
По-четверте, комп'ютери не надають емоційного забарвлення оброблюваних даних. Вони об'єктивно враховують всі введені фактори і обмеження, і будують на їх основі неспотворену емоціями модель.
І, нарешті, для комп'ютера не має значення, наскільки рутинних виконувані ним операції.
Виходячи з цих характеристик комп'ютерів можна припустити, що найбільш корисно використання комп'ютерів при вирішенні завдань, що вимагають швидкого завершення, для дуже складних розрахунків, а також для автоматизації повторюваних рутинних дій. На жаль, все ще неможливо доручити комп'ютеру роботу, що вимагає винахідливості, інтуїції або інших подібних якостей. Тим не менш, роботи в галузі штучного інтелекту поступово починають втручатися і в ці сфери людської діяльності.
1.4 Апаратне забезпечення комп'ютерів
Апаратним забезпеченням називається сам комп'ютер, а також спільно працює з ним обладнанням, зване периферійним. Комп'ютер і периферійне устаткування включають в себе пристрої введення-виведення, CPU, зовнішні пристрої зберігання інформації, а також засоби комунікації. Розглянемо коротко кожну з них.
Головною частиною будь-якого комп'ютера є системний блок. Всередині нього розташовані блок живлення, плата з центральним процесором (ЦП або CPU), відеоадаптер, жорсткий диск, дисководи гнучких дисків та інші пристрої введення/виводу інформації. Часто відеоадаптер і контролери введення/виводу розміщені прямо на материнській платі. У системному блоці можуть розміщуватися кошти мультимедіа: звукова плата і пристрій читання дисків - CD-ROM. Крім того, в поняття "комп'ютер" входить клавіатура і монітор. Маніпулятор миша є необов'язковою, але досить важливою деталлю. Тепер коротко про вибір основних компонентів ПК.
Процесор. Є основним компонентом будь-якого ПК. В даний час найбільш поширені процесори фірми Intel, хоча процесори інших фірм (AMD, Cyrix) складають їм гідну конкуренцію. В даний час випускаються процесори серії Pentium, а все більш старі моделі з виробництва зняті. У той же час в Росії є досить великий парк машин на основі попередніх серій, які вже зняті з виробництва. Яку ж інформацію несе в собі маркування процесора? Розглянемо, наприклад, варіанти 486SX-33, 486DX2-50, 486DX4-100. Перші три цифри вказують на серію. DX показує наявність в процесорі спеціального блоку для виконання операцій з плаваючою точкою (співпроцесор), SX - на її відсутність. Наступна цифра, якщо вона є, говорить про те, у скільки разів частота роботи ЦП більше, ніж робоча частота решти обладнання. Двійка свідчить про подвоєння частоти, четвірка-про потроєння. Нарешті, останні два або три цифри характеризують робочу частоту процесора. З процесором серії Pentium справи йдуть простіше. Він характеризується тільки своєю робочою частотою, наприклад, Pentium-120, Pentium-200.
Системна плата. Основною характеристикою системних плат є їх архітектура. Основними шинами до недавнього часу вважалися ISA (Industrial Standard Architecture) і EISA (Extended ISA), що працюють на частоті 8 Мгц і мають розрядність відповідно 10 і 32. Для забезпечення нормальної роботи відеоадаптерів був розроблений стандарт VESA (Video Electronic Standard Association), розрахований на застосування процесора серії 486, що працює на частоті процесора (але не вище 33 МГц) і що є доповненням до шини ISA або EISA. З появою процесора Pentium була розроблена самостійна шина PCI, яка на сьогоднішній день є найбільш швидкою і перспективною.
Дисковод для гнучких дисків. Існують два стандарти: 5.25 "і 3.5". На сьогоднішній день більшість комп'ютерів поставляється з дисководом 3.5 ", проте при наявності великого парку дискет 5.25", можна встановити другий дисковод в системний блок
Жорсткий диск (фіксований диск, вінчестер). На сьогоднішній день найбільш поширені диски об'ємом від 1 до 4 ГБ. Для більшості додатків цілком достатньо обсягу 0,8-1 ГБ, однак для роботи з кольоровими графічними зображеннями або версткою, то необхідний диск в 1.5-2 ГБ або навіть більше. Слід додати значення не лише ємності диска, але і його тимчасовим характеристикам. Як оптимальних можна порекомендувати вінчестери фірми Western Digital, Seagate або Corner.
Оперативна пам'ять (RAM, ОЗУ). Тут заквін простий: чим більше, тим краще. В даний час важко знайти конфігурацію з об'ємом пам'яті менше 4 МБ. Для нормальної роботи більшості програмних продуктів бажано мати хоча б 8 МБ пам'яті. Однак слід зауважити, що при збільшенні ОЗУ більш ніж 32 МБ швидкодію ПК збільшується значно менше, і така конфігурація необхідна художникам і мультиплікаторів.
Клавіатура. Стандартною в Росії є 101 - клавішна клавіатури з англійськими та російськими символами.
Миша. Необхідна для роботи з графічними пакетами, кресленнями, при розробці схем і при роботі під Windows. Слід зазначити, що якийсь ігрове і програмне забезпечення вимагає наявність миші. Основною характеристикою миші є роздільна здатність, яка вимірюється у точках на дюйм (dpi). Нормальною вважається миша, що забезпечує роздільну здатність 300-400 dpi. Непогано мати також спеціальний килимок під миша, що забезпечує її схоронність і довговічність.
Монітор. Вибір цієї частини ПК слід приділити особливу увагу, оскільки від якості монітора залежить збереження зору персоналу, що працює на комп'ютері, і загальна стомлюваність при роботі. Монітори мають стандартний розмір діагоналі в 14,15,17,19,20 і 21 дюйм. Необхідний розмір діагоналі монітора вибирається виходячи з дозволу, при якому повинна вестися робота. Так, для більшості додатків цілком достатньо мати 14 дюймовий монітор, який забезпечує нормальну роботу при роздільній здатності до 800 на 600 пікселів, проте останнім часом все більше поширення знаходять монітори з діагоналлю 15 ".
Звукова карта. З одного боку, звукова карта не є необхідним елементом комп'ютера, але, з іншого боку, корисно при навчанні та написанні музики, вивченні мов. Найпростішим картою є Adlib, який дозволяє відтворювати тільки музику без оцифрованої мови, найбільш же поширені карти SoundBlaster різних модифікацій.
CD-ROM. З одного боку, також не є необхідною для функціонування комп'ютера частиною, але стає все більш і більш популярними в зв'язку з тенденцією поставляти професійне, навчальне та ігрове програмне забезпечення на компакт-дисках.
Принтери. Одне з найбільш часто використовуваних периферійних пристроїв і, безсумнівно, одне із самих необхідних. В даний час поширені три види принтерів: матричні, лазерні та струменеві.
1.5 Інтернет і бізнес
1.5.1 Походження Інтернет
Історія створення Інтернет почалася в епоху "холодної війни", коли після розміщення радянських ядерних ракет на Кубі стан оборони США перестало вселяти спокій, і однією з нагальних завдань в обстановці, що склалася була розробка надійної системи зв'язку для передачі великих обсягів даних, необхідних для здійснення стратегічного аналізу і планування.
Була необхідна надійна телекомунікаційна мережа, яка продовжувала б нормально функціонувати навіть при фізичному знищенні значної частини ліній зв'язку. Саме тоді Агентство Перспективного Планування Міністерства Оборони США (DARPA) виступило з ініціативою створення "засобів взаємозв'язку пакетних мереж обробки даних".
Результатом цих зусиль у 1970 році стала першим у США комп'ютерна мережа з пакетною комутацією, названа на честь породила її організації ARPANet і зв'язала два університету штату Каліфорнія в Лос-Анджелесі і Санта-Барбара з Стендфордському Університетом та Університетом штату Юта в Солт Лейк Сіті. ДО 1972 року кількість вузлів зросла на порядок. Сорок комп'ютерних центрів могли тепер обмінюватися між собою електронною поштою, здійснювати сеанси роботи з віддаленими на кілька сотень і тисячі кілометрів машинами і передавати файли з даними.
У 1983 році частина ARPANET, що обслуговує військові організації, виділилася в окрему мережу, Milnet, яка незабаром зникла з поля зору. Що залишилася ж частина ARPANET була поступово заміщена NSFnet і в 1990 році цей процес був повністю завершено.
У 1990 році Federal Networking Council (Федеральний Рада з Інформаційним Мережам) скасував вимогу, полягає в тому що для приєднання до Інтернет була необхідна рекомендація будь-якого державного органу США. Це рішення стало початком "епохи комерціалізації Інтернет", оскільки тепер будь-яка організація могла отримати доступ до Інтернет без будь-яких серйозних застережень або обгрунтувань. Згідно з Internet Society на сьогоднішній день у світі існує тільки один регіон, який не має доступу до Інтернет - Центральна і Північна Африка. В інші країнах і регіонах, включаючи Антарктиду, Інтернет доступна або безпосередньо або через інші мережі.
1.5.2 Використання Інтернету в бізнесі
Коли-небудь комп'ютерна мережа буде таким же звичайною справою як копіювальний апарат, факс, телефон і сам комп'ютер. Займатися бізнесом, не використовуючи мережу буде виглядати дивним.
Сьогодні Інтернет охоплює близько 3,5 мільйона з'єднаних між собою комп'ютерів, розташованих не тільки в університетських та наукових і військових центрах, як планувалося спочатку, але також включає в себе сервери таких відомих фірм як General Electric, McDonnel Douglas, Huges, Lokheed і багатьох інших.
Бізнесмени йдуть в Інтернет швидше, ніж будь-яка інша група користувачів. Всі вони знаходять, що Інтернет може реально послужити їм у проведенні маркетингових досліджень, підтримки постачальників і клієнтів, обміні комерційною інформацією і створенні спільних підприємств. За допомогою Інтернет фірми також можуть розробляти нову продукцію, приймати замовлення, отримувати необхідну кореспонденцію та офіційні документи, вести спеціалізований інформаційний пошук у відповідних установах, наприклад, наприклад, таких як DIALOG Information Services Inc., Data Star, Dun & Bradstreet, Lexis-Nexis і навіть безпосередньо збувати свою продукцію.
Які ж конкретні можливі шляхи використання Інтернет в сфері бізнесу? Великі компанії, такі як General Electric Co. або Addison-Wesley Publishing Co. широко використовують Інтернет для глобального зв'язку при здійсненні широкомасштабних проектів, які потребують об'єднання зусиль декількох підрозділів і філій, а також надані мережею унікальні можливості інформаційного доступу.
1.5.3 Електронна пошта
При найбільш низької плати за сервіс, що складається, як правило, з щомісячної плати за орендований канал або за доступ через комутовану телефонну мережу, бізнесмени отримують доступ до комерційних і некомерційних мережевих послуг у США та інших країнах. Електронна пошта - найбільш популярний вид послуг в Інтернет. У той час як у деяких мережах потрібно кілька годин або навіть днів на доставку повідомлення по e-mail, в Інтернет на це йде не більше декількох хвилин. Міжмережеві протоколи пошти обробляють завантаження черг і керування потоком повідомлень автоматично.
Передача зображень по каналах e-mail стала також можливою при обміні кореспонденцією завдяки розробці Багатоцільового міжмережевого Розширеного Поштового Протоколу, Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME). Протокол MIME дозволяє включати в поштове повідомлення факсиміле, звук, відео, шрифти, а також символьні набори для іноземних мов. При цьому адресат не має потреби в спеціальному програмному забезпеченні, щоб отримати таке повідомлення, а для того, щоб мати можливість його прочитати, Інтернет надає широкий вибір безкоштовних утиліт.
1.5.4 розсильних списки (mailing lists), newsgroups
Інтернет не обмежує бізнесменів однієї лише персональної листуванням. Розсильні списки дають можливість користувачеві послати один лист на адресу групового псевдоніма. Програмне забезпечення в цьому випадку автоматично надсилає копію цього листа кожному адресату в цьому списку, економлячи тим самим час на персональну розсилку. Комерційні організації використовують такі списки, наприклад, для того, щоб повідомляти про нові вироби інтерактивним своїм клієнтам. Оскільки Інтернет також підтримує систему newsgroups (групові новини) в середовищі телеконференцій USENET, їх члени можуть отримувати повідомлення і статті згідно з певним профілем їхньої групи.
З розсильних списками та newsgroups, не тільки клієнти мають вибір отримання глобальної інформації проблемного або комерційного характеру, але і самі фірми можуть також підтримувати свої власні розсильні списки в поєднанні з newsgroups. Таким чином, вони можуть перебувати в стані постійного контакту з клієнтами, реєструвати їх обігу та проводити опитування.
Наприклад, деякі великі видання, типу Houston Chronicle, The Village Voice, the New York Times and The Economist, проводять опитування своїх читачів, використовуючи даний вид сервісу Інтернет. Компанії можуть також отримувати інформацію від експертів, адреси яких внесені до спеціального географічний інформаційний розсильних список.
Підприємці можуть приєднуватися до розсильних списками, з тим, щоб бути постійно в курсі обговорюваних питань, що відносяться до їх сфері діяльності. Наприклад, є списки, пов'язані з темами передачі технології, дослідження японської ділової практики, нафтогазової промисловості, яка включає щоденну реєстрацію цін на нафту, що досить актуально для фінансових компаній при прийнятті інвестиційних рішень. Технологія newsgroups ще більш ефективна, ніж розсильні списки і може підтримувати більшу кількість учасників. У той час як копія повідомлення надсилається кожному абоненту списку, повідомлення для newsgroups надсилаються кожній машині, яка підпишеться до newsgroups. Таким чином, більша кількість людей в newsgroups може читати ту ж саму копію статті або повідомлення. В даний час мережа USENET має більше ніж 2,000 newsgroups і більше двох мільйонів користувачів. Є newsgroups, орієнтовані на операційні системи, об'єктом інтересу інших груп є прикладне програмне забезпечення тощо
Оскільки Інтернет приєднана до глобальної Матриці мереж, що включає, серед інших, CompuServe, MCI і Bitnet, підприємці, мають можливість доступу через e-mail до більш ніж 20 мільйонам абонентів.
За певну плату, служби типу ClariNet дають можливість користувачам знаходити й вибирати те, що їх цікавить серед традиційних телеграфних новин, спортивних репортажів, аналітичних оглядів, синдикованих інформаційних стовпців, ділових новин, інформаційних бюлетенів тощо По суті, абонент отримує ClariNet повністю пристосовану до його запитам газету.
1.5.5 Віддалений доступ
Електронна пошта, об'єднана зі швидкими інтерактивними протоколами типу TELNET і протоколу передачі файлів (FTP) дозволяє підприємцям продуктивно взаємодіяти через середовище Інтернет. FTP і TELNET надають клієнтам зі своїх машин розділений доступ до ресурсів відповідної віддаленої машини в інтерактивному режимі (on-line). FTP дає можливість користувачам з'єднатися з іншими комп'ютерами і здійснити пошук в їх каталогах публічного доступу, копіювання зацікавила їх інформації та розміщення власної кореспонденції. TELNET-протокол з'єднує користувачів з віддаленою машиною і надає їм розділений доступ до її програмним ресурсів.
За допомогою FTP і e-mail Інтернет дозволяє знаходяться на значній відстані бізнесменам, науковцям, державним службовцям та корпоративним обмінюватися проектами документів і коментарями і тим самим сприяє швидкому прийняттю остаточних рішень.
1.5.6 Основні клієнти
Це, звичайно, перш за все, великі промислові підприємства, включаючи розробників високих технологій, фірми - виробники комп'ютерів та оргтехніки, нафтові компанії, фармацевтичні компанії, підприємства охорони здоров'я, фінансові установи та банки. Зростання обсягу переданої деякими з цих компаній інформації перевищує 100% у квартал. За даними National Science Foundation (NSF, США) такі фірми як Xerox, Bell, LSI Logic мають від чотирьох до шести з гаком тисяч комп'ютерів з постійним виходом в Інтернет.
Сказане вище зовсім не означає, що тільки індустріальні гіганти можуть використовувати Інтернет. Багато малих підприємств і приватних підприємців користуються послугами Інтернет через недорогих посередників. У Росії такими посередниками, перш за все, є вузли Демос Плюс і вже згадуваний вузол Релком, а в США є цілий ряд посередників, наприклад, Delphi або America Online.
У другій половині 1993 року близько ста провідних журналів почали залучати в Інтернет свої змісту і найбільш істотні статті та огляди, а такий журнал як Bites and Bytes Online щоденно публікує свою повну електронну версію в Інтернет.
Саме слово Інтернет за останні два роки стало символом. Більше 54 торгових марок, що містять слова "Інтернет", зареєстровано в Службі Патентів і Торгових Марок США. Наприклад, це торгові марки систем електронної обробки даних для фінансових служб, центрів навчання та консультацій і комп'ютерних комунікацій.
Найбільші фінансові інститути, такі як JPMorgan & Co., Lehman Brothers, Pane Webber, а також Federal Reserve Board (США) використовують Інтернет. За даними згадуваного вже NSF, ці компанії в даний час отримують з Інтернет обсяги інформації, в десятки разів перевищують їх посилають в Інтернет ними самими. Це дає підставу припускати, що вони використовують Інтернет для проведення своїх власних фінансових досліджень.
1.5.7 Корпоративна логістика
Оскільки Інтернет є постійно діючою глобальною мережею, підприємці, постачальники і клієнти мають можливість ефективно спілкуватися як в асинхронному режимі, використовуючи e-mail, або систему мережевих конференцій, так і в режимі реального часу, враховуючи, зрозуміло, різницю в часових поясах .
У ряді випадків Інтернет навіть створити віртуальні компанії (virtual companies), співробітники яких можуть жити і працювати в абсолютно різних місцях, спілкуючись через засоби Інтернет.
1.5.8 Конкуренція
Можливість мати у своєму розпорядженні самої останньої інформацією про ринок і свої можливості на ньому виключно важлива для бізнесмена.
Інтернет дозволяє здійснити це за допомогою так званих discussion lists - дискусійних груп, що нараховують в даний час за оцінками експертів близько 3000. Деякі з них присвячені питанням маркетингу, бухгалтерського обліку, public relations, використанню високих технологій і матеріалів та питань контролю якості. Так, в даний час багато фірм використовують Інтернет з метою поліпшення якості виробництва та обслуговування, знаходячи в ряді випадків нові ідеї і навіть конкретні шляхи їх реалізації.
Стратегія пошуку конкурентної інформації в Інтернет включає в себе такі основні кроки:
Вибір віддаленого півночі, який містить короткі анотації щодо необхідної тематики і дозволяє здійснювати пошук за ключовими словами. Приклади: NewsFlash в мережі NewsNet, Dow Jones News/Retrieval.
Вивчення інвестиційних аналітичних оглядів з конкурентам.
Вивчення прес-релізів, що публікуються конкурентами.
Порівняльний аналіз конкурентів і власної компанії за наступними показниками: курси акцій, дохід, оборот і т.п.
Регулярне спостереження за конкурентами і їхньою продукцією.
Вивчення тенденцій в галузі. Пошук можливих "білих плям" і ніш.
Зберігання та архівування отриманої інформації на вінчестері для подальшого використання.
1.5.9 Зворотній зв'язок та підтримка клієнтів
Крім усього іншого, Інтернет може допомогти клієнтам і покупцям отримувати необхідні консультації та підтримку від фірм-виробників і сервісних служб в будь-який час дня і ночі.
Багато фірм створюють так звані Bulletin Board Services (BBS) для користувачів, куди поміщають відповіді на найбільш актуальні питання, тим самим використовуючи BBS як інструмент маркетингу. Наприклад, Microsoft Corporation надає своїм клієнтам базу знань, яка містить аналіз конкретних прикладів використання продукції фірми, практичні поради, інформацію про нововведення і інші статті про продукцію фірми Microsoft.
2. ПРОЕКТНА ЧАСТИНА
2.1 Використання обчислювальної техніки в Управлінні міжнародних зв'язків ВГУЕС
Будучи одним з найбільш комп'ютеризованих підрозділів університету, Управління міжнародних зв'язків (далі УМЗ) найбільш інтенсивно використовує персональні комп'ютери у своїй роботі. У таблиці 2-1 наведено розподіл парку обчислювальних машин по відділах Управління.
Таблиця 2-1.
Розподіл парку обчислювальних машин Управління
Найменування відділу
Використовувані ПК
Користувачі
Начальник Управління міжнародних зв'язків
Pentium 120, 16Mb, 256K, 1.6Gb, 14 ", Internet Access, клавіатура, миша, pad
Начальник УМЗ
Інформаційно-аналітичний відділ
486DX2-66, 8Mb, 126K, 520Mb, 14 ", Internet Access, CD-ROM 8x, SB16, кл?? віатура, миша, pad
Головний спеціаліст по комерційному напрямку.
486DX4-100, 8Mb, 128K, 800Mb, 14 ", Internet Access, клавіатура, миша, pad
Головний спеціаліст з ЗЕД
Pentium 120, 16Mb, 256K, 1.6Gb, 14 ", Internet Access, клавіатура, миша, pad
Головний спеціаліст з Інтернет, інспектор інформаційно-аналітичного відділу
Pentium 120, 16Mb, 256K, 1.6Gb, 14 ", Internet Access, CD-ROM 2x, SB16, клавіатура, миша, pad
Інспектор інформаційно-аналітичного відділу, інспектор протокольного відділу
Відділ по роботі з європейськими країнами, США та Канадою
Pentium 60, 4Mb, 400Mb, 14 ", Internet Access, клавіатура, миша, pad
Головний спеціаліст по американському напрямку, інспектор відділу
Відділ по роботі з країнами АТР
286-18, 1 Mb, 40Mb, 14 ", клавіатура
Головний спеціаліст по азіатському напрямку
протокольного відділу
486DX4-100, 8Mb, 128K, 800Mb, 14 ", Internet Access, клавіатура, миша, pad
Перекладач відділу, головний спеціаліст з організаційно-протокольному напрямку
486DX4-100, 20Mb, 256K, 800Mb, 14 ", Internet Access, клавіатура, миша, pad
Головний інженер
У цій частині аналізується поточний розподіл парку обчислювальної техніки УМЗ виходячи із завдань відділів та доцільність його заміни та перерозподілу.
Таблиця 2-2
Оснащеність УМЗ периферійними пристроями
Пристрій
Кількість
Користувачі
Принтер Star NX-1500
1
Головний спеціаліст з Інтернет, головний спеціаліст по азіатському напрямку
Принтер HP Laser Jet 6L
1
Розділений доступ для всіх інших
2.2 Основні напрямки використання обчислювальної техніки в УМЗ
Обчислювальна техніка в УМЗ використовується за наступними напрямками (першими наведені основні напрямки використання):
Електронна пошта
Електронна пошта (email) використовується в УМЗ для ведення ділового листування з закордонними партнерами та значно скорочує час, необхідний для встановлення контактів, і кошти, які могли б бути витрачені на міжнародні телефонні переговори чи факси. В Управлінні також широко використовуються розсильні листи (mailing lists), що дозволяють своєчасно відслідковувати освітні гранти. Крім того, електронна пошта є одним із засобів передачі інформації всередині відділу, якщо необхідно ознайомлення з нею всіх співробітників відділу. Таким чином розсилається інформація про майбутні незапланованих зборах, про прибуття іноземних делегацій та ін
Використання Інтернет
Інтернет є ще одним засобом, який використовується для відстеження можливих грантів. Крім того, він використовується для отримання інформації про потенційних міжнародних партнерів університету. УМЗ також відповідальна за підтримку домашньої сторінки, присвяченої міжнародному співробітництву ВГУЕС.
Протокольна робота
Комп'ютери в УМЗ використовуються також для набору та друку необхідних у роботі відділу документів і матеріалів.
2.3 Основні проблеми, пов'язані з комп'ютеризацією УМЗ
В ході анонімного опитування, проведеного серед співробітників УМЗ, кожному співробітнику було задано наступне питання: "Які, на Вашу думку, основні проблеми
