«Ми вступаємо ветап, коли стоять перед нами проблеминеможливо вирішити без застосування ЕОМ. Я не відчуваю страху перед ЕОМ. Менестрашить їх відсутність ».

Айзек Азімов

ВСТУП

Вперше Windows була випущена в світ в 1985 році фірмою Microsoft. Упротягом 1987-1989 рр.. з'явилася велика кількість потужних і зручнихпрограм, що працюють в середовищі Windows, наприклад, Microsoft Word для Windows,
Excel, Aldus PageMaker і т.д., що зумовило все зростаючу популярність
Windows у користувачів. А починаючи з версії 3.0, створеної в 1990 р. іщо надала додаткові зручності користувачам, Windows почала своєпереможний хід, став фактично стандартом для IBM PC - суміснихкомп'ютерів.

Windows - це графічна оболонка, яка відкриває новіможливості у використанні персонального комп'ютера. Windows представляєсобою інтегроване середовище, що дозволяє створити зручне оточеннядля запуску програм, забезпечивши при цьому одночасну роботу відразудекільком додаткам.

Кожна програма в Windows має хоча б одне вікно, якепризначене для зв'язку користувача з даною програмою. Екран моніторапредставляється в Windows як робочий стіл, на якому розташовуються вікнащо працюють в даний момент програм. Програма також може бутипредставлена у вигляді невеликого зображення - іконки. Відповідно, будь-якийвікно (програма) може бути стисло до ікони і відновлено в нормальнихрозмірах. Це істотно підвищує інформаційну ємність екрану при роботіз Windows. Все це об'єднується зручним керуванням, розрахованим, восновному, на застосування миші.

Крім великого набору програм, характерних для інтегрованоїсередовища, текстового і графічного редактора, бази даних і т.п., - Windowsпідтримує великий програмний інтерфейс, що дозволяє створювати своївласні програми для роботи в середовищі Windows. Вивчення цьогопрограмного інтерфейсу важливо вже й тому, що цей інтерфейс став

стандартом і підтримується багатьма виробниками обчислювальної технікиі програмного забезпечення.

Нижче ми розглянемо один з найбільш поширених та популярнихсеред користувачів персональних комп'ютерів програмний пакет Microsoft
Office і покажемо деякі можливості однієї з його програм управлінняданими Access, призначену головним чином для програмістів іпоставляється тільки в складі професійного видання пакету Office.

1. Microsoft Office

Більшість звичайних користувачів комп'ютерів стикаються зрізними проблемами. Наприклад, ви використовуєте текстовий редактор однієїфірми, програму для роботи з електронними таблицями - іншої, програмуділової графіки - третьої, а продуктивність вашого електронногопомічника у результаті виявляється невисокою. У чому справа? Та просто ціпрограми не призначені для спільної роботи.

На щастя, рішення у цієї проблеми є: пакет Microsoft Office,який містить велику частину необхідного програмного забезпечення.

Елементи інтерфейсу вхідних в нього програм оформлені однаково і
"Спілкуються" один з одним на одному і тому ж мовою.

Пакет Office - це щось більше, ніж просто набір програм в однійкоробці. Вже його назва підказує, що він повинен містити могутніприкладні програми для комерційного застосування, які легко іневимушено працюють з текстами, числами і зображеннями.

Але найпривабливіше в пакеті Office те, що зв'язує ціпрограми воєдино, - всі ці програми мають загальне меню і набори кнопок,які виглядають дуже схоже. Навчившись працювати з одним з додатків,ви тим самим в значній мірі просунетеся у вивченні інших. Дотого ж у пакеті є простий у використанні керуючий центр -
Диспетчер Microsoft Office, що дозволяє запускати окремі програми івиходити з них, або отримувати докладні вказівки і оперативну допомогупростим натисненням кнопки миші.

До складу пакету Office входять:

1.1. Великі прикладні програми

1. WORD - потужний текстовий редактор, що дозволяє швидко створити документ будь-якої складності з розрізнених заміток і довести до досконалості інформаційний бюлетень або брошуру.

Це вже загальновизнано - редактор Word фірми Microsoft є сьогоднінайпопулярнішою у світі програмою. Word начинений "швидкими" командами інайсучаснішими засобами такими, як вбудована програма перевіркиправопису і словник синонімів, які допомагають грамотно складатидокументи, і готовими шаблонами, що дозволяють зводити воєдино замітки,листи, рахунки й брошури без великих зусиль.
1. EXCEL - виробляє з числами те саме, що Word з іменниками і дієсловами. Кожен, хто працює з цифрами, відчує себе в середовищі Excel як риба у воді. Програму Excel використовують для складання бюджетів і фінансових звітів, для перетворення цифр в наочні діаграми і графіки, для проведення аналізу на зразок «А що буде, якщо?», А також для сортування довгих списків за лічені секунди.

З допомогою електронних таблиць Excel можна вдруковувати числа рядок за рядком і стовпчик за стовпчиком, будучи цілком впевненим у тому, що Excel правильно складе, відніме, примножить, розділить і взагалі обійдеться з ними як слід.
1. PowerPoint - дозволить професійно підготувати презентацію, вигідно відрізняється помітною графікою й ефектно оформленими тезами. Але що саме чудове, можна перетворити документ, підготовлений в редакторі Word, у презентацію всього лише одним клацанням миші. Якщо робота полягає в тому, щоб рекламувати вироби, ідеї або проекти, то

PowerPoint буде просто необхідний.
1. ACCESS - являє собою потужну програму управління даними, призначену головним чином для програмістів. Access поставляється тільки в складі професійного видання пакету Office.
1.2. Програми - помічники:
Програма Graph, дозволяє ввести декілька чисел і швидко перетворити їх награфік.
Програма Organization Chart допоможе створити штатний розклад фірми.
Програма Equation Editor здається досить складною, якщо немає базовогоосвіти з математики.
Програма WordArt допоможе змінити майже до невпізнанності форму букв абоцифр, щоб використовувати їх при створенні привабливих логотипів абозаголовків.
Програма ClipArt Gallery може переглянути кілька сотень малюнків упошуках найкращої ілюстрації для інформаційного бюлетеня абопрезентації.
1.3. Система оперативної допомоги:
Пакет Office і його програми рясніють корисними підказками та покроковимивказівками того, як виконувати ту чи іншу операцію.

Талановиті Майстри (Wizards) проведуть крок за кроком до вирішення складнихзавдань.
Картки - шпаргалки (Cue Cards) запропонують докладні вказівки, які постійно будуть перед очима під час роботи.
Функція Перегляд (Preview) і Приклади (Demos) продемонструють виконанняскладних завдань.
1.4. Диспетчер Microsoft Office (MOM):

МОМ дозволяє запустити будь-яку програму Office. Його можна навітьвикористовувати для управління всією роботи ПК.

2. Microsoft Access

2.1. Основні відомості

Додаток Microsoft Access 97/2000 (далі Access) є потужною івисокопродуктивної 32-розрядної системою управління реляційної базоюданих (далі СКБД).
База даних - це сукупність структурованих і взаємозалежних даних іметодів, що забезпечують додавання вибірку і відображення даних.

Реляційна база даних. Практично всі СУБД дозволяють додаватинові дані в таблиці. З цієї точки зору СУБД не відрізняються від програмелектронних таблиць (Excel), які можуть емулювати деякі функції базданих.

Існує три принципові відмінності між СУБД та програмамиелектронних таблиць:
1. СУБД розробляються з метою забезпечення ефективної обробки великих обсягів інформації, набагато більших, ніж ті, з якими справляються електронні таблиці.
1. СУБД може легко пов'язувати дві таблиці так, що для користувача вони будуть представлятися однією таблицею. Реалізувати таку можливість в електронних таблицях практично неможливо.
1. СУБД мінімізують загальний обсяг бази даних. Для цього таблиці, що містять повторювані дані, розбиваються на декілька пов'язаних таблиць.

Access - потужна програма Windows. При цьому продуктивність СУБДорганічно поєднуються з усіма зручностями та перевагами Windows.

Як реляційна СУБД Access забезпечує доступ до всіх типів даних ідозволяє одночасно використовувати декілька таблиць бази даних. Можнавикористовувати таблиці, створені в середовищі Paradox або dBase.
Працюючи в середовищі Microsoft Office, користувач отримує в своє розпорядженняповністю сумісні з Access текстові документи (Word), електроннітаблиці (Excel), презентації (PowerPoint). За допомогою нових розширень для
Internet можна безпосередньо взаємодіяти з даними в World Wide Web ітранслювати подання даних на мові HTML, забезпечуючи роботу зтакими програмами як Internet Explorer і Netscape Navigator.

Access спеціально спроектований для створення багатокористувацькихдодатків, де файли бази даних є розділяються ресурсами в мережі. У
Access реалізована надійна система захисту від несанкціонованого доступудо файлів.

База даних зберігатися в одному файлі, але професійні користувачівважають за краще розділяти базу даних на два файли: в одному зберігаються об'єктиданих (таблиці, запити), в іншому об'єкти додатки (форми, звіти,макроси, модулі).

В останніх версіях Access представлений новий формат файлу (MDE)
-Бібліотеки, за допомогою якого можна створювати додатки, не включаючи VBA -код.

Незважаючи на те, що Access є потужною й складною системою, йоговикористання не складно для непрофесійних користувачів.
2.2. Системні вимоги
1. 80486DX33 чи потужнішою
2. Windows 95/98/2000 або Windows NT (версія не нижче 3.51)
3. Чи не мене 12 Мб оперативної пам'яті (для спільної роботи з іншими додатками не менше 24 Мб)
4. Близько 100 Мб дискового простору (тільки для Access і нових баз даних).
2.3. Основні функції
1. Організація даних. Створення таблиць і керування ними.
2. Зв'язування таблиць і забезпечення доступу до даних. Access дозволяє зв'язувати таблиці за співпадаючими значень полів, з метою подальшого з'єднання декількох таблиць в одну.
3. Додавання та зміна даних. Ця функція вимагає розробки та реалізації представлених даних, відмінних від табличних (форми).
4. Представлення даних. Access дозволяє створювати різні звіти на основі даних таблиць і інших об'єктів бази даних.
5. Макроси. Використання макросів дозволяє автоматизувати повторювані операції. В останніх версіях Access макроси використовують для сумісності.

6. Модулі. Модулі являють собою процедуру або функцію, написані на

Access VBA (діалект Visual Basic Application). Ці процедури можна використовувати для складних обчислень. Процедури на Access VBA перевищують можливості стандартних макросів.
7. Захист бази даних. Ці засоби дозволяють організувати роботу програми в багатокористувацької середовищі і запобігти несанкціонований доступ до баз даних.
8. Засоби друку. За допомогою цієї функції Access дозволяє роздрукувати практично все, що можна побачити в базі даних.

Access так само дозволяє створювати дистрибутивні диски длярозповсюдження готового програми (за допомогою Office Developer Edition
Tools). Поширення на увазі постачання всіх необхідних файлів набудь-якому носії.

Пакет ODE Tools включає майстер установки, що автоматизує створеннязасобів поширення і програми установки. Він так само дозволяєвиконання програми на комп'ютерах, на яких не встановлено Access.
2.4. Елементи бази даних
1. Таблиці. У базі даних інформація зберігається у вигляді двовимірних таблиць.

Можна так само імпортувати і зв'язувати таблиці з інших СУБД або систем управління електронними таблицями. Одночасно можуть бути відкриті 1024 таблиці.
2. Запити. За допомогою запитів можна зробити вибірку даних з якого-небудь критерію з різних таблиць. У запит можна включати до 255 полів.
3. Форми. Форми дозволяють відображати дані з таблиць і запитів у більш зручному для сприйняття вигляді. За допомогою форм можна додавати і змінювати дані, що містяться в таблицях. У форми дозволяють включати модулі.
4. Звіти. Звіти призначені для друку даних, що містяться в таблицях і запитах, в гарно оформленому вигляді. Звіти так само дозволяють включати модулі.
5. Макроси (див. вище)
6. Модулі. Модулі містять VBA-код, що використовується для написання процедур обробки подій таких, як, наприклад, натискання кнопки у формі або звіті, для створення функцій настройки, для автоматичного виконання операцій над об'єктами бази даних та програмного управління операціями, тобто додавання VBA-коду дозволяє створити повну базу даних з розширеним меню, панелі інструментів і інших можливостей.

Модулі знімають з користувача програми необхідність пам'ятати послідовність

вибору об'єктів бази даних для виконання тієї або іншої дії іпідвищують ефективність роботи.

База даних може містити до 32768 об'єктів.

До складу Access входить безліч майстрів, розбудовників і надбудов,які дозволяють спростити процес створення об'єктів бази даних.
2.5. Таблиці
1. Створення таблиці в режимі Майстра таблиць

Процес створення об'єкта бази даних за допомогою майстра ділиться на кілька кроків, на кожному з яких можна встановити необхідні характеристики створюваного об'єкту. Майстер таблиць дозволяє створити нову таблицю на основі 33 зразків таблиць ділового використання і 20 зразків таблиць особистого застосування (для англійської версії Access відповідно 77 та 44). Багато таблиці бази даних Борей створені на основі зразків Майстра таблиць.

Використання Майстра таблиць служить відмінним прикладом, що дозволяєзрозуміти загальну процедуру роботи з майстрами Access. Створення таблиць на основізразків Майстра таблиць має обмежені можливості у справжніхдодатках. У більшості випадків для створення таблиць використовується імпортабо зв'язування даних з іншими базами даних або електронними таблицями.
2. Створення таблиці в режимі Конструктора таблиць

Якщо імпортувати або зв'язати дані не можна, то найчастіше таблиці створюються в режимі конструктора, який дозволяє визначити необхідну структуру таблиці. У режимі конструктора таблиць можна побачити назви, типи даних, опису призначення, а також деякі додаткові властивості полів таблиці. Те, що з'являється у верхній частині вікна таблиці, відкритої в режимі конструктора, називається бланком структури таблиці або просто бланком таблиці. У нижній частині вікна таблиці, відкритої в режимі конструктора, виводяться властивості полів таблиці, а також короткий опис активної властивості таблиці.
3. Створення таблиці безпосередньо в режимі таблиці

Access дає можливість створення таблиць безпосередньо в режимі таблиці. При цьому Access створює пусту таблицю на основі таблиці, яка використовується за замовчуванням, зі структурою, що має 20 полів та 30 порожніх записів. Після цього можна вводити дані прямо в таблицю. При її збереженні Access аналізує дані і вибирає той тип для кожного поля, який найбільше відповідає введених даних. Створення таблиць в режимі таблиці має обмежене застосування. Поля таблиці не мають змістовних імен, так що майже завжди потрібно буде редагувати структуру, щоб перейменувати поля.

Крім того, з прикладу Access не завжди може правильно визначити типданих. Таблиці, які створені в режимі таблиці, не можуть включатиоб'єкти OLE і мемо-поля. Якщо є бажання мати такі поля, вам потрібнозмінити структуру таблиці. При створенні таблиці в режимі таблиці невідбувається економії часу в порівнянні з традиційним способомвизначення полів і установки їх властивостей у структурі порожній таблиці.

При розробці структури таблиці необхідно вказати, яку інформаціювона повинна містити. Після того як визначена інформація, яка повиннабути включена в таблицю, її варто розбити по полях. Цей процес включаєу собі вибір імені поля, яке в таблиці повинне бути унікальним.
Необхідно включати в ім'я поля якнайбільше інформації про йоговмісті, але в той же час намагатися уникати довгих імен. Зазвичай прирозробці баз даних у різних таблицях могли міститися поля зоднаковими іменами (найчастіше таблиці зв'язувалися по цих полях). Accessтакож дозволяє використати однакові імена полів у різних таблицях,але через те, що Access використає імена полів при визначенніумов цілісності даних, краще не допускати повторення імен полів.

Перед початком заповнення таблиці потрібно визначити зв'язки цієї таблиці зіншими таблицями бази даних, визначити ключове поле й створити індекси.

Зв'язок між таблицями у?? встановлюється відносини між співпадаючимизначеннями в ключових полях - звичайно між полями різних таблиць. Убільшості випадків зв'язують ключове поле однієї таблиці з відповіднимйому полем (часто має те ж ім'я), що називають полем зовнішнього ключав другій таблиці. Таблиця, що містить ключове поле, називається головною, атаблиця, що містить зовнішній ключ - пов'язаної. Існує чотири видивідносин:
Один до одного. При використанні відносини "один до одного" запис утаблиці "А" (головній таблиці) може мати не більше однієї пов'язаної записи втаблиці "В" (зв'язаної таблиці) і навпаки. Цей тип зв'язку використовують недуже часто, оскільки такі дані можуть бути поміщені в одну таблицю.
Зв'язок з відношенням "один до одного" використовують для розділення дуже широкихтаблиць або для відділення частині таблиці з міркувань захисту. У таблицяхпов'язаних відношенням "один до одного" ключові поля повинні бути унікальними.

Один до багатьох. Зв'язок з відношенням "один до багатьох" є найбільш частовикористовуваним типом зв'язку між таблицями. У цьому випадку кожного запису втаблиці "А" можуть відповідати кілька записів у таблиці "В", а записв таблиці "В" не може мати більше однієї

відповідної їй записи в таблиці "А". У таблиці "А" ключове поле повиннобути унікальним. Зв'язок з відношенням "один до багатьох" таблиць "А" і "В" можнарозглядати як зв'язок з відношенням "багато до одного" таблиць "В" і "А".
Багато до одного. При використанні відносини "багато до одного" одного записув таблиці "А" може відповідати один запис у таблиці "B", а запис утаблиці "В" може мати більше однієї відповідної їй записи в таблиці
"А". У таблиці "А" ключове поле повинно бути унікальним. Зв'язок звідношенням "один до багатьох" таблиць "А" і "В" можна розглядати як зв'язокз відношенням "багато до одного" таблиць "В" і "А".
Багато до багатьох. При використанні відносини "багато до багатьох" однієїзапису в таблиці "А" можуть відповідати кілька записів у таблиці "В",а одного запису в таблиці "В" кілька записів у таблиці "А". У цьому випадкуне потрібно унікальності ключових полів таблиць "А" і "В". Цей видвідносини використовується для зв'язування таблиць, що мають тільки зовнішні ключі.

Пов'язані поля не обов'язково повинні мати однакові імена,однак, вони повинні мати однакові типи даних. Крім того, що зв'язуютьсяполя типу "Числовий" повинні мати однакові значення властивості "Розмірполя ". Винятки з цього правила є поля лічильника зпослідовною нумерацією, які можуть зв'язуватися з числовими полямирозміру "Довге ціле". Існує можливість створити зв'язок міжтекстовими полями різної довжини, але це може викликати складності при створеннізапитів.

Автоматичне забезпечення посилальної цілісності даних єважливою особливістю Access. Якщо на зв'язок між таблицями накладені умовипосилальної цілісності, то Access не дозволяє додавати в пов'язанутаблицю записи, для яких немає відповідних записів у головній таблиці,і змінювати записи в головній таблиці таким чином, що після цього впов'язаної таблиці з'являться записи, які не мають головних записів, а такожвидаляти записи в головній таблиці, для яких є підлеглі записи впов'язаної таблиці. Умови цілісності даних визначають систему правил,використовуються в Access для підтримки зв'язків між записами у зв'язанихтаблицях. Ці правила унеможливлюють випадкове видалення або змінапов'язаних даних. Після накладення умов цілісності даних на операції зпов'язаними таблицями накладаються обмеження. Неможливо ввести в полезовнішнього ключа пов'язаної таблиці значення, не міститься в ключовому поліголовної таблиці.

Необхідно також визначити первинний ключ. Якщо таблиця ніколи небуде використовуватися в якості головної, то ключ для неї визначати не

потрібно. У головних таблицях звичайно міститься інформація про реальних об'єктах,причому з кожним об'єктом асоціюється тільки один запис. Визначенняключа таблиці є найпростішим способом запобігання появи втаблиці однакових записів. У головній таблиці зв'язку повинен бути визначенийпервинний ключ. Access вважає таблиці, у яких такий ключ не визначений,підозрілими. При відкритті таких таблиць у режимі конструктора з'являєтьсядіалогове вікно, в якому стверджується, що ключ таблиці не визначений. Ключможна визначити і в пов'язаних таблицях, що допоможе уникнути появиповторюваних даних. Ключ таблиці можна задати за значенням декількохполів. Access автоматично індексує таблицю за значенням ключа, алеможе бути потрібно створити додаткові індекси за значеннями іншихполів. Індекси дозволяють прискорити пошук даних в тих полях таблиці, заяким вона проіндексована. Кожна таблиця Access може мати до 32індексів, 5 з яких можуть бути складними (в складовою індекс можевходити не більше 10 полів). Тим не менш, не варто захоплюватися створенняміндексів для кожного поля таблиці і всіх їх комбінацій, оскільки це можеістотно сповільнити процес заповнення таблиці (у разі зміни абододаванні запису автоматично оновлюються всі індекси).

Одним з основних принципів розробки реляційних баз даних єте, що всі дані, що містяться в полі таблиці, повинні мати один і той жетип. Для кожного поля таблиці необхідно вказати тип даних. За замовчуваннямвикористовується тип даних «Текстовий». При завданні типу даних поля можнатакож вказати розмір, формат та інші параметри, що впливають на відображеннязначення поля і точність числових даних.

Основні типи даних:
1. Текстовий. Текст або числа, які не потребують проведення розрахунків.
2. МЕМО. Поле цього типу, щоб зберігати невеликих текстових даних (до 64000 символів). Поле цього типу не може бути ключовим або проіндексовані.
3. Числовий. Цей тип даних містить безліч підтипів. Від вибору підтипу

(розміру) залежить точність обчислень.
4. Лічильник. Унікальні, послідовно зростаючі числа, що вводиться автоматично при додаванні нового запису в таблицю.
5. Логічний. Логічні значення, а так само поля, які можуть містити одне з двох можливих значень.
6. Грошовий. Грошові значення і числові дані, які використовуються в математичних обчисленнях.
7. Дата/Час. Дата і час зберігаються в спеціальному фіксованому форматі.

8. Поле об'єкта OLE. Включає звукозапис, малюнок та інші типи даних.

Поле цього типу не може бути ключовим або проіндексовані.
9. Гіперзв'язок. Містить адреси Web-сторінок.
2.6. Запити

Запити є важливим інструментом в будь-яких системах управліннябазами даних. Вони використовуються для виділення, оновлення і додаваннянових записів у таблиці. Найчастіше запити використовуються для виділенняспецифічних груп записів, щоб задовольнити певному критерію.
Крім того, їх можна використовувати для отримання даних з різних таблиць,забезпечуючи єдине подання пов'язаних елементів даних.

У Access існує чотири типи запитів для різних цілей

Запити на вибірку відображають дані з однієї або декількох таблиць у виглядітаблиці.
Перехресні запити збирають дані з однієї або декількох таблиць вформаті, схожому на формат електронної таблиці. Ці запити використовуютьсядля аналізу даних і створення діаграм, заснованих на сумарних значенняхчислових величин з деякої безлічі записів.
Запити на зміну використовуються для створення нових таблиць з результатівзапиту і для внесення змін в дані існуючих таблиць. З їхньою допомогоюможна додавати або видаляти записи з таблиці та змінювати записи згідновиразами, що задається в режимі конструктора запиту.
Запити з параметрами - це такі запити, властивості яких змінюютьсякористувачем при кожному запуску. При запуску запиту з параметромз'являється діалогове вікно, в якому потрібно ввести умову відбору. Цей типзапиту не є відокремленим, тобто параметр можна додати до запитубудь-якого типу.
2.7. Форми

Форми Access дозволяють створювати користувальницький інтерфейс длятаблиць бази даних. Хоча для виконання тих самих функцій можнавикористовувати режим таблиці, форми надають переваги дляподання даних в упорядкованому і привабливому вигляді. Формидозволяють також створювати списки значень для полів, в яких дляподання безлічі допустимих значень використовуються коди. Правильнорозроблена форма прискорює процес введення даних та мінімізує помилки.

Форми створюються з набору окремих елементів управління: текстовіполя для введення і редагування даних, кнопки, прапорці, перемикачі,списки, мітки полів, а також рамки об'єктів для відображення графіки і

об'єктів OLE. Форма складається з вікна, в якому розміщуються два типиелементів управління: динамічні (які відображають дані з таблиць), істатичні (відображають статичні дані, такі, як мітки та логотипи).

Форми Access є багатофункціональними, вони дозволяють виконуватизавдання, які не можна виконати в режимі таблиці. Форми дозволяютьпроводити перевірку коректності даних, що містяться в таблиці. Accessдозволяє створювати форми, що включають інші форми (форма всередині форминазивається підпорядкованої). Форми дозволяють обчислювати значення і виводити наекран результат.

Програми для роботи з базами даних можна розділити на три основні категорії:
. Управління транзакціями. Ці форми, працюють безпосередньо з таблицями, за умови, що активна тільки одна таблиця. Якщо для додавання і редагування інформації в більш ніж однієї таблиці використовується єдина форма, то можна створити запит на оновлення, що включає всі потрібні поля, а потім створити форму на основі цього запиту. Головна форма також може використовувати єдину таблицю як джерело даних, але, крім того, включати підлеглі форми, як джерело даних яких використовуються інші таблиці. Підпорядкована форма, яка з'являється нижче текстових полів головної форми, використовується для перегляду і додавання даних в таблицю, пов'язану з підлеглою формою.

. Доступ до даних. Такі форми призначені тільки для перегляду інформації. Форми, призначені тільки для доступу до даних, можна розробляти як з метою перспективного планування дій, так і для прийняття негайного вирішення. Екстрене рішення призводить до єдиного дії, такому, наприклад, як надання великого кредиту клієнту, або посилка представника з продажу для визначення причини відмови клієнта від товару. Програми Access дозволяють використовувати три рівні вкладеності форм: головна, підпорядкована і підлегла форма, зазначена у попередню підлеглу форму. Форми, призначені тільки для доступу до даних, як джерело даних часто використовують запити, які підсумовують дані за часовими проміжками.
. Адміністрування баз даних. Програми цієї категорії виконують адміністративні функції такі, як створення баз даних або таблиць, розмежування прав доступу користувачів до об'єктів баз даних, забезпечення безпеки за допомогою шифрування, періодичне ущільнення бази даних, а також операції резервного копіювання.

Програми для адміністрування баз даних вимагають наявності повного доступудо всіх об'єктів, що містяться в базі даних.

Найпростіший шлях створення основної та підлеглої форм - використання
Майстра форм, що дозволяє створювати форми (з підлеглими або без),містять поля з однієї або більше таблиць або запитів. Майстер форм створюєбазовий зовнішній вигляд форми і додає текстові поля для відображення іредагування значень полів таблиць. Незалежно від того, чи є випрофесійним розробником додатків або починаючим користувачем,використання Майстра форм помітно спрощує і прискорює процес створенняпростих форм, які потім можна вдосконалити в режимі конструктора.
2.8. Звіти

Кінцевим продуктом більшості додатків баз даних є звіт. У
Access звіт являє собою спеціальний тип неперервних форм,призначених для друку. Для створення звіту, який можна роздрукуватиі розподілити між споживачами, Access комбінує дані в таблицях,запитах і навіть формах. Роздрукована версія форми може слугувати звітом.

Створювані Access звіти поділяються на шість основних типів:
1. Звіти в одну колонку являють собою один довгий стовпець тексту, що містить значення всіх полів кожного запису таблиці чи запиту. Напис вказує ім'я, а праворуч від неї вказується значення поля. Новий засіб

Access Автоотчет дозволяє створити звіт в одну колонку клацанням по кнопці панелі інструментів Автоотчет. Звіти в одну колонку використовуються рідко, оскільки такий формат подання даних призводить до зайвого витрачання паперу.
2. У стрічкових звітах для кожного поля таблиці або запиту виділяється стовпець, а значення всіх полів кожного запису виводяться по рядках, кожне в своєму стовпці. Якщо в запису більше полів, ніж може поміститися на сторінці, то додаткові сторінки будуть друкуватися до тих пір, поки не будуть виведені всі дані; потім починається друк наступної групи записів.
3. Багатоколоночних звіти створюються зі звітів в одну колонку при використанні колонок "газетного" типу або колонок "змійкою", як це робиться в настільних видавничих системах і текстових процесорах.

Інформація, що не поміщається в першому стовпці, переноситься в початок другого стовпця, і так далі. Формат багатоколоночних таблиць дозволяє економити частину паперу, але можна застосувати не у всіх випадках, оскільки вирівнювання стовпців навряд чи відповідає очікуванням користувача.

В основному звіти найпростіше побудувати за допомогою Майстра звітів.
Майстер звітів намагається створити оптимальний варіант остаточного звітуз першої спроби. Зазвичай майстер достатньою мірою наближається до

закінченого варіанту, так що витрачатися набагато менше часу наредагування базового звіту майстри, ніж пішло б на створення звіту знезаповненого шаблону.
2.9. Макроси

При роботі з базою даних часто доводиться знову і знову виконуватиодні й ті ж завдання. Щоб не повторювати одні й ті ж дії, можнавикористовувати макроси. База даних неухильно розростається в міру того, яктуди вносяться нові записи у форми, створюються запити і роздруковуютьсянові звіти. При цьому розробляються і зберігаються для подальшоговикористання нові об'єкти. Доводиться регулярно виконувати деякізавдання. Для виконання таких регулярних завдань зручно використовувати макроси
Access. Після створення цих невеликих програм можна запускати їхавтоматично при певних діях користувача (наприклад, при натисненніна кнопці або при відкритті певної форми). Для автоматичного завантаженнямакросів в Access використовуються так звані події. Макроси Accessдозволяють автоматично повторювати різні дії і тим самим рятуютьвід написання складних програм і підпрограм. Виконання прикладної задачіможна представити як результат послідовного виконання дій,кожне з яких може бути записано відповідною командою на мовах
Visual Basic і VBA. Крім того, за допомогою макросу можна імітувати вибіркоманди меню або переміщення миші. Макроси Access зазвичай не дублюютьокремих натискань клавіш або переміщень миші, виконуючи особливі, заданікористувачем завдання, наприклад відкриття форми або запуск звіту. Використовуючимакроси для виконання рутинних операцій, в істотно заощаджує час ісили. Крім того, оскільки кожного разу при запуску макросу будездійснюватися одна й та ж послідовність дій, макрос зробитьроботу з базою даних більш ефективної і акуратною.

Призначати макроси, що залежать від подій, можна за допомогою вікна властивостейформ і звітів. Що стосується таблиць і запитів, вони властивостями подій неволодіють. Крім того, при роботі з формами можна запускати макроси здопомогою наявних в Access панелей інструментів, командних кнопок і меню.
Використання цих особливостей дозволяє дуже легко і ефективновикористовувати макроси, пов'язані з подіями.

Макроси можна запускати і на рівні окремих елементів управління,використовуючи для цього відповідні події. Наприклад, можна перевіритиправильність введення складних даних безпосередньо на рівні поля (а непісля виходу цього запису), використовуючи для цього властивість даного поля, а невластивості на рівні всієї форми.

Будь-який макрос може складатися з однієї або декількох макрокоманд. Можноввести послідовність виконуваних макрокоманд в стовпець

Макрокоманда, а навпаки кожної команди у стовпці Примітка дати описвідповідної команди. Примітки не впливають на виконаннямакросу. У нижній частині вікна знаходиться область Аргументи дії. Уцій галузі можна задати необхідні аргументи (властивості, параметри) длявідповідних макрокоманд. Багато дії вимагають введеннядодаткової інформації, наприклад про те, над яким об'єктом слідвиконувати вказане дію.

Після створення макросів можна об'єднати декілька взаємопов'язанихмакросів в один.

2.10. Панелі і меню

До цих пір доводилося мати справу з окремими об'єктами Access. І зкожним з них треба працювати в інтерактивному режимі, відкриваючи у вікні базиданих вкладку потрібного об'єкта.
Але можна зв'язати об'єкти в єдину програму. При цьому вам не буде потрібноуміння створювати складні програми. Завдяки використанню кнопкових форм,діалогових вікон і меню з програми можна автоматизувати іспростити, приховуючи від користувача непотрібні в даний момент об'єкти
Access.

Кнопочная форма являє собою створену користувачем форму зкнопками. З їх допомогою можна, наприклад, запускати макроси відкриття форм ідруку звітів. За допомогою кнопкової форми виконати декілька дійможна, клацнувши на одній кнопці. Використовуючи кнопкову форму та інші об'єктиможна об'єднувати створені раніше об'єкти бази даних в одному додатку
(при цьому програма може мати вигляд, відмінний від зовнішнього вигляду Access). Уосновному кнопочная форма використовується в якості головного меню програми.
Оскільки кнопочная форма виконує тільки роль меню програми, у нійслід використовувати мінімальне число елементів управління. Тому зазвичайв кнопкову форму включають тільки кнопки, написи, рамки об'єктів, лінії іпрямокутники. Інші типи елементів керування, такі як текстові поля
(пов'язані з полями бази даних), списки, поля зі списком, діаграми іпідлеглі форми, зазвичай в цій формі не використовуються. Створюючи кнопковуформу, у ній слід розмістити написи, а також лінії, прямокутники абомалюнки, щоб зробити її більш естетично привабливою. Кнопкає найпростішим елементом керування форми і використовується для запускумакросу. У Access завдяки макросу, запускаються за допомогою кнопок, можнавиконувати найрізноманітніші завдання.

Крім кнопкової форми Access дозволяє створити спеціальне меню, здопомогою якого можна розширити можливості розробляється системи. В цейменю можна додати часто використовувані команди, а також

команди, які вже задані для кнопок форми. Створене меню замінитьстандартне меню Access. Спеціальне меню пов'язано з формою. Можна створитиодне меню і використовувати його в декількох формах.

В Access можна створити три типи меню:

1. Menu Bar. Звичайне меню, яке може розташовуватися вгорі форми і мати випадають підменю.

2. Tool Bars. Групи піктограм, зазвичай розташовуються під меню.

3. Shortcut Bar. Меню, вспл